OUTLOOK使用與郵件禮儀.ppt

OUTLOOK使用 郵件禮儀 目錄 一 OUTLOOK使用 1 認(rèn)識Outlook20072 Outlook2007能做些什么3 如何使用Outlook2007 微軟公司出品的Office系列產(chǎn)品Outlook2007是一款優(yōu)秀的電子郵件客戶端 它又不僅僅只是簡單的Email客戶端 它還可以幫助我們更好地管理時間和信息 跨越各種界限實現(xiàn)聯(lián)系并且有助于保持安全和控制 其簡單易用的特性與功能 包括行事歷 計劃調(diào)度 安全性的設(shè)置等都能夠很大程度上提高我們的工作效率 認(rèn)識Outlook2007 OUTLOOK使用 Outlook能做些什么 OUTLOOK使用 1 核心功能 收發(fā)電子郵件通過鏈接到公司的郵件服務(wù)器 我們可以輕松地使用Outlook2007來收發(fā)郵件 如果鏈接到其他郵箱的郵件服務(wù)器 我們同樣可以在終端上使用Outlook2007來收發(fā)其他郵箱或是其他互聯(lián)網(wǎng)電子郵件運營商的郵件 Outlook能做些什么 OUTLOOK使用 2 數(shù)據(jù)備份 備份電子郵件 聯(lián)系人等信息使用Outlook2007我們可以把公司郵箱收件箱中的郵件備份出來 保存到電腦硬盤中 使用Outlook2007保存的郵件無需考慮容量限制的問題 只要硬盤剩余空間足夠 Outlook能做些什么 OUTLOOK使用 3 日程管理 高效管理你的時間日程管理是MicrosoftOutlook2007中的另一個重要的功能 我們可以使用日程管理來幫助提醒待辦的各種會議 約會等工作事項 利用 日歷 功能合理高效的管理我們的時間 甚至可以通過Email發(fā)送的方式與別人共享自己的日歷 如何使用Outlook2007 OUTLOOK使用 如何使用Outlook2007 新建郵件賬戶 啟動Outlook2007安裝Outlook2007后 我們可以在 開始 所有程序 MicrosoftOffice 中點擊 MicrosoftOfficeOutlook2007 圖標(biāo)來啟動Outlook 我們還可以在圖標(biāo)上單擊鼠標(biāo)右鍵點擊 發(fā)送到 桌面快捷方式 來創(chuàng)建桌面快捷方式 OUTLOOK使用 如何使用Outlook2007 通訊錄管理 1 導(dǎo)入聯(lián)系人信息Outlook2007可以方便的新建聯(lián)系人 創(chuàng)建通訊組列表 還可以導(dǎo)入 導(dǎo)出聯(lián)系人信息 功能完善 OUTLOOK使用 如何使用Outlook2007 通訊錄管理 選擇 從另一程序或文件導(dǎo)入 點擊 下一步 OUTLOOK使用 如何使用Outlook2007 通訊錄管理 選擇 MicrosoftExcel97 2003 點擊 下一步 OUTLOOK使用 如何使用Outlook2007 通訊錄管理 點擊 瀏覽 選擇想要導(dǎo)入的文件 點擊 下一步 注 圖中 選項 處可使用默認(rèn)設(shè)置 也可以根據(jù)個人需要更改 OUTLOOK使用 如何使用Outlook2007 通訊錄管理 點擊 下一步 OUTLOOK使用 如何使用Outlook2007 通訊錄管理 點擊 完成 OUTLOOK使用 如何使用Outlook2007 通訊錄管理 2 新建聯(lián)系人列表導(dǎo)入聯(lián)系人后 進入 聯(lián)系人 界面 在頁面左側(cè) 我的聯(lián)系人 窗口中 右鍵 聯(lián)系人 欄 在彈出的菜單中選擇 新建文件夾 OUTLOOK使用 如何使用Outlook2007 通訊錄管理 在 名稱 處輸入想要建立的聯(lián)系人列表名稱 如 綜合部 點擊 確定 OUTLOOK使用 如何使用Outlook2007 通訊錄管理 這樣就建立了一個新的聯(lián)系人列表 如圖所示 然后我們可以將 聯(lián)系人 中的相關(guān)聯(lián)系人名片拖到新建的聯(lián)系人列表中 