維護材料、設(shè)備管理辦法.doc

維護材料、設(shè)備管理辦法一、宗旨為規(guī)范公司維護材料、設(shè)備的采購與使用，使之既滿足員工工作需要又杜絕鋪張浪費，特制定本辦法。二、適用范圍本管理辦法僅適用于公司物業(yè)部維護材料、設(shè)備的采購。三、管理部門維護材料、設(shè)備的管理部門是（1.物業(yè)部客服中心?；蛘?.維護材料、設(shè)備使用部門定期輪換管理），由財務(wù)審計部監(jiān)管執(zhí)行，采購由物業(yè)部業(yè)務(wù)部門實施采購。四、日常管理1、維護材料、設(shè)備分為消耗性維護材料、設(shè)備和非消耗性維護材料、設(shè)備。消耗性維護材料、設(shè)備主要是節(jié)能燈具、黃沙、水泥、瓷磚、鎖芯等五金維修材料；非消耗性維護材料、設(shè)備主要是水電表、儀器設(shè)備、井蓋、門窗等單件價值低于2000元的非固定資產(chǎn)物品。2、維護材料、設(shè)備如果分配為個人使用的，由個人自己負責管理，如扳手、試電筆、鉗子等；如為部門業(yè)務(wù)共同使用的，由部門負責人指定專人管理。3、公共財產(chǎn)發(fā)生損壞時，使用人或責任人需負相應(yīng)的責任。4、員工要愛護所有公司的維護設(shè)備、材料，離開辦公室，要檢查關(guān)閉設(shè)備電源及容易發(fā)生危險的器具、材料，保證安全。5、任何人未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準，不能將專用維護設(shè)備、材料帶出辦公地點，否則一切后果自負。五、采購管理1、物業(yè)部各業(yè)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)自身實際工作需要自行采購所需及備用材料，統(tǒng)一由財務(wù)審計部監(jiān)管執(zhí)行。2、物業(yè)部各業(yè)務(wù)部門每季度初應(yīng)根據(jù)工作需要制定當前季度的維護材料、設(shè)備采購計劃-維護材料、設(shè)備采購計劃表（附表二），并填寫維護材料、設(shè)備采購申請單，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批后集中采購，具體物品依據(jù)實際采購情況而定。3、維護材料、設(shè)備采購的一般程序為：A、相關(guān)采購部門定期依據(jù)維護材料、設(shè)備采購計劃表（附表二），統(tǒng)計需采購物料，填寫維護材料、設(shè)備采購申請單（附表一）；B、經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，一般維護材料、設(shè)備由公司制定配送公司送貨上門，驗收完畢后簽字確認，按照正常報銷程序在財務(wù)部核銷賬目；大件物品則需經(jīng)過詢價、議價、確定、采購、入庫、發(fā)放程序，購買后憑相關(guān)程序步驟核銷費用。C、將物品發(fā)放給所需部門，部門負責人在維護材料、設(shè)備領(lǐng)用登記表（附表三）簽字確認；D、相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)按規(guī)定進行批準權(quán)限審簽，后由財務(wù)部核銷費用。4、各部門若需采購臨時急用的維護材料、設(shè)備，由部門主管填寫維護材料、設(shè)備采購申請單（附表一），并在備注欄內(nèi)注明急需采購的原因，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批后由相關(guān)部門實施采購任務(wù)。5、對單價大于1000元以上物品的采購，應(yīng)先進行詢價、比價、議價，并將最終議定價格呈報公司領(lǐng)導(dǎo)，經(jīng)同意后方可實施采購任務(wù)。