某建筑設(shè)計院費用管理辦法.doc

. . . . .XX建筑工程設(shè)計研究院管 理 制 度制度名稱： 費用管理辦法制度編號： JGY/C-06-3B編寫部門： 財務(wù)部簽發(fā)日期： 2006年9月22日費用管理辦法第一章 總則第一條 為了加強(qiáng)XX建筑工程設(shè)計研究院（以下簡稱XX院）費用的管理，明確職責(zé)分工和管理權(quán)限，規(guī)范費用開支范圍和控制費用支出，保證各項管理工作的正常開展，根據(jù)企業(yè)會計制度和AA集團(tuán)公司財務(wù)規(guī)章制度，制訂本辦法。第二條 本辦法所稱費用是指本單位為組織和管理生產(chǎn)經(jīng)營所發(fā)生的管理費用以及在營銷過程中發(fā)生的經(jīng)營費用。第三條 本辦法包括四個管理細(xì)則（見附件一至附件四）。第四條 本辦法適用于XX院。第五條 本院主管負(fù)責(zé)人對費用內(nèi)部控制的建立健全和有效實施負(fù)責(zé)。第二章 費用的管理第六條 費用的管理體系（一） 費用的管理業(yè)務(wù)包括費用的預(yù)算和費用的日常管理。（二） 財務(wù)部是費用的綜合管理部門，各費用責(zé)任中心是費用的具體實施部門，其責(zé)任人是各部門的負(fù)責(zé)人。第七條 費用的預(yù)算管理（一） 本院的費用實行預(yù)算管理，費用支出嚴(yán)格按照預(yù)算執(zhí)行。（二） 費用的年度預(yù)算和月度執(zhí)行預(yù)算的編制、調(diào)整、追加、反饋、報告等，按照產(chǎn)業(yè)公司預(yù)算管理制度執(zhí)行。第八條 費用的組成內(nèi)容包括員工工資、職工福利費、差旅費、辦公費、折舊費、修理費、物料消耗、低值易耗品攤銷、工會經(jīng)費、職工教育經(jīng)費、勞動保險費、待業(yè)保險費、咨詢費、訴訟費、排污費、綠化費、稅金、租賃費、土地使用費、技術(shù)轉(zhuǎn)讓費、技術(shù)開發(fā)費、無形資產(chǎn)攤銷、業(yè)務(wù)活動費、廣告費、運輸費、計提壞帳準(zhǔn)備、存貨盤盈盤虧（不包括應(yīng)計入營業(yè)外支出的存貨損失）以及其它費用項目。第九條 費用報銷流程及審批權(quán)限本院費用報銷審批實行一支筆的原則。為了保證XX院業(yè)務(wù)正常運作，現(xiàn)金流暢通，對差旅費、招待費、汽車費用等日常費用按預(yù)算嚴(yán)格控制支付。工程項目付款視工程項目進(jìn)度及資金凈流量，按項目預(yù)算同進(jìn)度嚴(yán)格控制。費用必須據(jù)實憑發(fā)票報銷，先填寫相關(guān)報銷票據(jù)，在發(fā)票背面詳細(xì)寫明該費用的發(fā)生情況，再在報銷單據(jù)上將費用予以歸類，然后報經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審查，財務(wù)根據(jù)預(yù)算審核，院主管負(fù)責(zé)人審批后在財務(wù)部報銷。（一） 日常報銷，如：預(yù)算范圍內(nèi)的辦公費、水電費、午餐費、包車費等，先由歸口部門負(fù)責(zé)人對發(fā)生的費用進(jìn)行審核確認(rèn)，再由財務(wù)部門對報銷的單據(jù)進(jìn)行確認(rèn)，依據(jù)院財務(wù)及相關(guān)制度進(jìn)行審核，并核查發(fā)生的費用是否在預(yù)算范圍內(nèi)，然后由報銷人交院主管負(fù)責(zé)人審批，最后到出納處報銷。（二） 差費報銷單必須經(jīng)部門負(fù)責(zé)人先對發(fā)生的費用進(jìn)行審核確認(rèn)，再由報銷人交院主管負(fù)責(zé)人審批，然后由財務(wù)部門按XX院費用管理細(xì)則附件二“差旅費管理細(xì)則”核定差旅費，最后到出納處報銷。如果相關(guān)費用超出公司制定的“差旅費管理細(xì)則”核定的標(biāo)準(zhǔn)，則在相應(yīng)的費用單據(jù)背后有情況說明和院主管負(fù)責(zé)人的簽字確認(rèn)方可報銷。（三） 招待費報銷，先由部門負(fù)責(zé)人對發(fā)生的費用進(jìn)行審核，再交院主管負(fù)責(zé)人審批，然后由財務(wù)部門對單據(jù)進(jìn)行審核，最后到出納處報銷。（四） 工資以及四金、勞務(wù)費，先由綜合部負(fù)責(zé)人審核，再由院主管負(fù)責(zé)人審批，然后由財務(wù)部支出。