檔案管理實務項目九.ppt

第九章檔案統(tǒng)計 學習目標 1 通過本單元的學習 初步掌握檔案統(tǒng)計工作的內容 意義及要求 2 掌握檔案統(tǒng)計工作的方法和步驟 知識要求 能力要求 通過本單元的學習 能夠按照檔案統(tǒng)計方法和技巧 做好檔案統(tǒng)計工作 科學管理檔案 服務社會 任務一了解檔案統(tǒng)計內容和要求 1 掌握檔案統(tǒng)計工作的含義 2 明確檔案統(tǒng)計工作的任務及要求 知識目標 能夠明確檔案統(tǒng)計工作在檔案整體工作中的地位 能夠根據(jù)檔案統(tǒng)計工作要求判斷具體做法是否規(guī)范 能力目標 案例導入 某某服裝公司的檔案室保存有公司的文書檔案 設計檔案 經(jīng)營檔案 設備檔案 音像檔案等 由于該公司檔案室忽視了檔案登記和統(tǒng)計工作 導致存在檔案收進 銷毀借閱 利用情況不明 檔案工作人員對檔案的數(shù)量 利用情況不清楚 公司總經(jīng)理對這種狀況提出批評 并指示他們完善各個環(huán)節(jié) 加強檔案登記和統(tǒng)計工作 檔案工作的進展和質量一方面是通過制度和標準來檢驗 另一方面就是依靠登記和統(tǒng)計的手段進行記錄和反饋 上述案例告訴我們檔案統(tǒng)計工作貫穿于檔案管理活動的各個環(huán)節(jié) 可以直接 準確地反映管理進度 問題 責任人等各方面的情況 是一項非常細致的工作 理論支撐 一 檔案統(tǒng)計工作含義檔案統(tǒng)計是檔案管理工作中一項重要的環(huán)節(jié) 是監(jiān)督和保證檔案工作質量 提高檔案工作水平的一項工作 在整個檔案工作中占有重要的意義 1 統(tǒng)計工作的對象目前 我國檔案工作的統(tǒng)計體系 基本上分四個層次 1 全國檔案工作基本情況統(tǒng)計 納入國家國民經(jīng)濟和社會發(fā)展計劃的統(tǒng)計指標 由國家檔案局組織進行 由國家統(tǒng)計局指導與監(jiān)督 2 專業(yè)系統(tǒng)檔案工作基本情況統(tǒng)計 由專業(yè)主管機關組織進行 3 地方 包括省 市 地 縣各級 檔案工作基本情況統(tǒng)計 由地方檔案行政管理機關組織進行 4 檔案館 檔案室 包括各種專門檔案室 檔案工作情況統(tǒng)計 由各檔案館 檔案室自己組織進行 2 檔案統(tǒng)計工作的任務一方面是及時地對檔案和檔案工作諸多方面 多種狀況的數(shù)量表現(xiàn)進行統(tǒng)計調查 整理和分析 比如檔案與檔案工作的規(guī)模 水平 結構 速度等在一 另一方面向國家提供檔案統(tǒng)計資料 反映檔案事業(yè)的水平 可以為國家發(fā)展檔案事業(yè)提供豐富而又準確的依據(jù) 二 檔案統(tǒng)計工作的意義檔案統(tǒng)計工作是指導檔案工作的一種管理措施和方法 是整個檔案工作中必不可少的環(huán)節(jié) 歷來受到檔案部門的重視 1 檔案統(tǒng)計工作是科學管理檔案的基礎 手段和方法 2 檔案統(tǒng)計是使檔案工作處于良性運行的重要保證 3 檔案統(tǒng)計工作是提高檔案學研究水平的重要保證 三 統(tǒng)計工作的要求1 準確性2 及時性3 科學性4 法治性 任務二檔案統(tǒng)計指標與步驟 1 掌握檔案統(tǒng)計指標的含義以及確定檔案指標的方法 2 明確檔案統(tǒng)計工作方法及步驟 知識目標 1 能夠確定檔案統(tǒng)計指標及應用 2 能夠根據(jù)檔案統(tǒng)計方法與步驟去進行檔案統(tǒng)計 能力目標 案例導入 德清縣檔案館現(xiàn)有館藏檔案143個全宗 57051卷 館藏結構從時間上看 有建國前檔案和建國后檔案兩種 