外貿(mào)跟單工作計劃表.doc

外貿(mào)跟單工作計劃表篇一：外貿(mào)跟單工作內(nèi)容及流程一內(nèi)容概要目的：本指引介紹了訂單跟進過程中的工作流程和方法，以及工作中所涉及到相關部門的工作職責，旨在規(guī)范跟單程序，保證跟單過程的合理安排及定單準時順利的完成。及強調(diào)跟單如何控制物料，提高跟單員的成本意識及跟單技能管理.范圍：本文件適用于外貿(mào)訂單跟進工作。職責：控制好物料，保持高度成本意識. 準確無誤的完成客人訂單并準時出貨。跟單員五大必備品德:1. 堅韌的性格;2. 頑強的意志;3. 良好的情緒;4. 豐富的知識;5. 原則兼靈活跟單自我成長不可缺少的四種才能:1. 成本意識與價值分析能力(此點最為重要)2. 預測能力(判斷能力)3. 表達能力(溝通能力)4. 專業(yè)知識(跟單知識)跟單員人際關系技巧/內(nèi)部溝通協(xié)調(diào)技巧(做好一個優(yōu)秀的跟單員，要時刻留意以下幾個方面)1. 要有創(chuàng)新的思維2. 計劃充足3. 準確的判斷4. 小心觀察5. 可處理沖突及對立6. 能處理危機7. 良好的管制8. 良好的發(fā)問技巧9. 可抵受壓力10. 認真及小心聆聽，明白對方資料整理: 蔡婷 2011.3.17(二) 詳細工作流程 (每收到一張單最好排好跟單日程表，會附上一份跟單日程表及詳細解釋如何填此表格，以便可以有計劃的安排自己跟進的訂單)：1 接單后報價2 安排造辦（若客人需要）3 收到新訂單后，一定要詳細了解此客人訂單跟進的程序及相應的要求，特別是客人對樣辦種類的要求及正常情況下批辦和批物料的時間. 此點如果是舊客人的話，一定要接手時就認真閱讀理解此客人對應的”跟單總結(jié)”,如果是新客人的話，可以將我們預計的跟單日程寫給客人，要求客人對應我們的日程表做具體的安排，故如果客人發(fā)現(xiàn)我們排的流程有什么漏洞的話，也可以第一時間馬上提出.4 訂單確認接到正式PO后，在船期表內(nèi)取裁單號碼，再將詳細的訂單資料填于”訂單跟蹤表”內(nèi). 另需要通知生產(chǎn)部門訂單的情況，以便他們安排排單5 出發(fā)票給客人安排30%定金（如果是新客人及付款方式是T/T），如果是舊客人，就要根據(jù)實際付款條約來定. 一般我們做開的客戶都不需要提前收定金，只是新客人就需要收取30%的定金后，再安排具體的訂單事宜. 同時交由生產(chǎn)部排貨期以及采購部安排物料色樣及質(zhì)量辦等.6 客人批核樣辦或批核色辦，質(zhì)量辦等(此點可與第3點點根據(jù)客人的實際情況調(diào)換先后順序)。7 訂單款式和尺寸表確實后，要交相關資料給紙樣房和裁單安排排嘜架，然后根據(jù)準確的用料數(shù)打配件紙給采購訂購物料，大貨嘜架用量一定要與cost成本表內(nèi)的用量相比較，如果有超出用量的話，一定要查原因及采取相應的解決措施，比如如果是客人修改尺寸導致用量加大的話，則要及時向客人提出加價.8 采購部退回的訂購單一定要認真核對，要核對顏色/訂購數(shù)量/相應要求/物料單價/要求交貨期等，特別是采購的物料單價，一定要與我們的cost成本表核對，如果有任何異常，要馬上查清楚原因及向自己的主管反應情況.9 物料回廠及檢查ok & 客人批核PP辦后，要安排制作裁單給生產(chǎn)部安排生產(chǎn)，另需要比開裁期提前一星期左右發(fā)裁單. 所有事項都ok后，要發(fā)開裁通知單給各部門，請留意要提前一個星期左右給到裁單給車間，以便紙樣房有時間排嘜架 & 車間準備工序&安排訂線等，現(xiàn)紙樣房和車間經(jīng)常投訴跟單很多時候都是裁單和開裁通知單一起發(fā)，導致他們沒有時間提前做好相應的準備11. 