企業(yè)會議組織與服務(ppt 37頁).ppt

賈建紅 會議組織與服務學習情境2 會間服務子學習情境2 會議記錄 教學目標 掌握會議記錄的寫作 知識目標 1會議記錄的定義2會議記錄的作用3會議記錄的分類4會議記錄的要求及注意事項5會議記錄準備工作6會議記錄的要求7會議記錄的記錄方法8會議記錄的基本格式9會議記錄的修改 培養(yǎng)學生的溝通能力及團隊協(xié)作精神養(yǎng)成良好的職業(yè)道德 技能目標 態(tài)度目標 學習方法 行動導向的項目教學法 資訊階段 會務工作流程圖 會中 做好會議記錄會議記錄是會議實況的記載和反映 一份完整 簡潔 條理清楚的會議記錄 可以提供會議活動的原始信息 為形成會議的正式文件打好基礎 為總結會議和傳達會議精神提供依據(jù) 會議記錄及其作用1 會議記錄的定義會議記錄是在會議過程中 由記錄人員把會議的基本情況 大會報告 代表發(fā)言 決議等內容記錄下來形成的重要會議材料 是反映會議客觀進程的原始而真實的信息記載 2 會議記錄的作用 1 會議記錄是研究和總結會議的重要依據(jù) 2 會議記錄經(jīng)整理可作為向下傳達的文件 也可以作為向上級匯報的原始材料 3 會議記錄可作為編寫會議紀要和會議簡報的基礎材料和重要的參考佐證資料 4 會議記錄是重要的檔案資料 在編史修志 查證組織沿革 考核使用干部以及落實政策 核實歷史事實等方面 可起到無法替代的憑證作用 5 一些法定性會議 會議記錄經(jīng)發(fā)言者和會議領導人確認簽字后 具有法律效力 6 圖片類 音頻類的會議記錄 可適當用于報刊報道和影視制作 2會議記錄的分類 1 按記錄的手段分 有手工記錄和機器記錄兩種 手工記錄是指會議記錄人員用文字或記錄符號在紙上進行記錄 機器記錄是指借助各種記錄信息的機器設備進行記錄 如 錄音機 錄像機 計算機 攝影機 照相機等 2 按會議記錄的載體分 有書面記錄 音頻記錄和視頻記錄三種 書面記錄是將會議的信息記錄在紙質材料上 音頻記錄即用錄音帶 磁盤等記錄會場內的語音信息 音頻記錄比書面記錄更容易整理 而且它是書面會議記錄的重要補充 重要的會議常常采用錄音的方法來避免錯記或漏記 視頻記錄是采用攝像機去記錄會場內的活動場面 以便會后直觀地再現(xiàn)當時的情景 也有的采用照相機拍攝會議現(xiàn)場情況 以便對書面會議記錄進行補充 3 按會議記錄的詳略分 有詳細記錄和摘要記錄兩種 詳細記錄是對會議進行完整的記錄 要求做到一字不漏 有言必錄 甚至連發(fā)言者發(fā)言時的表情 會場的氣氛等都要求記錄在冊 摘要記錄是對會議議題 發(fā)言要點 會議結論 決議等重要內容的記錄 要求擇要而記 概括記錄會議主要內容及精神即可 3會議記錄的要求及注意事項1 會議記錄的要求會議記錄的要求可以概括為 項目 過程要完整 內容要真實 準確 語言表達要清楚 簡潔 格式 名稱要規(guī)范 筆記要快速 另外 會議記錄應使用統(tǒng)一的形式 應使用A4型紙記錄 便于日后立卷歸檔 2 會議記錄的注意事項 1 記錄的項目要完整 2 記錄內容要客觀 準確 真實 完整 3 及時整理會議記錄 4 會議記錄一般不公開發(fā)表3 會議記錄準備工作1 準備足夠的鋼筆 鉛筆 筆記本和記錄用紙 2 準備好錄音機和足夠的磁帶來補充手工記錄 3 要備有一份議程表和其他的相關資料和文件 需要核對相關數(shù)據(jù)和事實時隨時使用 4 提前到達會場 了解與會人員的座位圖 便于識別會議上的發(fā)言者 5 在利用錄音機的同時 必須手工記錄 可以防止錄音機中途出故障 4會議記錄的要求 完整會議記錄必須體現(xiàn)會議的整個過程 會議的主要情況 發(fā)言的主要內容和意見 記錄人必須完整記錄 不要遺漏 真實負責會議記錄的秘書應當具有高度的責任心 決不能將個人的主觀臆想和情感好惡摻入會議記錄中 簡潔會議記錄是會議進程的簡要記載 不要采取詳細的報告或載錄的寫法 應以清楚而簡潔的形式將會議內容表達出來 快速記錄時要做到注意力集中 反應迅速 判斷準確 