淺談企業(yè)檔案管理新模式.doc

淺談企業(yè)檔案管理新模式-網絡平臺的建設 馬鋼股份公司第三鋼軋總廠 鄭志超馬鋼國際貿易總公司 吳躍天企業(yè)檔案管理模式是指為了達到完整收集、科學管理和有效利用本企業(yè)的檔案所采取的管理體制、管理形式、管理原則和管理方法。企業(yè)對檔案管理模式的選擇，往往要受到企業(yè)管理體制及管理模式等諸多因素的影響。隨著冶金企業(yè)體制改革的步伐加快，企業(yè)主輔分離，建立多元化的產權制度，給企業(yè)的檔案部門帶來了壓力，也使現行的檔案工作在管理模式、工作方法上面臨著一系列的挑戰(zhàn)。現代企業(yè)的社會化大生產已由原來的勞動密集型走向自動化、程序化，計算機管理廣泛應用于企業(yè)管理活動的方方面面，形成了企業(yè)信息集成系統。根據企業(yè)檔案工作的實際情況及目前狀況，建立以計算機現代化網絡技術為支撐的符合企業(yè)檔案工作自身特點的管理模式，打造企業(yè)自己的檔案管理網絡化平臺的建設以顯得刻不容緩。信息技術的發(fā)展，數字技術的應用,使企業(yè)辦公自動化水平大大提高，各種高效掃描設備及各種多媒體技術在企業(yè)檔案部門的應用，也使得傳統的檔案管理模式受到了挑戰(zhàn)。如何全方位、多角度、高質量、高效率地揭示企業(yè)檔案信息的內容特征,方便、快捷地為企業(yè)提供服務將成為企業(yè)檔案工作者迫切追求的目標?，F行的企業(yè)管理體制賦予了企業(yè)檔案主管部門對所屬的二級單位的檔案工作監(jiān)督與指導的職責。但隨著企業(yè)重組、資本整合，體制改革的深化及行業(yè)兼并形勢的發(fā)展，企業(yè)新建項目的相續(xù)建成，企業(yè)規(guī)模迅速擴大，企業(yè)檔案數量急劇增加，對當前乃至今后的檔案工作及管理體制產生了深刻的影響，傳統的檔案管理模式存在的問題也日益突顯出來。其主要表現為：一是檔案主管部門監(jiān)督指導機制渠道不暢，工作效率難以提高，組織協調管理職能難以充分發(fā)揮。二是不能及時了解二級單位檔案工作的最新狀況，不能快速解決二級單位實際工作中遇到的問題。三是隨著企業(yè)規(guī)模的擴大，新建項目的增多，檔案數量急劇增多，檔案主管部門的業(yè)務指導人員下基層進行面對面的檢查指導，已顯得力不從心，精力及人力不夠，且方式方法落后。四是各二級單位檔案室之間缺乏經常性的橫向協作及業(yè)務交流渠道，檔案管理水平不一，所以企業(yè)檔案管理的整體水平停滯不前難以提高等等。企業(yè)檔案工作的管理模式要與企業(yè)管理模式相適應，即：檔案管理形態(tài)要與企業(yè)管理形態(tài)相適應；檔案管理層次要與企業(yè)規(guī)模層次相適應；檔案管理范圍與企業(yè)長遠需求相適應；檔案管理規(guī)模與企業(yè)競爭需求相適應；檔案管理手段與企業(yè)技術形態(tài)相適應；檔案管理重心與企業(yè)經營形態(tài)相適應。總之，檔案作為企業(yè)的歷史記錄,其管理水平的高低直接影響檔案價值的實現程度，因此必須不斷提高檔案的科學管理水平,以適應信息時代對檔案工作提出的新要求。以下從四個方面入手試述企業(yè)檔案管理新模式-網絡平臺的建設：一、企業(yè)小而全的檔案管理模式浪費嚴重，不利于檔案管理網絡化平臺的建設企業(yè)檔案管理目前的現狀是：從機關到二級單位都建有自己的檔案室，“麻雀雖小，五臟俱全”。企業(yè)各二級單位的綜合檔案室每年的檔案形成數量平均在500卷（件）上下。機構改制后的各總廠都要求設立綜合檔案室，將原來各區(qū)域的檔案集中管理，這樣每個新設總廠就需要新建至少在300400的檔案庫房，還要添置設備。