物業(yè)公司入伙管理程序和方案.doc

此文檔收集于網(wǎng)絡(luò)，如有侵權(quán)，請聯(lián)系網(wǎng)站刪除入 伙 程 序 2lnZn_ 一、業(yè)主資格確認 hUd. q6 1、入伙通知書 bZKY,yY 房屋通過政府部門對建筑,消防,燃氣等項目驗收,取得合格證；物業(yè)公司通過接管驗收標(biāo)準，符合入住條件，由開發(fā)商書面通知業(yè)主符合入住的通知。 )5;Ilga 11業(yè)主在接到入伙通知書后，七天內(nèi)未辦理入伙手續(xù)的，根據(jù)規(guī)定，示為入伙。 oM | 12物業(yè)公司根據(jù)入伙通知書上的時間，收取物業(yè)管理費用。 rP6i_Z( 2、身份證或護照 A84C*p 21大陸公民：驗身份證原件，留身份證復(fù)印件； D(iwss+ 22港、澳、臺及國外公民：驗護照原件，留護照復(fù)印件。 hdNr 二、購房合同 Rw&xp $D 1、一次性付款的驗房屋買賣合同原件； L c 2、分期付款的驗銀行按揭合同書原件； wQ9*G&JQux 3、留房屋買賣合同、銀行按揭合同書復(fù)印件。 1diV8j4B 三、相片 jq 1、簽訂銀行委托劃歀協(xié)議； y4 5、二瓶家庭滅火器； 4UZNen&fO 6、二年十萬元家庭火災(zāi)保險； |L$(Pq* 7、每戶 元。 Wpz1bn+ 六、驗房 Q#w+V 1、領(lǐng)取鑰匙和滅火器材； ,G2$:b 2、領(lǐng)取房屋驗收交接表； 6(mOqS 3、填寫房屋驗收交接表； %Ai0 JV 4、收回房屋驗收交接表。二入住期1、高效便利辦好入住入伙期是物業(yè)管理工作關(guān)鍵的一個環(huán)節(jié)，同時也是物業(yè)管理人展示自身形象，打開工作局面，為今后物業(yè)管理服務(wù)工作奠定良好基礎(chǔ)的一個契機，為此做好如下幾項工作：（1）與銷售部配合，告知業(yè)主詳細的入伙流程、各項手續(xù)辦理辦法以及應(yīng)收的有關(guān)費用，以便業(yè)主事前做好準備；（2）銷售部應(yīng)合理安排業(yè)主的入伙時期，加強節(jié)假日的入伙辦理；入住服務(wù)；（3）一條龍辦理入住手續(xù)，隨到隨辦，與銷售部密切合作，對業(yè)主提供一對一的入住服務(wù)；（4）事前聯(lián)系供氣、供電、供水、電信、銀行等社會相關(guān)專業(yè)機構(gòu)，同步辦公，方便業(yè)主入伙；2、提供入住期的便民服務(wù)措施（1）延長工作時間，隨到隨辦，同時提供物業(yè)管理及其收費項目的咨詢答疑、裝修咨詢等；（2）通過公開招投標(biāo)方式引入45家具有一定品牌、資質(zhì)、售后服務(wù)良好的正規(guī)裝修商、電器商、各類裝修材料商，進駐社區(qū)并向業(yè)主推薦方便業(yè)主的同時進行經(jīng)營創(chuàng)收；（3）組織有償便民服務(wù)隊，解決入住期間搬運量大，搬家難的問題；解決家庭裝修后清潔衛(wèi)生問題，同時也方便裝修期間民工流的控制。3、記錄并處理業(yè)主在接樓驗房中提出的合理的意見與建議4、裝修管理（1）裝修宣傳培訓(xùn)。根據(jù)建筑發(fā)，建設(shè)部第110號令住宅室內(nèi)裝飾裝修管理辦法及福州市有關(guān)裝修管理的規(guī)定，制定房屋裝飾、裝修管理辦法、裝修期間電梯使用管理規(guī)定、二次裝修申請表等，對相關(guān)管理員以及業(yè)主、裝修施工單位的施工人員進行裝修的法律、法規(guī)及專業(yè)知識培訓(xùn)。