業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)流程確認(rèn)-V1.1.doc

XXXXXXXX業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)流程確認(rèn)1、 引言1.1、 編寫目的本報告主要對XXXXXXXXXXXX的業(yè)務(wù)管理的需求進(jìn)行整理歸納，以指導(dǎo)后繼的系統(tǒng)開發(fā)、測試和系統(tǒng)實(shí)施工作。1.2、 功能范圍系統(tǒng)主要對公司的業(yè)務(wù)經(jīng)營過程進(jìn)行管理，包括GSP流程、采購入庫流程，銷售出庫流程、財務(wù)結(jié)算流程、倉庫流程等。1.3、 需求來源說明在需求溝通過程中，南京比碩科技有限公司實(shí)施人員與XXXXXXXXXXXX相關(guān)業(yè)務(wù)部門主要業(yè)務(wù)人員進(jìn)行了現(xiàn)場交流，就業(yè)務(wù)管理中的流程進(jìn)行了梳理，對業(yè)務(wù)細(xì)節(jié)進(jìn)行了討論，演示了時空流通企業(yè)資源計劃管理系統(tǒng)-供應(yīng)鏈系統(tǒng)（ST-CCERP V8.3 SCM ）的標(biāo)準(zhǔn)流程，并將之與XXXXXXXXXXXX的實(shí)際情況結(jié)合，整理出以下需求。軟件以此驗收，仍然響應(yīng)其他需求變化，但以雙方協(xié)商結(jié)果為準(zhǔn)。2、 詳細(xì)流程及需求2.1、質(zhì)量管理 2.1.1、首營企業(yè)管理 業(yè)務(wù)流程圖： 流程及功能說明：1) 首營企業(yè)登記：由采購人員收集相關(guān)資質(zhì)文件，按模塊的要求將數(shù)據(jù)錄入進(jìn)系統(tǒng)。2) 審核：采購主管、質(zhì)量管理人員、經(jīng)理對錄入的首營企業(yè)的資料進(jìn)行審核，如果審核不通過，該數(shù)據(jù)資料則直接返回到登記處進(jìn)行修改。3) 所有審核完成后，系統(tǒng)自動生成首營企業(yè)記錄，并按錄入的資料依據(jù)往來客商的分類方案對該單位進(jìn)行編碼。4) 對于首營企業(yè)資料發(fā)生變動的，相關(guān)人員可以直接提取已完成審核的首營企業(yè)記錄進(jìn)行修改，修改后，自動更新首營企業(yè)記錄和供應(yīng)商檔案。5) 對于直接將企業(yè)資料初裝進(jìn)系統(tǒng)的，可以將該單位的數(shù)據(jù)提取出來進(jìn)行首營企業(yè)流程（主要是為了完善首營企業(yè)記錄）。2.1.2、首營單位管理 業(yè)務(wù)流程圖： 流程及功能描述：1) 首營單位登記：由銷售人員收集相關(guān)資質(zhì)文件，按模塊的要求將數(shù)據(jù)錄入進(jìn)系統(tǒng)。2) 審核：銷售主管、質(zhì)量管理人員、經(jīng)理對錄入的首營企業(yè)的資料進(jìn)行審核，如果審核不通過，該數(shù)據(jù)資料則直接返回到登記處進(jìn)行修改。3) 所有審核完成后，系統(tǒng)自動生成首營單位記錄，并按錄入的資料依據(jù)往來客商的分類方案對該單位進(jìn)行編碼。4) 對于首營單位資料發(fā)生變動的，相關(guān)人員可以直接提取已完成審核的首營單位記錄進(jìn)行修改，修改后，自動更新首營單位記錄和供應(yīng)商檔案。5) 對于直接將單位資料初裝進(jìn)系統(tǒng)的，可以將該單位的數(shù)據(jù)提取出來進(jìn)行首營單位流程（主要是為了完善首營單位記錄）。2.1.3、首營品種管理 業(yè)務(wù)流程圖：流程及功能描述：1) 首營品種登記：由銷售人員收集相關(guān)資質(zhì)文件，按模塊的要求將數(shù)據(jù)錄入進(jìn)系統(tǒng)。