001文件資料控制程序.doc

深圳市日鑫泰塑膠電子有限公司Shenzhen Rixintai Plastic & Electronics Co.LTD. 文件編號COP-001版次文件名稱文件資料控制程序頁次10/5A41、目的通過對質(zhì)量體系文件（包括外來文件，如國家、行業(yè)、地方標準、法律法規(guī)和客戶提供的文件、資料等）的控制管理，確保其有嚴格的分類編號、編制、審查、發(fā)放管理、有效性控制、保管和更改的規(guī)定，使公司的各項工作依據(jù)正確的指示進行。2、適用范圍適用于公司所有質(zhì)量體系文件的管理與控制。3、主要職責(zé)與權(quán)限3.1文控負責(zé)公司質(zhì)量體系文件的收集、分類編號、整理、存檔保管、發(fā)放及管理和控制（包括外來文件）。3.2各部門負責(zé)本部門在用文件的管理和控制。4、程序內(nèi)容4.1質(zhì)量體系文件的制定、審查、批準公司質(zhì)量體系文件的制定、審查、批準按下述規(guī)定進行：文件類別制定審查批準質(zhì)量手冊管理者代表組織管理者代表總經(jīng)理程序文件部門負責(zé)人管理者代表總經(jīng)理作業(yè)指導(dǎo)、管理辦法檢驗標準類責(zé)任部門責(zé)任部門主管級以上人員課長級以上人員外來文件發(fā)文單位品質(zhì)部主管課長級(含)以上人員質(zhì)量記錄責(zé)任部門組長級以上人員(含組長)主管級以上人員(含主管)4.2 質(zhì)量體系文件的歸檔、分類、編號4.2.1 公司制定的質(zhì)量體系文件在發(fā)行之前，應(yīng)由權(quán)責(zé)人員評審其適用性。4.2.2 公司所有已審核或批準的質(zhì)量手冊、程序文件、管理辦法、作業(yè)指導(dǎo)書、品質(zhì)檢查指導(dǎo)書、工藝標準、質(zhì)量記錄表格等應(yīng)交與文控歸檔、分類并統(tǒng)一編號；編號方法規(guī)定如下：質(zhì)量手冊代號（1） QMA4（2） COP流水號程序文件代號管理辦法流水號（3） WI管理辦法代號設(shè)備流水號（4） IN設(shè)備代號品質(zhì)標準流水號（5） QC客戶代號（A：日鑫泰B：三誠C：日新 D：日塑E：華得F：XX 以此類推進行編號）品質(zhì)標準代號其他三級文件流水號（6） OT其他三級文件代號（7） SOP 作業(yè)指導(dǎo)書按客戶分流水號作業(yè)指導(dǎo)書代號質(zhì)量記錄表格版次（8） COPXX質(zhì)量記錄流水號捆包仕樣書流水號（9） RXT客戶代號（RS：日塑 SC：三誠RX：日新 BZ：其他等小客戶名稱 大客戶根據(jù)公司名稱縮寫拼音進行編號）日鑫泰公司捆包仕樣書代號A54.2.3外來文件4.2.3.1國家、國際標準類文件由文控保存4.2.3.2客戶圖面及技術(shù)資料由文控保存4.2.3.3供方圖面及技術(shù)資料由文控保存4.2.3.4 外來文件的編號由文控編定，編號方法規(guī)定如下：外來文件版次 YI 外來文件流水號外來公司名稱(01表三誠,02表日新,03表日塑，04代表華得，05代表XX，以此類推進行編號)外來文件代號4.3質(zhì)量體系文件的有效性控制4.3.1文件受控分類：質(zhì)量體系文件分為受控原版、受控副本、非受控副本。4.3.1.1受控原版是不加蓋印章的簽字原件，保存在文控作為復(fù)制用途。4.3.1.2 受控副本為受控原版的復(fù)印件，其上加蓋紅色“受控文件”印章作為公司內(nèi)使用的有效文件，公司內(nèi)不允許使用受控副本所復(fù)制的文件，以確保文件更新時能夠從發(fā)放或使用場所撤出失效或作廢的文件。4.3.1.3非受控副本為受控原版的復(fù)印件，其上加蓋“非受控文件”印章，作為提供給客戶或公司以外的人員使用之文件。4.3.2文件版次規(guī)定4.3.2.1為確保公司質(zhì)量體系文件的有效性能夠得到控制，對其采用版次來控制最新版次，文件作局部修改時只更改修訂頁次之版次，若內(nèi)容修改過多或修改超過9次時，則更新版本。