（五） 工程項目費用支出，如采購材料，發(fā)包合同支付款項等，由項目經(jīng)理（或其指定經(jīng)辦人）填寫“支票申請單”，由歸口部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核，再由經(jīng)營計劃部審核，院主管負(fù)責(zé)人審批，經(jīng)辦人憑院主管負(fù)責(zé)人簽字的支票申請單附相關(guān)協(xié)議、結(jié)算單、申購單等，交財務(wù)部門審核后按相關(guān)規(guī)定付款。（六）貿(mào)易類業(yè)務(wù)應(yīng)同時提交承接和采購合同（或訂單），部門負(fù)責(zé)人審核后，交財務(wù)部門審核，同時核查收款情況，然后交院主管負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。（七）有預(yù)算外的支出，一律須經(jīng)院主管負(fù)責(zé)人及相關(guān)制度確定的負(fù)責(zé)人審批方可支出。（八）報銷單據(jù)及用款申請單據(jù)在未支付前，由經(jīng)辦人各自保存，財務(wù)部門不負(fù)責(zé)保存任何未經(jīng)支付的憑證。（九）各部門傳遞發(fā)票到財務(wù)部門及財務(wù)部門傳遞發(fā)票或支票等到各部門時，均應(yīng)有簽收手續(xù)。第十條 專項費用的歸口部門（一） 綜合部為員工工資、職工福利費、修理費、辦公費、租賃費、伙食費、小車費用、書刊等資料費、教育培訓(xùn)費、勞務(wù)費、物業(yè)管理費等歸口管理部門。（二） 歸口管理部門應(yīng)制訂相應(yīng)的管理制度。第十一條 費用的預(yù)算管理及分析報告財務(wù)部是費用的綜合管理部門，全面負(fù)責(zé)費用的預(yù)算管理業(yè)務(wù)，包括費用的年度和月度預(yù)算的組織編制，報院主管負(fù)責(zé)人審批和下達(dá)；組織完成費用年度和月度預(yù)算、項目預(yù)算的執(zhí)行情況分析，以及按月反饋費用的執(zhí)行情況；各責(zé)任部門按月對費用進(jìn)行逐項分析，對偏離預(yù)算范圍的費用項目，應(yīng)予查明原因，對異常情況提出有效的控制措施。如個人原因造成的損失，由當(dāng)事人承擔(dān)。第十二條 費用的考核財務(wù)部根據(jù)公司管理的要求制訂費用預(yù)算考核辦法，確保生產(chǎn)經(jīng)營目標(biāo)的實現(xiàn)。考核結(jié)果同員工考評相結(jié)合。第三章 附則第十三條 本辦法由財務(wù)部負(fù)責(zé)解釋。第十四條 本辦法自下發(fā)之日起實施。 二00五年X月X日附件一：業(yè)務(wù)招待費管理細(xì)則第一條 業(yè)務(wù)招待費是指公司為生產(chǎn)經(jīng)營的合理需要所支付的各種應(yīng)酬性費用。第二條 公司業(yè)務(wù)招待費采用：從實列支、規(guī)定限額、合理使用、年終審計、定期報告的管理方式。院負(fù)責(zé)人按實報銷、經(jīng)營計劃部負(fù)責(zé)人限額為1000元/次、其他部門負(fù)責(zé)人限額為500元/次，超出限額須經(jīng)院負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后報銷。第三條 預(yù)算管理（一） 業(yè)務(wù)招待費實行專項預(yù)算管理。各部門按經(jīng)營指標(biāo)提出所需的業(yè)務(wù)招待費指標(biāo)，由財務(wù)部根據(jù)院經(jīng)營情況和各部門業(yè)務(wù)和管理的需要，綜合平衡，報院主管負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后下達(dá)執(zhí)行。各部門應(yīng)本著小額、合理、必需、從簡的原則，統(tǒng)籌安排，節(jié)約使用。（二） 業(yè)務(wù)招待費必須控制在預(yù)算之內(nèi)，不得發(fā)生超支。（三） 各部門的業(yè)務(wù)招待費在預(yù)算中單獨列示。第四條 開支范圍（一） 與本院保持長期良好供銷協(xié)作關(guān)系且信譽好的單位和個人，可適當(dāng)贈送小額、有意義的紀(jì)念品。（二） 用于物資采購、產(chǎn)品營銷等業(yè)務(wù)交往中的各項必要的應(yīng)酬開支。（三） 用于有特殊意義的座談會、茶話會和其它活動必要的費用。