時(shí)間管理技巧培訓(xùn)課件(PPT 41頁(yè)).ppt

國(guó)家人力資源管理師 馬志華 時(shí)間管理技巧 時(shí)間管理 昨天是一張已被注銷的支票明天是一張尚未到期的本票今天則是隨時(shí)可運(yùn)用的現(xiàn)金 2 3 時(shí)間的價(jià)值 可以支配的時(shí)間就是財(cái)富本身 馬克思世界上最珍貴的東西就是時(shí)間 愛(ài)迪生 4 時(shí)間數(shù)量 你一生可支配的時(shí)間是多少 2 2 5 人生70古來(lái)稀 假設(shè)我能活80歲 生命倒計(jì)時(shí)法 如何進(jìn)行有效的時(shí)間管理 6 時(shí)間價(jià)值分析法 時(shí)間價(jià)值表 時(shí)間成本 7 全球調(diào)查結(jié)果 時(shí)間管理無(wú)效十大原因 1 優(yōu)先順序不明確2 電話打擾3 缺乏目標(biāo)計(jì)劃4 貪多嚼不爛5 不速之客6 無(wú)效授權(quán)7 桌面雜亂無(wú)章 找不到東西8 缺乏自律 拖延9 不會(huì)說(shuō) 不 10 低效的會(huì)議 時(shí)間管理無(wú)效的十大原因 8 時(shí)間管理中最根本的要素 事件時(shí)間管理的實(shí)質(zhì)是什么 事件的選擇與管理 認(rèn)識(shí)時(shí)間管理 9 效果 效率 做正確的事情目標(biāo) 計(jì)劃 書(shū)面界定結(jié)果計(jì)劃 行動(dòng) 縝密思考策劃排序 羅列 優(yōu)先高于一切20 80 保證少數(shù)重點(diǎn)集中 分散 專注整塊時(shí)間人 事 投資情感帳戶羅盤(pán) 時(shí)鐘 平衡工作生活 時(shí)間管理的八大原則 10 明確角色 職責(zé)與目標(biāo)列出事件清單排定事件次序制定時(shí)間計(jì)劃表言行一致地執(zhí)行調(diào)整和改善 時(shí)間管理的核心步驟 11 1 明確角色 職責(zé)與目標(biāo)公私兼顧 工作 家庭價(jià)值為先 以價(jià)值觀為依據(jù) 時(shí)間管理的核心步驟 第一步 12 案例 1953年 美國(guó)耶魯大學(xué)對(duì)應(yīng)屆畢業(yè)生做了一項(xiàng)研究調(diào)查 他們發(fā)現(xiàn)有3 的同學(xué)還沒(méi)有畢業(yè)就設(shè)定了他們?nèi)松哪繕?biāo) 20年后 也就是1973年 這3 的同學(xué)比其他97 的同學(xué)更顯得富裕 這3 的同學(xué) 他們做了7件事情 他們?cè)?jīng)很確實(shí)地寫(xiě)下了他們想做的事情 他們列出了達(dá)成目標(biāo)所得到的好處 他們列出達(dá)成目標(biāo)要克服的障礙 他們列出了達(dá)成目標(biāo)必須必備的知識(shí)以及信息 他們列出了達(dá)成目標(biāo)需要共同協(xié)力的團(tuán)隊(duì) 人員或者組織 他們總結(jié)出一套行動(dòng)計(jì)劃 他們寫(xiě)出了達(dá)成目標(biāo)的具體時(shí)間 要想在你的一生或者未來(lái)實(shí)現(xiàn)你的夢(mèng)想 你必須做一件事情 那就是設(shè)定目標(biāo) 目標(biāo)管理 目標(biāo)的設(shè)定 13 Specific具體的 我要做個(gè)有錢(qián)人 Measurable可以計(jì)量的 我要花40萬(wàn)買(mǎi)一套房子 Attainment可以達(dá)到的 Reasonable合理的 Time有時(shí)間性的 我一定要拿到會(huì)計(jì)證 目標(biāo)管理 有效目標(biāo)的設(shè)定 14 2 列出事件清單主動(dòng)性任務(wù) 幫你實(shí)現(xiàn)工作目標(biāo)應(yīng)對(duì)性任務(wù) 不太重要卻不可缺少 會(huì)見(jiàn) 13 11 2000 時(shí)間管理的核心步驟 第二步 15 3 排定事件次序根據(jù) 工作的重要程度 重要的工作需要安排足夠的時(shí)間處理 工作的緊急程度 緊急的工作需要馬上著手處理 時(shí)間管理的核心步驟 第三步 16 重要 緊急 重要 不緊急 重要 緊急 I 不重要 緊急 不重要 不緊急 擴(kuò)大 減少 避免 縮小 要事第一的時(shí)間策略 時(shí)間矩陣 17 重要不重要 緊急不緊急 象限 危機(jī) 急迫的問(wèn)題 有限期的任務(wù) 會(huì)議 準(zhǔn)備事項(xiàng) 象限 準(zhǔn)備及預(yù)防工作 計(jì)劃 休閑 建立人際關(guān)系 培訓(xùn) 授權(quán) 創(chuàng)新 象限 干擾 一些電話 一些會(huì)議 一些緊急 事件 湊熱鬧的活動(dòng) 象限 細(xì)瑣的工作 浪費(fèi)時(shí)間的閑聊 不關(guān)緊要的信件 看太多的電視 要事第一的時(shí)間策略 時(shí)間矩陣 18 偏重不同時(shí)間象限上的不同結(jié)果 19 重要 非緊急 重要 緊急 重要 緊急 M1 M2 M3 M4 非重要 非緊急 非重要 