電子政務信息管理平臺方案.doc

電子政務信息管理平臺方案方案應用現(xiàn)有辦公信息沒有有效工具進行管理和利用，使信息利用率低下，查詢效率低。信息時效性差，公文處理沿用手工方式，流轉過程遲緩，且收閱的時間不能做到一致。信息孤島現(xiàn)象嚴重，各處室現(xiàn)有信息分別保存，信息不能共享。在行政機構中，處室是辦公的主體，現(xiàn)在信息系統(tǒng)建設主要是跨處室的大系統(tǒng)的建設，由于投資大，需求變化多，往往造成使用效果不佳。IT141信息管理平臺，投資少見效快，利用率高?；拘问绞怯?臺或2臺服務器，加上若干PC機構成各處的局域網，主要用于內部的文件管理和與所管理企業(yè)進行報表接收及文件傳遞。同時，領導可以分別看到各處室的信息。 方案特點1. 簡單、易用只要通過瀏覽器，就能使用，幫助工作部門輕松建立Intranet應用體系，客戶端全面支持瀏覽器，可以通過瀏覽器得到各種信息服務。系統(tǒng)設置方便，操作簡單，無需復雜的培訓，就可以熟練掌握。信息管理平臺提供了完善的幫助文件，是迅速了解和靈活運用的方便利器。2. 功能強大、全面組織、快速實施辦公自動化解決方案以辦公處理為基礎，充分考慮了行業(yè)發(fā)展中常規(guī)性的和可變性的因素，為企業(yè)提供了全方位的多層面的應用服務，滿足機關處室現(xiàn)有的應用需求，符合企業(yè)機關的辦事特征和表現(xiàn)方式。 3. 經濟、實用、高性價比 辦公自動化解決方案把內部辦公、外部網站內容管理、業(yè)務流程重組相結合，對各類資源綜合管理，充分考慮降低系統(tǒng)對于硬件的要求，提供了較高的性價比。4. 功能模塊化體系結構、標準兼容性、易于擴展 個性化定制:根據(jù)實際情況，定制合身的解決方案支持二次開發(fā):可在信息管理平臺的基礎上進行定制開發(fā)，靈活擴展現(xiàn)有的應用功能。5. 開放交互，協(xié)作支持各種服務信息管理平臺，采用了統(tǒng)一消息實時交互機制，與其他各種應用軟件實現(xiàn)無縫掛接，協(xié)作支持各種服務?？捎行У恼掀渌麑Ｓ孟到y(tǒng)。大部分機構原來都建設有各種應用系統(tǒng)，比如MIS信息管理系統(tǒng)等?，F(xiàn)在可以通過信息管理平臺與各種后臺數(shù)據(jù)庫進行連接，并將信息發(fā)布到外部網上，不用編程可以對異種的數(shù)據(jù)庫進行高級查詢和遠程控制。方案簡介辦公自動化解決方案支持靈活多變的業(yè)務應用，對不同隸屬關系合理管理，幫助企業(yè)、機關、各事業(yè)單位，實現(xiàn)內部網絡辦公自動化和知識共享，對各類資源綜合管理，構建信息化應用支撐環(huán)境。（一）、輔助企業(yè)辦公，使各項工作簡單化、規(guī)范化、實用化領導應用協(xié)助領導即可完成公文、督查督辦、會議活動等事宜的審閱、批示工作。幫助領導合理管理時間，輕松地安排好的各種約會、會議安排、工作委托，快速查詢部門業(yè)務情況。 領導督促下屬部門進行事件處理，查閱下屬部門呈送過來或從業(yè)務系統(tǒng)匯總過來的數(shù)據(jù)、報表、文檔等信息，對各類的公文作批示或簽發(fā)，發(fā)出各種指示和督查事件的處理公文管理實現(xiàn)收發(fā)文管理、督查管理、檔案管理、簽報管理、信訪管理等公文管理?？筛鶕?jù)業(yè)務規(guī)則和特定條件模式定制個性化流程；與Word,Excel等通用辦公軟件無縫連接，符合企業(yè)日常辦公習慣。在公文處理方面，由于公文的處理流程都非常的復雜，流程自定義，用戶不能越級發(fā)送公文，除非得到授權。 基本達到無紙辦公，工作流程自動化，減少文件在運作過程中由于人為因素而造成的丟失。各部門之間規(guī)范文件處理流程，方便對文件處理過程的跟蹤和監(jiān)控。局內各處室以及各分局直接上報本部門的信息、材料供領導參考、決策，及時了解各部門的工作動態(tài)，增進了部門間的交流與合作。充分利用網絡的特性，使得機關各部門充分共享辦公資源和信息，又不互相干涉業(yè)務。對企業(yè)機關日常形成的各類文件、檔案以及其它資料信息等進行高效的分類管理。項目管理企業(yè)機關每年都有大量的項目，需要申報、審批。項目管理，以合同的管理為主線，從項目的預研、立項、簽約到履約進行全程跟蹤和執(zhí)行，實現(xiàn)對業(yè)務報表的統(tǒng)計分析。 (二)、提供安全、及時、準確、全面的信息服務內部信息共享有序地發(fā)布日常工作信息，提供信息的共享交流。