復(fù)旦校園信息化建設(shè)項(xiàng)目

復(fù)旦大學(xué)校園辦公OA系統(tǒng)用戶(hù)培訓(xùn) 第十四班 秘書(shū)角色版復(fù)旦大學(xué)信息辦信息中心Version 4 0 培訓(xùn)目標(biāo) 使各位掌握復(fù)旦OA系統(tǒng)的基本操作 能獨(dú)立完成日常工作的網(wǎng)上處理 預(yù)備知識(shí) 本次培訓(xùn)假設(shè)各位已具有以下操作技能 熟悉計(jì)算機(jī)基本操作會(huì)使用MSOfficeWord會(huì)使用IE瀏覽器瀏覽 查詢(xún)網(wǎng)上信息 日程安排 OA系統(tǒng)之理性認(rèn)識(shí)篇 OA的概念 什么是OA OA OfficeAutomation 是辦公自動(dòng)化的英文縮寫(xiě)通常所說(shuō)的OA是對(duì)辦公自動(dòng)化軟件系統(tǒng)的簡(jiǎn)稱(chēng) OA系統(tǒng)是做什么用的 提高辦公效率主要功能 公文管理個(gè)人電子秘書(shū)網(wǎng)上協(xié)同工作等 Word是做什么用的 一般意義上的辦公自動(dòng)化 提高文字處理的效率主要功能 編輯文檔排版對(duì)文檔進(jìn)行拼寫(xiě)檢查等 單軌制的概念 校內(nèi)公文流轉(zhuǎn)使用公務(wù)系統(tǒng)不再使用紙質(zhì)公文 OA系統(tǒng)之感性認(rèn)識(shí)篇 登錄復(fù)旦OA系統(tǒng) OA培訓(xùn)系統(tǒng)地址 登錄系統(tǒng)方法 帳號(hào) 簽到時(shí)領(lǐng)的OA培訓(xùn)部秘書(shū)帳號(hào) 密碼也在紙條上面寫(xiě)著 和用戶(hù)名相同 請(qǐng)注意這個(gè)帳號(hào)只能在培訓(xùn)服務(wù)器上面使用 和正式服務(wù)器無(wú)關(guān)登錄演示 登錄常見(jiàn)問(wèn)題解答 是否可以以其他角色登錄 可以 只要有登錄密碼注意 不同角色看到的內(nèi)容是不同的 為什么已經(jīng)登錄過(guò)了 系統(tǒng)再次提示登錄 為了安全起見(jiàn) 用戶(hù)如果在主頁(yè)面停留時(shí)間過(guò)長(zhǎng)而沒(méi)有進(jìn)行任何操作 系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)注銷(xiāo)該用戶(hù) 再次使用需要重新登錄 建議 請(qǐng)?jiān)诓皇褂帽鞠到y(tǒng)時(shí)關(guān)閉主界面退出系統(tǒng) 以保證您賬號(hào)的安全性 系統(tǒng)綜述 1 系統(tǒng)結(jié)構(gòu)圖2 本系統(tǒng)的主要功能模塊日常辦公子系統(tǒng)公文管理子系統(tǒng)公共服務(wù)子系統(tǒng)個(gè)人服務(wù)子系統(tǒng)事務(wù)管理子系統(tǒng)系統(tǒng)管理子系統(tǒng) 系統(tǒng)結(jié)構(gòu)圖 新模塊講解 法律事務(wù)會(huì)議管理 日常辦公 法律事務(wù) 用途 起草 審核合同用戶(hù)權(quán)限 各部門(mén)秘書(shū) 擬稿 發(fā)文等各部門(mén)負(fù)責(zé)人 審稿 會(huì)簽等法律事務(wù)室 初審 復(fù)審等校領(lǐng)導(dǎo) 批示等 合同提交概要圖 部處院系 法律事務(wù)室 部處院系合同流轉(zhuǎn)過(guò)程圖 秘書(shū)擬稿 審稿意見(jiàn) 合同擬稿演示 電子版的合同錄入 發(fā)送操作術(shù)語(yǔ)說(shuō)明 審稿人 顯示本部門(mén)負(fù)責(zé)人列表 發(fā)送角色選擇 發(fā)送具體人員選擇 請(qǐng)負(fù)責(zé)人審稿步驟 步驟一 擬稿用Word擬稿并保存 步驟二 創(chuàng)建合同填寫(xiě)合同主題 類(lèi)型上傳合同步驟三 發(fā)送先選角色再選具體人 并發(fā)送 注意 看到 發(fā)送成功 提示才說(shuō)明發(fā)送完成 請(qǐng)?jiān)诳吹皆撎崾局笤訇P(guān)閉窗口 以確保系統(tǒng)正常發(fā)送 