檔案管理實務(wù)項目九.ppt

第九章檔案統(tǒng)計 學(xué)習(xí)目標(biāo) 1 通過本單元的學(xué)習(xí) 初步掌握檔案統(tǒng)計工作的內(nèi)容 意義及要求 2 掌握檔案統(tǒng)計工作的方法和步驟 知識要求 能力要求 通過本單元的學(xué)習(xí) 能夠按照檔案統(tǒng)計方法和技巧 做好檔案統(tǒng)計工作 科學(xué)管理檔案 服務(wù)社會 任務(wù)一了解檔案統(tǒng)計內(nèi)容和要求 1 掌握檔案統(tǒng)計工作的含義 2 明確檔案統(tǒng)計工作的任務(wù)及要求 知識目標(biāo) 能夠明確檔案統(tǒng)計工作在檔案整體工作中的地位 能夠根據(jù)檔案統(tǒng)計工作要求判斷具體做法是否規(guī)范 能力目標(biāo) 案例導(dǎo)入 某某服裝公司的檔案室保存有公司的文書檔案 設(shè)計檔案 經(jīng)營檔案 設(shè)備檔案 音像檔案等 由于該公司檔案室忽視了檔案登記和統(tǒng)計工作 導(dǎo)致存在檔案收進(jìn) 銷毀借閱 利用情況不明 檔案工作人員對檔案的數(shù)量 利用情況不清楚 公司總經(jīng)理對這種狀況提出批評 并指示他們完善各個環(huán)節(jié) 加強(qiáng)檔案登記和統(tǒng)計工作 檔案工作的進(jìn)展和質(zhì)量一方面是通過制度和標(biāo)準(zhǔn)來檢驗 另一方面就是依靠登記和統(tǒng)計的手段進(jìn)行記錄和反饋 上述案例告訴我們檔案統(tǒng)計工作貫穿于檔案管理活動的各個環(huán)節(jié) 可以直接 準(zhǔn)確地反映管理進(jìn)度 問題 責(zé)任人等各方面的情況 是一項非常細(xì)致的工作 理論支撐 一 檔案統(tǒng)計工作含義檔案統(tǒng)計是檔案管理工作中一項重要的環(huán)節(jié) 是監(jiān)督和保證檔案工作質(zhì)量 提高檔案工作水平的一項工作 在整個檔案工作中占有重要的意義 1 統(tǒng)計工作的對象目前 我國檔案工作的統(tǒng)計體系 基本上分四個層次 1 全國檔案工作基本情況統(tǒng)計 納入國家國民經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展計劃的統(tǒng)計指標(biāo) 由國家檔案局組織進(jìn)行 由國家統(tǒng)計局指導(dǎo)與監(jiān)督 2 專業(yè)系統(tǒng)檔案工作基本情況統(tǒng)計 由專業(yè)主管機(jī)關(guān)組織進(jìn)行 3 地方 包括省 市 地 縣各級 檔案工作基本情況統(tǒng)計 由地方檔案行政管理機(jī)關(guān)組織進(jìn)行 4 檔案館 檔案室 包括各種專門檔案室 檔案工作情況統(tǒng)計 由各檔案館 檔案室自己組織進(jìn)行 2 檔案統(tǒng)計工作的任務(wù)一方面是及時地對檔案和檔案工作諸多方面 多種狀況的數(shù)量表現(xiàn)進(jìn)行統(tǒng)計調(diào)查 整理和分析 比如檔案與檔案工作的規(guī)模 水平 結(jié)構(gòu) 速度等在一 另一方面向國家提供檔案統(tǒng)計資料 反映檔案事業(yè)的水平 可以為國家發(fā)展檔案事業(yè)提供豐富而又準(zhǔn)確的依據(jù) 二 檔案統(tǒng)計工作的意義檔案統(tǒng)計工作是指導(dǎo)檔案工作的一種管理措施和方法 是整個檔案工作中必不可少的環(huán)節(jié) 歷來受到檔案部門的重視 1 檔案統(tǒng)計工作是科學(xué)管理檔案的基礎(chǔ) 