會議管理程序文.doc

名翔恿線股份有限公司會議管理程序書文件編號MS-M2-0103制訂日期：89年10月26日修訂日期： 年 月 日版次：A.0版頁 次第1頁共5頁一、目的為達(dá)成公司政策之一貫性，目標(biāo)之明朗，掌握工作之進(jìn)度及預(yù)算費用執(zhí)行狀況及跨部門的工作協(xié)調(diào)，能配合客戶之要求，提供更好的產(chǎn)品與服務(wù)。二、范圍本公司之各項會議均適用之。三、定義無流程圖NAY會前準(zhǔn)備通知公布實施Y審核計劃/修訂會議需求N記錄存查確認(rèn)Y記錄/修正審核分發(fā)辦理會議召開A名翔恿線股份有限公司會議管理程序書文件編號MS-M2-0103制訂日期：89年10月26日修訂日期： 年 月 日版次：A.0版頁 次第2頁共5頁四、權(quán)責(zé)單位五、作業(yè)流程六、作業(yè)內(nèi)容Who，When，Where，How to do，What七、參考文件八、應(yīng)用窗體No流程總經(jīng)理室1會議需求6.1會議需求6.1.1定期召開之例行會議6.1.1.1依ISO規(guī)定之管理審查會議。6.1.1.2營業(yè)目標(biāo)未達(dá)成時。6.1.1.3執(zhí)行項目時，跨部門之工作協(xié)調(diào)與溝通；項目完成時。6.1.2不定期召開之工作會議不列入計劃中?？倓?wù)人事組2計劃/修訂6.2計劃/修訂6.2.1總務(wù)人事組主管于每年十二月匯集董事長、總經(jīng)理、各部門主管與管理代表下一年度預(yù)定召開之各項會議內(nèi)容，如日期、時間、地點、與會人員與會議主題等相關(guān)數(shù)據(jù)，排定年度會議計劃表(MS-G4-0106) 如附件1，呈總經(jīng)理審核。6.2.2總務(wù)人事組主管依總經(jīng)理裁示，進(jìn)行計劃之修訂。年度會議計劃表(MS-G4-0106)總經(jīng)理3審核6.3審核6.3.1總經(jīng)理依年度政策之需求及掌控工作進(jìn)度之需求，審核年度會議計劃表(MS-G4-0106)如附件1，若核可，進(jìn)入流程4，進(jìn)行公布實施作業(yè)若未核可，則回到流程2，進(jìn)行計劃修訂作業(yè)。年度會議計劃表(MS-G4-0106)總務(wù)人事組4公布實施6.4公布實施6.4.1總務(wù)人事組主管依【文件與數(shù)據(jù)管制程序書】(MS-M2-0501)之相關(guān)規(guī)定將年度會議計劃表(MS-G4-0106)如附件1辦理公告，并其分發(fā)給董事長、總經(jīng)理、各部門主管、各單位主管與管理代表，由各會議召集人據(jù)以召開會議。文件與數(shù)據(jù)管制程序書(MS-M2-0501)年度會議計劃表(MS-G4-0106)名翔恿線股份有限公司會議管理程序書文件編號MS-M2-0103制訂日期：89年10月26日修訂日期： 年 月 日版次：A.0版頁 次第3頁共5頁四、權(quán)責(zé)單位五、作業(yè)流程六、作業(yè)內(nèi)容Who，When，Where，How to do，What七、參考文件八、應(yīng)用窗體No流程相關(guān)單位總務(wù)人事組5通知6.5通知6.5.1各會議召集人依各會議所需之前置時間，以電子郵件、傳真或親自送交方式，分發(fā)會議通知單(MS-M4-0108)如附件2給各會議之與會人員，若有變更則另行以電話通知，若為每周召開一次之會議，由各會議召集人直接通知各會議之與會人員，不需分發(fā)會議通知單(MS-M4-0108)如附件2。