各個總廠都要在人力、物力、財力方面進行投入，這種多方面的投入形成了分散的、小而全的管理模式，造成的是人力、物力、財力的重復投入，浪費嚴重。另外，各二級單位的檔案室處在二級單位的分別領導下，使各單位檔案室管理水平參差不齊。檔案工作的管理水平，完全取決于檔案工作者的個人素質及該單位領導者的檔案意識及對檔案工作的重視程度。檔案管理網絡平臺的建設，需要各檔案室之間具有“同一性”和“互換性”，只有管理水平基本統一才能達到資源共享。而各二級單位的分散管理，使檔案管理水平參差不齊，要想達到資源共享難度很大。 將企業(yè)二級單位的檔案室予以合并，將所有的人力、物力、財力統一整合在企業(yè)總公司檔案處下，集中管理，集中配置，集中調遣，提高企業(yè)檔案系統的集約度已顯得十分必要。另外，各二級單位在企業(yè)總公司辦公自動化的帶動下，雖已開始進行了數字化的建設。但都是自己配備計算機，自己配備運行程序，自己開發(fā)軟件，自己購買軟件，沒有像企業(yè)總公司財務系統和備件管理系統那樣有共用的計算機軟件來統一管理企業(yè)內部的財務核算及備品備件。而企業(yè)檔案部門利用計算機數據庫技術也僅僅是為了輔助手工管理檔案信息，雖已建立了案卷級的目錄標引，但還做不到企業(yè)系統內全部檔案的文件級的著錄標引，計算機數據庫系統僅僅起到了一個輔助查找的作用。由于認識上和技術上的一系列問題，在檔案數據庫建設方面存在著多方面的問題，特別是二級單位缺乏溝通造成了人力物力上的浪費，使計算機數據庫的功能發(fā)揮受到了極大的限制。有的重視計算機軟件和硬件的投入、有的片面追求目標管理、有的重視了數據庫里的數據數量而降低了數據質量，有的認為檔案信息量太大，要把它們全部輸入到計算機難度太大等等。為了達到企業(yè)檔案管理信息資源共享，提高企業(yè)檔案行業(yè)的集約度，為了避免各二級單位在檔案管理網絡信息化上低水平的重復建設，推進企業(yè)檔案計算機管理網絡化平臺的建設刻不容緩。二、建立文件中心實現文檔一體化，為企業(yè)檔案管理網絡平臺建設做準備文檔一體化是指在企業(yè)內部將相對獨立分散的文件管理與檔案管理統一成一個有機整體進行管理，即按照文件生命周期理論進行文件和檔案信息資源管理，從源頭開始，在登記、鑒定、整理、著錄、保護和利用等環(huán)節(jié)做到規(guī)范化。設立專門管理文件與檔案的行政中心，將二級單位半現行文件脫離形成單位直接由文件中心管理。文件中心負責檔案管理工作，并對文件管理運行過程進行有效地指導與監(jiān)督。企業(yè)內部的二級機構無須再設立文件及檔案的保管部門。這樣能做到人員專業(yè)化、經費專項化、設備專門化、管理科學化；既能減少文件形成單位多方位投入，又能滿足方便利用；既節(jié)省人力、物力、財力，又能減少檔案部門的工作壓力，既能實施科學的鑒定、合理分流文件，又能保證檔案部門接收文件的質量，同時還可以有效地聯接文件形成機構與檔案管理機構的交接通暢，確保文件轉化為檔案后文件級的著錄標引及全文檢索，有效地整合和利用企業(yè)文檔信息資源，將企業(yè)檔案管理工作真正按其規(guī)律納入科學管理軌道。文件中心的突出優(yōu)勢是依法增強檔案的透明度、公開性和檔案信息資源的共享度，保障企業(yè)職工充分享有利用檔案的權利，符合高效、精簡、節(jié)約的原則，能將松散的“小而全”的二級單位檔案管理模式迅速向具有集約化、科學化、社會化、規(guī)?；臋n案管理模式轉化，大大提高工作質量，為檔案工作更廣泛地為社會服務、為企業(yè)服務打好基礎。