秘書基礎與實務7PPT課件

1 協(xié)調關系 協(xié)調關系概述 協(xié)調的范圍 內容和程序 協(xié)調的原則與方法 第七章協(xié)調關系 協(xié)調人際關系 秘書基礎與實務 2 協(xié)調關系概述 協(xié)調是管理工作的一項綜合職能 也是領導工作的重要任務任務 秘書部門作為綜合辦事機構 輔助領導者協(xié)調各種關系 已經(jīng)成為一項重要的秘書職能 協(xié)調關系的涵義 協(xié)調活動的要素 秘書協(xié)調的意義 秘書基礎與實務 3 協(xié)調關系涵義 任何管理工作 特別是現(xiàn)代管理工作 都需要有效的協(xié)調 前蘇聯(lián)學者阿法納西耶夫所說 在管理中還可以分出一項職能 即把其他一切職能聯(lián)合起來的統(tǒng)帥職能 他又說 專業(yè)化過程把昔日的單一管理工作劃分為多種專業(yè)工作 以至最終出現(xiàn)了一種純粹的領導職能 領導者把全部基本職能交給專職工作人員 而只把協(xié)調他們活動的工作留給自己 秘書基礎與實務 4 協(xié)調關系涵義 協(xié)調作為管理學的概念 其表述在國內外尚不統(tǒng)一 有的認為 協(xié)調 就是連接 聯(lián)合 調和所有的活動及力量 有的認為 協(xié)調的職能在于使一個組織中的所有單位的活動同步化與和諧化 以便達到共同的最終成果 有的認為 協(xié)調一直被釋為使團隊組織的活動井然有序 具有同步性 從而保證這些活動適時 且對預想工作的質和量來講確鑿無誤 秘書基礎與實務 5 協(xié)調關系涵義 協(xié)調 一詞引進秘書學后 有的認為 協(xié)調就是化解矛盾 有的認為 協(xié)調就是協(xié)同起來 步調一致的意思 我們認為 秘書學的 協(xié)調 是指秘書人員在其職責范圍內 或在領導者的授權下 調整和改善組織之間 工作之間 人際之間的關系 促使各項活動趨向同步化與和諧化 以實現(xiàn)共同目標的過程 秘書基礎與實務 6 協(xié)調活動的要素 協(xié)調活動是一種復雜的管理過程 它由諸多相互聯(lián)系 相互作用的要素構成 秘書協(xié)調的要素有 協(xié)調者 協(xié)調對象 協(xié)調目標 協(xié)調意圖 協(xié)調環(huán)境 秘書基礎與實務 7 協(xié)調者 即協(xié)調主體 秘書協(xié)調的協(xié)調者 就是秘書人員 由于協(xié)調的內容和難易不同 協(xié)調者可以是 某個秘書人員 可以是某些秘書人員 還可以是由若干組織派人參加的協(xié)調群體 重大的協(xié)調活動 往往由機關或部門的領導者負責 這紅協(xié)調 已不是秘書協(xié)調 而是領導者協(xié)調 理由是協(xié)調主體發(fā)生了變化 秘書基礎與實務 8 協(xié)調者是協(xié)調活動的主導要素 其綜合素質如何 關系到協(xié)調的成功與否 智力 能力 經(jīng)驗 資格 因此 要增強協(xié)調的有效性 首先必須選擇和配備好協(xié)調者 秘書基礎與實務 9 協(xié)調對象 即協(xié)調客體 協(xié)調對象至少是兩個以上的 或組織 或工作 或當事人 協(xié)調對象的多少 取決于管理幅度和協(xié)調內容 一般地說 管理幅度越大 協(xié)調內容越繁 其協(xié)調對象越多 協(xié)調對象的確定 要分清主與次 以便在制定和執(zhí)行協(xié)調方案時 突出重點 秘書基礎與實務 10 協(xié)調對象是協(xié)調活動的制約要素 它不僅規(guī)定著協(xié)調的難易 而且影響著協(xié)調的結果 因此 熟悉協(xié)調對象 并獲得協(xié)調對象的配合 是協(xié)調活動成功的關鍵 秘書基礎與實務 11 協(xié)調意圖 即領導者對協(xié)調活動的 指示 意見 要求 這是秘書協(xié)調的主觀依據(jù) 也是協(xié)調能否成功的重要保證 秘書人員在協(xié)調的過程中 必須如實而富有創(chuàng)造性地執(zhí)行協(xié)調意圖 如果在協(xié)調中出現(xiàn)新的情況 或發(fā)生與協(xié)調意圖相抵觸的情況 秘書人員應及時請示 再根據(jù)新的協(xié)調意圖行事 用意 秘書基礎與實務 12 領會 執(zhí)行 協(xié)調意圖 是秘書協(xié)調有別于其他協(xié)調活動的顯著特點 任何忽視或否認協(xié)調意圖的想法和做法都會有害于協(xié)調活動 有效的協(xié)調 必然是協(xié)調意圖與協(xié)調實踐相結合的產(chǎn)物 