檔案管理制度.doc

廠區(qū)衛(wèi)生管理考核規(guī)定文件編號(hào)：Q/SHF-GPG-012-2010 文件編號(hào)：Q/SHF-GPG-012-2010 2015-7-22實(shí)施2015-7-22發(fā)布檔案管理制度受控狀態(tài)： 發(fā)放編號(hào)：編 制：辦公室審 核：批 準(zhǔn)：Q/SHF-GBGS-008-2015Q/SHF企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)目 錄1.目的22.適用范圍23.職責(zé)23.1檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組23.2綜合檔案室23.3各部門(mén)、各子公司24 工作內(nèi)容34.1檔案歸檔制度34.2檔案收集制度44.3檔案整理制度44.4檔案保管制度54.5檔案查閱制度54.6檔案利用制度64.7檔案復(fù)制制度64.8檔案保密制度74.9檔案統(tǒng)計(jì)制度74.10底圖保管、更改制度.84.11檔案的鑒定、銷毀制度.84.12外出人員獲取資料歸檔制度.94.13檔案庫(kù)房管理制度.94.14實(shí)物檔案管理制度104.15企業(yè)職工檔案管理制度104.16聲像檔案管理制度104.17圖書(shū)、資料管理制度114.18重大活動(dòng)檔案登記制度124.19檔案人員“四參加”制度124.20附則125相關(guān)文件和記錄.12檔案管理制度1目的為規(guī)范公司檔案管理工作，保證檔案的完整性及保密性，增強(qiáng)檔案的有效性和實(shí)用性，實(shí)現(xiàn)公司檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理，特制定本制度。2 適用范圍本制度適用于公司各部門(mén)、各子公司的檔案管理。3 職責(zé)3.1檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組 負(fù)責(zé)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化工作的總體指導(dǎo)和推進(jìn)，協(xié)調(diào)解決工作中遇到的問(wèn)題和困難。3.2綜合檔案室 3.2.1綜合檔案室隸屬于公司辦公室，是公司檔案管理的歸口職能部門(mén)，負(fù)責(zé)統(tǒng)一規(guī)范公司檔案工作，實(shí)現(xiàn)公司檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理。3.2.2負(fù)責(zé)制定公司檔案管理制度，并組織實(shí)施與跟進(jìn)執(zhí)行，負(fù)責(zé)對(duì)全公司的檔案工作實(shí)行監(jiān)督指導(dǎo)，定期對(duì)制度的適應(yīng)性及有效性進(jìn)行評(píng)審，對(duì)各兼職檔案員進(jìn)行考評(píng)。3.2.3負(fù)責(zé)檔案的收集、接收、整理、保管、統(tǒng)計(jì)、鑒定和提供利用等工作。3.2.4負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房的日常管理工作，嚴(yán)格按照 “八防”的要求，保證檔案庫(kù)房的安全和衛(wèi)生。3.2.5組織檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和業(yè)務(wù)培訓(xùn)，努力提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。3.2.6研究制定檔案管理信息化方案，努力實(shí)現(xiàn)公司檔案管理的信息化。3.3各部門(mén)、各子公司 3.3.1認(rèn)真執(zhí)行檔案管理的有關(guān)法規(guī)和檔案工作的規(guī)章制度。3.3.2根據(jù)本單位不同種類文件材料形成的特征,制定案卷類目,合理分類存放,便于利用和歸檔。3.3.3負(fù)責(zé)本單位文件材料的形成與積累、整理組卷、歸檔移交、保管（僅限于有保管權(quán)限的單位）等環(huán)節(jié)的工作。3.3.4主動(dòng)接受綜合檔案室的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和督促檢查。3.3.5積極參加業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，不斷提高檔案工作水平。3.3.6注意保密，確保文件材料的安全。4 工作內(nèi)容4.1 檔案歸檔制度4.1.1歸檔范圍：凡本公司在黨群、行政、經(jīng)營(yíng)、生產(chǎn)、科技等各項(xiàng)工作中形成的一切有保存價(jià)值的材料，包括文字、照片、錄音、實(shí)物等，以及在基建、設(shè)備儀器購(gòu)置等方面形成的圖紙、隨機(jī)說(shuō)明書(shū)等都應(yīng)整理歸檔。