秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)7PPT課件

1 協(xié)調(diào)關(guān)系 協(xié)調(diào)關(guān)系概述 協(xié)調(diào)的范圍 內(nèi)容和程序 協(xié)調(diào)的原則與方法 第七章協(xié)調(diào)關(guān)系 協(xié)調(diào)人際關(guān)系 秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù) 2 協(xié)調(diào)關(guān)系概述 協(xié)調(diào)是管理工作的一項(xiàng)綜合職能 也是領(lǐng)導(dǎo)工作的重要任務(wù)任務(wù) 秘書部門作為綜合辦事機(jī)構(gòu) 輔助領(lǐng)導(dǎo)者協(xié)調(diào)各種關(guān)系 已經(jīng)成為一項(xiàng)重要的秘書職能 協(xié)調(diào)關(guān)系的涵義 協(xié)調(diào)活動的要素 秘書協(xié)調(diào)的意義 秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù) 3 協(xié)調(diào)關(guān)系涵義 任何管理工作 特別是現(xiàn)代管理工作 都需要有效的協(xié)調(diào) 前蘇聯(lián)學(xué)者阿法納西耶夫所說 在管理中還可以分出一項(xiàng)職能 即把其他一切職能聯(lián)合起來的統(tǒng)帥職能 他又說 專業(yè)化過程把昔日的單一管理工作劃分為多種專業(yè)工作 以至最終出現(xiàn)了一種純粹的領(lǐng)導(dǎo)職能 領(lǐng)導(dǎo)者把全部基本職能交給專職工作人員 而只把協(xié)調(diào)他們活動的工作留給自己 秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù) 4 協(xié)調(diào)關(guān)系涵義 協(xié)調(diào)作為管理學(xué)的概念 其表述在國內(nèi)外尚不統(tǒng)一 有的認(rèn)為 協(xié)調(diào) 就是連接 聯(lián)合 調(diào)和所有的活動及力量 有的認(rèn)為 協(xié)調(diào)的職能在于使一個(gè)組織中的所有單位的活動同步化與和諧化 以便達(dá)到共同的最終成果 有的認(rèn)為 協(xié)調(diào)一直被釋為使團(tuán)隊(duì)組織的活動井然有序 具有同步性 從而保證這些活動適時(shí) 且對預(yù)想工作的質(zhì)和量來講確鑿無誤 秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù) 5 協(xié)調(diào)關(guān)系涵義 協(xié)調(diào) 一詞引進(jìn)秘書學(xué)后 有的認(rèn)為 協(xié)調(diào)就是化解矛盾 有的認(rèn)為 協(xié)調(diào)就是協(xié)同起來 步調(diào)一致的意思 我們認(rèn)為 秘書學(xué)的 協(xié)調(diào) 是指秘書人員在其職責(zé)范圍內(nèi) 或在領(lǐng)導(dǎo)者的授權(quán)下 調(diào)整和改善組織之間 工作之間 人際之間的關(guān)系 促使各項(xiàng)活動趨向同步化與和諧化 以實(shí)現(xiàn)共同目標(biāo)的過程 秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù) 6 協(xié)調(diào)活動的要素 協(xié)調(diào)活動是一種復(fù)雜的管理過程 它由諸多相互聯(lián)系 相互作用的要素構(gòu)成 秘書協(xié)調(diào)的要素有 協(xié)調(diào)者 協(xié)調(diào)對象 協(xié)調(diào)目標(biāo) 協(xié)調(diào)意圖 協(xié)調(diào)環(huán)境 秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù) 7 協(xié)調(diào)者 即協(xié)調(diào)主體 秘書協(xié)調(diào)的協(xié)調(diào)者 就是秘書人員 由于協(xié)調(diào)的內(nèi)容和難易不同 協(xié)調(diào)者可以是 某個(gè)秘書人員 可以是某些秘書人員 還可以是由若干組織派人參加的協(xié)調(diào)群體 重大的協(xié)調(diào)活動 往往由機(jī)關(guān)或部門的領(lǐng)導(dǎo)者負(fù)責(zé) 這紅協(xié)調(diào) 已不是秘書協(xié)調(diào) 而是領(lǐng)導(dǎo)者協(xié)調(diào) 理由是協(xié)調(diào)主體發(fā)生了變化 秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù) 8 協(xié)調(diào)者是協(xié)調(diào)活動的主導(dǎo)要素 其綜合素質(zhì)如何 關(guān)系到協(xié)調(diào)的成功與否 智力 能力 經(jīng)驗(yàn) 資格 因此 要增強(qiáng)協(xié)調(diào)的有效性 首先必須選擇和配備好協(xié)調(diào)者 秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù) 9 協(xié)調(diào)對象 即協(xié)調(diào)客體 協(xié)調(diào)對象至少是兩個(gè)以上的 或組織 或工作 或當(dāng)事人 協(xié)調(diào)對象的多少 取決于管理幅度和協(xié)調(diào)內(nèi)容 一般地說 管理幅度越大 協(xié)調(diào)內(nèi)容越繁 其協(xié)調(diào)對象越多 協(xié)調(diào)對象的確定 要分清主與次 以便在制定和執(zhí)行協(xié)調(diào)方案時(shí) 突出重點(diǎn) 秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù) 10 協(xié)調(diào)對象是協(xié)調(diào)活動的制約要素 它不僅規(guī)定著協(xié)調(diào)的難易 而且影響著協(xié)調(diào)的結(jié)果 因此 熟悉協(xié)調(diào)對象 并獲得協(xié)調(diào)對象的配合 是協(xié)調(diào)活動成功的關(guān)鍵 秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù) 11 協(xié)調(diào)意圖 即領(lǐng)導(dǎo)者對協(xié)調(diào)活動的 指示 意見 要求 這是秘書協(xié)調(diào)的主觀依據(jù) 也是協(xié)調(diào)能否成功的重要保證 秘書人員在協(xié)調(diào)的過程中 必須如實(shí)而富有創(chuàng)造性地執(zhí)行協(xié)調(diào)意圖 如果在協(xié)調(diào)中出現(xiàn)新的情況 或發(fā)生與協(xié)調(diào)意圖相抵觸的情況 秘書人員應(yīng)及時(shí)請示 再根據(jù)新的協(xié)調(diào)意圖行事 用意 秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù) 12 領(lǐng)會 執(zhí)行 協(xié)調(diào)意圖 是秘書協(xié)調(diào)有別于其他協(xié)調(diào)活動的顯著特點(diǎn) 任何忽視或否認(rèn)協(xié)調(diào)意圖的想法和做法都會有害于協(xié)調(diào)活動 有效的協(xié)調(diào) 必然是協(xié)調(diào)意圖與協(xié)調(diào)實(shí)踐相結(jié)合的產(chǎn)物 秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù) 13 協(xié)調(diào)目標(biāo) 即協(xié)調(diào)要達(dá)到的目的與結(jié)果 一般地說 協(xié)調(diào)目標(biāo)分為 直接目標(biāo) 最終目標(biāo) 秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù) 14 直接目標(biāo) 就是統(tǒng)一認(rèn)識 融洽關(guān)系 消除或減少矛盾 秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù) 15 最終目標(biāo) 就是統(tǒng)一行動 齊心協(xié)力 保證組織目標(biāo)的順利實(shí)現(xiàn) 秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù) 16 協(xié)調(diào)目標(biāo)能否實(shí)現(xiàn)及其實(shí)現(xiàn)的程度如何 是評價(jià)協(xié)調(diào)質(zhì)量與效率的主要標(biāo)準(zhǔn) 因此 協(xié)調(diào)目標(biāo)的制定必須明確 具體而又可行 秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù) 17 協(xié)調(diào)環(huán)境 即協(xié)調(diào)活動的內(nèi)外部條件 也就是協(xié)調(diào)活動的背景 協(xié)調(diào)環(huán)境包括 小環(huán)境 大環(huán)境 就是協(xié)調(diào)對象的組織氣候 就是開展協(xié)調(diào)的社會氣候 秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù) 18 協(xié)調(diào)環(huán)境是開展協(xié)調(diào)活動的客觀條件 對協(xié)調(diào)具有一定的制約作用 如果不熟悉協(xié)調(diào)對象 不了解內(nèi)外部條件的變化 協(xié)調(diào)工作就會脫離實(shí)際 協(xié)調(diào)目標(biāo)就難以實(shí)現(xiàn) 甚至?xí)?dǎo)致協(xié)調(diào)的失敗 秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù) 19 秘書協(xié)調(diào)的意義 秘書協(xié)調(diào)在領(lǐng)導(dǎo)工作 機(jī)關(guān)工作和秘書工作中都占有重要的地位 具有重要的意義 從領(lǐng)導(dǎo)工作上看 從機(jī)關(guān)工作上看 從秘書工作上看 秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù) 20 從領(lǐng)導(dǎo)工作上看 協(xié)調(diào)本來是領(lǐng)導(dǎo)工作 如大政方針 重大決策和重要部署的決定與執(zhí)行 都需要領(lǐng)導(dǎo)者親自協(xié)調(diào) 工作實(shí)踐和經(jīng)驗(yàn)證明 領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)具有很強(qiáng)的權(quán)威性和有效性 但是 領(lǐng)導(dǎo)者不可能事無巨細(xì) 事必躬親 即使是重大事項(xiàng)的協(xié)調(diào) 也不必包攬其中的事務(wù)性工作 這就需要秘書人員發(fā)揮參謀助手作用 或者主動承擔(dān)協(xié)調(diào)任務(wù) 或者由領(lǐng)導(dǎo)者授權(quán)承辦協(xié)調(diào)任務(wù) 以減輕領(lǐng)導(dǎo)者的工作負(fù)擔(dān) 從這個(gè)意義上講 秘書協(xié)調(diào)就是領(lǐng)導(dǎo)活動的延伸與補(bǔ)充 有利于領(lǐng)導(dǎo)工作的正常運(yùn)行 秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù) 21 從機(jī)關(guān)工作上看 由于專業(yè)化分工的需要 組織機(jī)構(gòu)一般劃分為領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)和職能部門 領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)擔(dān)負(fù)著決策和指揮的任務(wù) 職能部門承掌某一方面的業(yè)務(wù) 由此組織成統(tǒng)一的工作整體 我們所說的機(jī)關(guān)工作 就是指一級組織的領(lǐng)導(dǎo)工作和各種業(yè)務(wù)工作 而任何一項(xiàng)機(jī)關(guān)工作又都涉及到許多部門和個(gè)人 這就需要相互支持與合作 可是 在實(shí)際工作中 因目標(biāo)上的不一樣 認(rèn)識上的不一致 行動上的不統(tǒng)一 常常會發(fā)生各種各樣的矛盾 秘書部門處在機(jī)關(guān)的樞紐位置上 理應(yīng)肩負(fù)起協(xié)調(diào)的任務(wù) 輔助領(lǐng)導(dǎo)者化解矛盾 理順關(guān)系 提高機(jī)關(guān)工作的質(zhì)量與效率 秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù) 22 從秘書工作上看 在傳統(tǒng)的秘書工作中 協(xié)調(diào)工作早已存在 因受到社會發(fā)展 管理水平和認(rèn)識能力的限制 秘書協(xié)調(diào)的地位和作用未得到應(yīng)有的重視 隨著形勢的發(fā)展 秘書工作的轉(zhuǎn)變 協(xié)調(diào)工作日益突出 已成為秘書部門的重要職能之一 近幾年 秘書協(xié)調(diào)工作不僅受到機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)與各部門的重視 而且受到秘書學(xué)界的重視 開始由經(jīng)驗(yàn)型走向科學(xué)化 可以說 協(xié)調(diào)工作是新時(shí)期秘書工作的新發(fā)展 它既拓寬了秘書工作的領(lǐng)域 又提高了秘書工作的水平 從而強(qiáng)化了秘書部門的參謀助手作用 秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù) 23 協(xié)調(diào)的范圍 內(nèi)容和程序 秘書協(xié)調(diào)的范圍 秘書協(xié)調(diào)的內(nèi)容 協(xié)調(diào)工作的程序 秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù) 24 秘書協(xié)調(diào)的范圍 秘書協(xié)調(diào)是綜合性協(xié)調(diào) 協(xié)調(diào)的范圍十分廣泛 幾乎涉及到所有的秘書工作 概括起來 有以下三個(gè)方面 內(nèi)向協(xié)調(diào) 縱向協(xié)調(diào) 橫向協(xié)調(diào) 秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù) 25 內(nèi)向協(xié)調(diào) 內(nèi)向協(xié)調(diào) 亦稱內(nèi)部協(xié)調(diào) 就是同一組織機(jī)構(gòu)中部門與部門之間各種關(guān)系的協(xié)調(diào) A B M1 M2 M3 M4 內(nèi)向協(xié)調(diào)圖 圖中秘書部門B 根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)A的授意或授權(quán) 去協(xié)調(diào)職能部門M M M M 之間的各種關(guān)系 秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù) 26 小結(jié) 內(nèi)向協(xié)調(diào)是秘書協(xié)調(diào)的重點(diǎn) 在各類協(xié)調(diào)中所占比例最大 而且也容易見效 由于這類協(xié)調(diào)屬于平行協(xié)調(diào) 秘書人員應(yīng)在相互溝通 有利于工作的前提下 通過協(xié)商解決矛盾 秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù) 27 縱向協(xié)調(diào) 縱向協(xié)調(diào) 又稱上下級協(xié)調(diào) 就是同一組織系統(tǒng)中不同層次之間各種關(guān)系的協(xié)調(diào) 縱向協(xié)調(diào)圖 圖中秘書部門B 根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)A的授意或授權(quán) 去協(xié)調(diào)本級組織A與下級組織C 或下級組織C與D之間的各種關(guān)系 A C D B 秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù) 28 小結(jié) 縱向協(xié)調(diào)又分為上行協(xié)調(diào)和下行協(xié)調(diào) 其中 以下行協(xié)調(diào)較多 而且難度較少 由于縱向協(xié)調(diào)是上下級關(guān)系的協(xié)調(diào) 秘書人員應(yīng)按照組織之間的隸屬關(guān)系 正確地對待下級 謹(jǐn)慎處理各種矛盾 29 橫向協(xié)調(diào) 橫向協(xié)調(diào) 亦稱外部協(xié)調(diào) 就是同級組織或不相隸屬組織之間各種關(guān)系的協(xié)調(diào) S1 S2 A S3 橫向協(xié)調(diào)圖 圖中秘書部門B 根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)A的授意或授權(quán) 去協(xié)調(diào)同級組織或不相隸屬組織S S S S 之間的各種關(guān)系 S4 B 30 小結(jié) 隨著商品經(jīng)濟(jì)的發(fā)展 橫向協(xié)調(diào)在秘書協(xié)調(diào)中日益增多 而且日趨增重 由于這類協(xié)調(diào)具有較強(qiáng)的開放性和動態(tài)性 秘書人員應(yīng)通過良好的信息交流和公關(guān)藝術(shù) 去處理本組織與其他組織之間的矛盾 以建立相互信賴的合作關(guān)系 秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù) 31 秘書協(xié)調(diào)的內(nèi)容 秘書協(xié)調(diào)范圍的廣泛性 決定了秘書協(xié)調(diào)內(nèi)容的多樣性 縱觀各級各類秘書部門的協(xié)調(diào)活動 其主要內(nèi)容有 決策協(xié)調(diào) 政策協(xié)調(diào) 事務(wù)協(xié)調(diào) 計(jì)劃協(xié)調(diào) 人際協(xié)調(diào) 秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù) 32 決策協(xié)調(diào) 特別是宏觀決策 往往涉及到許多機(jī)構(gòu) 許多工作和許多人員 可以說是一項(xiàng)系統(tǒng)工程 在管理體制 在管理職能 在管理主體 決策機(jī)關(guān) 咨詢機(jī)關(guān) 執(zhí)行機(jī)關(guān) 監(jiān)督機(jī)關(guān) 計(jì)劃工作 組織工作 指揮工作 控制工作 決策人員 智囊人員 執(zhí)行人員 監(jiān)督人員 秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù) 33 秘書人員在輔助決策的過程中 有一系列的協(xié)調(diào)活動 決策系統(tǒng)的協(xié)調(diào) 決策程序的協(xié)調(diào) 決策事務(wù)的協(xié)調(diào) 實(shí)踐證明 只有將各種記過 各種力量和各種活動和諧有序地統(tǒng)一起來 才能取得滿意的決策效益 秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù) 34 政策協(xié)調(diào) 政策是由法定組織為實(shí)現(xiàn)一定目標(biāo)而制定和頒發(fā)的行為準(zhǔn)則 它具有指導(dǎo) 規(guī)范 激勵和調(diào)節(jié)等功能 由于政策的形成 生效和終止關(guān)系到許多組織 許多集團(tuán)和許多人員的利益 因此某項(xiàng)政策的制定和執(zhí)行 常常會產(chǎn)生各種矛盾乃至沖突 這就需要秘書人員在制定和實(shí)施某項(xiàng)政策的過程中 做好下列協(xié)調(diào)工作 政策要素的協(xié)調(diào) 政策系統(tǒng)的協(xié)調(diào) 政策沿革的協(xié)調(diào) 政策環(huán)境的協(xié)調(diào) 秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù) 35 政策要素的協(xié)調(diào) 政策對象 政策目標(biāo) 政策手段 協(xié)調(diào)彼此的關(guān)系 秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù) 36 政策系統(tǒng)的協(xié)調(diào) 總政策 基本政策 具體政策 協(xié)調(diào)彼此的關(guān)系 秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù) 37 政策沿革的協(xié)調(diào) 原有政策 現(xiàn)行政策 協(xié)調(diào)彼此的關(guān)系 秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù) 38 政策環(huán)境的協(xié)調(diào) 現(xiàn)行政策于現(xiàn)行法律 政策規(guī)定與實(shí)際情況 政策制定機(jī)關(guān)與政策執(zhí)行機(jī)關(guān) 協(xié)調(diào)彼此的關(guān)系 秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù) 39 小結(jié) 只有通過上述一系列協(xié)調(diào)活動 才能維護(hù)和增強(qiáng)政策的權(quán)威性 完整性 可行性和時(shí)效性 秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù) 40 計(jì)劃協(xié)調(diào) 就是協(xié)調(diào)編制和執(zhí)行工作計(jì)劃過程中的各種關(guān)系 這里所說的計(jì)劃 主要是指各項(xiàng)行政工作計(jì)劃 如年度工作計(jì)劃 中心工作計(jì)劃和決策實(shí)施計(jì)劃等 這類計(jì)劃具有明顯的綜合性 在其制定和執(zhí)行階段 需要秘書部門統(tǒng)籌兼顧 綜合平衡 以調(diào)整各方面的關(guān)系 秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù) 41 計(jì)劃制定的協(xié)調(diào) 計(jì)劃執(zhí)行的協(xié)調(diào) 工作計(jì)劃特別是綜合計(jì)劃的協(xié)調(diào)工作 集中表現(xiàn)在兩個(gè)方面 秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù) 42 計(jì)劃制定的協(xié)調(diào) 