超全的WORD尾注技巧總結(jié).doc

WORD尾注技巧總結(jié)1. 以尾注的方式插入第一個參考文獻。將光標定位于word文檔中將要插入?yún)⒖嘉墨I的位置，按“插入/引用/腳注和尾注”。出現(xiàn)一菜單，選擇“尾注”，“文檔結(jié)尾”，編號格式為“1,2,3”。按“插入”按鈕，就在該處就插入了一個上標“1”，而光標自動跳到文檔最后，一個上標“1”的地方，這就是輸入第一個參考文獻的地方。參考文獻標注要求用中括號把編號括起來，方法詳見下面鏈接（注意：只在參考文獻被引用的地方添加中括號，在參考文獻文本中不必添加中括號，因為第十條要重新自動編號）。然后按照排版格式要求輸入?yún)⒖嘉墨I。2. （此步驟不必要，原因參考11）。 這時你會發(fā)現(xiàn)文本中的序號“1”字是上標格式的，這是你所希望的。但尾注中的“1”也是上標格式的，這不是你希望的。其余的格式也不合你愿，別急。用鼠標在最左側(cè)處選中尾注中的序號“1”，按快捷鍵“ctrl shift =”就可以使序號不再是上標，或用鼠標右擊，出現(xiàn)一菜單，選擇“字體”，在第二張菜單中去掉“效果”欄中“上標”前面的“”。然后按要求的格式輸入?yún)⒖嘉墨I內(nèi)容。3. 雙擊參考文獻被引用處的編號“1”，光標即到參考文獻文本處，同理，對著參考文獻前面的“1”雙擊，光標就回到了文章內(nèi)容中插入?yún)⒖嘉墨I的地方，可以繼續(xù)寫文章了。4. 在下一個要插入?yún)⒖嘉墨I的地方再次按以上方法插入尾注，就會出現(xiàn)一個“2”（Word已經(jīng)自動為你排序了），繼續(xù)輸入所要插入的參考文獻。5. 說明：序號周圍有似隱似現(xiàn)的框，這表示所插入手稿的尾注是一種“域”，不必理會它。6. （此步驟可省，第11條有詳細講述）我們一般的編輯界面叫“頁面視圖”，在頁面視圖下，所有文獻都引用完后，你會發(fā)現(xiàn)在第一篇參考文獻前面一條短橫線，如果參考文獻跨頁了，在跨頁的地方還有一條長橫線，這些線分別叫“尾注分隔符”和“尾注延續(xù)分隔符”，它們無法選中，也無法刪除。這是尾注的標志，但一般科技論文格式中都不能有這樣的線，所以一定要把它們刪除。去除“尾注分隔符”和“尾注延續(xù)分隔符”:選擇“視圖/普通”進入普通視圖。按“視圖/腳注”，此時編輯界面分為兩個部分，下面的編輯框是尾注編輯框。選擇尾注編輯框中的“尾注”下拉框，選擇“尾注分隔符”，出現(xiàn)一條橫線，選擇該橫線，刪除它，再選擇“尾注延續(xù)分隔符”，也會出現(xiàn)一條橫線(這是尾注分頁時會出現(xiàn)的很長的橫線)，選擇該橫線，刪除它。關(guān)閉后，再按“視圖/頁面”切換回來。7. 參考文獻插入已經(jīng)完成了。這時，無論文章如何改動，參考文獻都會自動地排好序了。如果刪除了，后面的參考文獻也會自動消失，絕不出錯。參考文獻越多，這種方法的優(yōu)勢就體現(xiàn)的越大。注意，刪除參考文獻的方法：選中參考文獻被引用處的編號，點擊菜單中的編輯清除內(nèi)容即可，參考文獻文本中的相應(yīng)文獻即被刪除。也有網(wǎng)友提到“用鼠標右鍵點擊需要刪除的參考文獻對應(yīng)的文中數(shù)字標記，在菜單中選擇編輯文中引文，在彈出的菜單中選擇刪除按鈕，最后點擊確定即可”。8. 交叉引用如果同一個參考文獻兩處被引用，只能在前一個引用的地方插入尾注，在第二次被引用的地方宜采用“交叉引用”。