文員培訓教材.doc

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Ballyman） 學習未必要在課堂上排排坐，看一本書、一篇雜志的文章、一場電影、一出連續(xù)劇，甚至逛街，都可以獲益良多。只要投資很少的時間，相較于在工作上回收的效益比例，學習價值至少雙倍以上。日常生活中，你可以這樣做：看報紙看社論，學習分析手法。看電視看劇情片，增加人際啟發(fā)?？磸V告，增加詞匯和新知。逛街看商店里的新產(chǎn)品，掌握消費脈動。出國觀光看外國人如何生活，拓展視野與價值觀。聽人說話精彩者，問何以致之。不精彩者，問如何避免六、促進團隊的運作，主動排難解紛，讓團隊工作做得更好。 幾乎各行各業(yè)的知識，每隔兩、三年就會倍增，這意味著你的知識也必須倍增，否則你就會落伍。英國學習協(xié)會領 羅斯（Colin Rose）從排難解紛中一方面累積自己的經(jīng)驗，另方面也可以建立影響力，有更多的機會處理問題，而豐富經(jīng)歷。 即使你不是團隊的領導者，你也可以：協(xié)助澄清團隊成員的意見。鼓勵團隊成員發(fā)言。從團隊成員的不同意見中，做歸納與整理。常保高度的信心及熱誠，影響他人，也磨練自己的意志力。七、公司顧問的助手，與他們做最密切的接觸。未來是屬于那些能一再接受訓練的人。也就是說，你必須每隔一段時間就提升你的人力資產(chǎn)。未 來 伯恩斯（Daniel Burns）顧問是一群在某個專業(yè)領域有所專精的人，他們可能有輔導過上百件個案的經(jīng)驗，不僅有扎實的理論基礎，也有充分的實務經(jīng)驗，跟在他們身邊學習，可以對這個專業(yè)領域有全面性的總覽。與顧問的接觸中，要仔細觀察： 主管們向顧問提出什么問題？ 顧問說些什么？ 顧問如何分析議題？ 顧問如何解決問題？ 顧問如何整理數(shù)據(jù)？ 顧問的專長在哪里？ 顧問如何寫報告？ 顧問如何做簡報？ 如何才能成為專業(yè)的顧問？8.加強積極聆聽的技巧，利用聽的活動來獲取信息與經(jīng)驗。從別人的經(jīng)驗中學習，你不但可以學得更快，而且所支付的代價將更加廉宜。蒙哥馬利（Robert L. Montgomery)把耳朵的聽與嘴巴的說視為銀行賬戶，當你聽的時候，就等于是存錢；說的時候，就等于是提錢。你不能老是提錢出來，除非賬戶里有足夠的余額。經(jīng)理人每天究竟花多少時間在聽的活動上？曾有經(jīng)理人請求秘書在他聽電話或聽人當面說話時計時，結果答案很驚人：他工作的35至40是花在聽上面。也有統(tǒng)計指出，除了睡眠時間外，聽、說、讀、寫在生活中所占的比率分別是40、35、16、9，顯見我們利用聽來獲取消息的機會最高。 從積極聆聽中學習的小技巧：以開放的心胸聆聽，不預作假想，在未結束前不驟下斷語。試著一邊聆聽，一邊歸納所聽到的重點，或做簡要摘錄的工作。學習聆聽專有名詞與新的東西，假如有聽不懂的地方，要問清楚。設身處地融入說話者，從他的角度看事情。9.凡事做正面的思考，將困難與問題均視為對自己的挑戰(zhàn)。如果你想學習，你必須先在心里有一個疑問。因為當你想辦法解決問題時，學習就自然而然的發(fā)生了。 保持樂觀的態(tài)度，把注意力放在有哪些工作需要去完成，而不是有哪些工作沒有辦法去完成。在提出任何個人的構想時，把重點集中在解答上，而非問題上。正面思考的小技巧： 不要先想有什么困難。 遇事先想會帶來哪些正面效益？ 狀況不明時，先往好處想。 相信自己不是萬能的，接受自己是有限制的事實。 尊重不同，不同不是錯，只是不一樣。 10.跟隨領導者做事，一方面得其親炙，另方面也讓學習有個方向。學習的關鍵在于找到好老師，也就是那些在你公司所倚賴的工作方面有優(yōu)異表現(xiàn)的人。標竿學習也可以運用在個人身上。