文件中心還可以通過各二級單位的局域網，逐步實現檔案信息網絡化，達到資源共享，并可為今后電子文件網絡傳輸做好準備。文檔一體化管理模式能使企業(yè)檔案工作與企業(yè)信息化進程同步進行，有利于推動企業(yè)檔案工作的現代化管理。 三、集中統一綜合性的信息一體化的管理模式，是企業(yè)檔案管理網絡化平臺建設的保證企業(yè)檔案集中統一管理是指檔案部門對企業(yè)內部的檔案實行集中統一管理，其優(yōu)點是便于維護企業(yè)檔案的完整與安全；企業(yè)檔案綜合管理是指按照檔案集中統一管理原則，由企業(yè)檔案機構對企業(yè)各門類的檔案實行集中統一管理和開發(fā)利用，其優(yōu)點是有利于企業(yè)檔案的全面建設，能充分發(fā)揮企業(yè)檔案的整體功能；信息一體化管理是指對企業(yè)檔案、圖書、情報工作實行一體化的管理，其優(yōu)點是有利于形成統一的檔案、信息利用中心。在激烈的市場競爭環(huán)境下，企業(yè)需要大量的、動態(tài)的、新穎的市場信息、產品信息、技術信息等，集中統一綜合的信息一體化的管理模式有利于滿足企業(yè)日益增長的信息需求。檔案網絡平臺模式的核心問題是以計算機檔案數據處理為中心來代替手工管理的檔案工作。但現有的檔案計算機管理模式只是手工管理同計算機管理進行的簡單疊加，形不成一種體系，既不能提高工作效率，也不能減少人力的投入。解決問題的出路就是檔案部門盡快加入到企業(yè)計算機管理的網絡中去，將檔案計算機管理系統納入到企業(yè)計算機管理網絡環(huán)境下運行的集MIS、DSS和OA于一體的企業(yè)管理信息集成系統中，使之成為其中的一個子系統，才有可能建立真正意義上的企業(yè)檔案工作計算機管理網絡化平臺的管理體系。集中統一綜合性集成的信息一體化系統主要由企業(yè)范圍內的生產現場管理、工藝流程管理、科研設計管理、人力資源管理、財務管理、供應鏈管理等等 MIS系統；包括收發(fā)文管理、領導日程安排、會議通知等功能的OA辦公自動化系統。信息綜合查詢系統可制定用戶使用權限來分級別檢索所需要的綜合數據進行信息分析。企業(yè)檔案網絡平臺作為其中一個子系統或功能模塊而存在。建立企業(yè)綜合性集成信息系統，利用先進的數據庫技術和網絡技術實現企業(yè)信息共享和傳輸的數字化，并可通過 CERNET實現與國家主管機關、各企業(yè)之間的信息交流。由于電子文件的傳遞與處理是通過格式化的標準文件(數據)交換完成的，一切是快速、規(guī)范、透明、公開的。這有助于解決紙質文件條件下的一系列弊端。它給企業(yè)管理帶來了新的變革，可以提供一個公正的、公開的社會環(huán)境，有利于進行公平競爭和提高工作效率，對企業(yè)管理體制的改革，對促進企業(yè)各項規(guī)章制度的執(zhí)行，對企業(yè)管理走向規(guī)范化起到了重要的促進作用。集中統一綜合性的信息一體化管理系統對企業(yè)檔案部門來說是一個真正意義上的夢寐以求的檔案計算機管理體系，它將文件轉化為檔案的“無縫交接”，徹底擺脫了重復的手工勞動的困擾，它以網絡為起點，信息由文件形成部門一次性輸入，以全文形式存在于網絡上，可多向、多次輸出，實現了檔案工作以計算機管理及處理檔案數據為核心，使檔案工作人員由過去的“裝訂工人”轉變?yōu)椤靶畔⒎ü佟薄?所以說企業(yè)檔案工作的集中統一綜合性的信息一體化管理，為企業(yè)檔案管理網絡化平臺建設提供了保證。四、制訂檔案信息化管理標準，打造企業(yè)自己的檔案管理網絡化平臺檔案信息管理與檔案實體管理的明顯區(qū)別在于信息載體的特殊性。