方法：單擊第二次被引用的位置，按“插入/引用/交叉引用”，出現(xiàn)一菜單，在引用類型中選擇“尾注”，引用內(nèi)容為“尾注編號”，這時在菜單中會出現(xiàn)你曾經(jīng)編寫過的所有尾注，選擇你需要的，按“插入”按鈕即完成交叉引用，然后按關(guān)閉菜單。(注：若你后來又在前面的文檔中插入新的尾注，這時后繼的尾注會自動更新編號，但交叉引用不會自動更新。怎么辦？按“ctrl A”選擇所有內(nèi)容后，按“F9”鍵就可以完成手動更新。)9. 用尾注在文章同一處插入多個參考文獻，例如1234，要把它變?yōu)?-4，并且不改變后面尾注的順序。方法：用尾注插入四個參考文獻后, 手動選中引用的2,3, 格式為隱藏文字，然后輸入“-”即可。10. 不要以為已經(jīng)搞定了，我們離成功還差一步。論文格式要求參考文獻在正文之后，參考文獻后還有發(fā)表論文情況說明、附錄和致謝，而Word的尾注要么在文檔的結(jié)尾，要么在“節(jié)”的結(jié)尾，這兩種都不符合我們的要求。解決的方法似乎有點笨拙。首先刪除尾注文本中所有的編號（我們不需要它，因為它的格式不對），然后選中所有尾注文本（參考文獻說明文本），點“插入書簽”，命名為“參考文獻文本”，添加到書簽中。這樣就把所有的參考文獻文本做成了書簽。在正文后新建一頁，標題為“參考文獻”，并設(shè)置好格式。光標移到標題下，選“插入引用交叉引用”，“引用類型”為“書簽”，點“參考文獻文本”后插入，然后點關(guān)閉。這樣就把參考文獻文本復制了一份。選中剛剛插入的文本，按格式要求修改字體字號等，并用格式/項目編號和編號進行自動編號。11. 到這里，我們離完美還差一點點。第9條中，參考文獻文本被復制，其后是尾注頁，打印文檔時，尾注頁同樣會打印出來，而這幾頁是我們不需要的。當然，可以通過設(shè)置打印頁碼范圍的方法不打印最后幾頁。這里有另外一種方法，如果你想多學一點東西，請接著往下看。選中所有的尾注文本，點“格式字體”，改為“隱藏文字”，選擇“視圖/普通”進入普通視圖，選擇“視圖腳注”，此時編輯界面分為兩個部分，下面的編輯框是尾注編輯框，所有的尾注出現(xiàn)在窗口的下端，在尾注編輯框中的“尾注”下拉列表框中選擇“尾注分割符”，出現(xiàn)一條橫線，選擇該橫線，刪除它，同樣的方法刪除“尾注延續(xù)分割符”和“尾注延續(xù)標記”。再按“視圖/頁面”切換回來。刪除頁眉和頁腳（包括分隔線）：選擇“視圖頁眉和頁腳”，首先刪除文字，然后點擊頁眉頁腳工具欄的“頁面設(shè)置”按鈕，在彈出的對話框上點“版式邊框”?！斑吙颉边x項卡的邊框設(shè)置為“無”，應(yīng)用范圍為“段落”；在“頁面邊框”選項卡，邊框設(shè)置為“無”，應(yīng)用范圍為“本節(jié)”；點擊頁眉頁腳工具欄的“在頁眉和頁腳間切換”切換到“頁腳”，刪除頁碼。選擇word菜單的“工具選項”，在“打印”選項卡里確認不打印隱藏文字（Word默認）。好了，試著打印一下尾注所在的頁，是不是白紙？給尾注編號加方括號：大家一般都熟悉常用的查找和替換，但是一些特殊字符的查找和替換恐怕很少有人用過。如怎么批量清除段落之間多余的空行呢？我們只要查找pp.,并替換為p即可。這里的p就是換行符。再說如何用特殊字符替換功能給尾注編號加方括號。很多雜志和論文要求參考文獻編號帶有方括號，但是word的腳注/尾注中默認格式中唯獨沒有方括號。如果用自定義方法加入方括號，當你調(diào)整段落順序后，參考文獻的序號不會跟著調(diào)整，麻煩更大了。我們還是用默認的1,2,3插入尾注