先找出問題的所在或你想要再進步的地方，選擇能替你解決問題的領導者，例如觀察其它經(jīng)理人的作為，或是回想一下曾經(jīng)共事過的經(jīng)理人，仔細研究他們的優(yōu)異技巧，再將所學到的付諸實行。 與領導者的接觸中，要仔細觀察： 學習他的風范與儀態(tài)。 他如何帶領部屬？ 他如何處理人的問題？ 他如何運用時間？ 他如何處理壓力？ 他如何充實自己？ 他看什么書？什么雜志？什么報紙版面？什么電視節(jié)目？ 我夠不夠資格做主管？微軟公司（Microsoft）的一位高階主管說：我常常把自己模擬成比爾（總裁比爾蓋茲），每一次與他一同去開會后，我就先在心理上把自己比喻為他，然后再以其它人的身分盡量向他提出些刁鉆尖銳、令他無法招架的問題，最后再以自己對這些問題的答案與比爾真正的回答（這些問題一定會被別人提出）互相印證，以確定自己夠不夠資格做個公司的主管。第二章 文件控制質量管理體系所要求的文件應予以控制,記錄是一種特殊類型的文件,應依據(jù)4.2.4的要求進行控制.應編制形成文件的程序,以規(guī)定以下方面所需的控制.a. 文件發(fā)布前得到批準,以確保文件是充分與適宜的.文件的定義：承載信息的媒體文件類型 一階文件:質量手冊 二階文件:程序文件 三階文件:A、規(guī)范（規(guī)定）B、指南（指導） 四階文件:記錄按照文件分類，分門別類歸文件 標識 文件柜 文件夾 文件夾內(nèi)保持目錄文件管理總清單NO文件名稱文件編號文件類型制定部門版本生效日期備注文件控制一覽表 部門份數(shù)文件名稱總辦業(yè)務文管管代品管五金一部五金二部行政噴油絲印生管工模部工程部質量手冊1111111111111程序文件1111111111111作業(yè)指導書12發(fā)行至相關生產(chǎn)部門1產(chǎn)品編碼原則1111111111111成品圖面12相關生產(chǎn)部門模具圖紙111包裝作業(yè)規(guī)范12相關部門檢驗規(guī)范12外來文件1發(fā)行至相關部門b文件的編制審核與批準 不同文件類型的編制、審核與批準的權責要予以規(guī)定管理者代表職責之一“確保質量管理體系所需的過程得到建立、實施和保持”，因而這類文件的批準最好由其完成。 文件名稱 文件編號 有效性標識 文件頁碼 生效日期 審批 更改頁 發(fā)放的充分性 需要使用處可獲取 發(fā)放的可追溯性 需要追溯時可以追回 發(fā)放記錄的完整性 可追溯到每份文件 可追溯到修訂時的收回/發(fā)放情況 可追溯到丟失/補發(fā)情況 可追溯到作廢/保留情況程序文件文件名稱：客戶服務控制程序文件編號：QP-8.2.1-001制定部門：業(yè)務部生效日期：2006-8-13修 訂 履 歷文件版本修訂人修訂日期修訂內(nèi)頁內(nèi)容備注制作： 審核： 批準：公司名稱或公司圖標文件類別程序文件版本文件控制程序文件編號QP-8.2.1-001A/0頁次10/69 c.必要時對文件進行評審與更新,并再次批準. 文件的評審時機與方式 文件更新的提出文件修改廢止申請單(DCN)修改/廢止的文件名稱文件編號變更前的內(nèi)容變更后的內(nèi)容文件版本：從 至變更原因：申請部門申 請 人申請日期部門主管制作單位意見：同 意（ ） 不同意（ ） 理由簡述： (原審核單位)審核：(原批準單位)批準： 文件修訂 修訂后文件的審核與批準 最好由原文件審核者實施審核 修訂后文件的發(fā)放 修訂應經(jīng)過再批準 原批準者批準或者可獲得背景資料的有把握的人批準 適時的修訂并標識 適時的換版并標識 d.確保在使用處可獲得適用文件的有關版本.