檔案信息管理的基本內涵包括三方面的內容：一是檔案信息管理標準化、二是檔案信息存儲數字化、三是檔案信息利用網絡化。檔案信息管理標準化是指在實現檔案實體管理逐步轉向信息管理的過程中所必須依賴的業(yè)務規(guī)范和技術標準。這些規(guī)范和標準應該由檔案行政管理部門統一制定、統一頒布與施行。檔案信息管理標準化包括：檔案信息采集標準化、檔案信息存貯標準化、檔案信息網絡標準化、檔案信息管理軟件標準化等方面的內容。檔案信息采集標準化要求檔案信息在著錄與標引時，要嚴格按照中華人民共和國檔案法、中華人民共和國檔案法實施辦法、檔案著錄規(guī)則、CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求以及其他相關的法規(guī)進行。檔案信息存貯標準化是指在將檔案信息全文轉化為數字信息進行存貯時所應該采取的標準。檔案信息存儲的數字化意味著檔案的載體材料和記錄方式產生了巨大的變化，是對傳統檔案存儲方式的根本變革。數字檔案是利用計算機通過輸入、掃描等方式，將單純的文字、圖形、影像等載體變成數字信息存儲在計算機中。與傳統檔案資料相比，數字檔案更易于保存、查詢、修改、并且可以通過互聯網快速傳遞。檔案存儲數字化大大提高了檔案的利用效率，并降低了檔案管理的成本。檔案信息存儲必須制定統一的存儲標準，如果在存儲過程中隨心所欲，那么就會降低檔案所反映的信息價值，會造成檔案管理的混亂。檔案信息管理軟件標準化則主要體現在企業(yè)內部應用軟件的通用性和統一性兩個方面。在企業(yè)檔案管理信息化建設過程中，一個難以解決的問題就是：各二級單位的局域網管理體制、管理方式、計算機網絡配置、軟件功能設置等等不能統一，難于實現標準化。企業(yè)檔案管理部門要抓住機遇，全面推進企業(yè)檔案管理網絡信息化的建設，要建立健全適應企業(yè)網絡信息化環(huán)境下的檔案管理制度，保證企業(yè)檔案工作在企業(yè)網絡信息環(huán)境下的有序發(fā)展，完善、調整和擴展企業(yè)檔案網絡信息的接收范圍，建立電子文件的歸檔辦法，建立數字化檔案信息管理和利用制度。開發(fā)檔案信息資源，擴大檔案收集對象和收集范圍，以市場為導向，主動進行檔案信息資源的開發(fā)。企業(yè)檔案網絡平臺的建設必須分出層次以決定利用檔案信息的范圍，保障檔案信息的數據存儲及安全利用。企業(yè)檔案管理網絡信息和網絡體系結構都需要標準化，二者統一才能使網絡信息快速、準確地傳輸和使用。檔案管理網絡化建設是一個復雜的過程，它的技術層面涉及到數據庫管理系統的設計、系統結構的選擇、數據接口的選擇等，還涉及到檔案管理的各個業(yè)務環(huán)節(jié)，包括檔案的著錄標引、檔案元數據標準的制定、文件格式的轉換等等。企業(yè)檔案系統要培養(yǎng)自己的專業(yè)技術人材，這些專業(yè)技術人材既懂得計算機、網絡、數據庫發(fā)展的最新技術，又要熟悉檔案管理的各個環(huán)節(jié)。檔案管理信息化建設是一項長期而持久的工作，檔案部門要合理規(guī)劃，循序漸進，杜絕短期行為的發(fā)生，并建立建全數據庫的質量控制體系，如數據的準確性檢查、著錄標引的核對檢查等來把好檔案數據的質量關，這樣建立起來的檔案管理計算機網絡平臺才能經受住歷史的檢驗。另外，企業(yè)檔案工作者自身要有緊迫感，要加強學習，摸清家底，超前介入企業(yè)信息管理流程，將自身融入到信息系統，全方位參與到企業(yè)檔案管理網絡信息化的建設，盡快使現有的全部檔案數字化，為檔案信息共享做好鋪墊。