用友總賬報表培訓指導手冊

EPUDA 真誠為客戶服務真誠為客戶服務 1 安裝完用友軟件之后 桌面上會有兩個圖標 和 的功能 系統(tǒng)管理只允許兩種身份的人登錄 一是 admin 系統(tǒng)管理員 二是賬套主管 增加操作員 指定賬套主管 用戶權(quán)限 建立 修改 備份和恢復賬套等一系列操作都在 系統(tǒng)管理中進行 的功能 賬套的初始設(shè)置 日常賬務 報表處理都在用友通中進行 一一 增加操作員 增加操作員 1 雙擊桌面上的圖標 然后單擊 系統(tǒng) 注冊 用戶名為 admin 密碼 默認為空 用戶可以自行設(shè)置密碼 但一定要牢記 然后單擊確定 2 單擊 權(quán)限 操作員 彈出操作員管理界面 然后單擊 增加 按鈕如下圖 其中 編號編號 用戶自行定義 數(shù)字 字母 數(shù)字字母組合都可 姓名姓名 輸入您的真實姓名 此處的姓名將會出現(xiàn)在憑證的記賬人 審核人等位置 口令口令 輸入您的密碼 可以為空 所屬部門所屬部門 該操作員所屬的部門 可以為空 上述信息輸入完畢之后 單擊按鈕 這樣就增加了一個操作員 EPUDA 真誠為客戶服務真誠為客戶服務 2 二二 建立賬套 建立賬套 1 雙擊桌面 系統(tǒng)管理圖標 單擊 系統(tǒng) 注冊 使用 admin 登錄 2 單擊 賬套 建立 彈出建立賬套界面 如下圖 其中 已存賬套已存賬套 是已經(jīng)存在的賬套 999 為系統(tǒng)內(nèi)置演示賬套 賬套號賬套號 是您要建立賬套的賬套號 為三位數(shù) 001 999 賬套名稱賬套名稱 一般為公司抬頭 賬套路徑賬套路徑 默認為軟件的安裝文件夾 用戶無需修改 啟用會計期啟用會計期 是指打算幾月份開始用電腦記賬 3 如下圖 輸入您公司的信息 其中單位名稱為必輸 其他可不輸 EPUDA 真誠為客戶服務真誠為客戶服務 3 4 如下圖 選擇核算類型 其中 本幣代碼 本幣民名稱本幣代碼 本幣民名稱為記賬使用的幣種 如果為人民幣 默認不用修改 企業(yè)類型企業(yè)類型 工業(yè)或商業(yè) 行業(yè)性質(zhì)行業(yè)性質(zhì) 主要和會計科目有關(guān) 一般建議用戶選擇 新會計制度科目新會計制度科目 賬套主管賬套主管 選擇您第一步增加的操作員即可 按行業(yè)性質(zhì)預置科目按行業(yè)性質(zhì)預置科目 默認打鉤即可 如果去掉 賬套將不會預置任何會計科目 EPUDA 真誠為客戶服務真誠為客戶服務 4 5 此處選擇分類信息 存貨是否分類存貨是否分類 不要理會這個設(shè)置 因為我們只用到賬表 不涉及存貨模塊 客戶是否分類客戶是否分類 如果客戶有很多 可以對這些客戶先進行一下分類 比如您有 500 多家客戶 這些客戶來自各個省份 您可以按照不同的省份來分類 例 如 01 北京市 02 天津 03 上海 04 河北 等 客戶如何分類 沒有固化的標準 完 全根據(jù)您實際情況劃分 客戶分類不是必須的 您也可以不分類 一旦在此處勾選了分類 那么在增加客戶檔 案之前必須先增加客戶分類 客戶檔案和客戶分類的區(qū)別客戶檔案和客戶分類的區(qū)別 客戶分類客戶分類 是指把您所有的客戶按照某種共性分不同的類別 方便管理 客戶檔案客戶檔案 和您公司有業(yè)務往來的公司名稱 有無外幣核算有無外幣核算 如果涉及外幣 請勾選此項 6 確認您的分類編碼方案 科目編碼級次科目編碼級次 會計科目的編碼級次 默認為三級 4 2 2 4 2 2 表示的意思表示的意思 數(shù)字本身表示會計科目編碼的位長 說明 4 在第一級 那么表示一級會計科目的編碼位長是 4 位數(shù) 2 在第二級 表示第二級 會計科目編碼的位長是兩位數(shù) 舉例 1002 銀行存款 這是一級科目 1002 