文員必轉(zhuǎn)Word22條經(jīng)典小技巧

文員必轉(zhuǎn) Word22 條經(jīng)典小技巧 文員必轉(zhuǎn) Word22 條經(jīng)典小技巧 在使用 Word 時(shí)中使 用過一些小技巧 發(fā)現(xiàn)很不錯(cuò) 對文字處理方面很有幫助 現(xiàn)整理如下 1 Word 表格玩自動(dòng)填充在 Word 表格里選中要填入相同內(nèi)容 的單元格 單擊 格式 項(xiàng)目符號和編號 進(jìn)入 編號 選項(xiàng)卡 選擇任意一種樣式 單擊 自定義 按鈕 在 自定義編號列表 窗口中 編號格式 欄內(nèi)輸入要填充 的內(nèi)容 在 編號樣式 欄內(nèi)選擇 無 依次單擊 確定 退出后即可 2 Word 中巧輸星期單擊 格式 項(xiàng)目符號和編號 進(jìn)入 編號 選項(xiàng)卡 單擊 自定義 按鈕 在 編號樣式 欄內(nèi)選擇 一 二 三 等樣式 在 編號格式 欄內(nèi)的 一 前輸入 星期 即可 3 粘貼網(wǎng)頁內(nèi)容在 Word 中粘貼網(wǎng)頁 只須在網(wǎng)頁中復(fù)制內(nèi)容 切換到 Word 中 單擊 粘貼 按鈕 網(wǎng)頁中所有內(nèi)容就會 原樣復(fù)制到 Word 中 這時(shí)在復(fù)制內(nèi)容的右下角會出現(xiàn)一個(gè) 粘貼選項(xiàng) 按鈕 單擊按鈕右側(cè)的黑三角符號 彈出一 個(gè)菜單 選擇 僅保留文本 即可 4 快速轉(zhuǎn)換大寫金額 在 Word 中輸入 12345 然后點(diǎn)擊 插入 數(shù)字 命令 在 彈出的 數(shù)字 對話框 數(shù)字類型 欄里選擇中文數(shù)字版 式 壹 貳 叁 單擊 確定 則 12345 就變成中文數(shù)字 壹萬貳仟叁佰 肆拾伍 5 去掉自動(dòng)編號功能點(diǎn)擊 工具 自動(dòng)更正選 項(xiàng) 打開 自動(dòng)更正 對話框 進(jìn)入 鍵入時(shí)自動(dòng)套用格 式 選項(xiàng)卡 找到 鍵入時(shí)自動(dòng)應(yīng)用 組中的 自動(dòng)編號 列表 復(fù)選項(xiàng) 取消前面的鉤即可 這樣就可以去掉那些 煩心 的自動(dòng)編號功能 同樣也可去除 畫布 方法是 點(diǎn)擊 工具 選項(xiàng) 進(jìn)入 常規(guī) 選項(xiàng)卡 去除 插入 自選圖形 時(shí)自動(dòng)創(chuàng)建繪圖畫布 復(fù)選框上的鉤即可 6 畫出不打折的直線在 Word 中如果想畫水平 垂直或 15 30 45 75 角的直線 只須在固定一個(gè) 端點(diǎn)后 按住 Shift 鍵 上下拖動(dòng)鼠標(biāo) 將會出現(xiàn)上述幾種 直線選擇 位置調(diào)整合適后松開 Shift 鍵即可 7 加減乘除 松輸入 i 和 I 在中文輸入法智能 ABC 中有著特殊的意義 它們可以作為輸入小寫和大寫中文數(shù)字的前導(dǎo)字符 還可 以用來將數(shù)字運(yùn)算符號變?yōu)橄鄳?yīng)的漢字 在 i 或 I 后面輸入 按回車鍵或空格鍵 即可得到與之對應(yīng)的漢 字加 減 乘 除 8 部分加粗表格線在 Word 中需要加 粗某一條或幾條表格線時(shí) 可以先在工具欄選項(xiàng)中點(diǎn)擊 表格和邊框 按鈕 然后在 表格和邊框 窗口選定 線型 與 線寬 再點(diǎn)擊 繪制表格 按鈕 最后在欲 