企業(yè)檔案管理部門要在最短的時間內統一企業(yè)內部檔案管理的軟件功能設置，并對已經歸檔的同一類型不同版本的檔案數據做好升級轉換工作，要收集和保管好相關的應用程序和歷史數據，以便日后能夠為企業(yè)各有關部門的查閱和利用，為企業(yè)現代化管理的升級換代做準備。企業(yè)檔案部門要與企業(yè)的業(yè)務、技術部門搞好協調，避免企業(yè)檔案管理網絡信息化建設在低水平上重復。海檔案事業(yè)正在建設以公共檔案館為主體的檔案服務體系，以新頒上海檔案條例為依據的檔案行政管理體系和以信息技術為跨越式發(fā)展手段的檔案信息化網絡體系。上海檔案信息化網絡體系建設的目標，就是要在全市范圍內，構建一個各級各類檔案部門上下聯通，檔案信息資源共建共享的，連接各級黨政機關、面向社會的檔案信息化網絡體系。它的基本內涵就是三網并進，建設上海檔案信息資源總庫。它主要包括以下三個方面內容：第一，檔案局（館、室）內部局域網網絡體系建設，按各自所處的地位和性質又分為涉密網和非涉密網二種；第二，檔案局（館、室）之間城域專網網絡體系建設。目前，主要是運用電子政務網絡體系，通過上海市公務網和市、區(qū)縣二級政務網開展檔案應用項目，其中，涉密檔案信息的加工、傳輸、采集和共享，通過上海市公務網檔案應用項目加以實現；第三，檔案局（館、室）廣域網網絡體系建設，由各級各類檔案部門依托互聯網建設面向公眾的檔案信息網站，形成相互鉤鏈的檔案信息網站群。一檔案信息化網絡體系建設在檔案信息化建設中的地位和作用主要體現在以下五個方面：第一，檔案信息化網絡體系建設是檔案信息資源開發(fā)利用、資源共享的必然途徑?？茖W技術的發(fā)展，特別是信息技術的突飛猛進，使世界變成了“地球村”。信息資源的開發(fā)利用，已不再停留在原有一人、一時、一地的利用方式和手段，網絡化的利用水平愈來愈高。檔案信息資源的開發(fā)利用，必然要與之相適應。由于歷史的原因，檔案部門在檔案信息資源開發(fā)與利用的網絡化方面，起步較晚，水平不高，網絡體系建設的目標和任務還不是十分明確。隨著檔案信息化的深入發(fā)展，特別是城市信息化和電子政務水平的不斷提高，公務網、政務網等各種網絡平臺相繼建成，為檔案信息化網絡體系建設提供了條件，檔案信息資源開發(fā)與利用的網絡化已成必然趨勢。第二，檔案信息化網絡體系建設是檔案信息化建設的一項重要任務。檔案信息化是一項長期而又艱巨的系統工程，它包括許多方面，其中，既有數字化的繁重任務，標準化的基礎工程，也有網絡化的應用體系；既有人才隊伍建設，也有網絡平臺搭建與實施資金的投入。從整體來看，網絡體系的建設，是檔案信息化不可缺少的重要組成部分。第三，檔案信息化網絡體系建設是檔案信息化作用的直接體現。檔案信息的數字化是檔案信息化的重要前提，沒有數字化，信息資源的開發(fā)利用就成為無米之炊。但僅有數字化是遠遠不夠的，沒有網絡化的利用，數字化的作用就難以充分發(fā)揮，數字化建設將會迷失方向。從這個意義上講，數字化是網絡化的基礎，而網絡化則是數字化的前進方向，對數字化起著指導和決定性的影響。在檔案信息化建設中，如果沒有網絡體系建設思想作為指導，不考慮各種網絡利用的需求，埋頭數字化，到頭來，就有可能造成不必要的重復和浪費，就有可能事倍功半，就不能充分而有效地發(fā)揮檔案數字化應有的作用。第四，檔案信息化網絡體系建設是檔案信息化水平高低的重要標志。檔案信息化網絡體系好比交通運輸中的高速公路網，檔案信息網絡體系愈完備，網絡設施愈好，網絡帶寬愈寬，網絡平臺愈先進，網絡速度愈快，網絡布點愈多，網絡管理愈可靠，檔案信息化水平就愈高?？梢哉f，檔案信息化的水平，主要是通過檔案信息網絡化利用水平體現出來的。檔案信息資源貴在活，如果網絡層次不分，性質不明，功能不全、體系不完備、甚至利用不暢，檔案信息化就永遠是低水平的。