這個編碼正好是 4 位數(shù) 農(nóng)業(yè)銀行 這是銀行存款的下級科目 二級科目 他的編碼為 01 兩位數(shù) 但是是 在一級科目編碼的基礎(chǔ)上增加兩位數(shù) 所以它的編碼為 其他編碼級次請用戶根據(jù)實際情況自行設(shè)置 EPUDA 真誠為客戶服務真誠為客戶服務 5 7 定義數(shù)據(jù)精度 8 提示是否立即啟用賬套 點 是 如果不啟用 登錄賬套之后看不到任何模塊 所以使用賬套之前必須啟用 如果您此處點了 否 那么請用賬套主管登錄系統(tǒng)管理 執(zhí)行 賬套 啟用 即可 9 如下圖 只需在 GL 總賬前面打鉤即可 然后選擇啟用日期確定即可 EPUDA 真誠為客戶服務真誠為客戶服務 6 三三 賬套的初始設(shè)置賬套的初始設(shè)置 1 基礎(chǔ)檔案設(shè)置基礎(chǔ)檔案設(shè)置 雙擊桌面上的用友通圖標 使用賬套主管登錄 選擇對應的賬套和登錄日期 1 部門和職員的設(shè)置部門和職員的設(shè)置 單擊 基礎(chǔ)設(shè)置 機構(gòu)設(shè)置 部門檔案 部門檔案可隨時增加 部門檔案 部門編碼和部門名稱為必輸項 其中部門編碼請參照下面的編碼原則 EPUDA 真誠為客戶服務真誠為客戶服務 7 單擊 基礎(chǔ)設(shè)置 機構(gòu)設(shè)置 職員檔案 職員檔案可隨時增加 增加職員檔案的時候請在職員編號下面直接雙擊輸入即可 不要點擊上面的 增加 按鈕 增加完畢一個職員檔案后 敲幾次回車 直到又出來一個空白行 這樣職員檔案就被保存 了 職員編號沒有編碼限制 用戶自定義 但是編號必須唯一 EPUDA 真誠為客戶服務真誠為客戶服務 8 2 往來單位設(shè)置往來單位設(shè)置 客戶 供應商分類 如果在建立賬套的時候您勾選了客戶 供應商分類 此處必須先增加分 類 然后才能建立客戶 供應商檔案 基礎(chǔ)設(shè)置 往來單位 客戶分類 類別編碼請參照下面的編碼原則 增加完客戶分類之后 增加客戶檔案 基礎(chǔ)設(shè)置 往來單位 客戶檔案 客戶檔案可隨時增加 客戶編號用戶自行定義 但必須唯一 客戶簡稱為必輸項 客戶名稱可以不輸入 所屬分類碼就是剛才增加的客戶分類 指定這個客戶屬于哪一個客戶分類 最后單擊保 存 EPUDA 真誠為客戶服務真誠為客戶服務 9 請用戶參照以上步驟自行設(shè)置供應商分類和供應商檔案 3 財務相關(guān)的設(shè)置 財務相關(guān)的設(shè)置 會計科目 會計科目 單擊 基礎(chǔ)設(shè)置 財務 會計科目 如下圖 系統(tǒng)內(nèi)置了大部分一級科目 明細科目需要用戶自行設(shè)置 例如 要在管理費用下面增加一個明細科目工資 操作為 EPUDA 真誠為客戶服務真誠為客戶服務 10 先點 然后找到管理費用這個科目 它的編碼為 5502 我們單擊 然后如 下圖輸入 科目編碼為 科目名稱為 工資 說明 5502 為一級科目編碼 01 為二級科目編碼 編碼的時候參照 使用相同的方法增加其他明細科目即可 特殊科目設(shè)置 特殊科目設(shè)置 A 外幣科目外幣科目 例如 銀行存款下面有一個美元賬戶 我們參照以下方法增加 先增加外幣 操作菜單為 基礎(chǔ)設(shè)置 財務 外幣種類 輸入外幣幣符和名稱 確認 然后輸入?yún)R率 EPUDA 真誠為客戶服務真誠為客戶服務 11 然后打開會計科目界面 點擊增加 賬頁格式選擇外幣金額式 外幣核算前面打勾 選擇對應的外幣 然后確定即可 EPUDA 真誠為客戶服務真誠為客戶服務 12 B 數(shù)量金額式科目數(shù)量金額式科目 例如 要在庫存商品下面增加一個明細科目 惠普打印機 計量單位為臺 打開會計科目界面 單擊增加 