秘書基礎與實務 13 協(xié)調目標 即協(xié)調要達到的目的與結果 一般地說 協(xié)調目標分為 直接目標 最終目標 秘書基礎與實務 14 直接目標 就是統(tǒng)一認識 融洽關系 消除或減少矛盾 秘書基礎與實務 15 最終目標 就是統(tǒng)一行動 齊心協(xié)力 保證組織目標的順利實現(xiàn) 秘書基礎與實務 16 協(xié)調目標能否實現(xiàn)及其實現(xiàn)的程度如何 是評價協(xié)調質量與效率的主要標準 因此 協(xié)調目標的制定必須明確 具體而又可行 秘書基礎與實務 17 協(xié)調環(huán)境 即協(xié)調活動的內外部條件 也就是協(xié)調活動的背景 協(xié)調環(huán)境包括 小環(huán)境 大環(huán)境 就是協(xié)調對象的組織氣候 就是開展協(xié)調的社會氣候 秘書基礎與實務 18 協(xié)調環(huán)境是開展協(xié)調活動的客觀條件 對協(xié)調具有一定的制約作用 如果不熟悉協(xié)調對象 不了解內外部條件的變化 協(xié)調工作就會脫離實際 協(xié)調目標就難以實現(xiàn) 甚至會導致協(xié)調的失敗 秘書基礎與實務 19 秘書協(xié)調的意義 秘書協(xié)調在領導工作 機關工作和秘書工作中都占有重要的地位 具有重要的意義 從領導工作上看 從機關工作上看 從秘書工作上看 秘書基礎與實務 20 從領導工作上看 協(xié)調本來是領導工作 如大政方針 重大決策和重要部署的決定與執(zhí)行 都需要領導者親自協(xié)調 工作實踐和經(jīng)驗證明 領導協(xié)調具有很強的權威性和有效性 但是 領導者不可能事無巨細 事必躬親 即使是重大事項的協(xié)調 也不必包攬其中的事務性工作 這就需要秘書人員發(fā)揮參謀助手作用 或者主動承擔協(xié)調任務 或者由領導者授權承辦協(xié)調任務 以減輕領導者的工作負擔 從這個意義上講 秘書協(xié)調就是領導活動的延伸與補充 有利于領導工作的正常運行 秘書基礎與實務 21 從機關工作上看 由于專業(yè)化分工的需要 組織機構一般劃分為領導機關和職能部門 領導機關擔負著決策和指揮的任務 職能部門承掌某一方面的業(yè)務 由此組織成統(tǒng)一的工作整體 我們所說的機關工作 就是指一級組織的領導工作和各種業(yè)務工作 而任何一項機關工作又都涉及到許多部門和個人 這就需要相互支持與合作 可是 在實際工作中 因目標上的不一樣 認識上的不一致 行動上的不統(tǒng)一 常常會發(fā)生各種各樣的矛盾 秘書部門處在機關的樞紐位置上 理應肩負起協(xié)調的任務 輔助領導者化解矛盾 理順關系 提高機關工作的質量與效率 秘書基礎與實務 22 從秘書工作上看 在傳統(tǒng)的秘書工作中 協(xié)調工作早已存在 因受到社會發(fā)展 管理水平和認識能力的限制 秘書協(xié)調的地位和作用未得到應有的重視 隨著形勢的發(fā)展 秘書工作的轉變 協(xié)調工作日益突出 已成為秘書部門的重要職能之一 近幾年 秘書協(xié)調工作不僅受到機關領導與各部門的重視 而且受到秘書學界的重視 開始由經(jīng)驗型走向科學化 可以說 協(xié)調工作是新時期秘書工作的新發(fā)展 它既拓寬了秘書工作的領域 又提高了秘書工作的水平 從而強化了秘書部門的參謀助手作用 秘書基礎與實務 23 協(xié)調的范圍 內容和程序 秘書協(xié)調的范圍 秘書協(xié)調的內容 協(xié)調工作的程序 秘書基礎與實務 24 秘書協(xié)調的范圍 秘書協(xié)調是綜合性協(xié)調 協(xié)調的范圍十分廣泛 幾乎涉及到所有的秘書工作 概括起來 有以下三個方面 內向協(xié)調 縱向協(xié)調 橫向協(xié)調 秘書基礎與實務 25 內向協(xié)調 內向協(xié)調 亦稱內部協(xié)調 就是同一組織機構中部門與部門之間各種關系的協(xié)調 A B M1 M2 M3 M4 內向協(xié)調圖 圖中秘書部門B 根據(jù)領導機關A的授意或授權 去協(xié)調職能部門M M M M 之間的各種關系 秘書基礎與實務 26 小結 內向協(xié)調是秘書協(xié)調的重點 在各類協(xié)調中所占比例最大 而且也容易見效 由于這類協(xié)調屬于平行協(xié)調 秘書人員應在相互溝通 有利于工作的前提下 通過協(xié)商解決矛盾 秘書基礎與實務 27 縱向協(xié)調 縱向協(xié)調 又稱上下級協(xié)調 