4.1.1.1黨群工作：包括在黨務(wù)工作、組織工作、宣傳工作、紀(jì)檢與監(jiān)察工作、工會(huì)工作、共青團(tuán)工作中形成的計(jì)劃、總結(jié)、指示、規(guī)定、通知、決議、會(huì)議記錄、紀(jì)要等。4.1.1.2行政管理：包括行政事務(wù)、公安保衛(wèi)、審計(jì)、人事、教育、醫(yī)療衛(wèi)生、后勤福利、外事工作方面形成的工作計(jì)劃、總結(jié)、請(qǐng)示、批復(fù)、報(bào)告、會(huì)議記錄、紀(jì)要、通知、規(guī)定、大事記、簡(jiǎn)報(bào)、任免令、方針、合同、協(xié)議、調(diào)查資料、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。4.1.1.3經(jīng)營(yíng)管理：包括經(jīng)營(yíng)決策、計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)、財(cái)務(wù)、物資、產(chǎn)品銷售、企業(yè)管理工作中形成的規(guī)劃、方針、請(qǐng)示、批復(fù)、總結(jié)、報(bào)告、方案、措施、情況分析、規(guī)章制度、辦法、通知、合同、協(xié)議、調(diào)查資料、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。4.1.1.4生產(chǎn)技術(shù)管理：包括生產(chǎn)調(diào)度、安全生產(chǎn)、質(zhì)量、設(shè)備、計(jì)量、基建、科技、能源、環(huán)保、定額、標(biāo)準(zhǔn)化、檔案和信息工作中形成的規(guī)劃、工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、會(huì)議記錄、綜合分析、措施、合理化建議、辦法、條例、請(qǐng)示、批復(fù)、合同、協(xié)議、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。4.1.1.5產(chǎn)品：包括產(chǎn)品開(kāi)發(fā)階段的請(qǐng)示、批復(fù)、指示、任務(wù)書(shū)、市場(chǎng)調(diào)查、預(yù)測(cè)、可行性研究、建議書(shū)。研制任務(wù)書(shū)、協(xié)議書(shū)、委托書(shū)、合同、立項(xiàng)申請(qǐng)及批復(fù)，專題分析報(bào)告、會(huì)議紀(jì)要、研制方案計(jì)劃、論證報(bào)告等。產(chǎn)品研究、設(shè)計(jì)、試用階段的計(jì)劃、成本核算情況、技術(shù)問(wèn)題分析和處理報(bào)告，工藝研究、工藝流程、工藝標(biāo)準(zhǔn)、工藝評(píng)審、產(chǎn)品配方、檢驗(yàn)、化驗(yàn)、專題會(huì)議記錄、合理化建議、事故分析和排除措施、試制總結(jié)報(bào)告。產(chǎn)品定型、鑒定驗(yàn)收、產(chǎn)品創(chuàng)優(yōu)階段申請(qǐng)報(bào)告及批復(fù)、技術(shù)鑒定材料、定型報(bào)告、證書(shū)、鑒定驗(yàn)收書(shū)、定型圖樣、工藝、工裝設(shè)計(jì)圖樣、創(chuàng)優(yōu)規(guī)劃和措施、理化分析報(bào)告、用戶評(píng)價(jià)、創(chuàng)優(yōu)申請(qǐng)、審批表、評(píng)定書(shū)、獲獎(jiǎng)證書(shū)等。4.1.1.6科研：包括研究試驗(yàn)階段的實(shí)驗(yàn)、試驗(yàn)記錄、調(diào)整和撤銷的報(bào)告，設(shè)計(jì)文件、圖樣、技術(shù)說(shuō)明、配方，技術(shù)經(jīng)濟(jì)分析報(bào)告，鑒定證書(shū)、科學(xué)技術(shù)成果鑒定證書(shū)、鑒定會(huì)議記錄、鑒定驗(yàn)收結(jié)論、科技成果申報(bào)、評(píng)審材料、獲獎(jiǎng)證書(shū)及批文等。4.1.1.7基建類：包括項(xiàng)目立項(xiàng)階段的可行性研究報(bào)告及審批，招標(biāo)協(xié)議、合同、委托書(shū)、環(huán)保、地形、地貌調(diào)查、征用土地、批準(zhǔn)文件及紅線圖、工程承包合同、協(xié)議等。項(xiàng)目施工階段的圖紙會(huì)審紀(jì)要、施工方案、開(kāi)工報(bào)告、隱蔽工程記錄、質(zhì)量鑒定、實(shí)驗(yàn)報(bào)告、設(shè)計(jì)變更通知、原材料出廠證明等。項(xiàng)目竣工驗(yàn)收階段：工程竣工驗(yàn)收申報(bào)文件、全部竣工圖、工程決算、竣工驗(yàn)收證明書(shū)、土地使用證等。4.1.1.8設(shè)備儀器：包括申請(qǐng)外購(gòu)設(shè)備儀器的請(qǐng)示、批復(fù)、調(diào)研、考察材料、合同、協(xié)議與外方的談判洽談?dòng)涗?