民國時期檔案共有6個全宗 4831卷 起止年代自1928年至1949年 主要是國民黨黨政軍機關和社會團體的檔案 記錄了解放前武康 德清兩縣的縣政情況和發(fā)展歷史及重大事件 本館現(xiàn)存館藏資料 圖書630多種 8880冊 主要包括 領導著作和有關政治法律 歷史地理 科學文化等方面綜合性工具書 如 德清縣志 德清縣續(xù)志 等 來自浙江德清檔案信息網(wǎng)檔案統(tǒng)計內容設計到檔案工作的各個方面 案例中主要是對有關檔案館藏或室藏方面統(tǒng)計 從案例中我們可以看出要進行檔案統(tǒng)計首先要確定檔案指標 然后通過調查了解得出每個統(tǒng)計指標對應的數(shù)量 以服務于檔案管理工作 理論支撐 一 常見檔案統(tǒng)計指標及其運用 一 檔案統(tǒng)計指標的選定原則1 客觀性 2 統(tǒng)一性 3 穩(wěn)定性 4 可比性 二 檔案統(tǒng)計指標的內容1 有關檔案館藏或室藏方面 大體包括以下幾點內容 一是檔案館 室 所藏檔案總量 二是檔案結構分量統(tǒng)計 即對不同種類 不同時期 不同保管期限 不同整理狀況的檔案數(shù)量的分別統(tǒng)計 三是館藏資料情況等 2 有關提供利用方面 一般有兩種 一是利用者情況統(tǒng)計 二是利用服務情況 3 有關檔案經(jīng)費及結構建設方面 包括檔案事業(yè)經(jīng)費 機構設置情況 基本建設情況 檔案庫房面積以及檔案室 館 內設備等方面 4 有關檔案工作人員基本情況方面 包括檔案室 館 工作人員總體數(shù)量 定編 和檔案人員結構分量 按年齡段 文化程度 檔案專業(yè)文化程度以及專業(yè)技術職稱等情況 5 有關檔案方面專業(yè)教育基本情況方面 包括普通高校 成人教育 中等學校等教育機構的學生和師資情況等方面的統(tǒng)計 三 檔案統(tǒng)計指標的應用1 絕對數(shù) 使用絕對數(shù)必須注意以下幾個問題 1 絕對數(shù)要為相對數(shù)或平均數(shù)的使用創(chuàng)造條件 2 必須明確絕對數(shù)的含義 統(tǒng)計范圍 計算方法等 3 必須是同一現(xiàn)象的總量 4 必須使用規(guī)范的計量單位 2 相對數(shù)相對數(shù)是兩個互有聯(lián)系的檔案工作現(xiàn)象數(shù)值的比值 比率 注意事項 1 要注意相對數(shù)的表現(xiàn)形式 許多種相對數(shù)常以系數(shù) 倍數(shù) 百分數(shù) 千分數(shù)等形式表示 以百分數(shù)應用較多 2 注意兩個指標必須有可比性 3 注意各種相對數(shù)的結合運用 4 注意相對數(shù)和絕對數(shù)結合運用 3 平均數(shù)平均數(shù)是表明一般或總體典型水平的統(tǒng)計指標 主要是便于對比分析 反映出各地區(qū) 各系統(tǒng)在發(fā)展速度等方面的差別 算術平均數(shù)是平均數(shù)中最常用的形式 在使用時要注意 1 必須遵循總體同質性原則 即只有對同類現(xiàn)象才能計算 對不同質的現(xiàn)象進行平均計算 結果不能真實反映現(xiàn)實工作狀況 2 平均數(shù)應與具體分析相結合 算術平均數(shù)的基本計算方法是用標志總量除以總體總量 其公式是 算術平均數(shù) 總體標志總量 總體總量 或 標志總量 總體單位數(shù) 二 統(tǒng)計工作方法與步驟 一 選定統(tǒng)計指標檔案統(tǒng)計指標是進行檔案登記 統(tǒng)計 定量分析和系統(tǒng)分析的基礎 指標的種類多種多樣 開展統(tǒng)計工作時 應根據(jù)具體的需要和實際情況選定統(tǒng)計指標 