加粗的表格線上從頭到尾畫上一筆即可 9 打造整齊的 Word 公式使用 Word 公式編輯器創(chuàng)建公式后 你如果感到 其中的公式不整齊 特別是矩陣形式的公式 那么你可以 通過下列方式進(jìn)行微調(diào) 單擊該公式 右鍵進(jìn)入 設(shè)置對 象格式 選擇 版式 中任意一種形式 單擊 確定 再選中需要調(diào)整的項(xiàng) 按下 Ctrl 鍵后 利用光標(biāo)上下左右移 動(dòng)對該項(xiàng)進(jìn)行微調(diào) 重復(fù)上下左右移動(dòng)對該項(xiàng)進(jìn)行微調(diào) 重復(fù) 上述步驟 直到將公式位置調(diào)整到滿意為止 10 文字旋 轉(zhuǎn)輕松做在 Word 中可以通過 文字方向 命令來改變文字 的方向 但也可以用以下簡捷的方法來做 選中要設(shè)置的 文字內(nèi)容 只要把字體設(shè)置成 字體 就行 比如 宋 體 或 黑體 就可使這些文字逆時(shí)針旋轉(zhuǎn) 90 度了 11 運(yùn)用 編輯 選擇性粘貼 功能 方便編輯復(fù)制文本資 料我們有時(shí)在有關(guān)軟件界面中復(fù)制有關(guān)選區(qū)后 在 Word 中 采用 粘貼 往往會將原有的格式復(fù)制過來 如在 Excel 中復(fù)制幾列幾行文字或數(shù)據(jù)后 在 Word 中 粘貼 則會 將表格格式復(fù)制過來 而不是純文本形式 在瀏覽網(wǎng)頁時(shí)選 好區(qū)域復(fù)制后 在 Word 中采用 粘貼 則會將網(wǎng)頁形式 復(fù)制下來 使你無法進(jìn)行文字編輯 如果你采用 編輯 選擇性粘貼 無格式文本 則一切問題可以解決了 復(fù)制過來的是純文本格式 你可對復(fù)制過來的文本自主編 輯了 12 不切換輸方式 快速輸入數(shù)字中的小數(shù)點(diǎn)審計(jì) 人員在結(jié)束現(xiàn)場審計(jì)工作 編制審計(jì)報(bào)告時(shí) 需要輸入大 量的審計(jì)數(shù)據(jù) 你如果是用安裝 office 時(shí)攜帶的五筆字型或 拼音輸入法 會為輸入數(shù)字中的小數(shù)點(diǎn)而在中文與英文輸 入法間不斷調(diào)整而煩惱 使用陳橋五筆不會出現(xiàn)這些問題 它會輸入數(shù)據(jù)后接著數(shù)據(jù)時(shí)自動(dòng)將數(shù)據(jù)間的句號修改為小 數(shù)點(diǎn) 不過利用 Word 工具中的 自動(dòng)更正 可解決此問 題 讓你一勞永逸 方法 打開 工具 自動(dòng)更正 自動(dòng)更正 在 替換 替換為 中分別填上 小數(shù)點(diǎn) 點(diǎn)擊 確定 回到 Word 輸入界面 在輸 入數(shù)據(jù)后輸入兩個(gè) 再輸入數(shù)據(jù) 看看 是不是變 成了小數(shù)點(diǎn) 這一方法會讓你在輸入小數(shù)點(diǎn)是多輸入 一個(gè) 不過比每次輸入數(shù)據(jù)中需輸入小數(shù)點(diǎn)時(shí)需要在 輸入方法間調(diào)整要方便多了 按此辦法進(jìn)行后 你在 Excel 中用同樣的輸入方法 就可以快速輸入數(shù)字中的小數(shù)點(diǎn) 此法可用于文字材料中的序號更正 如將 1 改 年份中 零 的更正 如將 二 00 改為 二 公文 年份中 括號 的更正 如將 改為 13 巧用版本信息 保存所有修改前后文件的原始面目我 們在編寫審計(jì)報(bào)告等文字材料時(shí) 