檔案管理辦法

精心整理 檔案管理辦法檔案管理辦法 HBQYHBQY ZHZH 0202 1 1目的目的 為加強檔案資料管理 進一步完善檔案工作 逐步實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化 制度化 現(xiàn)代化 更好地為單位發(fā)展服務 結合本單位工作實際 特制定本管理辦法 2 2 適用范圍適用范圍 適用于單位在各種活動中形成的全部檔案資料 其中以基建工程和經(jīng)營管理檔案為主體 包 括 單位設立 組織機構 財務管理 計劃統(tǒng)計 科學技術和黨 政 工 團等方面的檔案 單 位辦公室設檔案室對單位的檔案資料由專人實行統(tǒng)一管理 3 3職責職責 管理處檔案室負責全處的檔案整理工作 并負責對各收費站 路政大隊 養(yǎng)護中心 信息分 中心的檔案工作進行指導 檢查和監(jiān)督 4 4管理管理規(guī)定規(guī)定 4 1檔案資料的收集 管理處及各基層單位的辦公室應指派專人負責各單位的檔案材料的搜集 整理 歸檔工作 4 1 1 單位各部門 各收費站要確立一名專職檔案員 負責本部門 站區(qū) 4 1 2 單位各部門形成的檔案資料在未移交以前 由所在部門負責保管 4 2 檔案立卷標準 4 2 1 文件齊全完整 4 2 2 分類準確 組卷合理 卷內(nèi)文件排列科學 4 2 3 卷內(nèi)目錄填寫清楚 4 2 4 去針 對材料較厚的文件延用原來三孔一線的裝訂方式 對其它文件 可采用縫紉機 漿 糊 熱封膠 釘書釘 不銹鋼夾等 提倡線裝 4 2 5保管期限劃分準確 歸檔文件的保管期限分 永久 長期 短期 三種 歸檔文件 要按保管期限表規(guī)定 正確確定保管期限 標明歸檔文件的機密等級 注 長期 存50年 短期 存15年 4 2 6 標題簡明確切 用碳素墨水填寫 不得超過五十字 4 2 7 立卷人蓋章 精心整理 4 2 8 所裝訂文件 大于規(guī)格的在不損壞文字前提下切齊或折齊 小于規(guī)格或裝訂線一邊有文字 的要另紙加寬 4 2 9 對不耐久字跡 如圓珠筆 復寫紙 鉛筆 純藍墨水 要重新抄寫并與原件一并立卷 4 3 不歸檔文件范圍 4 3 1 本機關的重份文件 4 3 2 無查考利用價值的事務性 臨時性文件 4 3 3 未經(jīng)簽發(fā)的文件草稿 一般性文件的歷次修改稿 定稿除外 各次校對稿 主要領導人 親筆修改稿和負責人簽字的最后定稿除外 4 3 4 無特殊保存價值的信件 一般性表態(tài)詢問 一般性問題 提出一般性建議或意見的人民來 信 4 3 5 機關內(nèi)互相抄送的文件材料 4 3 6 本機關負責人兼任外機關職務形成的文件材料 4 3 7 無參考目的從各方面搜集的文件材料 4 3 8 參加非主管部門召開的會議帶回的不需要貫徹執(zhí)行和無查考價值的文件材料 4 3 9 下級機關送來的不應抄報或不必備案的文件材料 上級機關任免獎懲非本機關工作人員的文件材料 越級和非隸屬機關抄送的一般的 不需要辦理的文件材料 外機關送來的征求意見的文件未定稿 4 4 檔案移交 4 4 1 4 4 2 本年度的文書檔案 要求在次年六月三十日前向檔案室移交完畢 4 4 3 文書檔案移交前應備好檔案資料移交清冊 經(jīng)檔案室檢查確認合格后方可移交 4 4 4 案卷質(zhì)量不符合標準的文書檔案 檔案室有權拒收并退還有關部門重新整理 4 4 5 如因案卷未及時移交檔案室 影響案卷質(zhì)量年檢時 責任由相關部門承擔 4 5 檔案的保管 4 5 1 根據(jù)檔案集中管理的原則 單位各部門在日常工作中形成的各類檔案由單位設專人實行統(tǒng)一 管理 人事檔案人勞科根據(jù) 干部檔案工作條例 規(guī)定設專人專項管理 4 5 2 設置檔案庫房 檔案裝具及其它必要設施 嚴格檔案庫房管理 防止失密 泄密事件發(fā)生 精心整理 4 5 3 加強檔案的科學管理 做到檔案存放條理化 