物業(yè)管理采購控制程序.doc

物業(yè)管理采購控制程序1 目 的對服務(wù)過程及供方進行控制，確保所采購的產(chǎn)品和供方提供的服務(wù)符合規(guī)定要求。2 范 圍適用于對服務(wù)所需的原輔材料采購、承擔(dān)服務(wù)項目分包合同的服務(wù)項目供方提供服務(wù)的控制，對供方進行選擇、評價和控制。3 職 責(zé)3.1 管理部a. 負責(zé)按公司的要求組織對供應(yīng)采購物資及承擔(dān)分承包合同的供方進行評價，編制合格從主名錄，對供方的供貨、服務(wù)業(yè)績定期進行評價，建立供方檔案。b. 負責(zé)制定采購計劃，執(zhí)行采購作業(yè)。c. 負責(zé)審批日常服務(wù)分承包合同。3.2 管理者代表負責(zé)審核合格供方名錄，并上報總經(jīng)理批準。3.3 采購物資、接受服務(wù)的相關(guān)部門質(zhì)量檢查員負責(zé)對采購物資的質(zhì)量進行檢測，對供方提供的服務(wù)質(zhì)量進行監(jiān)督。4 程 序4.1采購物資4.1.1 采購物資分類。管理部根椐對服務(wù)質(zhì)量影響程度分為：a、 重要物資：維修建材、五金、機電及工作服、保安器材、清潔用品等；b、 一般物資：零星采購的工具、維修與檢測設(shè)備等。4.1.2 采購物資的申請a、 各部門根椐實際情況填寫請購單，金額在500元以下的報經(jīng)理審批，500元以上的由經(jīng)理確認，報總經(jīng)理批準。b、 請購單應(yīng)清楚寫明物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、申請購買時間、用途、質(zhì)量要求等。4.1.3 采購實施a、 管理部負責(zé)實施采購。對于重要物資，應(yīng)由合格物資供方名錄中選擇供方。對于第一次采購的重要物資供方，應(yīng)與其簽訂采購合同，明確品名、規(guī)格、質(zhì)量要求、技術(shù)標準、驗收條件、違約責(zé)任及供貨期限等；b、 采購前采購員應(yīng)對采購單核實，在與供方溝通前，應(yīng)確保規(guī)定的采購要求是充分的。4.1.4 采購物資的驗證4.1.4.1 對采購的物資可以有如下幾種驗證方式：a由各部門質(zhì)量檢查員進行進貨驗證；b由業(yè)主或住戶在本公司現(xiàn)場實施驗證；c由本公司在供方現(xiàn)場實施驗證；d由業(yè)主或住戶在供方現(xiàn)場實施驗證。對于后兩種情況，管理部應(yīng)在采購文件中規(guī)定驗證的安排和產(chǎn)品放行的方法。4.1.4.2 驗證活動可包括：檢驗或試驗、外觀檢查、試用、提供合格證明文件等方式。不同的物資根椐檢驗規(guī)程規(guī)定不同的驗證方式。4.1.4.3 業(yè)主或住戶的驗證不能免除本公司提供合格物品的責(zé)任，也不能排除其后業(yè)主或住戶拒收的可能。4.1.5 采購信息4.1.5.2本公司的采購文件包括：采購計劃、采購單、采購物資分類明細表、采購合同及附件等，由管理部保管。在與供方溝通前，應(yīng)由相應(yīng)的發(fā)放部門負責(zé)人對采購要求是否充分進行審批。4.2 服務(wù)項目分承包4.2.1 公司物業(yè)管理日常服務(wù)有如下分包項目：a清潔、排污；b機電設(shè)備維修、保養(yǎng)；c綠化；d房屋本體維修、保養(yǎng)；e保安。4.2.2 由公司接受服務(wù)的相關(guān)部門確定相應(yīng)分包服務(wù)方式報管理部審批，管理部代表公司與供方簽定服務(wù)項目分包合同，合同應(yīng)包括服務(wù)項目、完成時間、質(zhì)量標準、應(yīng)負責(zé)任等。4.2.3 對供方服務(wù)的驗證。由管理部相關(guān)人員對供方服務(wù)質(zhì)量進行監(jiān)督管理，驗證方法可包括：a管理部會同接受服務(wù)部門對供方服務(wù)質(zhì)量進行驗收；b征求業(yè)主和住戶對供方服務(wù)質(zhì)量的意見。驗證方式應(yīng)在服務(wù)項目分包合同中給予明確規(guī)定。4.2.4 服務(wù)項目分承包的有關(guān)信息a供方法人資格證明文件；b服務(wù)業(yè)績證明材料；c相關(guān)部門提供的服務(wù)質(zhì)量報告；d服務(wù)項目分承包合同。在與供方溝通前，應(yīng)確保規(guī)定的服務(wù)要求是充分的。上述資料由管理部保管。4.3 對采購物資供方的評價4.3.1 合格供應(yīng)商的條件a具備持續(xù)穩(wěn)定的合格產(chǎn)品供貨渠道；b具有良好的供應(yīng)物資業(yè)績；c具有質(zhì)量保證能力的證明（必要時）；d價格合理e服務(wù)良好。4.3.2 管理部根椐采購物資要求和服務(wù)需要，通過對物資、服務(wù)的質(zhì)量、價格、履約率等進行比較，選擇合格的供方，填寫物資供方評定記錄表。對同類的供貨物資和服務(wù)，應(yīng)同時選擇幾家合格的供方以供比較。