發(fā)送操作術(shù)語(yǔ)說(shuō)明 初審人 會(huì)簽人 顯示初審人名單 顯示其他部門(mén)負(fù)責(zé)人列表 發(fā)送角色選擇 發(fā)送具體人員選擇 審稿人 顯示本單位負(fù)責(zé)人列表 送初審人步驟 步驟一 查看審稿意見(jiàn)單擊查閱意見(jiàn)按鈕步驟二 發(fā)送先選角色 初審人 再選人員 并發(fā)送注意 看到 發(fā)送成功 提示才說(shuō)明發(fā)送完成 請(qǐng)?jiān)诳吹皆撎崾局笤訇P(guān)閉窗口 以確保系統(tǒng)正常發(fā)送 查看合同流轉(zhuǎn)過(guò)程 打開(kāi)合同 單擊 查閱流轉(zhuǎn) 按鈕請(qǐng)查看前面所發(fā)送合同的流轉(zhuǎn)過(guò)程 查看合同歷史意見(jiàn) 打開(kāi)合同 單擊 查閱意見(jiàn) 按鈕請(qǐng)查看前面所發(fā)送合同在流轉(zhuǎn)過(guò)程中產(chǎn)生的歷史意見(jiàn) 新模塊講解 法律事務(wù)會(huì)議管理 事務(wù)管理 會(huì)議管理 會(huì)議室申請(qǐng)用途 申請(qǐng)會(huì)議室 并按照日期查看會(huì)議室安排會(huì)議室使用用途 按照會(huì)議室查看會(huì)議室安排會(huì)議室一覽用途 查看所有會(huì)議室的詳細(xì)信息申請(qǐng)刪除用途 刪除未通過(guò)審核的會(huì)議室申請(qǐng) 事務(wù)管理 會(huì)議管理 續(xù) 操作演示 申請(qǐng)會(huì)議室 其他模塊 日常辦公公文管理公共服務(wù)個(gè)人服務(wù) 日常辦公模塊結(jié)構(gòu)圖 日常辦公 待辦事宜 待辦事宜用途 顯示有待當(dāng)前用戶(hù)處理的各項(xiàng)事宜待辦事宜的種類(lèi) 公文 通知等 已辦事宜處理后的待辦事宜將自動(dòng)轉(zhuǎn)到已辦事宜中處理方法視事宜種類(lèi)而定 如通知正文被瀏覽后就自動(dòng)列入已辦事宜 其他類(lèi)事宜處理的具體方法將在后面分類(lèi)講解 操作演示 日常辦公 待辦事宜 續(xù) 操作練習(xí) 查看您的待辦事宜 OA培訓(xùn)公開(kāi)通知 用戶(hù)登錄 日常辦公 通知公告 通知公告用途 用于發(fā)布黨辦 校辦發(fā)送的公告和各部門(mén)的通知用戶(hù)權(quán)限 校辦秘書(shū) 新增 修改 刪除校辦公告黨辦秘書(shū) 新增 修改 刪除黨辦公告部門(mén)院系秘書(shū) 新增 修改 刪除本部門(mén)通知一般用戶(hù) 瀏覽 查看公告 通知操作演示 日常辦公 通知公告 部門(mén)秘書(shū) 通知的類(lèi)型公開(kāi) 所有用戶(hù)可瀏覽 只有通知接受人才能回復(fù)通知不公開(kāi) 由通知發(fā)送人指定哪些用戶(hù)可以看到該通知 日常辦公 通知公告 部門(mén)秘書(shū) 通知的回復(fù)通知接收人 通過(guò)待辦事宜或通知頁(yè)面查看 回復(fù)通知通知發(fā)送人 通過(guò)通知頁(yè)面查看接收人的回復(fù)用戶(hù)權(quán)限 秘書(shū) 新增 修改 刪除 發(fā)送本部門(mén)通知操作演示 日常辦公 通知公告 部門(mén)秘書(shū) 注意 鑒于目前單軌制運(yùn)行初期 每個(gè)部門(mén) 院系 賬號(hào)數(shù)目有限 所以各位有義務(wù)將在本系統(tǒng)中看到的通知公告書(shū)面告知部門(mén) 院系 中的其他人 日常辦公 通知操作練習(xí)一 查看公開(kāi)通知請(qǐng)查看 開(kāi)發(fā)小組 發(fā)送的 OA秘書(shū)培訓(xùn)通知 用戶(hù)登錄 日常辦公 通知操作練習(xí)二 作為指定的通知接收人查看收到通知請(qǐng)查看開(kāi)發(fā)小組發(fā)送的 關(guān)于參加2006年OA系統(tǒng)培訓(xùn)的通知 用戶(hù)登錄 日常辦公 通知操作練習(xí)三 作為秘書(shū)發(fā)送通知案例請(qǐng)發(fā)送給OA培訓(xùn)部部長(zhǎng) 內(nèi)容為 下周一9 00在校辦開(kāi)會(huì) 