某集團(tuán)辦公系統(tǒng)解決方案.doc

華勝龍騰辦公系統(tǒng)解決方案華勝龍騰辦公系統(tǒng)解決方案 北京華勝龍騰軟件技術(shù)有限公司北京華勝龍騰軟件技術(shù)有限公司 1 58 目目 錄錄 一 公司簡介一 公司簡介 4 4 二 典型用戶二 典型用戶 4 4 三 企 事業(yè)辦公中的困惑和華騰公司的一劑良方三 企 事業(yè)辦公中的困惑和華騰公司的一劑良方 5 5 四 企 事業(yè)實(shí)施辦公系統(tǒng)的益處四 企 事業(yè)實(shí)施辦公系統(tǒng)的益處 7 7 五 華騰公司的設(shè)計思想 設(shè)計目標(biāo)及開發(fā)策略五 華騰公司的設(shè)計思想 設(shè)計目標(biāo)及開發(fā)策略 9 9 1 華騰公司產(chǎn)品設(shè)計思想 9 2 華騰公司的設(shè)計目標(biāo) 10 3 華騰公司的開發(fā)策略 10 1 1 NotesNotes 作為平臺作為平臺 10 2 2 流轉(zhuǎn)智能化 流轉(zhuǎn)智能化 11 3 3 簡化開發(fā)與管理 簡化開發(fā)與管理 11 4 4 集成有效性 集成有效性 11 5 5 開放的文檔格式 開放的文檔格式 12 6 6 完整的工作管理模型 完整的工作管理模型 12 7 7 過程優(yōu)化與華騰軟件 過程優(yōu)化與華騰軟件 12 六 系統(tǒng)特點(diǎn)介紹六 系統(tǒng)特點(diǎn)介紹 1313 1 完全的瀏覽器架構(gòu) 13 2 文件格式自定義 14 3 圖形化的工作流程自定義 14 4 圖形化的流程跟蹤 16 5 與 OFFICE 軟件無縫集成 17 6 文件修改痕跡保留 17 7 實(shí)時的文件提示功能 18 8 集成 XML 技術(shù)解決了 B S 結(jié)構(gòu)下處理文檔的安全性 19 9 支持全文檢索 19 10 電子印章 20 11 方便的信息發(fā)布平臺 21 12 實(shí)現(xiàn)內(nèi)外郵箱的統(tǒng)一 21 13 網(wǎng)上會議和視頻會議的管理 22 14 與關(guān)系型數(shù)據(jù)庫連接 23 15 系統(tǒng)門戶自定義 23 16 支持手機(jī)短信 24 17 系統(tǒng)支持電子手寫痕跡和真跡的同時保存 25 2 58 七 系統(tǒng)模塊的功能七 系統(tǒng)模塊的功能 2525 一 個人辦公 25 1 1 郵件管理 郵件管理 25 2 2 計劃總結(jié) 計劃總結(jié) 26 3 3 日程安排 日程安排 26 4 4 名片夾通訊錄 名片夾通訊錄 26 5 5 手機(jī)短信 手機(jī)短信 26 二 流程管理系統(tǒng) 26 三 行政辦公 29 1 1 公文管理 公文管理 29 2 2 檔案管理 檔案管理 30 3 3 會議管理 會議管理 31 4 4 人事管理 人事管理 31 四 機(jī)關(guān)辦公 32 1 1 車輛管理 車輛管理 32 2 2 考勤管理 考勤管理 32 3 3 資產(chǎn)管理 資產(chǎn)管理 33 4 4 辦公用品 辦公用品 34 五 內(nèi)部信息 35 1 1 新聞中心 新聞中心 35 2 2 公告管理 公告管理 35 3 3 通知管理 通知管理 36 4 4 人員動態(tài) 人員動態(tài) 36 5 5 交辦事宜 交辦事宜 36 6 6 共享資源 共享資源 36 六 系統(tǒng)管理 37 1 1 系統(tǒng)管理系統(tǒng)管理 37 2 2 權(quán)限設(shè)置權(quán)限設(shè)置 37 3 3 其他維護(hù)其他維護(hù) 37 4 4 系統(tǒng)備份系統(tǒng)備份 37 七 即時消息及視頻會議系統(tǒng) 37 八 數(shù)據(jù)處理系統(tǒng) 38 八 系統(tǒng)應(yīng)用的環(huán)境八 系統(tǒng)應(yīng)用的環(huán)境 3838 附頁一 針對辦公自動化項目我們的建議的實(shí)施及技術(shù)方案附頁一 針對辦公自動化項目我們的建議的實(shí)施及技術(shù)方案 3939 3 58 1 成立專門的項目負(fù)責(zé)小組 39 2 注意相關(guān)功能之間的聯(lián)動處理 39 3 實(shí)現(xiàn)多項功能的綜合查詢 39 4 公司原有內(nèi)容及系統(tǒng)的充分利用和有效集成 40 5 辦公網(wǎng)和 INTERNET的連接方案 40 6 通過創(chuàng)建復(fù)本最后達(dá)到數(shù)據(jù)同步的目的 43 7 系統(tǒng)的安全性 44 8 利用 LOTUS 公司群集功能 加強(qiáng)系統(tǒng)的安全性和效率 48 附頁二 華騰辦公自動化軟件構(gòu)架及報價附頁二 華騰辦公自動化軟件構(gòu)架及報價 4949 附頁三 項目實(shí)施和系統(tǒng)維護(hù)服務(wù)附頁三 項目實(shí)施和系統(tǒng)維護(hù)服務(wù) 5252 一 項目實(shí)施方法 52 一 項目開發(fā)管理制度 一 項目開發(fā)管理制度 52 二 項目實(shí)施模式 二 項目實(shí)施模式 53 二 項目實(shí)施周期 53 一 制定項目實(shí)施周期計劃表 一 制定項目實(shí)施周期計劃表 53 二 制定項目計劃 二 制定項目計劃 53 三 項目實(shí)施階段說明 三 項目實(shí)施階段說明 53 三 項目實(shí)施策略 55 一 實(shí)施技術(shù)原則 一 實(shí)施技術(shù)原則 55 二 項目控制 二 項目控制 55 三 需求變動控制機(jī)制 三 需求變動控制機(jī)制 56 四 項目組織結(jié)構(gòu) 四 項目組織結(jié)構(gòu) 56 五 項目實(shí)施工作活動 五 項目實(shí)施工作活動 56 四 系統(tǒng)維護(hù)服務(wù) 57 一 公司簡介一 公司簡介 北京華勝龍騰軟件技術(shù)有限公司 簡稱華騰 是以計算機(jī)軟件開發(fā)為主 集應(yīng)用系統(tǒng)集成 計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)工程 技術(shù)咨詢 技術(shù)培訓(xùn)等為一體的綜合性科 技公司 公司技術(shù)力量雄厚 堅持 以人為本 的原則 尊重知識 尊重人才 4 58 使優(yōu)秀人才在公司的發(fā)展中脫穎而出 是一支充滿活力的青年隊伍 目前 公 司運(yùn)用現(xiàn)代企 事業(yè)管理制度的方法和手段 不斷地擴(kuò)大規(guī)模 使公司走上了 持續(xù) 快速 健康的發(fā)展軌道 成為中國軟件行業(yè)的一顆新星 華騰軟件公司自成立以來 先后開發(fā)了一系列高起點(diǎn) 高層次的大型管理 系統(tǒng) 在北京電信 巴蒙電信 中央電視臺 中國港灣建設(shè)總公司 上海聯(lián)合 基因集團(tuán) 長春一汽實(shí)業(yè)總公司 北京朝陽區(qū)政府成功實(shí)施應(yīng)用 以及最新推 出了基于 Internet 的網(wǎng)上分銷管理系統(tǒng) 北京華騰軟件公司最近還成功簽約 中國儲備棉管理總公司 北京審計局 北京通州區(qū)社會和勞動保障局 北京圖 書大廈 中國長城工業(yè)總公司 中國電信北京研究院等的大型辦公自動化管理 系統(tǒng) 華騰軟件 憑借中關(guān)村科技園區(qū)的多種優(yōu)勢 發(fā)揚(yáng) 