客戶服務(wù)部運作守則范文(DOC 54頁).doc

客戶服務(wù)部運作守則客戶服務(wù)部運作守則 項目 EA 公寓 文件編號 版本號 A修改狀態(tài) 1 實施日期 2012 年月日 第 1 頁 共 55 頁 第一章第一章人員架構(gòu)及管理范圍人員架構(gòu)及管理范圍 一 一 架構(gòu)圖架構(gòu)圖 主管 客服助理 前臺及內(nèi)勤 客服助理 客服助理 客服助理 外勤 二 崗位設(shè)置二 崗位設(shè)置 主管 1 人 8 30 17 30 客服助理 內(nèi)勤 1 人 8 30 17 30 客服助理 外勤 2 人 8 00 18 30 合計 4 人 三 客戶服務(wù)部管理范圍三 客戶服務(wù)部管理范圍 客戶服務(wù)部的主要職責(zé)是負(fù)責(zé)處理所有與租戶有關(guān)的問題 包括 收集并反饋租戶的意見 督 促相關(guān)部門處理投訴 監(jiān)控相關(guān)部門的服務(wù)質(zhì)量 實施物業(yè)管理公司各項管理方案 負(fù)責(zé) EA 公寓 全面清潔 綠化及行政事務(wù)工作 以下將按各個崗位分別介紹相應(yīng)的管理范圍 1 客戶服務(wù)部辦公室 1 保持物業(yè)管理公司同租戶的聯(lián)系 通過與客人接觸和定期拜訪收集 整理租戶信息和需 求 并及時傳達給有關(guān)部門作為工作指導(dǎo)和決策依據(jù) 客戶服務(wù)部運作守則客戶服務(wù)部運作守則 項目 EA 公寓 文件編號 版本號 A修改狀態(tài) 1 實施日期 2012 年月日 第 2 頁 共 55 頁 2 配合租賃公司為新入駐的租戶辦理入駐手續(xù) 核驗?zāi)茉幢淼准皡R同工程部與租戶進行單 元設(shè)施交接 協(xié)助租戶裝修申請 負(fù)責(zé)安排租戶的搬家事宜 在租戶配合下 作好各種 登記工作 3 協(xié)助綜合部統(tǒng)計每月各租戶應(yīng)繳費用及核發(fā) 催繳工作 4 擬訂部門總結(jié) 計劃 班次安排 部門檔案整理及歸檔工作 5 監(jiān)督保安 工程 外包服務(wù)單位等部門的服務(wù)質(zhì)量和工作效率 并相應(yīng)提出合理化建議 6 每日進行兩次公寓全方位巡視 與秩序維護部巡視交叉進行 7 與相關(guān)外包工作單位的聯(lián)系及日常工作評審 8 與相關(guān)政府監(jiān)管部門的聯(lián)系工作 2 前臺接待 1 準(zhǔn)確掌握有關(guān)辦公樓的結(jié)構(gòu) 布局和方位 2 接待租戶查詢 處理客人電話投訴 并及時通知相關(guān)部門 3 接待來訪人員 解答來訪人員相關(guān)提問 4 負(fù)責(zé)公寓部分郵件收發(fā)工作 5 負(fù)責(zé)監(jiān)督大堂 公區(qū)衛(wèi)生及電梯運行狀況 6 處理公寓內(nèi)發(fā)生的一切緊急事件并通知相關(guān)部門 7 負(fù)責(zé)各種工單的發(fā)放 核對及匯總工作 8 負(fù)責(zé)配合租賃公司對租戶的聯(lián)系與接待 3 清潔 綠化 1 公寓整體日常及周期保潔檢查 管理工作 2 公寓綠化 綠植租擺效果檢查工作 3 清潔用品質(zhì)量檢查 質(zhì)量評估工作 4 公寓整體蟲控工作的組織與監(jiān)督 第二章第二章崗位職責(zé)崗位職責(zé) 客戶服務(wù)部運作守則客戶服務(wù)部運作守則 項目 EA 公寓 文件編號 版本號 A修改狀態(tài) 1 實施日期 2012 年月日 第 3 頁 共 55 頁 一一 職位 客戶服務(wù)部主管職位 客戶服務(wù)部主管 1 工作大綱 負(fù)責(zé)執(zhí)行經(jīng)理指定的工作 2 職責(zé) 在項目經(jīng)理領(lǐng)導(dǎo)下全面負(fù)責(zé)客戶服務(wù)部的日常管理 與其他部門溝通協(xié)作 確保各個環(huán) 節(jié)的通暢 督導(dǎo)屬下為租戶提供優(yōu)質(zhì)的物業(yè)管理公司服務(wù) 1 于上班后即視察 前臺日常事項記錄本 留意上一班所注下之記錄 如有需要 采取行 動以跟進所需之工作 2 檢查部門員工出勤情況 3 公共地方巡視 注意事項包括 清潔情況 安全情況 其他事項 4 整理更新公寓租戶名單 5 除日間辦公室電話及負(fù)責(zé)人姓名外 更須有夜間緊急聯(lián)絡(luò)電話及聯(lián)絡(luò)人姓名 以便保安 中控室儲存?zhèn)溆?記錄資料必須保密 6 接受投訴 可處理者即行處理 處理完畢后向項目經(jīng)理報告處理結(jié)果 不能解決者 向 項目經(jīng)理報告 并將投訴記錄于管理日志簿及投訴記錄表內(nèi) 7 監(jiān)管各班員工之工作 8 負(fù)責(zé)部門每月辦公用品申購及費用申請 9 留意轄區(qū)內(nèi)有欠費動向的租戶 注意其物品遷出 及時采取行動 并將有關(guān)信息記錄在 工作日志之中 向經(jīng)理匯報并及時通知相關(guān)部門 10 填報空置單元資料交經(jīng)理 11 跟進有關(guān)遺漏工程 12 定期拜訪租戶 同時收集整理租戶的反饋意見和要求 并記錄在案 13 定期組織實施對屬下的培訓(xùn) 提高員工素質(zhì) 14 履行必要的崗位職責(zé) 發(fā)揮工作主動性 努力完成上級交辦的其它工作任務(wù) 15 負(fù)責(zé)部門鑰匙管理 客戶服務(wù)部運作守則客戶服務(wù)部運作守則 項目 EA 公寓 文件編號 版本號 A修改狀態(tài) 1 實施日期 2012 年月日 第 4 頁 共 55 頁 二二 職位 保潔助理 此工作由客服主管 助理兼做 職位 保潔助理 此工作由客服主管 助理兼做 1 工作大綱 負(fù)責(zé)執(zhí)行部門主管指定的工作 2 職責(zé) 全面負(fù)責(zé)清潔工作的日常管理 與其它部門的溝通協(xié)作 確保公寓的環(huán)境衛(wèi)生 綠化 消殺蟲控質(zhì)量 努力為租戶提供高效優(yōu)質(zhì)的清潔 綠化服務(wù) 1 于上班后檢查清潔效果 如有需要 采取行動 跟進所需工作 2 檢查保潔員工出勤情況 3 每日上下午不少于兩趟巡視檢查所轄公共區(qū)域 注意事項包括 清潔情況 安全情況 工程情況 其它情況 4 每日負(fù)責(zé)監(jiān)控和檢查公寓公共區(qū)域內(nèi)各項清潔工作的完成質(zhì)量 及時糾正保潔員不合規(guī) 范的清潔操作并填寫記錄 5 根據(jù)工作安排 合理布置公寓 日 周 月 的各項清潔任務(wù) 并負(fù)責(zé)全面監(jiān)督清潔 綠 化服務(wù)提供商的各項工作是否按要求進行 