（四） 用于經(jīng)院領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，在公司召開的各種會議所發(fā)生的補貼費用。（五） 用于合理的但不能直接計入成本、費用的其它零星開支。第五條 業(yè)務(wù)招待費的開支應(yīng)本著盡量節(jié)約、有效的原則（誰主張，進(jìn)誰的費用額度），事前申請，報院主管負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后執(zhí)行。第六條 內(nèi)部管理（一） 本院業(yè)務(wù)招待費的預(yù)算執(zhí)行情況，由財務(wù)部按月提出預(yù)算執(zhí)行情況分析報告。對外招待、應(yīng)酬，不得任意揮霍、鋪張浪費，經(jīng)辦人員不得從中謀取私利。（二） 業(yè)務(wù)招待費一律不得用于內(nèi)部各部門之間的業(yè)務(wù)招待。（三） 財務(wù)部應(yīng)加強(qiáng)對業(yè)務(wù)招待費的管理，做到帳目清楚，手續(xù)完備，院主管負(fù)責(zé)人一支筆審批。 二00五年七月附件二：差旅費管理細(xì)則第一條 申請借支差旅費，一律憑借款單經(jīng)部門負(fù)責(zé)人及院主管負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)，到財務(wù)部辦理借款手續(xù)。第二條 凡購自備車并享受私車共用現(xiàn)金交通補貼的員工，其市內(nèi)公出發(fā)生的過橋費、停車費、出租車費、公交費、汽油費等交通費一律不得報銷。第三條 市內(nèi)公出，原則上不得住宿，若確因條件限制、工作需要（如赴遠(yuǎn)郊或崇明、金山等地），經(jīng)院主管負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，可報銷食宿費。第四條 出差住宿費標(biāo)準(zhǔn)為（包括外省市）：院級領(lǐng)導(dǎo)，據(jù)實報銷；部門負(fù)責(zé)人限額240元/天，其他員工限額140元/天，多人出差時，同性別人員兩人也為140元/天，據(jù)實報銷；因本院已實行工作餐補貼，故原則上市內(nèi)出差不補助誤餐費（節(jié)假日例外）。對市外出差，按實際住宿天數(shù)發(fā)給用餐補助，補助標(biāo)準(zhǔn)為30元/天，同時上海的工作餐補貼在下月扣回。（接待單位安排食宿的除外）。第五條 員工經(jīng)批準(zhǔn)在本市參加各類專修班、進(jìn)修班、培訓(xùn)班：走讀的，不享受伙食補助；住讀的，不補助誤餐費；因參加學(xué)習(xí)而增加的交通費用由本人自理，不得報銷。第六條 員工（含部門負(fù)責(zé)人）到外省市出差限乘坐火車硬座和硬臥、輪船三等艙及長途汽車。為節(jié)約費用開支，公司員工乘坐飛機(jī)、高速旅游列車、高速氣墊船等收費檔次較高的交通工具，必須從嚴(yán)控制，確需乘坐時，應(yīng)事前向院主管負(fù)責(zé)人申請，經(jīng)批準(zhǔn)后乘坐。第七條 外埠市內(nèi)交通費報銷標(biāo)準(zhǔn)，以公共交通工具為主，按實憑票報銷，若確因需要叫出租車的，必須事先通報院主管負(fù)責(zé)人審批，經(jīng)同意后，憑票報銷；使用公司車輛的則不享有該項報銷。第八條 出差天數(shù)的計算，按長途汽車及火車的發(fā)車、飛機(jī)起飛、輪船啟航離滬時間至出差結(jié)束返回抵滬時間的日歷天數(shù)計算。凡超過半天算一天，未超過半天算半天。第九條 出差人員因私繞道發(fā)生的差旅費，應(yīng)按直線距離相應(yīng)的費用報銷，超支部分自理；若繞道費用低于直線費用，據(jù)實報銷。繞道期間的各項補貼不予計發(fā)。第十條 外省市差旅費實行預(yù)算總額控制。出差申請借款的金額根據(jù)具體情況借支，申請借款的應(yīng)在回院后一周內(nèi)憑部門領(lǐng)導(dǎo)簽字的出差報告核銷借款，超過一個月未核銷將從工資中扣除。前賬不清，后賬不借。 多人參與的費用，應(yīng)盡量分開結(jié)算，或進(jìn)行合理分?jǐn)偅员阌诟鼫?zhǔn)確地進(jìn)行費用核算。第十一條 對于現(xiàn)場工程管理人員的外地出差費用實行費用包干。包干費用包括：住宿、餐費、地區(qū)交通費（不含從上海至現(xiàn)場及現(xiàn)場回上海的車費）。