辦公資產(chǎn)管理規(guī)定.doc

文件編號文件類別生效日期自簽發(fā)之日起執(zhí)行文件主題：辦公資產(chǎn)管理規(guī)定發(fā)文方式公 告文件傳閱指定簽收郵件群發(fā)會議/培訓(xùn)發(fā)文部門：綜合部文件要旨：為了規(guī)范、加強公司的各類辦公資產(chǎn)管理，控制成本、降低消耗，從而更好地保障公司運營，特制定本規(guī)定；文中對辦公資產(chǎn)的申購、采購、日常管理加以規(guī)定，望各部門認真執(zhí)行。擬文/審核核準簽發(fā)文控收文對象司屬各部門傳閱紀錄辦公資產(chǎn)管理規(guī)定第1章 總則第一條 為了規(guī)范、加強公司的各類辦公資產(chǎn)管理，控制成本、降低消耗，從而更好地保障公司運營，特制定本規(guī)定。第二條 本規(guī)定所稱辦公資產(chǎn)包括辦公用品、設(shè)備、等公司擁有或能控制的實物資產(chǎn)。第三條 納入管理范疇的辦公資產(chǎn)包含公司購買、置換、接受贈送及公司內(nèi)調(diào)撥等可為本公司經(jīng)營活動服務(wù)的有形資源。第四條 公司各部門員工都有保護公司資產(chǎn)安全、不完整、不受非法侵占的義務(wù)。第2章 辦公資產(chǎn)分類及管理職責(zé)第五條 辦公資產(chǎn)的分類根據(jù)目前公司的實際情，本規(guī)定中所涉及的物品物資包括以下類別：（一） 固定資產(chǎn)：是指公司所有的，單價在人民幣1000元以上，使用年限一年以上的各類物資物品，（二） 包括辦公房屋、公司車輛、辦公設(shè)備（如電腦及其部分相關(guān)設(shè)備）、辦公家具等；（三） 低值易耗品是指公司所有的，單價在人民幣200以上、1000元以下（含1000元），使用年限1年以上，在使用過程中基本保持其原物形態(tài)不變的各種用具、設(shè)備；（四） 物料用品是指公司所有的，單價在人民幣200元以下(含200元）的，使用時間短，一次性使用即喪失其效能的耗材類資產(chǎn)。如紙張、墨盒等；以及能獨立、穩(wěn)定發(fā)揮其效能，在使用中能保持原來實物形態(tài)的資產(chǎn)，如訂書機、計算機等。（五） 其中“低值易耗品”和“物料用品”后文統(tǒng)稱為“非固定資產(chǎn)”。第六條 各方職責(zé)（一） 公司綜合部安排專人負責(zé)公司辦公投產(chǎn)的采購及收發(fā)存管理；當辦公資產(chǎn)發(fā)放到使用人處，則該資產(chǎn)日常使用人為該資產(chǎn)人管理、保管責(zé)任人。（二） 公司綜合部的主要職責(zé)：制定公司辦公室資產(chǎn)管理的規(guī)章制度并組織實施、檢查執(zhí)行情況；組織公司辦公資產(chǎn)的清查、統(tǒng)計、報告及日常監(jiān)督檢查工作；負責(zé)公司辦公資產(chǎn)的平衡調(diào)劑、報廢、報損、報失的審批和處理；（三） 各使用人負責(zé)本人使用的辦公資產(chǎn)的日常工作，配合財務(wù)和綜合部定期盤點和不定期抽查。（四） 財務(wù)部職責(zé)：與綜合部一起組織公司年度辦公資產(chǎn)的盤點，監(jiān)督各部門的辦公資產(chǎn)經(jīng)費開支和賬務(wù)管理，負責(zé)按辦公資產(chǎn)的價值分類核算，按資產(chǎn)的類型建立資產(chǎn)明細賬，公司對辦公資產(chǎn)的購入、出售、清理、報廢及內(nèi)部轉(zhuǎn)移等都要辦理相應(yīng)會計手續(xù)；負責(zé)資產(chǎn)成本折舊的攤提，依據(jù)稅務(wù)規(guī)定編制資產(chǎn)清單；歸口部門應(yīng)接受財務(wù)部門的監(jiān)督，按時向財務(wù)部門報送統(tǒng)計報表，共同搞好辦公資產(chǎn)管理。