以提高記錄的質量和效率 為此 秘書人員平時應加強聽知能力的培育 會前應了解會議的內容 尤其是專業(yè)性會議 先掌握一些專門的知識術語 以免記錄時茫然無知 規(guī)范會議記錄是立卷歸檔的重要材料 一定要用鋼筆或毛筆記錄 錄音記錄 速記和多人同時記錄 會后要及時核對 整理 謄清 并簽字 以示負責 5會議記錄的記錄方法1 會議記錄的常用方法 詳細記錄即要求有言必錄 并嚴格按以上格式的3個方面記錄 詳細記錄用于重要會議 并要求秘書掌握熟練的速記能力 有時可以由幾個秘書同時記錄 會后共同核對整理 每個秘書都應當在整理稿上簽字 如領導者同意 也可以使用錄音的辦法 然后根據(jù)錄音整理 摘要記錄即除了會議概況必須詳細記錄之外 只需記錄會議的議題議程 發(fā)言人姓名 發(fā)言的要點 決議情況 會議中的一般情況不必記錄 一般性的會議可以使用摘要記錄 這種記錄方法的關鍵是善于抓住發(fā)言者的要點 簡易記錄即除了記錄會議概況外 只要求記錄會議的議題議程和會議的結果 不必記發(fā)言的內容和經(jīng)過 簡易記錄僅限于事務性會議 2 整理會議文字記錄的技巧 1 熟悉有關方針政策 提高思想理論水平 增強分析和理解能力 2 善于對發(fā)言人講話中的不足之處進行補正 3 加強平時的寫作訓練 提高表達能力和寫作水平 6會議記錄的基本格式 第一部分基本情況會議的概況包括會議名稱 屆次 時間 地點 主持人 出席人 列席人 缺席人 記錄人 記錄審核人等 有的要標注職務 注明缺席的原因 這些項目 都應在會議正式召開前詳細 清楚地填寫好 經(jīng)常性的例會可以制成表格 1 會議名稱 要寫全稱 2 性質 交代會議屬于何種類型或性質的會議 3 次數(shù) 記錄該次會議屬于某專題下的第幾次會議 4 開會的時間 地點 準確記錄會議時間 地點 5 出席會議的人數(shù) 人名 和缺席人數(shù) 人名 6 主持人 記錄主持人姓名 寫明主持人的職務等 7 記錄人 記錄人本人簽名 必要時注明記錄人真實的職務 以示對所作的記錄內容負責 2 第二部分會議內容和會場情況會議內容是會議記錄的核心部分 需重點記錄 它是供他人了解會議意圖的主要材料 也是日后情況備查的重要依據(jù) 它是會議成果的綜合反映 這部分要求記錄會議議題 與會者的討論過程 發(fā)言內容 會議決議等問題 對于會議發(fā)言的內容 記錄人應根據(jù)會議性質 目的 要求等綜合考慮采用恰當?shù)挠涗浄椒?可以采用摘要記錄 也可以采用詳細記錄 對于會議期間會場內發(fā)生的 與會議進程有關且具有記載價值的情況 也應及時記錄在冊 會議內容是會議記錄的主體部分 包括會議議題 講話發(fā)言 形成的決議等 這部分記錄按會議議程和各項活動的先后次序記錄 發(fā)言人姓名要寫全 會議的決議要準確 并寫明表決的方式 如口頭表決 鼓掌表決 無記名書面表決 電子計算機表決等等 和同意 反對 棄權的票數(shù) 3 第三部分結尾會議記錄的結尾沒有固有程式 標注 散會 結束 完 等均可 如中途休會 則寫明 休會 最后在會議記錄的右下方 由主席 或主持人 和記錄人簽名 以示對記錄內容負責 會議記錄例文 中海股份有限公司董事會例會記錄 2003年4月14日 會議時間 2003年4月14日上午10 00會議地點 北京海淀高科大廈本公司總部會議室 會議主持 高杰 董事長 出席人員 高杰 董事長 劉明 副董事長 歐陽軍 財務主管 安慧 董事 郭麗 董事 代理投票人有王龍董事 李忠董事 錢清董事 缺席人員 無會議紀錄 白麗婷 秘書 會議內容 1 秘書白麗婷宣讀了2002年3月10日會議的記錄 并在宣讀后獲得通過 2 財務主管歐陽軍提出的一份財務報告顯示 2002年3月31日公司的流動資金余額為2576 98萬元 財務主管的報告在宣讀后獲得通過 3 關于參加公益活動的報告 主管公司企化部的副總經(jīng)理郭麗董事報告說 公司企業(yè)策劃活動的下一個項目是為北京護城河河道清淤項目捐款10萬元人民幣 這項公益活動將有助于提高企業(yè)的知名度 計劃在 五一 