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OA 系統(tǒng)改造方案初稿 一一前言前言 我們現(xiàn)行的 OA 系統(tǒng)是基于 Lotus Dominos NOTES 4 6 主要應(yīng)用在 Domino 郵件服務(wù)和公文流轉(zhuǎn)方面 從 98 年以來 我省的 OA 系統(tǒng)已經(jīng)在全省范圍內(nèi)廣 泛地推廣及應(yīng)用 成為公司所有員工最主要的辦公平臺 OA 系統(tǒng)的大力推廣及廣泛應(yīng)用推動了公司的信息化發(fā)展 促進了廣大員工 信息化意識的提高 目前 我們在全公司范圍內(nèi)基本上做到了無紙化辦公 并 使各部門間的協(xié)調(diào)工作更加順暢 提高了各部門的工作效率 得到了廣泛的好 評 特別是其他省的一些兄弟公司也紛紛借鑒我們的應(yīng)用模式以及數(shù)據(jù)庫源代 碼 而且部分已經(jīng)或者正準備投入使用 但隨著現(xiàn)代化辦公理念的日新月異 我們在應(yīng)用 維護的過程逐漸發(fā)現(xiàn)從 98 年開發(fā)后至今未得到升級的現(xiàn)行系統(tǒng)應(yīng)用比較簡單 平臺也相對落后 已經(jīng) 不能夠滿足員工辦公的需要 我們所設(shè)想中的 OA 系統(tǒng)應(yīng)該是提供公司內(nèi)部辦公全方位服務(wù)的系統(tǒng) 在操 作終端上應(yīng)提供所有 Web 頁的簡單界面并提供 Web 查詢功能 在服務(wù)提供上應(yīng) 完善公文流轉(zhuǎn)系統(tǒng) 開發(fā)電子決裁系統(tǒng) 部門間信息共享系統(tǒng)等 并對外提供 數(shù)據(jù)接口 在 Web 級或數(shù)據(jù)庫級與其它系統(tǒng)進行集成和信息共享 最終能夠依 托 OA 系統(tǒng)形成公司的內(nèi)部網(wǎng) INTRANET 二 公司現(xiàn)行二 公司現(xiàn)行 OA 系統(tǒng)簡介系統(tǒng)簡介 目前我們采用的 OA 系統(tǒng)于 1998 年開發(fā) 服務(wù)端基于 Domino 4 客戶端采 用 Notes 4 67 省公司 Server 和地市公司 Server 通過復(fù)制同步信息 在應(yīng)用 上主要包括日常公文的流轉(zhuǎn) 信息發(fā)布 討論組 以及利用 Domino 郵件系統(tǒng)實 現(xiàn)通信 下面就現(xiàn)有模塊及其存在的一些問題說明如下 1 公文流轉(zhuǎn)系統(tǒng) 我公司現(xiàn)有的公文流轉(zhuǎn)系統(tǒng)作為 OA 系統(tǒng)中最重要的一部分在全省范圍 內(nèi)運轉(zhuǎn) 實現(xiàn)了全公司無紙化的公文流轉(zhuǎn) 主要包括以下幾部分 收 發(fā)文管理庫 這兩個數(shù)據(jù)庫是公文流轉(zhuǎn)中的核心部分 所有公文按 照公司收發(fā)文規(guī)定的流程進行流轉(zhuǎn) 在流轉(zhuǎn)過程中 總公司與省公司之間 省公司與市公司之間的公文是以郵件的方式進行流轉(zhuǎn) 省公司 市公司內(nèi) 部直接在收 發(fā)文兩個數(shù)據(jù)庫內(nèi)通過定義一系列操作實現(xiàn)流轉(zhuǎn) 各個發(fā)文 部門通過相應(yīng)模板進行發(fā)文 辦公室人員可以定義如密級等文件的所有屬 性 由于收發(fā)文具體流程比較復(fù)雜 在此不做詳述 辦公流程控制庫 在這個數(shù)據(jù)庫中定義了各種辦公流程 以及在包括收 發(fā)文管理的各種流程中每個崗位的定義 以及崗位的相關(guān)描述 如相關(guān)崗 位的人員集合等 辦公人員配置庫 這是一個人員管理數(shù)據(jù)庫 定義了使用各模塊人員的 基本信息以及相關(guān)權(quán)限 還有人員的一些實時狀態(tài) 如出差標記等 上述 兩個數(shù)據(jù)庫是公文流轉(zhuǎn)系統(tǒng)的基礎(chǔ) 提供了具體流程的定義以及用戶權(quán)限 的管理 存檔庫 這是基于 Domino 的一個文檔庫 用來存放公文流轉(zhuǎn)結(jié)束后需 要存檔的相關(guān)文件 此外對此數(shù)據(jù)庫通過借閱控制模塊管理 根據(jù)文件密 級不同也有相關(guān)權(quán)限控制 還可以組合查詢 出差留言庫 辦公人員出差登記的小模塊 通過填寫出差時間段和公文 授權(quán)人控制在此人出差時公文的流轉(zhuǎn) 辦公人員作了出差登記后 在公文 流轉(zhuǎn)到該人員時可以選擇提交給被授權(quán)的人員進行處理 正式發(fā)文庫和閱文欄 在發(fā)文流程結(jié)束后 辦公室綜合處理人員可以將 該文件發(fā)布為正式發(fā)文 