文件控制的實施要求:對文件進行分類規(guī)定各類文件的主導部門和配合部門對受控制文件控制方法作出規(guī)定n 做好受控標記n 每個文件只有唯一的分發(fā)編號n 為了便于文件以舊換新, 文件的分發(fā)號不變化n 規(guī)定各類文件的發(fā)放范圍及其審批人, 發(fā)放后有記錄n 活頁夾裝訂n 每一份文件均有相應的版本號和修訂號予以標識n 受控文件中有修改記錄單, 供使用人參照n 文件丟失后應有聲明作廢, 并對補發(fā)辦法做出規(guī)定,并標識n 規(guī)定舊文件的處理辦法n 對文件更改做出規(guī)定 E 更改影響的評估 E 更改時間的安排 E 更改的標識與記錄n 對如何保持文件清晰易于識別做出具體的規(guī)定n 對如何控制外來文件做出必要的規(guī)定n 對廢止文件的管理做出具體規(guī)定 e.確保文件保持清晰,易于識別. 編制、審核與批準 標識 發(fā)放 分類歸文件 保存保護 更新 處置 f.確保外來文件得到積別,并控制其分發(fā), 外來文件類型 國際/國內(nèi)/行業(yè)/地方之標準, 法律法規(guī)等等 顧客提供的圖樣文件及要求 顧客和有關機構指定使用的表格, 如報關用表格等 供應商提供的文件或報告 外來文件控制內(nèi)容 收集 確認 受控 發(fā)放 更新 g.防止作廢文件的非預期使用,若因任何原因而保留作廢文件時,對這些文件進行適當?shù)臉俗R. 禁止涂改 禁止劃線標重點 禁止加批注 臟污、破損、缺頁要及時更新 文件使用者 防止丟失 防止破損 防止涂改、受污 文件控制部門A、使用安全的保存形式/包裝 防蟲 防潮 防霉變B、丟失補發(fā)C、破損換發(fā)D、受污換發(fā) 作廢文件A、作廢的整份文件B、作廢的部分文件（單頁） 處置方法A、銷毀B、需要保留時，進行標識第四章 如何成為上司的得力助手一、做助手應有的觀念 處難人要知而無言;處難事要有力而無氣 協(xié)助主管排掉雜事、煩事,過慮沒有意義、垃圾信息,禮退無法批示的公文 揣測上司心意,預先規(guī)劃可能發(fā)生的事情 不要逾越助手本份,加入太多自給的意見 不要建立人際關系小圈圈,不要泄露機密或隱私 減少情緒起伏,善于處理壓力,縮短對待上司及一般同仁的差距 見人打招呼,保持笑容,學會幽默,講話客氣厚道 細心、耐心、少冗言、少套話 有學習成長的進取心,逐漸加強解決問題的能力及速度 比上司“早到晚走”,配合上司作息時間 減少獲得特殊待遇的期待心理 有到不同部門歷練的眼光及決心 “忠心”是鐵律,讓上司完全放心,需自我不斷的砥礪期許 快速機動安排國際行程,找到上司想找的人 謹慎男女關系,避免投資及標會關系 心態(tài)老大、做事方法陳舊會使人厭惡 散發(fā)服務熱忱,少拿雞毛當令箭 不要讓上司的另一半及家人有所不悅 少與上司爭辯,不要讓他下不了臺 把他頂上去(花花轎子人抬人) 開闊胸襟,建立成長格局 1/3面對上司、1/3面對客戶、1/3面對內(nèi)部同仁是中長期的目標二、做助手應有的基本素養(yǎng) 具備專業(yè)知識與宏觀常識 處理交際事務能力 要求自我學習與實踐自我負責的心態(tài) 必須懂得與別人合作與溝通 擁有開放心胸與健康人生觀 具有面對困難、接受挫折、挑戰(zhàn)失敗的勇氣三、如何與你的上司相處? 上司對你不好是你的問題,不夠好是觀念問題 不要只把問題帶給他,應同時拉高層次簡要提出結交解決方案 讓他參與重大決策,不要浪費時間在細微事務上 把你的理念化成具體的文字或建議文件 全力投入他認為重要又急迫的工作 敬業(yè)做好工作,速度、質量交叉歷練 突出你的長處,贊美別人的優(yōu)點,為弱勢族群盡點心力 取得所有可能得到的授權 講究方法技巧,也要苦干實干第五章 時間管理一、事先規(guī)劃好你的時間與步驟,以收事半功倍之效。1. 每天空出一段時間來規(guī)劃事情。2. 拿一個小時來訂計劃,可以有二到三倍的效果出現(xiàn)。3. 