期間舉行捐款儀式 向北京有關部門捐款 關于此事全部細節(jié)情況的材料將于4月21號寄發(fā)給所有成員 4 其他活動 安慧董事提出在5月14日舉行的下一次董事會例會上 公司董事會應任命一人負責公司職工藝術節(jié) 將于8月初舉行 同時董事會還應在下次會議上為職工藝術節(jié)確定一個主題 此建議得到了郭麗董事的附議并獲一致通過 會議于上午11 50結束 高杰白麗婷 7會議記錄的修改1 在定稿打字之前 通常向主席提交一份草稿經(jīng)他簽字批準 2 如果某一成員指出會議記錄中的一個錯誤 經(jīng)會議批準 主席或秘書可以在會議記錄中改正這一錯誤 3 會議記錄一經(jīng)簽名 任何地方都不能再作改動 5寫會議簡報或快報會議簡報的概念 會議簡報是會議期間為反映會議進展情況 會議發(fā)言中的意見和建議 會議議決事項等內容而編寫的簡報 是一種常用應用文體 像報紙 雜志一樣 會議簡報實際上只是一種文章載體 根據(jù)會議簡報文稿的文體性質 簡報文稿可分為四種 一是報道體 它及時 簡明 準確地敘述 報告會議情況和動態(tài) 同會議新聞十分類似 二是匯編體 這是在眾多來稿基礎上剪輯而成的會議簡報文體 如匯編整理分組討論的意見 三是摘要體 即將有關會議講話精神摘要刊出 四是轉引體 即將會議記錄 會議通知 會議方案等原文刊出 2 會議簡報的作用 會議簡報的作用有三個方面 一是便于領導了解情況 推動會議深入進行 二是溝通情況 交流經(jīng)驗 三是便于備考存查歸檔 整理會議簡報 要注意做到一真 二新 三簡 四精 3 會議簡報的編寫方法 會議簡報的編寫大體有以下三種方式 綜合式 通過對發(fā)言的內容進行綜合分析 梳理歸納成幾個問題來編寫 報道式 采用新聞報道的形式 先將要反映的內容用幾句話概括成一段導語 然后逐段從不同側面報道討論的內容 一般可按重要程序依次排列 摘要式 將發(fā)言人的發(fā)言摘要整理成簡報 可一期摘發(fā)一個人的發(fā)言 也可同時摘發(fā)幾個人的發(fā)言 常見的寫法有 1 單刀直入 開門見山地把工作內容直截歸納出來 2 依據(jù)簡報的主題需要 側重于介紹反映對象的基本狀況 為正文作鋪墊 3 將該文的根據(jù) 目的 時間 地點 對象 結果以及收集材料的方式方法等 作必要的說明 這種寫法由于提前交待背景 真實感較強 具有較強的說服力和表現(xiàn)力 4 先用簡明的文字肯定一下事物的某一方面 然后再反映主要問題 它的特點是對照鮮明 重點突出 可以給人留下深刻的印象 4 簡報寫作要點1 選材要準簡報不能有事就報 它要注意從黨的中心工作和單位階段工作的須要出發(fā) 在眾多的事件中選取那些最有指引意義或必須引起重視的經(jīng)驗 狀況和問題 予以全面的 實事求是的報道 那種撿起芝麻丟掉西瓜 或者只看表象忽視實質 誤把芝麻當西瓜的做法 是必需避免的 2 速度要快簡報也是一種 報 它有新聞性 這就要求簡報的編寫應該求快 對于工作中 會議中出現(xiàn)的新動向 新經(jīng)驗 新問題 編寫者要及時地予以捕捉 并用最快的速度予以報導 否則 失去了新聞性 時效性 簡報就會降低指導意義 乃至完全失去應有的作用 3 文字要簡簡報的一個 簡 字 代表了簡報的基本特性 為了體現(xiàn)這一特征 作者在編寫簡報時要首先注意選材精當 不求面面俱到 其次 要求文字簡潔 對事物作概括的反映 一篇簡報最好是千把字 至多不超過兩千字 篇幅過長 文字過繁的做法 使不適于簡報的編寫的 5 簡報組成簡報由報頭 報核 正文 報尾三部分組成 報頭 報頭由簡報名稱 期號 編報單位 編報時間組成 報頭通常都是各機關 各單位預先印好的固定刊頭 報頭下面用一條橫線與正文部分隔開 報頭部分包括簡報名稱 期數(shù) 編號 密級 編發(fā)單位和印發(fā)的日期等 報頭設計要求美觀大方 約占首頁的三分之一 簡報名稱宜固定 不要隨意改動 其位置居中 用大號宋體 或套紅 或手書 以求端莊醒目 在簡報的第一頁上方 中間幾個醒目的大字寫簡報的名稱 簡報 或 情況反映 