總賬6(講稿).doc

第四章 總賬管理系統(tǒng)六、總賬管理系統(tǒng)期末處理1實現(xiàn)記賬與反記賬所謂記賬就是登錄賬簿的過程，通常也稱為登賬或過賬。在用友ERP-U8中，只要我們正確完成了以下工作，系統(tǒng)就會自動準(zhǔn)確地完成記賬工作：保證所有憑證均已正確錄入保證所有憑證均已審核如果已設(shè)定需要出納簽字，則保證所有與出納相關(guān)的憑證均已簽字建賬后首個月份記賬時，要保證期初余額錄入已試算平衡如果不是首個月記賬，要保證上個月已經(jīng)結(jié)過賬1）實操準(zhǔn)備以操作員001郝大為的身份登錄總賬，填制有關(guān)業(yè)務(wù)憑證。執(zhí)行出納簽字、和主管審核。2）實操資料：正常情況下經(jīng)濟(jì)事項的發(fā)生。發(fā)現(xiàn)憑證填制有誤，需要反記賬。3）操作步驟：以002賀敏的身份登錄賬套，登錄日期為2011-01-31。導(dǎo)航-業(yè)務(wù)工作-依次雙擊財務(wù)會計-總賬-憑證-記賬，進(jìn)入記賬對話框，選擇記賬范圍，記賬期間為“2011.01”，“記賬范圍”內(nèi)顯示14-17，表示1月份尚未記賬的14-17號憑證全部被選中。單擊記賬按鈕，系統(tǒng)開始自動將指定憑記賬，記賬對話框下方顯示一個記賬進(jìn)度條。記賬結(jié)束后，彈出一個提示記賬完畢的對話框-確定并退出。 已對指定賬套進(jìn)行了記賬操作，還沒有完成結(jié)賬工作。發(fā)現(xiàn)憑證填制有誤，需要恢復(fù)到月初未記賬狀態(tài)。啟動企業(yè)應(yīng)用平臺-以002號賀敏的身份登錄賬套，登錄日期2011-1-31，導(dǎo)航-業(yè)務(wù)工作-財務(wù)會計-總賬-期末-對賬，進(jìn)入對賬窗口，取消記賬的月份2011.01，同時按下鍵盤上的Ctrl和H兩個鍵，顯示恢復(fù)記賬前狀態(tài)功能已被激活對話框。確定后退出，依次雙擊“財務(wù)會計”|總賬|憑證|恢復(fù)記賬前狀態(tài)，確定。 2期末匯兌損益處理1）指定期末調(diào)整匯率實操準(zhǔn)備在設(shè)定調(diào)整匯率之前，應(yīng)已完成下列工作：必須在創(chuàng)建或修改賬套信息時已經(jīng)起用外幣核算。已為賬套指定外幣類型和匯率方式。查尋2011年1月31日匯率：美元兌人民幣的中間匯率為6.5891。實操資料指定賬套每月月底要求進(jìn)行匯兌損益的調(diào)整。為指定賬套設(shè)定2011年1月的期末調(diào)整匯率為6.5891。操作步驟啟動-登錄，登錄日期設(shè)定為2011-1-31。導(dǎo)航-業(yè)務(wù)工作-基礎(chǔ)檔案-財務(wù)-外幣設(shè)置，從左側(cè)列表中單擊選定要設(shè)置的幣種“美元”，在日期下拉列表框中選擇月份“2011.01”。在中間的匯率列表中的最后一行2011.01.31的調(diào)整匯率欄中輸入當(dāng)日匯率6.5891，按Enter鍵確認(rèn)，退出。2）定義匯兌損益結(jié)轉(zhuǎn)實操準(zhǔn)備：指定好調(diào)整匯率后，還需要指定匯兌損益結(jié)轉(zhuǎn)的科目，才能正確進(jìn)行匯兌損益結(jié)轉(zhuǎn)并生成結(jié)轉(zhuǎn)憑證，一個賬套的匯兌損益結(jié)轉(zhuǎn)科目只需在首次使用時指定一次，以后月份無須重復(fù)指定。實操資料：設(shè)置指定賬套的匯兌損益結(jié)轉(zhuǎn)到會計科目“550304財務(wù)費用/匯兌損益”中。操作步驟：啟動企業(yè)應(yīng)用平臺-以操作員002賀敏的身份登錄是，登錄日期2011-01-31，導(dǎo)航-業(yè)務(wù)工作-財務(wù)會計-總賬-期末-轉(zhuǎn)賬定義-匯兌損益，打開匯兌損益結(jié)轉(zhuǎn)設(shè)置對話框。