就是同一組織系統(tǒng)中不同層次之間各種關系的協(xié)調 縱向協(xié)調圖 圖中秘書部門B 根據(jù)領導機關A的授意或授權 去協(xié)調本級組織A與下級組織C 或下級組織C與D之間的各種關系 A C D B 秘書基礎與實務 28 小結 縱向協(xié)調又分為上行協(xié)調和下行協(xié)調 其中 以下行協(xié)調較多 而且難度較少 由于縱向協(xié)調是上下級關系的協(xié)調 秘書人員應按照組織之間的隸屬關系 正確地對待下級 謹慎處理各種矛盾 29 橫向協(xié)調 橫向協(xié)調 亦稱外部協(xié)調 就是同級組織或不相隸屬組織之間各種關系的協(xié)調 S1 S2 A S3 橫向協(xié)調圖 圖中秘書部門B 根據(jù)領導機關A的授意或授權 去協(xié)調同級組織或不相隸屬組織S S S S 之間的各種關系 S4 B 30 小結 隨著商品經(jīng)濟的發(fā)展 橫向協(xié)調在秘書協(xié)調中日益增多 而且日趨增重 由于這類協(xié)調具有較強的開放性和動態(tài)性 秘書人員應通過良好的信息交流和公關藝術 去處理本組織與其他組織之間的矛盾 以建立相互信賴的合作關系 秘書基礎與實務 31 秘書協(xié)調的內容 秘書協(xié)調范圍的廣泛性 決定了秘書協(xié)調內容的多樣性 縱觀各級各類秘書部門的協(xié)調活動 其主要內容有 決策協(xié)調 政策協(xié)調 事務協(xié)調 計劃協(xié)調 人際協(xié)調 秘書基礎與實務 32 決策協(xié)調 特別是宏觀決策 往往涉及到許多機構 許多工作和許多人員 可以說是一項系統(tǒng)工程 在管理體制 在管理職能 在管理主體 決策機關 咨詢機關 執(zhí)行機關 監(jiān)督機關 計劃工作 組織工作 指揮工作 控制工作 決策人員 智囊人員 執(zhí)行人員 監(jiān)督人員 秘書基礎與實務 33 秘書人員在輔助決策的過程中 有一系列的協(xié)調活動 決策系統(tǒng)的協(xié)調 決策程序的協(xié)調 決策事務的協(xié)調 實踐證明 只有將各種記過 各種力量和各種活動和諧有序地統(tǒng)一起來 才能取得滿意的決策效益 秘書基礎與實務 34 政策協(xié)調 政策是由法定組織為實現(xiàn)一定目標而制定和頒發(fā)的行為準則 它具有指導 規(guī)范 激勵和調節(jié)等功能 由于政策的形成 生效和終止關系到許多組織 許多集團和許多人員的利益 因此某項政策的制定和執(zhí)行 常常會產(chǎn)生各種矛盾乃至沖突 這就需要秘書人員在制定和實施某項政策的過程中 做好下列協(xié)調工作 政策要素的協(xié)調 政策系統(tǒng)的協(xié)調 政策沿革的協(xié)調 政策環(huán)境的協(xié)調 秘書基礎與實務 35 政策要素的協(xié)調 政策對象 政策目標 政策手段 協(xié)調彼此的關系 秘書基礎與實務 36 政策系統(tǒng)的協(xié)調 總政策 基本政策 具體政策 協(xié)調彼此的關系 秘書基礎與實務 37 政策沿革的協(xié)調 原有政策 現(xiàn)行政策 協(xié)調彼此的關系 秘書基礎與實務 38 政策環(huán)境的協(xié)調 現(xiàn)行政策于現(xiàn)行法律 政策規(guī)定與實際情況 政策制定機關與政策執(zhí)行機關 協(xié)調彼此的關系 秘書基礎與實務 39 小結 只有通過上述一系列協(xié)調活動 才能維護和增強政策的權威性 完整性 可行性和時效性 秘書基礎與實務 40 計劃協(xié)調 就是協(xié)調編制和執(zhí)行工作計劃過程中的各種關系 這里所說的計劃 主要是指各項行政工作計劃 如年度工作計劃 中心工作計劃和決策實施計劃等 這類計劃具有明顯的綜合性 在其制定和執(zhí)行階段 需要秘書部門統(tǒng)籌兼顧 綜合平衡 以調整各方面的關系 秘書基礎與實務 41 計劃制定的協(xié)調 計劃執(zhí)行的協(xié)調 工作計劃特別是綜合計劃的協(xié)調工作 集中表現(xiàn)在兩個方面 秘書基礎與實務 42 計劃制定的協(xié)調 在制定計劃時 各職能部門或下屬單位 常常從自己的利益出發(fā) 過于追求局部的 眼前的利益 容易滋生本位主義和小團體意識 因此 秘書人員要從全局的利益出發(fā) 做好計劃編制的綜合協(xié)調工作 秘書基礎與實務 43 計劃執(zhí)行的協(xié)調 在執(zhí)行計劃時 由于主客觀條件的變化 以及計劃本身存在的缺陷 