用戶(hù)登錄 填入通知主題 內(nèi)容 日常辦公 通知操作演示 作為秘書(shū)刪除本部門(mén)通知 用戶(hù)登錄 問(wèn)題思考 請(qǐng)操作后回答 在待辦事宜中是否可以查看通知回復(fù) 答案 否 待辦事宜顯示的是待辦公文 通知等主題的快捷方式 故通知回復(fù)只能到專(zhuān)門(mén)的通知頁(yè)面查看 要發(fā)送一個(gè)所有人都可以看到的通知 但是要確認(rèn)某些人的確是看到了該通知 請(qǐng)問(wèn)如何操作 因?yàn)榘l(fā)送者只可以看到通知名單中列出的人的閱讀情況 所以應(yīng)選擇公開(kāi)方式并選定通知名單 說(shuō)明 日常辦公模塊中還有信息報(bào)送模塊 此模塊僅針對(duì)信息員開(kāi)放 日常辦公模塊回顧 秘書(shū)必備操作 日常辦公公文管理公共服務(wù)個(gè)人服務(wù) 公文管理 公文管理 行文管理 用途 起草 傳遞公文網(wǎng)上公文流轉(zhuǎn)的主要優(yōu)點(diǎn) 流轉(zhuǎn)過(guò)程的透明化便于移動(dòng)辦公的實(shí)現(xiàn)便于流程的規(guī)范化提高流轉(zhuǎn)效率 縮短公文流轉(zhuǎn)時(shí)間便于歷史公文查詢(xún)用戶(hù)權(quán)限 各部門(mén)秘書(shū) 擬稿 發(fā)文等各部門(mén)負(fù)責(zé)人 審稿 會(huì)簽等校領(lǐng)導(dǎo) 簽發(fā)等 院系公文流轉(zhuǎn)過(guò)程圖 院系秘書(shū)擬稿 審稿意見(jiàn) 發(fā)文擬稿演示 用校辦規(guī)定的word公文模板起草公文并保存 發(fā)送操作術(shù)語(yǔ)說(shuō)明 審稿人 顯示本部門(mén)負(fù)責(zé)人列表 發(fā)送角色選擇 發(fā)送具體人員選擇 請(qǐng)負(fù)責(zé)人審稿步驟 步驟一 擬稿用Word擬稿并保存 步驟二 創(chuàng)建公文填寫(xiě)公文主題 類(lèi)型上傳Word正文步驟三 發(fā)送先選角色再選具體人 并發(fā)送 注意 看到 發(fā)送成功 提示才說(shuō)明發(fā)送完成 請(qǐng)?jiān)诳吹皆撎崾局笤訇P(guān)閉窗口 以確保系統(tǒng)正常發(fā)送 發(fā)送操作術(shù)語(yǔ)說(shuō)明 部門(mén)秘書(shū) 審稿人 會(huì)簽人 校秘書(shū) 顯示本部門(mén)秘書(shū)列表 顯示本部門(mén)負(fù)責(zé)人名稱(chēng) 顯示其他部門(mén)負(fù)責(zé)人列表 顯示所有校秘書(shū)列表 發(fā)送角色選擇 發(fā)送具體人員選擇 部處秘書(shū) 顯示單位秘書(shū)列表 送主送單位秘書(shū)步驟 步驟一 查看審稿意見(jiàn)單擊查閱意見(jiàn)按鈕步驟二 發(fā)送先選角色 部處單位秘書(shū) 再選具體人員 并發(fā)送注意 看到 發(fā)送成功 提示才說(shuō)明發(fā)送完成 請(qǐng)?jiān)诳吹皆撎崾局笤訇P(guān)閉窗口 以確保系統(tǒng)正常發(fā)送 查看公文流轉(zhuǎn)過(guò)程 打開(kāi)公文 單擊 查閱流轉(zhuǎn) 按鈕請(qǐng)查看前面所發(fā)送公文的流轉(zhuǎn)過(guò)程 查看公文歷史意見(jiàn) 打開(kāi)公文 單擊 查閱意見(jiàn) 按鈕請(qǐng)查看前面所發(fā)送公文在流轉(zhuǎn)過(guò)程中產(chǎn)生的歷史意見(jiàn) 行文管理常見(jiàn)問(wèn)題解答 首次使用行文管理時(shí) 提示 是否要下載AXNOTES控件 是 首次使用行文管理功能必須先安裝該控件 部門(mén)秘書(shū)是否可以刪除公文 答案 是 但是只能刪除自己擬稿的公文 但是刪除后 流轉(zhuǎn)中的相關(guān)人員也將無(wú)法看到此公文 相當(dāng)于該公文遺失 所有操作必須重來(lái) 所以請(qǐng)慎重操作 秘書(shū)送本部門(mén)負(fù)責(zé)人審稿練習(xí) 要求如下 擬稿標(biāo)題 角色名稱(chēng) 您的名字 的送稿測(cè)試公文類(lèi)型 