2) 審核：采購主管、質(zhì)量管理人員、經(jīng)理對錄入的首營品種的資料進(jìn)行審核，如果審核不通過，該數(shù)據(jù)資料則直接返回到登記處進(jìn)行修改。3) 所有審核完成后，系統(tǒng)自動生成首營品種記錄，并按錄入的資料依據(jù)商品的分類方案對該品種進(jìn)行編碼。4) 對于首營品種資料發(fā)生變動的，相關(guān)人員可以直接提取已完成審核的首營品種記錄進(jìn)行修改，修改后，自動更新首營品種記錄和商品檔案。5) 對于直接將品種資料初裝進(jìn)系統(tǒng)的，可以將該品種的數(shù)據(jù)提取出來進(jìn)行首營品種流程（主要是為了完善首營品種記錄）。2.2、采購管理 采購入庫流程：流程及功能描述：1) 采購計劃分析：作用：根據(jù)庫存、銷售業(yè)務(wù)人員的要求制定采購計劃。描述：根據(jù)庫存的上下限、合理庫存、一段時間（時間可選）的銷售情況，平均銷售量（時間段可選）；界面上顯示在途數(shù)量（已做訂單未到貨）和業(yè)務(wù)人員的要貨數(shù)量；在生成計劃前使用過濾條件決定要計劃的品種，過濾條件包括供貨商、參考標(biāo)識、生成計劃的方式（低于下限補(bǔ)足上限，補(bǔ)足合理補(bǔ)存、補(bǔ)足指定時間段內(nèi)的銷售等）。采購人員對系統(tǒng)生成的計劃數(shù)據(jù)進(jìn)行審定和修改，并將修改后的數(shù)據(jù)保存為采購計劃（也可以手工制作采購計劃的功能）。采購人員可根據(jù)制定好的計劃向供應(yīng)商要貨。2) 采購員可以將采購計劃直接轉(zhuǎn)換為采購合同（采購合同連號），也可以手工制定采購合同。確定購進(jìn)的付款方式及賬期。3) 收貨入庫嚴(yán)格執(zhí)行采購合同：倉儲部門收貨人員收到供應(yīng)商送達(dá)的貨物后，必須先檢查系統(tǒng)內(nèi)有無送貨單位、送貨品種的采購合同，如果沒有，則必須通知采購部制定采合同；若系統(tǒng)內(nèi)存在對應(yīng)的采購合同，則收貨數(shù)量不得超出合同數(shù)量，否則必須修改合同或補(bǔ)一張采購合同。4) 倉儲部門收貨人員對送達(dá)貨物的數(shù)量、批號、有效期等進(jìn)行記錄并錄入采購入庫通知單并打印，質(zhì)管人員收到打印的采購入庫通知單后對藥品進(jìn)行質(zhì)量驗收（包括可見異物檢查），質(zhì)量檢查通過后，方可通知倉庫管理員將貨物進(jìn)行上架操作，倉庫管理員完成上架操作后，通知業(yè)務(wù)部門進(jìn)行入庫操作，增加商品的庫存和對應(yīng)單位的應(yīng)付款。采購?fù)顺隽鞒塘鞒碳肮δ苊枋觯?) 該流程主要用于將貨物退回至供應(yīng)商、客戶拒付貨款（有貨物退回）和超期限退貨并且該損失由供應(yīng)商承擔(dān)等情況下適用。2) 在進(jìn)行采購?fù)顺鲩_票時，按以下步驟操作：l 確定要退貨品種的供貨商l 選定要退貨的品種l 檢索退貨品種對應(yīng)的購進(jìn)入庫單據(jù)并選擇l 錄入退貨數(shù)量3) 采購?fù)顺鲩_票后，該單據(jù)可由對應(yīng)的采購管理人員或主管進(jìn)行審核（該步驟可省略）。4) 執(zhí)行采購?fù)顺鲩_票單，減少對應(yīng)品種的庫存和減少相應(yīng)供貨商的應(yīng)付款。采購?fù)搜a(bǔ)價流程：流程及功能描述：1) 該流程用于采購價格調(diào)整、客戶拒付貨款（沒有貨物退回）并且該損失由供應(yīng)商承擔(dān)時適用。