多種業(yè)務系統(tǒng)發(fā)布由于信息化建設程度不同，不同的業(yè)務系統(tǒng)可能使用不同數(shù)據(jù)庫。使用數(shù)據(jù)庫發(fā)布工具，可實現(xiàn)對異種數(shù)據(jù)庫發(fā)布。(三)、合理授權合理授權是企業(yè)機關管理的核心。企業(yè)機關需要對不同的權屬人員采取不同的授權。比如內部辦公人員、地方隸屬機構、社會公眾，需要各自不同的授權。由于采用了嚴密的授權機制，使得以企業(yè)結構為主線的授權方式和信息的流動的授權策略密切結合，使各種授權到位而不越位。 (四)、內嵌一套緊密集成的信息安全、保密機制，為整個業(yè)務系統(tǒng)的安全運作提供有效保證安全措施專網通信，內外網物理隔絕，網絡安全技術，災難備份加密 防黑客 防病毒對數(shù)據(jù)采用非對稱加密體制，采用端對端加密方式傳輸口令管理只有具有合法身份的人才可以登陸系統(tǒng)權限管理不同的用戶只能訪問被授權的功能模塊建立機構辦公信息管理平臺，輔助行政管理，提高工作效率，為領導決策服務，與下屬各省市機構互連，實現(xiàn)有效的信息共享和信息交流。 方案描述IT 1for1應用系統(tǒng)解決方案由信息管理平臺（安裝在服務器端）、服務器端和客戶端（只需要瀏覽器）三部分組成，整個系統(tǒng)安裝、維護和升級簡單，可擴展性極強。方案描述方案描述服務器端 硬件環(huán)境 部門級服務器（萬全2400C）軟件環(huán)境 數(shù)據(jù)庫服務器 Microsoft SQL Server2000企業(yè)版操作系統(tǒng) Microsoft Windows 2000 Server 中文版&SP 1WEB服務器 Microsoft Internet Information Server(IIS)5.0郵件服務器(可選) Microsoft Exchange Server 2000中文版應用軟件 IT 1for1信息管理平臺客戶端 硬 件 中檔商用電腦（推薦逐日2000）操作系統(tǒng) Microsoft Windows 95、98/MeWindows NT Server/Workstation中文版4.0 (Sp3以上，推薦選用Sp5)Window2000 專業(yè)版/服務器版/高級服務器版(SP1)(建議)應用軟件 Internet Explorer 5 服務 咨詢服務：*協(xié)助用戶進行售前的應用需求討論與分析。*為用戶提供方案與相關技術的售前培訓。*根據(jù)用戶的需求情況制定解決方案建議書。實施服務：*安裝與調試：由經過認證的專業(yè)工程師為用戶提供針對方案的現(xiàn)場安裝與調試，確保用戶及時、順利的應用。*應用培訓：為用戶提供1次針對方案的應用培訓，保證用戶快速上手、熟練應用。運營服務：*技術支持：非現(xiàn)場支持與一年內4次上門支持，為用戶免去使用中的后顧之憂。*在線支持：www.IT141.net為用戶提供長期的在線支持，用戶可獲得軟件的補丁程序與方案的培訓教材下載。*定期回訪：為用戶的系統(tǒng)進行檢查、診斷，保證用戶的系統(tǒng)能夠穩(wěn)定、高效的運行。 方案實施IT141信息管理平臺應用系統(tǒng)解決方案主要由IT141信息管理平臺（安裝在服務器端）、服務器端和客戶端（只需要瀏覽器）三部分組成，整個系統(tǒng)安裝、維護和升級簡單，可擴展性極強，非常適合于企業(yè)局域網的應用和實施。下圖為IT 141信息管理平臺拓撲圖：經過多年的調查發(fā)現(xiàn)，適用于用戶需求的應用系統(tǒng)都要經過定制和完善的階段。IT141信息管理平臺可以根據(jù)實際需求定制靈活的解決方案。方案的實施需要企業(yè)機關和的合力推動。實施步驟：第一、在組織內部搭建局域網硬件基礎設施。第二、安裝操作系統(tǒng)平臺（Windows 2000 Server+SP1、SQL Server 2000企業(yè)版、Exchanger Server 2000）及It 1for 1信息管理平臺；第三、在辦公網絡內進行一些日常工作流程如公文審批、常用申請、會議管理、檔案管理、信息采集、審批與查詢等，以及各部門的日常業(yè)務等。在這一階段，基本實現(xiàn)組織內部辦公自動化。第四、在Internet上建立外部網站，進行信息采集、發(fā)布，部門間公文交換，統(tǒng)一界面，為通過專網或者Internet網訪問內部資源，提供權限和訪問入口。進一步將辦公自動化的范圍進一步擴大到跨行業(yè)、跨部委。