商務(wù)會議策劃方案.doc

項目三第二組小組成員： 姓名 自我評分 組員互評 老師評分杭州動漫學(xué)術(shù)研討會策劃書背景：21世紀(jì)是一個轉(zhuǎn)型的世紀(jì)，世界的發(fā)展進(jìn)入了一個知識科技時代，經(jīng)濟(jì)發(fā)展趨于轉(zhuǎn)型不在是以傳統(tǒng)的產(chǎn)業(yè)發(fā)展來撐起著世界經(jīng)濟(jì)，然而動漫產(chǎn)業(yè)作為文化產(chǎn)業(yè)的后起之秀，正確經(jīng)濟(jì)全球化的過程中扮演著越來越重要的作用，當(dāng)前的中國動漫產(chǎn)業(yè)擁有廣闊的市場，但同時也面臨著重要的挑戰(zhàn)，如何擺脫現(xiàn)階段被動的局面，以高質(zhì)量的動漫藝術(shù)奪回國內(nèi)市場同時走向世界走向未來，如何探索一條合適于中國動漫發(fā)展之路，則是中國動漫界當(dāng)前最急需解決的問題，而一切解決問題的根本首先是來源于對事物的認(rèn)識。故我們杭州作為成為中國動漫之都的熱門城市，有幸請來了國內(nèi)外知名的動漫制作者，一起探討我國今后的動漫事業(yè)發(fā)展前景和方向。一、會前準(zhǔn)備工作：1、會議主題：為了發(fā)展中國的動漫產(chǎn)業(yè)，將中國動漫推向世界，特召開此次會議，會議的重點是分析中國動漫的現(xiàn)狀和預(yù)測中國動漫的未來發(fā)展前景 2、會議名稱：杭州動漫學(xué)術(shù)研討會3、會議規(guī)格與規(guī)模：本次會議是中型高檔次的會議 4、會議時間與地點： 時間：2010年7月3日-2010年7月6日 地點：杭州西湖會議廳（風(fēng)景宜人，空氣清新，環(huán)境清幽，有利于會議的順利展開，可以拓寬人們的思路）5、與會人員名單：國內(nèi)外知名動漫專家、群眾代表、媒體、主持人（具體人員見附表1）6、會議日程：（會議日程見附表2）7、印發(fā)會議通知，于6月15日發(fā)放（邀請函見附表3）8、會議所需用品及設(shè)備： （1）必備用品：文具、桌椅、茶具、擴(kuò)音設(shè)備照明設(shè)備、空調(diào)設(shè)備、投影和音像設(shè)備等。 （2）特殊用品：會議證件（會議正式證件，工作證） 會標(biāo)：發(fā)展中國動漫杭州研討會（展板式） 席卡（普通席卡即可） 會議器材的準(zhǔn)備（檢查各種設(shè)備是否準(zhǔn)備好，避免突發(fā)狀況的發(fā)生） 會議材料（會議日程、議程等文件，會議簽到表） 會議飲料用品（清茶、純凈水、紙杯等） 會議其他用品（紙、筆、煙灰缸、面紙等） （以上八項由會務(wù)組負(fù)責(zé)）9、會議組織機(jī)構(gòu)：會務(wù)組、宣傳組、文件組、接待組、保衛(wèi)組、秘書組、后勤組、企劃組、10、會議場所的布置：（會場布置見附表4）（企劃組負(fù)責(zé)）（1）會場格局的設(shè)計（2）排列會場座次（3）會場擺放花卉：在u型桌中間擺放君子蘭11、預(yù)訂膳宿（接待組負(fù)責(zé)）在納德大酒店預(yù)定15間空房，供參會人員住宿（選擇理由：離杭州西湖較近，四周風(fēng)景宜人，客人閑暇之余可以去西湖游玩，且該酒店服務(wù)較好，口碑不錯）(1)住宿預(yù)訂：房間標(biāo)準(zhǔn)：高級標(biāo)間8間（418元/間）豪華單間7間（468元/間）預(yù)訂天數(shù)：3天(2)餐飲預(yù)訂：預(yù)訂方案：7.03工作晚餐（兩桌） 7.04工作午餐（兩桌）、商務(wù)晚餐（四桌） 