第3章 辦公資產(chǎn)申購第七條 任何辦公資產(chǎn)的采購應(yīng)遵從“因需購買”的原則，必須經(jīng)過申請審批，任何人不得私自采購；第八條 辦公資產(chǎn)的采購申請單按需填寫采購申請單，日常辦公用品按計劃，原則上每月采購一次，各相關(guān)部門每月30日填寫采購申請單申請下月部門所需辦公用品。第九條 收貨檢驗（一） 固定資產(chǎn)采購?fù)戤?，須?jīng)檢驗合格后方可收貨；（二） 驗貨時應(yīng)對照采購申請，對貨物的以下方面加以檢驗1、 檢查貨物本身是否完好，配件是否完整齊全，使用是否正常2、 注意核對貨物的各項數(shù)據(jù)（外表、數(shù)量、重量、尺寸規(guī)格、相關(guān)配置）是否符合要求；3、 檢查貨物的相關(guān)文本（產(chǎn)品說明書、合格證、保修卡等）是否齊全4、 檢查貨物的發(fā)票，注意發(fā)票的真?zhèn)危l(fā)票上開具的物品名稱與實物是否相符，發(fā)票抬頭、金額是否正確。第四章 辦公資產(chǎn)出入庫管理第十條 入庫、登記造冊（一） 采購人員應(yīng)攜帶物資并出示經(jīng)核準同意的采購申請單及購貨發(fā)票，到資產(chǎn)管理員處辦理入庫手續(xù)，未經(jīng)核準同意采購的物資不得入庫。（二） 資產(chǎn)管理員清點物資并查驗采購申請單后據(jù)以開具入庫單。公司物資入庫單一式三聯(lián)：存根聯(lián)、記賬聯(lián)、倉庫聯(lián)。1、 存根聯(lián)：不得私下涂改、撕毀，月末或整本用完時送交財務(wù)部審核；2、 記賬聯(lián)：應(yīng)在物資入庫后次日9:30分前送予財務(wù)部據(jù)以記賬；3、 倉庫聯(lián)：有行政支持部資產(chǎn)管理員據(jù)以登記物資出入庫臺賬。（三）資產(chǎn)管理員需入庫的固定資產(chǎn)、低值易耗品、部分物料用品進行編號，編號方式如下：資產(chǎn)分類+資產(chǎn)小類代碼+流水號碼+購買年月+特別識別碼例：綜合部2014年9月購買公司第一臺大三P立式空調(diào)一臺，資產(chǎn)編號為CKT1）資產(chǎn)類別代碼：資產(chǎn)類別代碼說明辦公設(shè)備A電腦軟硬件、復(fù)印機、傳真機、裝訂器、打卡鐘等辦公家俱B辦公桌椅、檔案柜等電器設(shè)備C冰箱、微波爐、電視機、電風(fēng)扇、飲水機等通訊設(shè)備D電話機組等機電設(shè)備E儀器設(shè)備等其它設(shè)備F未列入上述分類之各項設(shè)備、工具等(2)資產(chǎn)小類代碼：DY打印機 ST-筆記本電腦 TS臺式電腦 FY復(fù)印機 TY投影儀 BX冰箱 TV電視機 KT空調(diào) HYZ會議桌 BGZ辦公桌 CJ茶幾 YZ椅子 GZ柜子 TE電視機 CA車 EL其他 （3）資產(chǎn)流水號：指資產(chǎn)在同類資產(chǎn)類別里的流水序號，為4位阿拉伯數(shù)字。如2011年7月采購了一臺臺式電腦型號為啟天B4360，之前固定資產(chǎn)已排到100號，則這臺電腦的資產(chǎn)編號為：ATS4）特別碼：指資產(chǎn)在同類資產(chǎn)類別里區(qū)別于其它型號的標識碼，為4位阿拉伯數(shù)字，如如2011年7月采購了一臺臺式電腦型號為啟天B4360，資產(chǎn)編號為A-S（四）資產(chǎn)管理員在辦理資產(chǎn)入庫后，應(yīng)按資產(chǎn)的不同類別，及時更新辦公資產(chǎn)臺賬。還應(yīng)執(zhí)行以下事項：1、 填寫固定資產(chǎn)登記冊，作為日常查核、盤點的數(shù)據(jù)。固定資產(chǎn)登記冊應(yīng)做到一物一單。固定資產(chǎn)登記冊作為固定資產(chǎn)檔案的主要內(nèi)容，由固定資產(chǎn)管理員保存，在日常管理中，固定資產(chǎn)的各類信息發(fā)生變化時應(yīng)及時填寫相關(guān)內(nèi)容，保證登記冊的信息得到及時的更新。