手段和方法 2 檔案統(tǒng)計是使檔案工作處于良性運行的重要保證 3 檔案統(tǒng)計工作是提高檔案學(xué)研究水平的重要保證 三 統(tǒng)計工作的要求1 準(zhǔn)確性2 及時性3 科學(xué)性4 法治性 任務(wù)二檔案統(tǒng)計指標(biāo)與步驟 1 掌握檔案統(tǒng)計指標(biāo)的含義以及確定檔案指標(biāo)的方法 2 明確檔案統(tǒng)計工作方法及步驟 知識目標(biāo) 1 能夠確定檔案統(tǒng)計指標(biāo)及應(yīng)用 2 能夠根據(jù)檔案統(tǒng)計方法與步驟去進(jìn)行檔案統(tǒng)計 能力目標(biāo) 案例導(dǎo)入 德清縣檔案館現(xiàn)有館藏檔案143個全宗 57051卷 館藏結(jié)構(gòu)從時間上看 有建國前檔案和建國后檔案兩種 民國時期檔案共有6個全宗 4831卷 起止年代自1928年至1949年 主要是國民黨黨政軍機(jī)關(guān)和社會團(tuán)體的檔案 記錄了解放前武康 德清兩縣的縣政情況和發(fā)展歷史及重大事件 本館現(xiàn)存館藏資料 圖書630多種 8880冊 主要包括 領(lǐng)導(dǎo)著作和有關(guān)政治法律 歷史地理 科學(xué)文化等方面綜合性工具書 如 德清縣志 德清縣續(xù)志 等 來自浙江德清檔案信息網(wǎng)檔案統(tǒng)計內(nèi)容設(shè)計到檔案工作的各個方面 案例中主要是對有關(guān)檔案館藏或室藏方面統(tǒng)計 從案例中我們可以看出要進(jìn)行檔案統(tǒng)計首先要確定檔案指標(biāo) 然后通過調(diào)查了解得出每個統(tǒng)計指標(biāo)對應(yīng)的數(shù)量 以服務(wù)于檔案管理工作 理論支撐 一 常見檔案統(tǒng)計指標(biāo)及其運用 一 檔案統(tǒng)計指標(biāo)的選定原則1 客觀性 2 統(tǒng)一性 3 穩(wěn)定性 4 可比性 二 檔案統(tǒng)計指標(biāo)的內(nèi)容1 有關(guān)檔案館藏或室藏方面 大體包括以下幾點內(nèi)容 一是檔案館 室 所藏檔案總量 二是檔案結(jié)構(gòu)分量統(tǒng)計 即對不同種類 不同時期 不同保管期限 不同整理狀況的檔案數(shù)量的分別統(tǒng)計 三是館藏資料情況等 2 有關(guān)提供利用方面 一般有兩種 一是利用者情況統(tǒng)計 二是利用服務(wù)情況 3 有關(guān)檔案經(jīng)費及結(jié)構(gòu)建設(shè)方面 包括檔案事業(yè)經(jīng)費 機(jī)構(gòu)設(shè)置情況 基本建設(shè)情況 檔案庫房面積以及檔案室 館 內(nèi)設(shè)備等方面 4 有關(guān)檔案工作人員基本情況方面 包括檔案室 館 工作人員總體數(shù)量 定編 和檔案人員結(jié)構(gòu)分量 按年齡段 文化程度 檔案專業(yè)文化程度以及專業(yè)技術(shù)職稱等情況 5 有關(guān)檔案方面專業(yè)教育基本情況方面 包括普通高校 成人教育 中等學(xué)校等教育機(jī)構(gòu)的學(xué)生和師資情況等方面的統(tǒng)計 三 檔案統(tǒng)計指標(biāo)的應(yīng)用1 絕對數(shù) 使用絕對數(shù)必須注意以下幾個問題 1 絕對數(shù)要為相對數(shù)或平均數(shù)的使用創(chuàng)造條件 2 必須明確絕對數(shù)的含義 統(tǒng)計范圍 計算方法等 3 必須是同一現(xiàn)象的總量 