總經(jīng)理辦公室管理制度.doc

廣西家家裝飾石材有限公司廣西家家裝石材有限公司總經(jīng)理辦公室管理制度總經(jīng)理辦公室實行總經(jīng)理負責制，下設(shè)副總經(jīng)理、總經(jīng)理助理。目 錄1、總經(jīng)辦日常工作制度-22、總經(jīng)辦接待工作制度-33、總經(jīng)辦人員考勤制度-44、總經(jīng)辦人事管理制度-5-65、總經(jīng)辦安全管理制度-76、總經(jīng)辦財產(chǎn)物資管理制度-8-97、總經(jīng)辦固定資產(chǎn)使用、保管、保養(yǎng)制度-108、總經(jīng)辦復印機管理制度-119、總經(jīng)辦文件立卷和歸檔管理制度-12-1310、總經(jīng)辦檔案查閱管理制度-1411、總經(jīng)辦電腦管理制度-1512、總經(jīng)辦衛(wèi)生管理制度-16 廣西家家裝石材有限公司行政部制 2017年6月21日總經(jīng)辦日常工作制度1. 總助到達辦公室后與總經(jīng)理匯報前一天交辦任務(wù)的完成情況。2. 總助提醒總經(jīng)理當天的日程安排，詢問有無交辦事項。按照急事先辦的原則，辦理總經(jīng)理交辦的工作或續(xù)辦未完事項，辦理后應及時給予反饋。3. 總助及時登記、收發(fā)文件，并匯集各部門上報的文件、資料、營業(yè)報表和重要接待任務(wù)，送總經(jīng)理審批。4. 總助接聽電話并接待來訪者。接聽電話要禮貌、熱情、準確回答問詢，凡直接找公司總經(jīng)理的電話應問清對方單位、姓名和基本事由，視情轉(zhuǎn)接。如總經(jīng)理因故不能接聽，應向?qū)Ψ秸f明情況，并請其留言做好電話記錄。5. 總助每天須了解和掌握各部門執(zhí)行總經(jīng)理指令及各項決定的情況，向總經(jīng)理報告。6. 總助按照規(guī)定正確用印，開具介紹信。7. 總助根據(jù)公司總經(jīng)理的工作安排，撰寫文稿，編寫簡報，上報下發(fā)。8. 總助翻閱各類報刊雜志和資料，收集行業(yè)信息，供領(lǐng)導參閱。9. 總助記錄公司重要事項日記，年終撰寫公司大事記。10. 總助做好文件歸檔等管理工作?？偨?jīng)辦接待工作制度1. 來信：總助及時拆閱信件，認真做好登記，按照信函內(nèi)容呈有關(guān)領(lǐng)導。根據(jù)領(lǐng)導批文意見抓緊催辦，盡快答復。2. 來電：總助認真接聽電話，問清對方姓名、單位、身份、事由，涉及重要事項應認真做好電話記錄，將電話記錄呈總經(jīng)理批閱后抓緊辦理和答復。3. 來訪：總助需熱情接待，問清來訪者姓名、單位、身份和事由，認真做好來訪記錄，對來訪者提出的問題要負責地進行解答，不能回答的應請示總經(jīng)理。4. 來賓：總助需問清來賓姓名、身份、單位、人數(shù)、目的、抵離公司時間。重要客人應及時向總經(jīng)理匯報，并安排住宿和用餐審批手續(xù)。根據(jù)來賓的不同身份安排好參觀、座談等事項?？偨?jīng)辦人員考勤制度1.總經(jīng)辦人員必須按時上下班，并按規(guī)定在進出公司時打卡?？ㄉ嫌涗浀臅r間只表示員工進入或離開公司的時間，上下班時間以部門考勤記錄為準。2.總經(jīng)辦人員考勤由總助負責，每天考勤記錄在公司統(tǒng)一印制的員工考勤卡上，記錄要做到準確無誤。3.員工考勤卡每月匯總一次，由行政部進行考勤統(tǒng)計，并填寫公司行政部統(tǒng)一印制的員工出勤情況月報表送報總經(jīng)辦并存檔，做為工資造表和發(fā)放工資的依據(jù)。