開裁生產(chǎn)后，跟單要及時去倉庫將所有已批核可以用的面料和配件等簽名確實ok,因倉庫一定要看到有跟單簽名后，才會發(fā)物料給車間. 此點我們經(jīng)常有同事漏簽名，要倉庫打電話催，請留意簽名前一定要與倉庫檢測員核對是否測試已經(jīng)ok. 之前曾出現(xiàn)過跟單不問測試情況就簽名，導致車間生產(chǎn)過程中才發(fā)現(xiàn)配件與面料發(fā)生化學反應,而沒有任何辦法挽救12. 跟單要跟進生產(chǎn)情況. 如果有絲印或是刺繡的款式，要追緊他們盡快安排，另要提前與生產(chǎn)部確實看中期及尾期的時間，確實后要提前通知客人，一般情況下，客人都要提前一個星期左右通知他們看中期或是看尾期的時間.資料整理: 蔡婷 2011.3.1713. 生產(chǎn)過程中如果出現(xiàn)少物料或是少面料的情況，跟單一定要及時與采購部協(xié)商，尋找最佳的解決方法. 及要強調(diào)時間的緊及性.14. 最少要提前15 天左右給到出貨通知單給報關部，以便安排訂船和做相關的文件, 另有部分客人是跟單自行與船公司訂船及聯(lián)系的，一般情況下也需要提前15天左右給shipping booking給船公司15. 有部分客人如果客人是T/T付款的話，要提前將70%尾款的invoice資料給到客人，以便客客人準時安排付款及出貨, 請留意我們跟進的基本是外國客戶，客人安排匯款后最少要3-4個工作天才可以到帳.16. 出貨后需要將大貨圖片,跟單總結(jié),裁單,配件紙,包裝表等相關重要資料放到指定的公用Order C文件夾方便日后查詢以及資料共享, 同時將核算好的成本核算表交由營業(yè)部進行訂單評分.17. 所有的電腦資料應分門別類歸檔, 同時將文件夾做成有標識的File,放到指定地方存檔(文件夾一定要分類清楚，現(xiàn)在大部分新跟單的文件規(guī)檔得很混亂 其中要留意送貨單一定要與對應的采購單釘在一起以上各個程序的詳細工作指引文件，請看附頁。相關文件表格：報價單/報價成本表/合同文件/辦單/生產(chǎn)單/包裝資料/開裁通知單/物料明細表/物料卡/樣品卡/物料訂購合同/成本核算表/相關測試表/訂單船期表/訂單跟蹤表/辦單登記表/出貨通知單/跟單日程表。資料整理: 蔡婷 2011.3.171電腦文件夾整理2外部文件夾整理資料整理: 蔡婷 2011.3.173備注事項1.2. 所有資料盡可能的保留齊全, 以便日后查詢及翻單跟進. 如果客人有資料更新時，要將相關的郵件保存到每個客人相應的重要郵件內(nèi)，另要把大概內(nèi)容注明在此客人的跟單總結(jié)內(nèi).3. 許多客人均有手冊之類的資料且每年均有更新, 如有可能, 資料夾內(nèi)需存好客人資料, 如太多,可以另外開一個文件夾來單獨存放, 客人有更改時, 須及時打印及存底.每次收到客人的訂單及 做資料時，一定要重新查下客人是否有特別要求及最近的資料更新，特別是LE客人和Disney客 人等，此些客人經(jīng)常在網(wǎng)站上更新資料，每次做單都需要去查核.4. 部分客人有查廠要求, 跟單須將客人聯(lián)系資料以及查廠要求交給行政部負責查廠的相關人員.5. 每個星期要翻閱跟單日程表，如果跟進過程中發(fā)現(xiàn)客人批辦時間過長或是欠我們什么資料未確實的話，一定要馬上追緊客人，如果一直催都沒有辦法收到回復的話，則要及時向客人提出如果規(guī) 定時間內(nèi)復不到的話，貨期將要推遲到什么時候，如果只是催客人，但不給客人施加壓力的話， 最后貨期延遲，客人就有可能要求我們自行付走飛機的費用等，此點跟單一定要隨時留意及要有 技巧的提醒客人，不能處于被動位置.6. 