在對話框左上角選擇憑證類別“記賬憑證”，在對話框右上角“匯兌損益入賬科目”文本框中輸入科目編碼“550304”，也可以通過右側(cè)的參照按鈕選擇會計科目“550304匯兌損益”。在外幣科目“100202資本金美元戶”右邊的“是否計算匯兌損益”欄中雙擊，打上“Y”標(biāo)記。確定后退出。3）生成匯兌損益結(jié)轉(zhuǎn)憑證實操準(zhǔn)備：每月都可以進(jìn)行，并已完成下列操作：已指定外幣核算科目。先設(shè)定好期末調(diào)整匯率及匯況損益結(jié)轉(zhuǎn)科目。已完成結(jié)賬工作。實操資料：進(jìn)行期末匯況損益結(jié)轉(zhuǎn)處理，自動生成結(jié)轉(zhuǎn)憑證，對該憑證執(zhí)行出納簽字、審核并記賬。操作步驟：啟動企業(yè)應(yīng)用平臺-以操作員002賀敏的身份登錄指定賬套，登錄日期為2011-01-31。完成記賬操作，財務(wù)會計|總賬|憑證|記賬命令完成憑證記賬操作。導(dǎo)航-業(yè)務(wù)工作-雙擊財務(wù)會計-總賬-期末-轉(zhuǎn)賬生成，打開轉(zhuǎn)賬生成對話框，選中“匯兌損益結(jié)轉(zhuǎn)”按鈕，右側(cè)列表中顯示外幣核算科目。確定結(jié)轉(zhuǎn)月份為“2011.01”，從中間的外幣幣種下拉列表框中選擇“美元$”。全選，是否結(jié)轉(zhuǎn)欄中雙擊，打上“Y”標(biāo)記。確定后打開“匯兌損益試算表”。確定后，生成匯兌損益結(jié)轉(zhuǎn)憑證，保存-退出，取消關(guān)閉對話框。繼續(xù)執(zhí)行出納簽字操作，以001郝大為的身份重新登錄賬套，對該張憑證進(jìn)行審核和記賬操作。也可以和后面生成的憑證一起進(jìn)行審核記賬。3費用攤銷每個企業(yè)都可能會發(fā)生一些一次性支付卻惠及多期的業(yè)務(wù)，如預(yù)付房租、財產(chǎn)保險費等，這類費用在支付時先計入待攤費用或預(yù)付賬款，然后在以后各受益期平均攤銷入相關(guān)費用，其特點是每期的攤銷金額相等。 實操準(zhǔn)備要實現(xiàn)費用的自動攤銷，首先要定義轉(zhuǎn)賬。完成下列操作：只需在首次發(fā)生時進(jìn)行，整理企業(yè)需要攤銷的費用及期限，明確會計科目。 實操資料操作步驟啟動企業(yè)應(yīng)用平臺-以操作員001郝大為的身份登錄賬套，登錄日期為2011-01-31，如有必要可在“管理費用”下增加明細(xì)會計科目。導(dǎo)航-業(yè)務(wù)工作-財務(wù)會計-總賬-期末-轉(zhuǎn)賬定義-費用攤銷和預(yù)提。選擇轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)類型，單擊增加，輸入或選擇下列信息：編號、憑證類別、摘要、生成計劃、待攤銷憑證、待攤銷科目、輔助項、待攤銷總額、結(jié)轉(zhuǎn)期數(shù)、結(jié)轉(zhuǎn)金額。增行，輸入或選擇下列信息：轉(zhuǎn)入費用科目、攤銷金額。保存后退出。4自定義轉(zhuǎn)賬自定義轉(zhuǎn)賬功能通過設(shè)定計算公式從已記賬的賬目中直接提取數(shù)據(jù)，不僅可以實現(xiàn)費用攤銷，還可以完成以下轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)：包括，費用分配的結(jié)轉(zhuǎn)，如工資的計提與分配；費用分?jǐn)偟慕Y(jié)轉(zhuǎn)，如制造費用的分?jǐn)偅欢惤鹩嬎愕慕Y(jié)轉(zhuǎn)，如增值稅、營業(yè)稅的計提與結(jié)轉(zhuǎn)；提取各項費用的結(jié)轉(zhuǎn)，如提取工會經(jīng)費；各項輔助核算的結(jié)轉(zhuǎn)。1）自定義轉(zhuǎn)賬設(shè)置 實操準(zhǔn)備要生成自定義轉(zhuǎn)賬憑，首先要定義轉(zhuǎn)賬。定義工作只需在首次使用時進(jìn)行。