你可以在上班之前比較安靜的環(huán)境(家里或辦公室)訂計劃,或是當作上班的第一件事,或是在下班前訂第二天的計劃。4. 將時間加以分段,最好是以十五分鐘為一段。并要求自己把原本要花比較多時間的工作,在一段時間里加速完成。5. 學習絕對專心,同時做兩三件事,像電視機選臺器一樣。6. 做正確的事要比按正確的方法把事情做對來得重要。二、分析工作的優(yōu)先級,按照輕重緩急作處置1依據(jù)優(yōu)先級 要掌控時間,就必須先能掌控自己。 設定個人目標,以便根據(jù)目標,分析工作的優(yōu)先級,按照輕重緩急做處置。 經(jīng)常評估所設定的優(yōu)先級。2根據(jù)緊急性與重要性決定: 重要而且緊急:馬上辦。 重要而不緊急:好好規(guī)劃。 不重要但很緊急: 1.馬上辦,但只要花一點時間; 2.請人代辦; 3.集中處理。 不重要也不緊急:有空再辦。3要將你的百分之百的時間,用于關鍵問題的處理。三、找出自己最有效率的時段以安排工作內(nèi)容。 早上八點至十點:精力顛峰,適合做規(guī)劃。 早上十點至十二點:注意力及短暫記憶力最強,適合腦力激蕩會議、訓練。 下午一點至二點:昏昏欲睡,比較適合進行互動溝通的工作。 下午二點至四點:開始清醒,長期記憶力最強,適合閱讀、思考。 下午四點至五點:適合技術性作、處理沖突問題。 在效率最高的時段,你可以集中精力于:棘手或困難的問題、創(chuàng)造性思考、復雜的工作、討論或訂定工作計劃。 在效率中等的時段,你可以專心做:與他人交換意見、處理回信、規(guī)劃行程表 。 在效率最差的時段,你可以處理:例行性事務、電話聯(lián)絡事情、接待訪客、基本行政工作。 我們無法管理時間,我們只能管理自已與時鐘的關系,這需要組織與架構。四、組織你的辦公桌及辦公室,提升工作效率。你可以這樣清理你的辦公桌: 挪出一段時間專門來整理你的辦公桌。 可以將這個時間再分成幾個小段,每小段專心清理一個抽掘或桌面。 與工作毫無關連的書籍雜物等,都應該立即清掉。 一年半載內(nèi)不會再用到的東西,考慮把它扔掉。想一想,扔掉這個東西最壞的結果是什么?如果沒什么大不了,就別猶豫了。 運用5S技巧整理、整頓、清掃、清潔、教養(yǎng)。把你的辦公桌與辦公室當作一個工作站: 辦公桌如果面對窗戶或走道,往往容易分心,最好的方位是既可以掌控全場,也不會有人常常走過你面前,還可以有空間擺放其它辦公家具。 每天要用到的東西,放的位置愈靠近座位;不是每天要用的,可以集中到較遠的角落去。 將出、入、檢討之用的文件分別以不同的抽屜文件案或籃子收集,一收到文件就加以分類,有效縮短文件傳遞的時間。不管理好自己的文件,你就會被它們淹死。由你桌上的光景即可看出是你還是它們贏了。五、進行充分的授權,將工作分配給部屬、助理或秘書。 找出哪些工作可以授權他人去做。 將工作交給能處理得最好的人。 信任對方,尊重對方。 清楚說明你對工作的要求、方式與時間限制。 授權不是推卸責任,你一樣要負起追蹤的責任。秘書或助理不是花瓶,你應該和他們相互信賴,建立團隊工作紀律,發(fā)展出合作關系。 每天固定時間與他們討論工作內(nèi)容,讓他們熟知你的目標、優(yōu)先級及渴望,清楚知道你要什么。 鼓勵他們分擔更多的責任,并允許他們發(fā)展自已的行事風格,可以做決定,而不是當你的影子。 給予充分的支持、認同與尊重。成功的主管奉行兩個原則:在擁有必要信息與判斷基礎的最底層下達決定;直接向你負責的人應該提出答案,而不是問題。六、活用記事本管理時間找一本口袋大小的記事本帶在身邊： 記事本里最好有常用電話號碼、待辦私人事務、待辦公務、日期約會欄及雜記欄。 列出待辦事項，可以分為每天、每周或未來數(shù)周。 把預定做的事登錄到預定的時程里，確定的事項用鋼筆或原子筆書寫，可能有變量的就先用鉛筆書寫。 隨時記錄一些新想到的做法。 達成的項目就割掉，但不要劃得亂七八糟，以免日后要察看會看不懂。