統(tǒng)計指標的選定應按照一定的原則和要求來進行 注意指標的客觀性 統(tǒng)一性 可比性和穩(wěn)定性 不可隨意 前面已作介紹 在此不再重復 二 檔案統(tǒng)計調查統(tǒng)計調查就是要取得大量的統(tǒng)計材料 為進一步整理分析打下基礎 這是統(tǒng)計工作的關鍵環(huán)節(jié) 沒有調查統(tǒng)計就無法得到檔案工作各方面的實際數(shù)據(jù) 也就無法進行統(tǒng)計分析 指導現(xiàn)實工作 常用的統(tǒng)計調查的辦法有 編制統(tǒng)計報表和專門的調查 三 統(tǒng)計資料的整理和分析統(tǒng)計資料的整理和分析是對調查來的大量的 分散的 原始的統(tǒng)計資料進行整理分析 以得出規(guī)律性的結論 或總結經(jīng)驗教訓 提高檔案的科學管理水平 整理和分析統(tǒng)計資料就是運用調查的資料進行分析 得出結論 常用統(tǒng)計分析公式 1 關于相對數(shù) 計劃完成相對數(shù) 計劃數(shù) 實際完成數(shù) 100 X 2 X100 結構相對數(shù) 各組總數(shù) 總體總量 3 X100 動態(tài)相對數(shù) 報告期指標 基期指標 4 強度相對數(shù) 以例示范 例如 該檔案室共有6人 負責管理檔案24000卷 用正算法和倒算法求出強度相對數(shù) 強度相對數(shù) 強度相對數(shù) 24000卷 6人 6人 24000卷 正算法 倒算法 2 關于平均數(shù)計算公式分別為 1 簡單算術平均數(shù) 2 加權平均數(shù) 總體單位數(shù) 總體單位數(shù) 標志總量 各單位標值志總和 任務三檔案室 館 的登記和統(tǒng)計訓練 掌握檔案室 館 的登記和統(tǒng)計內容與方法 知識目標 1 能夠確定檔案館或檔案室統(tǒng)計內容 2 能夠根據(jù)檔案統(tǒng)計要求規(guī)范填寫檔案館或檔案室統(tǒng)計表格 能力目標 案例導入 關于上報2008年度檔案統(tǒng)計報表的通知為了解和掌握各基層單位檔案管理工作情況 根據(jù)自治區(qū)檔案局 關于上報2008年度檔案統(tǒng)計報表的通知 精神 現(xiàn)將檔案統(tǒng)計報表匯總上報事宜通知如下 一 上報時間請各單位將2008年度檔案統(tǒng)計報表于11月20日前報公司經(jīng)理 黨委 辦公室檔案科 二 填報報表注意事宜各單位要準確理解檔基3表指標解釋 按照檔基3表進行填報 填報時要特別注意以下問題 一 按照 歸檔文件整理規(guī)則 以件為保管單位歸檔的檔案 均按照 以件為保管單位檔案 填報 二 室存全部檔案 32 45 不應少于 室存永久 長期檔案 46 49 特注 第 32 45 行 室存全部檔案 中 包括第 50 57 行 本年接收檔案 六 本年度編研資料 第 107 110 行字數(shù)的單位為 萬字 三 統(tǒng)計報表填寫要求各單位在填寫報表時 要做到不漏項 不重報 字跡清楚 數(shù)據(jù)準確 年度 單位類別代碼 對應關系和統(tǒng)計指標單位準確無誤 檔案統(tǒng)計報表一律由單位負責人簽字并加蓋單位公章后以紙質和電子版形式上報 檔案統(tǒng)計工作現(xiàn)在已經(jīng)形成登記和統(tǒng)計制度 是各單位檔案室的工作內容之一 各單位應認真做好 檔案部門對其檔案登記和統(tǒng)計工作及你想那個指導和督促 理論支撐 一 檔案室的登記和統(tǒng)計工作檔案室主要通過以下形式去統(tǒng)計 1 卷內文件目錄 登記和統(tǒng)計單份文件的數(shù)量 卷內文件的頁數(shù) 也可以從案卷封皮上 本卷共多少件多少頁 直接統(tǒng)計 2 