6.5.2不定期召開之會議，各會議召集人決定會議之日期、時間與地點前，應(yīng)避開固定會議召開之日期、時間與地點，若需使用總公司二樓會議室，須先聯(lián)絡(luò)總務(wù)人事組事務(wù)員，確認(rèn)可以使用后，依本作業(yè)內(nèi)容6.5.1之相關(guān)規(guī)定，通知各會議之與會人員。會議通知單(MS-M4-0108)相關(guān)單位6會前準(zhǔn)備6.6會前準(zhǔn)備6.6.1各會議召集人于召開會議前，依會前準(zhǔn)備清單(MS-M4-0111)如附件3，進(jìn)行各項會前準(zhǔn)備事宜，各與會人員依職務(wù)所需或主管指派，準(zhǔn)備會議所需之資料與文件。會前準(zhǔn)備清單(MS-M4-0111)相關(guān)單位7會議召開6.7會議召開6.7.1各與會人員于會議召開時間，準(zhǔn)時與會，主席依會議程序依序進(jìn)行。6.7.1.1會議程序：A主席宣布會議開始B主席致詞C上次會議決議事項檢討報告D討論事項名翔恿線股份有限公司會議管理程序書文件編號MS-M2-0103制訂日期：89年10月26日修訂日期： 年 月 日版次：A.0版頁 次第4頁共5頁四、權(quán)責(zé)單位五、作業(yè)流程六、作業(yè)內(nèi)容Who，When，Where，How to do，What七、參考文件八、應(yīng)用窗體No流程E臨時動議F結(jié)論G散會6.7.1.2注意事項A各與會人員應(yīng)于會議開始前10分鐘完成簽到。 B各與會人員若因故可能遲到，應(yīng)于會議開始前與各會議召集人聯(lián)絡(luò)報備，未報備者依公司差勤之相關(guān)規(guī)定論處；若因故無法與會時，應(yīng)于會議開始向各會議召集人請假，若未經(jīng)準(zhǔn)假而無故不到者，依曠職論處。C若未事先指派記錄人員，主席于會前指派。D主席應(yīng)注意議程進(jìn)行之掌控，把握時效并使議事功能確實發(fā)揮。E會議決議事項由各會議主席負(fù)責(zé)追蹤管制。相關(guān)單位8記錄/修正6.8記錄6.8.1會議記錄人員應(yīng)于會后三個工作天內(nèi)，完成會議記錄(包含繕寫、打字與校稿)，呈該會議主席進(jìn)行審核，會議記錄表格式樣詳見會議記錄首頁(MS-M4-0109)如附件4與會議記錄內(nèi)頁(MS-M4-0110)如附件5。6.8.2會議記錄人員依各會議主席提示，修正遺漏或誤差內(nèi)容。會議記錄首頁(MS-M4-0109)會議記錄內(nèi)頁(MS-M4-0110)相關(guān)單位9審核6.9審核6.9.1各會議主席依會議內(nèi)容審核會議記錄是否有遺漏或誤差，若無，進(jìn)入流程10，進(jìn)行分發(fā)辦理作業(yè)，若有，則回到流程8，進(jìn)行修正作業(yè)。名翔恿線股份有限公司會議管理程序書文件編號MS-M2-0103制訂日期：89年10月26日修訂日期： 年 月 日版次：A.0版頁 次第5頁共5頁四、權(quán)責(zé)單位五、作業(yè)流程六、作業(yè)內(nèi)容Who，When，Where，How to do，What七、參考文件八、應(yīng)用窗體No流程總務(wù)人事組相關(guān)單位10分發(fā)、辦理6.10分發(fā)、辦理6.10.1總務(wù)人事組事務(wù)員依【文件與數(shù)據(jù)管制程序書】(MS-M2-0501)之相關(guān)規(guī)定，進(jìn)行會議記錄之分發(fā)。6.10.2相關(guān)單位依會議決議事項執(zhí)行，由各會議主席負(fù)責(zé)跟催。文件與數(shù)據(jù)管制程序書(MS-M2-0501)相關(guān)單位11確認(rèn)6.11確認(rèn)6.11.1各會議主席確認(rèn)各會議決議事項之執(zhí)行