4 必須使用規(guī)范的計量單位 2 相對數(shù)相對數(shù)是兩個互有聯(lián)系的檔案工作現(xiàn)象數(shù)值的比值 比率 注意事項 1 要注意相對數(shù)的表現(xiàn)形式 許多種相對數(shù)常以系數(shù) 倍數(shù) 百分?jǐn)?shù) 千分?jǐn)?shù)等形式表示 以百分?jǐn)?shù)應(yīng)用較多 2 注意兩個指標(biāo)必須有可比性 3 注意各種相對數(shù)的結(jié)合運用 4 注意相對數(shù)和絕對數(shù)結(jié)合運用 3 平均數(shù)平均數(shù)是表明一般或總體典型水平的統(tǒng)計指標(biāo) 主要是便于對比分析 反映出各地區(qū) 各系統(tǒng)在發(fā)展速度等方面的差別 算術(shù)平均數(shù)是平均數(shù)中最常用的形式 在使用時要注意 1 必須遵循總體同質(zhì)性原則 即只有對同類現(xiàn)象才能計算 對不同質(zhì)的現(xiàn)象進(jìn)行平均計算 結(jié)果不能真實反映現(xiàn)實工作狀況 2 平均數(shù)應(yīng)與具體分析相結(jié)合 算術(shù)平均數(shù)的基本計算方法是用標(biāo)志總量除以總體總量 其公式是 算術(shù)平均數(shù) 總體標(biāo)志總量 總體總量 或 標(biāo)志總量 總體單位數(shù) 二 統(tǒng)計工作方法與步驟 一 選定統(tǒng)計指標(biāo)檔案統(tǒng)計指標(biāo)是進(jìn)行檔案登記 統(tǒng)計 定量分析和系統(tǒng)分析的基礎(chǔ) 指標(biāo)的種類多種多樣 開展統(tǒng)計工作時 應(yīng)根據(jù)具體的需要和實際情況選定統(tǒng)計指標(biāo) 統(tǒng)計指標(biāo)的選定應(yīng)按照一定的原則和要求來進(jìn)行 注意指標(biāo)的客觀性 統(tǒng)一性 可比性和穩(wěn)定性 不可隨意 前面已作介紹 在此不再重復(fù) 二 檔案統(tǒng)計調(diào)查統(tǒng)計調(diào)查就是要取得大量的統(tǒng)計材料 為進(jìn)一步整理分析打下基礎(chǔ) 這是統(tǒng)計工作的關(guān)鍵環(huán)節(jié) 沒有調(diào)查統(tǒng)計就無法得到檔案工作各方面的實際數(shù)據(jù) 也就無法進(jìn)行統(tǒng)計分析 指導(dǎo)現(xiàn)實工作 常用的統(tǒng)計調(diào)查的辦法有 編制統(tǒng)計報表和專門的調(diào)查 三 統(tǒng)計資料的整理和分析統(tǒng)計資料的整理和分析是對調(diào)查來的大量的 分散的 原始的統(tǒng)計資料進(jìn)行整理分析 以得出規(guī)律性的結(jié)論 或總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn) 提高檔案的科學(xué)管理水平 整理和分析統(tǒng)計資料就是運用調(diào)查的資料進(jìn)行分析 得出結(jié)論 常用統(tǒng)計分析公式 1 關(guān)于相對數(shù) 計劃完成相對數(shù) 計劃數(shù) 實際完成數(shù) 100 X 2 X100 結(jié)構(gòu)相對數(shù) 各組總數(shù) 總體總量 3 X100 動態(tài)相對數(shù) 報告期指標(biāo) 基期指標(biāo) 4 強(qiáng)度相對數(shù) 以例示范 例如 該檔案室共有6人 負(fù)責(zé)管理檔案24000卷 