等 名稱下面是簡報順序號 編號下面靠左下側是編發(fā)單位的全稱 如 新星機械廠部辦公室 會議簡報則是 會議秘書處 右下側是簡報印發(fā)的日期 如果是機密文件 在報頭的左上方印上 機密 二字 是供內部閱讀的 在報頭的左上方印出 內部刊物 注意保存 的字樣 報核 報核包括一文一報 編者按和登載文結合 多文一報等形式 各個組成部分的具體寫法如下 文章部分包括標題和正文 有時要加編者按和注明供稿者 各份材料要分開 第一頁可印上目錄 正文之后用一條橫線與報尾部分隔開 簡報文稿的構成 1 目錄簡報文稿通常是一期一篇 根據(jù)需要也可以是一期一組文章 如是一組文章 則需在報頭下設計 目錄 一欄 將各篇文章標題匯集印出 然后依次刊出每篇文章 2 按語按語是代簡報編制機關立言 是對文稿內容及受眾應持態(tài)度作出評價 提出要求 如說明材料來源 轉引目的 轉發(fā)范圍 表明對簡報內容的傾向性意見等等 按語的位置在報頭下 標題前 它視需要而使用 并非每篇必有 按語可分三種類型 一是題解性按語 它類似前言 主要對文稿產(chǎn)生過程 作者情況 主體內容作簡要介紹 二是提示性按語 它側重于對簡報內容的理解揭示或是針對當前實踐應注意事項的提醒 三是批示性按語 它往往援引領導人原話或上級機關指示結合簡報內容對實際工作提出批示性意見 3 標題根據(jù)簡報的體式 標題也有不同寫法 動態(tài)性較強的內容多采用單行式新聞標題 簡短明快地交待事實 揭示中心 1 標題簡報的標題 必須恰當 醒目 使人一看就知道文章的中心內容 簡報的標題有三種類型 單行標題 雙層標題 多行標題 單行標題用一句話作為標題 或高度概括簡報的內容 或直接揭示簡報的主題 如 市改革商品流通購銷體制 簡潔鮮明 一目了然 看標題就知道簡報寫的是什么內容 雙層標題在正標題下面加上副標題 正題突出簡報內容或意義 副題補充說明 起強化正題的作用 如 選上一個明白人紅杏一枝出墻來 商場民主選舉經(jīng)理搞活企業(yè)經(jīng)營正題突出內容和意義 副題補述做法和結果 一看就能對簡報有個全面的了解 多行標題由三行以上標題組成 上行是眉題 或說明背景 或交代形勢 或烘托氣氛 中行是正題 或概括內容 或突出主題 或點明意義 下行是副題或補充情提要事實 或簡述結果 如 鼓勵收糧人為賣糧人提供優(yōu)質服務 新鄉(xiāng)糧食倉庫設職業(yè)道德獎 作風顯著轉變農(nóng)民拍手歡迎眉題說明事由 正題概括內容 副題補充結果 多行標題的顯著特點是容量大 且醒目 4 正文簡報的正文分為導語 主體 結語三部分 導語導語是簡報正文的開頭部分 通常是用極簡潔明確的一句或一段話 總提全文中心或主要事實 讓讀者先有一個總的概念 一般要交代清楚誰 某人或某單位 什么時間 干什么 事件 結果怎樣等內容 一份簡報如果只有一段 那么第一句話就是導語 如果由幾個部分或幾段組成的 那么第一段就是導語 簡報導語的寫法靈活多樣 常為人們使用的有概述式 提問式和描寫式 不管采用哪種寫法 導語都有必須開篇入題 交代清楚 概括簡練 主體主體是簡報正文的中間部分 即主干 中心部分 它緊承導語 用典型而有說服力的材料把開頭總提的內容或觀點具體化 起著闡述說明的作用 它通?？梢苑从钞斍扒闆r 可以肯定已有成績 可以介紹具體做法 可以提出存在問題 也可以上述幾項兼而有之 簡報主體的寫法 沒有確定的方式 最常用的有三種 敘述式 按事情發(fā)生 發(fā)展 結局的自然順序表述 概括式 既以典型材料 又從共性角度 點面結合進行概括反映 歸納式 按材料性質歸納分類 按邏輯聯(lián)系排列組合而構成主體 不論采用何種方式 簡報主體的寫作都應該做到 a緊扣題目 緊承導語來寫 主體要跟導語相一致 不能 走調 b主題結構安排與內容相適應 形神統(tǒng)一 c選用的典型材料要確鑿具體 有代表性 結語結語是簡報正文的結尾部分 在一般情況下 簡報導語已概述了事實的結果 文末不必再作重復 主體寫完 自然結束 所以 多數(shù)簡報沒有專門的結語 也有一些簡報在結語部分用一