設(shè)備檔案整理方法1

機關(guān)、事業(yè)單位設(shè)備檔案整理的方法一、擬定規(guī)范的并適用于本單位的設(shè)備檔案的分類方案。附設(shè)備檔案的分類方案設(shè)備檔案分類方案類目名稱分類號基本歸檔范圍保管期限備注1.辦公設(shè)備1.計算機SB111.開箱驗收證明書2.裝箱單3.產(chǎn)品使用說明書4.設(shè)備安裝說明書5.用戶手冊6.產(chǎn)品合格證7.產(chǎn)品圖冊、照片等8.購進發(fā)票復(fù)印件9.隨機光盤、軟盤等啟動盤10.其它隨機文件材料根據(jù)設(shè)備使用壽命檔案保管至設(shè)備報廢后5年2.打印機SB123.復(fù)印機SB134.掃描儀SB145.刻錄機SB156.攝像機SB167.照相機SB178.數(shù)碼印刷機SB189.投影機SB1910.空調(diào)機SB11011.去濕機SB11112.其他辦公設(shè)備SB1122.交通設(shè)備1.汽車SB212.電梯SB223.其他SB233.視聽設(shè)備1.電視機SB312.多媒體SB323.其他SB334其他設(shè)備類目名稱：分類號：歸檔范圍：辦公設(shè)備、電梯、車輛等采購申請與批復(fù)、協(xié)議書、合同來往函電（或招標(biāo)、中標(biāo)方面的材料）；開箱的隨機文件材料（包括說明書、圖冊、合格證、裝箱單、安裝規(guī)程、發(fā)票復(fù)印件等）。保管期限：根據(jù)設(shè)備使用壽命，檔案保管到設(shè)備報廢后五年。一般以辦公設(shè)備和交通設(shè)備為主的單位（如機關(guān)、團體、街道、管理性的企業(yè)和事業(yè)單位等），這些設(shè)備檔案的保管期限一般以“短期”為主）備注：需要時填寫。二、歸檔時間外購設(shè)備在投入使用之后，將開箱隨機文件材料交給本單位檔案員歸檔立卷。（自制設(shè)備在設(shè)備鑒定驗收并交付使用后一個月內(nèi)由主管部門系統(tǒng)整理后歸檔）。維修方面的文件材料，維修結(jié)束后一個月內(nèi)歸檔。三、歸檔要求：歸檔的設(shè)備文件材料,必須完整，系統(tǒng)地反映設(shè)備從設(shè)計制造或申購到改造的全過程，文字及圖樣的表述與設(shè)備實體一致。相同型號的設(shè)備，只歸檔一套即可。四、整理方法1、組卷及卷內(nèi)文件排列按依據(jù)性、開箱驗收、隨機圖樣、安裝調(diào)試和運行維修等順序進行排序。按設(shè)備的臺（套）為單位進行組卷。一臺（套）設(shè)備可組成一卷或若干卷。每一個案卷均由案卷封面、卷內(nèi)文件目錄、卷內(nèi)文件材料、卷內(nèi)備考表組成。文字材料按問題、時間或重要程度來排列。批復(fù)在前、請示在后；正文在前、底稿在后。有譯文的外文資料譯文在前，原文在后。圖紙與文字材料組成一卷的，文字在前，圖樣在后。2、編目編頁碼： 卷內(nèi)文件有書寫內(nèi)容的頁面均應(yīng)編寫頁號，頁號編寫的位置是，單面書寫文件在右下角；雙面書寫文件，正面在右下角，背面在左下角；圖樣的頁號編寫在右下角，或標(biāo)題欄外右上方；成套圖樣或印刷成冊文件，不必重新編寫頁號。各卷之間不連續(xù)編頁號。卷內(nèi)目錄和編制將歸檔的案卷內(nèi)文件材料填寫卷內(nèi)目錄。 