建設(shè)工程檔案管理制度

建設(shè)工程檔案管理制度建設(shè)工程檔案管理制度 為規(guī)范公司工程檔案管理工作 根據(jù)國家 地方工程檔案管理有關(guān)規(guī)定 結(jié)合我司的 特點 制定本制度 一 工程檔案的歸檔范圍及質(zhì)量要求一 工程檔案的歸檔范圍及質(zhì)量要求 一 工程檔案的歸檔范圍 一 工程檔案的歸檔范圍 對于工程建設(shè)有關(guān)的重要活動 記載工程建設(shè)主要過程和現(xiàn)狀 具有保存價值的各 種載體的文件 均應(yīng)收集齊全 整理立卷后歸檔 詳附件一 二 歸檔文件的要求 二 歸檔文件的要求 1 歸檔的工程文件應(yīng)為原件 2 工程文件的內(nèi)容必須真實 準(zhǔn)確 清晰 幅面整潔 3 工程文件簽字不得用鉛筆 圓珠筆等不具耐久性的書寫工具 4 工程文件尺寸統(tǒng)一采用 A4 規(guī)格歸檔 二 工程檔案的管理機(jī)構(gòu)二 工程檔案的管理機(jī)構(gòu) 各工程部設(shè)資料員 主要負(fù)責(zé)本部門工程項目從工程準(zhǔn)備階段到竣工備案驗收過程 中工程建設(shè)文件的收集 整理 立卷 編目 裝訂 檔案預(yù)驗收及移交 三 工程檔案的收集 整理 立卷 編目 裝訂 歸檔 移交 索引 保管 統(tǒng)計三 工程檔案的收集 整理 立卷 編目 裝訂 歸檔 移交 索引 保管 統(tǒng)計 一 工程檔案的收集 一 工程檔案的收集 文件形成后 文件形成責(zé)任人 經(jīng)手人 必須于當(dāng)天交一份原件給資料員 資料員收 到文件后 當(dāng)天登記入盒 二 工程檔案的整理 二 工程檔案的整理 按照單位工程分部 分項工程及文件形成的時間先后順序進(jìn)行分類排列 三 工程檔案的立卷 三 工程檔案的立卷 1 工程文件可劃分為工程準(zhǔn)備階段文件 監(jiān)理文件 施工文件 竣工圖 竣工驗收文 件五部分 2 工程準(zhǔn)備階段文件按建設(shè)程序組卷 3 監(jiān)理文件按單位工程 分部工程組卷 4 施工文件按單位工程 分部工程組卷 5 竣工圖按專業(yè)組卷 6 竣工驗收文件按單位工程組卷 四 工程檔案的編目 四 工程檔案的編目 1 每卷單獨編號 頁號從 1 開始 案卷不宜超過 30MM 頁號編寫在單頁右下角 雙面書寫的 正面在右下角 背面在左下角 折疊后的圖紙一律在右下角 2 卷內(nèi)目錄 序號 以一份文件為單位 責(zé)任者 填文件的直接形成單位和個人 有多個責(zé)任者的 選擇兩個主要責(zé)任者 其余用 等 代替 文件編號 填寫工程文件原 有的文號或圖號 文件題名 填寫文件標(biāo)題的名稱 日期 填寫文件形成的日期 未按要求編目的 每項扣罰部門資料員 5 元 五 工程檔案的裝訂 五 工程檔案的裝訂 案卷可采用裝訂與不裝訂兩種形式 文字材料必須裝訂 既有文字材料 又有圖紙的 案卷應(yīng)裝訂 裝訂應(yīng)采用線繩三孔左側(cè)裝訂法 六 工程檔案的歸檔 六 工程檔案的歸檔 1 單位工程竣工驗收完成后 30 日內(nèi) 部門資料員要完成該工程檔案的歸檔工作 未 按時歸檔的扣罰部門資料員 5 元 七 工程竣工檔案移交 七 工程竣工檔案移交 工程竣工驗收完成后 60 日內(nèi) 部門資料員將完整的工程竣工檔案一份移交給城建檔案 