與其建立合理的工作程序往來 6 每日實地檢查公寓清潔工作是否按計劃進行 保潔員的工作表現(xiàn)和工作質(zhì)量是否達到要 求標(biāo)準(zhǔn) 對不合格現(xiàn)象及時填寫清潔整改通知書 7 跟進處理租戶對清潔方面的投訴 并做出情況處理結(jié)果的匯報 8 配合清潔合作商進行公寓清潔員工的招聘 選拔和培訓(xùn)工作 9 監(jiān)督低值易耗品質(zhì)量 并協(xié)助采購 10 與其它部門溝通 協(xié)調(diào) 密切合作 11 定期對保潔 綠化服務(wù)質(zhì)量進行評估 12 要求并檢查外包單位培訓(xùn)方案 有計劃地對員工進行必要的業(yè)務(wù)培訓(xùn) 使其能高效地完 成工作任務(wù)并達到預(yù)期標(biāo)準(zhǔn) 13 負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)公寓內(nèi)租戶關(guān)于清潔的事務(wù) 14 巡視 檢查各區(qū)域所有設(shè)備 設(shè)施是否完好 清潔情況是否達到標(biāo)準(zhǔn)并填寫巡視報告 客戶服務(wù)部運作守則客戶服務(wù)部運作守則 項目 EA 公寓 文件編號 版本號 A修改狀態(tài) 1 實施日期 2012 年月日 第 5 頁 共 55 頁 15 每月上報低值易耗物料計劃 并合理控制領(lǐng)用數(shù)量 16 負(fù)責(zé)檢查 督導(dǎo)垃圾清運事宜 17 負(fù)責(zé)公寓外墻清洗工作 18 完成領(lǐng)導(dǎo)交給的其它工作 三三 職位 客服助理職位 客服助理 1 職責(zé) 協(xié)助主管 負(fù)責(zé)租戶所有日常服務(wù)性工作 1 于上班后即查閱 C10 公寓前臺日常事項記錄本 如有需要 采取行動以跟進所需之工 作 2 負(fù)責(zé)處理所轄區(qū)域內(nèi)的單元驗收 遷入 遷出 物品出入 工程維修 有償服務(wù) 租戶拜 訪 能源費收繳等日常工作 3 跟進有關(guān)遺漏工程 4 巡視 檢查各區(qū)域所有設(shè)備 設(shè)施是否完好 及時報修存在問題 并填寫巡視報告 5 留意轄區(qū)內(nèi)有欠能源費用的租戶 注意其物品遷出 及時采取行動 并將有關(guān)信息記錄 在工作日志之中 及時向領(lǐng)導(dǎo)匯報 6 接受并處理租戶投訴 同時將投訴內(nèi)容及處理結(jié)果記錄于 投訴記錄 不能解決要的立 即向上級報告 7 與工程部配合負(fù)責(zé)每月能源費收繳與追繳工作 8 接受 服從上級領(lǐng)導(dǎo)分配的工作 四四 職位 前臺接待職位 前臺接待 1 職責(zé) 向租戶及訪客介紹 C10 公寓的服務(wù)項目 租戶對 C10 公寓各項設(shè)備設(shè)施的咨詢 同時 接收郵局發(fā)送的報刊及各種工單的報修 匯總 統(tǒng)計工作 1 熱情迎接租戶 主動問好 儀態(tài)端莊 儀表整潔 2 接待臺內(nèi)嚴(yán)禁空崗 遇有特殊情況向主管請示后 有人接替方可離開 3 熟悉業(yè)務(wù) 掌握 C10 公寓租戶緊急聯(lián)系人 電話等情況 4 熟知租戶姓名 所在樓層 工作單位情 客戶服務(wù)部運作守則客戶服務(wù)部運作守則 項目 EA 公寓 文件編號 版本號 A修改狀態(tài) 1 實施日期 2012 年月日 第 6 頁 共 55 頁 況 清楚了解樓宇各方面的基本情況 留心觀察來往客人的需要 熱心解答客人提出的 各種問題 5 接待租戶詢問要有問必答 禮貌待客 百問不厭 6 租戶要求提供服務(wù) 做到詢問清楚 重復(fù)詢問 迅速提供 7 租戶提出投訴 不論正確與否 先行笑意接受 并詳細(xì)記錄投訴意見 立即上報當(dāng)值主 管 跟進解決進展 及時向租戶反饋 8 接受電話詢問 回答要準(zhǔn)確 清楚 注意為租戶保密 9 熟練掌握突發(fā)事件的處理程序 如不能及時處理 要迅速報告主管 10 與清潔人員合作 共同保持辦公室的清潔衛(wèi)生 辦公室的飾物 如花卉 租擺等裝飾物 一經(jīng)確定 應(yīng)確保不被隨意移動 11 保持接待臺內(nèi) 臺面上的清潔 除電話 文具及相關(guān)表冊外 任何物品不得置于桌面上 地面保持整潔 不要放任何無關(guān)物品 12 及時制止各種推銷人員由大堂客用電梯進入 C10 公寓進行推銷 發(fā)現(xiàn)情況及時與秩序維 護部聯(lián)系 13 發(fā)揮工作的主動性 努力完成上級交辦的其他任務(wù) 客戶服務(wù)部運作守則客戶服務(wù)部運作守則 項目 EA 公寓 文件編號 版本號 A修改狀態(tài) 1 實施日期 2012 年月日 第 7 頁 共 55 頁 第三章第三章 租戶服務(wù)工作管理制度及操作規(guī)程租戶服務(wù)工作管理制度及操作規(guī)程 第一節(jié)第一節(jié) 租戶入伙操作規(guī)程租戶入伙操作規(guī)程 一 一 所需準(zhǔn)備物品 所需準(zhǔn)備物品 1 向租戶移交文件資料 除 租戶入住流程圖 附件二 物業(yè)服務(wù)收費一覽表 外統(tǒng)一放置于 禮包內(nèi) 玲瓏居公寓租戶手冊 玲瓏居商戶裝修及施工管理規(guī)定 玲瓏居商戶裝修指南 天地軟件園宣傳資料 甲方提供 管理公司宣傳資料 租戶入住流程圖 2 租戶填寫文件 租戶登記表 治安消防安全協(xié)議書 天地軟件園樓宇移交書 水牌制作流轉(zhuǎn)單 3 物業(yè)公司管理文件 租戶入住文件及表格簽收清單 出風(fēng)口風(fēng)速測量記錄 樓宇返修通知單 公共場地使 租用申請表 租戶入住手續(xù)辦理流轉(zhuǎn)單 客戶服務(wù)部運作守則客戶服務(wù)部運作守則 項目 EA 公寓 文件編號 版本號 A修改狀態(tài) 1 實施日期 2012 年月日 第 8 頁 共 55 頁 二 二 租戶入伙流程圖租戶入伙流程圖 客戶服務(wù)部運作守則客戶服務(wù)部運作守則 項目 EA 公寓 文件編號 版本號 A修改狀態(tài) 1 實施日期 2012 年月日 第 9 頁 共 55 頁 接甲方租戶 入住通知書 綜合部準(zhǔn)備 租戶 入住交款一覽表 甲方 工程 部返 修 工程部 秩序 維護部 客服 部預(yù)查房間客戶服務(wù)部 合格 甲方人員陪同租戶攜帶相關(guān)文件及證明辦理收樓 返修 物業(yè)客服人員全程陪同 并介紹相關(guān)服務(wù)設(shè)施及服務(wù)流程 協(xié)助租戶填寫相關(guān)入住表格及簽署文件 工程部 客服部 秩序維護部陪同租戶查驗租區(qū)設(shè)備設(shè)施 租戶至綜合部繳納相關(guān)費用 合格 移交房門鑰匙 