同時在閱文欄上發(fā)布 供有閱讀權(quán)限的人員閱讀 在收發(fā)文流程中按提示進行操作 2 信息發(fā)布 信息發(fā)布平臺是 OA 中應(yīng)用較多的一部分 包括日常公司 以及各部門 需要發(fā)布的各類信息 主要包括 通知欄 公司日常通知事務(wù)在此發(fā)布 可定義閱讀群組以及閱讀期限 定期刪除過期文檔 部門專欄 全省各級 公司同部門內(nèi)部通知以及資料 文件的發(fā)布 如個險專欄 教育培訓專欄 等 新聞性專欄 全省分地區(qū)發(fā)布的新聞信息 如 福建壽險 專欄等 省公司與地市公司 Server 間通過復(fù)制對發(fā)布的信息進行同步 3 討論組 利用 Notes 討論組模板構(gòu)造的各級討論組數(shù)據(jù)庫 一般是以部門為單位 用戶以論壇的方式進行信息的交流 省公司與地市公司 Server 間也是通過 復(fù)制對討論的內(nèi)容進行同步 4 應(yīng)用程序 包括信息技術(shù)部值班登記 生日祝賀 考勤管理等一些小型應(yīng)用 隨著時間的推移 在開發(fā) 推廣和維護系統(tǒng)的過程中 我們在積累了一 定經(jīng)驗的同時 也發(fā)現(xiàn)了現(xiàn)行系統(tǒng)存在的很多問題 這其中具體包括 公文流轉(zhuǎn)系統(tǒng)由于開發(fā)過程中設(shè)計不夠嚴密 造成系統(tǒng)本身不夠健壯 特別表現(xiàn)在使用過程中的 跳流轉(zhuǎn) 功能 即當正常流轉(zhuǎn)出現(xiàn)問題時的 補救手段 會造成流程混亂 此外 由于 Notes 系統(tǒng)本身局限性 無法 很好地避免沖突文檔 由于公文流轉(zhuǎn)系統(tǒng)中 大部分流程的控制是通過寫按鈕事件的方式實現(xiàn) 的 所以流程與崗位定義不夠靈活 流轉(zhuǎn)不夠順暢 可擴展性不強 報表功能較弱 無法實現(xiàn)報表的靈活輸出 安裝維護麻煩 沒有直觀的安裝界面 也沒有統(tǒng)一便捷的維護管理工具 不利于管理員對系統(tǒng)進行維護 系統(tǒng)底層架構(gòu)比較混亂 由于整個系統(tǒng)的開發(fā)過程經(jīng)手人員太多而且交 接以及文檔不夠充分 造成系統(tǒng)定義不清 用戶操作界面不夠方便 部分功能的實現(xiàn)方法較落后 效率低下 在通訊錄等數(shù)據(jù)庫與各級公司進行復(fù)制時 會不定期產(chǎn)生數(shù)據(jù)混亂 而 且無法定位問題所在 造成維護工作量增加 由于在數(shù)據(jù)庫權(quán)限管理上 多借助于 Notes 通訊錄中的郵件用戶及群組 當通訊錄復(fù)制出現(xiàn)問題的 時候會影響到一些數(shù)據(jù)庫的使用 對一些交互性強的數(shù)據(jù)庫 通過自動復(fù)制同步信息的方式往往不夠及時 滿足不了實時要求 一些重要的信息無法有效的主動通知到用戶 文件歸檔時由于 4 版 Notes 數(shù)據(jù)庫本身的局限性 數(shù)據(jù)庫的限額無法重 新設(shè)置 而且數(shù)據(jù)庫大小無法滿足實際應(yīng)用 省公司與下屬各市公司及縣公司在日常辦公過程中有許多需要相互交換 的公文及數(shù)據(jù) 現(xiàn)在的交互模式是通過郵件系統(tǒng)進行交互 郵件系統(tǒng)交 互這種方式 使交互過程過多地加入了人工干與 降低了系統(tǒng)的自動化 程度 實時性不夠 效率也受到一定影響 規(guī)范化標準化程度降低 綜上所述 我們愈加感到辦公自動化系統(tǒng)改造的必要性 迫切性 三 目標三 目標 經(jīng)過改造的系統(tǒng)應(yīng)當具有原系統(tǒng)的所有功能 同時也要兼顧用戶的操作習慣 老用戶無需太多的培訓即可上手 界面清新實用 更具人性化 便于新用戶入 門 功能穩(wěn)定可靠 符合實際辦公流轉(zhuǎn)需求 文檔明晰充分 便于系統(tǒng)管理人 員對系統(tǒng)進行管理及維護 再次開發(fā) 對本公司的辦公自動化系統(tǒng)作戰(zhàn)略的 客觀的目標規(guī)劃 主要有如下目標 1 穩(wěn)固升級 Domino R4 至 R6 保證升級后辦公自動化應(yīng)用系統(tǒng)與總公司及各 省分公司各版本 Domino 的正常銜接 2 升級本公司原有 OA 模式 移植原有數(shù)據(jù)至新系統(tǒng) 采用 R6 及各項新技術(shù)的 特性 實現(xiàn)工作流的模塊化定義 以擴展各種相關(guān)應(yīng)用 將舊系統(tǒng)升級為先 進 成熟 穩(wěn)定 健壯的辦公自動化系統(tǒng) 實現(xiàn)平穩(wěn)過度 3 全面架構(gòu) B S 方式的企業(yè)內(nèi)部網(wǎng) 集成所有的 Notes 及增值平臺應(yīng)用 實現(xiàn) DOMINO 平臺與周邊系統(tǒng)的連接 