六、物品入庫1、維護材料、設(shè)備入庫前須進行驗收，對于符合規(guī)定要求的，登記入庫；對不符合要求的，由采購人員負責辦理調(diào)換或退貨手續(xù)。2、物品采購發(fā)票應(yīng)相關(guān)物品管理部門主管簽字確認入庫后，方可報銷。3、物品管理部門須對維護材料、設(shè)備做到分類存放，碼放整齊，清潔有序。4、要認真做好新購物品入庫前的檢查、驗收工作，要建立維護材料、設(shè)備管理臺帳，做到入庫有手續(xù)、發(fā)放有登記。七、物品的領(lǐng)用1、一般維護材料、設(shè)備的發(fā)放，由相關(guān)物品管理部門依據(jù)先前編制的各部門維護材料、設(shè)備采購計劃表（附表二），直接按計劃發(fā)放給使用部門或個人。2、領(lǐng)取時，領(lǐng)取人須在維護材料、設(shè)備領(lǐng)取登記表（附表三）上寫明日期、領(lǐng)取維護材料、設(shè)備名稱及規(guī)格、數(shù)量、用途等項并簽字。3、領(lǐng)取的非消耗性維護材料、設(shè)備應(yīng)列入移交，如重復(fù)申領(lǐng)，應(yīng)說明原因或憑損毀原物以舊換新，杜絕虛報冒領(lǐng)。4、特殊維護材料、設(shè)備的發(fā)放，應(yīng)由物品管理部門指定專人負責，經(jīng)使用部門辦理有關(guān)領(lǐng)用手續(xù)后，交使用部門具體使用和管理。5、領(lǐng)取的原則是：工作任務(wù)清楚，使用目的明確，一次一領(lǐng)，隨用隨領(lǐng)，用多少領(lǐng)多少，專領(lǐng)專用。6、相關(guān)物品管理部門及人員應(yīng)恪盡職守，堅持原則，照章辦事，嚴格控制物品的領(lǐng)取數(shù)量和次數(shù)，保證辦公需要。對于消耗品，可根據(jù)歷史記錄和經(jīng)驗法則設(shè)定領(lǐng)取基準。明顯超出常規(guī)的申領(lǐng)，領(lǐng)取人應(yīng)作出解釋，否則物品管理部門有權(quán)拒付。7、非消耗性物品由各管理部門指定專人領(lǐng)取，并對領(lǐng)用物品進行登記、發(fā)放、回收。8、領(lǐng)用時間規(guī)定為每周一、三、五上午8：30-11：30，其他時間不予發(fā)放。八、物品的保管1、物品由物品管理部門統(tǒng)一保管。2、庫存物品的種類和數(shù)量要科學(xué)確定，合理控制。常用、便于保管和適于批量采購的辦公用品可適量庫存。要避免不必要的儲存或過量積壓，確保供應(yīng)好、周轉(zhuǎn)快、消耗低、費用省。3、批量購入的物品應(yīng)即時入庫存儲，物品采購和物品保管要搞好驗收交接，在(維護材料、設(shè)備入庫登記本)上如實填寫接收物品的名稱、規(guī)格、單價和數(shù)量，并簽字。4、加強對舊維護材料、設(shè)備的管理。階段性使用和暫時閑置的物品要妥善保管，隨時待用；替換下的各類維護材料、設(shè)備交由物品管理部門統(tǒng)一保管，要及時回收。登記造冊，修舊利廢，充分利用。5、財務(wù)審計部和物品管理部門應(yīng)定期進行物品盤點，確保帳物相符。隨時掌握庫存物品的數(shù)量、質(zhì)量和需求情況，適時增加庫存，保障供給。九、物品的使用1、使用物品應(yīng)以室為家，牢固樹立節(jié)約光榮、浪費可恥的思想，在日常工作中，處處精打細算，提倡節(jié)省每一張紙、每一顆釘、每一滴墨、每一分錢，努力降低辦公成本。2、物品應(yīng)為工作所用，不得據(jù)為已有，挪作私用；不得用工作設(shè)備干私活，謀私利；不許將維護材料、設(shè)備隨意丟棄廢置。3、精心使用維護材料、設(shè)備，認真遵守操作規(guī)程，及時關(guān)閉電源。定期維護保養(yǎng)，最大限度的延長維護材料、設(shè)備使用壽命。4、對于高檔耐用物品，各部門間應(yīng)盡量協(xié)調(diào)相互借用，一般不得重復(fù)購置。