OA普通用戶使用手冊.doc

理工學(xué)院協(xié)同辦公系統(tǒng)用戶培訓(xùn)手冊一、系統(tǒng)環(huán)境配置相關(guān)1、如何登錄系統(tǒng)u 打開IE，首先將OA服務(wù)器的域名（）加入到信任站點；操作步驟：打開IE瀏覽器，點擊IE菜單欄的“工具”-“Internet選項”-“安全”-“受信任站點”，將“http:/ ”添加到可信站點中，如圖1所示： u 打開IE瀏覽器，在IE地址欄中輸入OA服務(wù)器的域名（）；2、控件的下載和安裝u 正常情況下，系統(tǒng)會自動安裝控件。如果你登陸成功，則說明控件安裝成功；u 彈出控件下載安裝窗口u 點擊圖上紅色框上的文字部分，則會彈出如圖1-3所示的安全警告：圖1-3 安全警告u 在圖中點擊安裝按鈕，系統(tǒng)自動將該控件下載并安裝到X：WINNT（Windows）Downloaded Program Files目錄下。u 如果發(fā)現(xiàn)登陸不了系統(tǒng)，則說明控件沒有正常安裝?？赏ㄟ^手動安裝解決：n 首面頁左上角“第2點”，請點擊這里查看原因，在彈出的幫助頁面里，點擊8.控件安裝包下載，進行手動安裝。n 控件卸載程序4、首頁功能說明圖1-6 OA主界面u 首頁待辦工作：顯示的文件是其它人員提交過來的，等待您辦理的工作u 首頁通知公告：顯示您有權(quán)限查閱的各部門發(fā)布的通知公告u 首頁校內(nèi)辦公：顯示您有權(quán)限查閱的校內(nèi)辦公信息u 首頁公文發(fā)布：顯示您有權(quán)限各部門發(fā)布的公文發(fā)布；u 首頁校內(nèi)新聞：顯示您有權(quán)限各部門發(fā)布的校內(nèi)新聞；u 首頁今日值班：顯示值班信息；u “”，用戶注銷，可以用來切換用戶；u “”，返回主界面，即首頁；u “”， 系統(tǒng)幫助；5、關(guān)閉系統(tǒng)u 點擊IE窗口的關(guān)閉按鈕，即可關(guān)閉系統(tǒng)。二、工作流程操作以校院辦學(xué)校發(fā)文和收文為例，首先是學(xué)校發(fā)文，如圖：1申請人擬稿具體操作如下：u 擬文 點最左邊的快捷模塊中的“新建工作”按鈕，在彈出框中選擇【院長辦公室流程】-【學(xué)校發(fā)文】的流程如圖2-1，點【確定】后出現(xiàn)學(xué)校發(fā)文處理單如圖2-2，輸入表單的基本內(nèi)容信息。圖2-1新建工作消息框圖2-2 行政發(fā)文申請表單 如果學(xué)校發(fā)文需要上傳附件,點擊最下面的附件框中的【添加】,選擇你要上傳的文件.如圖2-3圖2-3 添加附件 學(xué)校發(fā)文需要有正文，點擊表單操作來編輯或插入發(fā)文正文內(nèi)容?；蛘哒膫渥?nèi)的藍色按鈕。圖2-4 在編輯正文中插入正文內(nèi)容備注：只有使用編輯正文功能才能保存修改痕跡，如以附件形式則無法保留領(lǐng)導(dǎo)修改痕跡。u 提交工作 點擊表單操作【提交】。系統(tǒng)會自動判斷當前擬稿人是屬于什么部門的,是科員或者是領(lǐng)導(dǎo)。科員將送給本部門領(lǐng)導(dǎo)核稿；領(lǐng)導(dǎo)將送文秘科辦理。u 跟蹤工作點擊導(dǎo)航欄里的【已辦工作】，便可跟蹤您提交的工作目前處于哪個環(huán)節(jié)由誰在辦理。若有需要修改文檔，則可點擊操作條上的【撤回】按紐，系統(tǒng)將會自動撤回您的工作，您便可修改，接著再提交。2擬稿單位領(lǐng)導(dǎo)修改核稿具體操作如下：u 打開工作 點首頁【待辦工作】窗格里的工作，或者在消息框里【點擊查看】，打開工作。u 審批工作 審核擬稿內(nèi)容，必要時可以對擬稿內(nèi)容進行修改。 