勾選數(shù)量核算前面的對勾 然后輸入計量單位臺 單擊確定 C 應收應付類科目應收應付類科目 按照以往的習慣 要在應收應付科目下面增加明細的科目 但是軟件中不必要在這些科目 下面增加明細科目 而是使用輔助核算來實現(xiàn)這個功能 什么是輔助核算 什么是輔助核算 EPUDA 真誠為客戶服務真誠為客戶服務 13 如果一個企業(yè)的往來業(yè)務頻繁 清欠和清理工作量大時 可以使用輔助核算 即將這些明 細科目的上級科目設(shè)置為末級科目并設(shè)為輔助核算 將這些明細科目設(shè)為相應的輔助核算 目錄 一個科目設(shè)置了輔助核算以后 它發(fā)生的每一筆業(yè)務都將會登記在總賬和輔助明細 賬上 未使用輔助核算的科目設(shè)置 未使用輔助核算的科目設(shè)置 使用輔助核算的科目設(shè)置 使用輔助核算的科目設(shè)置 科目編碼 科目名稱 科目編碼 科目名稱 輔助核算 1131 應收賬款 1131 應收賬款 客戶往來 北京石化公司 天津銷售分公司 一般地 收入或費用類科目可設(shè)置部門輔助核算 與客戶的往來科目如應收賬款 應收票據(jù) 預收賬款可設(shè)置客戶往來核算 與供應商往來的科目如應付賬款 應付票據(jù) 預付賬款可設(shè)置供應商往來核算 在建工程及收入成本類科目可設(shè)置項目核算 輔助核算的設(shè)置方法輔助核算的設(shè)置方法 例如 將 11311131 應收賬款應收賬款這個科目設(shè)置為客戶往來的輔助核算 打開會計科目界面 找到應收賬款這個科目 然后雙擊它 點右下角的修改按鈕 在客戶往 來前面打鉤 然后確定 使用同樣的方法 把其他收付科目也設(shè)置為輔助核算 簡單記憶 應收類科目名稱有 收 字的 都設(shè)置為客戶往來 應付類科目名稱有 付 字的 都設(shè)置為供應商往來 EPUDA 真誠為客戶服務真誠為客戶服務 14 指定科目 指定科目 指定科目是指定出納的專管科目 一般指現(xiàn)金科目和銀行存款科目 指定科目后 才能執(zhí)行出納簽字 從而實現(xiàn)現(xiàn)金 銀行管理的保密性 才能查看現(xiàn)金日記 賬 銀行存款日記賬 操作方法 打開會計科目界面 單擊 編輯 指定科目 如下圖 現(xiàn)金總賬科目 指定為 1001 現(xiàn)金 銀行總賬科目 指定為 1002 銀行存款 現(xiàn)金流科目 指定為 1001 現(xiàn)金 1002 銀行存款的明科目 1009 其他貨幣資金的明細科目 這里指定現(xiàn)金流科目是生成現(xiàn)金流量表的前提之一 這里指定現(xiàn)金流科目是生成現(xiàn)金流量表的前提之一 憑證類別 憑證類別 指定日常填制憑證使用的憑證類別 基礎(chǔ)設(shè)置 財務 憑證類別 EPUDA 真誠為客戶服務真誠為客戶服務 15 預置現(xiàn)金流項目 是生成現(xiàn)金流量表的前提之一 預置現(xiàn)金流項目 是生成現(xiàn)金流量表的前提之一 基礎(chǔ)設(shè)置 財務 項目目錄 然后單擊 如下圖設(shè)置 結(jié)算方式 結(jié)算方式 一般用到的有 現(xiàn)金 支票 電匯等 逐一增加即可 如下圖 EPUDA 真誠為客戶服務真誠為客戶服務 16 至此 期初設(shè)置基本完成至此 期初設(shè)置基本完成 接下來要做的工作是錄入期初余額 開始正常的業(yè)務 接下來要做的工作是錄入期初余額 開始正常的業(yè)務 四四 期初余額的錄入 期初余額的錄入 操作菜單 總賬 設(shè)置 期初余額 如下圖 期初余額只能錄在末級科目 顯示的為非末級科目 不能錄入 白色顯示的為末級科目 雙擊輸入余額即可 顯示的為輔助核算科目 雙擊輸入明細的余額 自動合計總數(shù) EPUDA 