檔案管理辦法

精心整理 檔案管理辦法檔案管理辦法 HBQYHBQY ZHZH 0202 1 1目的目的 為加強(qiáng)檔案資料管理 進(jìn)一步完善檔案工作 逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化 制度化 現(xiàn)代化 更好地為單位發(fā)展服務(wù) 結(jié)合本單位工作實(shí)際 特制定本管理辦法 2 2 適用范圍適用范圍 適用于單位在各種活動(dòng)中形成的全部檔案資料 其中以基建工程和經(jīng)營(yíng)管理檔案為主體 包 括 單位設(shè)立 組織機(jī)構(gòu) 財(cái)務(wù)管理 計(jì)劃統(tǒng)計(jì) 科學(xué)技術(shù)和黨 政 工 團(tuán)等方面的檔案 單 位辦公室設(shè)檔案室對(duì)單位的檔案資料由專(zhuān)人實(shí)行統(tǒng)一管理 3 3職責(zé)職責(zé) 管理處檔案室負(fù)責(zé)全處的檔案整理工作 并負(fù)責(zé)對(duì)各收費(fèi)站 路政大隊(duì) 養(yǎng)護(hù)中心 信息分 中心的檔案工作進(jìn)行指導(dǎo) 檢查和監(jiān)督 4 4管理管理規(guī)定規(guī)定 4 1檔案資料的收集 管理處及各基層單位的辦公室應(yīng)指派專(zhuān)人負(fù)責(zé)各單位的檔案材料的搜集 整理 歸檔工作 4 1 1 單位各部門(mén) 各收費(fèi)站要確立一名專(zhuān)職檔案員 負(fù)責(zé)本部門(mén) 站區(qū) 4 1 2 單位各部門(mén)形成的檔案資料在未移交以前 由所在部門(mén)負(fù)責(zé)保管 4 2 檔案立卷標(biāo)準(zhǔn) 4 2 1 文件齊全完整 4 2 2 分類(lèi)準(zhǔn)確 組卷合理 卷內(nèi)文件排列科學(xué) 4 2 3 卷內(nèi)目錄填寫(xiě)清楚 4 2 4 去針 對(duì)材料較厚的文件延用原來(lái)三孔一線的裝訂方式 對(duì)其它文件 可采用縫紉機(jī) 漿 糊 熱封膠 釘書(shū)釘 不銹鋼夾等 提倡線裝 4 2 5保管期限劃分準(zhǔn)確 歸檔文件的保管期限分 永久 長(zhǎng)期 短期 三種 歸檔文件 要按保管期限表規(guī)定 正確確定保管期限 標(biāo)明歸檔文件的機(jī)密等級(jí) 注 長(zhǎng)期 存50年 短期 存15年 4 2 6 標(biāo)題簡(jiǎn)明確切 用碳素墨水填寫(xiě) 不得超過(guò)五十字 4 2 7 立卷人蓋章 精心整理 4 2 8 所裝訂文件 大于規(guī)格的在不損壞文字前提下切齊或折齊 小于規(guī)格或裝訂線一邊有文字 的要另紙加寬 4 2 9 對(duì)不耐久字跡 如圓珠筆 復(fù)寫(xiě)紙 鉛筆 純藍(lán)墨水 要重新抄寫(xiě)并與原件一并立卷 4 3 不歸檔文件范圍 4 3 1 本機(jī)關(guān)的重份文件 4 3 2 無(wú)查考利用價(jià)值的事務(wù)性 臨時(shí)性文件 4 3 3 未經(jīng)簽發(fā)的文件草稿 一般性文件的歷次修改稿 定稿除外 各次校對(duì)稿 主要領(lǐng)導(dǎo)人 親筆修改稿和負(fù)責(zé)人簽字的最后定稿除外 4 3 4 無(wú)特殊保存價(jià)值的信件 一般性表態(tài)詢(xún)問(wèn) 一般性問(wèn)題 提出一般性建議或意見(jiàn)的人民來(lái) 信 4 3 5 機(jī)關(guān)內(nèi)互相抄送的文件材料 4 3 6 本機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人兼任外機(jī)關(guān)職務(wù)形成的文件材料 4 3 7 無(wú)參考目的從各方面搜集的文件材料 