第五、安裝 信息管理平臺(詳見實施指導書之產品安裝)產品功能介紹 行政管理 公文管理 協(xié)同工作 通用信息 遠程管理 網站管理 平臺管理人事管理考勤管理資源管理 公文流轉公文設計檔案管理文件交換 日程項目通訊簿電子郵件輕型電子郵件 信息管理BBS在線會議消息中心 遠程控制 網站內容管理 系統(tǒng)生成器系統(tǒng)管理器第一節(jié) 行政管理一、人事管理人事管理系統(tǒng)提供了綜合的人事管理，對員工從進入到離開單位全程的信息進行跟蹤與管理。這些信息包括：員工的基本信息，工資福利信息，考核情況，獎懲情況，職務變動情況，技術職稱和員工績效等。人事管理系統(tǒng)包括八個基本的功能模塊：員工基本信息：記錄員工的一般信息職務變動信息：記錄員工的職務變動情況員工獎懲情況：記錄員工的獎懲情況員工考核情況：記錄員工的考核情況員工工資信息：記錄員工的工資信息員工福利信息：記錄員工的福利信息技術職稱信息：記錄員工的技術職稱信息績效分析：對員工在本年度的績效進行直觀的顯示二、考勤管理系統(tǒng) 考勤管理系統(tǒng)為單位員工的日?？记诠ぷ魈峁┝艘环N便捷的網絡化管理手段。它摒棄了傳統(tǒng)的手工考勤方式存在的需要專用設備和介質、管理效率低、考勤信息不完整等種種弊端，充分利用現(xiàn)代計算機技術、網絡技術和通訊技術，為單位員工登記考勤、領導查看考勤、有關部門統(tǒng)計考勤提供了一種先進的電子化手段?？记诠芾硐到y(tǒng)是政府或企業(yè)無紙化辦公應用的有機組成部分?？记诠芾硐到y(tǒng)由考勤登記、考勤情況查看和考勤參數(shù)設置等三個功能模塊組成。在使用考勤管理系統(tǒng)之前，首先要由具有相應權限的人對考勤參數(shù)進行初始化設置，然后人們才能夠使用考勤系統(tǒng)進行考勤登記?？记诓榭垂δ苁墙o那些具備一定權限的人員查看本單位全員考勤情況而設置的。 考勤登記是每天工作開始前的第一項必做工作。為了方便使用，系統(tǒng)自動在消息中心中增加了考勤提醒功能，提示尚沒有進行上班考勤登記的員工及時登記考勤。上班考勤登記完成后，相應的提示信息自動消失。三、資源管理政府機關或企業(yè)內部存在著各種各樣的資源，這些資源分別有各種不同的屬性。例如，如果按照資源的內在特質劃分，可以包括交通工具、辦公設備、會議室、辦公耗材等屬性；如果按照資源的使用特點劃分，可以包括公共資源、個人專用資源、臨時借（租）用資源和一次性消耗資源等屬性。有效地對這些不同的資源進行管理，可以提高政府機關或企業(yè)內部資源的利用率，降低資源消耗，節(jié)約內部辦公成本。 資源管理系統(tǒng)從滿足政府或企業(yè)內部對資源管理的實際需要出發(fā)，以傳統(tǒng)的手工管理流程為依據(jù)，以電子化網絡化管理方式為基礎，實現(xiàn)了資源的網絡化管理的全過程。資源管理系統(tǒng)不僅實現(xiàn)了資源的在線登記，而且實現(xiàn)了資源的在線申請與調度，更重要的是它還為管理者及時了解本單位現(xiàn)有的資源狀況和資源損耗狀況提供了一種方便的手段。 資源管理系統(tǒng)主要包括以下功能模塊：資源申請、資源登記、資源類別管理、資源調度、已有資源查看、損耗資源查看。第二節(jié) 公文管理一、公文設計傳統(tǒng)的公文系統(tǒng)通常是一些固定模式，用以滿足用戶在某些方面的公文處理需求，并且其用戶范圍有限。這只能為辦公應用提供局部的便利性，不能解決現(xiàn)代辦公業(yè)務整體發(fā)展的需要。一旦用戶的業(yè)務模式發(fā)生變化，就需要對系統(tǒng)重新改造和升級，無法靈活地適應多樣的用戶業(yè)務處理的變化，也不便于保護用戶已有的投資。工作流設計系統(tǒng)具備很強的適應性。它可以根據(jù)用戶實際的業(yè)務處理需要，方便創(chuàng)建不同的工作流程，靈活地擴展各種應用，從而很好地適應了用戶辦公業(yè)務多樣化的需要，保護了用戶的投資。作為公文運轉系統(tǒng)的后臺支撐，工作流設計系統(tǒng)主要負責建立一套公文流轉的運轉機制，為公文運轉系統(tǒng)提供一個良好的驅動平臺，保證公文的正常運轉。重要概念解釋工作流工作的流程，為完成某項工作，由一個或幾個人按照一定的規(guī)則和順序共同完成工作的過程。角色工作流中工作人員的身份，這直接關系到工作人員在工作流中的工作和權限，例如，本文例子中擬文角色負責執(zhí)行擬文任務，他則不能去做核稿的工作。 角色擔當者擔當角色的工作人員，具體設定受任務的影響，如果任務為多人完成，則需要排定工作人員的順序。如果為單人完成，則不需排序。角色權限角色在工作流中所擁有的權限，受任務影響。