（2）強化裝修審批二次控制的要點，制定裝修審批程序。（3）落實二次裝修跟蹤監(jiān)管責(zé)任制。（4）制定違章裝修處理流程。（5）依據(jù)裝修方案結(jié)合日常的裝修巡查記錄和裝修變更記錄進行裝修驗收。5、治安管理 （1） 建立高素質(zhì)的安管隊伍，按高標(biāo)準、嚴要求的指導(dǎo)思想，嚴抓招聘、培訓(xùn)、上崗、考核等關(guān)鍵環(huán)節(jié)，實施“準軍事化管理”。（2） 確立治安重點，加大對入住期人流、物流、車流的有效監(jiān)控。車位、車主、車型、車色）（3） 實施科學(xué)有效的防范體系，全面防范實施巡邏崗、固定崗（守衛(wèi)崗）、機動崗三崗聯(lián)合防范，各崗有效的配合與互動；（4）完善并發(fā)揮智能化系統(tǒng)的安防優(yōu)勢。6、入住期管理工作計劃表序號項 目內(nèi) 容時 間一入住手續(xù)辦理1、準備好業(yè)主入住資料；2、合理設(shè)置辦理入住手續(xù)的流程與崗位；3、為業(yè)戶辦理入住手續(xù)，提供便利服務(wù)。2008年4月起二住戶裝修管理1、對業(yè)戶和裝修隊伍的宣導(dǎo)、培訓(xùn)（發(fā)通知、公示、面談、現(xiàn)場交流）；1、裝修申報審批；2、裝修施工過程監(jiān)管；3、裝修驗收。2008年4月起三業(yè)戶檔案建立與管理1、收集檔案資料；2、科學(xué)分類；1、建檔；2、運用。2008年4月起 小 區(qū) 入 伙 方 案高鑫麓城小區(qū)的入伙時間是 年 月 、 、 日。項目共7棟樓，每日入伙兩棟，估計每日入伙的數(shù)量在200戶左右。以上事項均由發(fā)展商以入伙通知書的形式于 月底告之業(yè)主，并將入伙應(yīng)準備的資料給予詳細說明。沃德物業(yè)管理公司在此時已開始各種準備工作。入伙亦稱入住，是指入住人收到書面入?。ㄈ牖铮┩ㄖ⑥k理完結(jié)相應(yīng)手續(xù)；入住人收到入?。ㄈ牖铮┩ㄖ笤谙薅ㄆ谙迌?nèi)不辦理相應(yīng)手續(xù)的，亦視為入住。入伙通知書發(fā)出時，應(yīng)清楚說明入伙的條件，以便日后業(yè)主推遲辦理時，物業(yè)管理費的收取工作能夠順利開展。 入伙程序其實并不復(fù)雜，但業(yè)主情緒的好壞、準備是否充分等因素將會直接影響入伙流程的順利與否。所以要求物業(yè)公司必須準備充分。向業(yè)主的通知發(fā)放后，物業(yè)公司應(yīng)及時組建引導(dǎo)組、接待組、收樓組以及咨詢組等入伙工作的相關(guān)組織，并由小組長負責(zé)相關(guān)的培訓(xùn)和指導(dǎo)工作。 入伙期間，業(yè)主如八仙過海，以各種方式歡喜地走向花園小區(qū)。小區(qū)內(nèi)溫馨、悠閑的風(fēng)景讓人心曠神怡；溫馨輕巧的路標(biāo)指示格外醒目。物業(yè)管理公司服務(wù)中心的所有員工著裝整齊，禮貌大方。沿路上，恭候多時的接待人員不斷地引領(lǐng)介紹；業(yè)主經(jīng)過護衛(wèi)員身邊時護衛(wèi)員立正敬禮；業(yè)主迎面走來時，服務(wù)人員報以微笑。整個場面喜氣洋洋。 入伙現(xiàn)場要營造出喜慶的氛圍。小區(qū)布置主要以樓盤風(fēng)格為主，物業(yè)公司配合發(fā)展商給予適當(dāng)?shù)膶I(yè)方面的建議。 熱烈的場面、精心的布置、悠揚的樂音和動感的畫面，以及物業(yè)管理公司服務(wù)人員的至誠服務(wù)，烘托出一種“喜”的氛圍，將給業(yè)主帶來十分愉快的心情。