真誠為客戶服務真誠為客戶服務 17 錄入完畢期初余額之后 點擊上面的按鈕 試算平衡即可 五五 日常業(yè)務流程 日常業(yè)務流程 初始設(shè)置完畢之后 日常的操作流程如下圖 幾點說明幾點說明 1 憑證可以不審核 直接記賬 用戶可以根據(jù)需要自行設(shè)置 在 總賬 設(shè)置 選項 中可以設(shè)置 如下圖 下圖紅色框的地方打鉤 則憑證無需審核即可記賬 EPUDA 真誠為客戶服務真誠為客戶服務 18 2 關(guān)于月末轉(zhuǎn)賬 一般是指期間損益結(jié)轉(zhuǎn)指期間損益結(jié)轉(zhuǎn) 用戶只需要用軟件自動進行期間損益結(jié)轉(zhuǎn) 不要再手動填制轉(zhuǎn)賬憑證 否則會引起數(shù)據(jù)錯誤 1 單擊 彈出憑證界面 首先點按鈕 如下圖 制單日期制單日期 為登錄軟件日期 可以修改 摘要摘要 手動輸入 科目名稱科目名稱 單擊參照即可 借借 貸方金額貸方金額 手動輸入 填制完畢后 單擊即可 2 如果設(shè)置了憑證無需審核直接記賬 則可跳過此步 如果設(shè)置了憑證無需審核直接記賬 則可跳過此步 EPUDA 真誠為客戶服務真誠為客戶服務 19 因為財務規(guī)定 制單人和審核人不能為同一人 所以必須用其他操作員的身份登錄軟件 審核憑證 單擊 選擇要審核的月份 直接單擊 確認 如下圖 單擊確定 然后單擊 審核 成批審核憑證 EPUDA 真誠為客戶服務真誠為客戶服務 20 3 單擊 然后單擊 全選 然后根據(jù)提示點下一步即可 直到提示記賬完畢 EPUDA 真誠為客戶服務真誠為客戶服務 21 4 單擊 先選擇期間損益結(jié)轉(zhuǎn)期間損益結(jié)轉(zhuǎn) 然后單擊它后面的 如下圖 單擊本年利潤科目后面的 選擇本年利潤科目 選擇完畢之后單擊 確定 EPUDA 真誠為客戶服務真誠為客戶服務 22 如下圖 在這個界面單擊右上角的 全選 下面都變成淺綠色 然后單擊 確定 如下圖 系統(tǒng)自動生成轉(zhuǎn)賬憑證 單擊 憑證左上角出現(xiàn)字樣 注 然后還得對生成的這張轉(zhuǎn)賬憑證進行 記賬 EPUDA 真誠為客戶服務真誠為客戶服務 23 5 本月所有工作都完成之后 就可以進行月末結(jié)賬 單擊 直接點擊下一步 系統(tǒng) 自動對賬 出現(xiàn)下圖 點擊 結(jié)賬 按鈕即可 至此一個月的業(yè)務完成 EPUDA 真誠為客戶服務真誠為客戶服務 24 如果出現(xiàn)下圖提示 則請點擊 上一步 仔細查看工作報告 檢查哪步?jīng)]有完成 EPUDA 真誠為客戶服務真誠為客戶服務 25 六六 財務報表財務報表 啟動財務報表啟動財務報表 報表的狀態(tài) 報表的狀態(tài) 報表有兩種狀態(tài) 格式狀態(tài)格式狀態(tài)和數(shù)據(jù)狀態(tài)數(shù)據(jù)狀態(tài) 格式狀態(tài)下格式狀態(tài)下 可以編輯報表公式設(shè)置關(guān)鍵字等 數(shù)據(jù)狀態(tài)下數(shù)據(jù)狀態(tài)下 可以進行數(shù)據(jù)處理 格式狀態(tài)和數(shù)據(jù)狀態(tài)的切換可以通過報表左下角的按鈕進行切換 第一次使用報表的操作流程 第一次使用報表的操作流程 1 打開 UFO 報表系統(tǒng) 單擊 新建 按鈕 新建一個空白表頁 2 單擊菜單欄的 選擇 3 如下圖 選擇您所在的行業(yè)以及要生成的報表 提示是否覆蓋本表格式 選擇 是 注 選擇模板的時候行業(yè)性質(zhì)一定要與總賬中的行業(yè)性質(zhì)一致 否則會造成報表取數(shù)不正 確 如果您不知道總賬選擇的行業(yè) 可以到總賬中查看 