房地產(chǎn)交付房前準(zhǔn)備工作

.交房前準(zhǔn)備工作一、成立交房工作小組新建住宅建筑規(guī)劃區(qū)內(nèi)建設(shè)工程竣工驗收合格后，其附屬設(shè)施設(shè)備應(yīng)當(dāng)具備下列條件，方可交付使用：（一）生活用水納入公共供水管網(wǎng)，并供水到戶；（二）用電納入供電網(wǎng)絡(luò)，不得使用臨時施工用電；（三）雨水、污水排放納入雨水、污水排放系統(tǒng)；（四）在城市管道燃?xì)?、集中供熱主管網(wǎng)覆蓋的區(qū)域，完成住宅室內(nèi)、室外燃?xì)狻⒐峁艿赖姆笤O(shè)且與相應(yīng)管網(wǎng)連接，并安裝燃?xì)夥謶粲嬃垦b置和熱計量裝置；（五）電話通信線、有線電視線和寬帶數(shù)據(jù)傳輸信息端口敷設(shè)到戶，安全監(jiān)控裝置及其他安全防范設(shè)施設(shè)備、信報箱等按規(guī)劃設(shè)計要求配置到位；（六）住宅區(qū)道路與城市道路或者公路直接相連；（七）按照規(guī)劃要求完成住宅區(qū)的車庫（位）、公共服務(wù)設(shè)施、公用消防設(shè)施的建設(shè)，具備必要的綠化用地和設(shè)施；（八）分期建設(shè)的住宅區(qū)，其相關(guān)配套設(shè)施應(yīng)當(dāng)滿足交付使用部分基本使用功能的要求；（九）法律、法規(guī)、規(guī)章規(guī)定的其他條件。建設(shè)單位在新建住宅交付使用前，應(yīng)當(dāng)組織有關(guān)部門及專業(yè)經(jīng)營單位按照前款規(guī)定，對住宅區(qū)進行驗收，并向設(shè)區(qū)的市或者縣（市）建設(shè)行政主管部門辦理新建住宅交付使用備案手續(xù)。建設(shè)單位在辦理新建住宅交付使用備案手續(xù)時，應(yīng)當(dāng)提供新建住宅建設(shè)工程竣工驗收文件，以及第一款所列的附屬設(shè)施設(shè)備符合交付使用條件的相關(guān)文件和資料。二、移交下列資料：（一）竣工總平面圖，單體建筑、結(jié)構(gòu)、設(shè)備竣工圖，配套設(shè)施、地下管網(wǎng)工程竣工圖等竣工驗收資料；（二）共用設(shè)施設(shè)備清單；（三）設(shè)施設(shè)備的安裝、使用和維護保養(yǎng)等技術(shù)資料；（四）物業(yè)質(zhì)量保修文件和物業(yè)使用說明文件；（五）業(yè)主名冊；（六）物業(yè)管理必需的其他資料。三、部門分工（一）、銷售部1、收集業(yè)主名單；提交資料與款項未清客戶名單。確認(rèn)手續(xù)齊全客戶名單。（可交房資格審查及商議處理辦法，包括款項不齊，按揭手續(xù)未辦）（一定要核實業(yè)主的詳細(xì)地址，如有變更，要求業(yè)主提供書面通知）2、提前通知業(yè)主交房，以掛號信、特快專遞為主。（形式上只承認(rèn)掛號信或快遞方式。電話只是輔助手段）3、統(tǒng)一說詞。（一般由客服部及物業(yè)公司牽頭）備注：信函內(nèi)容包括，業(yè)主交房所需的材料，按揭所缺材料、余款數(shù)額。報紙廣告由設(shè)計部開始設(shè)計交房廣告。以設(shè)計部開始構(gòu)思銷售部交房氛圍布置。（可以商榷。如問題較多，還是低調(diào)一些）提前電話通知業(yè)主，通知業(yè)主來交房時帶齊交房、辦理產(chǎn)權(quán)、按揭、余款等。（電話過于提前，會造成業(yè)主提前到場要求先驗房，或造成業(yè)主提前集會，發(fā)生不測）（二）、工程部：1、工程部聯(lián)合物業(yè)部，檢查各套住宅的質(zhì)量情況（包括：門、窗、水、電、鎖、電梯、公共照明等公共設(shè)施的正常使用和確認(rèn)的最終開通時間）；工地工程人員居住情況及清理現(xiàn)場。