辦理鑰匙托管手續(xù) 協(xié)助租戶填寫 水牌制作流轉(zhuǎn)單 等 向租戶介紹二次裝修相關(guān)手續(xù) 進入二次裝修流程 不合格 不合格 通知甲方 甲方確認(rèn)移交日期 甲方發(fā)出 物業(yè)移交通知書 抄物業(yè)公 司 三 流程說明三 流程說明 客戶服務(wù)部運作守則客戶服務(wù)部運作守則 項目 EA 公寓 文件編號 版本號 A修改狀態(tài) 1 實施日期 2012 年月日 第 10 頁 共 55 頁 1 入住通知及資料準(zhǔn)備 客服部接甲方 入住通知書 甲方提供 后 為租戶建立檔案 并將 租戶入住通知 存檔 準(zhǔn) 備好交樓 入住 二裝所需用的資料 表格 禮包及其他物品 所有涉及協(xié)議應(yīng)提前蓋章 并由 相關(guān)部門經(jīng)理簽字封存 以節(jié)省手續(xù)辦理時間 同時將 租戶入住通知 抄送綜合部 在此之前 甲方應(yīng)將租戶資料移交物業(yè)公司 2 繳款通知及租區(qū)預(yù)查驗 在準(zhǔn)備資料的同時 客服部會知綜合部準(zhǔn)備 租戶入住交款一覽表 同時組織工程部 秩序維護 部共同預(yù)查租戶區(qū)域 如發(fā)現(xiàn)問題 立刻發(fā)出 樓宇返修通知單 于甲方項目部 要求施工方進 行整改 如未發(fā)現(xiàn)問題則書面通知 E mail 甲方并由物業(yè)公司綜合部提交 租戶入住交款一覽 表 至甲方 由甲方確認(rèn)移交日期 發(fā)出 物業(yè)移交通知書 及 授權(quán)書 授權(quán)書 作為 物 業(yè)移交通知書 附件 抄物業(yè)公司 3 迎接租戶 甲方人員陪同租戶攜帶相關(guān)文件及證明前來辦理入住 客戶服務(wù)部派出引導(dǎo)員持 租戶入住手續(xù) 辦理流傳單 專人全程陪同租戶辦理入住手續(xù) 在得到甲方通知后 引導(dǎo)員應(yīng)至產(chǎn)業(yè)辦公樓大門 迎接租戶 同時通知工程部 秩序維護部做好租戶驗房的人員準(zhǔn)備 面見租戶時 客服引導(dǎo)員應(yīng) 首先做自我介紹 表明自己的身份及職責(zé) 4 介紹項目并核實租戶資料 引導(dǎo)員將租戶引導(dǎo)至物業(yè)辦公區(qū)洽談間 介紹相關(guān)服務(wù)設(shè)施及服務(wù)流程后 發(fā)放入住流程圖及 物業(yè)服務(wù)收費一覽表 請租戶出示相關(guān)文件證明 并與甲方 物業(yè)移交通知書 進行核對 無 誤后于 租戶入住手續(xù)辦理流轉(zhuǎn)單 中 租戶核對欄 中經(jīng)辦人處簽字確認(rèn) 在引導(dǎo)員辦理手續(xù) 時可請租戶瀏覽入住流程圖 熟悉入住流程 1 租戶應(yīng)出示文件證明包括 物業(yè)移交通知書 租戶需提供公司營業(yè)執(zhí)照原件及復(fù)印件 公司法人身份證原件及復(fù)印件 緊急聯(lián)系電話 保證金收據(jù) 2 如委托他人辦理入住 還需提供 客戶服務(wù)部運作守則客戶服務(wù)部運作守則 項目 EA 公寓 文件編號 版本號 A修改狀態(tài) 1 實施日期 2012 年月日 第 11 頁 共 55 頁 授權(quán)書 被委托人身份證復(fù)印件 公司公章 上述復(fù)印件均須加蓋公章 以上文件證明客服部復(fù)印存檔 此項 15 分鐘內(nèi)完成 5 租戶繳費 租戶身份核實完畢 引導(dǎo)員引領(lǐng)租戶至綜合部 根據(jù) 租戶入住交款一覽表 中項目 請租戶交 齊相關(guān)款項 綜合部相關(guān)人員出具發(fā)票 并于 租戶入住手續(xù)辦理流轉(zhuǎn)單 中 租戶繳款欄 中 經(jīng)辦人處簽字確認(rèn) 發(fā)票由物業(yè)客服人員復(fù)印 存檔 10 分鐘內(nèi)完成 6 發(fā)放禮包 繳款完畢 至洽談間向租戶發(fā)放禮包 其中包含 租戶手冊 及電子版 光盤 裝修守則 及 電子版 光盤 環(huán)保宣傳冊 天地軟件園宣傳資料 甲方提供 管理公司宣傳資料 此項 3 分鐘內(nèi)完成 7 協(xié)助租戶填寫資料 協(xié)助租戶填寫相關(guān)入住表格及簽署文件 按序號順序進行 1 租戶登記表 客服助理協(xié)助完成 歸檔 2 治安消防安全協(xié)議書 現(xiàn)場簽署 一式兩份 租戶一份客服部歸檔一份 以上表格資料的發(fā)放簽收由客服部員工于 租戶入住文件及表格簽收清單 中詳細(xì)記錄 此項 15 分鐘內(nèi)完成 8 現(xiàn)場驗房 引導(dǎo)員通知工程部 秩序維護部人員陪同租戶現(xiàn)場驗房 客服部 1 人 工程部強電專業(yè) 1 人 空 水專業(yè) 1 人 秩序維護部 1 人 其過程中 填寫 天地軟件園樓宇移交書 1 如不合格 租戶拒絕入住 客服引導(dǎo)員需將之前所有表格文件歸檔封存 流程暫停 并 于當(dāng)日發(fā)出 樓宇返修通知單 至甲方項目部 本次入住引導(dǎo)員專人跟進維修整改情況 待整改完成后通知租戶再次入住 流程繼續(xù)進行 2 如不合格 但租戶同意在確保整改的前提下入住 則入住流程繼續(xù)進行 引導(dǎo)員于當(dāng)日 發(fā)出 樓宇返修通知單 至甲方項目部 本次入住引導(dǎo)員專人跟進維修整改情況 在整 改后通知租戶進入二裝流程 3 如合格 租戶無疑義 則直接進入下一流程 客戶服務(wù)部運作守則客戶服務(wù)部運作守則 項目 EA 公寓 文件編號 版本號 A修改狀態(tài) 1 實施日期 2012 年月日 第 12 頁 共 55 頁 4 其他情況 租戶于入住手續(xù)辦理前進行預(yù)查 則甲方應(yīng)及時通知物業(yè)公司接待 并按入 住驗房人員配置標(biāo)準(zhǔn)及流程執(zhí)行 所需表單為 樓宇返修通知單 此項前提為物業(yè)公 司已正式驗收接管 9 鑰匙托管辦理 租戶驗房合格 工程部人員填寫電表底數(shù) 客服引領(lǐng)員將單元鑰匙交于租戶 并與租戶商談鑰匙 托管事宜 如需托管則簽署 租戶單元鑰匙托管協(xié)議 現(xiàn)場簽署 一式兩份 租戶一份 客服部 歸檔一份 鑰匙由秩序維護部人員當(dāng)場密封 并由租戶簽字移交至秩序維護部封存 如不需要 此協(xié)議需于碎紙機銷毀 已簽字蓋章 并記錄在 租戶入住文件及表格簽收清單 中 引導(dǎo)員請 租戶于 天地軟件園樓宇移交書 上簽字 三部參與驗收人員亦于此表上簽字 10 驗房確認(rèn) 驗房完畢 參與驗房各部人員于 租戶入住手續(xù)辦理流轉(zhuǎn)單 中房屋交驗項中簽字確認(rèn) 11 水牌制作辦理 引導(dǎo)員引領(lǐng)租戶返回物業(yè)管理辦公區(qū)洽談室 