OUTLOOK使用 如何使用Outlook2007 通訊錄管理 3 新建通訊組列表新建通訊組列表可用來群發(fā)郵件 點擊 新建 下拉菜單中的 通訊組列表 如圖 OUTLOOK使用 如何使用Outlook2007 通訊錄管理 輸入通訊組列表名稱 點擊 選擇成員 確定成員后點擊 確定 單擊 保存并關(guān)閉 通訊組列表新建完成 OUTLOOK使用 如何使用Outlook2007 管理郵件 OUTLOOK使用 如何使用Outlook2007 日程 日歷 Outlook2007的一個很實用的功能就是日程 日歷的管理 我們可以用Outlook2007的日程管理功能記錄下我們待辦的工作 會議及約會等 Outlook2007將會在我們設(shè)定的 避免遺忘重要的工作內(nèi)容 時間彈出提醒 這個貼心的功能可以方便我們更合理的管理時間 OUTLOOK使用 如何使用Outlook2007 數(shù)據(jù)安全 為Outlook2007加密為防止他人未經(jīng)同意瀏覽我們的郵件 保證我們的郵件及聯(lián)系人等信息的安全 Outlook2007可以對我們的個人數(shù)據(jù)加密 點擊菜單欄 工具 賬戶設(shè)置 OUTLOOK使用 如何使用Outlook2007 數(shù)據(jù)安全 在 賬戶設(shè)置 界面 點擊 數(shù)據(jù)文件 選項卡 點擊 設(shè)置 OUTLOOK使用 如何使用Outlook2007 數(shù)據(jù)安全 在 個人文件夾 界面 點擊 更改密碼 OUTLOOK使用 如何使用Outlook2007 數(shù)據(jù)安全 在 更改密碼 界面 輸入新密碼 點擊 確定 注 舊密碼默認(rèn)為空 OUTLOOK使用 如何使用Outlook2007 數(shù)據(jù)安全 設(shè)置密碼后 以后啟動Outlook2007時 會提示輸入密碼 如下圖示 OUTLOOK使用 如何使用Outlook2007 其他 附件怎么看 OUTLOOK使用 如何使用Outlook2007 其他 好幾個郵箱的郵件都要收怎么管 OUTLOOK使用 如何使用Outlook2007 其他 我的那個郵件呢 查找 OUTLOOK使用 如何使用Outlook2007 其他 郵件太多要保存 備份 OUTLOOK使用 如何使用Outlook2007 其他 能自動轉(zhuǎn)發(fā)郵件嗎 OUTLOOK使用 如何使用Outlook2007 其他 想要漂亮的背景嗎 OUTLOOK使用 如何使用Outlook2007 其他 發(fā)錯郵件了 撤回來 OUTLOOK使用 如何使用Outlook2007 其他 可以自動回復(fù)郵件嗎 OUTLOOK使用 如何使用Outlook2007 其他 對方看到我的郵件沒 OUTLOOK使用 Outlook2007功能很強大 今天我們只是簡單的介紹了它的一些最常用的功能 希望在日后的工作中能與大家繼續(xù)交流 謝謝大家 OUTLOOK使用 二 郵件禮儀 郵件禮儀 郵件禮儀 主題 郵件禮儀 郵件禮儀 主題 1 空白標(biāo)題不但失禮 而且發(fā)不出去 2 標(biāo)題那么長干嘛 3 標(biāo)題要寫什么 切忌使用含義不清的標(biāo)題 如 王先生收 也不要用胡亂無實際內(nèi)容的主題 例如 嘿 或是 收著 郵件禮儀 郵件禮儀 主題 4 一封信一個主題 不在一封信內(nèi)談及多件事情5 可適當(dāng)用 等來突出標(biāo)題 但應(yīng)適度 不要隨便用 緊急 6 回復(fù)對方郵件時 應(yīng)當(dāng)根據(jù)回復(fù)內(nèi)容需要更改標(biāo)題 不要答復(fù)一大串 7 主題千萬不可出現(xiàn)錯別字和不通順之處 切莫只顧檢查正文卻在發(fā)出前忘記檢查主題 郵件禮儀 郵件禮儀 稱呼與問候 恰當(dāng)稱呼拿捏尺度郵件的開頭要稱呼收件人 在多個收件人的情況下可以稱呼大家 如果對方有職務(wù) 應(yīng)按職務(wù)尊稱對方如 