跟單要對自己跟進的訂單時刻保持清醒的頭腦，做事要有條理，一定要多了解自己廠做開的產(chǎn)品特性等，如果客人有提出不合理要求的話，一定要提出專業(yè)的意見來說服客人更改做法等，很多 時候要讓客人承認我們的專業(yè)水平和能力才能說服到客人7. 跟單要隨時與采購部門查核及控制跟蹤好物料和時間，要做到以下幾點:A. 不斷料(即不讓生產(chǎn)部門停工等待物料)B. 不呆料(不要讓不需要使用或是不可以使用的物料呆在倉庫,即一方面不可以給錯資料給采購部，另需要按照訂單交貨期來預物料時間，盡量不要讓大貨物料提前太早存在倉庫，故我們每次通知采購部訂物料的時候可以與生產(chǎn)部門查核下大貨的物料需要日期)C. 不積料(即物料采購要適時，適量，要嚴格按回我們廠制定的損耗表格來預計損耗，以減少資金的積壓及減少存料的情況)D. 緊急采購(跟單過程中經(jīng)常會出現(xiàn)臨時收到生產(chǎn)部門通知少物料，或是發(fā)現(xiàn)有物料有錯的情況，故跟單一定要具備臨時應變技巧，比如配件或是少面料等情況下，第一時間要反應查是否有存?zhèn)}及及時提供資料給采購部向供應商查詢. 比如馬上要出貨了，但發(fā)現(xiàn)嘜頭有錯，但嘜頭已全部車好于衫身上，此種情況下跟單要第一時間查此嘜頭的材料，如果是普通膠帶嘜的話，我們是否能找到相應材質(zhì)的貼紙可以貼于嘜頭上，及向客人查詢是否可以接受此情況，之前我們廠也出現(xiàn)過此種情況，嘜頭和掛牌出現(xiàn)錯誤，但又急著要出貨，此種情況跟單應該跟據(jù)自己的經(jīng)驗或向其它有經(jīng)驗的同事請教，找到適合的解決方式建議給客人資料整理: 蔡婷 2011.3.17篇二：跟單工作的日常安排跟單工作的日常安排 全面準備并了解訂單資料（客戶制單、生產(chǎn)工藝、最終確認樣、面/輔料樣卡、確認意見或更正資料、特殊情況可攜帶客樣），確認所掌握的所有資料之間制作工藝細節(jié)是否統(tǒng)一、詳盡。對指示不明確的事項詳細反映給相關技術部和業(yè)務部，以便及時確認。 務必保證本公司與外加工廠之間所有要求及資料詳細并明確、一致?。ㄗ詈靡形淖肿C明） 事先盡可能多地了解各加工廠的生產(chǎn)、經(jīng)營狀況并對工廠的優(yōu)/劣勢進行充分評估，做到知根知底。 跟單員言行、態(tài)度均代表本公司,因此與各業(yè)務單位處理相應業(yè)務過程中，須把握基本原則、注意言行得體、態(tài)度不卑不亢。嚴禁以任何主觀或客觀理由對客戶（或客戶公司跟單員）有過激的言行。處理業(yè)務過程中不能隨意越權(quán)表態(tài),有問題及時請示公司決定。 預先充分估量工作中問題的潛在發(fā)生性，相應加強工作力度，完善細化前期工作，減少乃至杜絕其發(fā)生的可能性。不以發(fā)現(xiàn)問題為目的，預先充分防范、工作中重復發(fā)掘、及時處理問題并總結(jié)經(jīng)驗，對以后的工作方式和細則進一步完善方為根本之道。 每個車間下機首件成品后，要對其尺寸、做工、款式、工藝進行全面細致地檢驗。出具檢驗報告書（大貨生產(chǎn)初期/中期/末期）及整改意見，經(jīng)加工廠負責人簽字確認后留工廠一份，自留一份并傳真公司。每天要記錄、總結(jié)工作，制定明日工作方案。根據(jù)大貨交期事先列出生產(chǎn)計劃表，每日詳實記錄工廠裁剪進度、投產(chǎn)進度、產(chǎn)成品情況、投產(chǎn)機臺數(shù)量,并按生產(chǎn)計劃表落實進度并督促工廠。生產(chǎn)進度要隨時匯報公司。 針對客戶跟單員或公司巡檢到工廠所提出的制作、質(zhì)量要求，要監(jiān)督、協(xié)助加工廠落實到位，并及時匯報公司落實情況。 