北京哲君煙酒管理規(guī)定.doc

GZJ-2015-02煙酒管理規(guī)定煙酒管理規(guī)定由綜合管理部起草，經(jīng)相關(guān)部門會簽完畢，總經(jīng)理簽發(fā)，現(xiàn)予以發(fā)布實施，望公司各部門（單位）認真學(xué)習(xí)，嚴格貫徹執(zhí)行。起草部門綜合管理部起草人常丹丹審核部門綜合管理部初審人袁書魁總經(jīng)理總經(jīng)理部批準(zhǔn)人孫衛(wèi)華一總則1、制定目的規(guī)范公司煙酒管理，對煙酒的購買、領(lǐng)用、盤點程序化。2、適用范圍公司接待用煙酒管理均按此辦法執(zhí)行。3、管理部門綜合管理部為本辦法的監(jiān)督、管理部門。采購人不得兼任保管，保管人不得自己領(lǐng)用。如遇特殊情況，需報總經(jīng)理核準(zhǔn)。二、煙酒的管理1、申購、入庫、結(jié)算(1)保管員（行政人員兼職）在煙酒最低庫存量時填寫煙酒申購審批單，先由綜合管理部部長審批后，再由總經(jīng)理審批。然后安排專人進行采購。來不及報批的以電話形式向總經(jīng)理請示，采購?fù)戤吅笮杓皶r按要求補報手續(xù)。(2)采購的煙酒必須當(dāng)天入庫，經(jīng)采購人和保管員共同核實無誤后，辦理入庫手續(xù)登記臺賬，并由采購人及保管員簽字。保管不在或無法返回公司，采購人對已經(jīng)采購但未入庫的煙酒負責(zé)保管責(zé)任，遺失或損壞都由采購人負責(zé)賠償。(3)每月5號以后，依據(jù)盤點結(jié)果，采購人持煙酒請購單、入庫單，據(jù)實際數(shù)量填報報銷單，財務(wù)部走正常報銷流程。由煙酒采購員根據(jù)財務(wù)流程對上月采購的煙酒進行結(jié)算。2、保管（1）綜合管理部行政人員負責(zé)煙酒保管工作。綜合管理部部長對保管作進行監(jiān)督，確保賬實相符。（2）采購回的煙酒堆放整齊，防霉防潮。煙酒需按保質(zhì)日期依次排放，領(lǐng)用時依次發(fā)放，以保證煙酒品質(zhì)。（3）在保管期間內(nèi)如遇賬物不符的情況，及時向上級匯報經(jīng)綜合管理部部長查實。3、領(lǐng)取及使用(1)事前溝通原則：各部門因工作需要對外招待時，須事先要和業(yè)務(wù)連帶部門進行溝通，確定參加人員、煙酒及飯店招待標(biāo)準(zhǔn)等事宜，避免重復(fù)招待、招待標(biāo)準(zhǔn)有誤影響公司對外形象；(2)招待煙酒申領(lǐng)：領(lǐng)用人根據(jù)招待對象的級別合理計劃招待標(biāo)準(zhǔn)，并報本部門負責(zé)人同意，由部門負責(zé)人通知保管員后，領(lǐng)用人方能在煙酒領(lǐng)取登記表上簽字領(lǐng)用。4、庫存盤點（1）煙酒保管人必須建立煙酒臺賬，煙酒入庫、出庫應(yīng)如實登記，注明領(lǐng)用人、領(lǐng)用用途、數(shù)量等，做到賬實相符。保管人應(yīng)每個星期五定期盤存賬物。綜合管理部部長應(yīng)不定期進行盤查，并至少每一個半月參與一次定期盤查。（2）保管員要時時掌握煙酒庫存量的情況，在臨近最低庫存值時，及時向綜合管理部部長報告，以免影響工作。5、檢查標(biāo)準(zhǔn)及記錄(1)煙酒領(lǐng)取登記表禁止涂改，對于登記錯誤進行涂改的，需由相關(guān)責(zé)任部門經(jīng)理簽字認可。(2)申購、領(lǐng)取及使用、退還嚴格按流程執(zhí)行，對于違反流程及未按周循環(huán)要求補辦的為不合格。(3)各項簽字必須嚴格執(zhí)行，禁止代簽。(4)對于未事先進行溝通、煙酒使用監(jiān)管不力、造成浪費的，對責(zé)任部門予以雙倍經(jīng)濟處罰。三、附則本辦法自頒布之日起執(zhí)行。附件：煙酒申請單煙酒申請單申請部門： 申請時間： 年 月 日申請單編號：申請原因申請物品物品名稱規(guī)格數(shù)量經(jīng)辦人： 申請部門負責(zé)人