排列系統(tǒng)化 保管科學化 歸檔文件材料分 類清楚 組卷合理 以利于調(diào)閱 存放和檔案的安全 防止和減少檔案的損毀 4 5 4 卷內(nèi)文件應排序列題 對破損的文件材料及時裱糊 對卷內(nèi)文件編定頁號 去除金屬裝訂 物 最大限度的延長檔案的保管壽命 4 5 5 檔案管理人員調(diào)動時 必須在離職前 將其所保管的檔案數(shù)量及現(xiàn)狀交代清楚 并辦理交 接手續(xù) 4 6 檔案庫房管理 4 6 1 檔案柜的擺放力求整齊 并進行統(tǒng)一編號 4 6 2 入柜檔案井然有序 并備有檔案存放地點索引 以便掌握存放情況 以滿足迅速調(diào)閱的需 要 4 6 3 定期進行檢查核實 如發(fā)現(xiàn)檔案與目錄不符或毀壞 應及時查明原因 采取補救措施 如 人為造成 視情節(jié)輕重 追究責任 4 6 4 加強安全和保密 非本室人員未經(jīng)許可不得隨便進入庫房 工作人員工作完畢后 應對門 窗 電源 消防器材等進行全面認真的檢查 4 6 5 做好庫房的防火 防盜 防蟲 防潮 防塵 防高溫 防陽光等防護工作 保持庫房的清 潔衛(wèi)生 4 6 6 檔案工作人員要嚴格遵守 國家機關人員保密守則 做到不失密 4 6 7 嚴格借閱手續(xù) 單位檔案一般不對外借閱 特殊情況需借閱時 應嚴格履行借閱手續(xù) 4 6 8 未經(jīng)領導批準 任何人不得擅自摘錄 復制 4 6 9 加強對保密檔案的管理 檔案保密 解密必須按照有關規(guī)定辦理 保密材料不得作為廢品出售 待確認無保存價值后 編制清冊 經(jīng)領導審批后銷毀 丟失檔案應立即報告單位領導 并認真追查 視情節(jié)輕重經(jīng)予嚴肅處理 不斷進行檔案管理現(xiàn)代化建設 實現(xiàn)信息全息查詢 在指定的范圍內(nèi)實現(xiàn)檔案信息共享 以滿足 單位職工和各級領導閱檔的需要 做好檔案編研工作 保證單位檔案信息的完整性和連續(xù)性 做好檔案借閱和利用效果登記工作 掌握檔案的利用情況 積累檔案開發(fā)利用的經(jīng)驗 4 7 檔案借閱 4 7 1 要樹立愛護檔案的自覺性 確保檔案資料的完整與安全 4 7 2 借閱者應對借閱的檔案資料妥善保存 保守機密 不得任意轉(zhuǎn)借或擴大范圍 4 7 3 借閱人員必須保持檔案的完整無損 不得涂改劃圈 拆卷 撕頁 攝影和翻印 精心整理 4 7 4 借閱檔案 一次不得超過三卷 一般應在檔案室查閱 確因工作需要借出時 需填寫 檔 案借閱登記表 經(jīng)單位主管檔案領導批準后方可借閱 借閱期限不得超過五天 4 8 檔案鑒定銷毀 4 8 1 對超過保存年限和無保存價值的檔案 由檔案管理員提出意見 辦公室會同有關職能部門 共同處理 4 8 2 鑒定完畢后登記在冊 參加人員簽字蓋章 送辦公室審批后方可銷毀 4 8 3 在銷毀檔案時 要由專人在指定地點監(jiān)銷 監(jiān)銷人員必須保證在三人以上 4 8 4 銷毀清冊必須立卷歸檔 長期保存 5 5 相關文件相關文件 5 1 中華人民共和國檔案法 5 2 河北省檔案工作條例 6 6 記錄記錄 6 1 檔案資料移交清冊 ZH 02 B01 6 2 檔案借閱登記表 ZH 02 B02 6 3 檔案清查記錄 ZH 02 B03 6 4 過期檔案銷毀申請表 ZH 02 B04 精心整理 ZH 02 B01ZH 02 B01 檔案資料移交清冊檔案資料移交清冊 順序號責任者案卷題名 起止 日期 保管 期限 文件數(shù)頁數(shù)備注 經(jīng)核實交接檔案共計 卷 移交人 主管領導 接收人 主管領導 交接時間 年月日 ZH 02 B02ZH 02 B02 檔案借閱登記表檔案借閱登記表 案卷名稱編號 借閱單位借閱人 借閱用途 辦公室主任審批 借閱時間借閱期限 歸還時間歸還人簽字 文件管理員簽字 日期 備注 ZH 02 B03ZH 02 B03 檔案清查記錄檔案清查記錄