（相當(dāng)艱巨、復(fù)雜。）2、由工程部提供竣工驗收報告3、最終確認(rèn)地下管網(wǎng)鋪設(shè)、道路、綠化的完工時間。4、已驗收合格的套房向物業(yè)交接鑰匙。5、由工程部確認(rèn)之前的方案哪里有改動并向房管局提出統(tǒng)一變更。6、由房管所出示的面積表蓋章.（一般在竣工備案表之后。但是所有費用計算的依據(jù)。一定要準(zhǔn)確，最容易出爭端的地方）（三）、物業(yè)部：1、物業(yè)人員盡快到崗及人員到崗后培訓(xùn)，物業(yè)智能收費軟件的安裝培訓(xùn)，辦公場地的裝飾裝修，訂做工服、辦公設(shè)施及設(shè)備的配置、確定制作樓、單元、層戶的門牌號碼2、提前在銷售部與物業(yè)部展示：業(yè)主臨時規(guī)約、交房流程、裝修制度等相關(guān)約定。（收費標(biāo)準(zhǔn)及收費依據(jù)）3、提出交房方案及應(yīng)急預(yù)案。4、對交房參與人員進行適當(dāng)培訓(xùn)和相關(guān)客戶問題解釋。5、制作物業(yè)使用交房答客問。6、對的物業(yè)費的收取制定人性化標(biāo)準(zhǔn)，對各種情況提前做出相應(yīng)的收取方法及標(biāo)準(zhǔn)。（收費項目：物業(yè)費、電梯運行費、衛(wèi)生費、裝修施工垃圾清運費、裝修押金、契稅、專項維修資金、房產(chǎn)證代辦費等）7、確定前期物業(yè)管理服務(wù)合同；8、根據(jù)小區(qū)的實際情況編寫和印制住戶手冊、消防安全責(zé)任書、住宅質(zhì)量保證書、住宅使用說明書9、印刷以下各類入住表格：業(yè)主資料領(lǐng)用登記表、裝修申請表、住宅使用說明書、住宅質(zhì)量保證書、鑰匙領(lǐng)用登記表、入住驗房表、業(yè)主（住戶）入住基本情況登記表10、熟悉掌握本項目的工程情況。11、小區(qū)內(nèi)環(huán)境布置：入口處掛歡迎橫幅，插彩旗，營造熱烈的氣氛。插指路牌，由入口處到交房大廳。管理處辦公環(huán)境。12、已租賃客戶的交房流程（及收費）。13、熟悉了解本項目詳細(xì)情況14、與銷售部密切配合：客戶在銷售部的所有相關(guān)手續(xù)齊全后，（包括：按揭資料手續(xù)完成、購房余款、面積差價補足）由銷售部確認(rèn)并出具交房通知書與物業(yè)部方可與客戶辦理相關(guān)手續(xù)。（四）、辦公室及外協(xié)配合工作1、及時向上級主管部門（房管所、物價局）上報申請工作（完善物業(yè)接管與物業(yè)收費標(biāo)準(zhǔn)申請備案）2、與供水、供電、供氣、排污（城市配套設(shè)施）、通訊、有線電視等單位的商討有關(guān)費用的代收代繳，促使協(xié)議的達(dá)成房屋交付中的準(zhǔn)備工作要點新建樓房自竣工驗收之日起，就要籌備入伙的各項準(zhǔn)備工作，如果籌備過程不縝密的話，將會對物業(yè)公司日后的管理埋下深深的隱患，輕則影響客戶滿意度，重則影響公司的經(jīng)營運行情況。所以物業(yè)公司在承接查驗的時候要慎之又慎，同時又要控制好以下階段的工作。一、入伙前公共設(shè)施設(shè)備的接管驗收，各項資料的收集和整理；在這其中，各種隱蔽工程的查驗和消防設(shè)施設(shè)備綜合驗收尤其顯得重要。隱蔽工程，如果想要在竣工驗收完畢后入伙之前完成，這個時間界點就顯得晚了。