使用中材料、設(shè)備出現(xiàn)故障，由原采購人員負責協(xié)調(diào)和聯(lián)系退換、保修、維修、配件事宜；因使用不當，人為造成設(shè)備損壞的，直接責任人應(yīng)負賠償責任。十、物品轉(zhuǎn)移1、員工離職時應(yīng)依維護材料、設(shè)備領(lǐng)用登記表（附表三）所領(lǐng)物品一并退回（消耗品除外），由辦公人員填寫維護材料、設(shè)備移交表（附表七），離職員工簽字確認。2、非消耗性材料、設(shè)備的遷移，需經(jīng)財務(wù)審計部辦理遷移手續(xù)后，方可執(zhí)行。十一、物品維修1、電力設(shè)備，辦公設(shè)備，倉儲機械設(shè)備，生活設(shè)施的運行情況，并根據(jù)檢查情況對各項設(shè)備進行維護修理,出現(xiàn)故障及需維護時由使用部門向物品管理部門提出維修申請，由物品管理部門報公司領(lǐng)導(dǎo)同意后執(zhí)行。 2、物品管理部門若發(fā)現(xiàn)物品為人為故障，應(yīng)追究使用人或責任人的責任。3、如無法維修，可聯(lián)系供應(yīng)商或外部維修機構(gòu)進行維修，并填寫電力設(shè)備，辦公設(shè)備，倉儲機械設(shè)備，生活設(shè)施維修記錄單（附表四）。4、維修經(jīng)物品管理部門和使用部門驗收后在維修單上簽字作為報銷憑證，相關(guān)費用由物品管理部門按規(guī)定報銷。5、如物品由于損壞或超出使用年限等情況，維修費用較高，需淘汰或新品替換，則需對于該物品進行報廢處理，填寫維護材料、設(shè)備報廢憑證（附表六）說明情況，并說明是直接淘汰還是需要購置新設(shè)備，該表將提交物品管理部門，由物品管理部門報公司領(lǐng)導(dǎo)決定是否需進行報廢處理。十二、遺失物品管理1、公司員工應(yīng)愛護和節(jié)約的辦公用品，同時應(yīng)承擔良好保管的義務(wù)。2、如辦公物品出現(xiàn)人為遺失，應(yīng)由保管人員、使用人員及其部門負責人共同承擔相應(yīng)責任。并填寫維護材料、設(shè)備遺失單（附表五）附表一：維護材料、設(shè)備采購申請單附表二：維護材料、設(shè)備采購計劃表附表三：維護材料、設(shè)備領(lǐng)用登記表附表四：電力設(shè)備，辦公設(shè)備，倉儲機械設(shè)備，生活設(shè)施維修記錄單附表五：維護材料、設(shè)備遺失單附表六：維護材料、設(shè)備報廢憑證附表七：維護材料、設(shè)備移交表5附表一維護材料、設(shè)備采購申請單日期：序號物料名稱規(guī)格單位所需數(shù)量所需部門簽字確認備注123456789101112131415161718192021222324252627282930附表二：維護材料、設(shè)備采購計劃表采購人： 年 月 日序號物料名稱規(guī)格單位庫存采購計劃采購確認備注123456789101112131415161718192021222324252627282930附表三：維護材料、設(shè)備簽領(lǐng)表部門: 發(fā)放人： 日期領(lǐng)用人領(lǐng)用物料領(lǐng)用數(shù)量領(lǐng)用人簽字1234567891012131415161718192021222324252627282930附表四： 電力設(shè)備，辦公設(shè)備，倉儲機械設(shè)備，生活設(shè)施維修記錄單日期：_年_月_日 填表人：_編號申請部門申請人維修品名數(shù)量維修內(nèi)容損壞性質(zhì)維修時間是否已維修備注1234567891011121314151617備注：損壞程度主要分為人為損壞和自然損壞，人為損壞需將賠償金額附備注。附表五：維護材料、設(shè)備遺失單時間：_年_月_日 填表人：_編號部門遺失物品名稱數(shù)量使用人使用時間遺失原因12345678910物品