點【編輯正文】查看和編輯發(fā)文正文內(nèi)容 點【簽署意見】，填入對擬稿的審核意見。u 查閱信息 點【查閱】【辦理意見】，可查看前面所有環(huán)節(jié)辦理人的辦理意見。 點【查閱】【文本流轉(zhuǎn)歷史】，可查看前面此筆文檔所流轉(zhuǎn)過的環(huán)節(jié)的文本說明。 點【查閱】【圖形流轉(zhuǎn)歷史】，可以圖像的形式查看前面此筆文檔所流轉(zhuǎn)過的環(huán)節(jié)。 點【查閱】【流程說明】，可查看整個發(fā)文的流程圖。u 提交或退回工作 點【退回】， 可退回上一辦理環(huán)節(jié)，也可以選擇你要退回前面已辦理過的任意一個環(huán)節(jié)。 點【提交】， 系統(tǒng)將彈出流向選擇框，有提示3個流向可以走：1、校領(lǐng)導(dǎo)審批；2、送相關(guān)部門會稿；3、文秘科預(yù)審。u 其他 點擊表單操作【轉(zhuǎn)辦】。系統(tǒng)會跳出你本部門的人員出來讓你選擇,如果你想轉(zhuǎn)給其他部門的,可以在那個框框的上面選擇我的單位,再選擇你要轉(zhuǎn)辦的人員注意：轉(zhuǎn)辦是將自己的權(quán)限轉(zhuǎn)給將要交辦的人員。 點擊表單操作工具中的【會簽】。系統(tǒng)會跳出組織結(jié)構(gòu)讓你選擇。 注意：交辦是將文檔拷貝一份給將要選擇的人員，屬本流程之外的，對本流程的流轉(zhuǎn)沒有影響。3相關(guān)部門會稿 會稿：是讓相關(guān)部門簽署意見，相關(guān)部門在簽署意見后提交，將提交給擬稿人。具體操作如下：u 打開工作 點首頁【待辦工作】窗格里的工作，或者在消息框里【點擊查看】，打開工作。u 審批工作 點【編輯正文】查看和編輯發(fā)文正文內(nèi)容 點【簽署意見】，填入對本發(fā)文的會簽意見。u 查閱信息 點【查閱】【辦理意見】，可查看前面所有環(huán)節(jié)辦理人的辦理意見。 點【查閱】【文本流轉(zhuǎn)歷史】，可查看前面此筆文檔所流轉(zhuǎn)過的環(huán)節(jié)的文本說明。 點【查閱】【圖形流轉(zhuǎn)歷史】，可以圖像的形式查看前面此筆文檔所流轉(zhuǎn)過的環(huán)節(jié)。 點【查閱】【流程說明】，可查看整個發(fā)文的流程圖。u 提交工作 點【提交】，有提示2個流向：1、校領(lǐng)導(dǎo)會簽；2、擬稿單位領(lǐng)導(dǎo)再次核稿。u 其他 點擊表單操作【轉(zhuǎn)辦】。系統(tǒng)會跳出你本部門的人員出來讓你選擇,如果你想轉(zhuǎn)給其他部門的,可以在那個框框的上面選擇我的單位,再選擇你要轉(zhuǎn)辦的人員 點擊表單操作工具中的【交辦】。系統(tǒng)會跳出組織結(jié)構(gòu)讓你選擇。4校領(lǐng)導(dǎo)審批具體操作如下：u 打開工作 點首頁【待辦工作】窗格里的工作，或者在消息框里【點擊查看】，打開工作。u 審批工作 審核擬稿內(nèi)容，必要時可以對擬稿內(nèi)容進行修改。 點【編輯正文】查看和編輯發(fā)文正文內(nèi)容 點【簽署意見】，填入對擬稿的審核意見。u 查閱信息 點【查閱】【辦理意見】，可查看前面所有環(huán)節(jié)辦理人的辦理意見。 點【查閱】【文本流轉(zhuǎn)歷史】，可查看前面此筆文檔所流轉(zhuǎn)過的環(huán)節(jié)的文本說明。 點【查閱】【圖形流轉(zhuǎn)歷史】，可以圖像的形式查看前面此筆文檔所流轉(zhuǎn)過的環(huán)節(jié)。 點【查閱】【流程說明】，可查看整個發(fā)文的流程圖。u 提交或退回工作 點【退回】， 可退回上一辦理環(huán)節(jié)，也可以選擇你要退回前面已辦理過的任意一個環(huán)節(jié)。 