成品進入后整理車間,需隨時檢查實際操作工人的整燙、包裝等質(zhì)量，并不定期抽驗包裝好的成品，要做到有問題早發(fā)現(xiàn)、早處理。盡最大努力保證大貨質(zhì)量和交期。 大貨包裝完畢后，要將裁剪明細與裝箱單進行核對，檢查每色、每號是否相符。如有問題必須查明原因并及時相應解決。 加工結(jié)束后，詳細清理并收回所有剩余面料、輔料。 對生產(chǎn)過程中各環(huán)節(jié)（包括本公司相應部門和各業(yè)務單位）的協(xié)同配合力度、出現(xiàn)的問題、對問題的反應處理能力以及整個定單操作情況進行總結(jié),以書面形式報告公司主管領導。13.在檢查過程中一定要公平，真實。不能收到廠家的一點點好處，而忘了自己的職責。 跟版要求：1）要有較好的外語基礎，掌握一定的專業(yè)外語，同時至少對（面料/服裝）生產(chǎn)流程有基本上的了解：接單-備料-開裁-掃粉（如有車花或釘珠）/排花（如是喱士排花款）-車縫-手工-后整-查貨-包裝等等。2）接單：清楚明白不同客戶對樣辦款式及風格上的需求，在跟客戶接單時，能及時發(fā)現(xiàn)一些生產(chǎn)上可能出現(xiàn)的問題，誘導客戶接受既具他的產(chǎn)品獨特風格而又適于大貨生產(chǎn)的產(chǎn)品（注意：”是否適合于生產(chǎn)大貨”這一點是做樣辦時特別重要考慮到的！因為，如果難度太大而不是普遍工廠能到好，那么無疑就是大大提高了生產(chǎn)成本.），把客戶各項要求清楚地標明在辦單上。3)布產(chǎn)：A.讓紙樣師傅做圖稿的同時安排備料，認真做到跟進每工序的進度并記錄生產(chǎn)過程中碰到的每個問題、需注意的事項、每種物料的用量及各工序生產(chǎn)工時以作成本核算的基本資料。4）看辦：樣辦完成后，可請本廠設計師一起看辦（這個對于初入門的跟單員相當重要，可以從中學到一些技術上的東西），看看這辦是否已做到如你從客戶那了解到的他所要的樣辦。5）成本資料：樣辦寄給客戶后就得做成本資料存檔及給客戶報價，這一項需要特別謹慎認真。大家都知道，如果成本出了點錯或是報價出錯，會對以后這個款的大貨帶來很大損失.跟大貨生產(chǎn)要求：1）有較好的外語基礎，掌握一定的專業(yè)外語，同時至少對服裝生產(chǎn)流程有基本上的了解：接單-備料-開裁-掃粉（如有車花或釘珠）/排花（如是喱士排花款）-車縫-手工-后整-查貨-包裝2）接單：特別注意與跟辦同事銜接好相應款式在做辦時存檔的資料-這部分工作得特別細心，如：做辦時是這樣做，而客戶已要求大貨更改另外的做法。3）布產(chǎn)：將生產(chǎn)單及各工序在做辦時遇到的問題、修改方法以及人客意見的資料分發(fā)給各相應工序。4）跟進生產(chǎn)：多到車間走走，向各工序的管理人員了解各款大貨在生產(chǎn)過種中所碰到的問題，如有必要，需向客戶反映問題及建議或征求意見.5）貨期及質(zhì)量：跟進貨期的同時要讓QC控制好質(zhì)量.6）出貨箱單資料：需預先提供出箱裝單資料給船務部用于做報關資料.7）包裝出貨：一般情況下，不同客戶有不同的嘜頭、嘜頭位置車法、包裝資料。按客戶要求做就可以了啦.1、頭辦：設計圖紙發(fā)外廠做頭版，頭版批核尺寸和板型（和設計師一起），若不確認，必須繼續(xù)做復版。2、確認生產(chǎn)款：做面輔料訂購預算單交采購部訂購。3、發(fā)面輔料：開單發(fā)面輔料（CMT單不用發(fā)面料）4、做產(chǎn)前版：用大貨面輔料（如沒有物料可暫代，但需標示清楚）做正確產(chǎn)前辦，追辦并批復（包括工藝、尺寸、輔料、款式等，總之是大貨前樣）。5、生產(chǎn)進度和質(zhì)量跟進，確保貨期和質(zhì)量：開裁、裁數(shù)、初期查驗、中期查驗、尾期查驗、交貨、退主輔料清算。