詢問其銘牌制作事宜 并協(xié)助其填寫 水牌制作流 轉(zhuǎn)單 進入水牌制作流程 同時詢問是否有其他合理要求 并跟進 12 入住文件核對及歸檔 客服引導(dǎo)員根據(jù) 租戶入住文件及表格簽收清單 核對入住文件的簽發(fā)及入住流程工作是否有遺 漏 如有遺漏立刻跟進 如無遺漏則于 租戶入住手續(xù)辦理流轉(zhuǎn)單 中簽字確認(rèn) 并請租戶于 租戶入住手續(xù)辦理流轉(zhuǎn)單 中 入住完畢 項中簽字確認(rèn) 以上流程設(shè)計所有表格文件等及 租戶入住手續(xù)辦理流轉(zhuǎn)單 歸檔 四 質(zhì)量記錄四 質(zhì)量記錄 租戶登記表 DTSH CD TB 10001 治安消防協(xié)議書 DTSH SD TB 10034 租戶入住文件及表格簽收清單 DTSH CD TB 10007 出風(fēng)口風(fēng)速測量記錄 DTSH CD TB 10009 樓宇返修通知單 DTSH CD TB 10010 水牌制作流轉(zhuǎn)單 DTSH CD TB 10011 租戶單元鑰匙托管協(xié)議 DTSH CD TB 10012 公共場地使 租用申請表 DTSH CD TB 10013 客戶服務(wù)部運作守則客戶服務(wù)部運作守則 項目 EA 公寓 文件編號 版本號 A修改狀態(tài) 1 實施日期 2012 年月日 第 13 頁 共 55 頁 天地軟件園樓宇移交書 DTSH CD TB 10002 租戶入住手續(xù)辦理流轉(zhuǎn)單 DTSH CD TB 10003 第二節(jié)第二節(jié) 租戶二次裝修管理制度租戶二次裝修管理制度 客戶服務(wù)部運作守則客戶服務(wù)部運作守則 項目 EA 公寓 文件編號 版本號 A修改狀態(tài) 1 實施日期 2012 年月日 第 14 頁 共 55 頁 一 所需準(zhǔn)備物品 一 所需準(zhǔn)備物品 1 租戶須簽署或填寫以下表單 適時 裝修工程委托申請表 裝修責(zé)任承諾書 2 租戶委托的裝修公司須簽署或填寫以下表單 適時 施工噪音 異味排除協(xié)議書 2 份 裝修施工消防安全協(xié)議書 2 份 施工人員出入證登記表 資料問卷 3 物業(yè)公司管理文件 租戶裝修圖紙要求 裝修工程消防報審流程圖 指定工程分包商名錄 裝修工程收費一覽表 裝修施工許可證 動用明火申請表 動火許可證 緊急聯(lián)絡(luò)單 租戶裝修通知書 租戶二裝收費通知書 二次裝修材料使用申報表 二次裝修施工運輸申請表 二次裝修臨時用電申請審核表 二次裝修特別行為申請審核表 二次裝修施工整改通知單 二次裝修日常巡查記錄表 客戶服務(wù)部運作守則客戶服務(wù)部運作守則 項目 EA 公寓 文件編號 版本號 A修改狀態(tài) 1 實施日期 2012 年月日 第 15 頁 共 55 頁 二次裝修復(fù)工申請審核表 二次裝修隱蔽工程查驗申請審核表 二次裝修工程竣工查驗申請表 二次裝修竣工查驗記錄表 租戶入住轉(zhuǎn)移單 二次裝修工程結(jié)算單 二裝資料文件及表格清單 貨梯使用申請表 二 二裝流程圖二 二裝流程圖 客戶服務(wù)部運作守則客戶服務(wù)部運作守則 項目 EA 公寓 文件編號 版本號 A修改狀態(tài) 1 實施日期 2012 年月日 第 16 頁 共 55 頁 三 三 流程說明流程說明 報高新園區(qū)行政審批大廳驗收取得驗收合格 書 根據(jù)實際情況 物業(yè)管理公司辦理各類押金退還手續(xù) 物業(yè)管理公司在取得專業(yè)消電檢測公司出具的報告后檢查 裝修單位 按要求整改 正式開工 裝修單位交竣工圖紙 提出竣工驗收申請 提交保單復(fù)印件繳納相關(guān)費用提交施工進度表 物業(yè)管理公司開具施工許可證 施工人員辦理臨時出入證 物業(yè)管理公司組織各方召開裝修管理協(xié)調(diào)會 租戶提出裝修申請 物業(yè)管理公司組織租戶 設(shè)計單位 裝修單位 監(jiān)理公 司召開工程交底會 租戶聘請的裝修單位向物業(yè)管理公司提交資 質(zhì)及四套施工圖紙 物業(yè)管理公司工程部對圖紙進行審核 裝修單位 按要求改圖 正常 3 個工作日內(nèi)將審圖意見交施工單位 裝修單位將消防局審核意見書交物業(yè)管 理公司存檔 裝修單位與物業(yè)管理公司簽訂消防安全協(xié)議書 裝修責(zé)任承諾書 施工噪音 異味排除協(xié)議書 裝修單位將圖紙報高新園區(qū)行政審批大廳 物業(yè)管理公司匯總各方裝修巡檢中提 出問題 發(fā)出整改通知 并跟進 驗 收整改結(jié)果 物業(yè)管理公司對單元各項隱蔽工程 進行檢查直至合格通過 合格 不合格 客戶服務(wù)部運作守則客戶服務(wù)部運作守則 項目 EA 公寓 文件編號 版本號 A修改狀態(tài) 1 實施日期 2012 年月日 第 17 頁 共 55 頁 1 二裝流程介紹及確認(rèn) 客服引導(dǎo)員向租戶介紹有關(guān)辦公樓二次裝修的管理制度 同時向租戶遞交 裝修工程委托申請表 裝修工程收費一覽表 裝修責(zé)任承諾書 記錄于 二裝資料文件及表格清單 中 并與租戶 確認(rèn)二次裝修工程交底會時間 同時 客服引導(dǎo)員向租戶說明 天地軟件園產(chǎn)業(yè)辦公裝修守則 需對方施工方及設(shè)計方認(rèn)真研讀 受委托的施工單位 設(shè)計單位 監(jiān)理公司必須于工程交底會向 物業(yè)管理公司提交公司營業(yè)執(zhí)照副本復(fù)印件 加蓋公章 資質(zhì)證明復(fù)印件 加蓋公章 由物業(yè)管 理公司客戶服務(wù)部查驗合格后復(fù)印留存 方可繼續(xù)辦理下一步手續(xù) 施工單位必須具備二級以上 資質(zhì) 2 確定工程交底會時間 于本工作日內(nèi)通知工程部 秩序維護部做好交底會準(zhǔn)備 包括各項圖紙 資料等 并保持與租戶的聯(lián)系 確認(rèn)會議召開時間 3 二裝工程交底會 在租戶單元二次裝修工程開始前于物業(yè)管理公司會議室召開工程交底會 工程部會知租戶裝修施 工要點 客服部發(fā)放 資料問卷 單元裝修圖紙要求 裝修工程消防報審流程圖 指定工 程分包商名錄 裝修工程收費一覽表 緊急聯(lián)絡(luò)單 二次裝修施工運輸申請表 施工人 員出入證登記表 并指導(dǎo)施工方如何填寫 同時發(fā)放 租戶二裝收費通知書 綜合部出具 確 定其繳費時間及方式 以上表格記錄于 二裝資料文件及表格清單 中 辦理一切二次裝修手續(xù) 的必須是租戶裝修負(fù)責(zé)人 交底會主要內(nèi)容包括 1 保險 建筑工程一切險 2 