例如本文例子中的擬文角色因為執(zhí)行擬文任務，所以有開始新任務的權限，其他角色則沒有此權限。角色權限表 權限名稱 權限含義開始新任務 具有啟動新任務的權限任務處理 在任務中對公文的處理權限，可以觸發(fā)路由任務跟蹤 對處理過的公文可以跟蹤它現(xiàn)在的位置即處理情況文件歸檔 將公文歸入歷史檔的權限文件查詢 具有對歸檔文件查詢的權限正文查看 具有對公文正文查看的權限歷史文件查看 具有對歸檔文件查看的權限正文下載 可以下載公文的正文正文上載 可以上載公文的正文，與下載的配合可完成正文的修改刪除公文 可以有刪除公文的權限任務回退 可以對下一步沒有被處理公文進行回退任務流程 可以查看當前公文的流經步驟附件查看 具有對附件進行查看的權限附件下載 可以下載附件附件上載 可以上載附件，與附件下載配合可以完成附件的修改歷史文件處理信息 可以查看歸檔文件的處理信息歷史文件流程信息 可以查看歸檔文件的流程信息歷史文件正文查看 可以查看歸檔文件的正文歷史文件正文下載 可以下載歸檔文件的正文歷史文件正文上載 可以上載歸檔文件的正文歷史文件附件查看 可以查看歸檔文件的附件歷史文件附件下載 可以下載歸檔文件的附件歷史文件附件上載 可以上載歸檔文件的附件任務任務指角色在工作流中要完成的工作，整個工作流是由不同的任務組成的。不同的角色執(zhí)行不同的任務，最終完成公文流轉。任務類型任務的執(zhí)行類型，分為串行和并行，串行即公文只能由一個任務流轉到另一個任務，或由任務中的一個人流轉到另一個人。并行即公文可以有一個任務流轉給多個任務，或由任務中的一個人流轉給多個人。 目前只提供串行操作。任務執(zhí)行者指任務的執(zhí)行角色，在任務設計中用來制定任務是由哪一個角色來操作的。執(zhí)行人數(shù)執(zhí)行人數(shù)有一人和多人兩種情況，一人是指當前任務由角色中的一個人即可以完成，多人是指當前任務是由角色中的所有人共同完成的，公文自動按照在角色中制定的順序，在同一任務中將公文由角色中一個人流轉給另一個人，角色中的最后一個人將公文發(fā)給下一個任務。催辦間隔、完成期限催辦間隔時任務監(jiān)督、催辦系統(tǒng)需要的參數(shù)，它會按照任務設計只的時間定時催促任務的執(zhí)行者完成任務，完成期限是指任務的完成期限，即任務要在規(guī)定的時間內完成。（目前未提供該功能） 任務處理歷史查詢任務處理歷史就是處理痕跡的保存，即操作者的所有操作的痕跡都會保存下來，可以通過權限設置來限制操作者對處理痕跡的查詢。在任務設計中，將所有的任務都放在任務處理歷史查詢權限欄中，可以設置此任務對那些任務處理歷史具有查詢的權限。動作動作是工作人員在完成任務之后采取的行為，它的最大作用就是觸發(fā)路由，進而流轉到下一個任務。路由路由是公文在任務間流動的橋梁，它連接著一個一個的任務，讓公文沿著它流轉到目的地。 路由規(guī)則路由規(guī)則是使用路由的條件限制。符合條件，就使用此路由，不符合條件，就無法使用此路由。公文表格公文表格可以解釋為公文的處理表單，它顯示在瀏覽器中由工作人員操作。表格路徑表格要由設計人員設計完畢，再通過創(chuàng)建公文表格的表格路徑將其選入，最后存入數(shù)據(jù)庫中。字段所有者是指對字段有操作權限的角色。字段所有者權限是指角色對字段的操作權限，目前只有 讀寫 權限。域的狀態(tài)域的狀態(tài)是指字段在公文表格里的表現(xiàn)方式。有默認，只讀和寫入三種狀態(tài)。默認狀態(tài)指一般關系，工作人員對域的操作取決于工作人員對域對應的字段的操作權限。如果域的狀態(tài)為只讀，那麼工作人員對域只有只讀的權限。如果域的狀態(tài)為寫入，工作人員對域對應的字段又有讀寫的權限，那麼工作人員就可以向 二、公文流轉公文處理在政府機構或企事業(yè)單位的日常辦公業(yè)務中占有重要的地位。傳統(tǒng)的處理模式主要以紙介質為主，為公文的傳遞、審批、歸檔、查詢等帶來了很大的不便。計算機技術、網絡技術尤其是Internet/Intranet技術迅猛發(fā)展與普及應用，為信息的交流和共享、團隊的協(xié)同運作提供了技術的保證，同時也預示著網絡化移動辦公時代來臨。公文流轉系統(tǒng)充分利用Internet/Intranet的強大優(yōu)勢，通過建立Intranet模式的群件體系，為政府部門或企事業(yè)單位創(chuàng)建了一個協(xié)同辦公的網絡環(huán)境，使各種業(yè)務處理完全在網絡環(huán)境下完成，提高了辦公效率，增強了政府或企業(yè)的決策效能。