某集團印章管理規(guī)定.doc

中天恒集團有限公司印章管理制度第一章 總 則第一條 為維護中天恒集團（以下簡稱“集團”）印章刻制、保管以及使用的合法性、嚴(yán)肅性和安全性，避免印章管理出現(xiàn)不規(guī)范行為，以有效地維護集團及各子公司利益，特制定本制度。第二條 本制度所指印章包括集團旗下各權(quán)屬公司（以下統(tǒng)稱“公司”）的公司印章、法定代表人印章、合同專用章、財務(wù)專用章等具有法律效力的印章。第三條 本制度適用于集團及公司公文、信函、授權(quán)委托書、證件、證書、財務(wù)報表、統(tǒng)計報表及對外簽署的合同、協(xié)議及其他須用印章的文本等。第四條 集團董事長授權(quán)公司印章、合同專用章由集團行政部負責(zé)管理和使用，授權(quán)公司財務(wù)專用章、發(fā)票專用章、法定代表人印章由集團財務(wù)部負責(zé)管理和使用。上述印章外的其他印章，由董事長或總裁授權(quán)各相關(guān)部門管理和使用。第二章 印章的刻制和啟用第五條 印章的刻制由需刻印部門負責(zé)人根據(jù)工作需要提出雕刻印章的申請（因機構(gòu)變動需刻制新印章時，更換舊印章須憑舊印章原樣），經(jīng)本制度第四條授權(quán)人同意，報集團總裁辦批準(zhǔn)后，由集團行政部負責(zé)辦理。第六條 新印章要做好戳記，并留樣保存，以便備查。第七條 印章啟用事先須發(fā)啟用通知，注明啟用日期、發(fā)放單位和使用范圍和啟用印模。第三章 印章的領(lǐng)取和保管第八條 公司各類印章分別由印章管理部門負責(zé)人（以下簡稱負責(zé)人）領(lǐng)取，并由部門印章專管員（部門負責(zé)人指定并報備總裁辦，以下簡稱專管員）保管和按規(guī)定使用，不得轉(zhuǎn)借他人。第九條 專管員每天下班前應(yīng)檢查印章是否齊全，并將印章鎖進保險柜內(nèi)，妥善保管，不得將印章存放在辦公桌內(nèi)；第二天上班后，應(yīng)首先檢查所保管印章保險柜有無異樣，若發(fā)現(xiàn)意外情況應(yīng)立即報告。第十條 專管員因事、病、休假等原因不在崗位時，負責(zé)人應(yīng)指定他人代管印章，專管員要向代管人員交接工作，交代用印時的注意事項。專管員正常上班后，代管人員應(yīng)向?qū)９軉T交接工作，登記用印的起止日期，實行管印人員登記備案制，以明確責(zé)任，落實到人。交接工作時，應(yīng)嚴(yán)格辦理交接手續(xù)，登記交、管印起止日期、管理印章類別及數(shù)量。交接人員簽字，負責(zé)人簽字認(rèn)可后備存。第十一條 專管員印章管理情況須作為員工離職移交工作的一部分。專管員離職時，須辦理分管印章的移交手續(xù)后方可辦理離職手續(xù)。第十二條 因特殊原因需要停用印章的，由董事長決定并簽字同意，由集團行政部將停用原因、時間通知集團及公司各有關(guān)部門，并收回停用的印章，切角封存或銷毀。第十三條 專管員要堅持原則，遵守保密規(guī)定，嚴(yán)格照章用印。未按批準(zhǔn)權(quán)限用印或用印件內(nèi)容有誤的，專管員不予用印；經(jīng)辦人拒絕專管員審核用印內(nèi)容的，專管員可拒絕用印并報告上級領(lǐng)導(dǎo)（不限于負責(zé)人）處理。第十四條 負責(zé)人、專管員不得擅自用印，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，嚴(yán)肅處理。第十五條 公司用印的文件、資料、附件資料及印章簽批單作為用印憑據(jù)由專管員留存，年末經(jīng)整理后交集團總裁辦歸檔。第四章 印章的使用第十六條 印章的使用范圍：（一）以公司名義發(fā)出的公文，須憑公司法定代表人或其授權(quán)人簽發(fā)批準(zhǔn)的文件原稿用印。（二）公司發(fā)文的附件（如各類業(yè)務(wù)報表等）憑發(fā)文并按該文中限定發(fā)給附件的單位、數(shù)量用印。（三）對外簽署的合同或協(xié)議，按公司章程及集團、公司合同管理規(guī)定審批程序，最終經(jīng)法定代表人或其授權(quán)代理人在合同或協(xié)議上簽章后方可用印。（四）公司對外報送的各類業(yè)務(wù)報表（財務(wù)報表、統(tǒng)計報表）及其他需用公司印章的文本等，須按規(guī)定辦理用印手續(xù)。