內(nèi)審流程及審核技巧

內(nèi)審流程及技巧 一 內(nèi)部審核的目的及作用二 內(nèi)部審核的準備三 內(nèi)部審核的實施四 內(nèi)審核查表的使用五 內(nèi)審報告的作成及內(nèi)審追蹤六 成功審核的10個技巧 培訓題綱 顧客 要求 管理職責 資源管理 測量分析和改進 產(chǎn)品實現(xiàn) 滿意 顧客 質(zhì)量管理體系的持續(xù)改進 產(chǎn)品 以過程為基礎的質(zhì)量管理體系模式 輸入 輸出 活動 一 內(nèi)部審核的目的及作用 Plan 計劃 Do 實施 Check 檢查 Action 總結 糾正 PDCA循環(huán) 二 內(nèi)部審核的準備 準備過程說明 二 內(nèi)部審核的準備 準備過程說明 1 準備內(nèi)審用的各種資料 表格 核查表 不符合報告 內(nèi)審報告 人員分配表 ISO9000標準 手冊 程序文件 二 內(nèi)部審核的準備 資料及活動準備 2 文件預審在現(xiàn)場審核過程開始之前 應審閱質(zhì)量管理體系文件如手冊 程序 規(guī)定及記錄等整體了解文件的總體情況及架構 二 內(nèi)部審核的準備 資料及活動準備 三 內(nèi)部審核的實施 實施流程 首次會議 內(nèi)部管理體系審核的實施 1 和受審核部門負責人的審核前會唔 介紹內(nèi)審員 確認內(nèi)審目的 范圍 協(xié)商內(nèi)審實施辦法 確認總結會議和末次會議時間 1 向受審核者說明內(nèi)審宗旨2 根據(jù)抽樣方法實施審核3 收集審核證據(jù)4 根據(jù)檢查表進行內(nèi)審5 判定不符合時 經(jīng)受審核部門負責人確認 總結會 1 聽取受審核部門意見2 闡明不符合的依據(jù) 1 宣布內(nèi)審結果 基于客觀證據(jù)進行說明 總結不符合 協(xié)商糾正和預防措施2 必要時確定跟蹤內(nèi)審日期3 雙方確認內(nèi)審報告 草案 做好記錄 末次會議 審核組會議 1 決定不符合2 編制內(nèi)審報告 草案 三 內(nèi)部審核的實施 實施流程 1 向受審核方說明內(nèi)部管理體系審核的宗旨 受審核部門對內(nèi)審員的到來往往會緊張 難以保持正常心理狀態(tài) 因此 要向他們說明 內(nèi)審以改進為目的 即使發(fā)現(xiàn)不符合也不是針對個人 三 內(nèi)部審核的實施 實施方法 2 提問時要留意對方是否已明確例 可按下面邏輯順序來提問 可能會容易理解a 按重要程度 b 按業(yè)務流程 c 按場所順序 三 內(nèi)部審核的實施 實施方法 3 根據(jù)抽樣結果 進行審核內(nèi)審應在一定時間內(nèi)實施 一般應盡量選擇組織的有代表性的對象進行審核 當然 這并不影響一次內(nèi)審覆蓋整個體系 三 內(nèi)部審核的實施 實施方法 4 收集審核證據(jù)1 觀察在做什么 2 提問要適當 應使用5W1H 即 What 什么 When 時間 Where 哪里 Who 誰 Why 為何 How 怎樣 三 內(nèi)部審核的實施 實施方法 3 驗證受審核者的回答 收集審核證據(jù) a 有些提問可以馬上看到證據(jù) 但也有一些不能馬上到 往往約定 過一會兒看 這種情況下必須做好記錄 以免忘卻 b 收集審核證據(jù)必須進行記錄 包括審核中的作業(yè)的名稱 文件編號 產(chǎn)品部件編號 設備 設施編號等 c 證據(jù)只能是現(xiàn)場觀察到的客觀事實 記錄和主管人員或主管負責人的回答 其他人員或者是陪同人員的回答不能直接作為證據(jù) 需進行驗證是事實才能作為證據(jù) 三 內(nèi)部審核的實施 實施方法 4 根據(jù)檢查表審核內(nèi)部管理體系 以保持審核目標的明確 5 判定不符合時 經(jīng)受審核部門負責人確認 6 一般不符合的判定原則 對滿足管理體系要素或體系文件的要求而言 是個別的 偶然的 孤立的 性質(zhì)輕微的問題 三 內(nèi)部審核的實施 實施方法 7 審核經(jīng)常發(fā)現(xiàn)的問題a 寫一套 做一套 b 數(shù)據(jù) 證據(jù)不足 c 追溯性差 d 標識失效 e 文件過時 f 文件的接口 三 內(nèi)部審核的實施 實施方法 8 審核判斷原則a 就近不就遠 b 能細則細 c 就事論事 d 就地解決 三 內(nèi)部審核的實施 實施方法 內(nèi)審核查表的使用可著重注意以下方面 1 不應只采用YES NO問答的模式 否則會導致審核失敗 2 審核員進入一個部門或區(qū)域時 可請有關人介紹體系是如何運作的 3 詢問執(zhí)行人員是如何工作的 是否有文件規(guī)定或記錄 四 內(nèi)審核查表的使用 4 觀察執(zhí)行人員按照有關程序工作的情況5 驗證必要的記錄或文件6 按手冊程序或標準評價上述了解到的情況 并決定是否符合要求7 最后利用核查表確保所有方面的要求都已查到 四 內(nèi)審核查表的使用 8 切忌機械地從核查表的第一個問題按順序開始 應該把提問 評價 記錄結合起來 然后利用核查表確保提出了所有的問題并得到答復9 盡可能不要照著事先準備好的核查表去宣讀一個個問題 實際上熟練的審核員的核查表是記在腦子里的 四 內(nèi)審核查表的使用 五 內(nèi)審報告作成的及內(nèi)審追蹤 編寫內(nèi)部管理體系審核報告 內(nèi)審報告的實施跟蹤 1 編制內(nèi)審報告 2 內(nèi)審報告中應附有不符合的準確記錄及其糾正措施的要求 1 接受完成糾正措施的匯報 2 確認糾正措施是否按計劃實施 3 向受審核部門傳達對糾正措施的評價 若評價良好 則內(nèi)審完成 4 必要時制定確認糾正措施有效性的內(nèi)審跟蹤計劃 五 內(nèi)審報告作成的及內(nèi)審追蹤 跟蹤內(nèi)審 1 確認糾正措施的適當性和有效性2 若糾正措施的效果得到確認 則糾正措施完成 1 面談時不僅僅拘泥于體系 要用其他話題引起對方興趣 2 要積極應對 在符合體系要求時要表揚對方 3 以激勵的方式交談 讓對方明白你已注意到對方的工作和作用 六 成功審核的10個技巧 4 提問時要求對方回答具體化 5 不能為達到審核目的而對對方發(fā)出指示 命令 6 回避爭論 7 不能批評所得信息