查看路徑是 總賬 設(shè)置 選項 其他 行業(yè)性質(zhì) 如下右圖 EPUDA 真誠為客戶服務真誠為客戶服務 26 4 查看公式定義是否正確 不正確的可以單擊按鈕進行修改 5 單擊左下角的按鈕 切換到數(shù)據(jù)狀態(tài) 提示是否全表重算 點擊 否 6 依次選擇菜單欄的 數(shù)據(jù) 關(guān)鍵字 錄入 輸入年月日 單擊確認 7 稍等片刻 就會顯示出數(shù)據(jù) 如果有的列數(shù)據(jù)顯示為 請調(diào)整其列寬即 可 8 如果生成的數(shù)據(jù)不正確 請查看公式定義是否正確 余額方向是否一致等 修改后重 新計算即可 9 確認無誤后 保存報表 記得保存的位置和名字 下一月生成報表的流程 下一月生成報表的流程 1 進入 UFO 報表系統(tǒng) 打開上一月生成的報表 2 單擊菜單欄的 編輯 追加 表頁 輸入追加的頁數(shù) 1 確認 3 這時 在左下角會看到的標識 單擊第 2 頁 4 依次選擇菜單欄的 數(shù)據(jù) 關(guān)鍵字 錄入 輸入年月日 單擊確認 5 稍等片刻即可顯示本月的數(shù)據(jù) 6 確證數(shù)據(jù)無誤后 保存報表即可 7 以后每月重復 1 6 步即可 常見問題 一一 關(guān)于操作員 關(guān)于操作員 操作員編號在系統(tǒng)中必須惟一 即使是不同的賬套 操作員編號也不能重復 所設(shè)置的操作員一旦被使用 便不能刪除 已使用但調(diào)離本企業(yè)的操作員可以將操作員注銷 被注銷的操作員不能登錄系統(tǒng) 如果存在兩個名字完全一樣的操作員 需要加特殊標記以示區(qū)別 EPUDA 真誠為客戶服務真誠為客戶服務 27 二 關(guān)于會計科目二 關(guān)于會計科目 如果科目已經(jīng)錄入期初余額或已經(jīng)制單 則不能刪除 非末級會計科目不能刪除 被指定為 現(xiàn)金科目 銀行科目 的會計科目刪除之前必須取消制定 科目一經(jīng)使用 即已輸入憑證 則不允許刪除 但可以增加同級科目或在該科目下增設(shè) 下級科目 在已使用科目下增加下級科目時 該科目數(shù)據(jù)有可能會產(chǎn)生錯誤 因此建議對 有重要數(shù)據(jù)的科目不要在錄入數(shù)據(jù)后又做增加下級科目處理 三三 關(guān)于科目余額方向 關(guān)于科目余額方向 在手工科目體系中 允許存在上級科目與明細科目余額方向不一致的情況 例如 應交 稅金 科目余額方向為 貸 而 應交稅金 應交增值稅 進項稅 科目余 額為 借 而在軟件中 上級科目與明細科目的余額方向必須一致 這樣 當期末余額方 向與期初規(guī)定的余額方向不一致時 輸入 表示 四四 關(guān)于憑證關(guān)于憑證 本月未結(jié)賬的情況下 可以輸入下一月的憑證 其他模塊傳遞過來的憑證不能在總賬中修改 只能在生成憑證的模塊里修改 五五 總賬系統(tǒng)月末已經(jīng)結(jié)賬 如何反結(jié)賬 總賬系統(tǒng)月末已經(jīng)結(jié)賬 如何反結(jié)賬 答 依次單擊 總賬 期末 結(jié)賬 彈出結(jié)賬對話框 用鼠標單擊要反結(jié)賬的月份 然后按 Ctrl Shift F6 鍵 輸入主管口令 單擊確定即可 六 憑證已經(jīng)記賬 想修改憑證 如何取消記賬 六 憑證已經(jīng)記賬 想修改憑證 如何取消記賬 答 依次單擊 總賬 期末 對賬 在對賬界面按 Ctrl H 鍵 如下圖 提 示 恢復記賬前狀態(tài)功能已被激活 EPUDA 真誠為客戶服務真誠為客戶服務 28 然后依次單擊 總賬 憑證 恢復記賬前狀態(tài) 選擇要恢復的月份 單擊確 定 七