像所有其它的計劃一樣，有效的時間安排最好是在紙上作業(yè)。七、運用有效的方法取得信息。如何在短時間內(nèi)得到最多的信息？ 在精神最充沛的時候，閱讀最重要的數(shù)據(jù)。 不斷的學習如何加快閱讀的速度。 與對同一領域有興趣的人分擔信息收集的責任。 養(yǎng)成隨身攜帶閱讀資料的習慣。 養(yǎng)成在等待的時候閱讀的習慣。 要求部屬在文件上做摘要。 鎖定你真正需要的信息，避免因信息泛濫而無所適從。 閱讀前先了解自己的目的。 有選擇性的閱讀，如果沒有很多時間，可以只選擇一份綜合性的報紙。 先讀標題。 讀一讀就停下來思考，并將所讀的內(nèi)容濃縮成大要。 想保留某一段數(shù)據(jù)，可以在文章的角落立刻注記并剪下來歸文件，并將其它部份丟棄。有效的管理者生活在現(xiàn)在，但卻將眼光集中在未來。八、改變拖延的習慣，實時行動。終結拖延的六個方法： 問自己：現(xiàn)在最重要的是做甚么？而非問：我現(xiàn)在最想做甚么？ 先把最令你討厭、最困難的事解決掉，不要讓它一直困擾你。 將工作分解成幾個較小的部份，讓工作容易進行。 不要等所有數(shù)據(jù)都到手才開始工作，有甚么就做甚么。 找出自己拖事情的方法，例如聊天、喝咖啡等，規(guī)定自己某段時間內(nèi)禁止做這些事。 設定誘因激勵自己準時不拖延。無法適當安排時間、累積工作的結果，只會造成心里產(chǎn)生慌張感而已。九、技巧的對待訪客，讓時間的控制權在自己手上。 盡量少在自己的辦公室接待訪客，最好使用訪客接待室。 開宗明義即引出訪客的目的，保持公事公辦的態(tài)度和語氣。 不要以茶點或咖啡款待未經(jīng)約定的訪客。 坐在椅子的邊緣，將全部的注意力投注在訪客身上。 可能的話，明確的時間限制，放一個你和訪客都能察覺到的時鐘。 盡量使用肢體語言，如闔上筆記本、整理桌上的文件，或將身體移到椅子的邊緣。 說些暗示性的話，例如：我想這就是結論吧！我很感謝你來看我。等。選擇時間就是節(jié)省時間。十、練就健康的身體，保持身心最佳狀況。 運動不是有機會才做，最好在你的行事歷上加入這一項，固定時間與地點做運動。 縮短睡眠時間能節(jié)省時間，可是，如果能培養(yǎng)快速入睡、充分睡眠的能力，一樣可以擁有效率。 養(yǎng)成早上一睜開眼睛就起床的習慣。 定時做健康檢查，除了醫(yī)院及健診中心外，也可以利用血壓器等醫(yī)療器材自己在家測量。 錯過鬧鐘、找不到車輪匙、識別證等都會偷去時間，而且影響一天情緒。 無情地壓迫自己并不是善用時間的好方法，感到有壓力時，休息一下，能有效提高精神，增進工作效率。忙到無法照顧自己健康的人，有如工匠忙到無法照顧自己的工具一樣。節(jié)省時間的十個妙方 事先規(guī)劃好你的時間與步驟，以收事半功倍這效。 分析工作的優(yōu)先級，按照輕重緩急作處置。 找出自己最有效率的時段以安排工作內(nèi)容。 組織你的辦公桌及辦公室，提升工作效率。 進行充分的授權，將工作分配給部屬、助理或秘書。 活用記事本管理時間。 運用有效的方法取得信息。 改變拖延的習慣，實時行動。 技巧的對待訪客，讓時間的控制權在自己手上。 練就健康的身體，保持身心最佳狀況。第六章 通用文件控制程序1、目的：確保與質量管理體系有關的所有文件得到有效地控制，確保組織對文件的建立和保持能夠充分適應實施質量管理體系的需要，并保證本公司文件使用者能及時得到最新文件并持有適當?shù)奈募?，使文件得到系統(tǒng)的管理。2、范圍適用于與本公司質量管理體系的有關的所有文件和外來文件的管理，文件可以以書面的形式或電子的形式進行受控。3、 定義：3.1內(nèi)部文件-指由本公司制定并直接用于質量管理體系的文件，包括質量方針、質量目標、質量手冊、程序文件、作業(yè)指導書、檢驗規(guī)范與檢驗規(guī)程以及本質量管理體系所產(chǎn)生的質量記錄等。