7.05工作午餐（兩桌）、燒烤晚會 7.06工作午餐（兩桌）預(yù)訂標(biāo)準(zhǔn)：工作午餐800/桌商務(wù)晚餐1500/桌燒烤晚會5000元12、進(jìn)行全面的會前檢查：（1）檢查會場空調(diào)，麥克風(fēng)，投影儀等設(shè)備是否齊全，并進(jìn)行試用，確保其在當(dāng)天能正常使用（后勤組負(fù)責(zé)）（2）會議文件是否準(zhǔn)備齊全、簽到簿是否做好（文件組負(fù)責(zé)）（3）檢查警衛(wèi)部署、證件檢驗人員的定崗定位、交通指揮及主席臺服務(wù)人員的就位等（保衛(wèi)組負(fù)責(zé)）二、會中組織工作（一）報到日安排（7月3日）1、接站工作 （1）時間：7:0015:00（2）地點：車站或機(jī)場安排車輛準(zhǔn)時在車站或機(jī)場接待，在酒店門口樹立歡迎標(biāo)牌，歡迎每位參會人員，并派迎賓小姐帶領(lǐng)其辦理相關(guān)手續(xù)2、報到工作 （1）時間：8：0017：00 （2）地點：納德大酒店一樓大廳(接待組負(fù)責(zé))3、材料的發(fā)放(文件組負(fù)責(zé))先請與會人員到納德大酒店入住，憑邀請函領(lǐng)取門牌號碼，并向報到者說明會議的作息時間、注意事項和食宿安排等情況、收取和發(fā)放相應(yīng)材料，待第二天在集體去會場、與會人員還要填寫個人信息資料，以便會后制作會議通訊錄和以后聯(lián)系（二）第一天安排（7月4日，企劃組負(fù)責(zé)）1、開幕儀式（1）開幕式前準(zhǔn)備（會務(wù)組負(fù)責(zé)）：時間： 9：0010：00地點：杭州西湖會議廳外的臨時舞臺人員：全體與會人員器材：準(zhǔn)備好麥克風(fēng)、音響、鮮花等設(shè)備，搭好舞臺，并在前天晚上進(jìn)行相關(guān)設(shè)備的檢測，確保能正常使用。開幕式會場布置（會場布置見附件5）（2）開幕式議程主持人講話，宣布開幕式開始中國動漫協(xié)會會長發(fā)表演講（主持人，協(xié)會會長演講稿見附件6）參會人員代表發(fā)言動漫大師發(fā)言主持人宣布開幕式結(jié)束（3）現(xiàn)場整理，打掃 2、會議“2010中國動漫產(chǎn)業(yè)發(fā)展” （1）會議時間：10：3011:30 （2）會議地點：杭州西湖會議廳（2號會議廳）（3）與會人員：協(xié)會市場部成員、群眾代表、主持人，記者（4）會議議題：中國動漫產(chǎn)業(yè)發(fā)展概況 中國動漫市場消費者構(gòu)成情況 中國動漫產(chǎn)業(yè)存在的不足（5）會議議程：主持人宣布會議開始本協(xié)會市場部負(fù)責(zé)人發(fā)言（根據(jù)中國動漫產(chǎn)業(yè)發(fā)展概況分析中國動漫市場消費者構(gòu)成情況）群眾代表發(fā)言(表達(dá)對中國動漫的看發(fā)以及期望)主持人宣布會議結(jié)束（6）會議器材：會場、多媒體、音響設(shè)備、橫幅、擴(kuò)音設(shè)備照明設(shè)備、空調(diào)設(shè)備、入場證件、記者證、席卡、純凈水等（7）會場布置：在U字型會臺的中間擺4盆樹景，會臺上擺放上鮮花、飲料、面紙、筆記本、臺式麥克風(fēng)，U字正對面墻上掛上橫幅，在橫幅兩邊擺上兩棵高點的樹（樹的綠色可以緩解會議上的緊張壓抑的氣氛，緩解眼睛的疲勞，同時花的芬芳也可以使人放松愉悅） 3、會議“2010年全球動漫產(chǎn)業(yè)發(fā)展”（1）會議時間：15:0016:30 （2）會議地點：杭州西湖會議廳（2號會議廳）（3）與會人員： 