中間要解決各種生產(chǎn)中問題，對每款易出問題部分要時時提點檢查。如裁數(shù)多了或少了，物料補訂和補發(fā)，對FOB單數(shù)量的正常接受范圍外的：要不要多的數(shù)量、接不接受少了數(shù)量，三期的質(zhì)量問題如何解決如何監(jiān)督，貨期晚了如何解決等等。 跟單除了專業(yè)技術之外，還有的就是要注意和工廠的關系處理，這是一個很重要的關鍵跟單的步驟包括：產(chǎn)前樣的確認，船樣的確認，生產(chǎn)中工廠和公司之間的銜接溝通，原料的質(zhì)量鑒定，生產(chǎn)技術，產(chǎn)品包裝方式，交期的跟催和跟進，等等，總之包括生產(chǎn)的全過程。還有的一種跟單是業(yè)務跟單，多為外貿(mào)公司，對技術的知識要求不是太高，主要是負責生產(chǎn)工廠和客人的聯(lián)系，并安排出貨方式和船期，付款等 。當然對于面料（服裝）的質(zhì)量也相當重要。跟內(nèi)單的大致流程如下從客戶下單到簽定完合同，根據(jù)排料室提供的排版圖進行前期的面料準備工作，同時可著手下投產(chǎn)資料單給各個部門（包括計劃辦、品質(zhì)部、技術部、采購部）。面料到廠后可根據(jù)工廠的實際情況到車間跟蹤一下生產(chǎn)進度，以便更好的與客人溝通，并及時讓客人了解工廠的大貨操作情況，以備在出現(xiàn)特殊情況下（如交期不及時、不能按時交貨等）讓客人在第一時間得到消息，避免出現(xiàn)客人提前訂好船期或空運，因退倉不及時而給工廠造成不必要的損失。跟單注意事項: 1：物料是否正確。 2：尺寸是否”準確”。 3：款式是否錯誤。 4：做工是否細致。 5：成品顏色是否”正確”。 6：有無漏定物料。 7：物料是否能按預定時間到加工廠。 8：時間上是否有問題。員工的一切行為代表著整個公司的企業(yè)形象，不論從個人言行或者處事上，注重個人以及公司形象很重要。對公司要忠實，不能為了個人利益而出賣了公司。跟單員在外期間生活、工作注意調(diào)理有序，尤其保證人身安全，另外更注重的是代表企業(yè)形象.注意事項：.一.裁床加裁:1.洗水的: 3000件以上加裁2%,3000件以下加裁3%.2.不洗水的:3000件以上加裁1%,3000件以下加裁1.5%.二.面料用量損耗:1.全棉.尼龍.T/C,紙樸加1.5%.2.針織.網(wǎng)布,抓毛,?；⒌燃?%.3.所有PU.透明PVC等加2%.4.600#軟棉及針棉加3%5.800#以上軟硬棉加4%三.輔料損耗:1.撞釘/雞眼/工字鈕/膠紙/打箱帶等,3000件以上加1.5%,3000件以下加3%.2.么術貼/織帶/棉繩/丈根繩等,3000件以上加1%,3000件以下加2%.3.繩制/吊鐘/插扣/D字扣/銅環(huán)/衣架/皮牌/膠牌/拷貝紙等,3000件以上加0.5%,3000件以下加1.5%.4.拉鏈/啤咀棉繩/膠鈕/膠介子等,3000件以上加0.8%,3000件以下加1.5%.5.嘜頭/掛卡/膠袋/貼紙等,3000件以上加0.5%,3000件以下加1%.6.所有線類,3000件以上加5%,3000件以下加8%.以上損耗,根據(jù)實際情況適當變動,若顏色多/尺碼多的應適當加大損耗,數(shù)量過大的單又適量減少損耗!。篇三：外貿(mào)跟單員工作流程)外貿(mào)跟單員工作流程).txt3努力奮斗，天空依舊美麗，夢想仍然純真，放飛自我，勇敢地飛翔于夢想的天空，相信自己一定做得更好。4苦憶舊傷淚自落，欣望夢愿笑開顏。