公文流轉系統(tǒng)完全基于Web技術開發(fā)，并采用消息傳遞中間件，具有通用性強、效率高、易于使用、維護簡單、安全性好等特點。它不需要復雜的客戶端程序，用戶只要使用Web瀏覽器就能夠完成整個公文處理流程。整個公文流轉系統(tǒng)的后臺是由工作流設計系統(tǒng)支撐的。進入系統(tǒng)在系統(tǒng)主界面左側的樹形功能目錄中，選擇公文運轉系統(tǒng)工作流運轉，進入公文流轉系統(tǒng)，屏幕上顯示出公文流轉系統(tǒng)主界面。如圖所示，公文流轉系統(tǒng)的界面分為四個顯示區(qū)域，它們分別是：1. 位于界面左上方的模式選擇區(qū)；2. 位于界面右上方的功能選擇區(qū)；3. 位于界面左下方的目錄分類區(qū)；4. 位于界面右下方的內容顯示區(qū)；用戶處理模式在模式選擇區(qū)，用戶可以選擇兩種處理模式，一個是當前任務處理模式，用于正常辦公時對任務進行處理，為用戶的常用模式；另一個是歷史處理記錄查詢模式。當然，每種模式下各個功能項的操作，都要求您有相應的操作權限。如果您沒有操作權限，計算機將會自動給出提示信息。用戶操作權限是由系統(tǒng)管理員在公文流轉設計系統(tǒng)中設定的。 目錄分類區(qū)在當前任務處理模式下，目錄分類區(qū)以樹形結構顯示出所有的工作流程和用戶任務；在歷史處理記錄查詢模式下，目錄分類區(qū)以樹形結構顯示出所有的工作流程和用戶可以對歷史記錄所能進行的操作。在當前任務處理模式下，目錄分類區(qū)將顯示出用戶有權發(fā)起的所有新業(yè)務名稱及其第一個任務的名稱。如果用戶沒有發(fā)起新任務的權限，就表示他只能處理別人傳過來的任務。內容顯示區(qū)當用戶從目錄分類區(qū)選擇某個任務或操作，或者在用戶從功能選擇區(qū)選擇某項功能時，內容顯示區(qū)將顯示具體內容。內容顯示區(qū)有兩種屬性，分別用兩種不同的顏色來區(qū)分?quot;白色顯示區(qū)為可讀寫區(qū)域，灰色顯示區(qū)為只讀區(qū)域。功能選擇區(qū)功能選擇區(qū)顯示出合法用戶所能執(zhí)行的所有功能操作項。當執(zhí)行某個具體任務時，用鼠標點擊不同的功能項以進入不同的功能界面，此功能才可執(zhí)行。用戶的功能權限是由系統(tǒng)管理員在工作流設計系統(tǒng)中設定的。用戶功能描述進入公文流轉系統(tǒng)以后，功能選擇區(qū)將顯示出八個用戶最常使用的功能操作項，它們是：任務信息、任務處理、任務歷程、任務跟蹤、任務回退、任務正文、任務附件、任務處理歷史查詢。任務信息當選擇目錄分類區(qū)中的某個任務時，點擊功能選擇區(qū)中的任務信息，內容顯示區(qū)會顯示出您要執(zhí)行的任務的一些基本信息，這些任務信息包括：任務名稱： 當前任務的名稱任務性質： 當前任務的性質任務描述： 對任務的說明任務處理任務處理提供了對公文的處理界面。在正常狀態(tài)下，點擊功能選擇區(qū)中的任務處理，內容顯示區(qū)將顯示出該任務的公文模版。在公文模板中填寫處理意見，然后提交保存，就完成了公文的處理。如果是公文擬稿人，除了可以在公文模板上錄入公文的基本信息外，還可以選擇添加公文的正文或附件。在本公文流轉系統(tǒng)中，所有公文正文和附加文件都采用附件的形式保存。公文正文或附件可以是任意格式的文件，比如WORD文檔、壓縮文件、圖片等，從而極大地方便了您處理公文時的靈活性。任務歷程任務歷程用于記載工作流任務處理過程，比如任務的處理信息、任務的傳遞方向等。任務跟蹤任務跟蹤用于跟蹤您所處理過的公文的當前狀態(tài)，比如公文處理到了哪一步、當前的處理人是誰等。如果該公文已經歸檔，則任務跟蹤結束。任務回退任務回退功能是專為出現(xiàn)異常情況提供的。在正常狀態(tài)下，不顯示任務回退按鈕。在使用上面的任務跟蹤時，如果出現(xiàn)可回退的任務，點擊該任務后才會出現(xiàn)任務回退按鈕。使用任務回退功能的原則是：您發(fā)現(xiàn)寫錯了公文或填錯了處理意見；您對公文內容或處理意見要進行補充；您發(fā)現(xiàn)下一任務處理人出差或無法處理任務而您要換別人處理時，您可以使用任務回退功能。任務回退不是強制把任務回退到上一級任務執(zhí)行人那里。比如，您將公文傳給了下一任務執(zhí)行人，而他此時打開了公文正在查看和處理，您就無法將公文回退，但您可以使用公文監(jiān)督來和對方進行協(xié)調。 任務正文選擇任務正文功能，在內容顯示區(qū)顯示出公文正文的名稱。任務正文就是公文的正文。只有在您有相應的權限時，才能查看公文正文，下載并修改正文，然后將公文正文上載。 