這就要求我們在前期介入時工程主管一定要深入到施工現(xiàn)場，在現(xiàn)場及時的跟進施工，發(fā)現(xiàn)問題及時的溝通和協(xié)調(diào)，力爭不把隱患留到施工完成后去解決；但是我們的工程主管人員，在介入時，一定要注意方式方法，要記得：我們不是監(jiān)理人員，我們只是建議，而不是決定什么！我們可以堅持我們的原則，但是一定不能打亂現(xiàn)場的施工秩序！所以在前期介入時，一名專業(yè)的工程主管就顯得非常的重要，在目前的物業(yè)公司操作時，為方便售樓，往往聽從于開發(fā)商的要求，把客服放在了首位，這樣的話，就無法及時的完成各項隱蔽工程和各項設(shè)施設(shè)備的接管驗收，也可能會物業(yè)公司日后的正常管理帶來不必要的隱患。對消防系統(tǒng)的接管驗收也是非常的重要，目前各開發(fā)商對于新建樓盤的消防系統(tǒng)都是投以重資，且政府消防主管部門對小區(qū)消防系統(tǒng)的后期管理和檢查也是非常嚴(yán)格，所以為了保證消防系統(tǒng)正常運行，不為日后的物業(yè)管理留下隱患，就要求我們：在消防設(shè)施設(shè)備接管驗收之時，不應(yīng)是簡單的核對資料和設(shè)備的數(shù)量，而應(yīng)走到現(xiàn)場去，對于消防門、消防警鈴、防排煙設(shè)備等設(shè)施，要一一目視檢查和做功能性操作檢查，檢驗時要把消防控制柜打到聯(lián)動狀態(tài)，同時設(shè)置相關(guān)的火災(zāi)警情，從而查驗整套設(shè)備的聯(lián)動運行狀況是否正常。在目前的承接檢驗時，部分物業(yè)公司不具備專業(yè)消防查驗知識，在消防設(shè)施設(shè)備的承接查驗時往往是走馬觀花，責(zé)任心不強、不夠完美，給物業(yè)公司后期的管理帶來了不必要的損失；各種設(shè)備和物資的清點查驗完畢后，為保證齊全，一定要即時封箱或貼上封條，并請相關(guān)人員簽字，以免接管完畢后丟失，影響日常管理的正常運作，給物業(yè)公司造成不必要的損失。二、待交付房間的開荒，重點凸顯出各個細(xì)節(jié)；公共設(shè)施設(shè)備及各項資料接收完畢后，應(yīng)盡快組織專業(yè)保潔人員對待交付房間進行開荒。為了及時高效的完成開荒工作，目前物業(yè)公司常用的模式是聘請市場上專業(yè)的保潔公司進行操作，開荒的內(nèi)容一般包括：門、窗、鋁合金拉件及五金配件等的表面清潔、共有部位的清潔和公共區(qū)域的環(huán)境衛(wèi)生清潔。在開荒清潔的過程中要注意開荒的哪些部件和部位不能使用刮刀等銳性工具，以免刮傷表面油漆及亮面，從而造成不必要的損失；由于開荒涉及到高空作業(yè)，所以物業(yè)公司一定要做好現(xiàn)場的監(jiān)管以及要求高空作業(yè)人員一定要購買專項保險；同時要注意開荒的各項細(xì)節(jié)，如：室內(nèi)各個角落，注意有玻璃的外立面的清潔顯得較為重要，對于表面存有污垢的，一定不能用刮刀去刮，而應(yīng)用清潔劑加清水和毛巾清除，同時物業(yè)公司要指定專門人員在現(xiàn)場進行監(jiān)督和檢查。在各分項清潔完成后，要由指定的開荒負(fù)責(zé)人驗收，驗收完畢后要及時的鎖門；同時，還要注意已清潔完畢后的房間二次污染，主要包括：入伙時，業(yè)主帶來的裝修設(shè)計人員，這類人員往往為了拉取生意，刻意的往房間的門縫里塞廣告折頁；同時，因房屋小范圍的整改所造成的二次污染，也顯得尤為重要。為保證服務(wù)的及時和有效性，管理處在應(yīng)配合地產(chǎn)部門設(shè)置“整改辦”，為方便整改的運作，模式可設(shè)置為：地產(chǎn)工程師總負(fù)責(zé)管理處客服人員接訴及分配任務(wù)各分包單位維保人員進行施工整改辦工作人員驗收驗收合格后通知保潔進行第二次開荒。