需要經(jīng)過主審 組長等 多次修改 Word 中雖然為 修訂 提供了一些功能 卻不 能保留每一次修改后的記錄 但為了保證電子文檔修改前 后的真實(shí)性 審計(jì)人員有時(shí)需要在每修改后都保存一個(gè)文 件并且還說明是什么時(shí)間誰修改的 其實(shí)這是一個(gè)很麻煩 的事情 在 Word 中 版本 功能 對上述問題迎刃而解 用一個(gè) Word 文件保存所有修改信息 保留所有修改文件的 原貌 建好了一個(gè) Word 文件后 首先選擇一下 文件 版本 現(xiàn)在保存 輸入文檔撰稿人 建檔時(shí)間以及 其他需要說明的事項(xiàng) 當(dāng)審稿人修改時(shí)打開文檔后先打開 文件 版本 現(xiàn)在保存 再輸入文檔修改審稿人 修改時(shí)間以及其他需要說明的事項(xiàng) 然后進(jìn)行文件處理 最后保存文件 至此一個(gè)完整全面反映一個(gè)審計(jì)報(bào)告或其 他文檔的修改 審定等全部電子文檔集中在一個(gè)電子文檔 中 你可打開查看所有修改稿的前后情況 14 解決 WINDOWS XP 2000 環(huán)境下 Word 中仿宋 楷體 GB2312 等三號字體顯 示模糊的辦法目前審計(jì)人員在使用筆記本電腦或液晶顯示 屏?xí)r的操作系統(tǒng)多為 WINDOWS XP 2000 在此環(huán)境下 打開 Word 使用國家規(guī)范文書字體 中仿宋 楷體 GB2312 三號字時(shí) 電腦顯示屏可能會出現(xiàn)文字有毛邊模糊的現(xiàn)像 很令人心煩 有時(shí)審計(jì)人員會認(rèn)為是計(jì)算機(jī)固有的或者想 調(diào)整也不知道從何入手 以致輸入時(shí)間一長會頭昏眼花 其實(shí)解決辦法很簡單 不管是在 WINDOWS XP 還是在 WINDOWS2000 中 你打開桌面 右擊鼠標(biāo) 出現(xiàn)菜單 選擇 屬性 外觀 效果 將 平滑 字體邊源 前的勾去掉 再點(diǎn)擊 應(yīng)用 確定 問題 就解決了 再看看效果是不是不一樣 15 妙用 Ctrl Z 取消自動(dòng)項(xiàng)目編號在沒有改變 Word 缺省設(shè)置的情況下 輸 入 一 基本情況 后再換行時(shí) 系統(tǒng)會自動(dòng)將其行為 變成項(xiàng)目自動(dòng)編號形式 并在下一行添加了 二 字樣 這時(shí)如果按 BackSpace 鍵 可以刪除第二行中的項(xiàng)目編號 并不能消除第一行中的項(xiàng)目編號形式 也就是說第一行中 的 一 已經(jīng)變成項(xiàng)目編號了 不可選 在我們繼續(xù)輸入 文字后 Word 的 自動(dòng)項(xiàng)目編號 就會直接影響著文檔的 排版效果 如何去除 用 Ctrl Z 就可發(fā)揮作用了 我們 在輸入 一 基本情況 敲回車后 順手按一下 Ctrl Z 一切都 OK 了 第一行還是原來的樣子 一點(diǎn)也沒變 其原 因是 Word 系統(tǒng)中有 自動(dòng)更正 的功能 可以按照一些約 定將鍵入的內(nèi)容自動(dòng)更正 比如我們輸入 1 計(jì)算機(jī)的實(shí) 際應(yīng)用 并敲回車后 系統(tǒng)自動(dòng)做了兩個(gè)動(dòng)作 一是換到 下一行 二是自動(dòng)將這兩行變?yōu)樽詣?dòng)編號的形式 Ctrl Z 的作用是撤消上一個(gè)操作 恢復(fù)到以前的某一步 我們按了一下 Ctrl Z 剛好取消了第二個(gè)動(dòng)作 