任務附件選擇任務附件功能，在內容顯示區(qū)顯示出公文附件的名稱。任務附件就是公文正文所附帶的文件。只有在您有相應的權限時，才能查看任務附件，下載并修改附件，然后將附件上載。任務處理歷史查詢選擇任務處理歷史查詢功能，內容顯示區(qū)顯示出當前公文經歷的過程及每個過程中對它進行的操作記錄。任務處理歷史查詢功能與歷史處理記錄查詢模式下的查詢功能不同，他是對當前任務流程具體操作的記載。三、檔案管理檔案管理系統(tǒng)是一個功能強大的檔案信息電子化管理系統(tǒng)，它充分利用計算機和網絡存儲量大和速度快等特點，將堆積如山的機要文件、業(yè)務合同及技術資料變成電子文件，并結合紙介質的文檔構建電子檔案庫，提供對文檔和案卷的查詢和借閱等操作的統(tǒng)一管理。 電子檔案庫按照樹形的結構有效的管理案卷和文件，它首先由多個案卷庫組成，每個案卷庫包含多個案卷，每個案卷中又包含多個文件。電子檔案庫中的文件既可以是電子文件，又可以是紙介質的文件。電子檔案庫提供了對文件進行分類存儲和檢索的支持，極大的提高了對文件和案卷的管理能力。檔案管理系統(tǒng)由八個主要功能模塊組成，對電子檔案庫進行有機的管理，方便用戶對案卷和文件的進行各種操作。這八個功能模塊是：待組卷文件、案卷管理、案卷庫管理、文件借閱、借閱管理、日志查詢、已銷毀文件、系統(tǒng)設置。 檔案管理流程圖四、文件交換在日常辦公應用環(huán)境下，同級之間、上下級之間需要交換大量的信息，而這些信息大多以各種各樣的文件形式保存在個人計算機或者網絡服務器上。信息的時效性要求信息所有者能夠將信息及時傳遞給信息閱讀者，同時信息的閱讀者又能夠及時方便地獲取這些信息。如何在網絡化辦公的今天滿足用戶的這種需求，為用戶提供一種方便靈活的文件交換手段，是許多應用方案提供商必須面對和解決的問題。文件交換系統(tǒng)為政府和企業(yè)用戶提供了一種局域網環(huán)境下簡單易用的文件傳遞和文件共享功能。它不需要復雜的客戶端及服務器端設置?quot;點擊之間就能夠將合適的文件傳遞給合適的人。與先進的消息傳遞機制相配合，還可以及時將文件到達的信息通知到文件閱讀者，從而減少了信息獲取的不確定性，增強了信息交換過程中的親和力，很好地滿足了信息獲取時對時效性的要求。文件上傳當您有文件需要傳遞給其他人閱讀時，可以使用文件上傳功能。文件上傳功能可以將保存在您自己計算機上或者網絡服務器上的文件快速、方便地傳遞給文件閱讀者。在您向別人傳遞文件的同時，消息服務器?quot;主動地向文件閱讀人發(fā)送一條消息，及時通知閱讀人閱讀新到的文件。在系統(tǒng)主界面左側的樹形功能目錄中，選擇文件交換文件上傳，進入文件上傳功能模塊，屏幕上顯示出文件上傳主界面。文件上傳信息說明：收件人：文件閱讀人，從下拉菜單內選擇，必選項。每次只能選擇一個收件人，如果將一份文件發(fā)送給多個人閱讀，則需要分別給每一個人發(fā)送文件。文件主題：與所傳遞的文件相關的主題信息，以便于文件閱讀人在閱讀文件內容之前對文件有一個概要性了解。文件15：所要傳遞的文件，其中文件1是必選項，文件25是可選項，每次最多可以上傳五個文件。單擊瀏覽按鈕可以查找文件。對上傳文件的格式沒有要求。完成上述信息的錄入或選擇以后，單擊開始傳遞文件按鈕以便傳遞文件，或單擊取消按鈕以取消上述錄入的信息或做的選擇，以便重新錄入或選擇。文件上傳成功以后，系統(tǒng)將給出提示信息。文件下載當文件閱讀者收到新文件到達的消息后，可以通過文件下載功能接受并閱讀文件。在系統(tǒng)主界面左側的樹形功能目錄中，選擇文件交換文件下載，進入文件下載功能模塊，屏幕上顯示出文件下載主界面。文件下載主界面上顯示出所有您接收到的文件信息列表，這些信息包括：發(fā)件人：文件的上傳者；文件名稱：所上傳的文件名稱，同時也是下載文件的超鏈接；顯示方式：下載并在本地以靜態(tài)頁面形式顯示文件內容的超鏈接；發(fā)布時間：文件上傳的時間；單擊文件名稱超鏈接，顯示出文件下載對話框，可以選擇處理文件的方式：在文件的當前位置打開或將該文件保存到磁盤若選擇在文件的當前位置打開，則系統(tǒng)將自動調用合適的應用程序顯示文件內容。若選擇將該文件保存到磁盤，則顯示文件保存路徑對話框，您可以選擇合適的位置保存文件以便以后閱覽。文件轉發(fā)當您需要將接收到的文件轉發(fā)給其他人閱讀時，可以通過轉發(fā)功能來實現(xiàn)。首先，通過選擇復選框選擇您希望轉發(fā)的文件；然后，單擊轉發(fā)按鈕，屏幕上顯示出文件轉發(fā)對話框：從下拉菜單內選擇轉發(fā)文件的接收人，最后單擊確定按鈕，能夠將選擇的文件轉發(fā)給選定的收件人。