請(qǐng)示稿件正文 自擬審稿人 由工作人員擔(dān)當(dāng) 文件查詢(xún) 文件查詢(xún)用途 查找歷史公文 用戶(hù)權(quán)限 各部門(mén)秘書(shū) 各部門(mén)負(fù)責(zé)人 校領(lǐng)導(dǎo) 公文管理模塊回顧 院系秘書(shū)必備操作 日常辦公公文管理公共服務(wù)個(gè)人服務(wù) 公共服務(wù) 部門(mén)簡(jiǎn)報(bào)規(guī)章制度電子論壇 公共服務(wù) 部門(mén)簡(jiǎn)報(bào) 部門(mén)簡(jiǎn)報(bào)模塊說(shuō)明 各院系能夠公開(kāi)發(fā)布本院系的部門(mén)簡(jiǎn)報(bào) 所有用戶(hù)可以瀏覽各部門(mén)簡(jiǎn)報(bào)用戶(hù)類(lèi)型 秘書(shū) 新建 修改 刪除本院系部門(mén)簡(jiǎn)報(bào)一般用戶(hù) 分類(lèi)瀏覽 查看所有部門(mén)簡(jiǎn)報(bào) 公共服務(wù) 部門(mén)簡(jiǎn)報(bào) 演示案例發(fā)布簡(jiǎn)報(bào) 院系秘書(shū) 刪除本院系的部門(mén)簡(jiǎn)報(bào) 院系秘書(shū) 公共服務(wù) 部門(mén)簡(jiǎn)報(bào)演示案例 演示案例 發(fā)布簡(jiǎn)報(bào) 院系秘書(shū) 院系秘書(shū)登錄 公共服務(wù) 部門(mén)簡(jiǎn)報(bào) 選擇左側(cè) 本部門(mén) 點(diǎn)擊右側(cè)上方 新建文檔 填入必要簡(jiǎn)報(bào)信息 保存關(guān)閉 公共服務(wù) 部門(mén)簡(jiǎn)報(bào)演示案例 演示案例 刪除本院系的部門(mén)簡(jiǎn)報(bào) 院系秘書(shū) 院系秘書(shū)登錄 公共服務(wù) 部門(mén)簡(jiǎn)報(bào) 選擇左側(cè) 本部門(mén) 點(diǎn)選待刪除的本部門(mén)簡(jiǎn)報(bào) 出現(xiàn)勾表示選中 點(diǎn)擊上方 刪除 按鈕 刪除被選中的部門(mén)簡(jiǎn)報(bào) 公共服務(wù) 規(guī)章制度 規(guī)章制度模塊說(shuō)明 各院系能夠公開(kāi)發(fā)布本院系的規(guī)章制度 規(guī)章制度類(lèi)別由規(guī)章制度權(quán)限組中的成員統(tǒng)一維護(hù) 所有用戶(hù)可以瀏覽所有院系規(guī)章制度用戶(hù)類(lèi)型 秘書(shū) 新建 修改 刪除本院系規(guī)章制度規(guī)章制度管理者 管理規(guī)章制度類(lèi)型一般用戶(hù) 分類(lèi)瀏覽 查看所有規(guī)章制度 公共服務(wù) 規(guī)章制度 演示案例發(fā)布規(guī)章制度 院系秘書(shū) 刪除本院系規(guī)章制度 院系秘書(shū) 公共服務(wù) 規(guī)章制度演示案例 演示案例 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個(gè)人服務(wù) 電子郵件個(gè)人名片日程安排密碼修改 個(gè)人服務(wù) 電子郵件 電子郵件功能 收發(fā)郵件及系統(tǒng)的其他信息包含信息 普通郵件 委托及答復(fù) 會(huì)議通知 議題征集單 用戶(hù)類(lèi)型 一般用戶(hù) 個(gè)人服務(wù) 電子郵件 續(xù) 案例 發(fā)郵件 電子郵件 新郵件 登錄系統(tǒng) 輸入郵件標(biāo)題 正文 發(fā)送保存 選擇收件人 抄送人 密送人 添加附件 個(gè)人服務(wù) 個(gè)人名片 個(gè)人名片用戶(hù)個(gè)人的通訊錄用戶(hù)權(quán)限 一般用戶(hù) 個(gè)人服務(wù) 日程安排 日程安排主要用于記錄用戶(hù)私人的日程安排情況 包括用戶(hù)自己創(chuàng)建的日程安排和委托事宜信息 用戶(hù)類(lèi)型 一般用戶(hù) 個(gè)人服務(wù) 日程安排 續(xù) 案例1 創(chuàng)建日程安排 登錄系統(tǒng) 日程安排 創(chuàng)建日程 輸入日程安排信息 注