2) 在進(jìn)行退補(bǔ)價執(zhí)行時，按以下步驟操作：l 確定要退補(bǔ)價的供應(yīng)商l 選擇要進(jìn)行退補(bǔ)價的品種l 檢索退補(bǔ)價品種對應(yīng)的購進(jìn)入庫單據(jù)并選擇l 錄入差價或新價格3) 執(zhí)行采購?fù)搜a(bǔ)價時，增減相應(yīng)供貨商的應(yīng)付款。4) 考慮到兩種情況：l 僅增減供應(yīng)商應(yīng)付款l 即增減供應(yīng)商應(yīng)付款、又重新核算銷售成本針對以上情況，在采購?fù)搜a(bǔ)價中，僅增減供應(yīng)商應(yīng)付款，而重新核算銷售成本的功能將通過采購?fù)搜a(bǔ)的類型進(jìn)行控制。 采購業(yè)務(wù)結(jié)算流程： 流程及功能描述：1) 供應(yīng)商開具發(fā)票并送達(dá)公司后，財務(wù)或采購管理人員將發(fā)票與該單位發(fā)生的采購業(yè)務(wù)（購進(jìn)入庫、購進(jìn)退出、采購?fù)搜a(bǔ)價）進(jìn)行對應(yīng)，并在系統(tǒng)內(nèi)進(jìn)行勾兌，即在系統(tǒng)將發(fā)票與購進(jìn)業(yè)務(wù)的單據(jù)建立關(guān)聯(lián)并記錄相關(guān)信息（發(fā)票號碼、發(fā)票金額、發(fā)票開具日期等）。2) 在對供應(yīng)商進(jìn)行付款結(jié)算時，操作人員選定相應(yīng)的單據(jù)、錄入對應(yīng)的付款金額進(jìn)行結(jié)算，勾兌時，提供兩種勾兌方式：l 按單據(jù)勾兌：針對采購業(yè)務(wù)單據(jù)進(jìn)行結(jié)算（購進(jìn)入庫、購進(jìn)退出、購進(jìn)退補(bǔ)價）l 按明細(xì)勾兌：針對采購業(yè)務(wù)單據(jù)的明細(xì)商品進(jìn)行結(jié)算3) 在進(jìn)行采購結(jié)算時，可使用登記的預(yù)付款來沖減該單位的應(yīng)付款4) 2.3、銷售管理流程及功能描述：1) 在銷售業(yè)務(wù)中，銷售客戶預(yù)先支付的貨款可以在系統(tǒng)中進(jìn)行登記，在后續(xù)的業(yè)務(wù)過程中，均可查看到該預(yù)付款。2) 首先在軟件中登記銷售合同，確定合同數(shù)量和單價。3) 銷售開票員提取銷售合同開具銷售單，也可以選擇單位對合同進(jìn)行過濾，選擇單位的時候需要對該單位的證照效期進(jìn)行色標(biāo)顯示，紅色為有證照已經(jīng)過期，藍(lán)色為1個月內(nèi)即將過期；銷售單中，開具單據(jù)時選擇品種的批號信息，然后填寫批號的數(shù)量。4) 倉庫按貨物清單進(jìn)行發(fā)貨。5) 倉庫將貨物發(fā)出后，復(fù)核人員對該筆貨物進(jìn)行復(fù)核并記錄發(fā)貨人員和貨物件數(shù)，以備以后的工作量考核統(tǒng)計。6) 在稅控機(jī)上開具發(fā)票后，須在系統(tǒng)中對該張發(fā)票對應(yīng)的銷售業(yè)務(wù)進(jìn)行勾兌，登記內(nèi)容包括：發(fā)票號碼、發(fā)票金額、開具發(fā)票日期。7) 客戶支付貨款后，需要進(jìn)行銷售結(jié)算，銷售結(jié)算時，系統(tǒng)提供自動勾兌、按單據(jù)、單據(jù)明細(xì)三種方式來進(jìn)行結(jié)算；在結(jié)算時，界面上顯示對應(yīng)單位的預(yù)收款余額，可以使用預(yù)收款進(jìn)行結(jié)算。銷售退回1） 銷售退回通知單：銷售員根據(jù)銷售單位、歷史銷售記錄登記退貨品種、批次、數(shù)量，填寫退貨原因。