館 一份移交給工程檔案室 未及時辦理移交的 扣罰部門資料員 5 元 八 工程檔案的索引 待討論工程代號 檔號 八 工程檔案的索引 待討論工程代號 檔號 工程代號由公司統(tǒng)一規(guī)定 檔號由工程檔案中心根據(jù)工程代號填寫 工程代號 如 XX 花園首期為 1 1 樓盤代號 如 XX 花園代號為 1 專業(yè)號 如 基建類 1 為 1 1 1 案卷號 如 第 1 卷 1 1 1 1 九 工程檔案的保管 九 工程檔案的保管 工程檔案管理人員必須確保工程檔案的安全和不被流失 保持檔案室的干燥和通風(fēng) 保證工程檔案不被腐蝕 十 工程檔案的統(tǒng)計 十 工程檔案的統(tǒng)計 工程檔案管理人員必須每月對收集 歸檔 移交 借閱情況進(jìn)行統(tǒng)計 及時催促借閱 到期文件的歸還 四 工程檔案保管期限四 工程檔案保管期限 保管期限分為永久 長期 短期 具體詳附件 A 1 永久 是指工程檔案需永久保存 2 長期 是指工程檔案的保存期限等于該工程的使用壽命 3 短期 是指工程檔案保存 20 年以下 同一案卷內(nèi)有不同保管期限的文件 該案卷保管期限應(yīng)從長 五 工程檔案密級五 工程檔案密級 密級分為機(jī)密 秘密兩種 同一案卷有不同密級的文件 應(yīng)以高密級為本卷密級 工程準(zhǔn)備階段文件為機(jī)密級 監(jiān)理文件 施工文件 竣工圖 竣工驗收文件為秘密級 六 工程檔案的借閱及銷毀六 工程檔案的借閱及銷毀 按照公司檔案管理制度執(zhí)行 本制度由部門經(jīng)理負(fù)責(zé)考核部門資料員 工程技術(shù)部經(jīng)理考核工程檔案管理室檔案員 七 本制度自發(fā)布之日起執(zhí)行七 本制度自發(fā)布之日起執(zhí)行 附錄 A 建設(shè)工程文件歸檔范圍和保管期限表建設(shè)工程文件歸檔范圍和保管期限表 保 存 單 位 和 保 管 期 限 序號歸 檔 文 件建設(shè) 單位 施工 單位 設(shè)計 單位 監(jiān)理 單位 城建檔案館 工 程 準(zhǔn) 備 階 段 文 件 一立項文件 1項目建議書永久 2項目建議書審批意見及前期工作通知書永久 3可行性研究報告及附件永久 4可行性研究報告審批意見永久 5關(guān)于立項有關(guān)的會議紀(jì)要 領(lǐng)導(dǎo)講話永久 6專家建議文件永久 7調(diào)查資料及項目評估研究材料長期 二建設(shè)用地 征地 拆遷文件 1選址申請及選址規(guī)劃意見通知書永久 2 用地申請報告及縣級以上人民政府城鄉(xiāng)建設(shè)用地 批準(zhǔn)書 永久 3拆遷安置意見 協(xié)議 方案等長期 4建設(shè)用地規(guī)劃許可證及其附件永久 5劃撥建設(shè)用地文件永久 6國有土地使用證永久 三勘察 測繪 設(shè)計文件 1工程地質(zhì)勘察報告永久永久 2水文地質(zhì)勘察報告 自然條件 地震調(diào)查永久永久 3建設(shè)用地釘樁通知單 書 永久 4地形測量和撥地測量成果報告永久永久 5申報的規(guī)劃設(shè)計條件和規(guī)劃設(shè)計條件通知書永久長期 6初步設(shè)計圖紙和說明長期長期 7技術(shù)設(shè)計圖紙和說明長期長期 