定義前要明確會計科目，以及生成金額的計算公式。 實操資料自定義一張轉(zhuǎn)賬憑證操作步驟啟動企業(yè)應(yīng)用平臺-以賬套主管郝大為的身份登錄，登錄日期2011-01-31，導(dǎo)航-業(yè)務(wù)工作-財務(wù)會計-總賬-期末-轉(zhuǎn)賬定義-自定義轉(zhuǎn)賬。增加，打開“轉(zhuǎn)賬目錄”設(shè)置對話框。輸入或選擇下列轉(zhuǎn)賬定義信息；轉(zhuǎn)賬序號、轉(zhuǎn)賬說明、憑證類別。確定。增行，摘要自動顯示錄入的轉(zhuǎn)賬說明內(nèi)容，可以修改，按下列提示選擇或輸入分錄的借方信息：科目編碼、方向、其他、金額公式。輸入金額公式時可以直接錄入，也可以通過公式向?qū)晒?。編?參照按鈕-選擇函數(shù)-輸入或選擇科目，保持默認(rèn)值不變，選擇運算符。完成后可以手工將公式補充完整。保存后退出。2）生成自定義轉(zhuǎn)賬憑證實操準(zhǔn)備生成轉(zhuǎn)賬憑證前，已完成的工作：已正確進(jìn)行了自定義轉(zhuǎn)賬設(shè)置，已完成了記賬操作。實操資料為指定賬套生成2011年1月份計提城建稅及附加的轉(zhuǎn)賬憑證，并對該憑證進(jìn)行審核及記賬操作。操作步驟啟動-以郝大為身份登錄，2011-01-31，導(dǎo)航-業(yè)務(wù)工作-依次雙擊財務(wù)會計|總賬|期末|轉(zhuǎn)賬生成，從左側(cè)結(jié)轉(zhuǎn)方式下選中第一項“自定義轉(zhuǎn)賬”單選按鈕，右側(cè)列表框中將顯示所有在轉(zhuǎn)賬定義中設(shè)置好的憑證。保證左上角的結(jié)轉(zhuǎn)月份為2011.01，在0001號憑證右側(cè)的“是否結(jié)轉(zhuǎn)”欄中雙擊，打上標(biāo)記“Y”。確定后退出，以操作員001郝大為的身份登錄，對該憑證進(jìn)行審核和記賬操作。5期末損益定義與結(jié)轉(zhuǎn)沒有結(jié)轉(zhuǎn)損益，就不能正確生成會計賬簿、編制會計報表，特別是利潤表。要保證結(jié)果百分之百的正確，需要大家在日常業(yè)務(wù)處理時憑證沒有錄入錯誤。1）期末損益的定義實操準(zhǔn)備要實現(xiàn)損益的自動結(jié)轉(zhuǎn)，首先要進(jìn)行期末損益定義，其目的就是指定損益類科目余額全部結(jié)轉(zhuǎn)到“本年利潤”科目中。定義工作一般只需在建賬后首資進(jìn)行損益結(jié)轉(zhuǎn)之前定義一次，以后只需在增加新的損益類科目時重新定義。實操資料對指定賬套進(jìn)行期末損益定義，設(shè)置其所有損益類科目余額期末全部結(jié)轉(zhuǎn)到“本年利潤”科目。操作步驟啟動-郝大為登錄，2011-01-31，導(dǎo)航-業(yè)務(wù)工作-財務(wù)會計-總賬-期末-轉(zhuǎn)賬定義-期間損益。在右上角的“本年利潤科目”文本框中直接輸入“本年利潤”的科目編碼“3131”。確定后完成。2）期末結(jié)轉(zhuǎn)損益并生成轉(zhuǎn)賬憑證實操準(zhǔn)備期末損益的正確結(jié)轉(zhuǎn)是生成會計報表的必要條件。其前提是日常業(yè)務(wù)憑證的錄入、各項自定義轉(zhuǎn)賬憑證的生成，以及所有憑證經(jīng)過審核并記賬。實操資料對新生成的憑證進(jìn)行審核及記賬。操作步驟啟動-以郝大為登錄，2011-01-31，導(dǎo)航-業(yè)務(wù)工作-財務(wù)會計-總賬-期末-轉(zhuǎn)賬生成，從左側(cè)結(jié)轉(zhuǎn)方式下選中期間損益地轉(zhuǎn)”單選按鈕，右側(cè)列表中顯示所有已定義好結(jié)轉(zhuǎn)方向的損益類科目。左上角的結(jié)轉(zhuǎn)月份下拉列表框中選中要結(jié)轉(zhuǎn)的月份2011.01。從中間“類型”下拉列表框中單擊選擇“收入”，顯示所有的收入類科目。全選擇，確定，系統(tǒng)自動進(jìn)行收入類科目的損益結(jié)轉(zhuǎn)。 