2） 銷售退回審核：銷售經(jīng)理或采購經(jīng)理對需要退回的申請進(jìn)行審核3） 銷售退回（GSP驗收）：質(zhì)量部對退回的貨物進(jìn)行質(zhì)量驗收4） 銷售退回開票：銷售開票部門對驗收后的記錄進(jìn)行開票登記5） 銷售退回入庫：倉庫對退回的商品進(jìn)行入庫銷售退補(bǔ)價流程及功能描述：1) 該流程通過調(diào)整開票的價格來增減客戶的應(yīng)收款2) 在進(jìn)行退補(bǔ)價執(zhí)行時，按以下步驟操作：l 確定要退補(bǔ)價的客戶l 選擇要進(jìn)行退補(bǔ)價的品種l 檢索退補(bǔ)價品種對應(yīng)的購進(jìn)入庫單據(jù)并選擇l 錄入差價或新價格3) 執(zhí)行銷售退補(bǔ)價時，增減相應(yīng)客戶的應(yīng)收款。銷售結(jié)算業(yè)務(wù)流程流程及功能描述：1) 對下游客戶開完發(fā)票后，在軟件中進(jìn)行登記，把發(fā)票和對應(yīng)的銷售單據(jù)對應(yīng)起來。2) 在收回客戶的款項后，操作人員在結(jié)算勾兌中選定相應(yīng)的單據(jù)、錄入對應(yīng)的付款金額進(jìn)行結(jié)算，勾兌時，提供三種勾兌方式：l 自動勾兌：系統(tǒng)自動的根據(jù)日期的先后順序進(jìn)行勾兌。l 按單據(jù)勾兌：針對采購業(yè)務(wù)單據(jù)進(jìn)行結(jié)算（購進(jìn)入庫、購進(jìn)退出、購進(jìn)退補(bǔ)價）l 按明細(xì)勾兌：針對采購業(yè)務(wù)單據(jù)的明細(xì)商品進(jìn)行結(jié)算2.4、財務(wù)管理財務(wù)管理主要涉及到采購、銷售結(jié)算，具體的流程在采購入庫和和銷售流程中描述。2.5、倉儲管理2.5.1、每個商品在系統(tǒng)中維護(hù)一個貨架位號，表示該商品在倉庫中的的存放位置，。系統(tǒng)提供架位號維護(hù)功能，在購進(jìn)入庫時，也提供更新商品的架位號的功能。2.5.2、庫存盤點(diǎn)流程 盤點(diǎn)流程如下：準(zhǔn)備盤點(diǎn)表：停止所有與庫存相關(guān)的業(yè)務(wù)操作，將系統(tǒng)內(nèi)的出入庫操作完成后再生成倉庫的靜態(tài)庫存表，打印后到倉庫進(jìn)行實(shí)際盤點(diǎn)錄入實(shí)盤數(shù)據(jù)：根據(jù)倉庫實(shí)際盤點(diǎn)數(shù)據(jù)錄入到系統(tǒng)中盤點(diǎn)審核：對錄入的盤點(diǎn)數(shù)據(jù)進(jìn)行審核盤點(diǎn)記賬：根據(jù)盤點(diǎn)數(shù)據(jù)，增減對應(yīng)商品的庫存數(shù)量 臨時盤點(diǎn)：是系統(tǒng)保留的一步盤點(diǎn)功能，通過一步操作直接增減庫存，適用于動銷盤點(diǎn)操作。2.5.3損溢流程報損報溢開票申請：倉庫填寫損溢數(shù)據(jù)報損報溢審核：儲運(yùn)部根據(jù)倉庫的損溢申請進(jìn)行審核報損報溢GSP檢查：質(zhì)量部對倉庫填寫的報損溢申請進(jìn)行審核報損報溢執(zhí)行：提取上一步驟損溢數(shù)據(jù)，增減庫存2.5.4貨位間商品調(diào)撥 貨位間商品調(diào)撥主要用于企業(yè)內(nèi)部的貨位之間進(jìn)行調(diào)貨即把貨物從一個貨位移到另一個貨位上去，可以通過此功能把合格品上的貨物移到不合格品庫或者退貨庫上，接著執(zhí)行另外的操作。2.5.5、在庫養(yǎng)護(hù)流程流程及功能說明：1) 每個月初確定系統(tǒng)內(nèi)的重點(diǎn)養(yǎng)護(hù)品種，系統(tǒng)提供以下三種方式來確定重點(diǎn)養(yǎng)護(hù)品種：a) 近效期6個月的藥品批量選擇b) 首營品種養(yǎng)護(hù)未滿6次的藥品c) 養(yǎng)護(hù)員操作時確定（通常是品種質(zhì)量不穩(wěn)定）生成養(yǎng)護(hù)記錄檔案時，以上方式轉(zhuǎn)換為養(yǎng)護(hù)檔案的建檔目地：近效期、首營品種、質(zhì)量不穩(wěn)定、麻黃堿、蛋白同化制劑等。