系統(tǒng)只 做一個(gè)動(dòng)作 而沒有做自動(dòng)編號 所以在此以后的動(dòng)作中 系統(tǒng)不再使用自動(dòng)編號功能下的 自動(dòng)更正 即 自動(dòng)更正 為自動(dòng)編號形式 你可以按你的需要編 制段落標(biāo)題號了 16 用 表格 標(biāo)題行重復(fù) 功能 實(shí)現(xiàn) 在每一頁上都能打印行標(biāo)題 且做到自動(dòng)滿頁顯示在 Word 中文字編排時(shí)難以實(shí)現(xiàn)每一頁上都重復(fù)打印一個(gè)行標(biāo)題 如果采用表格功能 設(shè)置不好 最后一頁是有多少行打多 少行 也沒有標(biāo)題 不能實(shí)現(xiàn)滿頁打印 如果你用一下 Word 中的 表格 標(biāo)題行重復(fù) 就可以實(shí)現(xiàn)這個(gè)功能 方 法 先復(fù)制 Excel 表至 Word 中用 粘貼 功能 再選擇所 需要設(shè)為標(biāo)題行的部分 點(diǎn)擊 表格 重復(fù)標(biāo)題行 就 完成了 試一下 在標(biāo)題行外的空格連續(xù)中輸入數(shù)據(jù)或文 字 換行 至第二頁 是不是自動(dòng)滿頁顯示 此功能在處 理進(jìn)行工程決算審計(jì)表中 你需要在 Word 表格中連續(xù)輸入 需要每頁有文本標(biāo)題顯示的 同時(shí)在次頁需要滿頁顯時(shí)就 起作用了 17 巧用 替換 功能 刪除 Word 文檔多余的 空行有時(shí)候需要?jiǎng)h除 Word 文檔中有許多空行 如從網(wǎng)站查 找到復(fù)制過來的純文本形式的法規(guī)文件 一行一行的刪除 費(fèi)時(shí)費(fèi)力 這時(shí)我們可用 替換 功能來輕松解決 在 WPS 中刪除空是很方便的 方法如下 打開 編輯 替換 把光標(biāo)定位在 查找內(nèi)容 輸入框中 單擊 高級 按 鈕 選擇 特殊字符 中的 段落標(biāo)記 P 兩次 在輸 入框中會顯示 P P 然后在 替換為 輸入框中用上面 的方法插入一個(gè) 段落標(biāo)記 P 一個(gè) P 再按下 全部替換 按鈕 這樣多余的空行就會被刪除 如果發(fā) 現(xiàn)還有一些去不掉 可再重復(fù)一下就可以了 如果是在處 理復(fù)制網(wǎng)頁文章時(shí)還會出現(xiàn)段落標(biāo)記后有一些空格 那你 就試一下在查找中的 P 加個(gè)空格 再加上 P 替換 為 P 那么從網(wǎng)上下載一些文字材料出現(xiàn)的空行太多使 得行數(shù)居高不下問題就自然解決了 此時(shí)如果上面的方法 去不了空行 那你需要細(xì)心看一下?lián)Q行段落標(biāo)記 是自動(dòng) 換行 頁面行末顯示的符號是 還是手動(dòng)換行 頁 面行末顯示的符號是 前面去空行的是自動(dòng)換行符 對文件中手動(dòng)換行符 Shift 回車 形成的空行 在替 換時(shí)需要選擇 特殊字符 中的 人工換行 L 兩次 即用 l l 替換成 l 空行便可去除 總之用替換的方 法來刪除空行時(shí) 要靈活對待查找的內(nèi)容 不然可換不了 啊 18 利用 插入 對齊方式 頁碼 內(nèi)側(cè) 功能 讓文稿 正反的頁碼能在正確位置打印在打印審計(jì)報(bào)告或其他文件 需要正反打印時(shí) 我們會先將 頁碼先編在右側(cè) 先打這幾頁 然后再對反面的 頁的頁編排在左 側(cè) 再進(jìn)行打印 這樣打印后頁碼就自然對映 