4.員工考勤內(nèi)容有：出勤、遲到、早退、曠工、事假、病假、喪假、婚假、產(chǎn)假、探親假、工傷假、法定假、哺乳假、年度休假和調(diào)休等。5.總經(jīng)辦人員應嚴格遵守勞動紀律，工作時間必須嚴守崗位，不得擅離職守和無故早退，外出公差應征得總經(jīng)理的同意。6.總經(jīng)辦人員因病請假，必須持有公司指定醫(yī)院出具的病假證明，并經(jīng)總經(jīng)理同意方可準假。7.總經(jīng)辦人員因私請假（含婚、喪和探親假等），均應事先提出申請，并經(jīng)總經(jīng)理批準?？偨?jīng)辦人事管理制度一、勞動定員管理1.定員定編是科學配備人員的數(shù)量界限和依據(jù)，必須從服務(wù)和工作的實際出發(fā)，堅持科學、合理、精簡的原則編制，并經(jīng)行政部審核，報公司總經(jīng)理核定。2.核定的定員應保持相對穩(wěn)定，如情況變化需做調(diào)整時，應提出申請增減計劃，做到申請理由充分，人員增減合理。二、人員調(diào)配管理1.總經(jīng)辦人員調(diào)配和招聘，報請行政部辦理，統(tǒng)一由總經(jīng)理招聘。2.因?qū)嶋H人員少于定編，需要增補時，應填寫行政部統(tǒng)一印制的人員增補申請計劃，報行政部辦理。3.駕駛員等技術(shù)工人改變工種，專業(yè)人員調(diào)動和要害部位人員變動，均應與行政部商議，報公司總經(jīng)理批準后進行。三、員工技術(shù)等級考核和專業(yè)職稱評定管理1.員工技術(shù)等級考核按國家頒布的工人技術(shù)培訓考核大綱要求實施，技術(shù)等級標準按不同專業(yè)（工種）統(tǒng)一劃分為初、中、高三個等級。2.初級工和中級工由公司員工技術(shù)等級考核委員會組織考核，或委托專業(yè)單位考核。3.技術(shù)考核的評分標準由“應知”、“應會”和平時成績等三項得分匯總，總分為100分，其中“應知”占30%，“應會”占50%，平時成績占20%。4.在本部門工作滿一年的員工均可參加技術(shù)等級考核。為鼓勵員工鉆研業(yè)務(wù)技術(shù)，提高技術(shù)水平和服務(wù)質(zhì)量，公司優(yōu)秀員工可參加公司統(tǒng)一組織的提高一個技術(shù)等級的考核。行政部負責提供有關(guān)專業(yè)（工種）應考人員名單，經(jīng)考核合格發(fā)給相應的等級證書。5.根據(jù)公司技術(shù)等級有升有降制度，如在日?？己酥?，因業(yè)務(wù)技術(shù)差而完不成任務(wù)，或出現(xiàn)事故和差錯，報公司考核委員會批準，可下浮其技術(shù)等級。6.專業(yè)技術(shù)職稱的評定和考核是在上級公司主管部門的統(tǒng)一領(lǐng)導下進行，總經(jīng)辦配合行政部做好摸底調(diào)查和申請職稱員工的資格核定工作，并負責做好員工思想工作。四、員工人事檔案管理1.員工人事檔案由行政部統(tǒng)一管理，并負責材料搜集、鑒別、保管、利用和轉(zhuǎn)遞，總經(jīng)辦員工必須按公司管理制度的規(guī)定，準確填寫員工登記表和如實反映情況，員工家庭地址和電話號碼變更、家庭人口、婚姻狀況和教育程度變化等情況，均應及時向行政部負責人報告，并轉(zhuǎn)報行政部備案?？偨?jīng)辦安全管理制度1.