團(tuán)結(jié) 拼搏 奮進(jìn) 的精神 不斷地開拓進(jìn)取 憑借實(shí)用可靠的產(chǎn)品風(fēng)格和踏實(shí)穩(wěn)健的市場策略服 務(wù)于中國企 事業(yè)管理軟件的需要 贏得了用戶的廣泛尊敬和信賴 公司堅持 以市場需求為導(dǎo)向 正確運(yùn)用先進(jìn)的計算機(jī)技術(shù) 將數(shù)字信息化的管理思想和 方法融入科學(xué)及管理領(lǐng)域 創(chuàng)造行業(yè)模式與標(biāo)準(zhǔn) 為中國信息化進(jìn)程的加快不 斷努力 二 典型用戶二 典型用戶 北京電信 中國電信北京研究院 內(nèi)蒙古巴盟電信公司 陜西鐵通分公司 中央電視臺 中國一汽實(shí)業(yè)集團(tuán)公司 中國港灣建設(shè)總公司 中國儲備棉管理總公司 鞍山證券 上海聯(lián)合基因集團(tuán)公司 北京市審計局 5 58 北京朝陽區(qū)政府 北京市通州區(qū)勞動和保障局 中直北戴河辦公室 貴州梅嶺化工廠 上海信誼金朱藥業(yè) 廣州金發(fā)科技公司 北京科銳配電自動化股份公司 黑龍江八五四農(nóng)場 上海銀河賓館 三 企 事業(yè)辦公中的困惑和華騰公司的一劑良方三 企 事業(yè)辦公中的困惑和華騰公司的一劑良方 在企 事業(yè)辦公中我們可能會常常遇到以下煩惱 集中化的辦公可控制性 總部對于分支機(jī)構(gòu)的運(yùn)轉(zhuǎn)情況不能夠及時的獲悉 由于出差等原因 對辦公室內(nèi)本已急迫的工作無能為力 各部門之間相互孤立 已有的資源卻不能很好利用 管理工作中公文和會議繁多 請示匯報程序復(fù)雜 員工和領(lǐng)導(dǎo)之間無法進(jìn)行有效溝通 使得管理層的精神無法及時準(zhǔn)確傳達(dá) 擁有大量的業(yè)務(wù)子系統(tǒng) 但缺乏有效的整合 無法充分發(fā)揮現(xiàn)有計算機(jī)系統(tǒng) 的優(yōu)勢 辦公成本居高不下 辦公效率低下 管理體制不規(guī)范 針對企 事業(yè)上述困惑 華騰公司將通過實(shí)施以下工作解除您的困苦 一 建立內(nèi)部的通信平臺 建立組織內(nèi)部的郵件系統(tǒng) 使組織內(nèi)部的通信和信息交流快捷通暢 二 建立信息發(fā)布的平臺 在內(nèi)部建立一個有效的信息發(fā)布和交流的場所 例如電子公告 電子 6 58 論壇 電子刊物 使內(nèi)部的規(guī)章制度 新聞簡報 技術(shù)交流 公告事項等 能夠在企 事業(yè)或機(jī)關(guān)內(nèi)部員工之間得到廣泛的傳播 使員工能夠了解單 位的發(fā)展動態(tài) 三 實(shí)現(xiàn)工作流程的自動化 我們都知道 各個單位都存在著大量流程化的工作 例如公文的收發(fā) 文 各種審批 請示 匯報等 都是一些流程化的工作 通過實(shí)現(xiàn)工作流 程的自動化 就可以規(guī)范各項工作 提高單位協(xié)同工作的效率 四 實(shí)現(xiàn)文檔管理的自動化 可使各類文檔 包括各種文件 知識 信息 能夠按權(quán)限進(jìn)行保存 共享和使用 并有一個方便的查找手段 每個單位都會有大量的文檔 在 手工辦公的情況下這些文檔都保存在每個人的文件柜里 因此 文檔的保 存 共享 使用和再利用是十分困難的 另外 在手工辦公的情況下文檔 的檢索存在非常大的難度 五 輔助辦公 它牽涉的內(nèi)容比較多 像會議管理 車輛管理 物品管理 圖書管理 等與我們?nèi)粘Ｊ聞?wù)性的辦公工作相結(jié)合的各種輔助辦公 實(shí)現(xiàn)了這些輔助 辦公的自動化 六 信息集成 我們每一個單位 都存在大量的業(yè)務(wù)系統(tǒng) 如購銷存 ERP 等各種業(yè) 務(wù)系統(tǒng) 企 事業(yè)的信息源往往都在這個業(yè)務(wù)系統(tǒng)里 辦公自動化系統(tǒng)應(yīng) 該跟這些業(yè)務(wù)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)很好的集成 使相關(guān)的人員能夠有效地獲得整體的 信息 提高整體的反應(yīng)速度和決策能力 七 實(shí)現(xiàn)分布式辦公 這就是要支持多分支機(jī)構(gòu) 跨地域的辦公模式以及移動辦公 現(xiàn)在來 講 地域分布越來越廣 移動辦公和跨地域辦公成為很迫切的一種需求 四 企 事業(yè)實(shí)施辦公四 企 事業(yè)實(shí)施辦公系統(tǒng)的益處系統(tǒng)的益處 1 1 規(guī)范企 事業(yè)的管理 提升管理素質(zhì) 規(guī)范企 事業(yè)的管理 提升管理素質(zhì) 制定規(guī)范的工作流程 使管理科學(xué)化和制度化 7 58 依據(jù)先進(jìn)的管理思想 ISO9000 CRM 提升企 事業(yè)的管理水平 提供詳細(xì)及時的信息 使決策科學(xué) 準(zhǔn)確 及時 2 2 快捷的電子商務(wù) 提升企 事業(yè)的形象 快捷的電子商務(wù) 提升企 事業(yè)的形象 企 事業(yè)站點(diǎn)的動態(tài)信息發(fā)布和管理 方便企 事業(yè)的電子商務(wù) 政務(wù) 開展 和服務(wù)對象的網(wǎng)上溝通 改善企 事業(yè)的服務(wù)形象 及時的信息交互 加快了企 事業(yè)對服務(wù)對象 合作伙伴的反應(yīng)速度 建立良好的互動關(guān)系 3 3 節(jié)約開支 節(jié)約開支 瀏覽器客戶端 低維護(hù)成本 完全基于瀏覽器 簡單易用 節(jié)約培訓(xùn)費(fèi)用 網(wǎng)上辦公 減少了會議 電話和交通開支 4 4 強(qiáng)大的工作流 提升企 事業(yè)辦事效率 強(qiáng)大的工作流 提升企 事業(yè)辦事效率 方便的圖形化流程監(jiān)督 基于 JAVA 的流程繪制器 工作流生成器 簡單易用 方便靈活 設(shè)計思想獨(dú)特 可定制的文檔和流程 領(lǐng)先于其他同類產(chǎn)品 基于條件的路由規(guī)則 流程跳轉(zhuǎn) 委托功能 方便流程的設(shè)定和管理 5 5 安全機(jī)制 安全機(jī)制完備完備 Domio Notes 優(yōu)越的安全機(jī)制 具有集成性 自成系統(tǒng)的完備性和獨(dú) 立于操作系統(tǒng)的獨(dú)立性 內(nèi)置公共密鑰基礎(chǔ)設(shè)施 PKI 公認(rèn)的基于數(shù)字證書的安全認(rèn)證體系 提供了的權(quán)限控制 加密解密和數(shù)字簽名的功能 還可以延伸到 Internet 如支持 SSL X 509 和 S MIME 等各種標(biāo)準(zhǔn) 多層的安全控制機(jī)制確保只有經(jīng)過授權(quán)的用戶才能訪問系統(tǒng)資源 詳細(xì)的系統(tǒng)安全日志和程序日志詳細(xì)的記錄了所有訪問系統(tǒng)的用戶 8 58 詳細(xì)的文檔操作修訂記錄 記錄對文檔的所有操作人員和時間 完善的文檔痕跡保留功能 保證歷史操作的可追溯性 6 6 辦公自動化的嶄新境界 辦公自動化的嶄新境界 具備國際標(biāo)準(zhǔn)的功能模塊 覆蓋企 事業(yè)信息化的各個方面 在一個集成的平臺下 提供給您電子郵件 待辦事宜 通訊錄 文檔 日程安排等所有信息 工作流生成器 簡單易用 適用性強(qiáng) 可由客戶隨意定制 內(nèi)置信息搜索引擎 您在使用時遇到任何問題 都可以隨時查詢相關(guān) 的信息 7 7 B SB S 