常常會產(chǎn)生計劃與現(xiàn)實 整體與局部 上級與下級錯綜復雜的矛盾或沖突 對此 秘書人員要及時進行協(xié)調 以確保工作計劃的順利實施 秘書基礎與實務 44 事務協(xié)調 就是協(xié)調所做或要做事情的各種關系 在秘書協(xié)調中 事務協(xié)調最為廣泛和繁雜 幾乎貫穿于所有的秘書工作 這是因為秘書部門是綜合辦事機構 處理事務是秘書部門的基本職能 從一定意義上講 秘書協(xié)調就是事務性協(xié)調 這是秘書協(xié)調與領導協(xié)調的主要不同之處 秘書基礎與實務 45 事務協(xié)調的主要內容有 辦文方面的協(xié)調 辦會方面的協(xié)調 臨時交辦事項 辦事方面的協(xié)調 突發(fā)性事件 秘書基礎與實務 46 辦文方面的協(xié)調 聯(lián)合行文的協(xié)調 聯(lián)合承辦的協(xié)調 聯(lián)合催辦的協(xié)調 47 辦會方面的協(xié)調 會議議題的協(xié)調 會議文件的協(xié)調 會議活動的協(xié)調 秘書基礎與實務 48 辦事方面的協(xié)調 大型調查的協(xié)調 規(guī)模督查的協(xié)調 來訪接待的協(xié)調 秘書基礎與實務 49 人際協(xié)調 就是協(xié)調公務活動中人與人之間的各種關系 秘書部門處在各級組織的中樞位置 秘書必然要與各種公務人員相互交往 并發(fā)生某種正式或非正式的關系 因此 人際關系的協(xié)調 就成了秘書協(xié)調的重要內容 而且也是秘書協(xié)調的一大難題 秘書基礎與實務 50 廣泛性 復雜性 秘書人際關系的多樣性 決定了秘書人際關系的 秘書基礎與實務 51 秘書與秘書之間的關系 秘書與其他部門人員之間的關系 領導者與領導者之間的關系 秘書人員要經(jīng)常協(xié)調以下三種人際關系 秘書基礎與實務 52 協(xié)調工作的程序 受托 審理 協(xié)商 核查 處理 協(xié)調活動作為一種綜合性的管理過程 有一套基本的工作程序 根據(jù)秘書協(xié)調的性質 協(xié)調工作有以下重要環(huán)節(jié) 秘書基礎與實務 53 受托 上級組織或領導者的指示 本級組織或領導者的交辦事項 同級組織或不相隸屬組織的要求 下級組織的請求 就是秘書部門接受他人委托的協(xié)調任務 受托行為一般來自 突發(fā)性事件 秘書基礎與實務 54 受托者 受托日期 受托內容 受托要求 受托是協(xié)調工作的起點 也是秘書協(xié)調的依據(jù) 秘書人員對于來自任何一方的受托 都要認真進行登記 其內容包括 處理結果 秘書基礎與實務 55 審理 上級組織或領導者明確批示的協(xié)調 本級組織或領導者直接交辦的協(xié)調 同級組織或下級組織無權也無力進行的協(xié)調 就是對受托項目進行審議 以決定是否受理和如何受理 一般地說 如下情況秘書部門應予受理 秘書部門認定的協(xié)調 秘書基礎與實務 56 審理是協(xié)調工作的 關口 其目的在于限制協(xié)調范圍 控制協(xié)調數(shù)量 以防止 協(xié)調升級 和 協(xié)調擴大化 為此 秘書部門應制定協(xié)調的職責和受理的條件 從制度上規(guī)定秘書協(xié)調的范圍和任務 57 核查 收集協(xié)調對象的背景材料 查閱有關的政策規(guī)定 進行必要的實地調查 就是對已受理的協(xié)調事項進行調查 核實和研究 以便統(tǒng)一認識和行動 在核查階段 秘書人員的主要任務是 聽取主管部門的意見和要求 在此基礎上擬定協(xié)調計劃 秘書基礎與實務 58 核查是協(xié)調工作的前提和要求 決定著協(xié)調工作的成敗 因此 秘書人員必須堅持 一切從實際出發(fā) 的原則 在調查研究上多下功夫 以占有盡可能多的信息資料 無數(shù)事實證明 成功地協(xié)調首先取決于有效的核查 秘書基礎與實務 59 協(xié)商 個別協(xié)商與集體協(xié)商 當面協(xié)商與私下協(xié)商 正是協(xié)商與非正式協(xié)商 就是將處理問題的方案同協(xié)調各方見面 并通過共同商量以取得一致的意見 協(xié)商的方式有 直接協(xié)商與間接協(xié)商 不論是選擇哪種協(xié)商方式 都要以促進協(xié)商的成功為準 秘書基礎與實務 60 協(xié)商是協(xié)調工作的關鍵環(huán)節(jié) 也是秘書協(xié)調的重要原則 秘書人員應以平等 謙和的態(tài)度 善于同協(xié)調各方商量問題 