說明 建議將不再需要的下載文件刪除掉，方法是：在文件下載主界面，利用選擇復選框選取要刪除的文件，然后單擊刪除按鈕即可。第三節(jié) 協(xié)同工作一、日程管理系統(tǒng)日程管理是為管理工作計劃和日程的工具，是網絡化的記事本和工作助理。日程管理不但為個人的工作提供如計劃、日記、提醒、查詢的功能。而且為團隊提供相互關聯(lián)的日程，是協(xié)同工作的必不可少的工具。日程管理對時間資源進行規(guī)劃，通過Web形式表現(xiàn)出來，無論是在辦公室中還是出差在外，都可以通過日程管理了解自己的工作計劃和其他人相關的工作計劃，以合理安排工作。日程管理與項目管理（可以是日常工作項目，會議等的安排管理）緊密聯(lián)系，可以參考部門的工作計劃做出個人的時間安排。團隊也可以根據(jù)個人的時間規(guī)劃合理安排一些會議、業(yè)務等活動。您可以快速、輕易的增加每天的計劃安排，如約會和提醒?？梢园慈?、按周、按月制定一個時期的工作計劃。還可以給團隊中的其他人發(fā)布協(xié)作工作的計劃。日程管理包括以下功能模塊：日歷、周歷、月歷、年歷、新日程、公共日程、日程查詢。在信息管理平臺預定義的政務系統(tǒng)和商務系統(tǒng)中，工作計劃采用的是日程管理系統(tǒng)。二、項目管理系統(tǒng)在日常工作與生活中，我們無時無處不在與各種各樣的項目打交道。項目管理構成了日常業(yè)務管理的核心內容。成功地對這些項目進行管理，是有效地開展日常業(yè)務、按計劃實現(xiàn)業(yè)務目標、降低消耗的必然要求。項目管理系統(tǒng)就是項目和業(yè)務管理的有效手段。簡單地說，項目管理的過程就是以項目為中心制訂項目計劃，然后按計劃工作。在整個項目管理的過程中，合理地劃分項目的任務，制訂詳細的項目計劃。并且，通過項目進度的查詢，對項目的執(zhí)行過程有效地進行監(jiān)督與控制等，為成功地實施項目管理的提供了技術保證。項目管理系統(tǒng)從實際的項目管理需要出發(fā)，以項目和項目中任務為主線索，確保項目信息的完整，又以時間為副線索，配合個人和團隊的日程管理，將項目中的任務分派到每個人的工作時間中，完成項目的立項、計劃、任務的建立與分配、進度監(jiān)控以及項目完成情況的查看與統(tǒng)計等基本的項目管理過程。項目管理系統(tǒng)包括以下四個基本功能模塊：項目管理、新增項目、項目查詢、項目類別。提示 在信息管理平臺預定義的政務系統(tǒng)和商務系統(tǒng)中，部門計劃采用的是項目管理系統(tǒng)。項目管理流程三、通訊簿通訊簿系統(tǒng)為政府機關或企業(yè)內部用戶提供公共（內部）和私有（個人）通訊簿功能。它不僅能夠創(chuàng)建公共通訊簿供單位內部用戶瀏覽查詢，這些公共的通訊信息可能包括內部員工、單位客戶、上下級單位、同級單位等聯(lián)系信息，而且能夠按照不同的分類方式建立多個私有通訊簿，或者在某個通訊簿下面建立多級通訊夾，并在需要時方便地將私有通訊簿內的信息設為公有屬性以供其他人查看。這種設置是有選擇的，即可以選擇能夠看到這些私有通訊信息的人員。在提供了通用的通訊簿功能的同時，通訊簿系統(tǒng)還把聯(lián)系人的電子郵件地址作為基本通訊信息的一個有機組成部分。這樣，在您查詢到某人的通訊信息的同時，您就可以方便地向他（她）發(fā)送電子郵件，使用非常方便。另外，通訊簿系統(tǒng)自動提取您最常使用的五個聯(lián)系人，將他（她）顯示在您的面前，更便于您的通訊聯(lián)絡。通訊簿系統(tǒng)充分考慮到了您的使用要求，不僅功能完備，而且操作簡單、易學易用。四、電子郵件電子郵件系統(tǒng)是基于Web的E-mail管理軟件，用戶不需要電子郵件客戶端軟件，只要通過訪問到本系統(tǒng)的瀏覽器就可以在任何時間、任何地點訪問他們的郵箱。 電子郵件系統(tǒng)支持通用的Internet郵件協(xié)議，可以運行在任何郵件服務器上。只要這些服務器采用標準的郵件協(xié)議（POP3，IMAP，SMTP），就可以使用電子郵件系統(tǒng)，為用戶在Web界面上提供收發(fā)郵件和管理郵件等電子郵件軟件的操作。電子郵件系統(tǒng)與信息管理平臺無縫集成在一起，內部用戶只要登錄系統(tǒng)，無需再輸入電子郵件賬號和密碼，就可以訪問他們的郵箱，使用非常方便。電子郵件系統(tǒng)主要由以下功能模塊組成：接收郵件、發(fā)送郵件、查詢郵件、服務器設置。 