（五）公司使用的存根類介紹信、便函、授權(quán)委托書等開具要嚴(yán)格履行審批手續(xù)，須按權(quán)限由相應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)簽批后方可開具，開具時應(yīng)按要求認(rèn)真填寫存根，嚴(yán)禁在空白介紹信、空白便函、空白證件、空白授權(quán)委托書等文本上加蓋印章。第十七條 公司各類印章實行用印審批登記制度，由公司統(tǒng)一制發(fā)“印鑒審批單”和“用印登記表”?！坝¤b審批單”內(nèi)容包括：用印單位或部門、用印內(nèi)容、用印名稱、經(jīng)辦人、用印單位或部門負責(zé)人審批意見、印章管理部門負責(zé)人審閱意見、董事長（如須）簽批意見、專管員簽字?！坝糜〉怯洷怼眱?nèi)容包括：用印日期、用印內(nèi)容、用印類別、專管員簽字、用印部門經(jīng)辦人簽字。如無印章簽批單，則必須由用印單位或部門負責(zé)人和印章管理部門負責(zé)人、董事長（如須）簽字同意。第十八條 在法定代表人或其授權(quán)人出差期間，用印事項應(yīng)由專管員電話請示法定代表人或其授權(quán)人同意后，并在印鑒審批單上做好記錄后方可用印。第十九條 涉及法律等重要事項需使用印章的，須依有關(guān)規(guī)定經(jīng)法律顧問審核、董事長簽字批準(zhǔn)后方可使用。第二十條 財務(wù)人員依日常的權(quán)限及常規(guī)工作內(nèi)容自行使用財務(wù)印章的，無須經(jīng)上述程序。董事長對財務(wù)部用印實行直接管理權(quán)。第二十一條 印章原則上不允許帶出公司，確因工作需要將印章帶出使用的，應(yīng)事先填寫“印鑒審批單”，載明事項，經(jīng)董事長或負責(zé)人批準(zhǔn)后由兩人以上共同攜帶使用。第二十二條 用印蓋章位置要準(zhǔn)確、恰當(dāng)，印跡要端正清晰，印章的名稱與用印件的落款要一致（代用印章除外），不漏蓋、不多蓋。第二十三條 介紹信、便函、授權(quán)委托書要有存根，要在落款和騎縫處一并加蓋印章。第二十四條 對外簽署的合同或協(xié)議、各類業(yè)務(wù)報表（財務(wù)報表、統(tǒng)計報表）及其他需用公司各類印章的文本等，須在合縫處加蓋印章。第五章 法律責(zé)任第二十五條 專管員必須妥善保管印章，如有遺失，必須及時向集團及公司授權(quán)領(lǐng)導(dǎo)報告。第二十六條 任何人員必須嚴(yán)格依照本制度規(guī)定程序使用印章，未經(jīng)本制度規(guī)定的程序，不得擅自使用。第二十七條 違反本制度的規(guī)定使用印章，造成丟失、盜用、仿制等，依情節(jié)輕重，對責(zé)任者分別進行批評教育、行政處分、經(jīng)濟處罰直至追究法律責(zé)任。第六章 附 則第二十八條 集團其他控股公司、合作公司及分公司、項目處等印章的保管、使用，可參照本制度制定本單位的印章使用管理制度，并報集團備案。第二十九條 本制度由集團總裁辦負責(zé)解釋、補充，經(jīng)董事長審核通過后生效。年 月 日附：用印審批流程一、 公司公章、合同專用章用印審批1、責(zé)權(quán)：主責(zé)部門為行政部，監(jiān)管部門為總裁辦。2、登記：集團或公司各部門因公務(wù)需加蓋公司公章、合同專用章的，按制度規(guī)定填寫印鑒審批單和用印登記表（行政版）；公司員工因私事需出具證明而使用公章的，由需使用的員工填寫用印登記表（行政版）；3、審批：因公用章，需經(jīng)部門負責(zé)人簽字、董事長或授權(quán)人審批；因私需出具證明而使用公司公章的，根據(jù)所證明的事項涉及的部門由相關(guān)部門負責(zé)人簽字、董事長或授權(quán)人審批；3、留存：行政部蓋章，并將蓋章的文件原件存檔保管，在確實無法留存原件時以復(fù)印件存檔；4、處置：已蓋章的文件若不能使用，必須交回行政部銷毀。二、財務(wù)專用章、發(fā)票專用章、法人章用印審批1、責(zé)權(quán)：主責(zé)部門為財務(wù)管理部，直接監(jiān)管人為董事長。2、登記：財務(wù)部內(nèi)部使用管理印章，填寫用印登記表（財務(wù)版）；公司其他各部門若需加蓋財務(wù)財務(wù)專用章、法人章等，按制度規(guī)定填寫印鑒審批單和用印登記表（財務(wù)版）；3、審批：財務(wù)部使用的常規(guī)性、一般性的表格、函件，如規(guī)范性的各類報表等，由財務(wù)部負責(zé)人