在制定計(jì)劃時(shí) 各職能部門或下屬單位 常常從自己的利益出發(fā) 過于追求局部的 眼前的利益 容易滋生本位主義和小團(tuán)體意識 因此 秘書人員要從全局的利益出發(fā) 做好計(jì)劃編制的綜合協(xié)調(diào)工作 秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù) 43 計(jì)劃執(zhí)行的協(xié)調(diào) 在執(zhí)行計(jì)劃時(shí) 由于主客觀條件的變化 以及計(jì)劃本身存在的缺陷 常常會產(chǎn)生計(jì)劃與現(xiàn)實(shí) 整體與局部 上級與下級錯綜復(fù)雜的矛盾或沖突 對此 秘書人員要及時(shí)進(jìn)行協(xié)調(diào) 以確保工作計(jì)劃的順利實(shí)施 秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù) 44 事務(wù)協(xié)調(diào) 就是協(xié)調(diào)所做或要做事情的各種關(guān)系 在秘書協(xié)調(diào)中 事務(wù)協(xié)調(diào)最為廣泛和繁雜 幾乎貫穿于所有的秘書工作 這是因?yàn)槊貢块T是綜合辦事機(jī)構(gòu) 處理事務(wù)是秘書部門的基本職能 從一定意義上講 秘書協(xié)調(diào)就是事務(wù)性協(xié)調(diào) 這是秘書協(xié)調(diào)與領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)的主要不同之處 秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù) 45 事務(wù)協(xié)調(diào)的主要內(nèi)容有 辦文方面的協(xié)調(diào) 辦會方面的協(xié)調(diào) 臨時(shí)交辦事項(xiàng) 辦事方面的協(xié)調(diào) 突發(fā)性事件 秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù) 46 辦文方面的協(xié)調(diào) 聯(lián)合行文的協(xié)調(diào) 聯(lián)合承辦的協(xié)調(diào) 聯(lián)合催辦的協(xié)調(diào) 47 辦會方面的協(xié)調(diào) 會議議題的協(xié)調(diào) 會議文件的協(xié)調(diào) 會議活動的協(xié)調(diào) 秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù) 48 辦事方面的協(xié)調(diào) 大型調(diào)查的協(xié)調(diào) 規(guī)模督查的協(xié)調(diào) 來訪接待的協(xié)調(diào) 秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù) 49 人際協(xié)調(diào) 就是協(xié)調(diào)公務(wù)活動中人與人之間的各種關(guān)系 秘書部門處在各級組織的中樞位置 秘書必然要與各種公務(wù)人員相互交往 并發(fā)生某種正式或非正式的關(guān)系 因此 人際關(guān)系的協(xié)調(diào) 就成了秘書協(xié)調(diào)的重要內(nèi)容 而且也是秘書協(xié)調(diào)的一大難題 秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù) 50 廣泛性 復(fù)雜性 秘書人際關(guān)系的多樣性 決定了秘書人際關(guān)系的 秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù) 51 秘書與秘書之間的關(guān)系 秘書與其他部門人員之間的關(guān)系 領(lǐng)導(dǎo)者與領(lǐng)導(dǎo)者之間的關(guān)系 秘書人員要經(jīng)常協(xié)調(diào)以下三種人際關(guān)系 秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù) 52 協(xié)調(diào)工作的程序 受托 審理 協(xié)商 核查 處理 協(xié)調(diào)活動作為一種綜合性的管理過程 有一套基本的工作程序 根據(jù)秘書協(xié)調(diào)的性質(zhì) 協(xié)調(diào)工作有以下重要環(huán)節(jié) 秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù) 53 受托 上級組織或領(lǐng)導(dǎo)者的指示 本級組織或領(lǐng)導(dǎo)者的交辦事項(xiàng) 同級組織或不相隸屬組織的要求 下級組織的請求 就是秘書部門接受他人委托的協(xié)調(diào)任務(wù) 受托行為一般來自 突發(fā)性事件 秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù) 54 受托者 受托日期 受托內(nèi)容 受托要求 受托是協(xié)調(diào)工作的起點(diǎn) 也是秘書協(xié)調(diào)的依據(jù) 秘書人員對于來自任何一方的受托 都要認(rèn)真進(jìn)行登記 其內(nèi)容包括 處理結(jié)果 秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù) 55 審理 上級組織或領(lǐng)導(dǎo)者明確批示的協(xié)調(diào) 本級組織或領(lǐng)導(dǎo)者直接交辦的協(xié)調(diào) 同級組織或下級組織無權(quán)也無力進(jìn)行的協(xié)調(diào) 就是對受托項(xiàng)目進(jìn)行審議 以決定是否受理和如何受理 一般地說 如下情況秘書部門應(yīng)予受理 秘書部門認(rèn)定的協(xié)調(diào) 秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù) 56 審理是協(xié)調(diào)工作的 關(guān)口 其目的在于限制協(xié)調(diào)范圍 控制協(xié)調(diào)數(shù)量 以防止 協(xié)調(diào)升級 和 協(xié)調(diào)擴(kuò)大化 為此 秘書部門應(yīng)制定協(xié)調(diào)的職責(zé)和受理的條件 從制度上規(guī)定秘書協(xié)調(diào)的范圍和任務(wù) 57 核查 收集協(xié)調(diào)對象的背景材料 查閱有關(guān)的政策規(guī)定 進(jìn)行必要的實(shí)地調(diào)查 就是對已受理的協(xié)調(diào)事項(xiàng)進(jìn)行調(diào)查 核實(shí)和研究 以便統(tǒng)一認(rèn)識和行動 在核查階段 秘書人員的主要任務(wù)是 聽取主管部門的意見和要求 在此基礎(chǔ)上擬定協(xié)調(diào)計(jì)劃 秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù) 58 核查是協(xié)調(diào)工作的前提和要求 決定著協(xié)調(diào)工作的成敗 因此 秘書人員必須堅(jiān)持 一切從實(shí)際出發(fā) 的原則 在調(diào)查研究上多下功夫 以占有盡可能多的信息資料 無數(shù)事實(shí)證明 成功地協(xié)調(diào)首先取決于有效的核查 秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù) 59 協(xié)商 個(gè)別協(xié)商與集體協(xié)商 當(dāng)面協(xié)商與私下協(xié)商 正是協(xié)商與非正式協(xié)商 就是將處理問題的方案同協(xié)調(diào)各方見面 并通過共同商量以取得一致的意見 協(xié)商的方式有 直接協(xié)商與間接協(xié)商 