點【提交】，將返回擬稿單位領(lǐng)導(dǎo)辦理。 u 其他 點擊表單操作【轉(zhuǎn)辦】。系統(tǒng)會跳出你本部門的人員出來讓你選擇,如果你想轉(zhuǎn)給其他部門的,可以在那個框框的上面選擇我的單位,再選擇你要轉(zhuǎn)辦的人員注意：轉(zhuǎn)辦是將自己的權(quán)限轉(zhuǎn)給將要交辦的人員。 點擊表單操作工具中的【會簽】。系統(tǒng)會跳出組織結(jié)構(gòu)讓你選擇。 注意：交辦是將文檔拷貝一份給將要選擇的人員，屬本流程之外的，對本流程的流轉(zhuǎn)沒有影響。5校領(lǐng)導(dǎo)會簽具體操作與“校領(lǐng)導(dǎo)審批”環(huán)節(jié)一樣。 點【提交】，有提示2個流向：1、返回擬稿單位修改；2、送文秘科預(yù)審。6擬稿單位領(lǐng)導(dǎo)再次核稿具體操作與“擬稿單位領(lǐng)導(dǎo)核稿”環(huán)節(jié)一樣。 點【提交】，有提示2個流向：1、再次返回擬稿人修改；2、送文秘科預(yù)審。7文秘科預(yù)審具體操作與“校領(lǐng)導(dǎo)審批”環(huán)節(jié)一樣。 點【提交】，有提示2個流向：1、送校辦主任審稿；2、返回擬稿單位領(lǐng)導(dǎo)審稿。8校辦主任審稿具體操作與“校領(lǐng)導(dǎo)審批”環(huán)節(jié)一樣。 點【提交】，將呈送校領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。9校領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)具體操作與“校領(lǐng)導(dǎo)審批”環(huán)節(jié)一樣。 點【提交】，將送擬稿單位根據(jù)意見修改并校對。10擬稿單位根據(jù)意見修改并校對具體操作與“校領(lǐng)導(dǎo)審批”環(huán)節(jié)一樣。 點【提交】，將送文秘科編號打印。11編號打印具體操作如下：u 打開工作 點首頁【待辦工作】窗格里的工作，或者在消息框里【點擊查看】，打開工作。u 編號 點【查閱正文】查看發(fā)文正文內(nèi)容 根據(jù)內(nèi)容對文件編號，沒有編號系統(tǒng)不讓提交工作。如圖2-5圖2-5 選擇發(fā)文文號u 套紅頭 點【打印】，選擇紅頭文件模板，點擊后，系統(tǒng)會自動將紅頭文件上傳到OA系統(tǒng)的當前處理單的附件里面 在附件框里，選中附件，點擊附件框【編輯】，對紅頭文件進行調(diào)整，調(diào)整后保存Word紅頭文件；u 提交 點【退回】，可退回上一辦理環(huán)節(jié)。 點【提交】，系統(tǒng)將會自動歸檔到校院辦的學(xué)校發(fā)文庫里面.接著我們來看下學(xué)校收文，如圖：1 申請人擬稿：在發(fā)文流程中我們已經(jīng)介紹過如何進行擬稿操作，此處不在重復(fù)，重點還是提醒大家區(qū)分好“編輯正文”和“添加附件”。u 提交工作 點擊表單操作【提交】，將送給校院辦主任進行擬辦。2校辦主任擬辦具體操作如下：u 打開工作 點首頁【待辦工作】窗格里的工作，或者在消息框里【點擊查看】，打開工作。u 審批工作 審核擬稿內(nèi)容，必要時可以對擬稿內(nèi)容進行修改。 點【編輯正文】查看和編輯發(fā)文正文內(nèi)容 點【簽署意見】，填入對擬稿的審核意見。u 查閱信息 點【查閱】【辦理意見】，可查看前面所有環(huán)節(jié)辦理人的辦理意見。 點【查閱】【文本流轉(zhuǎn)歷史】，可查看前面此筆文檔所流轉(zhuǎn)過的環(huán)節(jié)的文本說明。 