會(huì)議管理辦法

精品文檔 1歡迎下載 會(huì)議管理辦法 修訂 會(huì)議管理辦法 修訂 為規(guī)范和加強(qiáng)公司會(huì)議管理 進(jìn)一步減少文山會(huì)海 降低會(huì) 議成本 提高會(huì)議質(zhì)量和效率 特制定本辦法 一 總則一 總則 一 精簡高效 要堅(jiān)持精簡 務(wù)實(shí) 節(jié)儉 高效的原則 少開會(huì) 開短會(huì) 求實(shí)效 嚴(yán)格控制會(huì)議數(shù)量 規(guī)模 會(huì)期 提 高會(huì)議質(zhì)量 確保會(huì)議效率 二 形式多樣 根據(jù)實(shí)際需要通過多種方式辦會(huì) 能不開 的會(huì)堅(jiān)決不開 能合并開的會(huì)就合并開 能通過電視電話會(huì)議形 式召開會(huì)議一律不集中召開 三 控制預(yù)算 嚴(yán)格實(shí)行會(huì)議經(jīng)費(fèi)預(yù)算管理 節(jié)約會(huì)議費(fèi) 用和參會(huì)人員的工作時(shí)間 四 分類管理 公司會(huì)議根據(jù)形式 規(guī)模 內(nèi)容進(jìn)行分類 管理 二 會(huì)議分類二 會(huì)議分類 公司會(huì)議一般分為以下五類 一 總經(jīng)理辦公會(huì)議 二 經(jīng)營活動(dòng)分析會(huì)議 三 公司工作會(huì)議 四 專題會(huì)議 五 周工作例會(huì) 三 會(huì)議審批三 會(huì)議審批 精品文檔 2歡迎下載 一 內(nèi)部會(huì)議申請審批程序 承辦部門將會(huì)議申請?zhí)峤痪C合部 并填寫 會(huì)議申請單 見附件 1 綜合部會(huì)議管理人員根據(jù)申請內(nèi)容進(jìn)行審核后 對會(huì)議室進(jìn)行分配 承辦部門在相應(yīng)時(shí)間和地點(diǎn)召開會(huì)議 如出 現(xiàn)會(huì)議室使用沖突 應(yīng)確保重要的會(huì)議優(yōu)先使用 二 外部會(huì)議申請審批程序 承辦部門填寫 會(huì)議申請單 報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo) 總經(jīng)理審 批 承辦部門持審批后的會(huì)議申請單到財(cái)務(wù)部辦理相關(guān)手續(xù) 四 會(huì)議組織四 會(huì)議組織 一 會(huì)議通知 1 承辦部門負(fù)責(zé)會(huì)議通知的起草 通知應(yīng)明確告知會(huì)議的 名稱 內(nèi)容 時(shí)間 地點(diǎn) 參加人員范圍 應(yīng)準(zhǔn)備的材料 文件 和其他要求 2 重要會(huì)議一般應(yīng)提前 3 天通知 一般會(huì)議應(yīng)提前 1 天通 知 二 會(huì)務(wù)工作 1 總經(jīng)理辦公會(huì)議 公司工作會(huì)議 兩會(huì) 職代會(huì)和黨代 會(huì) 周例會(huì)以及經(jīng)營活動(dòng)分析會(huì)由綜合部負(fù)責(zé)承辦 協(xié)調(diào)會(huì)議 的接待 會(huì)場組織 會(huì)議記錄等會(huì)務(wù)工作 2 視頻會(huì)議由運(yùn)行維護(hù)部負(fù)責(zé)會(huì)議設(shè)備 線路的保障工作 3 其它類型會(huì)議均由牽頭部門負(fù)責(zé)相關(guān)會(huì)務(wù)工作 三 會(huì)議材料 精品文檔 3歡迎下載 會(huì)議材料由會(huì)議牽頭部門協(xié)調(diào)組織 需公司領(lǐng)導(dǎo)出席并講話 的重要會(huì)議 重大活動(dòng) 主辦部門應(yīng)提前將會(huì)議議程 會(huì)議材料 及領(lǐng)導(dǎo)講話代擬稿報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審核 參會(huì)人員要提前閱讀會(huì)議材 料 并準(zhǔn)備發(fā)言提綱 會(huì)議除為公司領(lǐng)導(dǎo)準(zhǔn)備紙質(zhì)材料外 原則 上以電子文檔形式匯報(bào) 不向參會(huì)人員分發(fā)紙質(zhì)材料 會(huì)議決議 經(jīng)會(huì)議主持人審定后 以公司會(huì)議紀(jì)要形式印發(fā)執(zhí)行 四 會(huì)議內(nèi)容及與會(huì)人員 1 總經(jīng)理辦公會(huì)議 公司總經(jīng)理辦公會(huì)議是公司高層決策機(jī)構(gòu) 主要研究公司戰(zhàn) 