、紀(jì)要、備忘錄、來(lái)信函件及商檢材料，設(shè)備儀器開(kāi)箱驗(yàn)收記錄，設(shè)備儀器安裝調(diào)試、裝箱單、出廠保修單、說(shuō)明書(shū)兼隨機(jī)圖樣及文字材料，設(shè)備儀器安裝調(diào)試、試車記錄、總結(jié)、檢測(cè)驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，運(yùn)行記錄及重大事故分析處理報(bào)告，設(shè)備儀器保養(yǎng)和大修計(jì)劃、記錄、設(shè)備改造記錄、報(bào)廢鑒定材料、申請(qǐng)、批復(fù)和處理結(jié)果等。4.1.1.9會(huì)計(jì)檔案：包括在經(jīng)濟(jì)管理工作中形成的各類會(huì)計(jì)報(bào)表、帳簿、憑證等。4.1.1.10職工檔案：包括職工在入職、調(diào)動(dòng)、離職、升遷等工作中形成的各種文件資料。4.1.1.11聲像：包括全公司在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)各項(xiàng)工作中獲得的榮譽(yù)，反映企業(yè)的基本面貌、產(chǎn)品、上級(jí)檢查指導(dǎo)工作、重大活動(dòng)、召開(kāi)會(huì)議、涉外、業(yè)務(wù)洽談等工作中形成的所有照片、錄音帶、錄像帶、光盤(pán)等。4.1.2歸檔時(shí)間：企業(yè)管理的檔案材料于次年第一季度末在檔案室的指導(dǎo)下整理歸檔；產(chǎn)品、科研、基建、設(shè)備儀器、職工、聲像的檔案材料等工作結(jié)束后或告一段落后由相關(guān)責(zé)任人整理歸檔；會(huì)計(jì)檔案隔年度由各單位會(huì)計(jì)在檔案室指導(dǎo)下歸檔。4.1.3歸檔要求：歸檔的文件材料要齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，層次分明，便于長(zhǎng)久保存，案卷整理規(guī)范，符合各類檔案案卷質(zhì)量要求。4.1.4歸檔份數(shù)：一般文件材料歸檔一式一份，比較重要的和利用頻繁的文件材料可歸檔二至三份。4.2檔案收集制度檔案收集工作是檔案工作的起點(diǎn)，是整個(gè)檔案工作極為重要的環(huán)節(jié)。4.2.1在檔案收集過(guò)程中，要正確執(zhí)行黨和國(guó)家關(guān)于檔案工作的一系列方針、政策。4.2.2要正確處理和解決檔案收集工作中局部與整體、當(dāng)前和長(zhǎng)遠(yuǎn)需要之間的關(guān)系，嚴(yán)格按檔案的形成規(guī)律和檔案工作的要求辦事，任何個(gè)人和部門(mén)不得私自存留應(yīng)歸檔文件材料，各單位工作人員在每項(xiàng)工作結(jié)束或告一段落后應(yīng)將相關(guān)材料及時(shí)歸檔，確保檔案的齊全和完整。4.2.3檔案收集工作必須保持全宗和全宗群的不可分期性，不得人為地加以分割，確保檔案能反映企業(yè)活動(dòng)的全貌。4.2.4進(jìn)行檔案收集工作，必須遵循檔案形成過(guò)程中的客觀規(guī)律性。4.2.5檔案工作者必須發(fā)揮主觀能動(dòng)性，積極主動(dòng)地深入各部門(mén)中摸清實(shí)際情況，把握檔案收集工作的規(guī)律，更好地做好收集工作。4.2.6檔案工作人員必須認(rèn)真負(fù)責(zé)，嚴(yán)格做好企業(yè)內(nèi)文件的歸檔工作。4.2.7檔案工作人員要積極參加企業(yè)的各項(xiàng)活動(dòng)，嚴(yán)格執(zhí)行“四參加”制度，做好文件材料的前期控制，及時(shí)收集整理歸檔。4.3檔案整理制度企業(yè)檔案整理工作是提供利用的前提條件，更是整個(gè)檔案工作的重要基礎(chǔ)。通過(guò)檔案的整理，可以維護(hù)檔案的完整與安全，為檔案的保管、統(tǒng)計(jì)和檢索提供基本的單位和完整的體系。4.3.1要明確檔案整理工作的具體內(nèi)容，掌握區(qū)分全宗、分類、立卷、裝訂、編目、案卷排列等知識(shí)，并認(rèn)真做好各個(gè)環(huán)節(jié)的工作。4.3.2在日常工作中要按照材料的形成規(guī)律和工作要求，將需歸檔文件材料進(jìn)行系統(tǒng)整理、歸檔。4.3.3對(duì)已經(jīng)整理的檔案，要進(jìn)行質(zhì)量檢查，對(duì)不合乎要求的案卷進(jìn)行必要的再加工，克服檔案整理中的缺陷，提高檔案質(zhì)量。4.3.4對(duì)零散文件必須進(jìn)行系統(tǒng)和全面的整理。4.3.5檔案的整理必須按照文件的自然形成規(guī)律和特點(diǎn)，最大限度地保持文件之間的歷史聯(lián)系，不能任意湊合。4.3.6整理企業(yè)在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的檔案，必須以黨的方針政策為綱領(lǐng)，遵循“出處立根”的原則，把文件有機(jī)的串聯(lián)起來(lái)。4.3.7檔案的整理必須便于保管和利用，整理檔案應(yīng)“分門(mén)別類，便于保存和查找”。4.3.8檔案必須按全宗整理，檔案的分類、立卷和編目等工作都要以全宗為基礎(chǔ)。