體系結(jié)構(gòu) 優(yōu)于傳統(tǒng)體系結(jié)構(gòu) 優(yōu)于傳統(tǒng) C SC S 構(gòu)架構(gòu)架 節(jié)省了企 事業(yè)投資 傳統(tǒng)的辦公系統(tǒng)多采用基于 C S 構(gòu)架與 Internet 相連接的技術(shù) 企 事業(yè)構(gòu)建辦公系統(tǒng)需要購置昂貴的軟硬 件產(chǎn)品 包括 服務(wù)器 計算機(jī)終端 網(wǎng)絡(luò)設(shè)備 專線 或多條電話 線 系統(tǒng)軟件 數(shù)據(jù)庫產(chǎn)品等 華騰辦公系統(tǒng)基于 B S 構(gòu)架達(dá)到了為 企 事業(yè) 瘦身 消腫 的目的 使企 事業(yè)各分支機(jī)構(gòu)減少大量 開支 華騰公司充分利用自身的資源優(yōu)勢 作為辦公軟件解決方案的 提供商 專業(yè)的應(yīng)用系統(tǒng)開發(fā)隊伍和強(qiáng)大的系統(tǒng)維護(hù)部門為企 事業(yè)用 戶提供全方位的服務(wù) 用一句通俗的話來表示 就是用戶只需要提供 自己的業(yè)務(wù)模式 以及數(shù)據(jù)源 根據(jù)用戶的業(yè)務(wù)模式 華騰為用戶開 定義適合其特點(diǎn)和需求的應(yīng)用系統(tǒng) 使用戶以低成本的投入方式得到 了高質(zhì)量的技術(shù)和服務(wù)保障 從而確保了企 事業(yè)辦公系統(tǒng)的順利實(shí) 施 簡化了用于維護(hù)計算機(jī)系統(tǒng)的人員隊伍 傳統(tǒng)的辦公系統(tǒng)要求企 事 業(yè)配備一支龐大專業(yè)化的系統(tǒng)維護(hù)隊伍 以保證系統(tǒng)出現(xiàn)故障時可以 及時修復(fù) 保證系統(tǒng)正常運(yùn)轉(zhuǎn) 對企 事業(yè)來說 平時系統(tǒng)不出現(xiàn)故 障時并不需要如此龐大的維護(hù)隊伍 因?yàn)檫@樣無疑加大了企 事業(yè)信 息系統(tǒng)的運(yùn)作成本 華騰辦公系統(tǒng)的 B S 結(jié)構(gòu)使企 事業(yè)數(shù)據(jù)可保留 由電信托管的服務(wù)器上或在企 事業(yè)的服務(wù)器中 保證了企 事業(yè)終 9 58 端的簡潔易維護(hù)性 使企 事業(yè)僅需要極少專業(yè)技術(shù)人員就可以保證 系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行 大大降低了企 事業(yè)人力資源成本 加強(qiáng)了對異地分支機(jī)構(gòu)的監(jiān)管力度 利用 LOTUS DOMINO 提供的強(qiáng)大 復(fù)制技術(shù) 將分公司的數(shù)據(jù)以最小文件的方式 定時更新報送總公司 解決由于報送不及時造成雙方數(shù)據(jù)不一致 不利于企 事業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的決 策 五 華騰公司的設(shè)計思想 設(shè)計目標(biāo)五 華騰公司的設(shè)計思想 設(shè)計目標(biāo)及開發(fā)策略及開發(fā)策略 1 華騰公司產(chǎn)品設(shè)計思想 華騰公司產(chǎn)品設(shè)計思想 產(chǎn)品功能的設(shè)計產(chǎn)品功能的設(shè)計 以辦公系統(tǒng)中文件流轉(zhuǎn)過程的控制 和文件的存放管理為核心 自動完成 與業(yè)務(wù)系統(tǒng)相關(guān)的部分?jǐn)?shù)據(jù)的自動形成和形成數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)過程中 環(huán)節(jié)控制點(diǎn)數(shù) 據(jù)的控制核對 系統(tǒng)部分?jǐn)?shù)據(jù)的形成依靠現(xiàn)有業(yè)務(wù)系統(tǒng)自動得到 系統(tǒng)數(shù)據(jù)形 成以后可以方便流暢地將數(shù)據(jù)歸檔或發(fā)布 使用系統(tǒng)過程中改變原來第二代辦 公系統(tǒng)只是對文件流轉(zhuǎn)過程控制的缺點(diǎn) 完成對過程和數(shù)據(jù)的集中管理 產(chǎn)品使用范圍的設(shè)計產(chǎn)品使用范圍的設(shè)計 產(chǎn)品基于瀏覽器 服務(wù)器模式 客戶端采用瀏覽器的方式 普通人員對系 統(tǒng)的使用除 win98 系統(tǒng)的默認(rèn)安裝外無需其他附加軟件的安裝 在大規(guī)模系統(tǒng) 推廣的過程中減小系統(tǒng)的維護(hù)運(yùn)行費(fèi)用 產(chǎn)品安全方面的設(shè)計產(chǎn)品安全方面的設(shè)計 系統(tǒng)的客戶端到服務(wù)器的連接采用安全的 https 的連接方式 系統(tǒng)支持多 種證書服務(wù)器的集成使用 數(shù)據(jù)傳輸過程中按照 512 位的加密算法對數(shù)據(jù)進(jìn)行 加密 后臺數(shù)據(jù)本身依靠 domino 的存取控制列表對數(shù)據(jù)的安全進(jìn)行控制 2 華騰公司的設(shè)計目標(biāo) 華騰公司的設(shè)計目標(biāo) 總體目標(biāo)總體目標(biāo) 建設(shè)一整套具有各行業(yè)特色 滿足企 事業(yè)實(shí)現(xiàn)辦公管理現(xiàn)代化 實(shí)現(xiàn)各 10 58 種業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的量化管理和控制需要和發(fā)展要求 采用先進(jìn)的技術(shù)平臺與成熟的 應(yīng)用方案相結(jié)合 國際企 事業(yè)管理機(jī)制與適合中國國情的管理模式相結(jié)合 高性能 高可靠性 界面友好美觀 操作便捷 易用高效安全的辦公信息系統(tǒng) 使之能夠直觀 科學(xué) 準(zhǔn)確 實(shí)時地反映企 事業(yè)管理 為企 事業(yè)的辦公管 理提供決策依據(jù) 增強(qiáng)經(jīng)濟(jì)效益和提高現(xiàn)代化管理水平 從而全面提升企 事 業(yè)的競爭優(yōu)勢 3 華騰公司的開發(fā)策略華騰公司的開發(fā)策略 華騰軟件是在 Lotus Notes 平臺上長時期開發(fā)各類關(guān)鍵性業(yè)務(wù)辦公自動化 應(yīng)用而演化出來的經(jīng)驗(yàn)成果 1 1 NotesNotes 作為平臺作為平臺 Lotus Notes 是目前全球最流行的 工作組 產(chǎn)品 它所具有眾多的強(qiáng)項 是創(chuàng)建工作流程的理想平臺 但它本身并非是工作流程產(chǎn)品 Notes 提供了成熟 復(fù)雜的數(shù)據(jù)復(fù)制服務(wù)和 VIM 傳輸協(xié)議所形成的應(yīng)用集 成的標(biāo)準(zhǔn) 并可以訪問各種外部數(shù)據(jù)庫 其 RTF 域又能幫助管理各種信息類型 文字處理 電子表格 影像 圖形等 Notes 還可在所有市場上流行的硬件 平臺中運(yùn)行 包括主機(jī) 小型機(jī) UNIX 工作站與微機(jī) 其應(yīng)用開發(fā)的環(huán)境亦被 公認(rèn)為是最簡易的軟件平臺之一 所有這些都為工作流程的解決方案提供了基 本的要素 但就本質(zhì)而言 