形成共識 解決矛盾 如果自以為是 盛氣凌人 不僅無助于矛盾的解決 反而會激化矛盾 秘書基礎與實務 61 處理 就是在充分協(xié)商的基礎上 對協(xié)調各方一致接受的處理意見作出決定并付諸實施 從本質上講 協(xié)調就是取得共識 協(xié)調就是解決矛盾 因此 協(xié)調到處理這一環(huán)節(jié) 協(xié)調過程基本結束 協(xié)調任務基本完成 秘書基礎與實務 62 處理是協(xié)調工作的終結環(huán)節(jié) 其結果如何 又是對整個協(xié)調活動的檢驗與評價 為了使處理決定變成現(xiàn)實 防止意外情況的發(fā)生 秘書人員應采用書面形式 會議紀要 協(xié)議書 記錄協(xié)調的經(jīng)過與處理意見 共協(xié)調各方共同執(zhí)行 也便于秘書部門的督查 立卷和歸檔 秘書基礎與實務 63 協(xié)調的原則與方法 秘書協(xié)調的原則 秘書協(xié)調的方法 秘書基礎與實務 64 堅持原則性 運用靈活性 秘書協(xié)調的過程 從某種角度上講 就是秘書人員很好地運用兩個原則的過程 秘書基礎與實務 65 信息溝通的原則 整體優(yōu)化的原則 利益均衡的原則 平等協(xié)商的原則 分級負責的原則 秘書協(xié)調的基本原則有 秘書基礎與實務 66 信息溝通原則 在協(xié)調的開始階段 主要是收集與協(xié)調內容有關的信息資料 熟悉協(xié)調對象的歷史與現(xiàn)狀 并及時向領導者報告有關情況 在協(xié)調的進行階段 主要是收集協(xié)調對象的現(xiàn)實態(tài)度 情緒和要求 并及時在被協(xié)調者之間傳遞與反饋 在協(xié)調的結束階段 主要是收集協(xié)調對象對處理決定的貫徹執(zhí)行情況 并及時向領導者提供反饋信息 信息時協(xié)調的基礎 沒有準確 充足的信息依據(jù) 就不可能進行有效的協(xié)調 在一定意義上講 協(xié)調的過程 就是信息溝通的過程 因此 在協(xié)調的各個階段 秘書人員都要十分重視信息的收集 傳遞與反饋 秘書基礎與實務 67 整體優(yōu)化原則 根據(jù)管理的系統(tǒng)原則 任何社會組織都是一個特定的系統(tǒng) 系統(tǒng)的本質特征 就是它的整體性 如何發(fā)揮組織系統(tǒng)的整體效應 這是所有管理者追求的最終目的 可是在實際管理中 由于各職能部門和下屬組織都是相對獨立的 又都有各自的目標和利益 因此難免發(fā)生總體目標與局部目標 整體利益與局部利益之間的矛盾或沖突 秘書協(xié)調的根本目的 就是通過正確處理局部與全局的關系 充分發(fā)揮組織系統(tǒng)的整體功能 努力實現(xiàn)組織的總體目標 這就要求秘書人員在協(xié)調時 要以全局為重 引導協(xié)調各方自覺服從全局利益 秘書基礎與實務 68 平等協(xié)商原則 尊重被協(xié)調的各方 虛心聽取并采納他們的合理要求 理解別協(xié)調的各方 設身處地地為他們的利益著想 支持被協(xié)調的各方 真心實意地為他們服務 秘書協(xié)調的性質和特點 要求秘書人員必須堅持平等協(xié)商的原則 即把自己與協(xié)調對象擺在平等的位置上 待人以誠 商量共事 公平合理地處理各種矛盾 為此 要努力做到 另一方面 也要防止協(xié)調中不講原則 不分是非的不良作風 避免 各打五十大板 的現(xiàn)象發(fā)生 秘書基礎與實務 69 利益均衡原則 秘書協(xié)調 就其態(tài)勢上而言 一般表現(xiàn)為消極協(xié)調 既矛盾出現(xiàn)后的被動性協(xié)調 秘書基礎與實務 70 國家 集體 個人 在社會生活中 種種矛盾歸其要點為以下三者利益之間的沖突 矛盾的焦點或根本是經(jīng)濟利益 秘書基礎與實務 71 既要說服協(xié)調各方顧全大局 并以局部利益服從全局利益 同時也要引導協(xié)調各方堅持合法利益 并依法維護和滿足他們的正當要求 如何公平地處理各種利益關系 以實現(xiàn)協(xié)調各方的利益均衡 這是秘書協(xié)調的重要原則 因此 秘書人員在協(xié)商處理各種矛盾時 事實表明 那種一味講大局而不顧小局 一味犧牲局部利益的觀念和做法 不僅無助于舊矛盾的解決 反而會產(chǎn)生新的矛盾 正確的結論應該是 統(tǒng)籌兼顧 利益均衡 利益均衡原則 秘書基礎與實務 72 上級組織部不得越級處理下級組織職權范圍內的問題 下級組織也不得將自己職權范圍內的問題交給上級組織處理 按照管理科學的能級原理 