費用包干的標(biāo)準(zhǔn)為100元/天。在上海地區(qū)項目需長期住現(xiàn)場的，費用參照外地費用報銷規(guī)定，市內(nèi)交通費不得報銷。 二00五年七月 附件三：辦公費用管理細(xì)則第一條 辦公費是指郵電費、資料費、辦公用品費等費用。辦公費管理實行預(yù)算單列管理。綜合部是辦公用品費用預(yù)算管理的責(zé)任單位。辦公用品費用預(yù)算執(zhí)行和控制實行部門主管負(fù)責(zé)制。各單位本著必需、合理、節(jié)約的原則在辦公室用品費用的年度預(yù)算指標(biāo)內(nèi)控制使用，不得超支預(yù)算指標(biāo)。業(yè)務(wù)往來信件盡量用電子郵件寄送，確需通過郵局寄送的，除所寄資料有時限要求或特別重要外，一般不使用特快專遞形式。公司員工在打印、復(fù)印資料時，在不影響工作效果及效率的前提下，應(yīng)盡量物盡其用，充分利用已用過的紙張。嚴(yán)禁利用公司復(fù)印機(jī)、打印機(jī)、紙張等公司財產(chǎn)為個人或他人復(fù)印與工作無關(guān)的資料。辦公用品實行歸口管理。各部門是辦公用品的領(lǐng)用單位，綜合部是辦公用品歸口管理的責(zé)任部門，財務(wù)部是辦公用品預(yù)算管理部門。第二條 綜合部負(fù)責(zé)制訂辦公家具的配置標(biāo)準(zhǔn)，協(xié)調(diào)選用辦公用品的檔次和確定使用的范圍，負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)處理辦公用品質(zhì)量上出現(xiàn)的問題。第三條 各部門領(lǐng)用辦公用品，應(yīng)本著節(jié)約、必需的原則進(jìn)行，事先填制辦公用品申領(lǐng)單，寫明所需物品的名稱、規(guī)格，綜合部審核后予以購買或配置。第四條 各部門領(lǐng)取辦公用品，凡屬日常辦公或有同類品種的，不得領(lǐng)用高檔或進(jìn)口辦公用品。第五條 新進(jìn)公司人員所需辦公用品，以節(jié)約為原則，盡量利用舊的，可先在本部門內(nèi)調(diào)劑解決，確需要新增（或部分更新）的，報綜合部審核后方可領(lǐng)用，未經(jīng)審核手續(xù)而擅自購買所發(fā)生的費用財務(wù)部一律不予報銷。第六條 辦公用品的購買與發(fā)放，由綜合部統(tǒng)一經(jīng)辦，綜合部建立入庫、發(fā)放記錄，應(yīng)指定專人根據(jù)辦公用品購買發(fā)票的稅前金額，結(jié)合辦公用品購買清單與各部門申領(lǐng)清單，在各部門的費用中進(jìn)行分?jǐn)?，并附分?jǐn)偯骷?xì)，再經(jīng)由正常報銷或申請借款的途徑交予財務(wù)部處理。第七條 綜合部應(yīng)將于每月25日之前各部門辦公用品領(lǐng)用清單和結(jié)算價格，書面報財務(wù)部，不得跨月。 二00五年七月附件四：其他費用管理細(xì)則一、 會議費第一條 參加外埠召開的會議，凡是由會議統(tǒng)一安排住宿的，憑會議證明，據(jù)實報銷；無會議證明的按出差住宿費用標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。第二條 會議期間的伙食補貼，按出差標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行（交納會務(wù)費的，無伙食補貼）；外埠市內(nèi)交通費不給予補貼，由與會人員自理。第三條 發(fā)生的會務(wù)費用，事先經(jīng)部門、院主管領(lǐng)導(dǎo)同意后，據(jù)實報銷。第四條 會議發(fā)生的資料費用，由綜合部登記確認(rèn)后，據(jù)實報銷。二、員工探親費第一條 享受一年一次探親假待遇的員工，乘坐火車的一律報銷硬座費用（年滿50周歲且連續(xù)乘坐48小時以上者可報銷硬臥費用）；輪船報銷四等艙（包括四等艙）以下費用；乘坐長途公共汽車不屬繞道的據(jù)實報銷；因故乘飛機(jī)、臥鋪、出租車或旅游車超過標(biāo)準(zhǔn)的，按規(guī)定的直線車、船票報銷，超支部分由個人自理。第二條 探親往返途中，因限于交通條件需中途轉(zhuǎn)換交通工具并在中轉(zhuǎn)點住宿的，每中轉(zhuǎn)一次，可憑票報銷1天的普通床位費（80元/天以內(nèi)），超過規(guī)定的天數(shù)及住宿標(biāo)準(zhǔn)的費用由個人自理（因自然災(zāi)害等不可抗拒因素除外）。第三條 享