如果搞錯(cuò) 了 那就要浪費(fèi)紙張了 不過你采用 插入 對齊方式 頁碼 內(nèi)側(cè) 功能后 只要在打印界面上先打 頁 然 后將紙反過來再打 頁 這樣處理后頁碼自然對 齊了 19 解決文字輸入中的首行縮進(jìn)兩個(gè)字符問題在你 正常輸入文本時(shí)首先確定首行縮進(jìn)兩個(gè)字符 你在 段落 縮進(jìn)與間距 特殊格式 中確定需要首行縮進(jìn)兩個(gè)字符 段落 縮進(jìn)與間距 度量值 有時(shí)會顯示厘米 這樣就無 法精確計(jì)算兩個(gè)字是多少 如何處理 先選擇區(qū)域 再選 擇一下字體 宋體 再選擇 段落 縮進(jìn)與間距 特殊格 式 首行縮進(jìn) 再選擇 度量值 便會出現(xiàn)縮進(jìn)兩個(gè)字符 了 點(diǎn)擊一下 以后你就不用再考慮應(yīng)縮進(jìn)多少厘米了 20 利用圖片處理工具 巧妙處理數(shù)碼相機(jī)的取證材料我 們現(xiàn)在普遍使用數(shù)碼相機(jī)進(jìn)行原始材料的取證 其取證的 隱蔽性較好 在審計(jì)中發(fā)現(xiàn)的問題未最后確定時(shí) 往往不 為被審計(jì)單位察覺 過去發(fā)現(xiàn)問題時(shí)對原始資料折疊復(fù)印 容易被發(fā)現(xiàn) 但其后續(xù)圖片處理不太方便 用 Acdsee 還是 用 Photoshp 是需要花一定時(shí)間學(xué)習(xí)的 其實(shí) Office2000 中就有很實(shí)用的圖片處理軟件 Microsoft Photo Editor 結(jié)合 Word 你便能很方便處理數(shù)碼圖片資料了 方法 第一步安裝圖片軟件 對 Office2000 進(jìn)行安全安裝 即在進(jìn)入按裝程序 添加或刪除功能 在 Microsoft Office 下拉菜單中選擇 從本機(jī)運(yùn)行全部程序 開始 更新 這以后你機(jī)器上就安裝了 Microsoft Photo Editor 第二步打開全部圖片 然后一張一張的 裁切 復(fù)制 打開 Word 文檔 粘貼 第三步在 Word 中從 工具 中打開 圖片 格式 對每張圖片的大小 對比度 黑白等調(diào)整一下 盡量將一張憑證的所有附件整合在一頁 或幾頁上 然后對需作為審計(jì)證據(jù)的圖片一次性打印出來 這一方面節(jié)約了紙張 另一方面也形成了審計(jì)證據(jù)的電子 文檔 21 給 Word 文件配備 Excel 文件 便于審計(jì)文件資 料查找與匯集我們在用 Word 編輯文件時(shí) 需要用 Excel 文 件編一些表格資料 如果將編寫審計(jì)報(bào)告或其他報(bào)告所需 要的審計(jì)調(diào)整調(diào)查表等 Excel 表格文件整合到一個(gè) Word 中 這樣做有利于文件表格資料查找 修改 整理 不必在打 印好 Word 后再到 Excel 中去查找所打印文件對應(yīng)的 Excel 文件了 方法 光標(biāo)移至己打開的 Word 文件的最后 打開 插入 對象 由文件創(chuàng)建 在 文件名 右側(cè) 瀏覽 選擇你需要插入的文件 然后在 顯示為圖標(biāo) 上 打勾就行了 這時(shí)文檔中出現(xiàn)了一個(gè)圖標(biāo) 雙擊即打開了 該 Excel 文件 注意此文件己成為 Word 文件的附件 保存 了 Word 文件即保存了 Excel 文件 同理在 Excel 中也可加 載上一些 Word 文件 考慮打印 Word 文件時(shí)會將