2、 對固定資產(chǎn)、低值易耗品（有說明書或附件的）建立資產(chǎn)檔案。資產(chǎn)檔案由入庫單相關(guān)聯(lián)、固定資產(chǎn)登記冊、采購發(fā)票復(fù)印件以及資產(chǎn)相關(guān)資料（說明書、保修卡等）組成。資產(chǎn)情況發(fā)生變更時，其檔案應(yīng)及時更新。（五）因產(chǎn)品質(zhì)量或數(shù)量等原因需退貨時，可填制“紅字入庫單”即數(shù)量、金額以及負數(shù)表示，由供應(yīng)商在此單身簽收或出具退貨證明單。第十一條 出庫管理（一） 各部門領(lǐng)用均需填寫辦公用品領(lǐng)用申請，經(jīng)本部門負責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)批準后方可領(lǐng)取物資；（二）資產(chǎn)管理員應(yīng)按類別管理原則發(fā)出物資，填至物資“出庫單”，公司物資“出庫單”一式三聯(lián)：存根聯(lián)、記賬聯(lián)、發(fā)貨聯(lián)。1、 存根聯(lián)：不得私下涂改、撕毀，月末或整本用完時送交財務(wù)部審核；2、 記賬聯(lián)：應(yīng)在物資入庫后次日9:30分前送予財務(wù)部據(jù)以記賬；3、 倉庫聯(lián)：有行政支持部資產(chǎn)管理員據(jù)以登記物資出入庫臺賬。（三）資產(chǎn)管理員在辦理辦公資產(chǎn)出庫時，應(yīng)做好資產(chǎn)標示卡粘貼于所發(fā)放的辦公資產(chǎn)上，標示卡的內(nèi)容如下：資產(chǎn)編號：部門：使用人：（四）因產(chǎn)品質(zhì)量或數(shù)量等原因需退庫時，可填制“紅字出庫單“由使用部門在此單上簽字證明退庫。第五章 辦公資產(chǎn)的日常管理第十二條 辦公資產(chǎn)的報修（一）如固定資產(chǎn)或低值易耗品在折舊期限內(nèi)發(fā)生損壞或因其他原因不能正常使用，使用人填寫辦公資產(chǎn)報修單，遞交給綜合部的資產(chǎn)管理員；（二）資產(chǎn)管理員接到報修后應(yīng)首先了解資產(chǎn)損壞情況，調(diào)取該資產(chǎn)檔案，向相關(guān)供應(yīng)商或特約維修點詢價后，填寫辦公資產(chǎn)報修單中相應(yīng)內(nèi)容后交部門負責(zé)人辦公資產(chǎn)應(yīng)定點報修，原則上由該資產(chǎn)品牌的相關(guān)商戶進行維修處理；（三）資產(chǎn)管理員負責(zé)跟蹤維修工作的全過程，并在資產(chǎn)檔案上做好相應(yīng)記錄維（四）維修產(chǎn)生的費用按公司有關(guān)規(guī)定處理； （五）維修記錄應(yīng)在相關(guān)資產(chǎn)檔案中體現(xiàn)。第十三條 倉庫管理（一） 如辦公環(huán)境條件許可，公司應(yīng)設(shè)置一定的空間專門用于公司辦公資產(chǎn)的庫存堆放；（二） 辦公資產(chǎn)的倉庫應(yīng)該是一個密閉的空間，倉庫內(nèi)應(yīng)禁煙火并配有相關(guān)的防盜、防潮、防火設(shè)施配備；（三） 辦公資產(chǎn)倉庫由總裁辦行政支持部安排專人管理；（四） 凡入庫的辦公資產(chǎn)應(yīng)合理有序的堆放，不得胡亂棄置，倉庫內(nèi)所有物資物品均應(yīng)統(tǒng)計造冊，固定資產(chǎn)要與固定資產(chǎn)登記冊相關(guān)內(nèi)容吻合；（五） 凡有辦公資產(chǎn)出庫、入庫，管理人員均應(yīng)及時更新庫存物品清單，固定資產(chǎn)需更新固定資產(chǎn)登記冊相關(guān)信息；（六） 資產(chǎn)管理員應(yīng)每月對倉庫進行清潔、清理、清點，并出具庫存物品閱讀清單備查。