略部署 經(jīng)營決策 規(guī)章制度 管理辦法 招投標(biāo)等 三重一大 事項(xiàng) 會(huì)議原則上由總經(jīng)理主持 各副總經(jīng)理出席 各部門負(fù)責(zé) 人和議題相關(guān)部門人員參加 總經(jīng)理辦公會(huì)議實(shí)行會(huì)議議題報(bào)審單制度 具體工作流程為 議題申請部門填寫 會(huì)議議題報(bào)審單 見附件 2 部門負(fù)責(zé) 人審核簽字 相關(guān)部門會(huì)簽 如有必要 綜合部負(fù)責(zé)人審核是 否上會(huì) 分管領(lǐng)導(dǎo)審核同意 總經(jīng)理批準(zhǔn) 會(huì)議議題報(bào)審單 送綜合部 綜合部收集議題內(nèi)容 將材料提交會(huì)議用 各有議題 部門須在會(huì)議召開前兩天 將已經(jīng)審批的 會(huì)議議題報(bào)審單 及 相關(guān)資料送綜合部 議題申報(bào)部門應(yīng)就會(huì)議議題所涉及內(nèi)容進(jìn)行充分調(diào)研和論證 認(rèn)真準(zhǔn)備會(huì)議材料 提前與公司領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門溝通 必要時(shí)提 出一個(gè)以上可供決策的方案 并在對各方案進(jìn)行利弊分析后提出 決策建議 綜合部對擬上會(huì)的議題要進(jìn)行審核 能通過專題會(huì)議 精品文檔 4歡迎下載 等小型會(huì)議解決的 不提交總經(jīng)理辦公會(huì)議 會(huì)議原則上每周三召開 無會(huì)議議題不召開 地點(diǎn)固定在六 樓行政會(huì)議室 會(huì)議時(shí)間一般不得超過 2 個(gè)小時(shí) 2 經(jīng)營活動(dòng)分析會(huì)議 經(jīng)營活動(dòng)分析會(huì)議是公司每月例行召開的專項(xiàng)會(huì)議 研究公 司生產(chǎn)經(jīng)營主要指標(biāo)完成及變化情況 存在的問題及原因分析 解決措施 經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)及控制措施等 由公司分管經(jīng)營的副總經(jīng)理 主持 參會(huì)人員為 公司領(lǐng)導(dǎo) 各部門經(jīng)理和前端部門業(yè)務(wù)主管 以上人員 各縣分公司領(lǐng)導(dǎo) 網(wǎng)格經(jīng)理 會(huì)議一般每月 10 日左 右召開 如遇節(jié)假日或特殊情況則順延 會(huì)議發(fā)言次序?yàn)樨?cái)務(wù)部 市場營銷部 集團(tuán)客戶事業(yè)部 客 戶服務(wù)部等部門 會(huì)議發(fā)言部門要提前做好充分準(zhǔn)備 掌握詳實(shí) 的第一手資料 發(fā)言的重點(diǎn)是分析問題 并提出解決問題的具體 措施 每個(gè)部門發(fā)言時(shí)間原則上不超過 15 分鐘 總體會(huì)議時(shí)長 不得超過 3 個(gè)小時(shí) 3 工作會(huì)議 會(huì)議主要研究 部署 落實(shí)年度工作任務(wù)和目標(biāo) 參會(huì)人員 為 公司領(lǐng)導(dǎo) 各部門經(jīng)理 縣分公司總經(jīng)理 會(huì)議一般每年召 開二次 年初召開年度工作會(huì)議 半年召開年中工作會(huì)議 4 專題會(huì)議 會(huì)議主要研究生產(chǎn)經(jīng)營等重要的專項(xiàng)工作 會(huì)議由公司總經(jīng) 理或分管領(lǐng)導(dǎo)主持 參會(huì)人員為 議題涉及的部門經(jīng)理及相關(guān)人 員 可根據(jù)工作需要邀請其他分管領(lǐng)導(dǎo)出席 公司專題會(huì)議不定 精品文檔 5歡迎下載 期召開 會(huì)議時(shí)間不得超過 2 個(gè)小時(shí) 5 周工作例會(huì) 周工作例會(huì)包括公司周例會(huì)和分管領(lǐng)導(dǎo)部門例會(huì)以及部門周 例會(huì) 公司周例會(huì)內(nèi)容為匯報(bào)各階段重點(diǎn)工作安排及推進(jìn)情況 每月第一周主要匯報(bào)本月工作安排及主要措施 第二 三 四 周匯報(bào)月度工作計(jì)劃執(zhí)行情況與存在問題 會(huì)議時(shí)間不得超過 一個(gè)半小時(shí) 分管領(lǐng)導(dǎo)周例會(huì)內(nèi)容為通報(bào)近期工作開展情況 安 排部署下階段工作 