走向集成化道路 4 實現(xiàn)應(yīng)用系統(tǒng)具備知識管理的功能特征 統(tǒng)一企業(yè)門戶 集成化 一體化 同時集成檔案系統(tǒng) 數(shù)據(jù)中心 財務(wù)系統(tǒng) 業(yè)務(wù)系統(tǒng)等其他各類綜合應(yīng)用系 統(tǒng) 實現(xiàn)文檔一體化 數(shù)據(jù)無縫交互 高度資源共享 具體來說 將應(yīng)用系統(tǒng)定位成一個集成化 一體化的廣義辦公應(yīng)用系統(tǒng) 是 本公司信息平臺的基礎(chǔ) 建設(shè)國內(nèi)領(lǐng)先的企業(yè)信息化系統(tǒng) 讓用戶感到辦公的樂趣 切實提高辦公 效率 管理效率和經(jīng)濟效益 真正實現(xiàn)辦公電子化 建立鞏固 強大的中國人壽福建分公司統(tǒng)一的辦公管理平臺 建設(shè)內(nèi)部統(tǒng) 一的企業(yè)信息門戶 實現(xiàn)網(wǎng)上辦公 規(guī)范管理流程 提高整個企業(yè)的運作 效率 實現(xiàn)公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)安全互聯(lián) 建設(shè)統(tǒng)一的企業(yè)公文交換 資源共享平臺 實現(xiàn)信息共享 提高決策效率和準確度 與相關(guān)業(yè)務(wù)系統(tǒng)集成 及時從業(yè)務(wù)系統(tǒng)中提取數(shù)據(jù)和統(tǒng)計報表 提高辦公 效率 為領(lǐng)導提供決策依據(jù) 建設(shè)完全個性化的辦公平臺 實現(xiàn)個性化定制 快速方便的個人信息獲取 完全集成群件系統(tǒng)和關(guān)系數(shù)據(jù)庫 建成統(tǒng)一的安全認證體系 實現(xiàn)所有應(yīng)用程序用戶入口的統(tǒng)一 做到企業(yè)信息化系統(tǒng) 簡單 安全 實用 先進 的統(tǒng)一 不僅滿足目前的辦公需要 而且能適應(yīng)公司未來的機構(gòu)重組和工作流程的 變化 成為企業(yè)高效運作不可或缺的基礎(chǔ)信息系統(tǒng) 四 實施內(nèi)容以及系統(tǒng)設(shè)計四 實施內(nèi)容以及系統(tǒng)設(shè)計 改造后的辦公自動化系統(tǒng)由以下3大部分構(gòu)成 通過數(shù)據(jù)中間件實現(xiàn)的系統(tǒng) 集成 包含公文流轉(zhuǎn)等模塊的應(yīng)用系統(tǒng) 以及向用戶主動提供服務(wù)的增值應(yīng)用 模塊 下面將分別介紹這三個組成部分 第一部分第一部分系統(tǒng)集成系統(tǒng)集成 辦公自動化改造的重要目標之一就是實現(xiàn) OA 平臺與業(yè)務(wù)系統(tǒng)的集成 也就是說實現(xiàn) Domino 文檔型數(shù)據(jù)庫與關(guān)系型數(shù)據(jù)庫之間進行相互的數(shù)據(jù)交 換 使業(yè)務(wù)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)在 OA 系統(tǒng)中表現(xiàn) 同時 OA 系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)能反饋到 業(yè)務(wù)系統(tǒng)中作為業(yè)務(wù)系統(tǒng)處理的數(shù)據(jù)源之一 這也是把辦公系統(tǒng)建設(shè)成為 企業(yè)內(nèi)部辦公門戶的關(guān)鍵所在 具體來說 我們通過數(shù)據(jù)中間件來實現(xiàn)這一過程 通過數(shù)據(jù)中間件實現(xiàn)與外部應(yīng)用系統(tǒng)的集成通過數(shù)據(jù)中間件實現(xiàn)與外部應(yīng)用系統(tǒng)的集成 目前我們基于生產(chǎn)數(shù)據(jù)后臺數(shù)據(jù)庫開發(fā)了多個外部應(yīng)用系統(tǒng) 并且逐漸 向結(jié)構(gòu)化 集成化的方向發(fā)展 但是由于現(xiàn)行辦公自動化系統(tǒng)本身的局限 性 我們一直沒有能夠有效的利用 OA 平臺實現(xiàn)與外部系統(tǒng)數(shù)據(jù)的集成 在改造后的系統(tǒng)中 我們將通過數(shù)據(jù)中間件實時地 或者定時地提取外 部應(yīng)用系統(tǒng)所產(chǎn)生的數(shù)據(jù) 外部應(yīng)用系統(tǒng)是指除 Domino 系統(tǒng)外開發(fā)的基于 生產(chǎn)數(shù)據(jù)的增值系統(tǒng) 比如各類統(tǒng)計報表 并將其傳送到 OA 平臺的 Domino 數(shù)據(jù)庫中去 這樣我們便可以將我們現(xiàn)行的增值服務(wù)的被動響應(yīng)方 式改變?yōu)橹鲃犹峁┓绞?