國內(nèi)外動漫協(xié)會市場部人員，企劃部人員，國內(nèi)外動漫大師，成功企業(yè)家，主持人，記者（4）會議議題：中國動漫產(chǎn)業(yè)的發(fā)展模式歐美及日韓動漫市場狀況和發(fā)展模式研究國際動漫產(chǎn)業(yè)發(fā)展的經(jīng)驗（5）會議議程：主持人宣布會議開始本協(xié)會技術(shù)開發(fā)部負(fù)責(zé)人發(fā)言（中國動漫產(chǎn)業(yè)的發(fā)展模式）日本動漫協(xié)會市場部負(fù)責(zé)人發(fā)言（歐美及日韓動漫市場狀況和發(fā)展模式研究、國際動漫產(chǎn)業(yè)發(fā)展的經(jīng)驗）自由討論、交流經(jīng)驗主持人宣布會議結(jié)束（6）會議器材：會場、多媒體、音響設(shè)備、橫幅、擴(kuò)音設(shè)備照明設(shè)備、空調(diào)設(shè)備、入場證件、記者證、席卡、純凈水等（7）會場布置：在U字型會臺的中間擺4盆樹景，會臺上擺放上鮮花、飲料、面紙、筆記本、臺式麥克風(fēng)，U字正對面墻上掛上橫幅，在橫幅兩邊擺上兩棵高點的樹 4、商務(wù)晚會 （1）時間：19:0021:30 （2）地點：納德大酒店三樓宴會廳 （3）人員：全體與會人員 （4）器材：臺式麥克風(fēng)、多媒體、音響設(shè)備、橫幅、擴(kuò)音設(shè)備、照明設(shè)備、空調(diào)設(shè)備、 （5）活動：動漫協(xié)會會長致祝酒詞 開始用餐 動漫展示（見附件7） （三）第二天安排（7月5日，企劃組負(fù)責(zé)） 1、會議 “2010中國動漫產(chǎn)業(yè)市場前景”（1）會議時間：15:0016:30 （2）會議地點：杭州西湖會議廳（3號會議廳）（3）與會人員：本協(xié)會人員、成功企業(yè)家、主持人、記者（4）會議議題：中國動漫產(chǎn)業(yè)發(fā)展存在的主要問題 發(fā)展中國動漫產(chǎn)業(yè)的對策（5）會議議程：主持人宣布會議開始 中國動漫協(xié)會負(fù)責(zé)人發(fā)言（分析中國動漫產(chǎn)業(yè)發(fā)展存在的主要問題及對策） 成功企業(yè)家代表馬云發(fā)言 主持人宣布會議結(jié)束（6）會議器材：會場、多媒體、音響設(shè)備、橫幅、擴(kuò)音設(shè)備照明設(shè)備、空調(diào)設(shè)備、入場證件、記者證、席卡、純凈水等（7）會場布置：在U字型會臺的中間擺4盆樹景，會臺上擺放上鮮花、飲料、面紙、筆記本、臺式麥克風(fēng)，U字正對面墻上掛上橫幅，在橫幅兩邊擺上兩棵高點的樹 2、戶外活動 （1）杭州西湖游玩時間：15點18點 地點：西湖周邊各景點 人員：全體參會人員 游玩路線：包括“一街、二館、三園、四墓、五景”這十五個西湖景點。 （2）燒烤晚會 時間：18：0020:00 地點：西湖畔 人員：全體參會人員 （3）注意事項：西湖的風(fēng)景宜人，故應(yīng)帶上攝像機(jī)、照相機(jī)等器械拍照錄像留念，注意環(huán)境的保護(hù)，隨身帶上垃圾袋，不能亂丟垃圾，尤其是燒烤晚會時，更應(yīng)注意！ （四）第三天安排（7月6日，企劃組負(fù)責(zé)) 1 會議閉幕式：（9：0010：30） （1）閉幕式前準(zhǔn)備器材：麥克風(fēng)、音響、鮮花等設(shè)備，搭好舞臺（并在前天晚上進(jìn)行相關(guān)設(shè)備的檢測，確保能正常使用）（2）閉幕式流程：主持人講話中國動漫協(xié)會負(fù)責(zé)人*發(fā)表閉幕式致詞動漫大師對此次研討會做總結(jié)主持人宣布此次研討會結(jié)束（3）現(xiàn)場整理、打掃 補充說明：（一）會議現(xiàn)場服務(wù)工作（秘書組負(fù)責(zé)）1、引導(dǎo)座位，維護(hù)秩序（安排禮儀小姐引領(lǐng)與會者根據(jù)會場原先的座次安排與會者依次就做，等待會議開始，并要做好會場的秩序維護(hù)工作，保證會議順利進(jìn)行）2、處理臨時性事務(wù)工作（在開會過程中，秘書人員要負(fù)責(zé)處理與會領(lǐng)導(dǎo)臨時交辦的各種事宜，做好內(nèi)外聯(lián)系、傳遞信息的工作）3、會場的清潔衛(wèi)生、開水供應(yīng)、燈光照明、擴(kuò)音設(shè)施等服務(wù)4、協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)掌握情況，控制會議進(jìn)程（秘書人員要對會議中的動態(tài)，對與會者的建議和反映，對出現(xiàn)的苗頭和傾向等心中有數(shù)，并及時向會議領(lǐng)導(dǎo)報告。會議進(jìn)行中，視會場氣氛情況，可適時向領(lǐng)導(dǎo)建議休息）（二）會議記錄工作（秘書組負(fù)責(zé)）記錄會議名稱、開始和結(jié)束時間、地點、主題；會議出席者名單或出席人數(shù)、缺席者名單或缺席人數(shù)；會議主要內(nèi)容或經(jīng)過，包括報告內(nèi)容、討論事項等等；會議決定、決議事項；與會議有關(guān)的資料；記錄者簽名、負(fù)責(zé)人簽名三、會后后續(xù)工作（秘書組負(fù)責(zé)）(一) 安排與會人員離開，并派發(fā)紀(jì)念品（紀(jì)念品見附件8） （二）整理打掃會場，秘書對會議資料進(jìn)行匯總整理，把每個人的觀點建議分開整理，并打印出來。（三）學(xué)術(shù)交流會費用結(jié)算，并列出清單（見附表9）（四）制定后期的宣傳方案，并預(yù)測費用（宣傳組負(fù)責(zé)） （五）制定招標(biāo)投資方案，吸引投資商前來投資，以研發(fā)出新的動漫制造技術(shù) 附表1：參會人員名單列表（客方）日本動漫大師： 宮崎駿、車田正美美國動漫大師： 大衛(wèi)艾立克、弗勞埃德戈特弗雷德森中國動漫大師： 易新超、萬氏兄弟日本動漫協(xié)會市場部負(fù)責(zé)人：富堅義博、企劃部負(fù)責(zé)人：深田恭子 成功企業(yè)家：馬云、李嘉成、張朝陽群眾代表：大學(xué)生代表程超、王明、于張峰 青少年代表方天怡、黃玲、蔣鵬飛記者：張陳陳、朱天南主持人：葛培基翻譯：周峰、張志元附表2：會議議程與日程表時間日程7月3日下午接站、簽到、發(fā)放資料7月4日上午8：00集合，集體乘車去會場9：00-10：00開幕式10：30-11：30會議主題“2010年中國動漫產(chǎn)業(yè)發(fā)展”11：30會議結(jié)束，回酒店用餐下午15：00會議主題“2010年全球動漫產(chǎn)業(yè)發(fā)展”16：30會議結(jié)束晚上19：00商務(wù)晚會21：30晚會結(jié)束7月5日上午8：00集合去會場8：30會議主題“2010年中國動漫產(chǎn)業(yè)市場前景”10.：00會議結(jié)束下午15：00-20：00西湖游玩燒烤晚會21：00回酒店休息7月6日上午9：00-10：30會議閉幕式下午歡送離開附表3：邀請函邀請函尊敬的xxx： 您好由于國內(nèi)動畫行業(yè)開始受到來自兩方面的挑戰(zhàn)，一個是國外動畫片進(jìn)入中國市場不再受限制，但中國動畫片的產(chǎn)量少，原創(chuàng)作品只適應(yīng)計劃經(jīng)濟(jì)下做短片，大量的市場需求量不能被滿足。