用正算法和倒算法求出強(qiáng)度相對數(shù) 強(qiáng)度相對數(shù) 強(qiáng)度相對數(shù) 24000卷 6人 6人 24000卷 正算法 倒算法 2 關(guān)于平均數(shù)計算公式分別為 1 簡單算術(shù)平均數(shù) 2 加權(quán)平均數(shù) 總體單位數(shù) 總體單位數(shù) 標(biāo)志總量 各單位標(biāo)值志總和 任務(wù)三檔案室 館 的登記和統(tǒng)計訓(xùn)練 掌握檔案室 館 的登記和統(tǒng)計內(nèi)容與方法 知識目標(biāo) 1 能夠確定檔案館或檔案室統(tǒng)計內(nèi)容 2 能夠根據(jù)檔案統(tǒng)計要求規(guī)范填寫檔案館或檔案室統(tǒng)計表格 能力目標(biāo) 案例導(dǎo)入 關(guān)于上報2008年度檔案統(tǒng)計報表的通知為了解和掌握各基層單位檔案管理工作情況 根據(jù)自治區(qū)檔案局 關(guān)于上報2008年度檔案統(tǒng)計報表的通知 精神 現(xiàn)將檔案統(tǒng)計報表匯總上報事宜通知如下 一 上報時間請各單位將2008年度檔案統(tǒng)計報表于11月20日前報公司經(jīng)理 黨委 辦公室檔案科 二 填報報表注意事宜各單位要準(zhǔn)確理解檔基3表指標(biāo)解釋 按照檔基3表進(jìn)行填報 填報時要特別注意以下問題 一 按照 歸檔文件整理規(guī)則 以件為保管單位歸檔的檔案 均按照 以件為保管單位檔案 填報 二 室存全部檔案 32 45 不應(yīng)少于 室存永久 長期檔案 46 49 特注 第 32 45 行 室存全部檔案 中 包括第 50 57 行 本年接收檔案 六 本年度編研資料 第 107 110 行字?jǐn)?shù)的單位為 萬字 三 統(tǒng)計報表填寫要求各單位在填寫報表時 要做到不漏項 不重報 字跡清楚 數(shù)據(jù)準(zhǔn)確 年度 單位類別代碼 對應(yīng)關(guān)系和統(tǒng)計指標(biāo)單位準(zhǔn)確無誤 檔案統(tǒng)計報表一律由單位負(fù)責(zé)人簽字并加蓋單位公章后以紙質(zhì)和電子版形式上報 檔案統(tǒng)計工作現(xiàn)在已經(jīng)形成登記和統(tǒng)計制度 是各單位檔案室的工作內(nèi)容之一 各單位應(yīng)認(rèn)真做好 檔案部門對其檔案登記和統(tǒng)計工作及你想那個指導(dǎo)和督促 理論支撐 一 檔案室的登記和統(tǒng)計工作檔案室主要通過以下形式去統(tǒng)計 1 卷內(nèi)文件目錄 登記和統(tǒng)計單份文件的數(shù)量 卷內(nèi)文件的頁數(shù) 也可以從案卷封皮上 本卷共多少件多少頁 直接統(tǒng)計 2 案卷目錄 登記和統(tǒng)計案卷的數(shù)量 通過案卷目錄可以統(tǒng)計檔案的總量或某類檔案的案卷數(shù)量狀況 卷內(nèi)文件目錄和案卷目錄是檔案最基本的登記和統(tǒng)計形式 3 總登記薄 這是用來登記檔案收進(jìn) 移出等變化情況和實存數(shù)量的登記 統(tǒng)計形式 控制著檔案室全部檔案的總量和變化情況 格式如下 總登記薄 4 檔案收進(jìn)移出登記表檔案收進(jìn)移出登記表 二 檔案館的登記和統(tǒng)計工作 檔案館常規(guī)統(tǒng)計工作有 一 收進(jìn)登記薄 二 全宗名冊全宗名冊是用來統(tǒng)計檔案館保存檔案的全宗數(shù)量 并固定全宗順序號的登記表冊發(fā) 格式如下 三 