第五，檔案信息化網絡體系建設也是檔案信息化的主要目的。信息化是一種技術手段而不是目的，檔案信息化的根本目的，在于實現檔案信息資源的開發(fā)利用。但這一目標是通過檔案信息網絡體系建設得以最終體現的。因此，檔案信息化從一開始就是以網絡化為目標的，是以能否提供網絡化檔案信息利用為目的的。通過檔案信息化，就是要讓任何人在任何時間、任何地點，能夠有效地進行有權限控制地檔案信息查詢和利用。通過網絡，能夠共享的檔案信息應暢通無阻，依申請利用的檔案信息要及時提供；不能查閱的檔案信息能有效控制，這是檔案信息化建設的理想目標，也是根本目的。二上海檔案信息化網絡體系建設現階段的基本任務是要建設一個“三網并舉，互聯互通”的網絡體系結構。所謂“三網并舉”，就是要在檔案系統同時開展局域網、政務網、互聯網三大網絡體系及其檔案應用項目建設。所謂“互聯互通”，就是要在全市各級各類檔案部門，通過不同性質的網絡，上下左右連成一片，形成檔案目錄中心和信息樞紐，實現資源共享。檔案系統的局域網網絡體系應用任務主要是兩個方面，其一，是檔案信息的查詢與利用；其二，是檔案業(yè)務辦公自動化。從層次上看，目前主要有三種類型：第一種類型：上海市檔案局（館）。由于業(yè)務工作需要，上海市檔案局（館）在新、老兩館均分別獨立建設了局域網，既是查檔需要，也是檔案工作業(yè)務管理需要。隨著該局域網整網接入上海市公務網后，網絡性質也發(fā)生了變化。這是一個按照有關保密要求建立的安全可靠的局域網。從檔案館擁有的檔案信息資源特性來看，這應是檔案館局域網的發(fā)展方向，但目前限于條件，省市以下檔案館尚難以做到。第二種類型：區(qū)縣檔案館和其他類型的檔案館。這些檔案館的局域網，多數也是專門獨立建設的。但是，一方面由于建設資金的限制，另一方面，更是由于這些單位局域網要便于與區(qū)縣政府和相關職能部門辦公業(yè)務上的聯系，因而，這些單位的檔案局域網尚不能完全嚴格按照有關保密要求建設成為涉密可靠的局域網。但是，隨著館藏涉密檔案信息的數字化及其網絡利用需求的提出，這類局域網性質也應逐步隨條件的改善而發(fā)生變化。最終，檔案館的局域網應該屬于涉密網范疇。第三種類型：各機關、團體、企事業(yè)單位檔案室（或信息中心）。這一類型的檔案機構，絕大多數是非獨立單位，檔案保管機構多數也不是單獨在外，而是從屬和依附在各單位內部。因此，它們一般不具備也沒有必要單獨構建檔案局域網，它們應該也必須成為各單位局域網建設中的一個重要終端，其檔案信息化完全是與本單位辦公自動化和本行業(yè)信息化緊密相聯的，檔案信息資源通過本單位網絡體系和政務網與檔案局（館）溝通。檔案信息網絡化程度和水平，只能取決于本單位信息化的程度和水平，這是檔案信息化網絡體系建設中的一個明顯的局限性。檔案系統的局域網網絡體系具有以下三個特點：一是涉密性，即館（室）藏檔案信息一旦數字化，首先是在局域網提供利用，不可避免地具有涉密檔案信息；二是管理性，即局館業(yè)務工作，包括辦公自動化等業(yè)務流程，是局域網的主要應用項目，檔案管理工作與信息服務利用相結合；三是一體化，即各單位檔案信息網絡化與本單位局域網建設融為一體，真正成為文檔一體化。檔案系統的局域網檔案應用項目及其主要功能模塊有：1、“檔案館檔案綜合管理系統”，其主要功能模塊是：著錄功能、檢索功能、借閱功能以及整理、統計、編研、編目打印、系統管理等輔助功能。2、“機關文檔一體化管理系統”，其主要功能模塊是：公文收發(fā)文登記和流轉功能、電子公文的網絡運轉和承辦功能、電子公文歸檔功能、檔案著錄功能、檢索和借閱功能以及整理、統計、編研、編目打印、系統管理等輔助功能。