二次裝修期間應(yīng)遵循的辦公樓相關(guān)管理制度的內(nèi)容 3 臨時水電使用方法及要求 二次裝修臨時用水申請審核表 二次裝修臨時用電申請 審核表 二次裝修特別行為申請審核表 4 二次裝修材料使用申報表 二次裝修施工運輸申請表 時間及路線 5 施工時間 允許施工時間及特殊要求 6 垃圾清運方法 時間及路線 7 物業(yè)管理公司與租戶及施工單位負(fù)責(zé)人的聯(lián)系方法 8 提供辦公樓消防 空調(diào)改造及寬帶接入指定施工單位的聯(lián)系方法 客戶服務(wù)部運作守則客戶服務(wù)部運作守則 項目 EA 公寓 文件編號 版本號 A修改狀態(tài) 1 實施日期 2012 年月日 第 18 頁 共 55 頁 9 裝修手冊重要條款說明 10 裝修公司應(yīng)繳付一切應(yīng)交付的費用 裝修押金 施工管理費 工本費 垃圾清運費 水 電押金 滅火器租用費等 11 物業(yè)管理公司的其他要求 動用明火申請表 動火許可證 12 簽署相關(guān)協(xié)議 施工噪音 異味排除協(xié)議書 裝修施工消防安全協(xié)議書 裝修責(zé)任 承諾書 給租戶 來時提交 4 圖紙審核 租戶裝修方至客戶服務(wù)部遞交一式 4 套裝修圖紙 之前領(lǐng)取之表格 客服部收到圖紙于一個工作 日內(nèi)轉(zhuǎn)工程部審核 并根據(jù) 施工人員出入證登記表 制作 裝修施工人員出入證 5 意見反饋 工程部于三個工作日內(nèi)完成審圖并出具 審圖意見書 通過物業(yè)客服部向租戶裝修方反饋審圖意 見 如無問題則要求租戶同時將施工方案報政府消防部門審批 如有問題則要求其變更設(shè)計 6 租戶款項繳納 租戶裝修方通過消防審批 客戶服務(wù)部將審批意見復(fù)印存檔 保險單據(jù)復(fù)印存檔 并引領(lǐng)租戶裝 修方至綜合部繳納相關(guān)款項 交款發(fā)票或收據(jù)復(fù)印存檔 7 客服部以公文形式向已入住租戶發(fā)送 租戶裝修通知書 以取得其他租戶的諒解 8 入場裝修許可 物業(yè)公司出具 裝修施工許可證 裝修施工人員出入證 二次裝修施工運輸申請表 準(zhǔn)許其 入場裝修 施工單位如需運輸材料時 必須提前一日填寫運輸申請表并由秩序維護部負(fù)責(zé)人簽字 同意 如需使用貨梯 需提前至客服部提出申請 填寫 貨梯使用申請表 9 裝修巡檢 裝修施工開始 物業(yè)公司三部日常聯(lián)檢 填寫 二次裝修日常巡查記錄表 如發(fā)現(xiàn)違規(guī)行為立刻 拍照取證 并出具 二次裝修施工整改通知單 照片及通知單復(fù)印歸檔 如問題重大則按 天 地軟件園產(chǎn)業(yè)辦公樓裝修守則 相關(guān)條款進行處罰 施工單位在改正 恢復(fù)后 必須報物業(yè)管理 公司并填寫 二次裝修復(fù)工申請審核表 對其進行查驗 合格后由查驗負(fù)責(zé)人簽字同意 方可恢 復(fù)正常施工 10 預(yù)約驗收 客戶服務(wù)部運作守則客戶服務(wù)部運作守則 項目 EA 公寓 文件編號 版本號 A修改狀態(tài) 1 實施日期 2012 年月日 第 19 頁 共 55 頁 施工單位在施工徹底結(jié)束后 填寫 二次裝修工程查驗申請表 預(yù)約一周內(nèi)的驗收時間 1 首先由總承包商自檢合格后 由本公司負(fù)責(zé)人簽字 2 經(jīng)租戶 監(jiān)理公司驗收合格后 由本公司負(fù)責(zé)人簽署意見 3 由租戶組織施工單位 總包 監(jiān)理公司 物業(yè)管理公司對此工程進行聯(lián)合驗收 4 驗收合格后由租戶提前一日填寫租戶入住申請表 已報消防局工程還需先請消防局驗 收 取得消防驗收合格意見書后方可入住 并由物業(yè)管理公司各部門簽署意見 同意 后可正式入住 5 驗收未合格由施工單位按物業(yè)管理公司要求進行改進后再報驗 直至驗收合格為止 11 押金結(jié)算 施工查驗合格 由物業(yè)管理公司工程部簽發(fā) 查驗合格通知書 施工單位憑此通知書到客戶服務(wù) 部辦理退還押金申請 綜合部準(zhǔn)備 二裝工程結(jié)算單 辦理款項繳納及清退 12 押金返還 物業(yè)管理公司綜合部在扣除相應(yīng)款項后九十個工作日后無息退還施工押金 四四 質(zhì)量紀(jì)錄質(zhì)量紀(jì)錄 裝修工程委托申請表 DTSH CD TB 10017 裝修責(zé)任承諾書 DTSH CD TB 10018 二裝資料文件及表格清單 DTSH CD TB 10019 租戶二裝收費通知書 DTSH FD TB 10027 施工噪音 異味排除協(xié)議書 DTSH CD TB 10021 裝修施工消防安全協(xié)議書 DTSH SD TB 10035 裝修施工許可證 DTSH CD TB 10022 二次裝修材料使用申報表 DTSH CD TB 10023 二次裝修施工運輸申請表 DTSH CD TB 10024 二次裝修臨時用電申請審核表 DTSH CD TB 10026 二次裝修特別行為申請審核表 DTSH CD TB 10027 二次裝修施工整改通知單 DTSH CD TB 10028 客戶服務(wù)部運作守則客戶服務(wù)部運作守則 項目 EA 公寓 文件編號 版本號 A修改狀態(tài) 1 實施日期 2012 年月日 第 20 頁 共 55 頁 二次裝修日常巡查記錄表 DTSH CD TB 10029 二次裝修復(fù)工申請審核表 DTSH CD TB 10030 二次裝修隱蔽工程驗收申請審核表 DTSH CD TB 10031 二次裝修工程竣工查驗申請表 DTSH CD TB 10033 二次裝修竣工查驗記錄表 DTSH CD TB 10034 租戶入住轉(zhuǎn)移單 DTSH CD TB 10036 二次裝修工程結(jié)算單 DTSH CD TB 10037 施工人員出入證登記表 DTSH CD TB 10004 資料問卷 DTSH CD TB 10005 租戶裝修圖紙要求 DTSH CD TB 10008 裝修工程消防報審流程圖 DTSH CD TB 10016 指定工程分包商名錄 DTSH CD TB 10020 裝修工程收費一覽表 DTSH CD TB 10006 動用明火申請表 DTSH CD TB 10025 動火許可證 DTSH CD TB 10032 緊急聯(lián)絡(luò)單 DTSH CD TB 10035 租戶裝修通知書 DTSH CD TB 10039 貨梯使用申請表 DTSH CD TB 10060 第三節(jié)第三節(jié) 租戶搬家管理制度租戶搬家管理制度 客戶服務(wù)部運作守則客戶服務(wù)部運作守則 項目 EA 公寓 文件編號 版本號 A修改狀態(tài) 1 實施日期 2012 