采購與付款內部控制制度

.湖南贏利達城市建設工程有限公司采購與付款內部控制制度第一條 為了加強對公司采購與付款的內部控制，對公司物品與勞務的流入、貨幣資金的流出、負債的發(fā)生實施監(jiān)督與控制，規(guī)范采購與付款行為，防范采購與付款過程中的差錯和舞弊，根據(jù)中華人民共和國會計法和深交所上市公司內部控制指引等法律法規(guī)，制定本規(guī)范。第二條 本制度適用于湖南贏利達城市建設工程有限公司及下屬子（分）公司。第三條 采購與付款控制包括崗位分工控制、采購預算控制、請購與審批控制、驗收控制、付款控制，其中請購與審批控制、驗收與付款控制是采購與付款內部控制的關鍵點。第四條 公司應當按照請購、審批、采購、驗收、付款等規(guī)定的程序辦理采購與付款業(yè)務，并在采購與付款各環(huán)節(jié)設置相關的記錄、填制相應的憑證，建立完整的采購登記制度，加強請購手續(xù)、采購訂單(或采購合同)、驗收證明、入庫憑證、采購發(fā)票等文件和憑證的相互核對工作。第五條 建立采購與付款業(yè)務的崗位責任制，明確相關部門和崗位的職責權限，確保辦理采購與付款業(yè)務的不相容崗位相互分離、制約和監(jiān)督，以保證對采購與付款業(yè)務實施有效控制。1、 不得由同一部門或個人辦理采購與付款的全過程業(yè)務，應當實行職務分離控制的崗位有以下幾個方面：（1） 物品與勞務的請購、審批、采購職務必須分離。公司對物品或勞務的需求應由使用部門提出，經(jīng)授權人員審批，由采購部門負責采購；（2） 采購合同的訂立與審計；（3） 采購訂單的訂立與審批職務必須分離；（4） 付款審批人和付款執(zhí)行人不能同時辦理尋求供應廠商和詢價業(yè)務；（5） 物品或勞務的采購部門不能同時擔任驗收工作；（6） 物品和勞務的采購、存儲和使用人不能擔任會計帳務的記錄工作；（7） 審核付款的人員應同付款人員分離；（8） 記錄應付帳款的人員不能同時擔任付款業(yè)務。2、 公司應當根據(jù)具體情況對辦理采購與付款業(yè)務的人員進行崗位輪換。第六條 公司的所有采購業(yè)務歸口采購部進行管理，非采購部門或個人不得采購各類物資，采購部門也不得采購申請門沒有需求申請的物資。第七條 采購管理部門應當根據(jù)本制度的原則出臺采購業(yè)務內部控制的管理細則及相關人員的考核方案，加強對采購業(yè)務的控制，降低公司風險。第八條 各子公司在編制年度經(jīng)營預算的同時應當對公司生產(chǎn)經(jīng)營活動中主要物資及勞務編制年度采購預算，加強采購業(yè)務的預算管理采購預算編制的程序：生產(chǎn)經(jīng)營活動中主要物資及勞務由使用部門負責提出預算申請；非生產(chǎn)經(jīng)營活動中耗用的常備物資與勞務以及非常備物資與勞務，由總經(jīng)辦負責提出預算申請。第九條 各歸口管理部門應明確相關人員的職責權限及相應的請購程序。物品或勞務的歸口部門：物流部：原材料、油漆、化學品、燃料、包裝物、外協(xié)件、勞保用品、小五金及裝卸、運輸、配送勞務等規(guī)劃部（工業(yè)工程部）：固定資產(chǎn)、備品備件總經(jīng)辦：辦公用品第十條 公司采購的驗收控制包括數(shù)量驗收、質量驗收兩個方面數(shù)量驗收：由接收部門責任人進行數(shù)量清點，對物資的規(guī)格、型號是否與采購訂單相符進行驗收，與供應商送貨單上確認數(shù)量，同時錄入U8系統(tǒng)；質量驗收：生產(chǎn)物資采購由質量部進行質量檢驗，出具驗收合格報告，固定資產(chǎn)由規(guī)劃部(工業(yè)工程部)進行質量驗收，出具資產(chǎn)驗收報告，電腦及辦公設備由信息部門進行驗收，出具驗收報告；第十一條 采購入庫后，采購部經(jīng)辦人員收集相關憑證交財務部，財務人員檢查采購合同、U8系統(tǒng)記錄、供應商發(fā)票、入庫單、驗收報告是否齊備且相符，據(jù)此按規(guī)定辦理相關會計手續(xù)。財務人員還應檢查采購業(yè)務是否符合采購實物預算。如果采購業(yè)務超過采購預算限額，財務經(jīng)辦人員報請財務總監(jiān)審批。第十二條 采購物資發(fā)生退貨與折讓情況，由采購部經(jīng)辦人員與供應廠商進行協(xié)商，提出退貨或折讓要求，同時通知財務暫停支付相關款項，協(xié)商結束辦理相關手續(xù)。財務部憑采購部、驗收部門共同填寫的退貨退款通知單記錄退貨、退款。第十三條 公司在辦理采購付款業(yè)務時應當遵守湖南贏利達城市建設工程有限公司財務管理制度的相關規(guī)定。第十四條 財務部在辦理付款業(yè)務時，應當對采購發(fā)票、結算憑證、驗收證明等相關憑證的真實性、完整性、合法性及合規(guī)性進行嚴格審核，并檢查付款業(yè)務是否符合采購資金預算。如果付款業(yè)務超過采購預算限額，財務經(jīng)辦人員應報財務總監(jiān)審批。第十五條 公司應當建立預付賬款和定金的授權批準制度，加強預付賬款和定金的管理。第十六條 應付帳款及應付票據(jù)應由專人管理，按照約定的付款日期、折扣條件等要素進行分類管理，對于已經(jīng)到期的應付款項必須經(jīng)有關授權人員審批后，方可辦理結算與支付。第十七條 財務部應當定期與供應商核對應付賬款、應付票據(jù)、預付賬款等往來款項。如有不符，應查明原因，及時處理。第十八條 公司審計部門應當定期或不定期對采購與付款內部控制的執(zhí)行情況進行檢查，以確定相關內控制度是否健全并得到有效執(zhí)行。第十九條 采購與付款業(yè)務控制審批過程中，授權審批人必須在職權范圍內進行，不得越權審批。第二十條 經(jīng)辦人必須在職責范圍內，按照審批人的批準意見辦理采購與付款業(yè)務。對于審批人越權審批業(yè)務，有權拒絕辦理，并應及時向審批人的上級授權部門報告。第二十一條 公司建立對采購與付款內部控制的監(jiān)督檢查制度，公司審計部，定期或不定期地進行檢查。審計部應制定相關監(jiān)督檢查規(guī)范，明確監(jiān)督檢查人員責任和權利以及監(jiān)督檢查工作的內容和頻度。 公司審計部應通過實施符合性測試和實質性測試檢查采購與付款業(yè)務內部控制制度是否健全，各項規(guī)定是否得到有效執(zhí)行。采購與付款內部控制監(jiān)督檢查的內容至少應當包括： (一)采購與付款業(yè)務相關崗位及人員的設置情況。重點檢查是否存在采購與付款業(yè)務不相容職務混崗的現(xiàn)象。 (二)采購與付款業(yè)務授權批準制度的執(zhí)行情況。重點檢查大宗采購與付款業(yè)務的授權批準手續(xù)是否健全，是否存在越權審批的行為。 (三)應付賬款和預付賬款的管理。重點審查應付賬款和預付賬款支付的正確性、時效性和合法性。 (四)有關單據(jù)、憑