不論是選擇哪種協(xié)商方式 都要以促進(jìn)協(xié)商的成功為準(zhǔn) 秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù) 60 協(xié)商是協(xié)調(diào)工作的關(guān)鍵環(huán)節(jié) 也是秘書協(xié)調(diào)的重要原則 秘書人員應(yīng)以平等 謙和的態(tài)度 善于同協(xié)調(diào)各方商量問題 形成共識 解決矛盾 如果自以為是 盛氣凌人 不僅無助于矛盾的解決 反而會激化矛盾 秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù) 61 處理 就是在充分協(xié)商的基礎(chǔ)上 對協(xié)調(diào)各方一致接受的處理意見作出決定并付諸實(shí)施 從本質(zhì)上講 協(xié)調(diào)就是取得共識 協(xié)調(diào)就是解決矛盾 因此 協(xié)調(diào)到處理這一環(huán)節(jié) 協(xié)調(diào)過程基本結(jié)束 協(xié)調(diào)任務(wù)基本完成 秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù) 62 處理是協(xié)調(diào)工作的終結(jié)環(huán)節(jié) 其結(jié)果如何 又是對整個(gè)協(xié)調(diào)活動的檢驗(yàn)與評價(jià) 為了使處理決定變成現(xiàn)實(shí) 防止意外情況的發(fā)生 秘書人員應(yīng)采用書面形式 會議紀(jì)要 協(xié)議書 記錄協(xié)調(diào)的經(jīng)過與處理意見 共協(xié)調(diào)各方共同執(zhí)行 也便于秘書部門的督查 立卷和歸檔 秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù) 63 協(xié)調(diào)的原則與方法 秘書協(xié)調(diào)的原則 秘書協(xié)調(diào)的方法 秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù) 64 堅(jiān)持原則性 運(yùn)用靈活性 秘書協(xié)調(diào)的過程 從某種角度上講 就是秘書人員很好地運(yùn)用兩個(gè)原則的過程 秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù) 65 信息溝通的原則 整體優(yōu)化的原則 利益均衡的原則 平等協(xié)商的原則 分級負(fù)責(zé)的原則 秘書協(xié)調(diào)的基本原則有 秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù) 66 信息溝通原則 在協(xié)調(diào)的開始階段 主要是收集與協(xié)調(diào)內(nèi)容有關(guān)的信息資料 熟悉協(xié)調(diào)對象的歷史與現(xiàn)狀 并及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)者報(bào)告有關(guān)情況 在協(xié)調(diào)的進(jìn)行階段 主要是收集協(xié)調(diào)對象的現(xiàn)實(shí)態(tài)度 情緒和要求 并及時(shí)在被協(xié)調(diào)者之間傳遞與反饋 在協(xié)調(diào)的結(jié)束階段 主要是收集協(xié)調(diào)對象對處理決定的貫徹執(zhí)行情況 并及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)者提供反饋信息 信息時(shí)協(xié)調(diào)的基礎(chǔ) 沒有準(zhǔn)確 充足的信息依據(jù) 就不可能進(jìn)行有效的協(xié)調(diào) 在一定意義上講 協(xié)調(diào)的過程 就是信息溝通的過程 因此 在協(xié)調(diào)的各個(gè)階段 秘書人員都要十分重視信息的收集 傳遞與反饋 秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù) 67 整體優(yōu)化原則 根據(jù)管理的系統(tǒng)原則 任何社會組織都是一個(gè)特定的系統(tǒng) 系統(tǒng)的本質(zhì)特征 就是它的整體性 如何發(fā)揮組織系統(tǒng)的整體效應(yīng) 這是所有管理者追求的最終目的 可是在實(shí)際管理中 由于各職能部門和下屬組織都是相對獨(dú)立的 又都有各自的目標(biāo)和利益 因此難免發(fā)生總體目標(biāo)與局部目標(biāo) 整體利益與局部利益之間的矛盾或沖突 秘書協(xié)調(diào)的根本目的 就是通過正確處理局部與全局的關(guān)系 充分發(fā)揮組織系統(tǒng)的整體功能 努力實(shí)現(xiàn)組織的總體目標(biāo) 這就要求秘書人員在協(xié)調(diào)時(shí) 要以全局為重 引導(dǎo)協(xié)調(diào)各方自覺服從全局利益 秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù) 68 平等協(xié)商原則 尊重被協(xié)調(diào)的各方 虛心聽取并采納他們的合理要求 理解別協(xié)調(diào)的各方 設(shè)身處地地為他們的利益著想 支持被協(xié)調(diào)的各方 真心實(shí)意地為他們服務(wù) 秘書協(xié)調(diào)的性質(zhì)和特點(diǎn) 要求秘書人員必須堅(jiān)持平等協(xié)商的原則 即把自己與協(xié)調(diào)對象擺在平等的位置上 待人以誠 商量共事 公平合理地處理各種矛盾 為此 要努力做到 另一方面 也要防止協(xié)調(diào)中不講原則 不分是非的不良作風(fēng) 避免 各打五十大板 的現(xiàn)象發(fā)生 秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù) 69 利益均衡原則 秘書協(xié)調(diào) 就其態(tài)勢上而言 一般表現(xiàn)為消極協(xié)調(diào) 既矛盾出現(xiàn)后的被動性協(xié)調(diào) 秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù) 70 國家 集體 個(gè)人 在社會生活中 種種矛盾歸其要點(diǎn)為以下三者利益之間的沖突 矛盾的焦點(diǎn)或根本是經(jīng)濟(jì)利益 秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù) 71 既要說服協(xié)調(diào)各方顧全大局 并以局部利益服從全局利益 同時(shí)也要引導(dǎo)協(xié)調(diào)各方堅(jiān)持合法利益 并依法維護(hù)和滿足他們的正當(dāng)要求 如何公平地處理各種利益關(guān)系 以實(shí)現(xiàn)協(xié)調(diào)各方的利益均衡 這是秘書協(xié)調(diào)的重要原則 因此 秘書人員在協(xié)商處理各種矛盾時(shí) 事實(shí)表明 那種一味講大局而不顧小局 一味犧牲局部利益的觀念和做法 不僅無助于舊矛盾的解決 反而會產(chǎn)生新的矛盾 正確的結(jié)論應(yīng)該是 統(tǒng)籌兼顧 利益均衡 利益均衡原則 秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù) 72 上級組織部不得越級處理下級組織職權(quán)范圍內(nèi)的問題 下級組織也不得將自己職權(quán)范圍內(nèi)的問題交給上級組織處理 按照管理科學(xué)的能級原理 哪一級的協(xié)調(diào) 應(yīng)由哪一級負(fù)責(zé) 可是 在協(xié)調(diào)工作中 卻存在著矛盾上交的現(xiàn)象 把本來可以自行協(xié)調(diào)的 