第十四條 辦公資產(chǎn)檔案（一） 資產(chǎn)管理員應(yīng)對固定資產(chǎn)、低值易耗品（有說明書或附件的）建立固定資產(chǎn)檔案；（二） 資產(chǎn)檔案由入庫單相關(guān)聯(lián)、固定資產(chǎn)登記冊、采購發(fā)票復(fù)印件以及資產(chǎn)相關(guān)資料（說明書、保修卡等）組成；（三） 資產(chǎn)檔案應(yīng)設(shè)專用文件柜，由資產(chǎn)管理員管理（四） 資產(chǎn)情況發(fā)生變更時，其檔案應(yīng)及時更新第十五條 辦公資產(chǎn)的盤點（一） 辦公資產(chǎn)每年應(yīng)做一次全面盤點工作；（二） 如遇以下情況可及時開展盤點工作：1、 公司辦公場地搬遷2、 大批原有固定資產(chǎn)統(tǒng)一報廢更新3、 其他需要明確公司資產(chǎn)情況（三） 每年第四季度，應(yīng)對本年度公司辦公資產(chǎn)的實際狀況進行盤點清查，辦公資產(chǎn)盤點工作由綜合部與財務(wù)部共同負責(zé)，組成盤點工作組開展盤點工作；（四）辦公資產(chǎn)盤點分為以下步驟：1、 初盤由資產(chǎn)管理員依據(jù)辦公資產(chǎn)臺賬及固定資產(chǎn)登記表，進行初步的資產(chǎn)清點；2、 復(fù)盤由財務(wù)人員依據(jù)財務(wù)賬目，對公司辦公資產(chǎn)進行復(fù)核；3、 抽盤復(fù)盤結(jié)束后，將資產(chǎn)盤點情況匯總（報告）上報工作組負責(zé)人，工作組負責(zé)人可進行抽盤審核，確認無誤后在匯總（報告）上簽字確認，盤點工作結(jié)束；4、 辦公資產(chǎn)盤點的原則為“賬、卡、物”三者一致，即：辦公資產(chǎn)臺賬、固定資產(chǎn)登記冊、固定資產(chǎn)標示卡上的信息與固定資產(chǎn)本身實際情況相吻合；5、 財務(wù)部應(yīng)不定期對公司的辦公資產(chǎn)賬目進行抽查。第六章 辦公資產(chǎn)的處置第十六條 公司辦公資產(chǎn)（主要指固定資產(chǎn)、低值易耗品）處置包括租借、調(diào)撥、報損、報廢等。各使用部門閑置、多余的辦公資產(chǎn)，應(yīng)及時報綜合部，進行相應(yīng)的處理。第十七條 辦公資產(chǎn)的租借轉(zhuǎn)移（一） 任何部門與個人不得私自將公共資產(chǎn)租憑、出借、轉(zhuǎn)讓及買賣，公司與公司、部門與部門、個人與個人之間也不得私自以任何形式進行辦公資產(chǎn)轉(zhuǎn)移；（二） 如因工作需要，而發(fā)生辦公資產(chǎn)租借或轉(zhuǎn)移，該辦公資產(chǎn)的原使用人或后續(xù)使用人應(yīng)提交資產(chǎn)調(diào)撥申請單報批，說明原因。辦公資產(chǎn)的租借轉(zhuǎn)移需經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后方可執(zhí)行。資產(chǎn)管理員、財務(wù)人員應(yīng)做好相應(yīng)賬目、記錄變更；（三） 經(jīng)審批的資產(chǎn)調(diào)撥申請單應(yīng)歸入資產(chǎn)檔案。第十八條 辦公資產(chǎn)的報損（一） 如因遺失、被竊等原因發(fā)生辦公資產(chǎn)的損失，資產(chǎn)使用人應(yīng)及時填報辦公資產(chǎn)報損表，查明資產(chǎn)損失原因（如涉及盜、搶等刑事案件應(yīng)付報案記錄），經(jīng)各級領(lǐng)導(dǎo)審批后作出相關(guān)處理方案；（二）資產(chǎn)管理人員應(yīng)在相關(guān)資產(chǎn)檔案中做好記錄并將經(jīng)審批辦公資產(chǎn)報損表附后，該檔案不得立即銷毀，應(yīng)等下一次盤點結(jié)束后方可銷毀。