8審定設(shè)計方案通知書及審查意見長期長期 序號歸 檔 文 件 保 存 單 位 和 保 管 期 限 建設(shè) 單位 施工 單位 設(shè)計 單位 監(jiān)理 單位 城建檔案館 9 有關(guān)行政主管部門 人防 環(huán)保 消防 交通 園林 市政 文物 通訊 保密 河湖 教育 白蟻防治 衛(wèi)生等 批準(zhǔn)文件或取得的有關(guān)協(xié)議 永久 10施工圖及其說明長期長期 11設(shè)計計算書長期長期 12政府有關(guān)部門對施工圖設(shè)計文件的審批意見永久長期 四招投標(biāo)文件 1勘察設(shè)計招投標(biāo)文件長期 2勘察設(shè)計承包合同長期長期 3施工招投標(biāo)文件長期 4施工承包合同長期長期 5工程監(jiān)理招標(biāo)文件長期 6監(jiān)理委托合同長期 五開工審批文件 1建設(shè)項目列入年度計劃的申報文件永久 2 建設(shè)項目列入年度計劃的批文件或年度計劃項目 表 永久 3規(guī)劃審批申報表及報送的文件和圖紙永久 4建設(shè)工程規(guī)劃許可證及其附件永久 5建設(shè)工程開工審查表永久 6建設(shè)工程施工許可證永久 7投資許可證 審計證明 繳納綠化建設(shè)費等證明長期 8工程質(zhì)量監(jiān)督手續(xù)長期 六財務(wù)文件 1工程投資估算材料短期 2工程設(shè)計概算材料短期 3施工圖預(yù)算材料短期 4施工預(yù)算短期 七建設(shè) 施工 監(jiān)理機(jī)構(gòu)及負(fù)責(zé)人 1工程項目管理機(jī)構(gòu) 項目經(jīng)理部 及負(fù)責(zé)人名單長期 2工程項目監(jiān)理機(jī)構(gòu) 監(jiān)理部 及負(fù)責(zé)人名單長期長期 序號歸 檔 文 件 保 存 單 位 和 保 管 期 限 建設(shè) 單位 施工 單位 設(shè)計 單位 監(jiān)理 單位 城建檔案館 3 工程項目施工管理機(jī)構(gòu) 施工項目經(jīng)理部 及負(fù) 責(zé)人名單 長期長期 監(jiān) 理 文 件 1監(jiān)理規(guī)劃 監(jiān)理規(guī)劃長期短期 監(jiān)理實施細(xì)則長期短期 監(jiān)理部總控制計劃等長期短期 2監(jiān)理月報中的有關(guān)質(zhì)量問題長期長期 3監(jiān)理會議紀(jì)要中的有關(guān)質(zhì)量問題長期長期 4進(jìn)度控制 工程開工 復(fù)工審批表長期長期 工程開工 復(fù)工暫停令長期長期 5質(zhì)量控制 不合格項目通知長期長期 質(zhì)量事故報告及處理意見長期長期 6造價控制 預(yù)付款報審與支付短期 月付款報審與支付短期 設(shè)計變更 洽商費用報審與簽認(rèn)長期 工程竣工決算審核意見書長期 7分包資質(zhì) 分包單位資質(zhì)材料長期 供貨單位資質(zhì)材料長期 試驗等單位資質(zhì)材料長期 8監(jiān)理通知 有關(guān)進(jìn)度控制的監(jiān)理通知長期長期 有關(guān)質(zhì)量控制的監(jiān)理通知長期長期 有關(guān)造價控制的監(jiān)理通知長期長期 9合同與其他事項管理 