年月日 第 21 頁 共 55 頁 一 所需準(zhǔn)備物品 一 所需準(zhǔn)備物品 租戶入住轉(zhuǎn)移單 二 流程圖二 流程圖 二裝完畢填寫 租戶入住轉(zhuǎn)移單 搬家開始 客服部會知秩序維護部 工程部做好協(xié)助租 戶搬家的準(zhǔn)備工作 確認(rèn)搬家具體時間及路 線 客服部協(xié)助引導(dǎo)租戶 的搬家工作 秩序維護部維持現(xiàn)場秩 序 監(jiān)督搬家工作確保 公共設(shè)備設(shè)施的安全 搬家完畢 贈送花籃 綠植等慶祝租戶開業(yè) 將搬家具體時間 路線及注意事項會知租戶并提報甲方 工程部現(xiàn)場監(jiān)督確保荷 載不超過樓面設(shè)計荷載 三 流程說明三 流程說明 客戶服務(wù)部運作守則客戶服務(wù)部運作守則 項目 EA 公寓 文件編號 版本號 A修改狀態(tài) 1 實施日期 2012 年月日 第 22 頁 共 55 頁 1 租戶搬家準(zhǔn)備 二裝完畢 租戶至客戶服務(wù)部填寫 租戶入住轉(zhuǎn)移單 客服部將根據(jù)轉(zhuǎn)移單內(nèi)容會知工程部 秩 序維護部 確定遷入日期 時間 并為租戶的搬家計劃作出調(diào)整建議 搬家工作應(yīng)于夜間進行 并做好成品保護 同時將 租戶入住轉(zhuǎn)移單 提報甲方客戶服務(wù)部 由甲方客戶服務(wù)部向租戶出 具 開業(yè)確認(rèn)函 并抄送物業(yè)公司 2 租戶搬家監(jiān)管及協(xié)助 搬家工作開始 工程部 客服部 秩序維護部必須派專人協(xié)助并監(jiān)督搬家工作的進行 工程部人 員需確保其物品不超過樓板最大設(shè)計載荷 重載區(qū) 1000 公斤 平方米 其余 300 公斤 平方米 客服部協(xié)助租戶搬家人員確定路線等相關(guān)事宜 秩序維護部需確保公共設(shè)備設(shè)施的安全 3 租戶開業(yè)慶賀 商戶順利入住 開業(yè)當(dāng)天 物業(yè)公司主管級以上應(yīng)到場慶賀 開發(fā)商公司贈上綠植或花籃 慶祝 租戶順利開業(yè) 四 質(zhì)量記錄四 質(zhì)量記錄 租戶入住轉(zhuǎn)移單 DTSH CD TB 10036 第四節(jié)第四節(jié) 租戶退租管理制度租戶退租管理制度 客戶服務(wù)部運作守則客戶服務(wù)部運作守則 項目 EA 公寓 文件編號 版本號 A修改狀態(tài) 1 實施日期 2012 年月日 第 23 頁 共 55 頁 一 退租操作規(guī)程一 退租操作規(guī)程 1 租戶提出退租申請 由甲方首先進行接洽 并以書面形式通知客戶服務(wù)部 2 客戶服務(wù)部接甲方通知后 由客服助理填寫 租戶退租會簽單 租戶退租通知書 中有關(guān)租 戶情況的各項內(nèi)容 3 租戶退租會簽單 依次轉(zhuǎn)交甲方 工程部 秩序維護部 客戶服務(wù)部簽署意見 租戶退租通 知書 交租戶 1 甲方 核對租賃期限 是否有違約行為 如需扣違約金 應(yīng)注明金額 2 工程部 驗收屋內(nèi)設(shè)備有無損毀 改動 驗收二裝恢復(fù)情況 檢查強電 弱電 有償服務(wù)及其他欠交費用情況 3 秩序維護部 向客戶服務(wù)部提供該租戶車位 租戶身份卡等情況 檢查室內(nèi)消防設(shè)備是否有損壞和丟失 協(xié)助租戶辦理遷出事宜 4 客戶服務(wù)部 收回 原配 鑰匙 核對數(shù)量及完好情況 如有丟失 應(yīng)核算出賠償金額 換鎖及配 鑰匙費 并請租戶簽字確認(rèn) 通知工程部核查能源底數(shù) 協(xié)助工程部驗收單元設(shè)施 有償服務(wù)情況統(tǒng)計 與綜合部核對租戶繳費情況 催交欠費 如有欠費應(yīng)立即通知秩序維護部 禁止該客 戶搬出物品 如未欠費 與租戶聯(lián)系安排搬家時間 路線 電梯 出門條等 客戶服務(wù)部運作守則客戶服務(wù)部運作守則 項目 EA 公寓 文件編號 版本號 A修改狀態(tài) 1 實施日期 2012 年月日 第 24 頁 共 55 頁 撤除租戶銘牌 回收租戶身份卡等證件 保留租戶遷入新址的地址 聯(lián)系電話 聯(lián)絡(luò)人 以便有未盡事宜與租戶聯(lián)系 如有信 件 報刊等轉(zhuǎn)交租戶 通知工程部更換門鎖 安排保潔人員清潔房間 4 據(jù)各部門意見及租戶繳費情況 并待租戶所有費用清單已打印完 約在租戶搬出 2 個月后 填寫退費情況的相關(guān)內(nèi)容 5 報客戶服務(wù)部經(jīng)理 總經(jīng)理批示 6 物業(yè)管理公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后 通知租戶到綜合部辦理退款手續(xù) 7 退款后綜合部經(jīng)辦人簽字 8 將所有文件存入租戶檔案 二 質(zhì)量記錄二 質(zhì)量記錄 租戶退租會簽單 DTSH CD TB 10014 租戶退租通知書 DTSH CD TB 10015 租戶退租交款通知書 DTSH FD TB 10033 房屋及設(shè)備驗收表 DTSH CD TB 10058 出風(fēng)口風(fēng)速測量記錄 DTSH CD TB 10059 客戶服務(wù)部運作守則客戶服務(wù)部運作守則 項目 EA 公寓 文件編號 版本號 A修改狀態(tài) 1 實施日期 2012 年月日 第 25 頁 共 55 頁 第五節(jié)第五節(jié) 租戶檔案管理制度租戶檔案管理制度 一 租戶檔案記錄一 租戶檔案記錄 1 單元交接原始資料及管理公約承諾書 2 租戶繳費記錄 包括各種應(yīng)繳付之按金記錄 3 租戶入住時填報材料 4 租戶裝修工程文件 5 資料補充 日常與租戶接觸過程中 倘租戶出現(xiàn)人事變遷或任何異常情況 應(yīng)及時更新 更正 租戶資料 以符合管理需求 6 租戶與物業(yè)管理公司往來文件及書信之副本 7 違規(guī)事項與交費記錄 8 投訴記錄 二二 租戶檔案收存租戶檔案收存 1 按照收樓前的程序?qū)⒂嘘P(guān)資料分別按照樓層和單元統(tǒng)一整齊登記歸檔 2 凡存留的材料 應(yīng)認(rèn)真鑒別 并用鋼筆或簽字筆填寫 經(jīng)審核準(zhǔn)確無誤后 方可存檔 租戶的 檔案必須分類準(zhǔn)確 編制有序 三三 租戶檔案的保管租戶檔案的保管 1 租戶的檔案 必須由客戶服務(wù)部專人保管 2 確保檔案安全 不得擅自轉(zhuǎn)移 分散和銷毀檔案 不得向無關(guān)人員泄露租戶資料 其他部門人 員倘需查閱租戶資料 須填寫 檔案借閱復(fù)制登記表 經(jīng)部門經(jīng)理簽字同意后方可借閱 