緊急 盡量避免擴(kuò)大M120 25 1 盡量減少M(fèi)3事情15 多投資時(shí)間在M260 80 盡量避免M4事情 優(yōu)先矩陣 20 如何提高工作效率 美國(guó)汽車公司總裁莫端要求秘書(shū)給他的呈遞文件放在各種顏色不同的公文夾中 紅色的代表特急 綠色的要立即批閱 桔色的代表這是今天必須注意的文件 黃色的則表示必須在一周內(nèi)批閱的文件 白色的表示周末時(shí)須批閱 黑色的則表示是必須他簽名的文件 把你的工作分出輕重緩急 條理分明 你才能在有效的時(shí)間內(nèi) 創(chuàng)造出更大的機(jī)智 也使你工作游刃有余 事半功倍 21 4 制定時(shí)間計(jì)劃表計(jì)算事件時(shí)間長(zhǎng)度保證為重要工作預(yù)留整塊時(shí)間適當(dāng)預(yù)留彈性 時(shí)間管理的核心步驟 第四步 22 5 言行一致地執(zhí)行有序工作有效授權(quán)排除干擾 時(shí)間管理的核心步驟 第五步 23 6 調(diào)整和持續(xù)改善每日調(diào)整與應(yīng)變階段自我評(píng)估與改善 時(shí)間管理的核心步驟 第六步 24 成功 價(jià)值 速度2 S V C2 E MC2 能量 質(zhì)量 速度2 做最有價(jià)值的事 提升你做事的價(jià)值 在單位時(shí)間內(nèi)做最多的事 提升你做事的效率 如何進(jìn)行有效的時(shí)間管理 技巧篇 25 如何進(jìn)行有效的時(shí)間管理 技巧篇 兩個(gè)人在森林里 遇到了一只大老虎 A就趕緊從背后取下一雙更輕便的運(yùn)動(dòng)鞋換上 B急死了 罵道 你干嘛呢 再換鞋也跑不過(guò)老虎啊 A說(shuō) 我只要跑得比你快就好了 26 第一招 時(shí)間預(yù)算表 即在時(shí)間使用記錄 半年 次 做時(shí)間預(yù)算表60 有計(jì)劃的工作20 沒(méi)有預(yù)期的行事20 突發(fā)的行事 27 第二招 跳出時(shí)間的陷阱 六大陷阱過(guò)多的電話不必要的會(huì)議不速之客無(wú)意義的文件無(wú)能的部屬刁蠻的上司 28 第三招 每日工作預(yù)定表 一日之計(jì)在于昨夜必須做的事情 寫(xiě)下來(lái) 相關(guān)工作一并完成 不作預(yù)定表以外的工作 29 第四招 今日事 今日畢 大事表正在進(jìn)行的計(jì)劃 尚未完成的事情 每日行事歷一般例行事務(wù) 需帶回家解決 明天有明天的工作 凡事 再一次 就會(huì)浪費(fèi)了很多的時(shí)間 今日不做 明天就后悔拖容易變困難 最后一分鐘 30 第五招 找出最佳生理時(shí)間 一日之計(jì)在于晨8 00以前 副荷爾蒙分泌最多8 00 11 00交感神經(jīng)最緊張午餐過(guò)后 小腸蠕動(dòng)能力低 一周之計(jì)在于二 三 四周一征候群 周末狂歡 周日睡大覺(jué) 周五征候 假期等待 31 第六招 同時(shí)做兩 三件事情 同時(shí)做兩件事情刷牙 洗臉 洗澡 聽(tīng)收音機(jī)上廁所 看書(shū)開(kāi)車聽(tīng)演講或者有聲音的錄音帶同時(shí)做三件事情走路健身 聽(tīng)收音機(jī)學(xué)英語(yǔ) 上班 32 第七招 決不輕易 遲到 約會(huì)上課會(huì)議 33 第八招 沒(méi)定期限就不叫工作 設(shè)定期限 雙方共同協(xié)議 交辦事項(xiàng) 定下期限 按時(shí)追蹤指使 要求 命令 書(shū)面化按時(shí)追蹤承辦事項(xiàng) 自定期限 限期前提報(bào)主動(dòng)提出進(jìn)度報(bào)告 力有未逮時(shí) 馬上說(shuō)出來(lái) 34 第九招 整理工作環(huán)境 桌面清楚不必要的東西物歸定位 抽屜立即處理的公文 正在實(shí)施的計(jì)劃 長(zhǎng)期的計(jì)劃 保留的公文 參考資料 35 第十招 時(shí)間管理的利器 定時(shí)器電話 fax email小型收 錄 放音機(jī)小型攝影機(jī)器影印機(jī)電腦私人飛機(jī) 36 第11招 花錢(qián)買(mǎi)時(shí)間 雇傭他人做事授權(quán) 37 第12招 集合零碎時(shí)間做大事 化零為整25分鐘讀書(shū)法 25分 20頁(yè) 天 600頁(yè) 月 24本書(shū) 年記單詞 20個(gè) 天 30天 12個(gè)月 7200個(gè) 38 第13招 打著燈籠找對(duì)人 找對(duì)父母 企業(yè)家的第二代 含著金湯匙出生找對(duì)先生 太太 企業(yè)家的女婿 媳婦 少奮斗50年 經(jīng)營(yíng)人脈 五個(gè)朋友決定富貴命 30歲以后靠人脈賺錢(qián) 自力更生 白手起家 十分之一的成功機(jī)會(huì) 39 第14招 學(xué)習(xí)永不嫌晚 學(xué)歷是就業(yè)的敲門(mén)磚 升遷的踏腳石 自我升級(jí)高職 大專 碩士 博士留職停薪公費(fèi)留學(xué) 學(xué)習(xí)永不嫌晚開(kāi)放學(xué)習(xí)的勇氣活到老 學(xué)到老 40 第15招 生