小區(qū)門口人流匯集，護衛(wèi)員在疏導(dǎo)車輛，接待人員在入口處指引業(yè)主去入伙地點。此時，因物業(yè)管理服務(wù)人員與業(yè)主彼此互不熟悉，加之各種承攬裝修、工程業(yè)務(wù)及兜售各種產(chǎn)品的公司人員，使現(xiàn)場魚龍混雜，安全工作必須高度重視。因此，小區(qū)門口的把關(guān)嚴格是必要的，門崗應(yīng)對進入小區(qū)的人員進行必要地管理；其中，門口的車輛管理是重中之重的任務(wù)。 入伙期間采用“一條龍”服務(wù)模式進行，發(fā)展商、政府公共事業(yè)部門、物業(yè)公司聯(lián)合現(xiàn)場辦公。入伙是發(fā)展商售樓后進行的最后一次大型組織活動。物業(yè)公司可充分配合發(fā)展商與政府相關(guān)部門聯(lián)系，集中時間段統(tǒng)一利用資源，為日后的業(yè)主申辦減少麻煩。 入伙現(xiàn)場在會所一樓和二樓，其中一樓為發(fā)展商與政府事業(yè)單位辦公地點，各處均擺放明顯的標(biāo)識牌。客戶的位置處設(shè)在方便走動的中央地帶，本次入伙將客戶活動范圍設(shè)定在環(huán)行區(qū)域內(nèi)，并備有桌椅、飲料等物品，方便業(yè)主填寫資料。在二樓物業(yè)公司地點，配有復(fù)印機等，方便為業(yè)主進行證件的復(fù)印工作。入伙地點，有入伙流程圖擺放在顯眼的位置；辦公臺面有工作組標(biāo)識；根據(jù)實際工作場地和預(yù)計客戶流量，將場地隔離，財務(wù)收費處單獨隔離，保證安全。所有的細心和精致，目的只有一個，就是盡量減少業(yè)主的麻煩，使入伙工作順利進行。業(yè)主憑入伙通知書在發(fā)展商辦公處辦理完相關(guān)手續(xù)后，由發(fā)展商開具“收樓介紹信”。物業(yè)公司憑“收樓介紹信”進行辦理?！笆諛墙榻B信”作為發(fā)展商工作結(jié)束的憑證，也是物業(yè)公司認可的唯一證據(jù)。沒有該信的開具，物業(yè)公司不得進入入伙流程。 業(yè)主在進入物業(yè)公司入伙接待處、由接待人員核對身份后，在業(yè)主簽到表登記，并領(lǐng)取資料袋和小禮物。資料中裝有需業(yè)主知悉及簽署的種種文件和表格，計有：業(yè)主公約；前期物業(yè)管理協(xié)議；客戶手冊；家庭住戶成員登記表；銀行委托協(xié)議；裝修資料；接管驗收記錄；收費標(biāo)準等。 請業(yè)主簽到的目的是為了第一次業(yè)主資料備案和核對當(dāng)日入伙人數(shù)。如有業(yè)主部分資料未帶齊，應(yīng)保證在可追溯的前提下讓業(yè)主保持心情愉快。為業(yè)主發(fā)放小禮品也是為了物業(yè)公司與業(yè)主間的合作有一個良好的開端。物業(yè)公司事前將需要提供給業(yè)主的資料放在檔案袋中，可有效避免因現(xiàn)場忙亂而發(fā)生個別失誤現(xiàn)象，這也體現(xiàn)出物業(yè)公司為業(yè)主考慮的良苦用心。簽到后，業(yè)主直接面對接待組，由接待組完成文件簽約、財務(wù)收費、咨詢講解等工作。在業(yè)主簽署文件時，物業(yè)公司負責(zé)復(fù)印、收集業(yè)主的有效證件復(fù)印件以及公司單位的法人委托書等。根據(jù)業(yè)主房產(chǎn)資料，財務(wù)組已準備每戶在入伙時應(yīng)繳納的費用清單，方便入伙時接待組根據(jù)清單直接告之。 只要一切為業(yè)主著想，以業(yè)主為中心開展各項工作，就能夠做到使入伙有條不紊，并最大程度地減少各種紕漏的發(fā)生。