這一管理系統是機關辦公自動化的重要組成部分，一般由機關辦公室牽頭，檔案室組織實施，是目前各單位檔案室較為理想的管理系統。3、“檔案室電子公文歸檔及其管理系統”，其主要功能模塊是電子公文的歸檔功能、檔案著錄功能、整理、統計、編研、編目打印、系統管理等輔助功能。這一管理系統必須與本單位文檔一體化管理系統或辦公自動化管理系統以及其他業(yè)務應用系統相銜接。這是檔案室在原有單機管理模式基礎上，為適應本機關網絡化管理，接收電子公文歸檔和管理的需要而專門開發(fā)的，是上述機關文檔一體化管理系統在缺乏公文歸檔管理和檔案室管理功能的情況下的一種補充。4、“館（室）藏檔案數字化加工掃描管理系統”，其主要功能模塊是：檔案文件的全文掃描功能、全文信息的編輯、整理、著錄功能、全文檢索功能等。這些功能多數是掃描系統隨帶但需要加以應用性的修改和補充。該管理系統既可獨立使用，也可以嵌在上述檔案館（室）綜合管理系統中，成為一個既有聯系，又相對獨立的應用模塊。三檔案系統的城域專網網絡體系應用任務，主要是兩個方面：其一，上海市公務網；其二，上海市政務外網。上海市公務網也可以說是政務內網，它是市、區(qū)縣二級黨政機關高速寬帶的涉密專網，但在區(qū)縣應用上尚不普及。上海市政務應用外網，雖名稱未定，但在區(qū)縣電子政務建設中已經先行一步，網絡化程度足以使區(qū)縣檔案部門應接不暇。開展政務外網檔案應用項目研究和建設已刻不容緩。檔案部門在政務內網與外網的應用項目基本相同，網絡覆蓋和聯接的單位也基本一致，但是，由于網絡性質不同，因而在檔案信息化網絡體系中，它們的功能和定位也就各不相同。公務網檔案應用系統的特點主要集中在以下幾點：一是系統的安全性，這是公務網應用的最大特點，也是主要優(yōu)點。檔案信息，包括目錄和全文，均涉及黨和國家機密或個人隱私等，目前，在鑒定和劃密等基礎工作相對薄弱的情況下，上網信息受到很大牽制，而公務網是目前最安全的網絡平臺，較好地解決了涉密檔案信息的網絡利用問題。二是信息的完整性。公務網雖是涉密網絡，建設要求和管理非常嚴格，但其覆蓋面卻很廣泛，上海300多家市級機關、所有區(qū)縣和部分大型企事業(yè)單位均已聯通，區(qū)縣二級匯入層正向區(qū)縣所屬處級機關延伸。市和區(qū)縣檔案館作為首批接入單位，已經聯網并正在開展檔案應用項目建設，其中主要應用項目就是要建立上海市檔案目錄中心和上海市檔案信息資源總庫。它們將包含了所有涉密與非涉密檔案目錄信息乃至全部數字化了的檔案信息資源，為全市各級黨政機關提供服務。三是服務性，即在目前條件下，公務網檔案應用項目以提供檔案信息利用服務為主，主要為黨政機關的各級領導，尤其是班子主要領導實行專門的檔案信息查詢和直接利用。政務外網的檔案應用項目則又有其不同的特點，這里所說的政務外網是指與上海市公務網物理隔離的非涉密的黨政機關辦公業(yè)務網，其特點也有三點：一是普及性。因為是非涉密網，所以，其接入點要求以及各終端應用要比公務網普及得多，為各級檔案部門的檔案信息網絡化管理提供了條件；其二是業(yè)務性。政務外網主要是辦公業(yè)務網，應用程度高，各種業(yè)務應用將產生大量的電子文件，是檔案部門進行電子文件歸檔和歸檔后電子文件向檔案館移交的主要應用平臺；其三是管理性。即檔案局館可以通過網絡對聯網單位的電子文件歸檔、檔案著錄、移交接收和查詢利用等工作實行統一管理。把檔案信息化，特別是電子文件的歸檔與接收融入電子政務建設之中，與政務網應用項目統一規(guī)劃、統一建設、統一平臺、統一標準、統一軟件，這就是長寧區(qū)電子文件統一管理的基本經驗。檔案系統的公務網和政務外網檔案應用項目及其主要功能有：1、“電子文件歸檔與接收管理系統”。