從而大大增強了增值服務(wù)的深度 比如我們可以 將外部的生產(chǎn)數(shù)據(jù)統(tǒng)計查詢系統(tǒng)所產(chǎn)生的數(shù)據(jù)報表定期 或者不定期的通 過數(shù)據(jù)中間件發(fā)送到 OA 用戶的郵箱中 以郵件的方式傳送給用戶 或者升 級后的 Domino 郵件直接支持如 SMTP POP3 等傳輸協(xié)議 通過外部應(yīng)用模 塊直接與其實現(xiàn)數(shù)據(jù)傳送 并且還將通過數(shù)據(jù)中間件進一步實現(xiàn)從外部獲 取的數(shù)據(jù)在 OA 中的存儲 查詢 權(quán)限分配以及各種應(yīng)用 增值應(yīng)用模塊 辦公小助手 增值應(yīng)用模塊 辦公小助手 信息發(fā)布 工作流定義引擎 其他 Notes 應(yīng)用 R6 數(shù)據(jù)庫 數(shù)據(jù)中間件數(shù)據(jù)中間件 消息平臺 外部應(yīng)用系統(tǒng) 關(guān)系數(shù)據(jù)庫 公 文 流 轉(zhuǎn) 格式件流轉(zhuǎn) 其他工作流 用戶 Notes 應(yīng)用系統(tǒng)應(yīng)用系統(tǒng) 生成各類提示性消息 發(fā)送消息掃描應(yīng)用系統(tǒng)中各類消息 發(fā)送消息至 辦公小助手 生成文本提交到用戶桌面 外部應(yīng)用系統(tǒng)是指除 Domino 系統(tǒng)外開發(fā)的基于生產(chǎn)數(shù)據(jù)的增值系統(tǒng) 主動搜索消息 另一方面 通過數(shù)據(jù)中間件我們還可以利用各種接口 如 JDBC ODBC XML 接口 采用 HTTP RMI IIOP 等協(xié)議向各種其它的外部應(yīng)用系 統(tǒng)請求這些系統(tǒng)處理的結(jié)果信息 這些系統(tǒng)返回相應(yīng)的信息 從而實現(xiàn) OA 平臺獲取數(shù)據(jù)的主動性 并且也可以利用這些手段實現(xiàn)外部應(yīng)用系統(tǒng)對 Domino 數(shù)據(jù)庫中數(shù)據(jù)的訪問以及各種操作 從而實現(xiàn)真正意義上的互通 達到系統(tǒng)集成的目的 與其他關(guān)系型數(shù)據(jù)庫的集成與其他關(guān)系型數(shù)據(jù)庫的集成 目前本公司主要的關(guān)系數(shù)據(jù)庫平臺為 Informix 和 SQL Server 在今后的 可能拓展中能擴大 OA 與其他關(guān)系數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換 存儲和應(yīng)用 基于上述需求 我們的設(shè)計架構(gòu)應(yīng)該滿足如下功能要求 1 能夠?qū)崿F(xiàn)與現(xiàn)有要求的業(yè)務(wù)系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)交換 2 能夠方便地擴展新的業(yè)務(wù)系統(tǒng)連接 3 在熟悉業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的前提下 盡量減少業(yè)務(wù)系統(tǒng)端的代碼量 綜上可以看出 我們采用的辦公系統(tǒng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)集成的技術(shù)和策略上具 有如下特點 注重提取不同來源的信息 注重信息的不同表現(xiàn)方式 先集成辦公系統(tǒng)內(nèi)部信息 然后再集成外部信息 再集成業(yè)務(wù)應(yīng)用的循 序漸進的步驟 考慮到系統(tǒng)整合的復(fù)雜性 先集成信息 再集成應(yīng)用 遵循從簡到繁的 步驟 采用通用的標準來保存 傳輸 顯示信息 JDBC ODBC XML SOAP 設(shè)計規(guī)范的架構(gòu)和模型考慮到系統(tǒng)整合的耦合性 不改變原有的應(yīng)用模 式和操作方法 完全通過獨立的額外擴展來滿足擴充的需要 第二部分第二部分應(yīng)用系統(tǒng)設(shè)計應(yīng)用系統(tǒng)設(shè)計 基于 Domino6 的 Notes 應(yīng)用系統(tǒng)包括了可定義的各類流轉(zhuǎn)系統(tǒng) 檔案管 理 信息發(fā)布 以及其他應(yīng)用系統(tǒng)等 下面詳細介紹這些系統(tǒng)的功能和特 點 基于工作流定義引擎的各類流轉(zhuǎn)基于工作流定義引擎的各類流轉(zhuǎn) 動態(tài)工作流程管理是指對辦公流程進行統(tǒng)一的規(guī)劃管理 對具有一套固 