總經(jīng)辦人員應自覺遵守公司員工治安管理制度和規(guī)定。2.總經(jīng)辦未經(jīng)安全消防培訓的員工不得上崗服務(wù)。3.總經(jīng)辦人員嚴格執(zhí)行公司保密規(guī)定，保證文件的機密性。4.總經(jīng)辦人員一般不要在總經(jīng)理辦公室內(nèi)接待客人，會客室應指定專門的接待場所。5.總經(jīng)辦人員應保管好個人使用的辦公室鑰匙，如有遺失應立即報告總經(jīng)理做出處理。6.總經(jīng)辦檔案復印室鑰匙要有專人保管。7.公司公章應指定專人保管，總經(jīng)辦人員應正確執(zhí)行用章制度。8.總經(jīng)理辦公室內(nèi)應保持無明火等安全隱患。9.總經(jīng)辦人員應正確使用電器設(shè)備，保證用電安全。10.總經(jīng)辦人員下班前應切斷電源，關(guān)好門窗，確?？偨?jīng)理辦公室安全?？偨?jīng)辦財產(chǎn)物資管理制度一、財產(chǎn)物品管理1.總經(jīng)辦使用的各種辦公設(shè)備和交通工具由總助具體負責管理，建立總經(jīng)辦財產(chǎn)二級明細帳，以便隨時與計劃財務(wù)部和歸口管理部門相互核對，做到帳帳相符，帳物相符。2.各種財產(chǎn)設(shè)備實行“誰使用、誰負責”，并切實做好日常的維護和清潔保養(yǎng)工作，做到物盡其用，愛惜使用。3.各種財產(chǎn)設(shè)備的調(diào)撥、出借必須經(jīng)財務(wù)部經(jīng)理或總經(jīng)理審核，按批準文件填寫計劃財務(wù)部統(tǒng)一印制的固定資產(chǎn)調(diào)撥單。在公司內(nèi)部各部門之間的轉(zhuǎn)移，應填寫固定資產(chǎn)轉(zhuǎn)移單，并辦理財產(chǎn)變動登帳手續(xù)。4.設(shè)備因使用年久和因損壞不能使用，或因技術(shù)進步而淘汰，需要報廢時，必須經(jīng)財務(wù)部經(jīng)理或總經(jīng)理組織技術(shù)鑒定小組進行鑒定，確認無使用價值時，才能辦理報廢手續(xù)。5.新設(shè)備的添置必須經(jīng)公司批準，會同計劃財務(wù)部和歸口管理部門共同驗收，并填寫計劃財務(wù)部統(tǒng)一印制的財產(chǎn)領(lǐng)用單，辦理領(lǐng)用手續(xù)后，登記入帳。6.總助每季度應對總經(jīng)辦使用的各種設(shè)備進行一次檢查和核對，每季度清查盤點，確保帳物相符；發(fā)生盈虧必須查明原因，并填寫財務(wù)部統(tǒng)一印制的固定資產(chǎn)盤盈盤虧報告單，并報計劃財務(wù)部和歸口管理部門處理。二、物料用品管理1.總經(jīng)辦物料用品由總助統(tǒng)一管理，具體負責編制年度物料用品消耗計劃，按照物料用品分類，建立專用物料用品臺帳，掌握使用及消耗情況，辦理物料用品領(lǐng)用、發(fā)放、內(nèi)部轉(zhuǎn)移、報廢和缺損申報工作。2.各類物料用品的領(lǐng)用，應填寫計劃財務(wù)部統(tǒng)一印制的物料用品領(lǐng)用單，經(jīng)財務(wù)部負責人審核簽字后，向倉庫領(lǐng)取，并及時登記入帳。工具類物品，除因業(yè)務(wù)發(fā)展需要增領(lǐng)外，實行以舊換新的辦法，必須填寫物料用品領(lǐng)用單和公司低值易耗品報廢單，報廢的物品由計劃財務(wù)部統(tǒng)一處理。3.