4 3 8 參加非主管部門(mén)召開(kāi)的會(huì)議帶回的不需要貫徹執(zhí)行和無(wú)查考價(jià)值的文件材料 4 3 9 下級(jí)機(jī)關(guān)送來(lái)的不應(yīng)抄報(bào)或不必備案的文件材料 上級(jí)機(jī)關(guān)任免獎(jiǎng)懲非本機(jī)關(guān)工作人員的文件材料 越級(jí)和非隸屬機(jī)關(guān)抄送的一般的 不需要辦理的文件材料 外機(jī)關(guān)送來(lái)的征求意見(jiàn)的文件未定稿 4 4 檔案移交 4 4 1 4 4 2 本年度的文書(shū)檔案 要求在次年六月三十日前向檔案室移交完畢 4 4 3 文書(shū)檔案移交前應(yīng)備好檔案資料移交清冊(cè) 經(jīng)檔案室檢查確認(rèn)合格后方可移交 4 4 4 案卷質(zhì)量不符合標(biāo)準(zhǔn)的文書(shū)檔案 檔案室有權(quán)拒收并退還有關(guān)部門(mén)重新整理 4 4 5 如因案卷未及時(shí)移交檔案室 影響案卷質(zhì)量年檢時(shí) 責(zé)任由相關(guān)部門(mén)承擔(dān) 4 5 檔案的保管 4 5 1 根據(jù)檔案集中管理的原則 單位各部門(mén)在日常工作中形成的各類(lèi)檔案由單位設(shè)專(zhuān)人實(shí)行統(tǒng)一 管理 人事檔案人勞科根據(jù) 干部檔案工作條例 規(guī)定設(shè)專(zhuān)人專(zhuān)項(xiàng)管理 4 5 2 設(shè)置檔案庫(kù)房 檔案裝具及其它必要設(shè)施 嚴(yán)格檔案庫(kù)房管理 防止失密 泄密事件發(fā)生 精心整理 4 5 3 加強(qiáng)檔案的科學(xué)管理 做到檔案存放條理化 排列系統(tǒng)化 保管科學(xué)化 歸檔文件材料分 類(lèi)清楚 組卷合理 以利于調(diào)閱 存放和檔案的安全 防止和減少檔案的損毀 4 5 4 卷內(nèi)文件應(yīng)排序列題 對(duì)破損的文件材料及時(shí)裱糊 對(duì)卷內(nèi)文件編定頁(yè)號(hào) 去除金屬裝訂 物 最大限度的延長(zhǎng)檔案的保管壽命 4 5 5 檔案管理人員調(diào)動(dòng)時(shí) 必須在離職前 將其所保管的檔案數(shù)量及現(xiàn)狀交代清楚 并辦理交 接手續(xù) 4 6 檔案庫(kù)房管理 4 6 1 檔案柜的擺放力求整齊 并進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào) 4 6 2 入柜檔案井然有序 并備有檔案存放地點(diǎn)索引 以便掌握存放情況 以滿(mǎn)足迅速調(diào)閱的需 要 4 6 3 定期進(jìn)行檢查核實(shí) 如發(fā)現(xiàn)檔案與目錄不符或毀壞 應(yīng)及時(shí)查明原因 采取補(bǔ)救措施 如 人為造成 視情節(jié)輕重 追究責(zé)任 4 6 4 加強(qiáng)安全和保密 非本室人員未經(jīng)許可不得隨便進(jìn)入庫(kù)房 工作人員工作完畢后 應(yīng)對(duì)門(mén) 窗 電源 消防器材等進(jìn)行全面認(rèn)真的檢查 4 6 5 做好庫(kù)房的防火 防盜 防蟲(chóng) 防潮 防塵 防高溫 防陽(yáng)光等防護(hù)工作 保持庫(kù)房的清 潔衛(wèi)生 4 6 6 檔案工作人員要嚴(yán)格遵守 國(guó)家機(jī)關(guān)人員保密守則 做到不失密 4 6 7 嚴(yán)格借閱手續(xù) 單位檔案一般不對(duì)外借閱 特殊情況需借閱時(shí) 應(yīng)嚴(yán)格履行借閱手續(xù) 4 6 8 