行政管理培訓(xùn) PPT課件

行政管理制度培訓(xùn) 行政人事中心 2012年度 1 集團(tuán)總部辦公場(chǎng)所 2 根據(jù)門(mén)里集團(tuán)辦公環(huán)境相關(guān)條件 公司在設(shè)計(jì)辦公室布局時(shí) 考慮了多種辦公功能的需要 并對(duì)不同的功能場(chǎng)合配置了不同的設(shè)施 詳見(jiàn)下表 不得不說(shuō)的是 辦公環(huán)境很有創(chuàng)意 3 各位同學(xué) 應(yīng)正確使用公司的物品和設(shè)備 提高工作效率 具體要求如下 1 愛(ài)護(hù)公司資產(chǎn) 合理并正確使用各類(lèi)辦公家具及辦公設(shè)施 2 公司根據(jù)員工的工作性質(zhì)按區(qū)域提供固定座位 員工如有特殊理由需要申請(qǐng)或更換座位 應(yīng)聯(lián)系行政人事中心 經(jīng)批準(zhǔn)后予以更換 3 辦公區(qū)內(nèi)所有固定座位及所有柜子由行政人事中心統(tǒng)一安排分配 員工不能私自占用固定座位或柜子 4 員工在辦公室內(nèi)應(yīng)妥善保管好個(gè)人物品 以防遺失 5 公司內(nèi)所有區(qū)域一律禁止吸煙 除指定餐廳外 其余區(qū)域一律禁止用餐 6 未經(jīng)同意不得隨意翻看同事的文件 資料等 GOD 想吸煙到底能去哪里 4 第二節(jié)行政事務(wù)管理制度 公司的使用 借用 資質(zhì)證書(shū)借閱 借用 5 公司印章的使用 借用 1 公司公章的使用范圍 以公司名義行文發(fā)出的公文 報(bào)告 信函 重大事項(xiàng)公告 報(bào)表 介紹信 證明 通知 制度規(guī)定等文件 公司領(lǐng)導(dǎo)簽署的各種具有法律效力的合同 協(xié)議書(shū)等法律文本 公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)的各種證件 聘書(shū) 榮譽(yù)證書(shū)等 2 公司公章的使用程序 員工需使用公司公章時(shí) 須先在OA系統(tǒng)填寫(xiě) 用章審批 如下表格 6 1 登錄OA系統(tǒng) 2 在系統(tǒng)首頁(yè) 我的模板 7 注 需使用印章的文件請(qǐng)作為附件上傳OA系統(tǒng)中 供領(lǐng)導(dǎo)審閱 8 9 流 程 10 還有的是 部門(mén)的使用 1 部門(mén)印章的使用范圍 部門(mén)印章用于部門(mén)內(nèi)部簽發(fā)的不對(duì)公司以外的報(bào)告 通知 會(huì)議紀(jì)要等文件 2 部門(mén)印章的使用程序 員工需使用部門(mén)印章時(shí) 先由印章保管人進(jìn)行登記 印章使用人在登記表上簽字后方可使用部門(mén)公章 11 1 公司各類(lèi)資質(zhì)證書(shū)包括企業(yè)法人營(yíng)業(yè)執(zhí)照 正 副本 組織機(jī)構(gòu)代碼證 正 副本 稅務(wù)登記證 正 副本 企業(yè)集團(tuán)登記證 企業(yè)法定代表人證書(shū)等各類(lèi)證件 2 公司各類(lèi)資質(zhì)證書(shū)由行政人事中心專(zhuān)人負(fù)責(zé)保管 3 如工作所需提供公司資質(zhì)證書(shū)復(fù)印件 必須經(jīng)OA系統(tǒng)提交 檔案借閱申請(qǐng)單 由部門(mén)領(lǐng)導(dǎo) 人事行政經(jīng)理 分管領(lǐng)導(dǎo) 公司總經(jīng)理逐級(jí)批準(zhǔn) 并知會(huì)檔案管理員打印提供 4 如因特殊情況需將資質(zhì)證書(shū)借出公司使用 必須經(jīng)OA系統(tǒng)提交 檔案借閱申請(qǐng)單 由部門(mén)領(lǐng)導(dǎo) 人事行政經(jīng)理 分管領(lǐng)導(dǎo) 