用 Notes 來支持有效工作流程的應(yīng)用環(huán)境 需要開 發(fā)人員投入大量的精力 2 2 流轉(zhuǎn)智能化 流轉(zhuǎn)智能化 華騰軟件借助于 Notes 提供的強(qiáng)有力的功能 對流轉(zhuǎn)自動化實(shí)施了一整套 的規(guī)則和工作過程技術(shù) 其重點(diǎn)在于處理那些結(jié)構(gòu)化的和可定義的工作過程 華騰公司的觀點(diǎn)認(rèn)為 除了極少數(shù)以工程類型為主的特殊項目的處理過程外 絕大部分行業(yè)的信息處理工作過程都有一定的結(jié)構(gòu)性規(guī)則 某些工作過程表面 上看來是非結(jié)構(gòu)化 只是因?yàn)檗k事人員習(xí)慣于憑經(jīng)驗(yàn)慣性處理事務(wù) 忽略了結(jié) 構(gòu)性規(guī)則的提煉 此外 在手工作業(yè)的環(huán)境中 辦事人員往往會人為地引發(fā)一 些例外處理事件 這是某些工作過程被視為非結(jié)構(gòu)化的另一原因 實(shí)踐證明 11 58 采用計算機(jī)化的工作流程解決方案是可以幫助人們把作業(yè)環(huán)境規(guī)范化 減少失 誤與重復(fù)勞動 縮短辦理周期 提供過程優(yōu)化的依據(jù) 從而達(dá)到提高效率和科 學(xué)管理的目的 3 3 簡化開發(fā)與管理 簡化開發(fā)與管理 雖然這些工作過程是結(jié)構(gòu)性和可定義性的 但它們并非固定不變 工作過 程中的任何任務(wù)可能要增加或減少 任務(wù)的執(zhí)行者可能要替換 處理規(guī)則可能 被重新定義 采用華騰軟件作為開發(fā)工具使所有這些調(diào)整都無需重新編程 華 騰軟件提供一個圖形設(shè)計界面工具 幫助創(chuàng)建或修改工作過程 定義一經(jīng)提交 馬上自動實(shí)現(xiàn) 4 4 集成有效性 集成有效性 結(jié)構(gòu)化的工作流程可能是一個解決方案的根基所在 卻并非解決方案的整 體 它提供了過程管理的設(shè)施 但尚需充實(shí)構(gòu)成解決方案的其他 工作工作 部分 如應(yīng)用 數(shù)據(jù) 文本 影像 圖形等等 這些主要借助于 Notes 面向開放系統(tǒng) 相互協(xié)作的能力 而華騰軟件對有效集成上述內(nèi)容提供了理想的工具和應(yīng)用模 板 5 5 開放的文檔格式 開放的文檔格式 和標(biāo)準(zhǔn)的 HTML 格式的文件無縫結(jié)合 用 Microsoft FrontPage 等通用工 具就可以定義出企 事業(yè)所使用的各類文檔的格式 同時對文檔中的字段可以 根據(jù)不同的人和環(huán)節(jié)進(jìn)行安全的控制 設(shè)定編輯 只讀 隱藏的屬性 滿足企 事業(yè)不同部門 不同管理模式的要求 6 6 完整的工作管理模型 完整的工作管理模型 華騰軟件使 Notes 用戶實(shí)現(xiàn)真正的工作管理環(huán)境成為可能 除了流程智能 化和應(yīng)用集成能力外 管理是華騰軟件的又一價值所在 機(jī)構(gòu)的領(lǐng)導(dǎo)將會被提 供方便的跟蹤 監(jiān)控和統(tǒng)計工具 以了解工作流程支持下的作業(yè)如何執(zhí)行 這 些信息將反映所有相關(guān)內(nèi)容 華騰軟件提供的信息將包括衡量每個工作過程 任務(wù) 角色和經(jīng)辦者的實(shí)際情況 這些信息將是業(yè)務(wù)與行政辦公再工程化的重 要科學(xué)依據(jù) 12 58 7 7 過程優(yōu)化與華騰軟件 過程優(yōu)化與華騰軟件 華騰軟件以提高生產(chǎn)效率與服務(wù)質(zhì)量為核心 過程優(yōu)化一般可分為以下幾 個階段 業(yè)務(wù)目標(biāo)的定義是領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)業(yè)務(wù)環(huán)境需要而制定的決策 這是完全倚賴人 的智能與經(jīng)驗(yàn) 華騰軟件并不能提供多大的幫助 有了業(yè)務(wù)目標(biāo) 接下來是對處理過程的分析 此階段主要仍是倚賴人的智 能與經(jīng)驗(yàn) 但華騰軟件提供了可視化的過程定義環(huán)境 在反復(fù)研究分析的過程 中提供了直觀及易于改動的工具 分析的結(jié)果可能引至處理過程需要重新設(shè)計 再工程化 華騰軟件固定流 程在此大大發(fā)揮了其用途 它不僅是一個直觀的畫圖工具 還能把用戶設(shè)計的 流程正式生成 一經(jīng)提交 過程能馬上實(shí)現(xiàn) 毋需另作編程 若用戶當(dāng)執(zhí)行某一任務(wù)時 可隨時按 查看流程查看流程 的按鈕 查看當(dāng)前任務(wù) 的圖形過程定義 當(dāng)前任務(wù)處于哪一個環(huán)節(jié) 要處理的事項是從哪一個環(huán)節(jié)傳 送過來的 往下的傳送路徑又是什么等等 處理過程實(shí)現(xiàn)后 華騰軟件會記錄過程的所有有關(guān)活動 用戶可利用華騰 軟件跟蹤某事項的處理狀態(tài) 監(jiān)控其過程 任務(wù) 角色 參與者的工作量及逾 時情況 發(fā)出催辦單 并執(zhí)行各種活動的統(tǒng)計 作為輔助決策的科學(xué)依據(jù) 領(lǐng) 導(dǎo)根據(jù)統(tǒng)計結(jié)果 在修改業(yè)務(wù)處理目標(biāo)時 能掌握真實(shí)情況 減少決策失誤的 機(jī)會 總之 華騰軟件可以幫助您實(shí)現(xiàn)公文 業(yè)務(wù)處理過程自動化 讓您有能力 與不同的應(yīng)用系統(tǒng)集合 并提供廣泛的信息讓您掌握公文 業(yè)務(wù)處理的實(shí)際情 況 增強(qiáng)管理的能力 綜合起來 令您能真正有效地優(yōu)化業(yè)務(wù)處理的過程 六六 系統(tǒng)特點(diǎn)介紹 系統(tǒng)特點(diǎn)介紹 1 完全的瀏覽器架構(gòu) 完全的瀏覽器架構(gòu) 全部的功能模塊均可在瀏覽器方式下使用 瀏覽器 B S 結(jié)構(gòu)是信息技 術(shù)發(fā)展的趨勢和必然要求 方便用戶的使用和維護(hù) 是個非常重要的進(jìn)步 就 13 58 像 DOS 到 WINDOWS 一樣重要 2 文件格式自定義 文件格式自定義 提供了大量的文件格式自定義功能 以適應(yīng)企 事業(yè)現(xiàn)在和未來對辦公以 及公文 業(yè)務(wù)文件格式的需求 這些自定義功能包括 企 事業(yè)的組織機(jī)構(gòu) 應(yīng)用公文和文件傳輸流程等 14 58 3 圖形化的工作流程自定義 圖形化的工作流程自定義 通用工作流系統(tǒng)可方便地定制出企 事業(yè)所需的各種文件傳輸流程 圖形 化定制流程 操作人員只需畫圖就可定制流程 大大減少流程定制的復(fù)雜程度 可根據(jù)本單位情況自行定義流程 流程的最后實(shí)現(xiàn)由辦公室負(fù)責(zé)人和各部門負(fù) 責(zé)人批準(zhǔn)后實(shí)現(xiàn) 支持按照設(shè)定條件規(guī)則為對應(yīng)的文檔自動選擇相應(yīng)流程 方 便了用戶的工作 設(shè)定條件規(guī)則為對應(yīng)的文檔自動選擇相應(yīng)流程 15 58 4 圖形化的流程跟蹤 圖形化的流程跟蹤 操作人員通過圖形實(shí)時了解文件的位置 從而有效控制文件的流轉(zhuǎn)和工作 