業(yè)主如有疑問者，將被帶領(lǐng)到咨詢組單獨辦公場地，避免因此造成對其他業(yè)主的影響。如有異議者，接待人員無法讓其信服，則有分公司經(jīng)理負責(zé)接待。對極個別拒絕簽署文件者，則有分公司經(jīng)理和公司領(lǐng)導(dǎo)進行溝通和解釋，公司視其原因情況給予具體的處理方法。以上接待工作結(jié)束后，將入伙會簽單轉(zhuǎn)收樓組。接待流程完畢。 如業(yè)主有問題，必須及時給予解答，并禮貌接待。這也是業(yè)主與物業(yè)公司第一次打交道，第一印象至關(guān)重要，如果因一點點小小的失誤引起業(yè)主的不滿，繼而把這種不愉快帶到以后長期的物業(yè)管理過程中，就是因小失大，得不償失了。而這種不快將是物業(yè)公司付出巨大的努力也可能彌補不了的。既然如此，就一定要開個好頭。業(yè)主走進收樓現(xiàn)場時，收樓組已做好各項準備工作：如各類鑰匙(房屋、信箱)分棟分層分戶集中整齊擺放；住戶每家必須配備的1個滅火器；收樓組每人必備的文件夾及接管驗收記錄等。 入伙工作其實打的是“有準備之仗”。準備工作做好了，入伙工作也就成功了80%。不僅收樓階段如此，上面的每一個流程環(huán)節(jié)都是如此。所以物業(yè)公司在準備階段要細心再細心，周到再周到，這些方面怎么要求都不過分。 樓組人員在核對會簽單后，領(lǐng)取鑰匙。然后指派專門人員提攜滅火器引領(lǐng)業(yè)主收樓。由物業(yè)公司人員攜帶滅火器，這個細節(jié)體現(xiàn)了物業(yè)公司的服務(wù)意識。 到達住戶家時，由收樓人員將鑰匙給業(yè)主，由業(yè)主檢驗信箱鑰匙，并由業(yè)主親自打開入戶門。進門后，收樓人員簡明介紹三表安裝位置及管線走向等房屋水電基本情況，帶領(lǐng)業(yè)主查水、電、氣表，并在接管驗收記錄上登記三表底數(shù)和有關(guān)業(yè)主對房屋質(zhì)量、房屋設(shè)備的意見。 既是業(yè)主收樓，就應(yīng)體現(xiàn)業(yè)主的主體地位，收樓人員應(yīng)明確自己的服務(wù)地位。此外，在陪同業(yè)主收樓過程中應(yīng)注意語言的分寸，不得隨便作出評論性語言，尤其是房屋質(zhì)量存在問題，更不可妄加評論，因為原因可能是多方面的，而且是專業(yè)性的。陪同人員應(yīng)體現(xiàn)出專業(yè)、禮貌和耐心，并切實作好相關(guān)記錄，以避免以后出現(xiàn)矛盾時利于區(qū)分責(zé)任。 如業(yè)主不同意收樓，拒絕簽字，應(yīng)與業(yè)主協(xié)商后向管理處代為轉(zhuǎn)達意見，并與業(yè)主簽訂房門鑰匙托管書，由管理處代為保管鑰匙，跟蹤處理業(yè)主意見。 收樓人員還應(yīng)注意，對一些不能當(dāng)時解決的問題不可自作主張，一定要遵循相關(guān)規(guī)程，向管理處轉(zhuǎn)達意見。因為入伙時可能存在眾多類似問題，由管理處集中處理將會提高效率，集體的力量還能將問題處理得比較徹底。 還需強調(diào)的一點是，在整個收樓過程中，收樓人員決不得以任何理由怠慢業(yè)主或催促業(yè)主 收樓結(jié)束后，詢問業(yè)主是否有其它需求，如果沒有，則請業(yè)主在接管驗收記錄上簽字確認。 物業(yè)管理要求事事有記錄，從入伙中的各項流程中已充分體現(xiàn)了這一點。這樣做會免除許多不必要的麻煩。 收樓人員根據(jù)實際情況，填寫入伙會簽單后，將所有資料交回收樓組組長。至此，入伙流程結(jié)束。 種入伙的資料都須仔細收集保管，