公司總經(jīng)理逐級(jí)批準(zhǔn) 并知會(huì)檔案管理員登記借用 用畢立即歸還 資質(zhì)證書(shū)的使用 借用 12 資質(zhì)證書(shū)借閱 借用OA系統(tǒng)流程 13 同學(xué)們 一定要寫(xiě)詳細(xì)喲 資質(zhì)證書(shū)的使用 借用OA系統(tǒng)流程 14 流 程 15 集團(tuán)總部會(huì)議管理制度 16 小會(huì)議室 可供6人參會(huì) 提供電話(huà)會(huì)議 投影設(shè)備 大會(huì)議室 可供35人參會(huì) 提供多方視頻電話(huà)會(huì)議 投影設(shè)備 會(huì)議室的很FASHION 17 1 電話(huà)會(huì)議 大 小會(huì)議室 2 視頻會(huì)議 大會(huì)議室 3 移動(dòng)多方會(huì)議 大 小會(huì)議室 4 普通會(huì)議 大 小會(huì)議室 會(huì)議的很多很具體 18 a 重要會(huì)議開(kāi)始前半個(gè)小時(shí) 行政人事中心應(yīng)安排專(zhuān)人對(duì)會(huì)場(chǎng)設(shè)備 文件資料 飲料 紙 筆進(jìn)行調(diào)試 擺放 b 對(duì)外接待會(huì)議行政人事中心應(yīng)制定專(zhuān)項(xiàng)接待方案 方案內(nèi)容包括但不限于接機(jī)接站 車(chē)輛調(diào)度 餐飲 住宿 活動(dòng)安排等 會(huì)議開(kāi)始前可根據(jù)會(huì)議組織部門(mén)或來(lái)賓要求準(zhǔn)備不同的會(huì)場(chǎng)接待用品 c 會(huì)議結(jié)束后原則上30分鐘內(nèi)完成會(huì)場(chǎng)清理工作 如遇特殊情況 則另行安排 會(huì)議的程序要牢記 19 a 會(huì)議牽頭部門(mén)提前一天通過(guò)OA系統(tǒng) 會(huì)議室管理 進(jìn)行會(huì)議室預(yù)訂 由行政人事中心 前臺(tái) 落實(shí)確認(rèn)會(huì)議室可以預(yù)訂后 方可使用 b 如遇不同會(huì)議計(jì)劃同時(shí)召開(kāi)的情況 由行政人事中心統(tǒng)一對(duì)會(huì)議室進(jìn)行安排協(xié)調(diào) 會(huì)議室的很緊張 要搶的 20 a 公司定期例會(huì) 由行政人事中心前臺(tái)于會(huì)議召開(kāi)前半個(gè)小時(shí)布置好會(huì)場(chǎng) 由董事總經(jīng)理于會(huì)議召開(kāi)前10分鐘通知公司領(lǐng)導(dǎo)及各部門(mén)負(fù)責(zé)人準(zhǔn)時(shí)到會(huì) b 涉及多個(gè)部門(mén)共同召開(kāi)并需公司領(lǐng)導(dǎo)參加的內(nèi)部會(huì)議或職能專(zhuān)題會(huì)議 會(huì)議牽頭部門(mén)需提前通過(guò)OA系統(tǒng) 會(huì)議管理 通知相關(guān)參會(huì)人員 并明確會(huì)議時(shí)間 參會(huì)人員 議題等細(xì)節(jié) c 對(duì)外接待會(huì)議 會(huì)議牽頭部門(mén)需提前通過(guò)OA系統(tǒng) 會(huì)議管理 通知相關(guān)參會(huì)人員 并明確會(huì)議時(shí)間 參會(huì)人員 議題等細(xì)節(jié) 并提前2 3天報(bào)備至行政人事中心 前臺(tái) 處 報(bào)備內(nèi)容包括但不限于 會(huì)議主題 會(huì)議時(shí)間 會(huì)議地點(diǎn) 參會(huì)人員 會(huì)場(chǎng)布置要求等 行政人事中心 前臺(tái) 登記后通知相關(guān)參會(huì)人員 行政人事經(jīng)理及總裁辦秘書(shū) 