南京市電子文件歸檔與管理暫行規(guī)定.doc

南京市電子文件歸檔與管理暫行規(guī)定南京市電子文件歸檔與管理暫行規(guī)定 2008年08月26日 15時47分 188 主題分類: 信息產(chǎn)業(yè) 機關事務 “電子文件” 中共南京市委辦公廳、南京市人民政府辦公廳關于轉(zhuǎn)發(fā)南京市電子文件歸檔與管理暫行規(guī)定的通知寧委辦發(fā)200821號各區(qū)縣委和人民政府，市委各部委，市府各委辦局，市各直屬單位：為加強電子政務建設，規(guī)范全市電子文件的管理，保障電子文件的齊全完整、安全保存和有效利用，推進我市信息資源建設和政府信息公開，市檔案局制定了南京市電子文件歸檔與管理暫行規(guī)定，現(xiàn)轉(zhuǎn)發(fā)給你們，請認真貫徹執(zhí)行。中共南京市委辦公廳南京市人民政府辦公廳二八年六月二十日南京市電子文件歸檔與管理暫行規(guī)定第一條 為適應全市信息化建設和電子政務建設的需要，加強全市電子文件的歸檔及管理工作，保證電子文件的安全歸檔和有效利用，根據(jù)中華人民共和國檔案法、中華人民共和國政府信息公開條例、國家檔案局第 6號令電子公文歸檔管理暫行辦法、南京市檔案條例和電子文件歸檔與管理規(guī)范（GB/T18894-2002）等有關法律法規(guī)和標準，結合本市實際，制定本規(guī)定。第二條 本規(guī)定適用于本市各級黨政機關、人民團體、國有企業(yè)、事業(yè)單位。其他單位可參照執(zhí)行。第三條 縣級以上各級黨委、政府應當加強對電子文件歸檔與管理的領導，并在同級國家綜合檔案館建立電子文件中心。電子文件中心應當確保所有具備保存、利用價值的電子文件得到有效的保管和利用。 各級政府機關在向同級電子公務平臺報送文件時,應當根據(jù)中華人民共和國政府信息公開條例、南京市政府信息公開規(guī)定以及電子公務平臺的系統(tǒng)要求，對每一份文件指定使用范圍。對于不通過電子公務平臺報送的已公開現(xiàn)行文件等政府信息，各發(fā)文單位可以通過電子郵件或移動載體送到本級電子文件中心，并說明文件使用范圍。 文件的使用范圍分三個層次設置：完全公開（可向社會公開）、部分公開（可在政務網(wǎng)公開）、不公開（僅限于文件規(guī)定范圍內(nèi)使用）。 各級政府機關應將屬于主動公開范圍的政府信息，在信息形成或變更20日內(nèi)向同級國家檔案館送交。有關政府公開信息送交工作的操作規(guī)范和要求由政府信息公開工作主管部門和同級國家綜合檔案館制訂。第四條 市、區(qū)縣檔案行政管理部門應會同本級信息化工作主管部門按照統(tǒng)一領導，分級管理原則，負責對本行政區(qū)域內(nèi)電子文件歸檔與管理實行監(jiān)督和指導。各單位檔案管理部門、信息化工作部門、電子文件形成部門要加強協(xié)調(diào)，在相關的信息系統(tǒng)建設中，采取相應的技術措施，確保歸檔電子文件的真實性、完整性、有效性和安全性。 各單位要制訂電子文件歸檔管理制度，在明確職責、責任到人的前提下，對本單位電子文件的形成、承辦、運轉(zhuǎn)、整理、鑒定、歸檔等實行全過程管理。第五條 電子文件的收集范圍和要求（一）各單位電子文件收集范圍應按照國家檔案局第8號令機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定，將反映本單位主要職能活動包括政府信息公開、行政許可、行政執(zhí)法、公共服務、政務公開、重大活動、重要工作成果等具有查考利用價值的文本文件、圖像文件、圖形文件、影像文件、聲音文件等各種類型的電子文件及相關元數(shù)據(jù)納入收集范圍。（二）電子文件收集的格式應是符合規(guī)定的通用文件格式。專用軟件產(chǎn)生的電子文件在歸檔時應轉(zhuǎn)換為規(guī)定的通用格式。（三）歸檔電子文件的收集應由文件的形成部門負責，檔案部門要進行監(jiān)督和指導。歸檔電子文件的真實性、完整性、有效性及安全性，移交前由文件的形成部門負責，移交后由檔案管理部門負責。（四）涉密電子文件載體的保存，應按照有關管理規(guī)定執(zhí)行。（五）電子文件的保管期限按照文件材料的保管期限規(guī)定執(zhí)行。第六條 電子文件的歸檔（一）電子文件的歸檔整理按照電子文件的類別分別進行，文本電子文件的歸檔整理按照歸檔文件整理規(guī)則（DA/T22）要求進行，其他類別的電子文件歸檔整理按照相關的要求進行。（二）檔案部門應將永久和定期為30年的歸檔電子文件進行脫機保存，脫機保存的載體為:一次性寫光盤、磁帶。不允許用軟磁盤、U盤等移動設備作為歸檔電子文件長期保存的載體。（三）電子文件歸檔方式可以采取實時的邏輯歸檔和定期的物理歸檔。物理歸檔應當復制一式三套，一套用于封存保管，一套用于提供利用，一套用于異地保存。一個歸檔年度的電子文件應集中拷貝到一個或多個載體中。（四）歸檔電子文件存儲載體應標注：全宗號、歸檔年度、盤號、套別（封存保管、提供利用、異地保存）等。（五）電子文件歸檔內(nèi)容包括：符合歸檔范圍的正文、定稿、附件等。歸檔電子文件信息組織結構要求為樹形結構。第七條 各單位應按照同級國家綜合檔案館規(guī)定的接收范圍和要求，定期將檢驗合格的歸檔電子文件移交給同級國家綜合檔案館集中保管。檢驗項目包括：（一）歸檔電子文件的內(nèi)容、背景、結構等信息無缺損，能識別。（二）存儲載體外觀完好，整潔無損，記錄的字節(jié)數(shù)、檢索條目與登記一致，確保無病毒。第八條 移交歸檔電子文件應填寫歸檔電子文件移交登記表。第九條 歸檔電子文件載體應使用專門設備或?qū)ｉT庫房集中保存，不同套別的載體要分開保管。保管應當符合下列條件：（一）保管環(huán)境應當遠離強磁場、強熱源，與有害氣體相隔離，防光、防塵、防磁、防有害氣體。（二）單片載體應裝盒，豎立存放，避免擦、劃、觸摸記錄涂層和擠壓。（三）保管環(huán)境溫度控制在17-20，相對濕度控制在35%-45%。第十條 各單位檔案部門要定期對所保管電子文件進行讀取檢查。在符合保管條件時，磁性載體每滿2年、光盤每滿4年要進行抽樣機讀檢驗。在無法滿足保管條件時，要適當增加檢驗頻度。檢驗中發(fā)現(xiàn)問題要及時采取措施進行修復。 當電子文件的應用環(huán)境發(fā)生變化時，要確認能否繼續(xù)兼容，如不能兼容，應當及時進行轉(zhuǎn)換，轉(zhuǎn)換前的載體仍要保管四年。第十一條 利用歸檔電子文件應遵守以下規(guī)定：（一）封存的存儲載體不得提供借閱使用。（二）利用涉密或不宜公開的歸檔