但美國日本動畫業(yè)發(fā)展了20年，遠(yuǎn)比中國要成熟，數(shù)量也很多，與國內(nèi)形成強(qiáng)烈反差，中國動畫產(chǎn)業(yè)呈現(xiàn)了明顯的劣勢。另一方面國內(nèi)在銷售上也沒有形成真正的市場，電視臺都是壟斷的，銷售上只有一種價格，國內(nèi)單方面并沒有形成一個市場，這種劣勢也導(dǎo)致相當(dāng)部分的人才流向了加工制作領(lǐng)域。 故我們中國動漫協(xié)會將于7月4日在杭州西湖會議廳舉行動漫學(xué)術(shù)研討會，誠邀您屆時參加，由于會中將有動漫會展，故請各動漫大師攜帶最新動漫短片展示交流。 會議免費安排食宿，返程機(jī)票。希望您屆時光臨。請盡快來函確認(rèn)。 祝一切順利！ 中國動漫協(xié)會 6月15日 附表4：會場布置示意圖會長主席位動漫協(xié)會人員動漫大師群眾代表記者鮮花企業(yè)家主持人附件5 開幕式會場布置示意圖 發(fā)言人本協(xié)會人員嘉賓本協(xié)會人員嘉賓本協(xié)會人員嘉賓主持人 附表6：主持人發(fā)言稿及協(xié)會負(fù)責(zé)人演講稿主持人演講稿： 大家好，歡迎各位前來參加由中國動漫協(xié)會舉辦的動漫學(xué)術(shù)研討會，這次會議的主旨是針對我國動漫事業(yè)的發(fā)展現(xiàn)狀，結(jié)合世界動漫產(chǎn)業(yè)的發(fā)展趨勢，探討我們中國動漫產(chǎn)業(yè)中的不足，以及未來的發(fā)展前景，下面有中國動漫協(xié)會的總負(fù)責(zé)人汪瑩小姐發(fā)表講話。大家歡迎。中國動漫協(xié)會負(fù)責(zé)人*小姐的演講稿：尊敬的各位來賓：早上好！ 我代表中國動漫協(xié)會的全體人員對各位來賓的到來表示熱烈的歡迎！ 中國動漫協(xié)會成立已有2年歷史。本協(xié)會的成立，旨在搭建一個學(xué)術(shù)平臺，聚集杭州各地的動漫精英，交流、開發(fā)出新的符合時代要求的好動漫，以滿足廣大動漫愛好者，為中國動漫行業(yè)的改革作出貢獻(xiàn)。 今天我們非常榮幸的請來了美國和日本的動漫大師前來指導(dǎo)，讓我們表示熱烈的歡迎。他們不遠(yuǎn)萬里的來到這里，我代表全體人員向你們致以最崇高的敬意。 來自各地的專家學(xué)者齊聚一堂，暢所欲言，對中國動漫行業(yè)的發(fā)展與前景展開熱烈的討論。對此，我由衷的相信，中國的動漫產(chǎn)業(yè)一定能夠在各位的努力下取得更快的發(fā)展。 最后，衷心祝愿本次研討會圓滿成功！祝愿各位來賓滿載而歸！ 謝謝大家！附件7：動漫展示流程一、 展前工作 （一）器材準(zhǔn)備 ：麥克風(fēng)，電腦，投影儀等（在晚會前進(jìn)行檢查，確保其正常運行）（二）展示流程：1、先由我方展示我們的動漫成果，并進(jìn)行講解 2、有請萬氏兄弟代表展示其動漫成果，并進(jìn)行相關(guān)解說 3、有請美國動漫大師代表展示其國內(nèi)的最新動漫成果，并進(jìn)行解說，翻譯助理進(jìn)行現(xiàn)場翻譯 4、有請日本動漫大師代表展示其國內(nèi)的最新動漫成果，并進(jìn)行相關(guān)解說，翻譯助理現(xiàn)場翻譯 5、各方代表根據(jù)上述展示進(jìn)行簡單的動漫制作技術(shù)交流 （三）展會后的工作： 1、整理回收相關(guān)器材2、秘書將各方的技術(shù)成果記錄分類整理，存檔附表8：紀(jì)念品采購方案紀(jì)念品名稱：動漫人物模型紀(jì)念品