哪一級的協(xié)調 應由哪一級負責 可是 在協(xié)調工作中 卻存在著矛盾上交的現(xiàn)象 把本來可以自行協(xié)調的 或者經(jīng)由綜合職能部門可以協(xié)調的事項 概不負責地推給上級組織 其結果不僅加重了秘書部門的協(xié)調負擔 而且助長了扯皮 推諉的不良作風 分級負責原則 秘書基礎與實務 73 凡是部門之間能夠自行協(xié)商解決的問題 或者由綜合職能部門出面能夠協(xié)調的問題 凡是能夠協(xié)調而沒有協(xié)調的問題 或者是未能先行協(xié)調的問題 為了提高機關工作質量和效率 秘書人員必須堅持分級負責的原則 上級組織 特別是秘書部門 也不要予以受理 秘書基礎與實務 74 基本的協(xié)調方法 具體的協(xié)調方法 秘書協(xié)調的方法 可以分為 秘書基礎與實務 75 基本的協(xié)調方法 行政方法 經(jīng)濟方法 法律方法 疏導方法 秘書基礎與實務 76 下達命令 指示和決定 運用行政法規(guī) 規(guī)章 就是秘書人員依靠行政組織 通過行政渠道 運用行政手段進行協(xié)調的一類方法 這類方法憑借組織之間的隸屬關系 常采用以下幾種形式 保障協(xié)調工作的正常運行 顯然 行政方法具有較強的權威性 強制性和直接性 往往能受到令行禁止的效果 須注意的是 秘書人員在運用行政方法進行協(xié)調時 要把握住自己的職業(yè)角色 不可以領導者的身份發(fā)號施命 秘書的任務是傳達行政命令 并協(xié)助和監(jiān)督行政命令的貫徹執(zhí)行 行政方法 采取行政措施 秘書基礎與實務 77 利用價格 工資 稅收 利息 獎金和罰款等手段 就是秘書人員依靠經(jīng)濟規(guī)律 運用經(jīng)濟手段和經(jīng)濟形式進行協(xié)調的一類方法 使被協(xié)調者的行為與經(jīng)濟利益相聯(lián)系 從而促進協(xié)調工作的成功 通行證方法相比 經(jīng)濟方法能起到它特有的作用 即能從經(jīng)理以上約束被協(xié)調的各方 以推動矛盾的解決 達到和諧一致的目的 采用經(jīng)濟方法進行協(xié)調 要求秘書人員必須懂得經(jīng)濟理論 經(jīng)濟規(guī)律和現(xiàn)行的經(jīng)濟政策 經(jīng)濟方法 經(jīng)濟合同 經(jīng)濟責任制等管理形式 秘書基礎與實務 78 及時秘書人員依靠現(xiàn)行的法律 法令和法規(guī) 運用經(jīng)濟司法和行政司法手段進行協(xié)調的一類方法 如利用由國家權力機關和國家行政機關制定并頒發(fā)的計劃法 統(tǒng)計法 計量法 經(jīng)濟合同法 企業(yè)法 水法 土地法 稅法 森林法 和環(huán)境保護法 以及各種行政法規(guī)等 來規(guī)范被協(xié)調者的行為 處理協(xié)調中的問題 采用法律方法進行協(xié)調 要求秘書人員必須懂得法律知識 特別是經(jīng)濟法和行政法的知識 還必須熟悉司法程序 并具備依法辦事的能力 法律方法 秘書基礎與實務 79 引導 即帶領被協(xié)調者向著協(xié)調目標行動 就是秘書人員依靠思想教育 運用各種疏導性措施進行協(xié)調的一類方法 運用疏導方法 要注意針對性 富有感染力 做到合情入理 在一定意義上說 秘書協(xié)調過程 也是一個連續(xù)疏導的過程 疏導工作做好了 協(xié)調對象的認識統(tǒng)一了 協(xié)調工作就有了可靠的保證 疏導方法 勸說 即用啟發(fā) 忠告 說理來說服被協(xié)調者 激勵 即通過肯定 贊揚 批評來滿足被協(xié)調者的某種需求 秘書基礎與實務 80 具體的協(xié)調方法 聯(lián)席會議法 聯(lián)合行文法 現(xiàn)場辦公法 非正式溝通法 感情投資法 秘書基礎與實務 81 協(xié)調人際關系 秘書的人際關系 協(xié)調同事關系 協(xié)調同級關系 協(xié)調領導者關系 秘書基礎與實務 82 人際關系的涵義 秘書部門所處的位置及其作用 決定了秘書人員要同各個方面發(fā)生正式或非正式的關系 其中 主要是人與人之間的關系 如秘書與秘書 秘書與同級人員 秘書與領導者 秘書與來訪者等人際關系 建立良好的人際關系 對于秘書來說 似乎比做好日常的秘書工作更具重要性 秘書的人際關系 秘書的人際關系 協(xié)調人際關系的意義 秘書基礎與實務 83 在社會學中 人際關系是指人與人在社會生活和社會交往過程中形成的相互關系 什么是人際關系 不同學科有不同的解釋 在社會心理學中 