或者經(jīng)由綜合職能部門可以協(xié)調(diào)的事項(xiàng) 概不負(fù)責(zé)地推給上級組織 其結(jié)果不僅加重了秘書部門的協(xié)調(diào)負(fù)擔(dān) 而且助長了扯皮 推諉的不良作風(fēng) 分級負(fù)責(zé)原則 秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù) 73 凡是部門之間能夠自行協(xié)商解決的問題 或者由綜合職能部門出面能夠協(xié)調(diào)的問題 凡是能夠協(xié)調(diào)而沒有協(xié)調(diào)的問題 或者是未能先行協(xié)調(diào)的問題 為了提高機(jī)關(guān)工作質(zhì)量和效率 秘書人員必須堅(jiān)持分級負(fù)責(zé)的原則 上級組織 特別是秘書部門 也不要予以受理 秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù) 74 基本的協(xié)調(diào)方法 具體的協(xié)調(diào)方法 秘書協(xié)調(diào)的方法 可以分為 秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù) 75 基本的協(xié)調(diào)方法 行政方法 經(jīng)濟(jì)方法 法律方法 疏導(dǎo)方法 秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù) 76 下達(dá)命令 指示和決定 運(yùn)用行政法規(guī) 規(guī)章 就是秘書人員依靠行政組織 通過行政渠道 運(yùn)用行政手段進(jìn)行協(xié)調(diào)的一類方法 這類方法憑借組織之間的隸屬關(guān)系 常采用以下幾種形式 保障協(xié)調(diào)工作的正常運(yùn)行 顯然 行政方法具有較強(qiáng)的權(quán)威性 強(qiáng)制性和直接性 往往能受到令行禁止的效果 須注意的是 秘書人員在運(yùn)用行政方法進(jìn)行協(xié)調(diào)時(shí) 要把握住自己的職業(yè)角色 不可以領(lǐng)導(dǎo)者的身份發(fā)號施命 秘書的任務(wù)是傳達(dá)行政命令 并協(xié)助和監(jiān)督行政命令的貫徹執(zhí)行 行政方法 采取行政措施 秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù) 77 利用價(jià)格 工資 稅收 利息 獎金和罰款等手段 就是秘書人員依靠經(jīng)濟(jì)規(guī)律 運(yùn)用經(jīng)濟(jì)手段和經(jīng)濟(jì)形式進(jìn)行協(xié)調(diào)的一類方法 使被協(xié)調(diào)者的行為與經(jīng)濟(jì)利益相聯(lián)系 從而促進(jìn)協(xié)調(diào)工作的成功 通行證方法相比 經(jīng)濟(jì)方法能起到它特有的作用 即能從經(jīng)理以上約束被協(xié)調(diào)的各方 以推動矛盾的解決 達(dá)到和諧一致的目的 采用經(jīng)濟(jì)方法進(jìn)行協(xié)調(diào) 要求秘書人員必須懂得經(jīng)濟(jì)理論 經(jīng)濟(jì)規(guī)律和現(xiàn)行的經(jīng)濟(jì)政策 經(jīng)濟(jì)方法 經(jīng)濟(jì)合同 經(jīng)濟(jì)責(zé)任制等管理形式 秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù) 78 及時(shí)秘書人員依靠現(xiàn)行的法律 法令和法規(guī) 運(yùn)用經(jīng)濟(jì)司法和行政司法手段進(jìn)行協(xié)調(diào)的一類方法 如利用由國家權(quán)力機(jī)關(guān)和國家行政機(jī)關(guān)制定并頒發(fā)的計(jì)劃法 統(tǒng)計(jì)法 計(jì)量法 經(jīng)濟(jì)合同法 企業(yè)法 水法 土地法 稅法 森林法 和環(huán)境保護(hù)法 以及各種行政法規(guī)等 來規(guī)范被協(xié)調(diào)者的行為 處理協(xié)調(diào)中的問題 采用法律方法進(jìn)行協(xié)調(diào) 要求秘書人員必須懂得法律知識 特別是經(jīng)濟(jì)法和行政法的知識 還必須熟悉司法程序 并具備依法辦事的能力 法律方法 秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù) 79 引導(dǎo) 即帶領(lǐng)被協(xié)調(diào)者向著協(xié)調(diào)目標(biāo)行動 就是秘書人員依靠思想教育 運(yùn)用各種疏導(dǎo)性措施進(jìn)行協(xié)調(diào)的一類方法 運(yùn)用疏導(dǎo)方法 要注意針對性 富有感染力 做到合情入理 在一定意義上說 秘書協(xié)調(diào)過程 也是一個(gè)連續(xù)疏導(dǎo)的過程 疏導(dǎo)工作做好了 協(xié)調(diào)對象的認(rèn)識統(tǒng)一了 協(xié)調(diào)工作就有了可靠的保證 疏導(dǎo)方法 勸說 即用啟發(fā) 忠告 說理來說服被協(xié)調(diào)者 激勵 即通過肯定 贊揚(yáng) 批評來滿足被協(xié)調(diào)者的某種需求 秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù) 80 具體的協(xié)調(diào)方法 聯(lián)席會議法 聯(lián)合行文法 現(xiàn)場辦公法 非正式溝通法 感情投資法 秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù) 81 協(xié)調(diào)人際關(guān)系 秘書的人際關(guān)系 協(xié)調(diào)同事關(guān)系 協(xié)調(diào)同級關(guān)系 協(xié)調(diào)領(lǐng)導(dǎo)者關(guān)系 秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù) 82 人際關(guān)系的涵義 秘書部門所處的位置及其作用 決定了秘書人員要同各個(gè)方面發(fā)生正式或非正式的關(guān)系 其中 主要是人與人之間的關(guān)系 如秘書與秘書 秘書與同級人員 秘書與領(lǐng)導(dǎo)者 秘書與來訪者等人際關(guān)系 建立良好的人際關(guān)系 對于秘書來說 似乎比做好日常的秘書工作更具重要性 秘書的人際關(guān)系 秘書的人際關(guān)系 協(xié)調(diào)人際關(guān)系的意義 秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù) 83 在社會學(xué)中 人際關(guān)系是指人與人在社會生活和社會交往過程中形成的相互關(guān)系 什么是人際關(guān)系 不同學(xué)科有不同的解釋 在社會心理學(xué)中 人際關(guān)系是指人與人之間心理的關(guān)系 心理上的距離 在行為科學(xué)中 人際關(guān)系是指在管理活動中 主管人員與部屬人員之間的關(guān)系 在公共關(guān)系學(xué)中 人際關(guān)系是指組織與組織 組織與公眾 公眾與公眾之間的關(guān)系 秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù) 84 人際關(guān)系是指在公務(wù)活動中 秘書人員與公務(wù)人員或其他社會成員之間所形成的相互關(guān)系的總和 秘書學(xué) 秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù) 85 是一般人際關(guān)系的組成部分 在其形成和發(fā)展的過程中 同樣具有一般人際關(guān)系的共同特征 秘書的人際關(guān)系 