21 會(huì)議室的爭(zhēng)奪戰(zhàn) 22 會(huì)議室 會(huì)議室的已被敵人搶占 23 1 公司周例會(huì)由總裁辦秘書(shū)對(duì)會(huì)議進(jìn)行記錄 并于會(huì)后1個(gè)工作日內(nèi)形成會(huì)議記要存檔并以郵件形式發(fā)送給公司領(lǐng)導(dǎo)及各部門(mén)負(fù)責(zé)人 2 各部門(mén)例會(huì) 職能專(zhuān)題會(huì)或?qū)ν饨哟龝?huì)議 遵照 誰(shuí)組織 誰(shuí)記錄 的原則 由組織部門(mén)指定專(zhuān)人對(duì)會(huì)議進(jìn)行記錄 并于會(huì)后1給工作日內(nèi)形成會(huì)議紀(jì)要存檔并發(fā)送相關(guān)責(zé)任人 3 會(huì)議記錄可采取筆錄 錄音 錄影等方式 形成會(huì)議紀(jì)要的同時(shí)需保存好現(xiàn)場(chǎng)影音資料 4 會(huì)議紀(jì)要需根據(jù)內(nèi)容明確保密等級(jí) 所有與會(huì)者需嚴(yán)守保密制度 不得外傳泄密 紀(jì)要抄送范圍由會(huì)議牽頭部門(mén)分管領(lǐng)導(dǎo)決定 原則上無(wú)特殊說(shuō)明 參會(huì)人員全員可閱 同學(xué)們上課要做筆記喲 24 1 嚴(yán)格遵守開(kāi)會(huì)時(shí)間 不允許遲到 早退 如遇特殊情況 需向會(huì)議主持人說(shuō)明 2 會(huì)議期間手機(jī)需調(diào)至靜音狀態(tài) 特殊情況可至場(chǎng)外接聽(tīng) 3 會(huì)議中發(fā)言需簡(jiǎn)明扼要 避免發(fā)表與會(huì)議無(wú)關(guān)的話(huà)題 4 會(huì)議形成的決議因由牽頭部門(mén)及時(shí)以書(shū)面形式通知執(zhí)行部門(mén) 并負(fù)責(zé)監(jiān)督落實(shí)情況 上課要認(rèn)真 25 首問(wèn)責(zé)任 26 1 首問(wèn)責(zé)任人是指在公司范圍內(nèi)第一個(gè)接待來(lái)電 來(lái)訪 來(lái)信 來(lái)函或其他有關(guān)人員 以下簡(jiǎn)稱(chēng)辦事人 詢(xún)問(wèn)的公司工作人員 2 實(shí)行首問(wèn)負(fù)責(zé)制 要求門(mén)里集團(tuán)全體工作人員必須熟悉本部門(mén)工作職能和辦事程序 明確自己的崗位職責(zé) 了解公司各部門(mén)的基本崗位職責(zé) 做到內(nèi)增素質(zhì) 外樹(shù)形象 首問(wèn)就是首先被問(wèn)住 27 辦事人到公司辦事 對(duì)于有要求辦理的事項(xiàng) 首問(wèn)責(zé)任人根據(jù)不同的情況應(yīng)當(dāng)承擔(dān)下列責(zé)任和義務(wù) 1 屬于首問(wèn)責(zé)任人職責(zé)范圍內(nèi)能夠解決的應(yīng)當(dāng)及時(shí)辦理或一次性告知有關(guān)辦事程序 要求等 熱情耐心地解答有關(guān)詢(xún)問(wèn) 2 屬于本部門(mén)職責(zé)范圍內(nèi)的 但有關(guān)責(zé)任人外出開(kāi)會(huì) 出差 公休 病假等暫不在崗位或聯(lián)系不上的 首問(wèn)責(zé)任人應(yīng)當(dāng)將辦事人的單位 姓名 聯(lián)系電話(huà)及擬辦事項(xiàng)內(nèi)容 留言等負(fù)責(zé)轉(zhuǎn)交責(zé)任人或本部門(mén)負(fù)責(zé)人 責(zé)任人應(yīng)盡快與辦事人聯(lián)系 3 不屬于本部門(mén)職責(zé)范圍內(nèi)的 但屬于本公司或本系統(tǒng)內(nèi)子公司職責(zé)范圍內(nèi)的 