憑證生成后，單擊保存后退出。返回轉(zhuǎn)賬生成對話框，再從類型中選擇支出，全選，確定，彈出有未記賬憑證是否繼續(xù)結(jié)轉(zhuǎn)對話框，選擇“是”，保存，退出，右下角“取消”，結(jié)束結(jié)轉(zhuǎn)過程。以操作員郝大衛(wèi)身份審核并記賬憑證。因不關(guān)涉銀行存款和現(xiàn)金項目，無須進(jìn)行出納簽字。6月末對賬與結(jié)賬可以不單獨作對賬工作。平時自動對賬+結(jié)賬前自動對賬。結(jié)賬時間為每個月的月末，否則下個月不可記賬。1）對賬實操準(zhǔn)備記賬后結(jié)賬前，可以進(jìn)行期末對賬和試算平衡以備結(jié)賬。并要求完成所有憑證的記賬工作。實操資料對指定賬套2011年1月的賬目進(jìn)行對賬操作及試算平衡。操作步驟啟動-郝大為登錄，2011-01-31，導(dǎo)航-業(yè)務(wù)工作-財務(wù)會計-總賬-期末-對賬。在需要對賬的2011.01月份右側(cè)對應(yīng)的是否對賬欄中雙擊，出現(xiàn)“Y”時，單擊工具欄中的對賬按鈕，系統(tǒng)開始自動對賬。仍舊選中月份2011.01，單擊工具欄中的“試算”按鈕，顯示試算結(jié)果。確定后退出。2）結(jié)賬實操準(zhǔn)備保證當(dāng)月憑證均已記賬，已導(dǎo)師行對賬和試算平衡操作，對賬地果正確且試算平衡。實操資料對指定賬套2011年1月進(jìn)行結(jié)賬操作。操作步驟啟動-郝大為登錄，2011-01-31，導(dǎo)航-業(yè)務(wù)工作-財務(wù)會計-總賬-期末-結(jié)賬。選擇月份2011.01，下一步顯示“結(jié)賬”向?qū)е?-核對賬簿對話框。單擊右下角對賬按鈕。下一步打開結(jié)賬向?qū)е?-月度工作報告對話框，如果結(jié)轉(zhuǎn)有問題、試算不平衡、損益類科目有余額，在工作報告中顯示出來。下一步打開結(jié)賬向?qū)е?-完成結(jié)賬對話框。直至出現(xiàn)“工作檢查完成，可以結(jié)賬”，單擊“結(jié)賬”按鈕完成。3）取消結(jié)賬實操準(zhǔn)備在賬務(wù)處理過程中出現(xiàn)錯誤、遺漏時為了方便對賬目中的錯誤進(jìn)行更正，提供取消記賬的結(jié)賬功能，之后可以直接對原憑證進(jìn)行作改。這一過程叫做“反記反結(jié)”操作。其操作順序是：取消結(jié)賬-取消出納簽字-取消審核（可以互換）-對憑進(jìn)行修改-重新簽字、審核、記賬、結(jié)賬。實操資料：對指定賬套2011年1月份取消結(jié)賬操作。操作步驟：啟動-郝大為登錄，2011-01-31，導(dǎo)航-業(yè)務(wù)工作-財務(wù)會計-總賬-期末-結(jié)賬，進(jìn)入結(jié)賬向?qū)е?-開始結(jié)賬對話框。單擊選擇要取消結(jié)賬的月份2011.01。按鍵盤上的Ctrl+Shift+F6組合鍵，彈出“確認(rèn)口令”對話框。輸入執(zhí)行結(jié)賬并登錄的操作員001郝大為的登錄密碼，確定，取消并完成。七、賬簿查詢與打印1科目賬查詢與打印科目賬簿包括：發(fā)生額和余額表、所有科目的總賬、除現(xiàn)金和銀行存款外的三欄明細(xì)賬、多欄明細(xì)賬等。另外還可以生成一張科目匯總表，方便查詢并打印。2日記賬查詢與打印對于貨幣資金，特別是現(xiàn)金和銀行存款兩個科目，通常需要進(jìn)行單獨的出納管理，財務(wù)制度更是要求日清月結(jié)，所以一般我們會將其設(shè)為日記賬，期末生成現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬。其實日記賬就是三欄明細(xì)賬的特殊形式，只是要求每天進(jìn)行登記而已。首先，在設(shè)置會計科目時，要將科目的屬性設(shè)為“日記賬”，可以通過基礎(chǔ)設(shè)置-基礎(chǔ)檔案-財務(wù)-會計