點【查閱】【圖形流轉(zhuǎn)歷史】，可以圖像的形式查看前面此筆文檔所流轉(zhuǎn)過的環(huán)節(jié)。 點【查閱】【流程說明】，可查看整個發(fā)文的流程圖。u 提交或退回工作 點【退回】， 可退回上一辦理環(huán)節(jié)，也可以選擇你要退回前面已辦理過的任意一個環(huán)節(jié)。 點【提交】，將有2個流向的提示：1、送文秘科辦理；2、送校領(lǐng)導(dǎo)批辦。 u 其他 點擊表單操作【轉(zhuǎn)辦】。系統(tǒng)會跳出你本部門的人員出來讓你選擇,如果你想轉(zhuǎn)給其他部門的,可以在那個框框的上面選擇我的單位,再選擇你要轉(zhuǎn)辦的人員注意：轉(zhuǎn)辦是將自己的權(quán)限轉(zhuǎn)給將要交辦的人員。 點擊表單操作工具中的【會簽】。系統(tǒng)會跳出組織結(jié)構(gòu)讓你選擇。 注意：交辦是將文檔拷貝一份給將要選擇的人員，屬本流程之外的，對本流程的流轉(zhuǎn)沒有影響。3校領(lǐng)導(dǎo)批辦具體操作與“校辦主任擬辦”環(huán)節(jié)一樣。 點【提交】，將有2個流向的提示：1、送文秘科分發(fā)；2、返回校辦主任辦理。4文秘科分發(fā)具體操作與“校辦主任擬辦”環(huán)節(jié)一樣。 點【提交】，將有2個流向的提示：1、送校領(lǐng)導(dǎo)批辦；2、送職能部門承辦。注意，此處需根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)擬辦意見，可選送校領(lǐng)導(dǎo)批辦，也可選送職能部門承辦，也可以同時送給校領(lǐng)導(dǎo)和職能部門辦理。5職能部門承辦具體操作與“校辦主任擬辦”環(huán)節(jié)一樣。 點【提交】，將送文秘科辦理。6文秘科監(jiān)控具體操作與“校辦主任擬辦”環(huán)節(jié)一樣。 點【查閱】【協(xié)辦意見】，可查看校領(lǐng)導(dǎo)批辦和職能部門承辦這兩個環(huán)節(jié)是否完成辦理。如果已完成，點擊確定即可。系統(tǒng)會自動彈出更新后的表單，顯示校領(lǐng)導(dǎo)批辦意見或職能部門承辦意見。點關(guān)閉。 點【提交】，將送文秘科辦理。7文秘科辦理具體操作與“校辦主任擬辦”環(huán)節(jié)一樣。 點【提交】，將有3個流向的提示：1、送傳閱至相關(guān)校領(lǐng)導(dǎo)；2、送職能部門承辦；3、送校辦清理歸檔8傳閱至相關(guān)校領(lǐng)導(dǎo)具體操作與“校辦主任擬辦”環(huán)節(jié)一樣。 點【提交】，將有2個流向的提示： 1、送職能部門承辦；2、送校辦清理歸檔9校辦清理歸檔具體操作與“校辦主任擬辦”環(huán)節(jié)一樣。 系統(tǒng)將會自動歸檔到校院辦的學(xué)校收文庫里面.三、公共信息1. 通知公告主要用于發(fā)布各種通知、通告等信息，是一個發(fā)布公共信息的綜合場所。u 查閱通知公告n 在系統(tǒng)首頁上就可以直接查閱近期通知公告；n 進入公告模塊：在系統(tǒng)首頁上點擊菜單【公共信息】-【通知公告】選項，打開通知公告模塊。如圖3-1 圖3-1 進入通知公告入口n 點擊導(dǎo)航欄中的【近期文檔】就可以瀏覽近期發(fā)布的通知公告；點擊導(dǎo)航欄中的【全部文檔】就可以瀏覽所有通知公告。如圖3-2圖3-2 查看近期通知公告、全部通知公告u 新建分類管理：點擊導(dǎo)航欄中的【分類管理】，再點擊操作條中的【新建】選項，填寫完表單相應(yīng)的內(nèi)容點擊【保存】選項，就可以完成通知公告分類的事項；點擊【關(guān)閉】選項，取消此次操作。