整改辦接訴人員在每次分配維修任務(wù)并復(fù)驗合格后，要及時分配打掃清潔任務(wù)，使業(yè)主減少因房屋質(zhì)量問題所帶來的不滿。以上開荒工作的種種，爭取讓業(yè)主在初次面對物業(yè)時能為物業(yè)打上一個較高的滿意分。三、各項入伙物資的準(zhǔn)備：各種表格及現(xiàn)場所要公示的法律文書，如：竣工驗收文件、房屋使用說明書、住宅質(zhì)量保證書、水電、煤氣開通證明、各種法律文書以及需要業(yè)主簽署的業(yè)主臨時管理規(guī)約、物業(yè)管理收費協(xié)議等資料；在準(zhǔn)備上述資料時，可以同時準(zhǔn)備一份略表情意的小禮物，可以是一束花、一個慶祝入伙的紙炮以及現(xiàn)場制作印有業(yè)主頭像的杯子或相框等，禮物不在貴重，而在于有沒有用心準(zhǔn)備，有沒有讓入伙的業(yè)主感受到尊重；為烘托現(xiàn)場的氣氛，同時也應(yīng)在入伙現(xiàn)場配備所需的水、小食品以及設(shè)置一定的娛樂活動，如：小提琴手或是駐場音樂歌手等，可以讓業(yè)主在入伙的現(xiàn)場愜意的等待，而不至于只是枯燥的等待，可以讓業(yè)主在品嘗美食和欣賞音樂的同時享受物業(yè)服務(wù)人員所帶來的專業(yè)服務(wù)。為方便業(yè)主，縮短工作流程和等候時間，應(yīng)盡可能的對各種表格資料作出必要的處理，如：預(yù)先填上姓名、房號和基本資料等。從法律意義上來說，入伙的實質(zhì)是建設(shè)單位向業(yè)主交付物業(yè)的行為，物業(yè)管理企業(yè)只是受其委托具體辦理相關(guān)手續(xù)，所以物業(yè)公司在具體動作時要注意入伙的主體是誰。四、服務(wù)人員和驗樓人員的培訓(xùn)，特別注重細(xì)節(jié)、禮節(jié)和驗樓過程中針對業(yè)主提問的回答；入伙現(xiàn)場的服務(wù)，基本上是物業(yè)公司第一次向業(yè)主進行的一次展示，體現(xiàn)的是物業(yè)公司的一個基本功，展示是否成功，直接影響到后續(xù)的管理。在這里較為重要的是驗樓人員的培訓(xùn)，對于入伙驗樓人員的擔(dān)任，根據(jù)以往經(jīng)驗多由物業(yè)公司服務(wù)人員擔(dān)任，可為管理層員工、工程維修人員、以及安全管理隊員。在入伙驗樓這個環(huán)節(jié)使用物業(yè)公司工作人員擔(dān)任驗樓員，可較好的控制現(xiàn)場和協(xié)調(diào)各項工作，驗樓組別的搭檔一般為：一名驗樓人員外加一名電工和水工(負(fù)責(zé)檢驗電路和管道打壓試驗)，同時每3組驗樓工作人員應(yīng)配備一名開發(fā)商的專業(yè)工程師答疑。在對驗樓人員進行培訓(xùn)時，入伙工作小組應(yīng)事先設(shè)定各種可能出現(xiàn)的情況制作培訓(xùn)方案，為提高工作效率，主張應(yīng)由驗樓員引導(dǎo)業(yè)主按流程設(shè)計步驟去驗樓。此項工作應(yīng)在入伙日期前20天進行培訓(xùn)，并要進行至少3次現(xiàn)場演練，力爭驗樓工作順利高效的完成。五、入伙現(xiàn)場的布置，設(shè)定合理的入伙流程，在入伙現(xiàn)場邀請銀行、電信、煤氣等單位，為業(yè)主提供一站式服務(wù)；合理的對現(xiàn)場進行布置，確保每個流程都做到無縫銜接。應(yīng)制作標(biāo)識牌、導(dǎo)視牌，在顯要位置張貼入伙流程圖，使業(yè)主對整個入伙流程一目了然。入伙的現(xiàn)場，自業(yè)主簽到確認(rèn)業(yè)主身份至成功收樓，每個流程都應(yīng)科學(xué)的設(shè)計，讓業(yè)主充分感覺到便捷和高效性。