3.2外來文件-指非本公司制定，但直接用于本公司質量體系文件，包括外來受控文件，客戶聯(lián)絡文件等,如：有關的法律法規(guī)、國際標準、國家標準、行業(yè)標準、客戶圖紙等。4、 支持文件和質量記錄4.1支持文件4.1.1質量記錄控制程序 4.1.2工程文件制作程序4.2質量記錄及保存期限 表格名稱 表格編號 保存部門 保存期限 4.2.1質量記錄清單 QR-QA-001 DCC 參考 4.2.2文件申請表 QR-QA-002 DCC 1年 4.2.3外部文件接收登記 QR-QA-003 DCC 2年 4.2.4文件遺失通知單 QR-QA-004 DCC 2年 4.2.5版本控制文件記錄卡 QR-QA-005 DCC 直至文件作廢 4.2.6文件回收通知單 QR-QA-006 DCC 2年 4.2.7作廢文件保留申請表 QR-QA-007 DCC 2年 4.2.8文件分發(fā)表 QR-QA-008 DCC 1年 4.2.9文件/表格編號登記表 QR-QA-009 DCC 直至表格作廢/取代 4.2.10非版本控制文件分發(fā)記錄卡 QR-QA-010 DCC 直至文件作廢 4.2.11文件取消/作廢申請表 QR-QA-011 DCC 2年4.2.12作業(yè)指示 QR-QA-012 DCC 直至文件作廢/取代4.2.13質量程序 QR-QA-013 DCC 直至文件作廢/取代4.2.14外發(fā)文件處理單 QR-QA-014 DCC 1年5、責任/權責5.1文件控制中心（DCC）-負責文件的接收、檢查、編號、復印、分發(fā)、回收、登記、索引、歸文件、作廢與銷毀、原稿的保存等。5.2文件控制中心（DCC）-負責維護文件控制軟件，更新最新版本文件清單，清單應顯示控制文件的有效版本及其它相關信息。5.3文件使用單位-負責建立部門文件清單，使用文件的制作、保管、防損/防污、對舊版/作廢文件的收集與交回。5.4 TQM小組-負責組織計劃每年對體系文件進行定期評審。6、作業(yè)程序總則：本公司文件的編制不僅要符合ISO9001：2000的標準要求，而且還應通過文件的編制過程，對組織現(xiàn)行的管理方法進行分析和評價，總結和開發(fā)更為有效和高效的方法并將之形成適合組織運作需要的文件。6.1體系文件的結構與分類Quality Manual 品質手冊Quality Procedure 品質程序Work Instruction 作業(yè)指示Quality Record 品質記錄QMQPWIQR 本公司質量體系文件分以下四個階層：一階二階三階四階6.1.1質量手冊-按規(guī)定的質量方針和目標以及適用的ISO9000：2000的要求描述質量管理體系。6.1.2質量程序-描述為實施質量體系要素所涉及到的各職能部門的活動。6.1.3作業(yè)指示-詳細描述各項工作的具體工作方法和要求。6.1.4質量記錄-為已完成的活動或達到的結果提供客觀證據(jù)的文件。6.2文件的制作 6.2.1文件的編碼原則 品質手冊 QM-XX-01 流水號 公司代碼 品質手冊質量程序 QP-4.2-XXX 流水號 ISO9000標準對應條款號 質量程序作業(yè)指示 WI-QA-XXX 流水號 部門代號 作業(yè)指示、檢驗規(guī)范等 質量記錄 QR-QA-XXX 流水號 部門代號 質量記錄部門代號參考部門代號部門代號部門代號總經(jīng)理GM工程RD營業(yè)SA采購PU沖壓ST模具TR人事HR品保QA注塑MD倉庫WH品控QC組裝AY6.2.2版本（Rev）/頁碼（Sheet/Page） 質量管理體系的版本用A-Z共26個字母來表示，A表示第一版，B表示第二版，依此類推，為了防止誤用，其中字母“I、Z、O、X”禁止使用。