4.3.9檔案的分類要符合國(guó)家(或行業(yè))有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，做到組卷合理，編目準(zhǔn)確。4.4檔案保管制度4.4.1要摸清和了解損毀檔案的因素，并積極采取措施，確保檔案的完整與安全。4.4.2檔案工作人員要時(shí)刻提高政治警惕性，保持較高的思想覺(jué)悟和業(yè)務(wù)水平，避免失誤，使檔案免遭破壞。4.4.3要從自然損毀檔案的內(nèi)因抓起，嚴(yán)把檔案形成材料的質(zhì)量關(guān)，必須使用符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的、耐久的書(shū)寫(xiě)材料。4.4.4嚴(yán)格控制損毀檔案的外因，采取有利措施和利用先進(jìn)設(shè)備，控制好庫(kù)房溫度、濕度、光線、灰塵、有害微生物、水、火等影響檔案壽命的因素，確保檔案完整無(wú)損。4.4.5檔案工作者要努力學(xué)習(xí)和掌握專門(mén)的科學(xué)技術(shù)知識(shí)，盡職盡責(zé)、盡心盡力，做好檔案保管工作。4.4.6檔案的保管工作必須與檔案工作的各個(gè)環(huán)節(jié)密切配合，掌握檔案工作各個(gè)環(huán)節(jié)對(duì)檔案工作的制約作用，注意在各項(xiàng)日常工作中保護(hù)檔案。4.4.7檔案工作者要大力宣傳有關(guān)檔案保護(hù)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)及文書(shū)工作規(guī)范，控制好檔案材料的質(zhì)量。4.4.8必須配備必要的庫(kù)房、櫥柜、裝具及其它保護(hù)設(shè)施，為檔案保管工作創(chuàng)造一定的硬件條件。4.4.9庫(kù)房?jī)?nèi)外要保持整潔，檔案排列要整齊、有序，嚴(yán)格控制好溫濕度，有切實(shí)可行的“九防”措施。4.4.10要嚴(yán)格做好保衛(wèi)和保密工作。4.4.11檔案工作人員必須具有扎實(shí)細(xì)致的工作作風(fēng)，嚴(yán)格按檔案工作程序辦理，取放檔案要輕拿輕放，禁止揉搓、擠塞、撕裂或其它不利于檔案工作的行為。4.4.12要定期或不定期地對(duì)檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)糾正，確保檔案的完整與安全。4.5檔案查閱制度4.5.1本公司人員因工作需要查閱有關(guān)檔案資料者，必須履行借閱手續(xù)，辦理登記并及時(shí)歸還。外單位人員借閱檔案須持單位介紹信、經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可借閱并必須辦理借閱手續(xù)。4.5.2借閱人員未經(jīng)批準(zhǔn)，不得私自進(jìn)入檔案庫(kù)房，一律在閱檔室進(jìn)行。4.5.3查閱人員只能查閱所指定的檔案材料，需抄錄或復(fù)印必須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，對(duì)無(wú)關(guān)的材料不準(zhǔn)翻閱，更不準(zhǔn)轉(zhuǎn)抄、復(fù)印、照相。4.5.41查閱人員對(duì)檔案要愛(ài)護(hù)和妥善保管。不得隨意更改、拆換、圈點(diǎn)、勾劃，嚴(yán)防丟失損壞、失密。否則，按檔案法有關(guān)規(guī)定，追究借閱人員的責(zé)任。4.5.5查閱人員查完案卷后，應(yīng)親自送交檔案管理人員，待審查無(wú)誤并注銷查閱手續(xù)后方可離開(kāi)。4.5.6查閱人員應(yīng)向檔案室提供利用檔案后的效果，檔案員應(yīng)建立利用檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)帳，及時(shí)進(jìn)行借閱檔案登記和檔案利用效果登記，并作好匯編和利用檔案收到的經(jīng)濟(jì)效益統(tǒng)計(jì)資料匯編。4.6檔案利用制度檔案工作的目的，就是充分發(fā)揮檔案在經(jīng)濟(jì)建設(shè)和精神文明建設(shè)事業(yè)中的作用，為企業(yè)及社會(huì)各項(xiàng)工作提供服務(wù)。4.6.1要明確檔案工作的最終目的，發(fā)揮檔案的作用，為黨和國(guó)家以及企業(yè)的各項(xiàng)工作服務(wù)，充分體現(xiàn)檔案和檔案工作的價(jià)值。4.6.2檔案工作人員要明確服務(wù)方向、堅(jiān)定思想信念，做到統(tǒng)籌兼顧，積極主動(dòng)為各方面提供利用。4.6.3要明確提供利用檔案和保密的關(guān)系，既要滿足各方面的利用要求，又要嚴(yán)守保密制度，維護(hù)國(guó)家和集體的利益。4.6.4開(kāi)展檔案利用工作，要遵循“熟悉檔案，了解需要”的原則，做到情況熟、業(yè)務(wù)精。4.6.5認(rèn)真、準(zhǔn)確編寫(xiě)檔案檢索工具，為利用者提供快捷、準(zhǔn)確的服務(wù)。4.6.6提供利用檔案時(shí)，要堅(jiān)持如下原則，一般情況下應(yīng)在閱檔室查閱，利用者不得查(借)閱與利用目的無(wú)關(guān)的檔案；對(duì)殘舊、易損和特別珍貴的檔案只提供復(fù)制件，一般不提供原件；在同一時(shí)間內(nèi)，提供給同一利用者的，檔案不易過(guò)多。