的進(jìn)度 16 58 5 與 與 OFFICE 軟件無縫集成軟件無縫集成 與微軟 OFFICE 產(chǎn)品系列如 WORD EXCEL 等 的進(jìn)行無縫集成 用戶可以 使用這些熟悉的辦公軟件完成文件的起草 批閱等工作 方便用戶使用熟悉的 辦公方式 對用戶推廣應(yīng)用 減少學(xué)習(xí)量和學(xué)習(xí)成本很重要 6 文件修改痕跡保留 文件修改痕跡保留 可使不同的辦公人員對同一文檔進(jìn)行修改 并以不同顏色保留修改痕跡 使工作的全過程可追溯 同時支持手寫筆輸入方式 對領(lǐng)導(dǎo)可有效引入手寫輸 入功能 解決了領(lǐng)導(dǎo)對鍵盤使用的不便 圈閱功能 領(lǐng)導(dǎo)可在原稿上進(jìn)行修改 同時系統(tǒng)可分別保存原稿 17 58 7 實(shí)時的文件提示功能 實(shí)時的文件提示功能 對于有些重要工作及文件可對其工作人進(jìn)行有效的時間控制 做到提前提 醒 過期未審批 系統(tǒng)通過手機(jī)短信或自動發(fā)送郵件提示 提示審批人和文件 擬稿人 有效控制文件審批時間 1 文件提示功能 如有新文件到達(dá) 系統(tǒng)會跳出窗口自動提示當(dāng)前操作 人員 文件個數(shù)和情況 2 今日工作 開機(jī)提示今日需辦及預(yù)約的所有工作 實(shí)時提示最新信息 和工作要求 方便用戶及時了解需辦的工作而不必在各系統(tǒng)內(nèi)查詢 避免漏辦 耽誤工作 18 58 8 集成 集成 XML 技術(shù)解決了技術(shù)解決了 B S 結(jié)構(gòu)下處理文檔的安全性結(jié)構(gòu)下處理文檔的安全性 通過集成 DOMINO DOC 既分布式文檔管理解決了 B S 結(jié)構(gòu)下處理文檔的安 全性和因?yàn)榫W(wǎng)絡(luò)穩(wěn)定性將影響流程的持續(xù)流轉(zhuǎn)式應(yīng)用問題 利用 DOC 分布式管 理的特性使使用人員把文檔下載到本地進(jìn)行處理 處理結(jié)束后再將文檔上傳到 應(yīng)用服務(wù)上進(jìn)行流程流轉(zhuǎn) 9 支持全文檢索 支持全文檢索 支持全文檢索和條件檢索 有效控制和監(jiān)控文檔 對文檔進(jìn)行全面的可追 溯 19 58 10 電子印章 電子印章 電子印章 可通過密碼 將自己的親筆簽名和單位印章隨時調(diào)出使用 對 非專業(yè)計算機(jī)人員使用提供方便 提高系統(tǒng)的安全性 11 方便的信息發(fā)布平臺 方便的信息發(fā)布平臺 信息發(fā)布主要為了方便企 事業(yè)各個部門以及下屬分支機(jī)構(gòu)之間進(jìn)行相互 協(xié)調(diào)和了解提供一個平臺 企 事業(yè)各個部門及下屬分支機(jī)構(gòu)可將本部門的相 關(guān)信息發(fā)送到主頁上 供企 事業(yè)領(lǐng)導(dǎo)或職員查詢 20 58 12 實(shí)現(xiàn)內(nèi)外郵箱的統(tǒng)一 實(shí)現(xiàn)內(nèi)外郵箱的統(tǒng)一 華騰軟件采用 LOTUS 公司 DOMINO NOTES 為開發(fā)平臺 后臺數(shù)據(jù)庫為 DOMINO 開發(fā)工具為 DESIGNER DOMINO 數(shù)據(jù)庫的可擴(kuò)展性很強(qiáng) 能和微軟公 司 OUTLOOK 的相集成 充分利用微軟公司的郵件系統(tǒng) 從而解決內(nèi)外郵箱相統(tǒng) 一 同時降低職員的學(xué)習(xí)時間及成本 13 網(wǎng)上會議和視頻會議的管理 網(wǎng)上會議和視頻會議的管理 在產(chǎn)品中專門提供了 Sametime 應(yīng)用模塊來解決網(wǎng)上會議和視頻會議的管 21 58 理 是實(shí)時的協(xié)同工作解決方案 可以幫助用戶很容易的發(fā)現(xiàn)在網(wǎng)上的同事 不管他們在那里工作 都能迅速與之進(jìn)行通信 14 與關(guān)系型數(shù)據(jù)庫連接 與關(guān)系型數(shù)據(jù)庫連接 華騰軟件提供數(shù)據(jù)中心 可按照靈活定義和其他基于關(guān)系型數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)無 縫連接 隨時提取各種數(shù)據(jù) 華騰軟件提供 LEI 和 DECS 數(shù)據(jù)接口可與關(guān)系型數(shù)據(jù)庫進(jìn)行連接 供領(lǐng)導(dǎo) 隨時調(diào)出各種數(shù)據(jù) 從而方便領(lǐng)導(dǎo)查閱整個企 事業(yè)的各種情況 22 58 15 系統(tǒng)門戶自定義 系統(tǒng)門戶自定義 方便辦公人員使用系統(tǒng)的各個模塊 無須通過系統(tǒng)層層的導(dǎo)航就能進(jìn)入自 己的常用模塊 使得辦公人員能夠按照自己的工作需要和愛好設(shè)計自己的桌面 16 支持手機(jī)短信 支持手機(jī)短信 用戶可以受到系統(tǒng)通過手機(jī)短信發(fā)送的緊急通知 并且可以回復(fù)短信到系統(tǒng) 擴(kuò)展了無線辦公的模式 23 58 17 系統(tǒng)支持電子手寫痕跡和真跡的同時保存 系統(tǒng)支持電子手寫痕跡和真跡的同時保存 用戶采用習(xí)慣的簽字筆直接在紙張上批注 就可同時保留電子痕跡和紙張 的記錄 二者完全相同 保證了系統(tǒng)的安全性和易用性 24 58 七七 系統(tǒng)模塊的功能 系統(tǒng)模塊的功能 一 個人辦公 一 個人辦公 個人辦公系統(tǒng)主要包含我們個人日常辦公中所需的一些辦公工具 主要有 郵件管理 計劃總結(jié) 日程安排 名片夾通訊錄 手機(jī)短信等 1 1 郵件管理 郵件管理 打開用戶的個人郵箱 用戶可以收發(fā) Notes 郵件或其它種類的郵件 包括 互聯(lián)網(wǎng)郵件 用戶可對郵件進(jìn)行簽名 加密發(fā)送 并可定義具有回執(zhí)的郵件 Notes 提供的郵件系統(tǒng)是世界上領(lǐng)先的電子郵件系統(tǒng) 其安全性可靠性得到了 國際多家權(quán)威機(jī)構(gòu)的認(rèn)證 以郵件系統(tǒng)和文檔型數(shù)據(jù)庫為標(biāo)志的 Domino Notes 平臺是業(yè)界最先進(jìn)的跨操作系統(tǒng)的通信平臺 2 2 計劃總結(jié) 計劃總結(jié) 包括新建計劃 總結(jié) 待批計劃 總結(jié) 已批計劃 總結(jié) 和計劃 總結(jié) 模板 具有權(quán)限的人員可通過建立計劃總結(jié) 將個人 部門的工作計 劃安排或工作總結(jié)報告提交給主管領(lǐng)導(dǎo) 審批人可按照所有計劃 總結(jié)的緊急 程度進(jìn)行排序?qū)徟?3 3 日程安排 日程安排 3 1 備忘錄 提供給用戶時間與工作的緊密結(jié)合的工作臺 用戶可以充 分的安排工作時間表 把各項工作與時間緊密聯(lián)系起來 同時可設(shè)置鬧鈴 系 統(tǒng)在您設(shè)置的提示到期時 自動以郵件方式或提示鈴聲進(jìn)行提醒 3 2 更改口令 個人用戶可修改個人登陸密碼 3 3 工作提示 可設(shè)定工作提示窗口的顯示內(nèi)容 4 4 名片夾通訊錄 名片夾通訊錄 4 1 名片夾 提供給用戶個人聯(lián)系的友好平臺接口 用戶可登記聯(lián)系人 的信息 方便快捷地進(jìn)行查詢 并可將工作中經(jīng)常聯(lián)系的人員進(jìn)行分組 