定工作方式的辦公流程 可做相應(yīng)流程規(guī)定 并可對工作流程做統(tǒng)一規(guī)劃 系統(tǒng)管理員或其他具有相應(yīng)權(quán)限的人員可以對工作流程進行添加 刪除和 修改工作 以方便對工作流程的控制 這是改造后的辦公自動化平臺的特 點之一 工作流的定義可以通過圖形化的界面進行管理 可以更加靈活 方便的 設(shè)定各種辦公流程 為辦公自動化平臺的各種應(yīng)用提供了強大的可擴充性 針對應(yīng)用系統(tǒng)的開發(fā)將不再拘泥于某種特定工作流程的代碼編寫 同時也 更加利于維護人員對系統(tǒng)的管理和維護 我們現(xiàn)行的系統(tǒng)中也有工作流定義的模塊 但由于大部分流程的控制還 是通過表單按鈕事件實現(xiàn) 因此并不能做到真正意義上的工作流定義 改 造后系統(tǒng)中的工作流定義引擎具有完善的定制機制 所有的辦公流程均可 利用引擎中的通用代碼通過定制的方式實現(xiàn) 實現(xiàn)了工作流以及相關(guān)用戶 權(quán)限的自由定義 基于這個工作流定義引擎我們可以定制任意特定的辦公 流程 而不會再有重復(fù)開發(fā)的問題 由于在工作流自由定義的基礎(chǔ)上可以實現(xiàn)任意辦公流程的定制 所以下 面僅對兩個重要的流程模塊進行說明 公文流轉(zhuǎn) 改造后的公文流轉(zhuǎn)系統(tǒng)具有很強的適應(yīng)性和靈活性 如 流程的定義 角色的定義 痕跡保留等 以及對電子檔案的靈活管理 公文流轉(zhuǎn)是公司現(xiàn)行 OA 系統(tǒng)中的核心模塊 在改造后的系統(tǒng)中 公文 流轉(zhuǎn)的工作流程將由工作流定義引擎完成 在保證原系統(tǒng)所有功能均順利 遷移的基礎(chǔ)上 實現(xiàn)所有流程的靈活設(shè)定 并且 我們將視具體情況添加 一些個性化的設(shè)置 并修改現(xiàn)行系統(tǒng)中存在的不合理操作 使改造后的系 統(tǒng)更加符合用戶的操作習慣 收 發(fā)文管理在辦公全過程的電子化管理方面有了進一步的改進 收文管理可以實現(xiàn)采用掃描儀掃描已經(jīng)簽收的來文形成圖形文件或直接 將電子文檔登記 可按預(yù)先定義的流程實現(xiàn)自動傳遞 也可進行按照實際 的特殊情況 用戶在自己的職能范圍內(nèi)及時干預(yù)和調(diào)整流向 可實現(xiàn)收文 運轉(zhuǎn)全過程的流程自動跟蹤和監(jiān)控 通過日志來記錄每個環(huán)節(jié)的具體辦理 過程 可實現(xiàn)收文的條件查詢 全文檢索 并提供相應(yīng)的統(tǒng)計報表和打印 等功能 管理員還可以對文件流程走向 流水號格式 文件辦理單 審批 人員范圍 批閱權(quán)限 操作內(nèi)容等多種信息進行自定義配置 發(fā)文管理能自動生成主題詞 發(fā)文運轉(zhuǎn)可按預(yù)先定義的流程實現(xiàn)自動傳 遞 也可進行按照實際的特殊情況 用戶在自己的職能范圍內(nèi)及時干預(yù)和 調(diào)整流向 具備自動實現(xiàn)提醒和催辦功能 能保留正文修改痕跡和審批人 的電子簽名 系統(tǒng)日志能自動記錄公文的運轉(zhuǎn)情況和出錯信息 具備發(fā)文 的條件查詢和全文檢索功能 并提供統(tǒng)計匯總和發(fā)文打印等輔助功能 管 理員還可以對文件流程 流程名稱 流程走向 正文格式 文件字 流水 號格式 文件辦理單 審批人員范圍 批閱權(quán)限 操作內(nèi)容等多種信息進 行自定義配置 在公文配置模塊方面也較現(xiàn)行系統(tǒng)有了很大的改進 提供了公文常數(shù)設(shè) 置 檔案接口設(shè)置和文件形式配置等多種系統(tǒng)參數(shù) 其中所有與收發(fā)文相 關(guān)的信息都在公文常數(shù)配置中配置 檔案接口設(shè)置中可以設(shè)置歸檔的去處 并能設(shè)置歸檔到關(guān)系數(shù)據(jù)庫或者是 Notes 中的公文歸檔數(shù)據(jù)庫 而且還可 以設(shè)置連接數(shù)據(jù)庫的各項屬性 文件形式配置除了可以配置一些常規(guī)的文 件配置項目外 還可以配置自動催辦時間間隔 催辦信息 格式件流轉(zhuǎn) 這是通過工作流定義引擎實現(xiàn)的另一個重要的模塊 作為一個靈活的消息件 包含各種格式件 如 業(yè)務(wù)系統(tǒng)維護申請批復(fù) 單 簽報單 電腦維修單等等 其辦理流程可定制 同時在流程中運轉(zhuǎn)的 表單也可以定制 并且結(jié)合各級權(quán)限的控制 其擁有流程跳轉(zhuǎn) 配置靈活 的所有特性 并具備相當?shù)募磿r性 消息觸發(fā) 接收通過我們后面將介紹 的辦公小助手即時反應(yīng)在用戶客戶端桌面 具體來說 實現(xiàn)的功能包括 1 