各種物料用品的消耗、領(lǐng)用、報廢、報損每月底由總助統(tǒng)計、清點一次，確保統(tǒng)計數(shù)字準確，數(shù)、物和臺帳相符?？偨?jīng)辦固定資產(chǎn)使用、保管、保養(yǎng)制度一、總經(jīng)辦固定資產(chǎn)范圍總經(jīng)辦固定資產(chǎn)所處位置包括辦公室、會議室、會客室及檔案復印室，種類包括車輛、電腦、打印機、復印機、傳真機、沙發(fā)、辦公家具、電器設(shè)備等。二、固定資產(chǎn)管理制度1.總經(jīng)理為固定資產(chǎn)負責人，總助為固定資產(chǎn)管理員。2.總助應做好總經(jīng)辦所轄區(qū)域固定資產(chǎn)的日常檢查、維護工作，發(fā)現(xiàn)問題及時報修。3.總助應做好各類固定資產(chǎn)的帳目保管及完善工作，做到帳、卡、物相符。4.固定資產(chǎn)的購置、移交、外租（借）、報廢等，必須經(jīng)總經(jīng)理同意，并辦理相應手續(xù)。5.總經(jīng)辦所有人員必須按規(guī)定操作各類設(shè)備，嚴格進行日常保養(yǎng)，一旦發(fā)生故障，需立即報修。6.建立有關(guān)設(shè)備檢修保養(yǎng)卡片，仔細記錄設(shè)備維修情況。總經(jīng)辦復印機管理制度總經(jīng)辦本著既方便各部門工作需要，又能保證復印機正常運轉(zhuǎn)的原則，特制定如下復印機管理制度：1.復印機的使用、操作和管理由總辦人員負責，他人請勿隨便上機復印。2.僅限于復印與工作相關(guān)的文件、資料，請勿用于私人復印。3.復印人員需自備復印紙。4.為了維護復印機的性能，更好地為各部門服務(wù)，在復印期間請不要過多連續(xù)操作，一次性復印不得超過50張，停機10分鐘后，方可繼續(xù)使用。5.為了保證復印機的使用壽命，減短開機時間，除特殊情況外，每天18:30至次日8:00為關(guān)機休整時間。6.由于違反操作規(guī)定而造成復印機設(shè)備的損壞，將由使用人照價賠償?？傓k文件立卷和歸檔管理制度一、公司文件、技術(shù)檔案管理工作由總經(jīng)理直接領(lǐng)導，授權(quán)總助具體實施，并對各部門的文件、技術(shù)檔案工作進行監(jiān)督、檢查和指導。二、凡是在日常工作中形成并使用的，已經(jīng)辦理完畢且具有查考價值的文件和有關(guān)材料，都屬于文件立卷的范圍,主要包括：1.會議通知、日程安排、工作報告、會議紀要、會議記錄、典型材料、錄音帶、錄像帶和照片等；2.上級發(fā)來的有關(guān)決定、指示、條例、計劃、通知、批復等；3.呈報上級領(lǐng)導部門的請示、報告、工作總結(jié)、規(guī)劃、各類統(tǒng)計等；4.與有關(guān)單位協(xié)調(diào)工作的往來文件、合同、協(xié)議書等；5.各級管理人員的任免決定、獎懲決定等；6.員工勞動、工資、福利、教育培訓、考核、晉級、職稱評定材料等；7.接待工作的計劃、安排、小結(jié)等；8.財產(chǎn)、物資的交接憑證等；9.基建、設(shè)備更新改造工程方面的往來文件和有關(guān)資料等；10.表揚信、投訴信、電話記錄、電報、傳真、信訪材料等。三、歸檔的文件、資料種類、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)等均應齊全完整。每份文件的正件與附件，印件與定稿、請示與批復、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形式的同一文件應分別列在一起，不得分開。