人際關系是指人與人之間心理的關系 心理上的距離 在行為科學中 人際關系是指在管理活動中 主管人員與部屬人員之間的關系 在公共關系學中 人際關系是指組織與組織 組織與公眾 公眾與公眾之間的關系 秘書基礎與實務 84 人際關系是指在公務活動中 秘書人員與公務人員或其他社會成員之間所形成的相互關系的總和 秘書學 秘書基礎與實務 85 是一般人際關系的組成部分 在其形成和發(fā)展的過程中 同樣具有一般人際關系的共同特征 秘書的人際關系 社會性 歷史性 客觀性 多樣性 秘書基礎與實務 86 秘書的人際關系又具有如下特點 公務性 從屬性 業(yè)緣性 綜合性 交往范圍 交往對象 交往目的 秘書基礎與實務 87 公務性 即秘書人際關系的建立與協(xié)調 都離不開公務活動 并為了處理公共事務 這一點同公共關系學中的人際關系有相似之處 秘書基礎與實務 88 從屬性 即秘書人際關系的建立與協(xié)調 一般要服從并服務于領導工作 也就是說 秘書的人際關系必須以領導工作為導向 秘書基礎與實務 89 業(yè)緣性 即秘書人際關系的建立與協(xié)調 都是以職業(yè)的需要與滿足為紐帶的 社會職業(yè)愈發(fā)展 秘書的人際關系愈富有業(yè)緣性 秘書基礎與實務 90 綜合性 即秘書人際關系的建立與協(xié)調 涉及到各種各樣的關系 如上下級關系 同事關系 同級關系 友鄰關系 正是關系與非正式關系 以及人際交往中的政治關系 經(jīng)濟關系 法律關系和倫理關系等 秘書基礎與實務 91 協(xié)調人際關系 可以建立良好的人際關系環(huán)境 協(xié)調人際關系 建立良好的人際環(huán)境 對于提高領導效能 維護領導形象 推動秘書工作和促進秘書成長等 都有著重要的實踐意義 協(xié)調人際關系的意義 協(xié)調人際關系 可以增強機關工作的整體活動功效 協(xié)調人際關系 可以促進秘書人才的健康成長 秘書基礎與實務 92 在現(xiàn)實生活中 人與人之間由于不同的 角色差異 利益差異 信息差異 認識差異 產(chǎn)生了人際矛盾 通過秘書人員的有效協(xié)調 能夠消除人們之間的矛盾 融洽人們之間的關系 從而為領導工作和秘書工作創(chuàng)造和諧的人際環(huán)境 管理學的研究表明 和諧的人際環(huán)境是進行有效管理的重要因素 秘書基礎與實務 93 機關工作是由組成 領導工作 業(yè)務工作 秘書工作 秘書基礎與實務 94 領導者與被領導者之間 同級人員之間 職責分工 組織目標 人員素質 原因造成 同事之間 產(chǎn)生程度不同的分歧或沖突 通過秘書人員的有效協(xié)調 能夠調整各方面的人際關系 進一步調動各方面的積極性 發(fā)揮機關工作的整體功能 秘書基礎與實務 95 能給人以歡樂 使人身心健康 和諧的人際關系 而且能激發(fā)人的創(chuàng)造性 最大限度地發(fā)揮人的潛能 秘書基礎與實務 96 會使人產(chǎn)生精神壓力 不和諧的人際關系 壓制人的創(chuàng)造才能 影響人的身心健康 秘書基礎與實務 97 通過有效協(xié)調 能過減輕各種壓力 促進秘書的 身體健康 交往健康 心理健康 秘書基礎與實務 98 人際關系的千差萬別和千變萬化 決定了人際關系協(xié)調的廣泛性和復雜性 秘書在各種人際關系的協(xié)調中 首要的 經(jīng)常的是協(xié)調同事關系 協(xié)調同事關系 同事關系的涵義 同事關系的特點 如何協(xié)調同事關系 秘書基礎與實務 99 是一種業(yè)緣關系 同事關系的涵義 廣義 是指同一組織中所有成員之間的關系 包括領導者之間的關系和下屬之間的關系 狹義 是指在同一組織中共事 彼此無隸屬關系的下屬之間的關系 秘書基礎與實務 100 小結 顯然 我們這里所分析的狹義的同事關系 僅指在秘書部門中不擔任領導職務的秘書與秘書之間的關系 秘書學所研究的同事關系 就是狹義的同事關系 至于秘書與其他職能部門無領導職務者之間的關系 則屬于一般的同級關系 另當別論 秘書基礎與實務 101 在日常工作中 秘書與秘書之間的關系 是一種最廣泛 最密切 也是最復雜的一種橫向人際關系 這種關系具有以下特點 同事關系的特點 直接性 頻繁性 平等性 秘書基礎與實務 102 直接性 在一個秘書部門里 秘書與秘書要在一起工作 必然經(jīng)常發(fā)生面對面的 比較密切的人際關系 這種關系 社會學稱作首屬關系 它是長期在一起共事 由共同職業(yè)而連接成的一種工作關系 秘書基礎與實務 103 頻繁性 由于工作的需要 秘書自然要與領導者 與其他同級人員 與組織外的人員發(fā)生某種關系 