2) 養(yǎng)護(hù)員實(shí)施養(yǎng)護(hù)時，系統(tǒng)按商品的架位號、批號列出當(dāng)月或當(dāng)前季度未養(yǎng)護(hù)的品種批次，養(yǎng)護(hù)員可根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行批量選擇以生成養(yǎng)護(hù)計劃。3) 養(yǎng)護(hù)員執(zhí)行制訂的養(yǎng)護(hù)計劃，生成養(yǎng)護(hù)記錄檔案。2.6、查詢報表 查詢報表除系統(tǒng)已有的對業(yè)務(wù)流程中單據(jù)的查詢報表外，部分報表可根據(jù)要求進(jìn)行現(xiàn)場開發(fā)。2.7、 特殊需求1、 采購訂單中打印合同，并且在打印合同時如果單位有證照效期即將過期的需要打印出提示信息（一個月為準(zhǔn)）。2、 單位中的基本信息，填寫完整，填寫（倉庫人員，財務(wù)人員信息，質(zhì)量人員信息，銷售總監(jiān)，法人，內(nèi)勤人員的聯(lián)系電話，qq，郵箱，生日）3、 進(jìn)行限銷，按照批次進(jìn)行限銷，采購人員在做訂單時就要填寫相應(yīng)的限銷信息。（限銷區(qū)域）4、 采購發(fā)票登記時如果出現(xiàn)發(fā)票較多的時候只錄入進(jìn)貨的實(shí)際數(shù)量對應(yīng)的發(fā)票信息，另外提供一個多余發(fā)票登記的功能，用于填寫單位錄入后的剩余發(fā)票信息的信息（數(shù)量，品規(guī)，單價，金額）。5、 采購付款報表的查詢主要涉及到幾個條件：1、 在系統(tǒng)中必須進(jìn)行了發(fā)票登記2、 必須符合賬期的設(shè)置：A、 以入庫的時間來計算B、 如果有預(yù)付款，可以把預(yù)付款查詢出來，并查看一下預(yù)付款登記的時間（單位基本信息中增加在途天數(shù)）。6、 應(yīng)付查詢報表：查詢?nèi)我鈺r間段應(yīng)付的金額（與單位賬期有關(guān)，同時是登記后的發(fā)票）。7、 銷售后打印出庫單，同時還要打印物流單（收貨人，收貨地址，電話）。8、 銷售開票時要對單位的銷售信貸期和銷售信貸額進(jìn)行控制（高級口令可以通過）。9、 成本賬查詢：以發(fā)票為準(zhǔn)的成本賬的查詢（期初+入庫-出庫=結(jié)存）10、 銷售賬齡表：通過設(shè)置銷售單位的一個賬期，查詢單位的任意時間（剛好在這段內(nèi)達(dá)到賬期）內(nèi)銷售應(yīng)收明細(xì)款項，無需和銷售發(fā)票關(guān)聯(lián)。11、 品種的批準(zhǔn)文號有效期進(jìn)行預(yù)警提示12、 對于過期的品種進(jìn)行相應(yīng)的處理，把商品的基本信息中的停用改為是后，在做采購和銷售時攔截該品種。13、 在做采購時攔截采購單位的證照效期有許可證、營業(yè)執(zhí)照、質(zhì)量證書有效期、質(zhì)量保證協(xié)議有效期、委托書、組織機(jī)構(gòu)代碼證。攔截下游客戶的證照效期有許可證、營業(yè)執(zhí)照、質(zhì)量證書有效期、委托書。14、 設(shè)置品種的庫存上下限，庫存上限以品種前90天的銷售的平均值乘以50天得到，庫存下限以品種前90天的銷售的平均值乘以15天得到，每天計算一次，另外有個查詢能夠查詢品種的庫存上下限，以及庫存信息15、 銷售開票時對于需要使用折讓的單位的品種采用銷售退補(bǔ)價來實(shí)現(xiàn)。16、 在進(jìn)行銷售或者采購的時候，必須要有相應(yīng)的合同，在合同中進(jìn)行定價，其他操作中不允許修改價格，并且在銷售開票時只能選擇合同，然后修改批號信息和