5懦弱的人害怕孤獨，理智的人懂得享受孤獨外貿(mào)跟單員工作流程【世貿(mào)人才網(wǎng)：國際貿(mào)易人才門戶 更新時間： 2006-08-02 】【來源:世貿(mào)人才網(wǎng)】1客戶詢盤：一般在客戶下perchase Order之前，都會有相關的Order Inquiry給業(yè)務部，做一些細節(jié)上的了解。2報價：業(yè)務部及時回復客人查詢，確定貨物品名，型號，生產(chǎn)廠家，數(shù)量，交貨期，付款方式，包裝規(guī)格及柜型等，peroforma Invoice 給客戶做正式報價。3得到訂單：經(jīng)過洽談，收到客戶正式的訂單perchase Order。4下生產(chǎn)訂單：得到客人的訂單確認后，給工廠下訂單，安排生產(chǎn)計劃。5業(yè)務審批：業(yè)務部收到訂單后，首先做出業(yè)務審核表。按“ 出口合同 審核表”的項目如實填寫，盡可能將各種預計費用都列明。合同審批需附上客人訂單傳真件，與工廠的收購合同。審核表要由業(yè)務員簽名，部門經(jīng)理審批，再交管理部人員審核后才能執(zhí)行。如金額較大的，或有預付款和傭金等 條款 的，要經(jīng)公司總經(jīng)理審批才行。合同審批之后，制成銷售訂單，交給部門進程員跟進。6下達生產(chǎn) 通知 ：業(yè)務部在確定交貨期后，滿足下列情況可下達生產(chǎn) 通知 , 通知 工廠按時生產(chǎn)：6.1：如果是L/C付款的客戶，通常是在交貨期前1個月確認L/C已經(jīng)收到，收到L/C后應業(yè)務員和 單證員 分別審查 信用證 ，檢查是否存在錯誤，交貨期能否保障，及其他可能的問題，如有問題應立即請客人改證。6.2：如果是T/T付款的客戶，要確認定金已經(jīng)到賬。6.3：如果是放帳客戶，或通過銀行D/A等方式收匯等，需經(jīng)理確認。7 驗貨：7.1：在交貨期前一周，要通知公司驗貨員驗貨。7.2：如果客人要自己或指定驗貨人員來驗貨的，要在交貨期一周前，約客戶查貨并將查貨日期告知計劃部。7.3：如果客人指定由第三方驗貨公司或公正行等驗貨的，要在交貨期兩周前與驗貨公司聯(lián)系，預約驗貨時間，確保在交貨期前安排好時間。確定后將驗貨時間通知工廠。8制備基本文件。工廠提供的裝箱資料，制作 出口合同 ，出口商業(yè) 發(fā)票 ， 裝箱單 等文件（應由業(yè)務 跟單員 制作，交給 單證員 ）。9商檢：如果是國家法定商檢產(chǎn)品，在給工廠下訂單時要說明商檢要求，并提供 出口合同 ， 發(fā)票 等商檢所需資料。而且要告訴工廠將來產(chǎn)品的出口口岸，便于工廠辦理商檢。應在發(fā)貨一周之前拿到商檢換證憑單/條。10 租船 訂倉：10.1如果跟客人簽定的合同是 FOB CHINA 條款 ，通常客人會指定運輸代理公司或船公司。應盡早與 貨代 聯(lián)系，告知發(fā)貨意向，了解將要安排的出口口岸，船期等情況，Q確認工廠的交貨能否早于開船期至少一周以前，以及船期能否達到客人要求的交貨期。應在交貨期兩周之前向貨運公司發(fā)出書面定倉通知（ING ORDER），通常在開船一周前可拿到定倉紙。10.2如果是由賣方支付運費，應盡早向貨運公司或船公司咨詢船期，運價，開船口岸等。經(jīng)比較，選擇價格優(yōu)惠，信譽好，船期合適的船公司，并告訴業(yè)務員通告給客人。如客人不同意時要另選客人認可的船公司。開船前兩周書面定倉，程序同上。10.3如果貨物不夠一個小柜，需走 散貨 時，向 貨代 公司定 散貨 倉位。拿到入倉紙時，還要了解截關時間，入倉報關要求，等內(nèi)容。10.4向運輸公司定倉時，一定要傳真書面定倉紙，注明所定船期，柜型及數(shù)量，目的港等內(nèi)容，以避免差錯。11 安排拖柜：11.1貨物做好并驗貨通過后，委托拖車公司提柜，裝柜。