增加 多人聯(lián)系的方便性 4 2 通訊錄 企業(yè)內(nèi)部的通訊簿 具有權(quán)限的人員可將企業(yè)內(nèi)部的部門 25 58 名稱 電話 負(fù)責(zé)人進(jìn)行登記 方便使用人員查看 5 5 手機(jī)短信 手機(jī)短信 除在公文管理等模塊集成了手機(jī)短信功提醒能外 系統(tǒng)同時支持短信群發(fā) 功能 接收人員可將回復(fù)內(nèi)容發(fā)送到系統(tǒng)內(nèi)部 以便查閱 二 流程管理系統(tǒng) 二 流程管理系統(tǒng) 在此模塊中提供了對在線文檔的智能化管理 文件可以上載到華騰軟件文 檔管理系統(tǒng)中 或從系統(tǒng)中下載至本地硬盤 系統(tǒng)自動跟蹤記錄文件版本歷史 文檔的簽出類似文件獨(dú)占 一旦有用戶簽出了某文檔 該文檔即被系統(tǒng)鎖定 其他用戶都無法修改 以確保文件版本的一致性 文檔可以分類存放到預(yù)定的 文件夾中 并可以為每一個文件夾設(shè)定可訪問群組 確保文檔資料的高度安全 特性包括 按文件夾組織文檔 環(huán)節(jié)時間控制 和完成情況統(tǒng)計 文件流轉(zhuǎn)程序智能化 版本控制 簽出 簽入 對文件夾和文檔的多層權(quán)限控制機(jī)制 對文件修改痕跡的保留 對文件的簽名使用電子圖章提高系統(tǒng)的安全性 智能查找功能 通訊錄集成 詳細(xì)說明詳細(xì)說明 分布式編輯 華騰軟件利用 Domino 的復(fù)制技術(shù)使不同部門的 人員能夠在本地服務(wù)器上操作文檔 并保持文檔在整個分布式 企 事業(yè)內(nèi)部保持其一直性 全面的文檔管理 華騰軟件支持所有的主要文檔管理特性 包 括簽入 簽出 版本管理 跨所有管理內(nèi)容的全文檢索 審核跟 蹤 文檔改變的郵件通知及其它特性 文檔流轉(zhuǎn)順序按照華騰軟件的圖形化定義功能根據(jù)條件自動跳 26 58 轉(zhuǎn)環(huán)節(jié) 可以控制在某個環(huán)節(jié)擁有不同的處理權(quán)限 生命周期管理 華騰軟件在一個應(yīng)用中可以有效管理文檔的整 個生命周期 包括編寫 評閱 審批 發(fā)布和歸檔 選擇您喜歡的客戶端 您可以利用 Web 瀏覽器或 Notes 客戶端 在網(wǎng)上進(jìn)行文檔的協(xié)同工作 也可以在 Lotus Word Pro Microsoft Word 或其它 ODMA 兼容的應(yīng)用程序中 直接利用應(yīng) 用菜單中的命令 訪問和存儲在華騰軟件中的文檔 具有企 事業(yè)級文檔管理的強(qiáng)大功能 在當(dāng)今延伸的各行業(yè)中 越來越多的工作由跨地區(qū)和跨部門的工作組來完成 為滿足這 些分布式工作組的需求 華騰軟件利用 domino 的特性將文檔管 理從小型專家組的專門應(yīng)用變成企 事業(yè)內(nèi)部每個用戶都可以 使用的可擴(kuò)展 靈活的基礎(chǔ)設(shè)施 從文檔管理到知識管理 從文檔中發(fā)現(xiàn)所包含的顯性知識 而 不論其存儲的格式和位置 是知識管理行為的一個關(guān)鍵目的 華騰軟件的分布式多媒體內(nèi)容存儲功能 使之成為內(nèi)容廣泛的 知識管理解決方案的一個理想組成部分 更低的投入 更高的回報 華騰軟件讓您可以選擇喜歡的客戶 端 在整個文檔生命周期內(nèi)進(jìn)行管理文檔 從而提高了有效性 并使技術(shù)投資的回報最大化 開放的接口使華騰軟件可以和其 它應(yīng)用集成 以提高文檔的一致性 無縫訪問基于文檔的知識 減少商務(wù)過程中文檔生命周期的時間 創(chuàng)新的解決方案 華騰軟件是一個基于 Domino Notes 的應(yīng)用 Lotus Notes Domino 是世界上唯一的集通信 群件和 Web 應(yīng)用 于一體的分布式企 事業(yè)通信基礎(chǔ)設(shè)施 它利用了 Domino 的服 務(wù) 提供企 事業(yè)級文檔管理和知識管理所需的公認(rèn)的伸縮性 靈活性和低擁有成本 許多重視知識的企 事業(yè)已經(jīng)迅速地使 用華騰軟件 所以它也是目前國內(nèi)銷量最好的文檔管理解決方 案之一 特性一覽特性一覽 復(fù)制機(jī)制 華騰軟件利用了 Domino 領(lǐng)先的復(fù)制技術(shù) 解決了分 27 58 布式環(huán)境中文檔修改的管理問題 伸縮性 現(xiàn)在有一些很大的網(wǎng)絡(luò)在運(yùn)行 Domino 服務(wù)器 華騰 軟件的文檔管理的最大用戶數(shù)已經(jīng)超過了 8 萬個 安全機(jī)制 華騰軟件提供了公認(rèn)的行業(yè)領(lǐng)先的 Domino 安全機(jī)制 包括基于證書的認(rèn)證 SSL 加密以及文檔級的訪問控制 分布式編輯 華騰軟件使您可以在本地編輯文檔內(nèi)容 并在整 個分布式企 事業(yè)中保持對文檔的控制 分布式內(nèi)容存儲 華騰軟件可在服務(wù)器間復(fù)制文檔庫 復(fù)制的 文件柜完全支持簽入 簽出 文檔鎖和新文檔創(chuàng)建等功能 分布式?jīng)_突解決 編輯者可以通過一個簡單的表單 方便地合 并工作文檔和主文檔的差別 華騰軟件提供全面的文檔生命周期管理 強(qiáng)大 直觀編輯功能 建立多個投稿人的文檔編輯功能非常簡 單 而且很容易從多個客戶端來訪問 通過填寫一個表單 可 以很快定義生命周期過程 多級的版本管理使草稿能得到很好 的組織 自動評閱和審批 可以方便地對原文檔更新或增加注釋 過期 事件和提醒通知使評閱和審批周期更流暢 靈活的分布方式 可方便地向多個用戶傳遞內(nèi)容 從 Intranet 到 Intranet 自動觸發(fā)各種格式的轉(zhuǎn)換 在管理訪問的同時 可 采用任何適合分布式文檔需求的格式 歸檔 而不是廢棄 根據(jù)靈活的原則 自動將文檔移動到另外 一個庫中 代理文檔仍然保存 以便于查找 搜索和恢復(fù) 三 行政辦公 三 行政辦公 行政辦公系統(tǒng)主要針對政府和企事業(yè)單位的日常行政事務(wù)以及辦公室等部 門所涉及的辦公事務(wù) 1 1 公文管理 公文管理 實(shí)現(xiàn)所有公文 如收文 發(fā)文 簽報等 從起草 登記 開始直至辦理 28 58 完畢后自動歸檔全過程的自動流轉(zhuǎn)管理功能 提供催辦 督辦 會簽 簽發(fā) 改發(fā) 收回等流轉(zhuǎn)監(jiān)控功能 根據(jù)實(shí)際情況定制安全控制機(jī)制 保證文件不被 未授權(quán)的人處理 為保證公文管理的實(shí)用性 系統(tǒng)提供以下功能 隨意定制公文類型 隨意定制公文種類 隨意定制公文表單樣式 隨意定制公文的實(shí)際處理流程 隨意定制公文管理員 公文字號 收文流水號以及收文登記人 強(qiáng)大而靈活的監(jiān)控功能 催辦 督辦 會簽 簽發(fā) 改發(fā) 收回等 公文處理過程的全面跟蹤功能 嚴(yán)密的安全機(jī)制 公文正文編輯采用 Microsoft Word 軟件 保留修改痕跡 文檔一體化 公文內(nèi)容流轉(zhuǎn)完畢自動轉(zhuǎn)到檔案管理中 統(tǒng)一的操作界面 提供全文檢索功能 條件檢索功能 新公文到達(dá) 提醒功能 待辦公文 已辦公文 正辦公文按各級分開 便于處理和檢索 提供各種打印功能 如收發(fā)文登記單 標(biāo)準(zhǔn)的正文 流轉(zhuǎn)歷史等 2 2 檔案管理 檔案管理 主要管理本辦公系統(tǒng)內(nèi)文件的保存和文件的借閱 