社會性 歷史性 客觀性 多樣性 秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù) 86 秘書的人際關(guān)系又具有如下特點(diǎn) 公務(wù)性 從屬性 業(yè)緣性 綜合性 交往范圍 交往對象 交往目的 秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù) 87 公務(wù)性 即秘書人際關(guān)系的建立與協(xié)調(diào) 都離不開公務(wù)活動 并為了處理公共事務(wù) 這一點(diǎn)同公共關(guān)系學(xué)中的人際關(guān)系有相似之處 秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù) 88 從屬性 即秘書人際關(guān)系的建立與協(xié)調(diào) 一般要服從并服務(wù)于領(lǐng)導(dǎo)工作 也就是說 秘書的人際關(guān)系必須以領(lǐng)導(dǎo)工作為導(dǎo)向 秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù) 89 業(yè)緣性 即秘書人際關(guān)系的建立與協(xié)調(diào) 都是以職業(yè)的需要與滿足為紐帶的 社會職業(yè)愈發(fā)展 秘書的人際關(guān)系愈富有業(yè)緣性 秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù) 90 綜合性 即秘書人際關(guān)系的建立與協(xié)調(diào) 涉及到各種各樣的關(guān)系 如上下級關(guān)系 同事關(guān)系 同級關(guān)系 友鄰關(guān)系 正是關(guān)系與非正式關(guān)系 以及人際交往中的政治關(guān)系 經(jīng)濟(jì)關(guān)系 法律關(guān)系和倫理關(guān)系等 秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù) 91 協(xié)調(diào)人際關(guān)系 可以建立良好的人際關(guān)系環(huán)境 協(xié)調(diào)人際關(guān)系 建立良好的人際環(huán)境 對于提高領(lǐng)導(dǎo)效能 維護(hù)領(lǐng)導(dǎo)形象 推動秘書工作和促進(jìn)秘書成長等 都有著重要的實(shí)踐意義 協(xié)調(diào)人際關(guān)系的意義 協(xié)調(diào)人際關(guān)系 可以增強(qiáng)機(jī)關(guān)工作的整體活動功效 協(xié)調(diào)人際關(guān)系 可以促進(jìn)秘書人才的健康成長 秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù) 92 在現(xiàn)實(shí)生活中 人與人之間由于不同的 角色差異 利益差異 信息差異 認(rèn)識差異 產(chǎn)生了人際矛盾 通過秘書人員的有效協(xié)調(diào) 能夠消除人們之間的矛盾 融洽人們之間的關(guān)系 從而為領(lǐng)導(dǎo)工作和秘書工作創(chuàng)造和諧的人際環(huán)境 管理學(xué)的研究表明 和諧的人際環(huán)境是進(jìn)行有效管理的重要因素 秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù) 93 機(jī)關(guān)工作是由組成 領(lǐng)導(dǎo)工作 業(yè)務(wù)工作 秘書工作 秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù) 94 領(lǐng)導(dǎo)者與被領(lǐng)導(dǎo)者之間 同級人員之間 職責(zé)分工 組織目標(biāo) 人員素質(zhì) 原因造成 同事之間 產(chǎn)生程度不同的分歧或沖突 通過秘書人員的有效協(xié)調(diào) 能夠調(diào)整各方面的人際關(guān)系 進(jìn)一步調(diào)動各方面的積極性 發(fā)揮機(jī)關(guān)工作的整體功能 秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù) 95 能給人以歡樂 使人身心健康 和諧的人際關(guān)系 而且能激發(fā)人的創(chuàng)造性 最大限度地發(fā)揮人的潛能 秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù) 96 會使人產(chǎn)生精神壓力 不和諧的人際關(guān)系 壓制人的創(chuàng)造才能 影響人的身心健康 秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù) 97 通過有效協(xié)調(diào) 能過減輕各種壓力 促進(jìn)秘書的 身體健康 交往健康 心理健康 秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù) 98 人際關(guān)系的千差萬別和千變?nèi)f化 決定了人際關(guān)系協(xié)調(diào)的廣泛性和復(fù)雜性 秘書在各種人際關(guān)系的協(xié)調(diào)中 首要的 經(jīng)常的是協(xié)調(diào)同事關(guān)系 協(xié)調(diào)同事關(guān)系 同事關(guān)系的涵義 同事關(guān)系的特點(diǎn) 如何協(xié)調(diào)同事關(guān)系 秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù) 99 是一種業(yè)緣關(guān)系 同事關(guān)系的涵義 廣義 是指同一組織中所有成員之間的關(guān)系 包括領(lǐng)導(dǎo)者之間的關(guān)系和下屬之間的關(guān)系 狹義 是指在同一組織中共事 彼此無隸屬關(guān)系的下屬之間的關(guān)系 秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù) 100 小結(jié) 顯然 我們這里所分析的狹義的同事關(guān)系 僅指在秘書部門中不擔(dān)任領(lǐng)導(dǎo)職務(wù)的秘書與秘書之間的關(guān)系 秘書學(xué)所研究的同事關(guān)系 就是狹義的同事關(guān)系 至于秘書與其他職能部門無領(lǐng)導(dǎo)職務(wù)者之間的關(guān)系 則屬于一般的同級關(guān)系 另當(dāng)別論 秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù) 101 在日常工作中 秘書與秘書之間的關(guān)系 是一種最廣泛 最密切 也是最復(fù)雜的一種橫向人際關(guān)系 這種關(guān)系具有以下特點(diǎn) 同事關(guān)系的特點(diǎn) 直接性 頻繁性 平等性 秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù) 102 直接性 在一個(gè)秘書部門里 秘書與秘書要在一起工作 必然經(jīng)常發(fā)生面對面的 比較密切的人際關(guān)系 這種關(guān)系 社會學(xué)稱作首屬關(guān)系 它是長期在一起共事 由共同職業(yè)而連接成的一種工作關(guān)系 秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù) 103 頻繁性 由于工作的需要 秘書自然要與領(lǐng)導(dǎo)者 與其他同級人員 與組織外的人員發(fā)生某種關(guān)系 但接觸最多的還是秘書與秘書 可以說是朝夕相處 休戚與共 這種關(guān)系 要求秘書之間必須保持良好的合作關(guān)系 秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù) 