它有兩大功能：一是供各聯網單位電子文件歸檔，二是將歸檔電子文件向檔案館移交與接收。兩大功能可分可合，如果各聯網單位均統一使用同一個OA系統，在統一系統平臺的情況下，應將此兩大功能合一，即直接歸檔至檔案館統一管理。但如果聯網單位OA系統各不相同，所產生的電子文件種類與格式互不兼容，則必須將該系統一分為二。除電子文件歸檔系統與前述檔案室應用項目一致外，還需開發(fā)一個電子檔案移交與接收進館的管理系統，其主要功能是歸檔電子檔案的報送移交與接收轉換、永久保管和全文檢索利用等。2、“檔案目錄中心系統和檔案信息資源總庫管理系統”。這是一個管理系統的二個發(fā)展階段，即先目錄，后全文，最終形成為檔案信息數據倉庫。在政務外網，除了一部分涉密信息以外，其他功能與公務網的應用完全一致。上述系統的主要功能有：目錄著錄、目錄報送功能、目錄轉換與接收功能、目錄檢索、統計打印和利用功能和全文信息的掃描和掛接功能、電子文件的報送移交功能等。電子檔案的接收轉換功能，永久保管和全文檢索利用功能等。四檔案系統的廣域網網絡體系建設任務就是指各級各類檔案部門（主要是檔案館），依托互聯網建立檔案信息網站，并通過主流網站，如“上海檔案信息網”，在網上鉤鏈成地區(qū)性的檔案信息網站群，進而形成公共檔案信息網絡體系?；ヂ摼W網站建設是檔案部門信息化網絡體系建設中起步較早、應用較廣的信息化項目，其特點如下：一是雙重性。檔案網站具有鮮明的雙重性特征，即同時具有政府行政管理職能和檔案文化服務職能兩個方面，是檔案局和檔案館的工作在網站中的同時體現。檔案局網站內容是政府門戶網站的組成部分;檔案館網站內容是文化事業(yè)性質的。由于檔案部門局館合一的管理體制，這兩大職能及其工作內容在檔案網站中都不可或缺。不管是分是合，其網站性質仍屬于一種專業(yè)網站。二是開放性，網站內容不涉及國家機密和個人隱私，特別是杜絕涉密檔案信息網上查詢、瀏覽和利用，僅提供開放檔案和已公開現行文件以及政府公開信息的查找與利用。三是廣泛性，網站面向廣大檔案工作者，面向社會公眾，面向全球，任何人、任何地點、任何時間均可通過網站獲取相關信息。由此可見，網站系統的功能主要是：開放檔案與公開文件等信息查詢、利用功能，檔案業(yè)務宣傳、交流、培訓功能，各種信息發(fā)布、展示功能和各種相關服務（如：交互平臺、電子信箱和身份認證）等功能。這是檔案部門面向社會服務百姓的主要網絡化手段，各級各類檔案局館應該逐步明確相關標準和要求，在統一協調和管理下，不斷豐富內容，擴大數據容量，并相互有機鉤鏈，互通有無，盡快建立在分布式數據庫基礎上進行一門式查詢和利用的高級全文檢索系統，以達到方便查找、資源共享的目標。根據以上不同網絡體系的應用特點，不同的檔案信息化應用系統在研制開發(fā)和網頁設計中應有不同的風格要求。局域網應用項目，要求專業(yè)化程度高，業(yè)務綜合性強，工作流程力求分工明確、科學合理，各項功能周到齊全;公務網和政務外網應用項目，界面設計要求突顯檔案部門形象，規(guī)范、嚴謹、直觀、明了;而互聯網網站系統設計，則要求鮮明、靈活、生動活潑、豐富多彩，要增加可讀性，力求大眾化，提高點擊率。五上海檔案信息化網絡體系建設還要注意以下幾個問題：（一）各種檔案應用系統的整合問題不同網絡體系中各個檔案應用項目和管理系統，在功能和模塊上既有區(qū)別，又有聯系。有些項目雖定位不同，側重角度不同，建設時間也有先后，但在功能上有相同或相似之處，既可分，又可合，這就需要各單位在檔案信息化建設中統盤考慮、長遠規(guī)劃、分步實施，把各網絡體系的檔案應用項目和管理系統整合為一個系統工程，有的叫“數字檔案館”，上海正在提出建設