且必須 于借閱當(dāng)日歸還 四四 保存期限保存期限 根據(jù)公司檔案管理制度執(zhí)行 五五 質(zhì)量記錄質(zhì)量記錄 租戶接收文件簽收記錄 DTSH AO TB 10027 文件簽收單 DTSH AO TB 10026 檔案總目錄 DTSH AO TB 10029 客戶服務(wù)部運作守則客戶服務(wù)部運作守則 項目 EA 公寓 文件編號 版本號 A修改狀態(tài) 1 實施日期 2012 年月日 第 26 頁 共 55 頁 檔案分類目錄 DTSH AO TB 10030 檔案明細(xì)目錄 DTSH AO TB 10031 檔案借閱 復(fù)制登記表 DTSH AO TB 10032 檔案銷毀登記表 DTSH AO TB 10033 客戶服務(wù)部運作守則客戶服務(wù)部運作守則 項目 EA 公寓 文件編號 版本號 A修改狀態(tài) 1 實施日期 2012 年月日 第 27 頁 共 55 頁 第六節(jié)第六節(jié) 鑰匙管理制度鑰匙管理制度 為加強辦公樓鑰匙管理 保證財產(chǎn)安全 避免鑰匙遺失和私配鑰匙等情況 現(xiàn) 特制定本制度 一 鑰匙接收一 鑰匙接收 1 鑰匙管理員與發(fā)展商工程部交接單元鑰匙時 應(yīng)逐把驗收 驗收無誤后 請發(fā)展商工程部在 鑰匙清單 上簽字 并注明已接收的鑰匙名稱 位置 數(shù)量及是否原配鑰匙 2 鑰匙管理員根據(jù)區(qū)域的劃分將已接收的鑰匙進行整理 登記 并存放于鑰匙柜內(nèi) 除主管級 以上人員及鑰匙管理員外其他人員無權(quán)開啟鑰匙柜 3 空置單元鑰匙接收后 1 把移交秩序維護部封存 2 把存于客戶服務(wù)部鑰匙柜中 其中 1 把為 甲方帶客人看房時使用 4 鑰匙管理員仔細(xì)填寫客戶服務(wù)部 鑰匙清單 注明接收鑰匙的套數(shù) 把數(shù) 并寫清鑰匙分布 及欠交情況 5 建立客戶服務(wù)部尚未移交鑰匙統(tǒng)計表 注明位置 把數(shù)及跟進情況 二 鑰匙移交二 鑰匙移交 1 與租戶交接單元鑰匙時 需確認(rèn)已接到甲方 入住通知單 及租戶已交納應(yīng)交費用并進行單 元驗收后 方可辦理租戶鑰匙移交手續(xù) 2 通知秩序維護部人員攜帶租戶單元內(nèi)各門預(yù)留的消防備用鑰匙到客戶服務(wù)部 由租戶在鑰匙 袋封口處簽字 封好的鑰匙放在保安中控室備用 3 仔細(xì)填寫 房屋及設(shè)備驗收表 上鑰匙交接一欄并由客戶服務(wù)部 工程部 租戶簽字確認(rèn)將 其余的鑰匙移交租戶 4 完成鑰匙移交后 將租戶簽字確認(rèn)的 房屋及設(shè)備驗收表 交檔案管理員存入租戶檔案 5 遇緊急情況啟用備用鑰匙時 需經(jīng)租戶授權(quán)人同意后方可使用 事后與租戶重新簽封備用鑰 匙并注明原因 三 租戶鑰匙代管如遇租戶申請物業(yè)管理公司方面代為其保管鑰匙三 租戶鑰匙代管如遇租戶申請物業(yè)管理公司方面代為其保管鑰匙 1 請租戶填寫 租戶鑰匙代為保管申請單 2 向租戶講明申請單中聲明和備注中所列事項 客戶服務(wù)部運作守則客戶服務(wù)部運作守則 項目 EA 公寓 文件編號 版本號 A修改狀態(tài) 1 實施日期 2012 年月日 第 28 頁 共 55 頁 3 在有秩序維護部及客戶服務(wù)部人員在場的情況下 請租戶辦理封存簽字手續(xù) 四 租戶申請代為開門制度四 租戶申請代為開門制度 1 一般情況下 申請開門人應(yīng)為租戶的緊急聯(lián)絡(luò)人或該租戶之授權(quán)人士 須有租戶授權(quán)書 2 客戶服務(wù)部人員陪同租戶至秩序維護部提取備用鑰匙 并作好記錄 3 緊急情況下 如火警 跑水等 物業(yè)管理公司有權(quán)開啟單元門 但須在事后二十四小時內(nèi) 通知到租戶緊急聯(lián)絡(luò)人 五 鑰匙領(lǐng)用五 鑰匙領(lǐng)用 1 因公需在客戶服務(wù)部借用鑰匙時 要在 鑰匙借用一覽表 上寫清領(lǐng)用區(qū)域 數(shù)量 時間并 簽字 工作后需及時歸還并將所借鑰匙交回客戶服務(wù)部 客服助理作為經(jīng)辦人簽字認(rèn)可 2 鑰匙借用后不得帶出辦公樓 當(dāng)天必須歸還至客戶服務(wù)部 3 如遇鑰匙丟失需立即報告部門領(lǐng)導(dǎo) 禁止私自配制鑰匙 否則需承擔(dān)一切責(zé)任 4 如需配置鑰匙 需填寫 鑰匙配制申請單 報總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行 六 鑰匙的廢棄使用六 鑰匙的廢棄使用 為保障安全 辦公樓門鎖鑰匙在必要時須廢棄 1 當(dāng)門鎖更換三次或原裝鑰匙不齊時須廢棄 2 領(lǐng)導(dǎo)同意后將所廢棄鎖具 鑰匙退至工程部 七 統(tǒng)計七 統(tǒng)計 檢查檢查 1 鑰匙管理員要在與租戶移交鑰匙后或因工程鑰匙變更 須及時在客戶服務(wù)部的 鑰匙清單 明細(xì)單中的分布情況進行鑰匙數(shù)量調(diào)整 以便匯總統(tǒng)計 2 鑰匙管理員每月對鑰匙的移交 接收 留存 欠收 廢棄 變更時情況進行統(tǒng)計并匯總 制 作出 鑰匙清單 3 鑰匙管理員要不定期的對各留存鑰匙數(shù)量和使用登記情況進行抽查 八 質(zhì)量記錄八 質(zhì)量記錄 鑰匙清單 DTSH AO TB 10035 鑰匙配制申請單 DTSH AO TB 10036 鑰匙借用一覽表 DTSH AO TB 10037 租戶鑰匙代為保管申請單 DTSH CD TB 10038 客戶服務(wù)部運作守則客戶服務(wù)部運作守則 項目 EA 公寓 文件編號 版本號 A修改狀態(tài) 1 實施日期 2012 年月日 第 29 頁 共 55 頁 第七節(jié)第七節(jié)巡視管理制度巡視管理制度 一 巡視范圍一 巡視范圍 1 寫字樓 1 6 層 2 辦公樓外圍及地下區(qū)域 B1 B2 二 巡視時間 二 巡視時間 第一次巡視 9 00 10 30 第二次巡視 14 30 16 00 其余時間段檢查重點區(qū)域 三 巡視內(nèi)容 三 巡視內(nèi)容 1 注意檢查辦公樓內(nèi)各類設(shè)備 設(shè)施是否正常運行 電梯 空調(diào) 照明 供水 有問題及時派 發(fā) 工程維修單 2 注意檢查辦公樓整體的清潔衛(wèi)生狀況是否良好 衛(wèi)生間 茶水間 公共區(qū)域 辦公樓外圍 草坪綠地 有無衛(wèi)生死角及蚊蠅 鼠害滋生 衛(wèi)生用品增補是否及時 如發(fā)現(xiàn)應(yīng)及時通知清 潔部門予以解決 3 檢查辦公樓有無治安 消防隱患 消防器材是否有效齊全 防火走梯及逃生出口等重要部位 有無雜物堆放 堵塞 