4.6.7檔案工作人員要嚴(yán)格執(zhí)行借閱制度，不允許利用者在檔案上作任何標(biāo)記和涂改。4.6.8檔案外借必須履行審批手續(xù)。不經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)一律不準(zhǔn)外借檔案；經(jīng)批準(zhǔn)后借出的檔案要及時(shí)催要，歸還時(shí)要仔細(xì)清點(diǎn)，嚴(yán)防丟失和泄密。4.6.9檔案工作人員要積極編寫(xiě)參考資料，對(duì)檔案進(jìn)行深開(kāi)發(fā)，為利用者提供深層次服務(wù)。4.7檔案復(fù)制制度4.7.1藍(lán)圖復(fù)制：即底圖曬印制度，見(jiàn)檔案管理制度匯編4.7.2文件材料復(fù)印：1）各部門(mén)復(fù)印文件材料時(shí)，必須經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可復(fù)?。粋€(gè)人一律不準(zhǔn)私自復(fù)印，違者按文印管理制度的有關(guān)規(guī)定處罰。2）復(fù)印文件材料的數(shù)量需經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員審批并簽字，否則不予復(fù)印。3）復(fù)印需保密的文件材料時(shí)，要嚴(yán)格遵守保密制度，不準(zhǔn)發(fā)生任何泄密事件，違者要嚴(yán)肅處理。4）復(fù)印件的質(zhì)量要清晰、完整，滿足利用者的要求。5）要愛(ài)護(hù)原件，不得私自更改或亂扔。6）要愛(ài)護(hù)復(fù)印設(shè)備，做到經(jīng)常維護(hù)保養(yǎng)，盡量減少設(shè)備故障。4.7.3檔案復(fù)制(檔案的修復(fù)、搶救)：1）發(fā)現(xiàn)有因年代久遠(yuǎn)或其它原因需要修復(fù)、搶救的檔案，要及時(shí)向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可進(jìn)行復(fù)制。2）復(fù)制完畢的檔案不準(zhǔn)私自銷毀，需經(jīng)檔案鑒定領(lǐng)導(dǎo)小組審批后方可按要求處理。3）復(fù)制的數(shù)量要按需要而定，不準(zhǔn)私自復(fù)制。4）復(fù)制件的質(zhì)量要符合要求，并與原件相符，不準(zhǔn)私自更改。5）在修復(fù)、搶救檔案過(guò)程中要嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，嚴(yán)防泄密。4.8檔案保密制度4.8.1本公司檔案資料按其重要程度分為秘密和內(nèi)部資料兩種，屬秘密的資料要在封面上標(biāo)注。4.8.2按檔案資料的密級(jí)程度，采取不同的措施進(jìn)行保管和借閱，保證其安全。1）一般技術(shù)資料，因工作需要，本公司人員可定量借閱，但不得私自轉(zhuǎn)借。2）內(nèi)部資料的借閱，需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，經(jīng)檔案管理人員同意后，指定閱讀范圍，限期歸還，嚴(yán)禁外帶。3）利用秘密技術(shù)資料，須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并限定在閱檔室查閱，不準(zhǔn)摘抄、復(fù)制和拍照。4）復(fù)制秘密技術(shù)資料，須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，定額復(fù)制，并按批準(zhǔn)范圍發(fā)放。4.8.3檔案的提供利用，必須嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，享有專利及未經(jīng)鑒定的新產(chǎn)品圖樣和技術(shù)資料不準(zhǔn)對(duì)外開(kāi)放。4.8.4檔案人員要嚴(yán)格執(zhí)行保密法，做到不失密、不泄密。4.8.5外來(lái)人員一律不準(zhǔn)進(jìn)入檔案庫(kù)房，要遵守檔案管理制度，查閱資料者不得亂翻非查閱內(nèi)容。4.8.6定期檢查檔案的保密情況，對(duì)違反保密制度造成失泄密事故者，應(yīng)及時(shí)報(bào)告領(lǐng)導(dǎo)給予教育或處理。4.9檔案的鑒定、銷毀制度4.9.1檔案的鑒定工作由鑒定領(lǐng)導(dǎo)小組及工作小組負(fù)責(zé)，鑒定領(lǐng)導(dǎo)小組及工作小組由分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)、有關(guān)專業(yè)技術(shù)人員、檔案人員組成。4.9.2檔案的鑒定要嚴(yán)格執(zhí)行上級(jí)有關(guān)部門(mén)制定的原則、標(biāo)準(zhǔn)、檔案的保管期限和檔案銷毀制度，除人事檔案外其余檔案的鑒定工作一般每?jī)赡赀M(jìn)行一次。