管理部負責(zé)建立并保存合格供方的質(zhì)量記錄。根椐供應(yīng)物資有服務(wù)的類別及其質(zhì)量保證能力，明確對供方的控制方式和程度。4.3.3 對有多年業(yè)務(wù)往來的重要物資供方和日常服務(wù)供方，應(yīng)提供其質(zhì)量證明文件和定期檢查記錄，以證實其質(zhì)量保證能力，適當時包括以下內(nèi)容：a質(zhì)量管理體系認證證書；b本公司對供方質(zhì)量管理體系進行審核的結(jié)果；c本公司及供方其他顧客的滿意程度調(diào)查；d供方產(chǎn)品或財務(wù)的質(zhì)量、價格、交貨、服務(wù)能力等的檢查記錄；e供方的財務(wù)狀況及服務(wù)和支持能力等。4.3.4 對第一次供應(yīng)重要物資的供方，除提供充分的書面證明材料外，對物資應(yīng)經(jīng)樣品檢驗及小批量試用，證明合格才能供貨。具體步驟如下：a新供方根椐提供的技術(shù)要求提供少量樣品；b使用部門的質(zhì)量檢查員對樣品進行驗證，出具相應(yīng)的驗證報告，并填寫物資供方評定記錄表中相應(yīng)欄目，反饋給管理部；c樣品如不合格可再送樣，但最多不能超過兩次；d樣品驗證合格后，管理部通知供方小批量供貨，經(jīng)質(zhì)量檢查員進貨驗證合格后，交使用部門試用，并由使用部門出具相應(yīng)試用后的驗證報告，并填寫物資供方評定記錄表中相應(yīng)欄目，反饋給管理部；e小批量進貨驗證或試用不合格則取消其供貨資格。樣品驗證、小批量試用均合格的供方經(jīng)管理者代表審核、總經(jīng)理批準后，可列入合格物資供方名錄；f零星采購物資供方，質(zhì)量檢查員對其進貨驗證記錄即為對此供方的評價。4.3.5 對連續(xù)兩次供應(yīng)物資有嚴重不合格的物資供方，應(yīng)取消其供方資格。4.4 服務(wù)供方的評價4.4.1 合格服務(wù)供方應(yīng)具備的條件：a、 應(yīng)在工商部門注冊、具有法人資格；b、 有從事過類似服務(wù)項目的優(yōu)良業(yè)績；c、 良好的質(zhì)量保證能力；d、 有承擔(dān)相應(yīng)服務(wù)項目的工作條件和實力；e、 服務(wù)供方在提供服務(wù)之前，應(yīng)向相關(guān)部門提交對分承包項目的服務(wù)報告，報告內(nèi)容必須有分包責(zé)任人、服務(wù)標準、分包服務(wù)方案、完成時間、質(zhì)量保證等。4.4.2 對多年己承擔(dān)服務(wù)項目的供方的評價；a、 根椐4.4.1條款規(guī)定的條件，供方應(yīng)提供充分的證明材料；b、 公司接受服務(wù)的部門負責(zé)對其相應(yīng)服務(wù)項目供方進行評價，填寫服務(wù)供方評定記錄表，對其服務(wù)質(zhì)量、工作能力等予以評價。4.4.3 對第一次提供服務(wù)的供方的評價；a、 管理部根椐服務(wù)供方的營業(yè)執(zhí)照、人員素質(zhì)技能證明材料、市場調(diào)查業(yè)績及所提供服務(wù)的初次試用，進行供方的初步選擇；b、 試用期為一個月，管理部及接受服務(wù)的部門對其服務(wù)質(zhì)量進行檢查，管理部填寫服務(wù)供方評定記錄表。4.4.4 對所有合格的服務(wù)供方應(yīng)列入合格服務(wù)供方名錄，報管理者代審核，總經(jīng)理批準。4.4.5 對合格的服務(wù)供方在服務(wù)過程中出現(xiàn)的嚴重不合格，管理部應(yīng)填寫不合格服務(wù)通知單，通知服務(wù)供方限期改正。管理部應(yīng)按要求跟蹤驗證糾正效果，如連續(xù)兩次仍不符合要求，管理部應(yīng)報公司相關(guān)部門審核，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準后，可取消服務(wù)供方的資格。4.5 對合格供方的定期復(fù)評4.5.1 管理部每年對合格物資供方進行一次跟蹤復(fù)評，填寫物資供方業(yè)績評定表，評價時按百分制，質(zhì)量評分占60%，交貨期評分占20%，其他（如價格、售后服務(wù)等）占20%。評定總分低于60（如質(zhì)量評分低于42），應(yīng)取消其合格供方資格；如因特殊情況留用，應(yīng)報管理者代表批準，但應(yīng)加強對其供應(yīng)物資的進貨驗證，并執(zhí)行4.3.4條款。連續(xù)第二次評分仍不及格，應(yīng)取消其供貨資格。4.5.2 接受供方服務(wù)的部門，每年對長期服務(wù)供方進行一次跟蹤復(fù)評，填寫服務(wù)供方業(yè)績評定表，評價時按百分制，服務(wù)質(zhì)量評分占60%，按期完成服務(wù)評分占20%，其他（如價格、服務(wù)態(tài)度等）占20%。評定總分低于60（如質(zhì)量評分低于42），應(yīng)取消其合格供方資格；如因特殊情況留用，應(yīng)報管理者代表批準，但應(yīng)加強對其