拖車公司應選擇安全可靠，價格合理的公司簽定協(xié)議長期合作，以確保安全及準時。要給拖車公司傳真以下資料：定倉確認書/放柜紙，船公司，定倉號，拖柜委托書，注明裝柜時間，柜型及數(shù)量，裝柜地址，報關行，及裝船口岸等。如果有驗貨公司看裝柜，要專門聲明，不能晚到。并要求回傳一份上柜資料，列明柜號、車牌號、司機及聯(lián)系電話等11.2傳真一份裝車資料給工廠，列明上柜時間、柜型、訂倉號、訂單號、車牌號以及司機聯(lián)系電話。11.3要求工廠在貨柜離開工廠后盡快傳真一份裝貨通知給業(yè)務部，列明貨柜離廠時間、實際裝貨數(shù)量等，并記裝箱號碼和封條號碼作為提單的資料。要求工廠裝柜后一定要記住上封條。12委托報關：在拖柜同時將報關所需資料交給合作報關行，委托出口報關及做商檢通關換單。通常要給報關留出兩天時間（船截關前）。委托報關時，應提供一份裝柜資料，內(nèi)容包括所裝貨物及數(shù)量，口岸，船公司，定倉號，柜號，船開截關時間，拖車公司，柜型及數(shù)量，本公司的聯(lián)系人和電話等。13 獲得運輸文件：13.1 最遲在開船后兩天內(nèi)，要將提單補料內(nèi)容傳真給船運公司或貨運代理。補料要按找L/C或客人的要求來做，并給出正確的貨物數(shù)量，以及一些特殊要求等，包括要求船公司隨同提單出的船證明等。13.2 督促船公司盡快出提單樣板及運費帳單。仔細核對樣本無誤后，向船公司書面確認提單內(nèi)容。如果提單需客人確認的，要先傳真提單樣板給客人，得到確認后再要求船公司出正本。13.3 及時支付運雜費，付款后通知船公司及時取得提單等運輸文件。支付運費應做登記。14 準備其他文件14.1商業(yè) 發(fā)票 ：L/C 要求提供的文件中，對商業(yè)發(fā)票要求最嚴格。發(fā)票的日期要確定在開證日之后，交貨期之前。發(fā)票中的貨物描述要與L/C上的完全相同，小寫和大寫金額都要正確無誤。L/C上對發(fā)票的 條款 應顯示出來，要顯示嘜頭。如果發(fā)票需辦理對方大使館認證，一般要提前20天辦理。14.2FORMA原 產(chǎn)地證 書：FORM A 原 產(chǎn)地證 要在發(fā)貨之前到 檢驗檢疫 局申辦。需注意的是運輸日期要在L/C 的交貨期和開船日之前，在發(fā)票日期之后。未能在發(fā)貨之前辦理的，要辦理后發(fā)證書，需提供 報關單 ，提單等文件。經(jīng)香港轉(zhuǎn)運的貨物，F(xiàn)ORM A證書通常要到香港的中國商檢公司辦理加簽，證明未在港對貨物進行再加工。14.3一般原 產(chǎn)地證 ：一般原產(chǎn)地證可在中國貿(mào)易促進會辦理，要求低一些?？稍诎l(fā)貨之后不太長的時間內(nèi)補辦。如果原產(chǎn)地證書要辦理大使館加簽，也和發(fā)票一樣要提前20天辦理。14.4裝運通知：一般是要求在開船后幾天之內(nèi)，要通知客人發(fā)貨的細節(jié)，包括船名，航班次，開船日，預計抵港日，貨物及數(shù)量，金額，包裝件數(shù)，嘜頭，目的港代理人等。有時L/C要求提供發(fā)送證明，如傳真報告書，發(fā)函底單等，注意按客人要求的時間內(nèi)辦理。14.5 裝箱單 ： 裝箱單 應清楚地表明貨物裝箱情況。要顯示每箱內(nèi)裝的數(shù)量，每箱的毛重，凈重，外箱尺寸。按外箱尺寸計算出來的總體積要與標明的總體積相符。要顯示嘜頭和箱號，以便于客人查找。裝箱單的重量，體積要于提單相符。15交單：15.1采用L/C收匯的，應在 規(guī)定 的交單時間內(nèi)，備齊全部單證，并嚴格審單，確保沒有錯誤，才交銀行議付。15.2采用T/T收匯的，在取得提單后馬上傳真提單給客人付款，確