如圖3-3圖3-3 新建通知公告的分類u 發(fā)布通知公告：點擊導(dǎo)航欄中的【近期文檔】或【全部文檔】，再點擊操作條中的【新建】選項，填寫完表單內(nèi)容點擊【發(fā)布】選項，就可以完成發(fā)布通知公告的操作；點擊【關(guān)閉】選項，取消此次操作。注意不是所有的用戶都有發(fā)布公告的權(quán)限。如圖3-4圖3-4 新建通知公告2. 電子論壇主要用于OA內(nèi)部人員的話題討論與休閑娛樂。進入論壇：在系統(tǒng)首頁上點擊菜單【公共信息】-【電子論壇】，進入電子論壇。3. 公共通訊錄、政策法規(guī)、規(guī)章制度進入公共通訊錄模塊：在系統(tǒng)首頁上點擊菜單【公共信息】-【公共通訊錄】；進入政策法規(guī)模塊：在系統(tǒng)首頁上點擊菜單【行政事務(wù)】-【政策法規(guī)】；進入規(guī)章制度模塊：在系統(tǒng)首頁上點擊菜單【行政事務(wù)】-【規(guī)章制度】；4. 在線短信主要用于內(nèi)部用戶信息傳遞和在線交流。u 進入在線短信模塊：在系統(tǒng)首頁右上角，點擊后，便可彈出下拉框，選擇相關(guān)選項。也可以直接點擊快捷模塊的按鈕u 查看在線用戶：選擇【發(fā)送信息】菜單，就可以查閱在線人數(shù)及人員了。如圖3-4圖3-4 查看在線人數(shù)u 發(fā)送短信息： 選擇一個或多個用戶（部門、崗位、群組等），在編輯框內(nèi)填寫信息內(nèi)容，點擊【發(fā)送信息】按鈕，系統(tǒng)將信息立即發(fā)送給指定的用戶，當指定的用戶登陸OA時，系統(tǒng)自動彈出消息內(nèi)容。查看歷史紀錄：點擊窗口中【已收消息】按鈕后，在系統(tǒng)界面可以瀏覽查看短信息歷史記錄。四、知識中心主要用于存放歸檔的資料，如發(fā)文、收文、事項簽報等歸檔資料u 查閱文件：點擊導(dǎo)航欄中的【流程歸檔】，進入相關(guān)分類，如查閱校院辦歸檔的行政發(fā)文，則選擇【流程歸檔】-【校院辦流程】，進入“行政發(fā)文”，點擊全部文件，可查閱所有的發(fā)文文件，也可點擊相關(guān)的文件夾。u 查詢文件：點擊全部文件或相關(guān)的部門文件夾，在窗口的底部，點擊“搜索”，輸入關(guān)健字，點擊“搜索”進行查詢，如果要更精確查詢，則可點擊高級搜索，如圖5-3所示，按標題、創(chuàng)建時間、作者等查詢。圖5-2 文件搜索圖5-3 高級查詢六、我的事務(wù)1. 我的工作用于處理所有通過流程審批的工作。包括：新建工作、待辦工作、已辦工作、工作草稿、工作督辦、工作監(jiān)控、工作委托，如圖6-1所示。圖6-1新建工作：新建一項要通過領(lǐng)導(dǎo)審批的工作，如發(fā)文、收文、工作聯(lián)絡(luò)等待辦工作：主要是其它人員提交給您，等待您辦理的工作。已辦工作：顯示自己已經(jīng)辦理并還在繼續(xù)流轉(zhuǎn)的工作，以便跟蹤辦理情況。同時還可以將自己已經(jīng)提交但下一辦理人還沒有辦理的工作撤回。工作草稿：新建工作，還沒有處理完成，可保存工作草稿中，等處理完成后再提交。工作督辦：有督辦權(quán)限的用戶，可在這里跟蹤工作處理情況，并填寫相關(guān)督辦意見。工作監(jiān)控：有流程管理權(quán)限的用戶可以在這里對其管理權(quán)限內(nèi)的工作進行監(jiān)控，并具有催辦當前辦理人、特送個人辦理及特送環(huán)節(jié)等權(quán)限工作委托：允許自行設(shè)定相應(yīng)的時間內(nèi)相應(yīng)的工作自動轉(zhuǎn)交給自行定義的委托人辦理。此功能常用于在審批人需要出差或請假等審批不便時使用。2. 我的日程u 模塊進入：在系統(tǒng)首頁上選擇【我的事務(wù)】【我的日程】【查看日程安排】，進入我