x處長 如果不清楚職務(wù) 則應(yīng)按通常的 x工 關(guān)于格式 稱呼是第一行頂格寫 郵件禮儀 郵件禮儀 稱呼與問候 恰當(dāng)稱呼拿捏尺度最好要有問候語 中文的寫個 你好 或者 您好 開頭問候語是稱呼換行空兩格寫 結(jié)尾常見 祝您順利 之類的也就可以了 若是尊長應(yīng)使用 此致敬禮 俗話說得好 禮多人不怪 禮貌一些 總是好的 即便郵件中有些地方不妥 對方也能平靜的看待 郵件禮儀 郵件禮儀 正文 1 正文要簡明扼要 內(nèi)容確實很多 正文應(yīng)只作摘要介紹 來個附件 正文行文應(yīng)通順 準(zhǔn)確清晰的表達 千萬不學(xué)唐僧 2 語氣很重要 注意熟絡(luò)程度 等級關(guān)系 尊重對方 請 謝謝之類的語句要經(jīng)常出現(xiàn) 電子郵件可輕易地轉(zhuǎn)給他人 因此對別人意見的評論必須謹(jǐn)慎而客觀 3 正文最好也用1 2 3 4之類的列表 郵件禮儀 郵件禮儀 正文 4 最好在一次郵件中把相關(guān)信息全部說清楚 說準(zhǔn)確 盡量減少 補充 或者 更正 之類的郵件 5 盡可能避免拼寫錯誤和錯別字 注意使用拼寫檢查這是對別人的尊重 也是自己態(tài)度的體現(xiàn) 6 合理提示重要信息 不要動不動就用大寫字母 粗體斜體 顏色字體 加大字號等手段對一些信息進行提示 郵件禮儀 郵件禮儀 正文 7 不要動不動使用 之類的笑臉字符 只用在某些你確實需要強調(diào)出一定的輕松氣氛的場合 比如現(xiàn)在 8 請分清 審核 收閱 查收 查閱 等 請指示 請批示 要寫上時間 9 發(fā)送前把你的郵件通讀一遍 減少錯誤 郵件禮儀 郵件禮儀 附件 1 如果郵件帶有附件 應(yīng)在正文里面提示收件人查看附件 2 附件文件應(yīng)按有意義的名字命名 最好能夠概括附件的內(nèi)容 方便收件人下載后管理 3 正文中應(yīng)對附件內(nèi)容做簡要說明 特別是帶有多個附件時 郵件禮儀 郵件禮儀 附件 4 附件數(shù)目不宜超過4個 數(shù)目較多時應(yīng)打包壓縮成一個文件 5 特殊格式特殊說明 exe文件要壓縮 6 如果附件過大 應(yīng)分割成幾個小文件分別發(fā)送 郵件禮儀 郵件禮儀 字體字號選擇 選擇便于閱度的字號和字體中文老實點用宋體或新宋體 5號字是經(jīng)研究證明最適合在線閱度的字號和字體 不要用稀奇古怪的字體或斜體 不要為突出內(nèi)容而將字號設(shè)置過大 也不要過小 費神又傷眼睛 郵件禮儀 郵件禮儀 簽名 郵件禮儀 郵件禮儀 結(jié)尾簽名 1 簽名檔可包括姓名 職務(wù) 公司 電話 傳真 地址等信息 但信息不宜行數(shù)過多 一般不超過4行 引用一個短語作為你的簽名的一部分是可行的 比如你的座右銘 或公司的宣傳口號 但是要分清收件人對象與場合 切記一定要得體 2 不要只用一個簽名檔所有人 你可以在OUTLOOK中設(shè)置多個簽名檔 靈活調(diào)用 3 簽名檔文字應(yīng)選擇與正文文字匹配 簡體 繁體或英文 以免成出現(xiàn)亂碼 字號一般應(yīng)選擇比正文字體小一些 郵件禮儀 郵件禮儀 回復(fù)技巧 1 及時回復(fù)必不可少 緊急的立刻回復(fù) 不急的集中處理 復(fù)雜的先響應(yīng)再回復(fù) 2 進行針對性回復(fù)答復(fù)問題是把原來的郵件帶上 問題盡量一次交待清楚 避免再反復(fù)交流 浪費資源 3 回復(fù)字?jǐn)?shù)多少應(yīng)體現(xiàn)對對方的尊重 郵件禮儀 郵件禮儀 回復(fù)技巧 5 不要針對一個主題蓋高樓 不行就用電話溝通輔助 6 點擊 回復(fù)全部 前 要三思而行 郵件禮儀 郵件禮儀 正確使用發(fā)送 抄送 密送要區(qū)分 1 收件人是郵件的受理人 應(yīng)對郵件予以回復(fù)響應(yīng) 2 抄送的人則只是需要知道這回事 沒有義務(wù)對郵件予以響應(yīng) 當(dāng)然如果有建