五、輕型電子郵件輕型電子郵件系統(tǒng)是一套功能全面完整的小型電子郵件服務器系統(tǒng)，它不需要第三方的郵件服務器，只要進行簡單的配置便可獨立運行，特別適合于政府部門和企事業(yè)單位內部使用。輕型電子郵件系統(tǒng)基于Web方式設計，并與信息管理平臺完美地集成在一起。用戶只要能夠登錄內部信息系統(tǒng)，就可以使用Web瀏覽器在任何時間、任何地點訪問他們的郵箱。由于采用了標準的Internet郵件協(xié)議，輕型電子郵件系統(tǒng)不僅在內部用戶之間實現(xiàn)了郵件收發(fā)功能，而且還能夠實現(xiàn)內部用戶與Internet用戶之間的郵件傳遞與交換。統(tǒng)一標準的訪問入口大大方便了內部用戶的使用。輕型電子郵件系統(tǒng)主要包括以下功能模塊：發(fā)送郵件、接收郵件、地址簿、pop3服務器設置、smtp服務器設置、在線幫助。第四節(jié) 通用信息一、消息中心網絡化的協(xié)同辦公環(huán)境為人們高效率地工作提供了必要的條件。由于網絡化辦公以電子化信息、網絡化傳輸、自動化處理和數(shù)據(jù)庫存儲為主要特征，人們能否透過系統(tǒng)快速方便地獲取信息，及時靈活地處理各種任務是檢驗系統(tǒng)是否易用、好用、適用的主要標準之一。傳統(tǒng)的辦公自動化系統(tǒng)所產生的大量任務信息分散在各個功能模塊內，人們?yōu)榱双@取這些信息以便及時完成各種任務，不得不打開一個又一個的系統(tǒng)模塊，進入各個系統(tǒng)內部去主動查詢這些信息，對使用者來講這既不友好，無形之中又增加了系統(tǒng)使用的復雜性。 作為信息管理平臺的信息集散地，消息中心為系統(tǒng)內用戶獲取各種消息提供了統(tǒng)一的入口。通過這個統(tǒng)一入口，各個系統(tǒng)模塊產生的與您密切相關的各種消息會主動呈現(xiàn)在您面前，您再也不必費力地深入到每個模塊中去就可以看到全部系統(tǒng)的消息，并通過消息中心直接找到信息源，點擊之間便可輕松地瀏覽各式信息，完成各樣工作。二、信息管理系統(tǒng) 在政府機關和企事業(yè)單位的日常辦公中，廣泛存在著大量的信息。通過對這些信息屬性的深入分析，信息管理平臺將它們歸類成普通信息、新聞信息和滾動信息等三種不同的形式，分別提供相應的管理手段，即信息管理系統(tǒng)。信息管理系統(tǒng)為用戶提供了一個信息管理與信息共享的平臺。用戶可以按照不同的性質對信息歸類，然后通過信息管理系統(tǒng)將它們分別發(fā)布到相應的欄目中，實現(xiàn)信息交流與共享的目的。針對不同性質的信息，信息管理系統(tǒng)提供了信息發(fā)布、信息瀏覽、信息維護和個性化設置等四個基本功能。信息管理平臺充分考慮到了人們獲取信息的不同方式，除了允許有信息瀏覽權限的用戶直接在信息發(fā)布欄目下獲取本欄目的信息之外，還內置了四個功能模塊以方便人們對發(fā)布信息的瀏覽。這四個功能模塊是：全部欄目全部信息、全部欄目權限信息、權限欄目全部信息和權限欄目權限信息。用戶可以根據(jù)需要對它們加以選擇。 本章將對普通信息的管理進行詳細說明，用戶可以參照這些說明進一步學習新聞信息和滾動信息的管理操作。提示 在信息管理平臺預定義的政務系統(tǒng)和商務系統(tǒng)中，規(guī)章制度采用的是普通信息管理系統(tǒng)，公告欄采用的是滾動信息管理系統(tǒng)。三、BBS討論組BBS論壇系統(tǒng)是互聯(lián)網一種極為常見的互動交流服務，用于向人們提供開放性的分類專題討論區(qū)服務，大家可以在此發(fā)表自己的某些觀感、交流某些技術、經驗乃至人生的感悟與憂歡。作為一種小型的BBS論壇系統(tǒng)，我們將BBS討論組這種喜聞樂見、被大家廣泛接受的交流形式引入到了系統(tǒng)內部，旨在為政府或企業(yè)內部員工提供一種網上交流的渠道和手段。BBS討論組系統(tǒng)具有系統(tǒng)資源占用少，操作簡單，界面友好的優(yōu)點。提示 在信息管理平臺預定義的政務系統(tǒng)和商務系統(tǒng)中，業(yè)務討論采用的是BBS討論組。四、在線會議系統(tǒng)座談會、討論會、交流會等會議組織形式在政府機構和企事業(yè)單位的日常工作中具有普遍的意義，它們對于組織內部統(tǒng)一思想認識、協(xié)調工作、加強思想的交流與溝通具有重要的作用。然而，傳統(tǒng)的會議組織方式受到諸多條件的制約或限制，比如會議室是否被人占用、參會人員是否出差在外、距離較遠的參會人員是否能及時趕到，等等。因此，這樣的會議組織形式不僅效率低、開會時間保障性