頁碼（Sheet）用“1of4”格式來表示，其中“1”表示第幾頁，“4”表示共幾頁。 6.2.3程序文件格式1. 目的：2. 適用范圍：3. 定義（沒有時可以省略）：4. 支持文件和質量記錄：5. 責任：6. 程序：6.1 6.1.1 6.2.1 6.2.4程序文件外框架格式： 具體格式參見附件表格形式。6.3內(nèi)部文件準備、制作與申請 6.3.1內(nèi)部文件準備、制作 內(nèi)部文件應使用相應的文件表格制作。 文件制作者應填寫文件制定/修訂/廢止申請表，經(jīng)部門負責人批準后， 再送文件控制中心（DCC）為文件申請編號。文件制作者參照文件標準格式編寫文件，并確定文件版本號，連同文件制定/修訂/廢止申請表送交主管審批后送交文件控制中心發(fā)行。 文件制定、批準期間的任何意見都由編寫人負責完成。6.3.2文件的申請 如果文件的數(shù)量不夠或需要本部門沒有的文件，應申請受控形式的文件；如果需要修改文件或與外界交流應申請非受控形式文件。 申請文件必須填寫文件申請單，并注明申請原因及受控形式，經(jīng)部門主管簽名后交文件控制中心。 文件控制中心（DCC）復印文件，根據(jù)要求在復印件上蓋“受控文件”和“非受控文件”印章，并在文件領用表上予以登記注明。6.4文件的審核（包括內(nèi)部和外部文件） 6.4.1文件的制作者應保證文件作好后進行仔細的檢查并得到了適當?shù)呐鷾?。檢查的內(nèi)容應包括文件是否清晰、干凈整潔，文件的日期、版本是否正確，文件使用格式是否正確，文件是否易于理解等。如有任何不能滿足要求的地方，文件控制中心（DCC）將把文件退還制作者作改正。6.4.2文件批準權限見下表：責任人分類制作人檢查人批準人品質手冊(QM)指定專人各部門經(jīng)理及管理者代表總經(jīng)理質量程序(QP)工程師或部門主管主管或部門經(jīng)理總經(jīng)理作業(yè)指導書(用于工位或產(chǎn)品)-WIME工程師或IE工程師工程師或主管或部門經(jīng)理部門經(jīng)理作業(yè)指示(用于質量體系)-WI工程師或主管工程師或主管或部門經(jīng)理部門經(jīng)理質量檢驗計劃(QIP)QA工程師ME工程師和生產(chǎn)主管QA主管或質量經(jīng)理外觀檢查輔助(V/A)QA工程師ME工程師和生產(chǎn)主管QA主管或質量經(jīng)理工藝流程圖(PFC)ME工程師QE工程師ME主管工程圖紙(DWG)ME工程師ME主管或經(jīng)理ME經(jīng)理包裝圖紙(P-DWG)IE工程師IE 工程師ME經(jīng)理物料清單(BOM)IE 工程師IE工程師和ME工程師或主管IE Leader 或主管工程變更(EC)工程師根據(jù)具體EC技術部高級經(jīng)理設備保養(yǎng)指示(EMI)技術員領班或ME工程師ME工程師或主管或QA工程師主管或部門經(jīng)理設備操作指示(EOI)技術員領班或工程師工程師或主管部門經(jīng)理臨時更改通知(TCN)工程師或主管_部門經(jīng)理包裝規(guī)范(PS)IE工程師ME工程師ME 經(jīng)理拉線布置圖(LAYOUT)IE工程師ME工程師IE Leader 或主管校驗指示(CI)計量員或QA主管QA主管QA 主管或經(jīng)理來料檢查指示(IMII)IQC 組長_IQC 工程師/主管工具使用指導書(IUI)計量員或工程師工程師或主管主管或部門經(jīng)理量具圖(G-DWG)QA工程師ME工程師QA主管或 經(jīng)理外部文件_相關之工程師或部門經(jīng)理相關之部門經(jīng)理6.5文件的處理與使用規(guī)則6.5.1文件的處理 文件控制中心（DCC）應確認文件發(fā)行前已得到相關人員的批準。