一般企 事業(yè)因工事繁 多并因長時間積攢 導(dǎo)致文件 文檔和資料較多 進(jìn)行手工管理 對大量的文 檔 資料進(jìn)行查找 調(diào)閱人工費(fèi)時費(fèi)力并不能及時準(zhǔn)確查找文件 華騰辦公自 動化檔案管理模塊對企 事業(yè)的所有文檔 資料進(jìn)行系統(tǒng) 科學(xué)的分類放置 檔案管理員只需一人就可以完成同時間的大量查詢 調(diào)閱工作 不會感到繁瑣 和吃力 檔案管理模塊提供的文件查詢分全文檢索和條件查詢 可使用戶很方 便迅速的查找文檔 資料 檔案管理模塊的借閱管理 要借閱文件的人員直接 填寫借閱申請單 檔案管理員查看完詳細(xì)情況 直接單擊同意即可 一份檔案 29 58 可以同時借給多個人閱讀 檔案管理員有權(quán)隨時收回文檔 案卷定義 按照檔案管理規(guī)則進(jìn)行規(guī)范的案卷定義 為后來的文檔分卷 立卷及拆封做準(zhǔn)備 文檔分卷 對數(shù)據(jù)庫中大量的原始文件資料進(jìn)行檔 案目錄的編制 規(guī)范其名稱和編號 作為檔案封卷的前奏 檔案拆卷 封卷及注銷 檔案管理員根據(jù)需要對已分好卷的文檔進(jìn)行封 卷 拆卷及注銷 嚴(yán)格遵循檔案管理的規(guī)則 檔案的查詢和借閱 具有查詢權(quán)限的人員可對數(shù)據(jù)庫中的檔案進(jìn)行分 類統(tǒng)計和按關(guān)鍵字快速查詢 若要借閱檔案 先由借閱人向檔案管理 員申請借閱某一類別或某一特定編號的檔案 得到管理員的批準(zhǔn)后方 可借閱 管理員可以指定其借閱資料的閱讀范圍和歸還期限 當(dāng)歸還 條件成立時 借閱者無權(quán)繼續(xù)閱讀 需辦理續(xù)借手續(xù)方可繼續(xù)借閱 3 3 會議管理 會議管理 會議管理使用戶擺脫了實(shí)際組織中各種會議活動安排的繁瑣過程 只需簡 單地起草一份會議安排 系統(tǒng)便以電子郵件的方式快捷 安全地將會議通知傳 達(dá)給會議主持人和各與會人員 并能隨時查看到會議安排的回執(zhí)情況 以便及 時通知 統(tǒng)籌安排 會議安排 會議組織者先起草一份會議安排通知 會議安排通知中指 定好會議的時間 地點(diǎn) 主持人及邀請人和列席者 并指定好會議紀(jì) 要的建立人 提交后系統(tǒng)會把通知以郵件方式發(fā)送給有關(guān)人員 會議回執(zhí) 有關(guān)人員接到通知后進(jìn)行反饋 同意參加者只需按下同意 按鈕 系統(tǒng)便會替其向會議組織人發(fā)送一份回執(zhí) 不同意者需填寫缺 席原因和對召開會議的建議 系統(tǒng)也自動回執(zhí)給會議組織人 查看回執(zhí)和取消會議 會議組織人只需按下查看回執(zhí)按鈕 便可對所 有會議回執(zhí)情況一目了然 當(dāng)然在會議舉行之前組織人還可取消這次 會議 填寫取消原因后 系統(tǒng)便會通知所有相關(guān)人員關(guān)于這次會議取 消及取消原因的消息 會議紀(jì)要 被指定的會議紀(jì)要建立人在會后可為會議建立會議紀(jì)要 并可將會議紀(jì)要提交給檔案管理人員歸檔 30 58 4 4 人事管理 人事管理 人事管理分為 招聘登記 和 員工信息 兩部分 方便企 事業(yè)單位人 事部門對于職員信息的管理 可在系統(tǒng)內(nèi)實(shí)現(xiàn)對新員工錄用的審批 在職員 工的信息錄入登記 離職 辭職 辭退 退休人員的基本資料的查看與查詢等 操作 招聘登記 操作人可將應(yīng)聘人員的個人基本情況 工作情況 教育情 況 培訓(xùn)情況等信息進(jìn)行錄入 并提交給人事部主管領(lǐng)導(dǎo)和改人員所應(yīng)聘部門 主管領(lǐng)導(dǎo)審批 員工信息 分為在職人員 離退休人員 辭職辭退人員 待崗人員等 具有權(quán)限的人員可進(jìn)行查看和查詢 四 四 機(jī)關(guān)辦公機(jī)關(guān)辦公 1 1 車輛管理車輛管理 在車輛管理中設(shè)有 車輛調(diào)度 一職 只能有一人 車輛管理包括所有車 輛 駕駛?cè)?月 報表 借車單審批 加班單審批 維修單審批 交通事故單 所有車輛 進(jìn)入后會看到目前的所有車輛 包括車輛的狀態(tài) 駕駛?cè)?月 報表 此處列出的是車輛的駕駛?cè)?月 報表 也可以 在此出新建駕駛?cè)?月 報表 車輛調(diào)度 借車單審批 進(jìn)入后 列出的是待批的借車單 可以看見借車單的狀 態(tài)和當(dāng)前審批人 點(diǎn)擊進(jìn)入后 即可編輯 簽名 當(dāng)辦公室主任審批 完畢后 借車單會自動流向車輛調(diào)度 等待車輛調(diào)度的審批 當(dāng)車倆 調(diào)度審批完畢后 就會同直接車人 可以出車了 已批和待批是分別 察看已經(jīng)審批的接車單和尚未批似的借車單 加班單審批 車輛調(diào)度進(jìn)入后 可以新建加班單 也可以察看加班單 的審批情況 填寫加班單時要填寫是一段時間內(nèi)的加班情況 要填寫 審批人 上報到辦公室主任處 辦公室主任審批完畢后會發(fā)郵件通知 車輛調(diào)度 31 58 維修單審批 當(dāng)車輛調(diào)度填寫完借車單 上報到辦公室主任處審批 審批后可以在此查看 交通事故單 使用同上基本一樣 但當(dāng)辦公室主任審批完畢后 會自 動流向主管領(lǐng)導(dǎo)處審批 審批后 會通知車輛調(diào)度 2 2 考勤管理 考勤管理 包括系統(tǒng)內(nèi)人員上下班簽到 簽離 外出管理 請假登記和生成統(tǒng)計報表 上下班簽到 管理員可設(shè)定正常工作日的工作時間 如員工遲到 或早退須填寫原因方可保存 當(dāng)日無簽到 簽離登記者視為曠工 外出管理 外出人員須填寫外出地點(diǎn) 事由 時間等信息并提交 給主管領(lǐng)導(dǎo)審批 外出歸來后要進(jìn)行記錄撤銷 請假登記 管理員可對臨時請假人員的原因 時間等信息進(jìn)行登 記 統(tǒng)計報表 具有權(quán)限的人員可將當(dāng)月考勤記錄進(jìn)行統(tǒng)計 生成報 表 3 3 資產(chǎn)管理 資產(chǎn)管理 對于企 事業(yè)的各種固定資產(chǎn) 設(shè)備 房產(chǎn)等財產(chǎn)的管理系統(tǒng) 固定資產(chǎn) 等財產(chǎn)是企 事業(yè)日常管理非常重要的一部分 完善的財產(chǎn)管理可以從很大程 度上減少財產(chǎn)的損失 浪費(fèi) 提高使用效率 延長使用壽命 非常直接的節(jié)約 成本 本系統(tǒng)對財產(chǎn)的目錄 登記 增加 減損 報廢 請購 領(lǐng)用 請修 保管等數(shù)據(jù)非常細(xì)致的管理起來 固定資產(chǎn)數(shù)據(jù)庫 財產(chǎn)數(shù)據(jù)庫詳細(xì)的記錄了每件財產(chǎn)從申請購入的一 刻起到最后報廢的全過程的數(shù)據(jù) 比如 申請購買人 品牌 參數(shù) 價格 性能 供貨商 折舊 領(lǐng)用情況 維修情況 現(xiàn)在狀態(tài)等非 常詳細(xì)的數(shù)據(jù) 確保每次與財產(chǎn)相關(guān)發(fā)生的變化均記錄在庫 有據(jù) 可查 資產(chǎn)請購管理 通過財產(chǎn)請購管理流程確保購買財產(chǎn)的理由是充分的 是經(jīng)過層層審批之后確定有必要購買的 32 58 資產(chǎn)采購流程 嚴(yán)格的采購流程保證采購渠道的正當(dāng) 價格的透明 