四、文件檔案卷封面、卷內(nèi)文件目錄、備考表及案卷目錄、目次、說明等，均應符合文件檔案立卷格式要求。五、立卷和歸檔工作原則上由文件形成部門負責，每年年終進行整理并歸檔。六、公司主體文件資料，由總助負責歸檔管理。七、除人事檔案和會計檔案，分別由行政部和財務(wù)部保管外，其它職能部門的文件資料經(jīng)每年一次歸卷整理后，次年元月底前完成移交給總經(jīng)辦，實行統(tǒng)一管理。八、有關(guān)職能部門在向總經(jīng)辦移交件檔案時，須先排列卷順序、編號登記、填好。移交部門和接收部門須按清點、核對無誤后，由總經(jīng)辦簽收。九、文件檔案的保管期限分永久、長期和短期三種。保管期限由有關(guān)職能部門會同總經(jīng)辦擬定，報總經(jīng)理審批。十、過期文件的銷毀，由總助負責。銷毀前，須清點造冊、檢查、核對，并撰寫過期檔案銷毀報告，由總經(jīng)理審批決定。銷毀文件時，須嚴格遵守保密規(guī)定。十一、檔案必須放置在專用柜或?qū)Ｓ脦旆績?nèi)，要有防盜、防火、防潮、防塵、防蟲、防高溫等設(shè)施。十二、文件收進、移出、借用等手續(xù)必須完備，嚴防文件丟失。十三、電子文件檔案必須有專人管理。保管電子文件檔案必須做到防高溫、防磁、防潮、防硬物摩擦?？偨?jīng)辦檔案查閱管理制度一、查閱檔案，僅限于公司內(nèi)部有關(guān)人員。非公司人員查閱或借閱檔案須經(jīng)總經(jīng)理批準。二、查閱檔案，須由部門經(jīng)理簽字，經(jīng)總經(jīng)理同意后閱檔。機密文件，須由總經(jīng)理簽字認可后方可查閱。機密文件包括公司經(jīng)營策略、工作計劃、財務(wù)分析、工程改造、客戶情況、勞動工資管理、人事安排、治安保衛(wèi)等重要問題向上級領(lǐng)導機關(guān)發(fā)送的請示、報告等文件。三、閱檔只能在檔案室進行,特殊情況須將有關(guān)檔案借出閱覽時，必須說明借閱時間和理由，并報公司領(lǐng)導簽字同意。借閱時間最多不超過兩天。四、查閱檔案，不得在原件上涂改或圈點，閱畢歸還時，須經(jīng)總經(jīng)辦工作人員檢查和清點。五、需要復印原件，必須說明用途和數(shù)量，并經(jīng)總經(jīng)理同意，方可復印。六、人事檔案、會計檔案和工程技術(shù)檔案的查閱規(guī)定，參照本規(guī)定執(zhí)行?？傓k電腦管理制度一、總經(jīng)辦電腦由總助進行管理，須按時進行電腦殺毒軟件的升級，并定期進行電腦的清潔。二、總經(jīng)辦人員應正確操作電腦，按照程序開機、關(guān)機，如長時間不使用請關(guān)閉電腦，以便節(jié)約能源。三、未經(jīng)授權(quán)禁止安裝私人非法軟件。四、工作時間內(nèi)禁止聊天、玩電腦游戲。五、重要文件應設(shè)置密碼，禁止泄露密碼。六、電腦內(nèi)的文件應存檔有序，便于管理、查找。七、未經(jīng)文件使用者確認，不允許私自更改或刪除電腦內(nèi)的留檔文件。八、未經(jīng)授權(quán)，不允許復制電腦資料用于個人使用，更不能提供給同行使用，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)將按照公司管理制度相關(guān)條款予以處罰。九、禁止私自拆裝電腦及相關(guān)的硬件設(shè)施，出現(xiàn)故障應及時報