文件控制中心（DCC）應在文件原稿頁蓋上“原件”章。如果文件的制作者對文件的日期有特別要求，應注明并知會文件控制中心（DCC）。文件控制中心（DCC）應按照文件分發(fā)表復印文件份數(shù)。 6.5.2文件的使用規(guī)則 只有蓋有紅色“受控文件”字樣的文件才可以用于指導本公司質量活動的有關工作，文件的使用者有責任確保所使用的是最新文件。 任何文件的使用者均不允許在受控文件上直接修改或涂改。 文件的使用部門應嚴格隔離用作參考的作廢文件。 非受控文件復印不再受控制，只能用于與外界交流或用于準備的文件。6.6文件的歸檔與保存 6.6.1有效文件的原件應在文件控制中心(DCC)永久保存。6.6.2已經(jīng)失效的文件原件需加蓋“作廢”印章予以標識,并在每年的12月份集中銷毀一次。 6.6.3內(nèi)部文件的原件應按文件的類型和文件的編號順序歸文件。 6.6.4外部文件的原件應按文件的編號進行歸文件。6.7文件的分發(fā)與回收 6.7.1文件分發(fā)表應包括文件分發(fā)部門與數(shù)量、文件名稱、版本、編號、生效日期等內(nèi)容。該表應由文件控制主管檢查，由質量管理者代表批準。6.7.2所有發(fā)出的文件都只發(fā)往部門或組別，每個部門都應指定人員負責接收和管理本部門的文件，回收本部門的作廢/被取代文件等工作。 6.7.3 若有QP及WI發(fā)行或更新版本，文件控制中心（DCC）應立即按要求發(fā)往部門的使用者。 6.7.3文件控制中心（DCC）應對分發(fā)的文件識別其受控狀態(tài)并加蓋適當印章予以分發(fā)。 6.7.4文件被取代/取消/作廢時，文件控制中心（DCC）應同時發(fā)出文件回收通知單，收到通知單的部門必須于兩個工作日內(nèi)，根據(jù)回收單上所列的文件編號、版本、數(shù)量等回收文件，DCC在清點回收的文件與回收單上所列一致后，在回收單上簽收，回收的文件由文件控制中心集中銷毀。6.7.5文件如有丟失，責任人應填寫文件遺失通知單，文件在回收時發(fā)現(xiàn)遺失，應在收到回收單后三個工作日內(nèi)填寫文件遺失通知單；文件在使用過程中發(fā)現(xiàn)遺失，責任人應即使填寫文件遺失通知單。遺失單上應注明可接受的原因并給出糾正措施，經(jīng)部門主管審批后交DCC做最后的審批，DCC將補給遺失部門相同數(shù)量的文件，并將該文件的數(shù)量、日期記錄在文件分發(fā)表中。6.8文件的修訂 6.8.1對受控文件的修改主要來源于： ISO9000標準的要求，顧客的特殊要求。 因產(chǎn)品、工序、體系等方面的變化而引起的糾正行動。 TQM每年組織對體系文件評審后需要修改的文件。 6.8.2公司的員工都可對文件提出修改要求，如果要求者是原作者，則可直接對文件進行修改；如不是，則可把要修改要求回饋給原作者或原作者的部門，也可要求原作者對文件進行修改。6.8.3文件的修改者應是文件的原作者，如果不是，則修改者應取得文件的原審批部門的認可，并應獲得文件指定的相關背景資料，以了解更改的影響，便于控制更改的正確性。 6.8.4 QP、WI等體系文件的修改之處應以臨時變更通知的形式，或在修改后的文件上注明的形式表現(xiàn)出來，其它文件的修改之處可以工程更改、臨時更改通知的形式表現(xiàn)或直接表現(xiàn)在修改的文件中。6.9文件的取消/作廢與銷毀 6.9.1文件取消/作廢源于以下幾種情況：文件更新時，新文件取代舊文件，并將舊文件收回作廢；因產(chǎn)品的變化，導致組裝工位的刪減，由ME出工程變更(EC)通知此變化并取消相應工位作業(yè)指導書。因實際需要文件合并或取消，如QP、WI等，應由責任人填寫文件取消/作廢申請單，并經(jīng)過文件原審批部門審批及DCC審批；當確認某產(chǎn)品在可預見