卷內(nèi)文件目錄格式 順序號責(zé)任者文件編號題名日期頁次備注12卷內(nèi)目錄包括的內(nèi)容如下：序號：應(yīng)用阿拉伯?dāng)?shù)字從1起依次標(biāo)注卷內(nèi)文件的順序，一個文件一個號；責(zé)任者：應(yīng)填寫文件形成部門或主要責(zé)任者；文件編號；應(yīng)填寫文件文號或圖樣的圖號，或設(shè)備、項目代號文件題名；應(yīng)填寫文件標(biāo)題全稱；日期：應(yīng)填寫文件形成日期；頁號：應(yīng)填寫每份文件首尾頁上標(biāo)注的頁號備注：需要時填寫。卷內(nèi)文件目錄可用清華紫光管理軟件進行著錄管理，并打印一式二份，一份隨卷內(nèi)文件材料一同裝訂組卷，一份與科技檔案分類目錄一起裝訂成檢索目錄。分類與編號（加蓋檔號章）檔號的編制：根據(jù)設(shè)備檔案分類編號，填寫檔案的全宗號 -分類號案卷號流水號。在材料右上角蓋上檔號章檔號章模式：5020檔 號序 號每臺設(shè)備案卷號按類別、時間順序編一個流水號，滿三位數(shù)斷號。案卷封面、卷內(nèi)備考表的編制案卷封面的編制案卷題名 要求簡明、準(zhǔn)確揭示卷內(nèi)文件材料的內(nèi)容。 結(jié)構(gòu)：案卷題名 = 項目名稱 + 內(nèi)容特征 + 文件名稱立卷單位 填寫文件材料組卷的部門或項目負責(zé)部門。 起止日期 填寫卷內(nèi)文件形成的起止日期 保管期限：應(yīng)根據(jù)有關(guān)規(guī)定填寫組卷時劃定的保管期限 密級：應(yīng)根據(jù)保密規(guī)定填寫卷內(nèi)文件的最高密級卷內(nèi)備考表編制：卷內(nèi)備考表要標(biāo)明卷內(nèi)文件的件數(shù)、頁數(shù)、不同載體的數(shù)量，說明組卷情況，如立卷人、檢查人、立卷時間等；示例：文字材料20件，100頁，照片10張，附圖一張。卷內(nèi)備考表排列在卷內(nèi)文件之后。3、裝訂入盒設(shè)備文件材料可分為裝訂和不裝訂兩種凡是幾份文件材料組合成案卷的一般都要裝訂，采用“三孔一線”辦法裝訂，裝訂前要除掉材料上的金屬物，按A4規(guī)格裝訂。如是小冊子、卡片形式的材料可自制紙袋裝好，并在材料右上角蓋上檔號章。凡單本材料為一卷，材料本身有頁碼的可以不用裝訂，只在材料右上角上蓋上檔號章。將裝訂好的案卷以檔號排列順序入盒，盒面填寫案卷題名，脊背貼上標(biāo)簽并填寫內(nèi)容。4、編寫案卷目錄案卷目錄格式檔號歸檔時間案卷題名編制密級份數(shù)頁數(shù)保管期限備注年月日單位日期檔號：根據(jù)設(shè)備檔案分類編號，填寫檔案的全宗號 -分類號案卷號流水號。案卷題名：要求簡明、準(zhǔn)確揭示卷內(nèi)文件材料的內(nèi)容。 結(jié)構(gòu)：案卷題名 = 項目名稱 + 內(nèi)容特征 + 文件名稱密級：應(yīng)根據(jù)保密規(guī)定填寫卷內(nèi)文件的最高密級份數(shù)；卷內(nèi)文件的件數(shù)頁數(shù)：總頁數(shù)（各份文件頁數(shù)之和）保管期限：應(yīng)根據(jù)有關(guān)規(guī)定填寫組卷時劃定的保管期限。一般以設(shè)備使用的壽命面而定