例：A0表示A版0次新制定文件B1表示B版1次第二版第1次修改C0表示C版0次修正為第三版4.3.2.2質(zhì)量記錄表單以英文字母后加流水號作為版次管制。4.3.3質(zhì)量手冊、程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書、質(zhì)量記錄的有效性控制文控應(yīng)根據(jù)體系文件制定并及時填寫內(nèi)部文件控制清單，確保各部門使用最A(yù)4新有效的文件。 4.3.4外來文件的有效控制4.3.4.1屬國家、國際標準類之外來文件交由責(zé)任單位主管審核后生效，并加蓋“外來文件”印章，須建立外部文件控制清單。4.3.4.2其它外來文件由文控保管，并加蓋“外來文件”印章，須建立外來文件控制清單。4.3.4.3文控依照外來文件控制清單進行管理，并于每半年查核一次其最新有效版次。4.3.4.4外來文件若因特殊情況，審查者不在時，可由相關(guān)副主管級以上人員（包括副主管）代簽審查。4.4質(zhì)量體系文件的發(fā)放4.4.1質(zhì)量手冊、程序文件發(fā)放前填寫文件發(fā)放審批表，由管理者代表批準。4.4.2文控填寫文件收發(fā)記錄表并將文件復(fù)印件每頁加蓋“受控文件”印章，統(tǒng)一分發(fā)給相關(guān)部門，并由相關(guān)部門簽收，若為發(fā)行修訂文件，應(yīng)收回舊版，發(fā)放/回收情況記錄于文件收發(fā)記錄表中。4.5 外來文件的發(fā)放 外來文件由文控加蓋“外來文件”印章，根據(jù)需要發(fā)放給相關(guān)部門。4.6 文件的更改4.6.1在公司質(zhì)量體系運作過程中，各種因素均可導(dǎo)致質(zhì)量體系文件的更改，其更改原因、內(nèi)容由申請更改的相關(guān)部門提出，并填寫文件更改申請表交文控，由文控統(tǒng)一更改；（格式會簽）4.6.2 質(zhì)量體系文件的更改一般由原審批部門人員審查或批準，如因某種特殊原因必須指定其它部門人員審查時，該部門人員需獲得審查所需依據(jù)的背景資料以保證修改的適宜性。4.6.3 文控接到已審查的文件更改申請表和更改文件后應(yīng)更新受控文件原版，填寫修改記錄/歷程，按文件收發(fā)記錄表進行換發(fā)文件。4.6.4 質(zhì)量體系文件的非受控副本不受質(zhì)量體系文件更改的控制。4.7 質(zhì)量體系文件廢棄有必要（法律效用或積累知識）保留的已作廢質(zhì)量體系文件原版由文控統(tǒng)一保管，其上應(yīng)加蓋“作廢”章。作廢原版保存一年，副本由文控統(tǒng)一收回作廢。如需廢A5物利用，應(yīng)加蓋“作廢”章使用其背面。如果“受控文件”印章與“作廢”章同時存在，以“作廢”章為準。4.8 質(zhì)量體系文件的管理4.8.1 各部門（含文控）之文件，必須遵照以下規(guī)定實施管理：A建立檔案夾外部標識B建立檔案夾內(nèi)部索引4.8.2 發(fā)至各部門文件均有部門代碼印記，各部門自行保管，不得混亂。4.8.3 如因需要暫借閱某種質(zhì)量體系文件，應(yīng)到相關(guān)單位辦理借閱及歸還手續(xù)，文件原 版不可外借。4.8.4 文控應(yīng)不定期檢查各部門有否按要求將文件歸檔管理。4.8.5 所有質(zhì)量體系文件應(yīng)妥善保存，保持清晰，易于識別，不得在文件上任意涂改或加注記號。4.8.6 若因特殊原因增補文件，由需求部門填寫文件增/補發(fā)申請單經(jīng)主管審核，交管理者代表批準后方可增/補。如果增/補的資料，類型不同且超過30份時，可用聯(lián)絡(luò)單提出申請，經(jīng)部門主管級經(jīng)上人員審核，總經(jīng)理批準方可增/補。4.8.7 文件的第一次發(fā)行日期視為生效日期。4.9 質(zhì)量記錄的歸檔保管所有關(guān)于質(zhì)量體系文件的質(zhì)量記錄由文件歸檔部門按照質(zhì)量記錄控制程序歸檔保管。5、引用