公共區(qū)域有無異味及異常情況發(fā)生 如有應(yīng)立即安排清潔及通知秩序 維護部 4 檢查辦公樓內(nèi)有無閑雜人員 推銷 無證施工 送貨等 或可疑人員在辦公樓內(nèi)游逛 如有 發(fā)現(xiàn) 應(yīng)勸其離開或通知秩序維護部 5 檢查辦公樓內(nèi)二次裝修的單元有無違規(guī)施工 有無刺激性氣味 吵鄰 擾鄰現(xiàn)象 一經(jīng)發(fā)現(xiàn) 應(yīng)立即予以停止 6 檢查辦公樓內(nèi)各租戶各單元的空調(diào) 照明 供水 供電是否正常 如有問題 應(yīng)及時通知工 程部 7 檢查過程中發(fā)現(xiàn)跑 漏水 電梯困人等異常情況 應(yīng)立即會同工程部查明原因并填寫 事件 報告單 并上報客戶服務(wù)部經(jīng)理及總經(jīng)理 8 檢查辦公樓及外圍的綠色植物 草坪 鮮花是否生長良好 發(fā)現(xiàn)應(yīng)及時上報客戶服務(wù)部 客戶服務(wù)部運作守則客戶服務(wù)部運作守則 項目 EA 公寓 文件編號 版本號 A修改狀態(tài) 1 實施日期 2012 年月日 第 30 頁 共 55 頁 9 將巡視檢查內(nèi)容記錄于 寫字樓日常巡查表 10 注意檢查辦公樓外圍廣告支架 交通標(biāo)志牌及臨時施工圍檔的固定及使用情況 確保安全 美觀 11 巡視機動車 非機動車停放 管理情況 四 巡視人員一般條例四 巡視人員一般條例 1 要求著裝整齊 配戴胸卡 精神飽滿 2 要求巡視時使用文明敬語 遇上級領(lǐng)導(dǎo)或客人應(yīng)主動避讓 3 熟知辦公樓布局 牢記各防火梯及安全出口位置 4 巡視應(yīng)嚴(yán)格按照巡視表所規(guī)定的時間及路線巡視并正確填寫巡視時間 5 未經(jīng)允許 嚴(yán)禁進入已入住租戶的物業(yè)管理公司或穿行已營業(yè)的餐廳 6 巡視中發(fā)現(xiàn)問題要冷靜 處理要及時 準(zhǔn)確 并及時上報并做好記錄 7 巡視中發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)及時通知相關(guān)部門 并予以跟進同時在交接記錄上填寫清楚 五 質(zhì)量記錄五 質(zhì)量記錄 每日工作簡報 DTSH SD TB 10039 辦公樓日志 DTSH SD TB 10040 事件報告單 DTSH SD TB 10030 第八節(jié)第八節(jié)工程維修運作規(guī)程工程維修運作規(guī)程 一 租戶維修流程 適用于租戶 一 租戶維修流程 適用于租戶 1 流程 客戶服務(wù)部運作守則客戶服務(wù)部運作守則 項目 EA 公寓 文件編號 版本號 A修改狀態(tài) 1 實施日期 2012 年月日 第 31 頁 共 55 頁 租 戶 報 修 客服部前臺開據(jù) 工程維修單 轉(zhuǎn)至工程 部 并明確維修時間 如為有償服務(wù) 需 提前確認(rèn) 特約維修服務(wù)計費明細(xì) 工程部按照明確的維修時間 準(zhǔn)備好 人員以及所需工具 屆時 由客服部相關(guān)區(qū)域物業(yè)助理 陪同工程維修人員進入租戶區(qū)域維 修 由租戶確認(rèn) 工程維修單 完成維修 客服部前臺流轉(zhuǎn)單據(jù) 綜合部按規(guī)定日期發(fā)單 收費 客 服前臺定期回訪 未完成維修 與租戶預(yù)約下次維修時 間 客戶服務(wù)部運作守則客戶服務(wù)部運作守則 項目 EA 公寓 文件編號 版本號 A修改狀態(tài) 1 實施日期 2012 年月日 第 32 頁 共 55 頁 2 流程說明 1 客服部前臺收到租戶報修 詳細(xì)詢問報修內(nèi)容 地點 報修人及聯(lián)系電話 并明確維修 時間 根據(jù)報修內(nèi)容認(rèn)真填寫 工程維修單 如為有償服務(wù) 應(yīng)告知其 特約維修服務(wù) 計費明細(xì) 相關(guān)事項 與租戶明確維修費用 2 客服部前臺填寫 租戶報修追蹤統(tǒng)計本 并將工程維修單一式四聯(lián)轉(zhuǎn)工程部 明確維 修時間 3 工程部根據(jù)維修時間 準(zhǔn)備人員工具等 4 維修開始 工程部人員在客服部人員的帶領(lǐng)下進入租戶區(qū)域維修 客服助理視情況通 知保潔進行準(zhǔn)備 在維修結(jié)束時對維修垃造成的圾進行清理 5 維修完成 客服部前臺流轉(zhuǎn)單據(jù) 維修未完成 與租戶確認(rèn)下次維修的時間 二 二 公區(qū)維修流程公區(qū)維修流程 適用于物業(yè)公共區(qū)域 1 流程圖 客戶服務(wù)部運作守則客戶服務(wù)部運作守則 項目 EA 公寓 文件編號 版本號 A修改狀態(tài) 1 實施日期 2012 年月日 第 33 頁 共 55 頁 2 流程說明 1 工程部 秩序維護部 客服部巡場人員發(fā)現(xiàn)公共區(qū)域設(shè)備設(shè)施損壞 立即報修至客服部 公 共 維 修 客服部前臺開據(jù) 工程維修單 轉(zhuǎn) 至工程部 工程部確定維修時間 如為前場公區(qū)急修 要通 知客服部做好準(zhǔn)備 如為前場公區(qū)一般性維修 要在晚間進行 如為后場公區(qū)不影響租戶的情況 下 可自行維修 維修完畢后 由客服部人員確認(rèn) 并共同簽署 工程維修單 完成維修 客服部前臺流轉(zhuǎn)單據(jù) 未完成維修 準(zhǔn)備下次維修時間 客戶服務(wù)部運作守則客戶服務(wù)部運作守則 項目 EA 公寓 文件編號 版本號 A修改狀態(tài) 1 實施日期 2012 年月日 第 34 頁 共 55 頁 前臺 2 客服部前臺收到報修 詳細(xì)詢問報修內(nèi)容 地點 報修人 根據(jù)報修內(nèi)容認(rèn)真填寫工程 維修單 客服部前臺將 工程維修單 一式四聯(lián)轉(zhuǎn)工程部 工程部確定維修時間 如為前場 公區(qū)急修 要通知客服部做好協(xié)調(diào)準(zhǔn)備 如為前場公區(qū)一般性維修 要在晚間進行 如為后 場公區(qū)不影響租戶的情況下 可自行維修 3 工程部根據(jù)維修時間 準(zhǔn)備人員工具等 4 維修完成 客服部前臺流轉(zhuǎn)單據(jù) 維修未完成 確認(rèn)下次維修時間 三 工程維修單接報 驗收及匯總程序三 工程維修單接報 驗收及匯總程序 辦公樓前臺接待員接到報修電話 要詳細(xì)詢問報修內(nèi)容 地點 報修人及聯(lián)系電話 根據(jù)報 修內(nèi)容認(rèn)真填寫工程維修單 1 填寫 工程維修單 1 工程維修單 由客戶服務(wù)部負(fù)責(zé)填寫 包括申請租