104 平等性 同事關(guān)系不同于上下級關(guān)系 它是一種同級之間平行關(guān)系 秘書與秘書之間 沒有職務(wù)與地位上的差別 而只有分工上的不同 或者是輔佐對象的不同 不管是領(lǐng)導(dǎo)者的個(gè)人秘書 還是機(jī)關(guān)或部門的集體秘書 他們都彼此平等 無上下尊卑之分 秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù) 105 如何協(xié)調(diào)同事關(guān)系 秘書與秘書之間 由于直接而頻繁的接觸 既可以建立良好的人際關(guān)系 又容易產(chǎn)生某些人際矛盾 根據(jù)社會學(xué)的研究 人際交往愈頻繁 產(chǎn)生人際矛盾的機(jī)會就愈多 因此 協(xié)調(diào)好同事關(guān)系 不僅必要而且重要 秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù) 106 如何協(xié)調(diào)同事關(guān)系 要一視同仁 當(dāng)同事之間發(fā)生矛盾而又需要協(xié)調(diào)時(shí) 要根據(jù)同事關(guān)系的特點(diǎn) 同樣看待各方 不分親疏厚薄 要適時(shí)溝通 實(shí)踐表明 同事之間信息溝通不暢 是導(dǎo)致人際矛盾的重要原因之一 因此 要消除同事之間的矛盾 必須在協(xié)調(diào)對象之間適時(shí)傳遞與反饋有利于團(tuán)結(jié)的信息 要求同存異 對于協(xié)調(diào)各方在認(rèn)識上 性格上和做法上等非原則性問題 要允許存在 允許保留 此外 還要與人為善 寬以待人 秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù) 107 從廣義上講 同級關(guān)系也是同事關(guān)系 但是 就其相互交往的頻率程度和密切程度而言 它又有別于狹義的同事關(guān)系 協(xié)調(diào)同級關(guān)系 同級關(guān)系的涵義 同級關(guān)系的特點(diǎn) 如何協(xié)調(diào)同級關(guān)系 秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù) 108 同級關(guān)系的涵義 同級關(guān)系 是指在同一組織內(nèi)不同部門人們之間的相互關(guān)系 如某一政府機(jī)關(guān)中秘書部門與計(jì)委 財(cái)政 交通 文化 教育等職能部門人員之間的關(guān)系 某一企業(yè)中秘書部門與計(jì)劃 生產(chǎn) 營銷 勞資等職能部門人員之間的關(guān)系 秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù) 109 同級關(guān)系與同事關(guān)系相比較 存在著某些差異 同級關(guān)系是分工與合作的關(guān)系 沒有這種關(guān)系 組織的總體目標(biāo)無法實(shí)現(xiàn) 同級關(guān)系雖是地位相同的平行關(guān)系 但又是相互依賴的關(guān)系 同級關(guān)系是一種非面對面的 不夠密切的次屬關(guān)系 秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù) 110 秘書部門與其他部門人員之間的關(guān)系 不如秘書部門秘書與秘書之間的關(guān)系那樣直接和密切 這種平行關(guān)系具有以下特點(diǎn) 同級關(guān)系的特點(diǎn) 差異性 制約性 對應(yīng)性 秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù) 111 差異性 組織內(nèi)的不同部門之間 雖然是平行關(guān)系 但由于職責(zé)范圍不同 其作用和任務(wù)也不相同 這種不同 必然使部門與部門人員之間在客觀上存在著差異性 秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù) 112 制約性 同級部門之間的差異性 從專業(yè)化的角度看 它是分工的產(chǎn)物 有分工就需要合作 只有合作才能實(shí)現(xiàn)組織的共同目標(biāo) 可是 分工容易出現(xiàn)該合作的不合作 致使同級部門之間相互推諉 同級人員之間不相互配合 秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù) 113 對應(yīng)性 在同級關(guān)系中 存在著對應(yīng)的職別關(guān)系 如不同部門的廳廠與廳長 處長與處長 科長與科長 科員與科員等 這些不同的職別 反映不同的權(quán)力和責(zé)任 經(jīng)驗(yàn)和能力 秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù) 114 如何協(xié)調(diào)同級關(guān)系 協(xié)調(diào)同級人員之間的關(guān)系 是秘書協(xié)調(diào)人際關(guān)系的重要內(nèi)容之一 其協(xié)調(diào)的原則和方法 與協(xié)調(diào)同事關(guān)系大體一樣 如一視同仁 適時(shí)溝通 求同存異等 不同的是 協(xié)調(diào)同級關(guān)系要把握基本的出發(fā)點(diǎn) 強(qiáng)化整體功能 實(shí)現(xiàn)組織目標(biāo) 這是因?yàn)?各部門由于分工的不同 往往只追求本部門的目標(biāo) 而忽視組織的共同目標(biāo) 只強(qiáng)調(diào)局部利益 而不顧全整體的利益 如果協(xié)調(diào)者只從維護(hù)某一部門的利益出發(fā) 不僅會貽誤協(xié)調(diào)活動 而且會危害組織目標(biāo) 秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù) 115 嚴(yán)格地說 協(xié)調(diào)領(lǐng)導(dǎo)者關(guān)系不是秘書人員的事情 而是上級領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)或者上級組織部門的任務(wù) 但是 在有條件的情況下 恰到好處地協(xié)調(diào)領(lǐng)導(dǎo)者之間的關(guān)系 也是一位優(yōu)秀秘書的標(biāo)志之一 協(xié)調(diào)領(lǐng)導(dǎo)者關(guān)系 協(xié)調(diào)領(lǐng)導(dǎo)者關(guān)系的涵義 協(xié)調(diào)領(lǐng)導(dǎo)者關(guān)系的條件 如何協(xié)調(diào)領(lǐng)導(dǎo)者關(guān)系 秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù) 116 領(lǐng)導(dǎo)者關(guān)系 是指同級組織中領(lǐng)導(dǎo)者與領(lǐng)導(dǎo)者之間的相互關(guān)系 領(lǐng)導(dǎo)者關(guān)系的涵義 對于領(lǐng)導(dǎo)者來說 領(lǐng)導(dǎo)者關(guān)系是一種平行的同事關(guān)系 對于秘書而言 領(lǐng)導(dǎo)者關(guān)系是一種縱向的上下級關(guān)系 秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù) 117 我們所說的協(xié)調(diào)領(lǐng)導(dǎo)者關(guān)系 就是秘書人員有條件地協(xié)調(diào)領(lǐng)導(dǎo)者與領(lǐng)導(dǎo)者之間的關(guān)系 顯然 這種協(xié)調(diào)是自下而上的縱向協(xié)調(diào) 工作經(jīng)驗(yàn)告訴我們 下級協(xié)調(diào)上級不僅難度大 而且具有一定的風(fēng)險(xiǎn)性 秘書