行政秘書時間管理課件(PPT 36頁).ppt

聚成華企在線商學(xué)院 行政秘書時間管理講師 李革增 一 常見的時間管理誤區(qū) 事務(wù)性 重復(fù)性工作太多打擾 電話或沒有預(yù)約客人 沒有目標(biāo) 次序和計劃缺乏自律資料不完整或有所延誤文書工作不能一次到位文件越積越厚工作沒有效率 二 時間管理的目標(biāo) 加強(qiáng)工作效果提高工作效率 三 時間管理的三原則 第一原則 目標(biāo)管理原則第二原則 抓住重點原則 80 20 法則運(yùn)用第三原則 工作優(yōu)先級綜合分析 第一原則 目標(biāo)管理原則 目標(biāo)不明確 工作的目標(biāo)是什么 你自己的人生目標(biāo)是什么 目標(biāo)確定根據(jù)目標(biāo)確定工作計劃 案例 海爾的OEC管理法 OverallEveryControlandClear 即全方位地對每人 每天 每事進(jìn)行清理 控制 其主要內(nèi)涵 就是貫穿在企業(yè)各項工作中的 日事日畢 日清日高 具體地講 就是企業(yè)每天所有的事都有人管 做到控制不漏項 所有的均有管理 控制內(nèi)容 并依據(jù)工作標(biāo)準(zhǔn)對各自控制的事項按規(guī)定計劃執(zhí)行 每日將實施結(jié)果與計劃指標(biāo)對照 總結(jié) 糾偏 達(dá)到對事物發(fā)展過程日控 事控的目的 確保事物向預(yù)定目標(biāo)發(fā)展 按照這一管理模式 上至總裁 下至一般員工 哪怕是一個修剪花草的花匠 都十分清楚自己應(yīng)該干什么 干多少 按什么標(biāo)準(zhǔn)干 達(dá)到什么結(jié)果 德魯克在 卓有成效的管理者 一書中說 管理好的企業(yè) 總是單調(diào)無味 沒有任何激動人心的事件 那是因為凡是可能發(fā)生的危機(jī)早已被預(yù)見 并已將它們轉(zhuǎn)化為例行作業(yè)了 第二原則 重點原則 80 20 法則 帕雷托定律 是一個意大利的經(jīng)濟(jì)學(xué)家帕雷托提出的 他在 年觀察 世紀(jì)英國社會財富和人的關(guān)系時 發(fā)現(xiàn)國家 的財富是聚集在 的人的手里 80 的結(jié)果來自20 的原因 80 的利潤來自20 的客戶80 的銷售來自20 的銷售人員80 的時間用在了20 的日常事情上80 的事情在20 的高效率的時間內(nèi)被完成80 的效率提升可以來自20 的環(huán)節(jié)改進(jìn) 第三原則 工作優(yōu)先級綜合分析四象限坐標(biāo)圖 重要度 緊迫性 A重要而且緊迫 緊迫但不重要 D不重要不緊迫 重要但不緊迫 請運(yùn)用四象限方法排列你的工作 第一招 時間計劃表 1 結(jié)合工作目標(biāo)作好時間計劃表注意 60 有計劃的工作20 沒有預(yù)期的行事20 突發(fā)的行事 四 時間管理的策略 20招 第二招 幫助上級跳出時間陷阱 過多的電話不必要的會議不速之客無意義的文件方法 過濾 第三招 區(qū)分掌控的時間 二分法 區(qū)分可控和不可控時間 第四招 每日工作計劃表 一日之計在于昨天明天必須要做的六件重要事情 寫下來 相關(guān)工作一并完成 不作預(yù)定表以外的工作 第五招 減少被打擾的時間 打擾是第一時間大盜 日本專業(yè)的統(tǒng)計數(shù)據(jù)指出 人們一般每8分鐘會受到1次打擾 每小時大約7次 或者說每天50 60次 平均每次打擾大約是5分鐘 總共每天大約4小時 也就是約50 其中80 約3小時 的打擾是沒有意義或者極少有價值的 同時人被打擾后重拾原來的思路平均需要3分鐘 總共每天大約就是2 5小時 根據(jù)以上的統(tǒng)計數(shù)據(jù) 可以發(fā)現(xiàn) 每天因打擾而產(chǎn)生的時間損失約為5 5小時 按8小時工作制算 這占了工作時間的68 7 流程管理要多用打擾性不強(qiáng)的溝通方式與別人的韻律相協(xié)調(diào) 第六招 今日事 今日畢 工作計劃表正在進(jìn)行的計劃 尚未完成的事情 每日行事歷規(guī)定的事項一定完成 今日不做 明天就后悔拖延容易變的更困難 第七招 找出上級的最佳工作時間 了解上級是夜貓子還是早起的鳥兒安排重要的事情的在最好的時間保證1 2個小時的免打擾時間 第八招 養(yǎng)成良好的工作 生活 習(xí)慣 平時作事情注意養(yǎng)成節(jié)省時間的好習(xí)慣襪子 長褲 先穿襪子再穿長褲 可節(jié)省5秒 用品放在一個固定的地方 Key 第九招 同時做兩 三件事情 同時做兩件事情刷牙 洗臉 洗澡 聽新聞等車或塞車時 看報開車聽演講或者有聲音的錄音帶同時做三件事情走路健身 聽mp3學(xué)英語 上班 人腦一次能處理7件事情 第十招 決不輕易 遲到 時間沒有準(zhǔn)時只有提前工作時間業(yè)務(wù)洽談約會上課 第11招 沒定期限就不叫工作 設(shè)定期限 