第十九條 固定資產(chǎn)的報廢（一）以下情況的固定資產(chǎn)可申請報廢1、 超出折舊期限，損壞保修無效，不能正常使用的固定資產(chǎn)；2、 超出折舊期限，損壞保修費用接近其原價的固定資產(chǎn)；3、 未超出折舊期限，但損壞保修無效，不能正常使用的固定資產(chǎn)；4、 未超出折舊期限，損壞報修費用高出其折舊價或接近其原價的固定資產(chǎn)。（二） 資產(chǎn)報廢由所在部門填寫固定資產(chǎn)報廢申請表， 經(jīng)資產(chǎn)所在部門負責(zé)人確認，經(jīng)綜合部、財務(wù)部、總經(jīng)理后方可處理；（三） 報廢的固定資產(chǎn)由公司相關(guān)部門統(tǒng)一處理，報廢資產(chǎn)的檔案不得立即銷毀，應(yīng)保存一年備查。第七章 相關(guān)事故的賠償與處罰規(guī)定第二十條 公司員工應(yīng)正確、愛護使用公司的各類辦公資產(chǎn)（一） 因使用人保管、使用不當造成公司固定資產(chǎn)損壞報修，經(jīng)責(zé)任確定，修理費用由使用人承擔(dān)；如無法維修導(dǎo)致資產(chǎn)提前報廢的，使用人應(yīng)按資產(chǎn)折舊后剩余價值全額賠償；（二） 入固定資產(chǎn)超出折舊其但仍可正常使用，卻因使用人保管、使用不當造成公司固定資產(chǎn)損壞報修，經(jīng)責(zé)任確定，修理費用由使用人承擔(dān)；如無法維修導(dǎo)致資產(chǎn)報廢的，使用人應(yīng)按資產(chǎn)折舊最后一年剩余價值的10%賠償（三） 在固定資產(chǎn)折舊期內(nèi)，如因使用人私自外借、轉(zhuǎn)移固定資產(chǎn)，導(dǎo)致固定資產(chǎn)損壞報修，經(jīng)責(zé)任確定，修理費用由使用人承擔(dān)；如無法維修導(dǎo)致資產(chǎn)提前報廢的，使用人應(yīng)按資產(chǎn)折舊后剩余價值全額賠償；導(dǎo)致固定資產(chǎn)遺失的，使用人應(yīng)按資產(chǎn)折舊后剩余價值全額賠償；（四） 如固定資產(chǎn)超出折舊期但仍可正常使用，卻因使用人私自外借、轉(zhuǎn)移固定資產(chǎn)，導(dǎo)致固定資產(chǎn)損壞報修，經(jīng)責(zé)任確定，修理費30%用由使用人承擔(dān)；如無法維修導(dǎo)致資產(chǎn)一事的，使用人應(yīng)按資產(chǎn)折舊后最后一年剩余價值的10%賠償；導(dǎo)致固定資產(chǎn)遺失，使用人應(yīng)按資產(chǎn)折舊最后一年剩余價值的10%賠償；第八章 附則第二十一條 本規(guī)定自簽發(fā)之日施行第二十二條 本規(guī)定由總裁辦負責(zé)制定、解釋、監(jiān)督實施。辦公資產(chǎn)報修單所在部門申報日期資產(chǎn)名稱資產(chǎn)編號品牌/型號購置時間故障及原因：部門負責(zé)人綜合部處理意見資產(chǎn)：維修 報廢損壞部件及維修預(yù)算：總經(jīng)理審批辦公資產(chǎn)報修單所在部門申報日期資產(chǎn)名稱資產(chǎn)編號品牌/型號購置時間故障及原因：部門負責(zé)人綜合部處理意見資產(chǎn)：維修 報廢損壞部件及維修預(yù)算：總經(jīng)理審批辦公資產(chǎn)報失審批表申報部門： 申請日期：序號資產(chǎn)編號資產(chǎn)名稱品牌/型號存放（使用）地點資產(chǎn)使用人123遺失原因說明責(zé)任認定處理方案及依據(jù)部門負責(zé)人綜合部意見財務(wù)部意見總經(jīng)理審批說明：“遺失原因說明欄”的填寫，如涉及盜、搶等刑事案件應(yīng)附報案紀錄。辦公資產(chǎn)調(diào)撥申請單申報部門： 申請日期：資產(chǎn)類別固定資產(chǎn) 低值易耗品 資產(chǎn)名稱品牌/型號采購時間采購成本調(diào)撥原因調(diào)撥時間 調(diào)撥數(shù)量調(diào)出單位意見調(diào)入單位意見總經(jīng)理審批說明：該表格一式三聯(lián)，調(diào)出部門一聯(lián)、調(diào)入