參會(huì)人員為公司分管領(lǐng)導(dǎo)和所轄部門經(jīng)理 一般每周五召開 部門周例會(huì)參會(huì)人員為部門全體員工 一般每 周一召開 五 會(huì)議簽到管理 公司召開的重要會(huì)議均實(shí)行簽到制 簽到采用桌簽 簽到表 和主持人點(diǎn)名三種方式 六 會(huì)議紀(jì)律管理 1 參加會(huì)議人員應(yīng)嚴(yán)格遵守會(huì)議紀(jì)律 不遲到 不早退 參加公司大型會(huì)議應(yīng)提前 10 分鐘進(jìn)入會(huì)場 中小型會(huì)議應(yīng)提前 5 分鐘進(jìn)入會(huì)場 并在指定位置就座 因特殊原因無法準(zhǔn)時(shí)到會(huì) 或中途提前退場時(shí) 須向會(huì)議主持人請假 對無故遲到 早退 缺席者 將按照公司員工勞動(dòng)紀(jì)律有關(guān)規(guī)定處理 2 參加重要會(huì)議或重大活動(dòng) 與會(huì)代表原則上應(yīng)著正裝 3 會(huì)議期間 參會(huì)人員應(yīng)將通信工具關(guān)閉或置于靜音狀態(tài) 4 與會(huì)人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密管理規(guī)定 不得泄漏會(huì)議內(nèi)容 精品文檔 6歡迎下載 七 會(huì)議事項(xiàng)管理 1 各類會(huì)議都應(yīng)有會(huì)議紀(jì)要 記錄 周例會(huì) 專題會(huì)和 總經(jīng)理辦公會(huì)議的會(huì)議紀(jì)要 記錄 由綜合部負(fù)責(zé)撰寫 其他會(huì) 議由牽頭部門負(fù)責(zé)組織 2 加強(qiáng)各類會(huì)議的宣傳報(bào)道工作 工作會(huì) 月度經(jīng)營分析 會(huì)等重大事項(xiàng)由綜合部安排專人進(jìn)行新聞宣傳報(bào)道工作 及時(shí)通 報(bào)會(huì)議情況 3 強(qiáng)化對會(huì)議議定事項(xiàng)的督辦落實(shí)工作 會(huì)議結(jié)束后 主 辦部門應(yīng)做好會(huì)議議定事項(xiàng)的督辦工作 原則上總經(jīng)理辦公會(huì)議 決議的督辦由綜合部負(fù)責(zé) 其它類會(huì)議的督辦由主辦部門負(fù)責(zé) 重要事項(xiàng)由綜合部協(xié)同相關(guān)部門督辦 五 會(huì)議經(jīng)費(fèi)五 會(huì)議經(jīng)費(fèi) 一 嚴(yán)格實(shí)行預(yù)算管理和歸口管理 建立健全會(huì)議接待報(bào) 批 審核制度 接待標(biāo)準(zhǔn)列入報(bào)批內(nèi)容 先審批 后使用 誰批 準(zhǔn) 誰負(fù)責(zé) 任何人不得擅自提高接待標(biāo)準(zhǔn) 二 會(huì)議費(fèi)用由會(huì)議主辦部門在會(huì)議結(jié)束一周內(nèi)結(jié)算 結(jié) 算時(shí)應(yīng)附帶發(fā)票和參會(huì)人員名單 經(jīng)綜合部審核后方可辦理相關(guān) 賬務(wù)報(bào)銷手續(xù) 三 公司內(nèi)部會(huì)議一律不準(zhǔn)贈(zèng)送禮品 會(huì)場不得擺放花草 香煙 茶歇 礦泉水和紙筆等 一般性會(huì)議不允許印制會(huì)議材料 六 會(huì)議服務(wù)六 會(huì)議服務(wù) 精品文檔 7歡迎下載 一 公司工作會(huì) 月度經(jīng)營分析會(huì) 生產(chǎn)經(jīng)營培訓(xùn)會(huì)議由 綜合部負(fù)責(zé) 相關(guān)業(yè)務(wù)部門協(xié)辦 其他會(huì)議的后勤服務(wù)由承辦部 門指定專人負(fù)責(zé) 二 根據(jù)會(huì)議規(guī)模和規(guī)格指定攝影攝像人員及其他相關(guān)人 員 七 附則七 附則 一 本辦法由公司綜合部負(fù)責(zé)解釋 二 本辦法自印發(fā)之日起試行 原有會(huì)議管理辦法同時(shí)廢 止 精品文檔 8歡迎下載 附件 1 會(huì)議申請單會(huì)議申請單 年 月 日 申請部門 會(huì)議時(shí)間 會(huì)議名稱 會(huì)議內(nèi)容 參會(huì)人員 合計(jì) 人 宿 費(fèi) 餐 費(fèi) 會(huì)議室費(fèi) 其它費(fèi)用 費(fèi) 用 預(yù) 算 總 計(jì) 備注 備注 申請部門意見 綜合部意見 財(cái)務(wù)部意見 分管領(lǐng)導(dǎo)意見 精品文檔 9歡迎下載 總經(jīng)理意見 附件