4.9.3檔案鑒定的內(nèi)容：1）是否有保存價(jià)值；2）是否達(dá)到檔案管理標(biāo)準(zhǔn)；3）調(diào)整保管期限；4）調(diào)整檔案的密級(jí)；5）把失去利用價(jià)值的檔案材料剔出，登記造冊(cè)。4.9.4每次鑒定要寫(xiě)出鑒定報(bào)告，在備考表中注明鑒定意見(jiàn)、鑒定日期、并有鑒定領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)人簽名。4.9.5檔案鑒定的標(biāo)準(zhǔn)：1）劃定保管期限準(zhǔn)確；2）年度完成項(xiàng)目的歸檔率達(dá)100%；永久、長(zhǎng)期保存檔案的完整率不低于98%。3）歸檔的文件材料組卷合理、排列整齊，符合其形成規(guī)律，案卷質(zhì)量達(dá)到國(guó)家要求。4）歸檔時(shí)間、歸檔份數(shù)嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)家規(guī)定。4.9.6鑒定中若發(fā)現(xiàn)檔案不準(zhǔn)確、不完整等，要及時(shí)責(zé)成有關(guān)部門(mén)和人員修改、補(bǔ)充。4.9.7經(jīng)鑒定，對(duì)確無(wú)保存價(jià)值需要銷毀的檔案，要造具清冊(cè)、寫(xiě)出銷毀報(bào)告，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，有關(guān)部門(mén)備案后方可實(shí)施。4.9.8檔案銷毀時(shí)要指定二人監(jiān)銷，以防失密，監(jiān)銷人員必須在“銷毀登記表”上簽名蓋章。4.9.9銷毀檔案登記表要永久保存。4.10檔案統(tǒng)計(jì)制度4.10.1檔案統(tǒng)計(jì)工作要堅(jiān)持實(shí)事求是的原則，如實(shí)提供全面準(zhǔn)確的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)和資料。4.10.2本公司的檔案統(tǒng)計(jì)工作由集團(tuán)綜合檔案室負(fù)責(zé)，業(yè)務(wù)上接受上級(jí)主管部門(mén)的監(jiān)督指導(dǎo)。4.10.3檔案統(tǒng)計(jì)工作的內(nèi)容：1）檔案基本情況統(tǒng)計(jì)：包括組織機(jī)構(gòu)、人員素質(zhì)、庫(kù)房面積和設(shè)備、檔案資料庫(kù)藏情況統(tǒng)計(jì)。2）檔案數(shù)量統(tǒng)計(jì)：是對(duì)一定時(shí)期內(nèi)檔案的收集、移交、歸檔、庫(kù)存情況數(shù)量的統(tǒng)計(jì)（其中底圖以張數(shù)計(jì)算數(shù)量，其它類型的按項(xiàng)、卷、份、頁(yè)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)）。3）永久、長(zhǎng)期保存檔案的完整、準(zhǔn)確情況統(tǒng)計(jì)。4）檔案利用情況：是指在一定時(shí)期內(nèi)對(duì)各類檔案的借閱提供次數(shù)、數(shù)量、查全、查準(zhǔn)及利用效果統(tǒng)計(jì)。5）檔案鑒定銷毀情況統(tǒng)計(jì)。6）保管清查情況統(tǒng)計(jì)：主要是對(duì)不同時(shí)期遺失、損壞的檔案（包括機(jī)械、蟲(chóng)、鼠、微生物及人為的損壞）等情況統(tǒng)計(jì)。7）復(fù)制和分發(fā)數(shù)量統(tǒng)計(jì)。4.10.4在檔案統(tǒng)計(jì)工作中，如發(fā)現(xiàn)帳物不符，應(yīng)及時(shí)查明原因，并報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)予以解決。4.10.5統(tǒng)計(jì)工作每年一次，并建立各種登記、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、按上級(jí)的要求如實(shí)上報(bào)。4.10.6每次統(tǒng)計(jì)結(jié)束后，檔案室組織人員進(jìn)行統(tǒng)計(jì)整理和統(tǒng)計(jì)分析，及時(shí)研究檔案工作中的新情況、新問(wèn)題，并提出改進(jìn)建議和措施，統(tǒng)計(jì)資料永久保存。4.11底圖保管、更改制度4.11.1底圖更改由原設(shè)計(jì)部門(mén)負(fù)責(zé)。4.11.2底圖應(yīng)進(jìn)行分類編號(hào)登記、編制底圖檔案目錄，填寫(xiě)底圖卡片，平放在特制的底圖櫥內(nèi)。4.11.3底圖除修改、印曬外，不得外借。4.11.4修改已歸檔的底圖，必須填寫(xiě)圖樣更改通知單，經(jīng)分管廠長(zhǎng)、工程師、主管部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，杜絕私人私自更改圖紙。違者按公司有關(guān)規(guī)定進(jìn)行處罰。