對需要辦理的格式件按格式件類別和批示級別的不同自動進行分類 流轉(zhuǎn) 2 管理員或一定級別的人員可定制格式件的流向 自動進行時間控制 定制催辦通知的形式 3 根據(jù)格式件級別分類存入歷史數(shù)據(jù)庫并且實現(xiàn)多種結(jié)構(gòu) 不同方式 分權(quán)限的查詢 4 格式件辦理完成后自動對辦理記錄進行統(tǒng)計保存 查詢統(tǒng)計 具備權(quán)限人員可以按固定條件 模糊組合查詢 全文檢索對 信息進行查詢 并可以按時間 類型等多種方式進行統(tǒng)計 報銷單據(jù)流轉(zhuǎn) 單據(jù)報銷是格式件流轉(zhuǎn)中重要的一類流轉(zhuǎn) 這里之所以要單獨加以 說明 是因為在流程上 處理方法上與普通的格式件流轉(zhuǎn)存在著顯著的 特點 單據(jù)報銷的全過程目前還是完全手工的方式進行處理 中間涉及環(huán) 節(jié)繁瑣 經(jīng)常不能及時處理 造成工作效率低下 報銷單據(jù)流轉(zhuǎn)模塊將 有效的改進這一問題 由于單據(jù)報銷與其他格式間流轉(zhuǎn)不同 必須提供 實際的單據(jù) 不能完全通過電子化實現(xiàn) 因此我們在流程上也采用了紙 質(zhì)單據(jù)直接提交與電子化流轉(zhuǎn)結(jié)合的方式 具體來說 我們將設(shè)立一個 類似 單據(jù)投放箱 的單據(jù)提交場所 員工將單據(jù)直接投放于此 由財 務(wù)相關(guān)人員定時收取 另一方面 我們通過工作流定義引擎定制這一特 定的格式件流轉(zhuǎn)流程 利用公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)所有中間環(huán)節(jié)的流轉(zhuǎn) 比 如各級相關(guān)人員的審批 當流程結(jié)束后由財務(wù)人員將報銷所得金額直接 轉(zhuǎn)入報銷人員的工資賬戶 同時通過我們的消息平臺發(fā)送一條消息通知 當事人 這樣既節(jié)省了時間 提高了辦公效率 也盡可能的避免了手工 流程中可能產(chǎn)生的一些錯誤 移動辦公 移動辦公是我們目前提出的辦公自動化改造的趨勢 同時也是現(xiàn)代 化辦公的發(fā)展方向 升級后的 Domino Server 將支持包括撥號等多種接 入方式 讓員工在外地出差 在家中等等沒有公司局域網(wǎng)絡(luò)的環(huán)境中通 過電話撥號 或 Internet 方式進行 Domino 數(shù)據(jù)庫的遠程訪問 進行收 發(fā)郵件 公文處理等操作 實現(xiàn)移動辦公 檔案管理檔案管理 改造后系統(tǒng)中的檔案管理系統(tǒng)將不僅僅是現(xiàn)行系統(tǒng)中保存公司收 發(fā)文 歸檔后形成正式文件的文書檔案庫 在保留原有文書檔案庫的模式和功能 的基礎(chǔ)上 負責對所有需要歸檔的文件的登錄 組卷 歸檔形成標準的文 件檔案 采用 SQL Server 與 Domino6 結(jié)合的方式管理檔案數(shù)據(jù) 并且支持 Web 檔案查詢 以及案卷管理 文件歸檔 檔案借閱和利用統(tǒng)計等功能 具 體描述如下 案卷的定義案卷的定義 我們?yōu)檎麄€單位的檔案預(yù)先定義好案卷 以便將全部檔案文件按照一定 的規(guī)律按案卷進行組卷 文件歸檔文件歸檔 對于系統(tǒng)中的電子文檔 文件 進行接收 登記 創(chuàng)建文件登錄卡 片 對已進行歸檔登記的文件進行自由組卷 建新卷或歸入已有的案卷 中 對已組卷的檔案 可根據(jù)需要進行移卷 拆卷 每個案卷內(nèi)的文件實行自動排序功能 提供主題詞庫學習和主題詞自動標引功能 借閱利用借閱利用 一般用戶可按需要提出借閱申請 經(jīng)管理員批準授權(quán)后 實現(xiàn)網(wǎng)上借閱 并定期將權(quán)限收回 用戶也可主動歸還案卷 系統(tǒng)能自動查找檔案管理員 提交借閱申請 到期后 系統(tǒng)自動刪除閱讀權(quán)限 并標記借閱歸還 紙質(zhì)檔案或無法通過網(wǎng)絡(luò)借閱時 也可由檔案管理員進行借閱 歸 還登記 利用統(tǒng)計利用統(tǒng)計 記錄每個檔案文件的被借閱記錄 并按照借閱人和文件以及案卷等進行 分類統(tǒng)計 生成借閱統(tǒng)計表 WebWeb 檔案查詢檔案查詢 Web 檔案查詢突破了傳統(tǒng)的檔案物理和 C S 借閱查詢 采用先進的 B S 應(yīng)用方式 使得用戶只要在 IE 瀏覽器中便可根據(jù)自己的權(quán)限訪問檔案數(shù)據(jù) 庫 這里的數(shù)據(jù)庫對象包含歷年存在檔案管理數(shù)據(jù)庫 SQL Server 以及 當年歸檔的公文 Domino 文檔數(shù)據(jù)庫 用戶可以在使用辦公系統(tǒng)時在不必 切換平臺的條件下進行方便的檔案查詢 