產(chǎn)品品質(zhì)的保證 采購人的每次采購進(jìn)行行為都清晰地記錄在庫 而且每次都有必要進(jìn)行認(rèn)真的價格比較 這樣從流程和電子化兩方 面保證采購的正常進(jìn)行 資產(chǎn)入庫管理 以入庫流程和財產(chǎn)數(shù)據(jù)庫為基礎(chǔ) 實(shí)現(xiàn)財產(chǎn)入庫 數(shù) 據(jù)同時入庫 資產(chǎn)的領(lǐng)用管理 詳細(xì)的紀(jì)錄每次領(lǐng)用人 財產(chǎn)狀況 參數(shù)等 確保 財產(chǎn)出庫之后有專門的領(lǐng)用人保管 領(lǐng)用發(fā)生后 自動入財產(chǎn)數(shù)據(jù) 庫紀(jì)錄 資產(chǎn)出庫管理 對于出庫財產(chǎn) 詳細(xì)的紀(jì)錄了出庫原因 時間 負(fù)責(zé) 人 入庫時間等數(shù)據(jù) 確保出庫的準(zhǔn)確紀(jì)錄 資產(chǎn)移交處理 對于移交轉(zhuǎn)移保管人或者使用人的財產(chǎn) 如果不方便 重新辦理入庫 也可以直接辦理財產(chǎn)移交管理 對于每次次財產(chǎn)移 交管理 同時要對財產(chǎn)進(jìn)行詳細(xì)認(rèn)真的檢查和狀態(tài)的記錄 移交人 和接受人都要認(rèn)真填寫移交單并記錄當(dāng)時財產(chǎn)的實(shí)際狀況 資產(chǎn)維修管理 對于財產(chǎn)需要維修的事務(wù)進(jìn)行管理 詳細(xì)記錄每一件 財產(chǎn)的維修歷史 所發(fā)生的費(fèi)用 維修后的狀況等 資產(chǎn)數(shù)據(jù)庫的統(tǒng)計功能 提供對財產(chǎn)數(shù)據(jù)的各種復(fù)雜的統(tǒng)計功能 并 可生成各種圖表 對管理層的決策支持有很大的幫助 4 4 辦公用品辦公用品 分為領(lǐng)用人維護(hù) 出庫記錄 入庫維護(hù)和統(tǒng)計查詢 領(lǐng)用人維護(hù) 具有辦公物品管理權(quán)限的人可以進(jìn)行領(lǐng)用人維護(hù) 進(jìn)入 后列出領(lǐng)用人的一些簡單的信息 如 姓名 員工編號 性別 頭銜 所屬部門等等 這里可以新建領(lǐng)用人 也可以查詢領(lǐng)用人 普通人員 部具有查看權(quán) 出庫紀(jì)錄 具有辦公物品管理權(quán)限的人可以查看出庫紀(jì)錄 此處是查 看出庫紀(jì)錄和出庫紀(jì)錄填寫的地方 出庫單填寫時會自動的將出庫單 號加一 同時紀(jì)錄當(dāng)前的時間 可以選擇庫存中已經(jīng)紀(jì)錄的物品 入庫維護(hù) 具有辦公物品管理權(quán)限的人可以查看入庫維護(hù) 此處是查 33 58 看入庫紀(jì)錄和入庫紀(jì)錄填寫的地方 入庫單填寫時會自動的將入庫單 號加一 同時紀(jì)錄當(dāng)前的時間 統(tǒng)計查詢 具有辦公物品管理權(quán)的人進(jìn)入后 可以對某個領(lǐng)用人在一 段時間內(nèi)的另用情況進(jìn)行查詢 也可以對某種物品在一段時間內(nèi)的具 體被領(lǐng)用的情況進(jìn)行查詢 還可以對庫存中全部或單項進(jìn)行統(tǒng)計查詢 普通人員進(jìn)入后 可以查詢當(dāng)前領(lǐng)用人在一段時間內(nèi)的領(lǐng)用情況 也 可以查詢單項物品在庫存中的情況 五 五 內(nèi)部信息內(nèi)部信息 1 1 新聞中心 新聞中心 新聞中心功能模塊為了方便企 事業(yè)各個部門以及下屬分支機(jī)構(gòu)之間進(jìn)行 相互協(xié)調(diào)和了解提供一個平臺 企 事業(yè)各部門及下屬分支機(jī)構(gòu)可將本部門的 相關(guān)信息發(fā)送到主頁上 供領(lǐng)導(dǎo)或職員查詢 信息可以是業(yè)務(wù)報告 報表 活動通知 業(yè)務(wù)方案 簡報 規(guī)章制度 公 告 新聞等方面的內(nèi)容 系統(tǒng)支持常用的文件格式 如 Word Excel Html 文本等 發(fā)布到網(wǎng)上的信息可以按照欄目和使用權(quán)限進(jìn) 行管理 并可對其顯示方式 發(fā)布時間 發(fā)送部門進(jìn)行選擇 使信息查詢更方 便 安全性能更可靠 提高信息管理和應(yīng)用水平 是一種方便 實(shí)用的信息共 享方式 發(fā)布主界面為企 事業(yè)信息頁面 各個部門都有自己的主界面 點(diǎn)擊部門 名稱便切換到本部門界面中 每個部門維護(hù)自己的主頁同時發(fā)布本部門信息 信息發(fā)布平臺為企 事業(yè)主頁 它分為四個發(fā)布區(qū) 左邊為各部門最新信 息 各部門在自己主頁發(fā)布后會自動更新到企 事業(yè)主頁上 中間為企 事業(yè) 重要信息發(fā)布區(qū) 右邊為企 事業(yè)特殊區(qū)域 它包括企 事業(yè)的公告板 辦公 室發(fā)布區(qū) 企 事業(yè)活動區(qū) 上部為各部門主頁區(qū) 信息發(fā)布的權(quán)限可下分為 不同的管理員 發(fā)布信息的內(nèi)容可分為 長期 1 企 事業(yè)制度類等 2 各部門制度類等 34 58 中期 為企 事業(yè)公告 用于企 事業(yè)發(fā)布消息 及時通知職員 方便各部門 進(jìn)行交流 短期 為企 事業(yè)及各部門的新聞動態(tài) 所有信息都可以設(shè)置權(quán)限 在有權(quán)限的情況下才可以訪問 2 2 公告管理 公告管理 具有權(quán)限的人員可在公告板中進(jìn)行公告發(fā)布 所有接收人員登陸后均可在 系統(tǒng)桌面看到當(dāng)日所發(fā)布的公告標(biāo)題 發(fā)布人可對自己發(fā)布的公告進(jìn)行維護(hù) 發(fā)布公告時可以指定可以查看的對象 按部門或人員 還可以利用公告板進(jìn) 行各種信息交流 閱讀人員可通過活動日志隨時了解到當(dāng)前公告的閱讀情況 已讀人員和未讀人員 3 3 通知管理通知管理 具有權(quán)限的人員可在通知管理中進(jìn)行通知的發(fā)送 發(fā)送方式為所有部門或 自行選擇部門 指定接收部門內(nèi)的所有人員登陸后均可在系統(tǒng)桌面看到當(dāng)日所 發(fā)布的通知 發(fā)布人可對自己發(fā)布的通知進(jìn)行維護(hù) 接收人可通過活動日志隨 時了解到當(dāng)前公告的閱讀情況 已讀人員和未讀人員 4 4 人員動態(tài) 人員動態(tài) 如有需外出人員 應(yīng)在人員動態(tài)中進(jìn)行登記 注明外出事由 目的地 時 間等信息 系統(tǒng)內(nèi)人員可隨時查看企業(yè)內(nèi)部人員的在位情況 方便領(lǐng)導(dǎo)查詢 5 5 交辦事宜 交辦事宜 領(lǐng)導(dǎo)外出時如有緊急事務(wù)需要辦理 可通過交辦事宜委托給他人 并可設(shè) 定時間范圍 當(dāng)超過規(guī)定時間范圍時 該交辦事宜會自動轉(zhuǎn)移到委托人的 未 辦事宜 中 方便領(lǐng)導(dǎo)查看所有委托事宜的辦理情況 6 6 共享資源 共享資源 6 1 政策法規(guī) 具有權(quán)限的人員可將國家制定的法律法規(guī)存放至此 方 便系統(tǒng)內(nèi)人員查看 6 2 電子資料庫 使用人員可將各種電子資料 如 常用文檔 軟件 音頻視頻文件等 存放在資料庫中供大家下載 查看 既節(jié)省其他人員傷亡查 找的時間又降低了網(wǎng)絡(luò)資源的消耗 35 58 6