4.11.5底圖的修改應(yīng)由2人（原設(shè)計(jì)人、校對(duì)人）按更改通知單到檔案室修改，檔案人員依照更改通知單監(jiān)督修改。如發(fā)現(xiàn)有違反修改規(guī)則之處，必須報(bào)告檔案主管領(lǐng)導(dǎo)。4.11.6通知單由檔案室妥善保管，并辦理歸檔曬發(fā)手續(xù)，復(fù)制下發(fā)手續(xù)。4.11.7藍(lán)圖更改在檔案人員接到更改通知單后立即進(jìn)行。4.11.8底圖更改采用刮改方法：用刮、擦方法將需更改部分的原痕跡去掉，然后填注更改后的內(nèi)容，并且填上更改標(biāo)記。標(biāo)記應(yīng)按字母順序排列（第一次更改為a，第二次更改為b，）。在圖框的更改標(biāo)記欄內(nèi)要寫(xiě)更改單號(hào)、標(biāo)記、更改處數(shù)、更改人、更改日期。4.11.9藍(lán)圖更改采用杠改法：將要更改的圖形或尺寸，用細(xì)實(shí)線劃掉（從左上方向右下方劃45斜線），被劃掉的圖形尺寸仍可清楚看出改前的情況。在改動(dòng)的尺寸，圖形右上方填注新的尺寸或圖形，更改后，在改動(dòng)部位的側(cè)面注上更改標(biāo)記，標(biāo)記應(yīng)按字母順序排列（第一次更改為a，第二次更改為b，）。在圖框內(nèi)的更改標(biāo)記欄內(nèi)寫(xiě)明更改單號(hào)、標(biāo)記、更改處數(shù)、更改人、更改日期。4.11.10如果更改次數(shù)、處數(shù)太多影響圖面清晰，就需更換底圖。更換時(shí)要以最后一次更改為標(biāo)準(zhǔn)描繪新圖，注明最后一次更改標(biāo)記，在新底圖更改處數(shù)欄內(nèi)寫(xiě)“換”字，標(biāo)記欄內(nèi)空白。原底圖作廢，新圖代號(hào)與原圖一樣，簽字手續(xù)與原底圖相同，由檔案室負(fù)責(zé)歸檔。4.11.11底圖破損嚴(yán)重的檔案室負(fù)責(zé)或委托有關(guān)部門(mén)復(fù)制新底圖，以替換損壞了的舊底圖。在新圖裝訂欄內(nèi)空白處復(fù)制人填寫(xiě)“復(fù)制”二字，并由復(fù)制人及校對(duì)人簽字。檔案管理人員在歸檔底圖的裝訂欄內(nèi)空白處寫(xiě)上“已復(fù)制”三字，并寫(xiě)上復(fù)制人姓名、日期。4.11.12檔案室應(yīng)單獨(dú)保存作廢或替換的底圖，不得自行銷毀，保存期限為12年，作廢或替換的藍(lán)圖（復(fù)印圖）長(zhǎng)期保存。4.12外出人員獲取資料歸檔制度4.12.1參加上級(jí)或主管部門(mén)召開(kāi)的會(huì)議，對(duì)會(huì)議分發(fā)的文件，入會(huì)人員散會(huì)后，要按照歸檔范圍要求及時(shí)送各所屬檔案室歸檔，不得擅自處理。4.12.2外出學(xué)習(xí)、參觀、考察和參加各種會(huì)議人員所獲得的應(yīng)歸檔的各類文件及其它載體的資料均有積極搜集資料（包括作好記錄）的義務(wù)。力求內(nèi)容充分準(zhǔn)確，具有保存價(jià)值。4.12.3報(bào)銷外出學(xué)習(xí)、考察等的材料費(fèi)用，需先歸檔，檔案部門(mén)簽字驗(yàn)收后，財(cái)務(wù)部門(mén)方可給予報(bào)銷。4.12.4對(duì)于經(jīng)常外出學(xué)習(xí)、參觀、考察人員，而一貫搜集資料齊全，記錄認(rèn)真，歸檔及時(shí)，要給予表彰獎(jiǎng)勵(lì)。反之，要追究有關(guān)人員的責(zé)任，并給予必要的經(jīng)濟(jì)懲罰。4.13檔案庫(kù)房管理制度4.13.1檔案庫(kù)房要配備必要的設(shè)施和工具，采取措施，做到防火、防蟲(chóng)、防鼠、防潮、防塵、防盜、防污染、防光、防高溫等。4.13.2嚴(yán)禁在檔案庫(kù)房?jī)?nèi)吸煙存放易燃、易爆等雜物，確保檔案資料完整與安全。4.13.3檔案廚具要按類排放，橫豎成行，整齊一致，案卷要按自然形成規(guī)律和內(nèi)部有機(jī)聯(lián)系，整理上架，排列有序。4.13.4搞好庫(kù)房?jī)?nèi)的清潔衛(wèi)生，定期測(cè)試和記錄庫(kù)房?jī)?nèi)溫濕度，采取措施進(jìn)行調(diào)節(jié)和控制，使室溫保持在1424， 相對(duì)溫度控制在4560范圍內(nèi)。4.13.5非檔案工作人員不得擅自進(jìn)入檔案庫(kù)房，查閱檔案應(yīng)在閱檔室查閱。4.13.6庫(kù)內(nèi)檔案材料不得攜帶外出，私自轉(zhuǎn)借他人，不得任意向外泄露檔案情況。4.13.7對(duì)庫(kù)房全部檔案要建立管理臺(tái)帳，收進(jìn)和移出的檔案要及時(shí)進(jìn)行登記和注銷，做到檔案出入庫(kù)有據(jù)，帳物相符。4.13.8庫(kù)房要與閱檔室、辦公室分開(kāi)，確保檔案資料的秘密安全，延長(zhǎng)檔案資料的壽命。4.13.9提高警惕，做好安全保衛(wèi)工作。4.14實(shí)物檔案管理制度4.14.1實(shí)物檔案是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)成果的歷史見(jiàn)證，它是維護(hù)企業(yè)歷史真實(shí)面貌的一項(xiàng)重要工作，也是企業(yè)檔案的重要組成部分。