工程延期報告及審批永久長期 費用索賠報告及審批長期長期 序號歸 檔 文 件 保 存 單 位 和 保 管 期 限 建設(shè) 單位 施工 單位 設(shè)計 單位 監(jiān)理 單位 城建檔案館 合同爭議 違約報告及處理意見永久長期 合同變更材料長期長期 10監(jiān)理工作總結(jié) 專題總結(jié)長期短期 月報總結(jié)長期短期 工程竣工總結(jié)長期長期 質(zhì)量評價意見報告長期長期 施 工 文 件 一建筑安裝工程 一 土建 建筑與結(jié)構(gòu) 工程 1施工技術(shù)準(zhǔn)備文件 施工組織設(shè)計長期 技術(shù)交底長期長期 圖紙會審記錄長期長期長期 2施工現(xiàn)場準(zhǔn)備 控制網(wǎng)設(shè)置資料長期長期 工程定位測量資料長期長期 基槽開挖線測量資料長期長期 施工安全措施短期短期 施工環(huán)保措施短期短期 3地基處理記錄 地基釬控記錄和釬探平面布點圖永久長期 驗槽記錄和地基處理記錄永久長期 樁基施工記錄永久長期 試樁記錄長期長期 4工程圖紙變更記錄 設(shè)計會議會審記錄永久長期長期 設(shè)計變更記錄永久長期長期 工程洽商記錄永久長期長期 5施工材料預(yù)制構(gòu)件質(zhì)量證明文件及復(fù)試驗報告 砂 石 磚 水泥 鋼筋 防水材料 隔熱保溫 長期 序號歸 檔 文 件 保 存 單 位 和 保 管 期 限 建設(shè) 單位 施工 單位 設(shè)計 單位 監(jiān)理 單位 城建檔案館 防腐材料 輕集料試驗匯總表 砂 石 磚 水泥 鋼筋 防水材料 隔熱保溫 防腐材料 輕集料 鋁合金門窗材料出廠證明文 件 長期 砂 石 磚 水泥 鋼筋 防水材料 隔熱保溫 防腐材料 輕集料 焊條 瀝青復(fù)試試驗報告 長期 預(yù)制構(gòu)件 鋼 混凝土 出廠合格證 試驗記錄長期 6施工試驗記錄 土壤 素土 灰土 干密度試驗報告長期 土壤 素土 灰土 擊實試驗報告長期 砂漿配合比通知單長期 砂漿 試塊 抗壓強(qiáng)度試驗報告長期 混凝土配合比通知單及外加劑出廠質(zhì)量證明文件 及復(fù)檢報告 長期 砼攪拌質(zhì)量記錄長期 混凝土 試塊 抗壓強(qiáng)度試驗報告長期 混凝土抗?jié)B試驗報告長期 商品混凝土出廠合格證 復(fù)試報告長期 鋼筋接頭 焊接 試驗報告 防水工程試水檢查記錄 樓地在 屋面坡度檢查記錄 土壤 砂漿 混凝土 鋼筋連接 混凝土抗?jié)B試 驗報告匯總表 長期 7隱蔽工程檢查記錄 基礎(chǔ)和主體結(jié)構(gòu)鋼筋工程長期長期 鋼結(jié)構(gòu)工程長期長期 防水工程長期長期 高程控制長期長期 8施工記錄 工程定痊測量檢查記錄永久長期 預(yù)檢工程檢查記錄短期 序號歸 檔 文 件 保 存 單 位 和 保 管 期 限 建設(shè) 單位 施工 單位 設(shè)計 單位 監(jiān)理 單位 城建檔案館 冬施混凝土攪拌測溫記錄短期 冬施混凝土養(yǎng)護(hù)測溫記錄短期 煙道 垃圾道檢查記錄短期 沉降觀測記錄長期 結(jié)構(gòu)吊裝記錄長期 現(xiàn)場施工預(yù)應(yīng)力記錄長期 工程竣工測量長期長期 新型建筑材料長期長期 11 施工新技術(shù)長期長期 9工程質(zhì)量事故處理記錄永久 10工程質(zhì)量檢驗記錄 檢驗批質(zhì)量驗收記錄長期長期長期 分項工程質(zhì)量驗收記錄長期長期長期 基礎(chǔ) 主體工程驗收記錄永久長期長期 幕墻工程驗收記錄永久長期長期 分部 子分部 工程質(zhì)量驗收記錄永久長期長期 二 電氣 給排水 消防 采暖 通風(fēng) 空調(diào) 燃?xì)?