案卷目錄 登記和統(tǒng)計案卷的數(shù)量 通過案卷目錄可以統(tǒng)計檔案的總量或某類檔案的案卷數(shù)量狀況 卷內文件目錄和案卷目錄是檔案最基本的登記和統(tǒng)計形式 3 總登記薄 這是用來登記檔案收進 移出等變化情況和實存數(shù)量的登記 統(tǒng)計形式 控制著檔案室全部檔案的總量和變化情況 格式如下 總登記薄 4 檔案收進移出登記表檔案收進移出登記表 二 檔案館的登記和統(tǒng)計工作 檔案館常規(guī)統(tǒng)計工作有 一 收進登記薄 二 全宗名冊全宗名冊是用來統(tǒng)計檔案館保存檔案的全宗數(shù)量 并固定全宗順序號的登記表冊發(fā) 格式如下 三 案卷目錄登記薄案卷目錄登記薄是用來統(tǒng)計檔案館內各個全宗案卷目錄的數(shù)量 固定案卷目錄順序號的表冊 格式如下 四 檔案館基本情況表 即國家檔案局制發(fā)的檔統(tǒng)3表 用表格的形式將檔案館的基本情況統(tǒng)計出來 上報上機主管部門 以指導下一年的檔案工作 比如 館藏全宗187個 館藏檔案118920卷1595米 按件歸檔案23977件181米 聲像檔案64盤 照片檔案13164張 底圖7589張 光盤138張 縮微卷片10000幅 438米 圖書資料14453冊 其中地方資料1131冊 破產(chǎn)轉制企業(yè)寄存檔案112991卷 冊 2007年度 縣檔案館共接待利用檔案2425人次 7936卷 件 次 其中 公民個人利用1500多人次 2500卷 件 次 三 統(tǒng)計報表的編制統(tǒng)計報表就是檔案室 檔案館以及下級檔案事業(yè)管理機關 按照統(tǒng)一的規(guī)定向上級以表的形式報送檔案統(tǒng)計資料 下面以國家檔案局制發(fā)的檔統(tǒng)4表為例 說明編制統(tǒng)計報表的方法 大型工業(yè)企業(yè)檔案工作基本情況表檔統(tǒng)4表制發(fā)機關 國家檔案局20年度國家統(tǒng)計局填報單位 另外 還有檔案數(shù)量 檔案借約利用情況 本年編研檔案資料 設備 臺 等 統(tǒng)計時注意 1 要認真閱讀說明和指標解釋 了解指標的含義 范圍 計算方法 指標之間的關系 等 如表中 現(xiàn)有專職人員 是指企業(yè)檔案部門的全部固定職工 2 使用的計量單位應該符合要求 如 現(xiàn)有庫房面積 檔案數(shù)量 的內容和計量單位都作規(guī)定和說明 3 以前檔案數(shù)量常用 卷 來計量 但由于卷的厚度不同 因此不太準確 現(xiàn)逐漸采用國際做法 采用 米 做單位 四 檔案事業(yè)管理機關的統(tǒng)計工作 各級檔案事業(yè)管理機關對所屬業(yè)務指導工作范圍以內的檔案材料 檔案工作情況和檔案工作人員構成等基本情況 應該具體 精確 系統(tǒng)地了解 以便根據(jù)上級的指示結合所屬地區(qū) 單位的實際情況 進行業(yè)務指導工作 檔案事業(yè)管理機關的統(tǒng)計工作 一方面依靠所屬檔案館 室 填報登記 統(tǒng)計報表和卡片 另一方面也可以根據(jù)填報來的材料進行綜合分析 按照工作需要擬制填寫其他統(tǒng)計表 檔案事業(yè)管理機關的統(tǒng)計工具主要是全宗卡片和全宗變化情況年度報表等 以后隨時補充 還可以進行綜合統(tǒng)計 檔案機構 人員情況 檔案數(shù)量與狀況 檔案提供利用情況等等 檔案統(tǒng)計表類別 1 全宗卡片 它是檔案事業(yè)管理機關掌握本行政區(qū)域內各檔案館保存的全宗狀況和全宗分布情況的一種登記形式 卡片由檔案館填寫 并向檔案事業(yè)管理機關報送 檔案事業(yè)管理機關收到全宗卡片后 要進行全面檢查 然后按檔案館集中 以全宗順序