Web 檔案查詢對象兼容了關(guān)系型數(shù)據(jù)庫和文檔數(shù)據(jù)庫 實現(xiàn)了對關(guān)系型 數(shù)據(jù)庫和文檔數(shù)據(jù)庫中文檔的按固定條件 模糊組合查詢 全文檢索 信息發(fā)布及其他應(yīng)用系統(tǒng)信息發(fā)布及其他應(yīng)用系統(tǒng) 信息發(fā)布是應(yīng)用系統(tǒng)中一個重要的模塊 為用戶建立一個相互交流 知 識學習與共享的場所 這其中包括了電子公告 常用信息 各類論壇等具 體形式 較現(xiàn)行系統(tǒng)中的信息發(fā)布平臺 改造后的信息發(fā)布將更加靈活易用 并 且部分功能模塊以及模板將可以實現(xiàn)訂制的方式 其中電子公告用于各部門用戶發(fā)布各類公告信息 提供通知欄 閱文欄 個別部門專欄 業(yè)務(wù)報表等多種廣播信息 用戶可以通過它發(fā)布各類公共 信息和通知等 還可以通過配置選擇是否需要審批 電子公告還根據(jù)安全 類別以文字 表格 圖片等方式實現(xiàn)公告 通知等信息與大屏幕和電子郵 件等的集成 并且通過后面介紹的辦公小助手 可以將一些通知類的信息 實時地發(fā)送到用戶的桌面 各類論壇以主題 響應(yīng)體系結(jié)構(gòu)提供用戶對各自相關(guān)的業(yè)務(wù)知識技能 進行交流學習的場所 類似 Internet 上的 BBS 實現(xiàn)了多種功能以及權(quán)限 的定制 此外 其他信息的發(fā)布也都可以通過定制實現(xiàn)不同的功能 如查詢和審 批等等 方便維護和管理 除了以上詳細介紹的幾大模塊之外 還有諸如電子郵件 日常辦公 個 人事務(wù)等等基本的功能 以及一系列可以通過定制實現(xiàn)的辦公流轉(zhuǎn) 在此 不再詳述 系統(tǒng)管理系統(tǒng)管理 在改造后的系統(tǒng)中 系統(tǒng)管理員利用系統(tǒng)管理的功能可以針對某個具體 的模塊添加刪除用戶 并可以授予和調(diào)整其他用戶權(quán)利 并且可以對整個 系統(tǒng)內(nèi)容做相應(yīng)的管理工作 該子系統(tǒng)主要包括權(quán)限管理 動態(tài)辦公流程管理 信息管理 欄目管理 主頁基本風格管理和備份管理 1 1 用戶權(quán)限管理用戶權(quán)限管理 權(quán)限管理是后臺管理主要的部分 它規(guī)定不同級別的用戶在整個辦公系 統(tǒng)流程中扮演的角色 包括 用戶個人管理和用戶組管理 其中 個人管 理是對單個用戶作應(yīng)用權(quán)限的管理 用戶組管理是能方便對擁有相同屬性 及權(quán)利的一組人做管理 權(quán)限管理有利于對個人工作職能的限制 是 OA 系 統(tǒng)的安全機制 靈活的權(quán)限管理平臺使得系統(tǒng)能對單位內(nèi)各部門和用戶進行自由管理 能方便地調(diào)整部門之間的層次關(guān)系 方便地將用戶從一個部門調(diào)到另一個 部門 而一個用戶在整個系統(tǒng)中只擁有一個單獨的賬號 而且該賬號還能 適應(yīng)和兼容后期新開發(fā)或集成的應(yīng)用系統(tǒng) 2 2 動態(tài)工作流程管理動態(tài)工作流程管理 動態(tài)流程管理是指對業(yè)務(wù)流程進行統(tǒng)一的規(guī)劃管理 對具有一套固定工 作方式的辦公流程 可做相應(yīng)流程規(guī)定 并可對工作流程做統(tǒng)一規(guī)劃 系 統(tǒng)管理員或其他具有相應(yīng)權(quán)限的人員可以對工作流程進行添加 刪除和修 改工作 方便對工作流程的控制 3 3 欄目管理欄目管理 系統(tǒng)管理員可以自由地添加 刪除 移動不同的欄目 例如 可以自由 地在個人信息里添加私人電話簿 記事本等 4 4 信息管理信息管理 具有一定權(quán)限的不同層次的管理員可以刪除 移動相應(yīng)權(quán)限范圍內(nèi)的部 門及欄目發(fā)錯的信息 便于管理員對各種信息的統(tǒng)一管理 5 5 頁面風格管理頁面風格管理 管理員可以定義主頁標題 字體 顏色 背景 頁面風格等 當然 為 了更好的體現(xiàn)個性化的要求 系統(tǒng)將容許單位每個個人用戶都可以定義自 己管理的頁面 6 6 郵件系統(tǒng)管理郵件系統(tǒng)管理 系統(tǒng)管理員可以給每個用戶分配郵件系統(tǒng)賬號 設(shè)置信箱空間大小 使 每個用戶可以方便地使用內(nèi)部電子郵件系統(tǒng) 7 7 備份管理備份管理 系統(tǒng)管理員可以方便地對重要的數(shù)據(jù)庫公文或信息 定期進行備份 并且在非 常狀況下能進行數(shù)據(jù)恢復(fù) 有效地防止意外造成的損失 第三部分第三部分增值服務(wù)即增值服務(wù)即 辦公小助手辦公小助手 