建筑智能化 電梯工程 1一般施工記錄 施工組織設(shè)計長期長期 技術(shù)交底短期 2圖紙變更記錄 圖紙會審永久長期 設(shè)計變更永久長期 工程洽商永久長期 3設(shè)備 產(chǎn)品質(zhì)量檢查 安裝記錄 設(shè)備 產(chǎn)品質(zhì)量合格證 質(zhì)量保證書長期 設(shè)備裝箱單 商檢證明和說明書 開箱報告長期 設(shè)備安裝記錄長期長期 設(shè)備試運行記錄長期 設(shè)備明細(xì)表長期 序號歸 檔 文 件 保 存 單 位 和 保 管 期 限 建設(shè) 單位 施工 單位 設(shè)計 單位 監(jiān)理 單位 城建檔案館 4預(yù)檢記錄短期 5隱蔽工程檢查記錄長期長期 6施工試驗記錄 電氣接地電阻 絕緣電阻 綜合布線 有線電視 末端等測試記錄 長期 樓宇自控 監(jiān)視 安裝 視聽 電話等系統(tǒng)調(diào)試 記錄 長期 變配電設(shè)備安裝 檢查 通電 滿負(fù)荷測試記錄長期 給排水 消防 采暖 通風(fēng) 空調(diào) 燃?xì)獾裙艿?強(qiáng)度 嚴(yán)密性 灌水 通水 吹洗 漏風(fēng) 試壓 通球 閥門等試驗記錄 長期 電氣照明 動力 給排水 消防 采暖 通風(fēng) 空調(diào) 燃?xì)獾认到y(tǒng)調(diào)試 試運行記錄 長期 電梯接要電阻 絕緣電阻測試記錄 空載 半載 滿載 超載試運行記錄 平衡運速 噪聲調(diào)整試 驗報告 長期 7質(zhì)量事故處理記錄永久長期 8工程質(zhì)量檢驗記錄 檢驗批質(zhì)量驗收記錄長期長期長期 檢驗批質(zhì)量驗收記錄長期長期長期 分部 子分部 工程質(zhì)量驗收記錄永久長期長期 三 室外工程 1 室外安裝 給水 雨水 污水 熱力 燃?xì)?電 訊 電力 照明 電視 消防等 施工文件 長期 2 室外建筑環(huán)境 建筑小品 水景 道路園林綠化 等 施工文件 長期 竣 工 圖 一建筑安裝工程竣工圖 一 綜合竣工圖 1綜合圖 總平面布置圖 包括建筑 建筑小品 水景 照 明 道路 綠化等 永久長期 豎向布置圖 永久長期 室外給水 排水 熱力 燃?xì)獾裙芫W(wǎng)綜合圖 永久長期 序號歸 檔 文 件 保 存 單 位 和 保 管 期 限 建設(shè) 單位 施工 單位 設(shè)計 單位 監(jiān)理 單位 城建檔案館 電氣 包括電力 電訊 電視系統(tǒng)等 綜合圖 永久長期 設(shè)計總說明書永久長期 2室外專業(yè)圖 室外給水永久長期 室外雨水永久長期 室外污水永久長期 室外熱力永久長期 室外燃?xì)庥谰瞄L期 室外電訊永久長期 室外電力永久長期 室外電視永久長期 室外建筑小品永久長期 室外消防永久長期 11 室外照明永久長期 12 室外水景永久長期 13 室外道路永久長期 14 室外綠化永久長期 二 專業(yè)竣工圖 1建筑竣工圖永久長期 2結(jié)構(gòu)竣工圖永久長期 3