雙方共同協(xié)議 交辦事項 定下期限 按時追蹤指使 要求 命令 書面化按時追蹤承辦事項 自定期限 限期前提報主動提出進(jìn)度報告 力有未逮時 馬上說出來 第12招 整理工作環(huán)境 桌面清除不必要的東西 相片 飾品等 有用物品定位 編號 抽屜立即處理的公文 正在實施的計劃 分類 分組 保留的公文 參考資料分別放置 周圍環(huán)境一天三分之一以上的時間 清爽舒適 工作效率 工作環(huán)境 管理 整理 區(qū)別要與不要的東西 只保留有用的 撤除不需要的東西 整頓 把要用的東西 按規(guī)定位置擺放整齊 并做好標(biāo)識進(jìn)行管理 清掃 將不需要的東西清除掉 創(chuàng)造良好的工作環(huán)境 清潔 維持以上整理 整頓 清掃后的局面 使工作覺得整潔 修養(yǎng) 通過進(jìn)行上述4S的活動 讓每個都自覺遵守各項規(guī)章制度 養(yǎng)成良好的工作習(xí)慣 5S的倡導(dǎo)者相信 保持工作環(huán)境的干凈整潔 物品擺放有條不紊 一目了然 能最大程度地提高工作效率 用5s來整理你的工作環(huán)境 1 基本工具 2 復(fù)印機(jī) 3 傳真機(jī) 4 電腦 5 文檔自己檢查你的辦公桌 文件柜 電腦 文件夾 檔案夾 電腦磁盤 還有更多的其他東西 是否符合5s管理 是否方便你的工作 第13招 各種文件只看一次 閱讀技巧 30 花在閱讀上閱讀前 選擇閱讀材料 1分鐘200頁 閱讀 改進(jìn)閱讀速度 1分鐘500字 閱讀后 用色筆來標(biāo)記文件處理只看一次今天決定不了的明天也一樣 第14招 沒有淘汰就不叫檔案管理 五分鐘內(nèi)找不到文件就不是好的檔案管理如果不見了會發(fā)生什么樣的麻煩事 如果不確定該不該 淘汰 往垃圾箱丟吧 定期整理 淘汰 掉不用的文件 第15招 學(xué)會使用外腦 專家或朋友好朋友專家顧問資源圖書館 Internet 第16招 集合零碎時間做大事 化零為整25分鐘讀書法 25分 20頁 天 600頁 月 24本書 年每天固定時間沉思片刻 回顧與總結(jié) 思考周 常規(guī)性工作放在零散的時間處理 第17招 勇敢說 不 您有拒絕的理由 不必每次都要有理由 拒絕太慢反而會造成抱怨太多 輕諾寡信人生的麻煩有一半是由于太快說 是 太慢說 不 造成的比林定律 美國幽默作家比林 第18招 休息是為了走更遠(yuǎn)的路 適當(dāng)?shù)乃呶缢?0分鐘閉目養(yǎng)神 小休片刻會更好適當(dāng)?shù)男蓍e 第19招 統(tǒng)籌管理時間 并行管理同一時間做多件事情串行管理按循序做事情根據(jù)事情的特點 分類管理 第20招 使用管理時間的工具 筆及時貼Pda筆記本軟件 五 管理上司的時間 固定日程管理 計劃 會議 出差 接待等 突發(fā)性日程 臨時性 突發(fā)性事件 1 總體原則 了解上司的日常工作 近期業(yè)務(wù)重點 作息習(xí)慣 身體狀況 優(yōu)化工作方法 細(xì)心觀察上司的工作習(xí)慣與做事風(fēng)格 主動適應(yīng)其工作節(jié)拍 了解公司業(yè)務(wù)發(fā)展情況 特別是上司最近的業(yè)務(wù)進(jìn)展情況 留意近期的工作興奮點 對計劃內(nèi)事情預(yù)先寫入日程 及時整理日程表 以免安排沖突 定期與上司溝通 將雙方的要求 需求和可能會遇到情況的處理原則達(dá)成共識 以利工作開展 注意日程安排的時間松緊 安排全部時間的60 2 經(jīng)驗與技巧 周一日程 出差前后一個工作日不要安排過多的事務(wù) 在兩個約會間留出機(jī)動時間 防止會議延長引起時間沖突 并給上司留出整理思路的時間 同時預(yù)留時間處理日常事務(wù) 根據(jù)上司習(xí)慣留出適當(dāng)固定時間閱讀報刊資料及其他信息 對于上司的各項安排熟記于心 及時提醒已定下來的安排 防止沖突 每日安排相對固定時間與上司核對日程 保證秘書與上司日程表內(nèi)容一致 控制約會時間 適時打斷 防止拖延 以免影響下面的日程 掌握近期要回避的人物 3 出差日程安排 出差前 確定出差目的地和日期 確認(rèn)上司出差陪同人 與出差地人員溝通 確定日程 如早午晚餐安排 所到地地址 路程時間 接待人等信息 確定行程 預(yù)定機(jī)票 選擇航空公司 機(jī)型及班次 酒店 選擇上司習(xí)慣的酒店 酒店的電話 傳真等 接 送機(jī)人員 明確接送人的聯(lián)系方式 完善細(xì)致周到的日程表 時間 地點 對方參會人 議程等 見范例 根據(jù)上司的習(xí)慣 準(zhǔn)備出差用物品 擬寫授權(quán)書并于上司出差前一天向各相關(guān)部門及相關(guān)人員發(fā)出郵件和復(fù)印件 出差中 在第一時間掌握上司到達(dá)后的聯(lián)系方式 必要時通知授權(quán)人及其它相關(guān)人員 根據(jù)上司日程安排 隨時通報公司及的業(yè)務(wù)進(jìn)展情況