案卷目錄登記薄案卷目錄登記薄是用來統(tǒng)計檔案館內(nèi)各個全宗案卷目錄的數(shù)量 固定案卷目錄順序號的表冊 格式如下 四 檔案館基本情況表 即國家檔案局制發(fā)的檔統(tǒng)3表 用表格的形式將檔案館的基本情況統(tǒng)計出來 上報上機(jī)主管部門 以指導(dǎo)下一年的檔案工作 比如 館藏全宗187個 館藏檔案118920卷1595米 按件歸檔案23977件181米 聲像檔案64盤 照片檔案13164張 底圖7589張 光盤138張 縮微卷片10000幅 438米 圖書資料14453冊 其中地方資料1131冊 破產(chǎn)轉(zhuǎn)制企業(yè)寄存檔案112991卷 冊 2007年度 縣檔案館共接待利用檔案2425人次 7936卷 件 次 其中 公民個人利用1500多人次 2500卷 件 次 三 統(tǒng)計報表的編制統(tǒng)計報表就是檔案室 檔案館以及下級檔案事業(yè)管理機(jī)關(guān) 按照統(tǒng)一的規(guī)定向上級以表的形式報送檔案統(tǒng)計資料 下面以國家檔案局制發(fā)的檔統(tǒng)4表為例 說明編制統(tǒng)計報表的方法 大型工業(yè)企業(yè)檔案工作基本情況表檔統(tǒng)4表制發(fā)機(jī)關(guān) 國家檔案局20年度國家統(tǒng)計局填報單位 另外 還有檔案數(shù)量 檔案借約利用情況 本年編研檔案資料 設(shè)備 臺 等 統(tǒng)計時注意 1 要認(rèn)真閱讀說明和指標(biāo)解釋 了解指標(biāo)的含義 范圍 計算方法 指標(biāo)之間的關(guān)系 等 如表中 現(xiàn)有專職人員 是指企業(yè)檔案部門的全部固定職工 2 使用的計量單位應(yīng)該符合要求 如 現(xiàn)有庫房面積 檔案數(shù)量 的內(nèi)容和計量單位都作規(guī)定和說明 3 以前檔案數(shù)量常用 卷 來計量 但由于卷的厚度不同 因此不太準(zhǔn)確 現(xiàn)逐漸采用國際做法 采用 米 做單位 四 檔案事業(yè)管理機(jī)關(guān)的統(tǒng)計工作 各級檔案事業(yè)管理機(jī)關(guān)對所屬業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作范圍以內(nèi)的檔案材料 檔案工作情況和檔案工作人員構(gòu)成等基本情況 應(yīng)該具體 精確 系統(tǒng)地了解 以便根據(jù)上級的指示結(jié)合所屬地區(qū) 單位的實際情況 進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作 檔案事業(yè)管理機(jī)關(guān)的統(tǒng)計工作 一方面依靠所屬檔案館 室 填報登記 統(tǒng)計報表和卡片 另一方面也可以根據(jù)填報來的材料進(jìn)行綜合分析 按照工作需要擬制填寫其他統(tǒng)計表 檔案事業(yè)管理機(jī)關(guān)的統(tǒng)計工具主要是全宗卡片和全宗變化情況年度報表等 以后隨時補(bǔ)充 還可以進(jìn)行綜合統(tǒng)計 檔案機(jī)構(gòu) 人員情況 檔案數(shù)量與狀況 檔案提供利用情況等等 檔案統(tǒng)計表類別 1 全宗卡片 它是檔案事業(yè)管理機(jī)關(guān)掌握本行政區(qū)域內(nèi)各檔案館保存的全宗狀況和全宗分布情況的一種登記形式 卡片由檔案館填寫 并向檔案事業(yè)管理機(jī)關(guān)報送 檔案事業(yè)管理機(jī)關(guān)收到全宗卡片后 要進(jìn)行全面檢查 然后按檔案館集中 以全宗順序