設(shè)計設(shè)計 在改造后的辦公自動化系統(tǒng)中的主界面直觀地顯示了用戶的待辦事宜 這樣給用戶獲取待辦事宜信息提供了極大的方便 但這也需要用戶登錄 OA 系統(tǒng)來進行處理 而工作異常繁忙時 無瑕登錄 OA 進行文件處理 此時就 可能造成一些文件漏辦和遲辦或是信息獲取不及時的現(xiàn)象 給工作帶來不 便 如在 OA 系統(tǒng)的離線狀態(tài)下 通過小助手方式來主動提示待辦事宜 進 一步確保了信息的獲取和文件的辦理及時性 為企業(yè)辦公效率的提高有很 大的促進 也就是說我們要實現(xiàn) OA 系統(tǒng)待辦事宜離線提醒 定時向系統(tǒng)掃描待辦信息 發(fā)送文件時向小助手發(fā)送待辦信息 以聲音和圖片的方式提醒 通過小助手可直接進入文件辦理 1 系統(tǒng)流程 Domino 服務(wù)器 辦公助手 辦公自動化系統(tǒng)操作 文件發(fā)送 信息發(fā)布 郵件發(fā)送 其它操作 可 以解 決請 求 待辦事宜 可 以解 決請 求 掃描請求 可 以解 決請 求 請求回復(fù) 可 以解 決請 求 用戶 聲音 圖像 閃爍提醒 手動掃描 可 以解 決請 求 向質(zhì)量 控制工 程師 提交歸 檔請求 待辦提醒 可 以解 決請 求 定時掃描 可 以解 決請 求 向質(zhì)量 控制工 程師 提交歸 檔請求 需求類 型 待辦提醒 可 以解 決請 求 2 功能描述 功能項 目 功能描述 系統(tǒng)配 置 提供用戶根據(jù)自己的需要對小助手的配置 配置項包括 服務(wù)器地址配置 協(xié)議配置 主界面庫名稱配置 用戶 名配置 用戶密碼配置 消息提示方式配置 定時掃描 配置 自啟動在用戶啟動操作系統(tǒng)時 自啟動辦公小助手程序 根據(jù) 用戶配置執(zhí)行小助手功能 待辦提 示 當有新文件生成時 自動對用戶進行提示 提示方式由 用戶配置 手動掃 描 用戶還可通過點擊 掃描 按鈕 手動對待辦事宜進行 掃描 定時掃 描 提供定時向服務(wù)器掃描待辦文件的功能 時間由用戶定 制 登錄 OA 系統(tǒng) 小助手提供登錄 OA 系統(tǒng)的按鈕 此時用戶不再輸入用 戶名和密碼 即可進入辦公系統(tǒng) 文件辦 理 待辦事宜在小助手窗口中顯示 可雙擊直接進入文件辦 理 無需再輸入用戶名和密碼及查找該文件 小助手提供辦公自動化系統(tǒng)的離線功能 使用戶在處理待辦事宜時更具 實時性 也給用戶的操作帶來了極大的方便 除此之外 我們還希望將 辦公小助手 這種方式的應(yīng)用程序擴展成為 公司所有員工的輔助辦公工具 由此擴展 辦公小助手 將通過一個消息 平臺與其它的業(yè)務(wù)系統(tǒng)集成 發(fā)展成為短消息中心 實現(xiàn)功能強大 實時 操作簡便的應(yīng)用系統(tǒng) 成為小助手的發(fā)展趨勢 但其中實現(xiàn)起來還涉及到 與其它業(yè)務(wù)系統(tǒng)的集成 數(shù)據(jù)庫類型 及用戶統(tǒng)一管理等方面的技術(shù)難點 具體實現(xiàn)還需做進一步探討和研究 五 五 應(yīng)用系統(tǒng)的特點應(yīng)用系統(tǒng)的特點 易用性易用性 易用性要點易用性要點 先進的工作流引擎管理模塊 靈活的流程定義 特別適用于全網(wǎng)絡(luò) 辦公模式和管理策略變動 標準的 B S 結(jié)構(gòu)的設(shè)計 使用戶使用的使統(tǒng)一的瀏覽器界面 操作 簡單 使用方便 系統(tǒng)界面將結(jié)合用戶要求和原有使用習慣 配置專業(yè)美工設(shè)計軟件 界面和用戶操作方式 系統(tǒng)設(shè)計時增加大量提示性的功能 方便用戶使用 統(tǒng)一的身份認證機制 一站式 服務(wù)平臺 減少審批事項 提高辦事效率 提供完善的權(quán)限管理機制 能夠動態(tài)地分配用戶權(quán)限 提供任務(wù)提醒機制 對于待辦事項變化 收到消息等自動進行提示 用戶根據(jù)提示條目進入相應(yīng)的辦理或查看界面 提供完善的全文檢索引擎 穩(wěn)定性穩(wěn)定性 穩(wěn)定性要點穩(wěn)定性要點 設(shè)計與實現(xiàn)采用軟件工程標準體系和 ISO9002 的質(zhì)量標準體系 確保信息系統(tǒng)的標準化 采用模板式開發(fā) 各功能模塊之間的耦合度較低 如果由于業(yè)務(wù)變 化而導致出現(xiàn)某一個模塊不符合功能要求的情況 則只需進行系 統(tǒng)維護或小范圍的變動就能滿足功能的變化需要 支持傳送撤回 當用戶將一份文件傳送出去后 在被傳送者還沒有 接收該文件前 提供一個 撤回 的操作 用戶可以撤消該傳送 操作和進行文件修改再傳操作 警告 系統(tǒng)將對所有可能引起嚴重后果的操作提出警告 并讓用戶 再次確認后才能繼續(xù)執(zhí)行 數(shù)據(jù)備份復(fù)制 如果用戶不