但接觸最多的還是秘書與秘書 可以說是朝夕相處 休戚與共 這種關系 要求秘書之間必須保持良好的合作關系 秘書基礎與實務 104 平等性 同事關系不同于上下級關系 它是一種同級之間平行關系 秘書與秘書之間 沒有職務與地位上的差別 而只有分工上的不同 或者是輔佐對象的不同 不管是領導者的個人秘書 還是機關或部門的集體秘書 他們都彼此平等 無上下尊卑之分 秘書基礎與實務 105 如何協(xié)調同事關系 秘書與秘書之間 由于直接而頻繁的接觸 既可以建立良好的人際關系 又容易產(chǎn)生某些人際矛盾 根據(jù)社會學的研究 人際交往愈頻繁 產(chǎn)生人際矛盾的機會就愈多 因此 協(xié)調好同事關系 不僅必要而且重要 秘書基礎與實務 106 如何協(xié)調同事關系 要一視同仁 當同事之間發(fā)生矛盾而又需要協(xié)調時 要根據(jù)同事關系的特點 同樣看待各方 不分親疏厚薄 要適時溝通 實踐表明 同事之間信息溝通不暢 是導致人際矛盾的重要原因之一 因此 要消除同事之間的矛盾 必須在協(xié)調對象之間適時傳遞與反饋有利于團結的信息 要求同存異 對于協(xié)調各方在認識上 性格上和做法上等非原則性問題 要允許存在 允許保留 此外 還要與人為善 寬以待人 秘書基礎與實務 107 從廣義上講 同級關系也是同事關系 但是 就其相互交往的頻率程度和密切程度而言 它又有別于狹義的同事關系 協(xié)調同級關系 同級關系的涵義 同級關系的特點 如何協(xié)調同級關系 秘書基礎與實務 108 同級關系的涵義 同級關系 是指在同一組織內不同部門人們之間的相互關系 如某一政府機關中秘書部門與計委 財政 交通 文化 教育等職能部門人員之間的關系 某一企業(yè)中秘書部門與計劃 生產(chǎn) 營銷 勞資等職能部門人員之間的關系 秘書基礎與實務 109 同級關系與同事關系相比較 存在著某些差異 同級關系是分工與合作的關系 沒有這種關系 組織的總體目標無法實現(xiàn) 同級關系雖是地位相同的平行關系 但又是相互依賴的關系 同級關系是一種非面對面的 不夠密切的次屬關系 秘書基礎與實務 110 秘書部門與其他部門人員之間的關系 不如秘書部門秘書與秘書之間的關系那樣直接和密切 這種平行關系具有以下特點 同級關系的特點 差異性 制約性 對應性 秘書基礎與實務 111 差異性 組織內的不同部門之間 雖然是平行關系 但由于職責范圍不同 其作用和任務也不相同 這種不同 必然使部門與部門人員之間在客觀上存在著差異性 秘書基礎與實務 112 制約性 同級部門之間的差異性 從專業(yè)化的角度看 它是分工的產(chǎn)物 有分工就需要合作 只有合作才能實現(xiàn)組織的共同目標 可是 分工容易出現(xiàn)該合作的不合作 致使同級部門之間相互推諉 同級人員之間不相互配合 秘書基礎與實務 113 對應性 在同級關系中 存在著對應的職別關系 如不同部門的廳廠與廳長 處長與處長 科長與科長 科員與科員等 這些不同的職別 反映不同的權力和責任 經(jīng)驗和能力 秘書基礎與實務 114 如何協(xié)調同級關系 協(xié)調同級人員之間的關系 是秘書協(xié)調人際關系的重要內容之一 其協(xié)調的原則和方法 與協(xié)調同事關系大體一樣 如一視同仁 適時溝通 求同存異等 不同的是 協(xié)調同級關系要把握基本的出發(fā)點 強化整體功能 實現(xiàn)組織目標 這是因為 各部門由于分工的不同 往往只追求本部門的目標 而忽視組織的共同目標 只強調局部利益 而不顧全整體的利益 如果協(xié)調者只從維護某一部門的利益出發(fā) 不僅會貽誤協(xié)調活動 而且會危害組織目標 秘書基礎與實務 115 嚴格地說 協(xié)調領導者關系不是秘書人員的事情 而是上級領導機關或者上級組織部門的任務 但是 在有條件的情況下 恰到好處地協(xié)調領導者之間的關系 也是一位優(yōu)秀秘書的標志之一 協(xié)調領導者關系 協(xié)調領導者關系的涵義 協(xié)調領導者關系的條件 如何協(xié)調領導者關系 秘書基礎與實務 116 領導者關系 是指同級組織中領導者與領導者之間的相互關系 領導者關系的涵義 對于領導者來說 領導者關系是一種平行的同事關系 對于秘書而言 領導者關系是一種縱向的上下級關系 秘書基礎與實務 117 我們所說的協(xié)調領導者關系 就是秘書人員有條件地協(xié)調領導者與領導者之間的關系 顯然 這種協(xié)調是自下而上的縱向協(xié)調 工作經(jīng)驗告訴我們 下級協(xié)調上級不僅難度大 而且具有一定的風險性 秘書