未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn) 任何人不得擅自摘錄 復(fù)制 4 6 9 加強(qiáng)對(duì)保密檔案的管理 檔案保密 解密必須按照有關(guān)規(guī)定辦理 保密材料不得作為廢品出售 待確認(rèn)無(wú)保存價(jià)值后 編制清冊(cè) 經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批后銷(xiāo)毀 丟失檔案應(yīng)立即報(bào)告單位領(lǐng)導(dǎo) 并認(rèn)真追查 視情節(jié)輕重經(jīng)予嚴(yán)肅處理 不斷進(jìn)行檔案管理現(xiàn)代化建設(shè) 實(shí)現(xiàn)信息全息查詢(xún) 在指定的范圍內(nèi)實(shí)現(xiàn)檔案信息共享 以滿(mǎn)足 單位職工和各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)閱檔的需要 做好檔案編研工作 保證單位檔案信息的完整性和連續(xù)性 做好檔案借閱和利用效果登記工作 掌握檔案的利用情況 積累檔案開(kāi)發(fā)利用的經(jīng)驗(yàn) 4 7 檔案借閱 4 7 1 要樹(shù)立愛(ài)護(hù)檔案的自覺(jué)性 確保檔案資料的完整與安全 4 7 2 借閱者應(yīng)對(duì)借閱的檔案資料妥善保存 保守機(jī)密 不得任意轉(zhuǎn)借或擴(kuò)大范圍 4 7 3 借閱人員必須保持檔案的完整無(wú)損 不得涂改劃圈 拆卷 撕頁(yè) 攝影和翻印 精心整理 4 7 4 借閱檔案 一次不得超過(guò)三卷 一般應(yīng)在檔案室查閱 確因工作需要借出時(shí) 需填寫(xiě) 檔 案借閱登記表 經(jīng)單位主管檔案領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可借閱 借閱期限不得超過(guò)五天 4 8 檔案鑒定銷(xiāo)毀 4 8 1 對(duì)超過(guò)保存年限和無(wú)保存價(jià)值的檔案 由檔案管理員提出意見(jiàn) 辦公室會(huì)同有關(guān)職能部門(mén) 共同處理 4 8 2 鑒定完畢后登記在冊(cè) 參加人員簽字蓋章 送辦公室審批后方可銷(xiāo)毀 4 8 3 在銷(xiāo)毀檔案時(shí) 要由專(zhuān)人在指定地點(diǎn)監(jiān)銷(xiāo) 監(jiān)銷(xiāo)人員必須保證在三人以上 4 8 4 銷(xiāo)毀清冊(cè)必須立卷歸檔 長(zhǎng)期保存 5 5 相關(guān)文件相關(guān)文件 5 1 中華人民共和國(guó)檔案法 5 2 河北省檔案工作條例 6 6 記錄記錄 6 1 檔案資料移交清冊(cè) ZH 02 B01 6 2 檔案借閱登記表 ZH 02 B02 6 3 檔案清查記錄 ZH 02 B03 6 4 過(guò)期檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)表 ZH 02 B04 精心整理 ZH 02 B01ZH 02 B01 檔案資料移交清冊(cè)檔案資料移交清冊(cè) 順序號(hào)責(zé)任者案卷題名 起止 日期 保管 期限 文件數(shù)頁(yè)數(shù)備注 經(jīng)核實(shí)交接檔案共計(jì) 卷 移交人 主管領(lǐng)導(dǎo) 接收人 主管領(lǐng)導(dǎo) 交接時(shí)間 年月日 ZH 02 B02ZH 02 B02 檔案借閱登記表檔案借閱登記表 案卷名稱(chēng)編號(hào) 借閱單位借閱人 借閱用途 辦公室主任審批 借閱時(shí)間借閱期限 歸還時(shí)間歸還人簽字 文件管理員簽字 日期 備注 ZH 02 B03ZH 02 B03 檔案清查記錄檔案清查記錄