首問(wèn)責(zé)任人應(yīng)主動(dòng)告知辦事人聯(lián)系的對(duì)應(yīng)部門(mén)或子公司 當(dāng)經(jīng)辦部門(mén) 子公司無(wú)人時(shí) 應(yīng)告知相應(yīng)的聯(lián)系電話(huà) 首問(wèn)責(zé)任人要的就是責(zé)任 28 4 不屬于本系統(tǒng)工作范圍內(nèi)的 首問(wèn)責(zé)任人應(yīng)當(dāng)耐心解釋 并盡自己所知給予指導(dǎo)和幫助 5 首問(wèn)責(zé)任人在接待辦事人時(shí)應(yīng)文明禮貌 熱情服務(wù) 使用文明用語(yǔ) 不得敷衍 應(yīng)付 推諉 沒(méi)有責(zé)任心 再大的能力也是空談 29 第五節(jié)出差申請(qǐng) 30 出發(fā)的準(zhǔn)備 流 程 31 工作就要激發(fā)出火花 啊 燃燒吧 騷年 32 流 程 33 第五節(jié)保密制度 34 公司秘密包括下列秘密事項(xiàng) 1 公司重大決策中的秘密事項(xiàng) 2 公司尚未付諸實(shí)施的經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略 經(jīng)營(yíng)方針 經(jīng)營(yíng)規(guī)劃 經(jīng)營(yíng)項(xiàng)目 經(jīng)營(yíng)決策及其它尚未公開(kāi)的各類(lèi)信息 3 公司的合同 協(xié)議 意見(jiàn)書(shū)及可行性報(bào)告 會(huì)議記錄及其它文書(shū) 4 公司財(cái)務(wù)預(yù)決算報(bào)告及各類(lèi)財(cái)務(wù)報(bào)表 統(tǒng)計(jì)報(bào)表及其它財(cái)務(wù)信息 5 公司內(nèi)部刊物 6 公司員工的人事檔案 工資性 勞務(wù)性收入 7 公司員工通訊方式 辦公地點(diǎn)及其它個(gè)人信息 8 其他經(jīng)公司確定應(yīng)當(dāng)保密的事項(xiàng) 噓 這就是秘密 35 1 屬于公司秘密的文件 資料和其他物品的制作 收發(fā) 傳遞 使用 復(fù)制摘抄 保存和銷(xiāo)毀 由行政人事中心專(zhuān)人負(fù)責(zé)執(zhí)行 采用電腦技術(shù)存取 處理 傳遞的公司秘密由該電腦使用人通過(guò)設(shè)置開(kāi)機(jī)密碼 文件加密等方式負(fù)責(zé)全部保密工作及責(zé)任 2 對(duì)于密級(jí)文件 資料和其他物品 必須采取以下保密措施 1 非經(jīng)總裁 總經(jīng)理批準(zhǔn) 不得復(fù)制 摘抄 2 收發(fā) 傳遞和外出攜帶 原則上由行政人事中心人員執(zhí)行 其他人員經(jīng)總裁 總經(jīng)理批準(zhǔn)并辦理相應(yīng)手續(xù)后方可帶出 同時(shí)還應(yīng)采取相應(yīng)安全措施 不能說(shuō)的秘密 不要告訴別人喲 36 第六節(jié)網(wǎng)絡(luò)使用 介一切都是浮云 胡大寶 37 1 任何人均不得在網(wǎng)絡(luò)上從事與工作無(wú)關(guān)的事項(xiàng) 2 任何人不得在網(wǎng)絡(luò)上散布涉及公司機(jī)密的信息 3 任何人或部門(mén)未經(jīng)許可不得在網(wǎng)上掛任何應(yīng)用系統(tǒng) 4 嚴(yán)禁任何人以任何手段蓄意破壞公司網(wǎng)絡(luò)的正常運(yùn)行或竊取公司網(wǎng)上的保護(hù)信息 計(jì)算機(jī)不是這樣是使用的 Fireinthehole 38 第七節(jié)辦公用品管理制度 justdoit 39 親 想要嗎 想要你就申請(qǐng)啊 40 親 一定要寫(xiě)詳細(xì)喲 加油 加油 就要成功了 41 第八節(jié)車(chē)輛管理制度 玩我的吧 42 1 公司的其它車(chē)輛作為