4.14.2凡是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、科技、政治經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中所獲取的各類榮譽(yù)證書(shū)、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)杯、錦旗等都要及時(shí)歸檔排列上架，分類編號(hào)，編寫(xiě)目錄。4.14.3凡屬本公司歸檔范圍的實(shí)物均由各有關(guān)部門(mén)送交檔案室陳列保管。并編寫(xiě)說(shuō)明，有效地為企業(yè)積累形象直觀的檔案史料。4.14.4對(duì)歸檔的實(shí)物要妥善保管，對(duì)陳舊的定期檢查和修復(fù)，做到防蟲(chóng)、防霉、防丟失。4.14.5非管理人員未經(jīng)批準(zhǔn)一律不準(zhǔn)進(jìn)入庫(kù)房。4.15企業(yè)職工檔案管理制度4.15.1凡本公司職工的檔案，一律移交檔案室歸檔，統(tǒng)一管理；任何部門(mén)和個(gè)人不得私自保存，要由檔案室設(shè)專人管理。4.15.2由人事部門(mén)具體負(fù)責(zé)整理裝訂職工檔案材料，并編寫(xiě)檢索目錄，按年度移交至檔案室。4.15.3檔案人員嚴(yán)格執(zhí)行保密法，做到不失密、不泄密，做好職工檔案的安全、保密、保護(hù)工作。4.15.4本公司工作人員需查閱或借閱職工檔案，必須經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，辦好手續(xù)方可查閱；外單位借閱檔案必須持單位介紹信，并經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，辦好借閱手續(xù)，否則不予接待。4.15.5對(duì)歸還的檔案要嚴(yán)格進(jìn)行核對(duì)檢查，并及時(shí)入庫(kù)。4.15.6對(duì)檔案內(nèi)容不得私自翻印、轉(zhuǎn)抄、復(fù)制、抄錄、涂改。4.15.7檔案除特殊情況外一般不借出查閱；如必須借出查閱時(shí)，需經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，嚴(yán)格履行登記手續(xù)，并按期歸還。4.15.8任何個(gè)人不得借閱或查閱本人及親屬（包括父母、配偶、子女及兄弟姐妹等）的檔案。4.15.9因工作需要從檔案中取證的，須請(qǐng)示領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后才能復(fù)制辦理。4.16聲像檔案管理制度4.16.1聲像檔案的收集4.16.1.1收集范圍：1）本單位召開(kāi)的重要會(huì)議和重大活動(dòng)的錄音、錄像、照片等；2）凡反映本單位的工作科技成果和各職能活動(dòng)的錄音、錄像、照片等；3）公司領(lǐng)導(dǎo)人和知名人士參加重大業(yè)務(wù)活動(dòng)的照片、錄音、錄像；4）反映本公司廠容廠貌的照片、錄音、錄像等；5）其它有保存價(jià)值的聲像、照片。4.16.1.2收集時(shí)間和要求：1）照片沖洗加工后，承辦單位或承包人整理并編寫(xiě)說(shuō)明后及時(shí)送交檔案室，特殊情況下可適當(dāng)延長(zhǎng)歸檔時(shí)間。2）底片、照片說(shuō)明齊全，底片與照片相符。4.16.2聲像檔案分類整理：4.16.2.1聲像檔案的整理應(yīng)按其形成的特點(diǎn)和規(guī)律，保持有機(jī)的聯(lián)系，能夠反映歷史活動(dòng)的真實(shí)面貌，便于保管和利用照片檔案的底片應(yīng)單獨(dú)整理和存放，照片應(yīng)和說(shuō)明一同整理存放。4.16.2.2照片、底片、磁帶采取流水編號(hào)，底片號(hào)可用鐵筆刻寫(xiě)在底片右上角。4.16.2.3照片的文字說(shuō)明應(yīng)包括事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、背景、攝影者六要素。文字要簡(jiǎn)潔，不超過(guò)60個(gè)字。4.16.2.4照片的分類應(yīng)按年代問(wèn)題分類，不能隨意變動(dòng)。4.16.2.5要建立卷內(nèi)目錄，卷內(nèi)備考表。4.16.3聲像檔案質(zhì)量要求：4.16.3.1聲像檔案案卷題名應(yīng)概括其基本主題。4.16.3.2檔號(hào)規(guī)范、準(zhǔn)確、清晰，避免重編、漏編號(hào)及空號(hào)現(xiàn)象。4.16.3.3文字說(shuō)明格式正確，項(xiàng)目齊全，能準(zhǔn)確提示內(nèi)容和反映整理情況。4.16.4聲像檔案的保管：4.16.4.1建立保管專柜，并采取措施，控制溫度和濕度，采用防火、防光模裝具備，以最大限度地延長(zhǎng)聲像檔案的壽命。4.16.4.2磁帶、錄像