同時，為了為業(yè)主提供更好的服務(wù)，管理處在入伙之初應(yīng)邀請銀行、電信、煤氣等相關(guān)單位為業(yè)主提供便捷服務(wù)，讓業(yè)主辦理收樓手續(xù)時，能免缺舟車勞頓之苦，足不出門的就能辦理各項公共性服務(wù)，省缺了業(yè)主較多的時間，同時也可以為提升業(yè)主的滿意度增加一個亮點。在業(yè)主身份確認(rèn)完畢及繳納相關(guān)費用后，由接受專業(yè)培訓(xùn)后的驗樓人員帶領(lǐng)業(yè)主驗樓時，切記跟業(yè)主的溝通的方式：不要違規(guī)的承諾一些不合理的事情，也不能超越現(xiàn)實的解說和夸大一些部件的功效。在與業(yè)主的溝通中，要以事實為依據(jù)，實事求是的引導(dǎo)業(yè)主驗樓和收樓。在驗樓的過程中，面對業(yè)主對各種事實的誤解，要做到不當(dāng)面反駁，而應(yīng)是委婉的解釋！哪怕是合理的頂撞，也會讓業(yè)主感覺到你對他們的不尊重，在這里要牢記心理學(xué)的首因效應(yīng)的效力。如果入伙小區(qū)是分期開發(fā)或是現(xiàn)場有臨時施工時，還要進行必要的隔離，防止安全事故發(fā)生。六、在現(xiàn)場，盡已所能解決業(yè)主的應(yīng)急之需；如要把現(xiàn)場控制的較理想，還應(yīng)考慮到一些細(xì)小的事情，如：業(yè)主來入伙時，沒有帶各種證件的復(fù)印件或是所需要的像片，這個時候，物業(yè)公司的服務(wù)人員就要注意在現(xiàn)場幫助業(yè)主們解決這個問題，可以在現(xiàn)場放置一臺復(fù)印機幫助業(yè)主們免費復(fù)印證件，同時請專業(yè)的相館工作人員為業(yè)主們照相等提供一些即時性服務(wù)，此時物業(yè)公司雖吃了一個小小的虧（額外增加一些復(fù)印費用）但是對后期的管理可能會促進很大的正面效應(yīng)，這些事件雖小，但同樣可以讓業(yè)主們認(rèn)可物業(yè)公司的服務(wù)；由于現(xiàn)在的樓盤多為集中入伙，入伙的現(xiàn)場多設(shè)置在小區(qū)內(nèi)較為空曠處，目前小區(qū)內(nèi)都不會設(shè)置公共洗手間，所以對于業(yè)主的生理所需，除了做好引導(dǎo)前往管理處、會所洗手間的標(biāo)識外，還應(yīng)盡可能的在現(xiàn)場設(shè)置一些流動洗手間，從而解決客戶之需，以彰顯物業(yè)公司的人性化服務(wù)。七、人力、物料成本飛漲，不要在入伙之初過多的承諾不合理的服務(wù)事項、不要過多的配置不必要的崗位，前期設(shè)置容易，后期取消困難；在入伙時各個崗位的配置，應(yīng)盡量考慮入伙后轉(zhuǎn)為正常期管理時崗位的現(xiàn)場操作，力爭精益求精，不設(shè)多余的、展示的崗位，力爭讓每個崗位的工作強度都基本接近飽和，充分發(fā)揮人工效能。如果在入伙之初過多的設(shè)置服務(wù)人員及服務(wù)崗位，將會對物業(yè)公司的經(jīng)營成本帶來極大的浪費，從而對公司的經(jīng)濟上帶來負(fù)面的影響，嚴(yán)重時甚至可以影響公司的生存。而當(dāng)業(yè)主一旦視人海戰(zhàn)術(shù)現(xiàn)像為正常時，如果再想減少服務(wù)人員或崗位，將會比較困難，如果物業(yè)公司一旦減編將會帶來一系列的負(fù)面影響，如業(yè)主維權(quán)要求恢復(fù)以前的崗等，導(dǎo)致物業(yè)公司處于被動的地位。物業(yè)公司在設(shè)置崗位時，除了科學(xué)設(shè)置外，還應(yīng)由相關(guān)職能部門牽頭或是組織論證，對于必須要設(shè)立的及時設(shè)