銷售合同管理辦法.doc

銷售合同管理辦法銷售合同管理辦法 主控部門 主控部門 商務部 相關部門 相關部門 銷售機構 軟件中心 方案推廣銷售部 質量監(jiān)督部 財務部 文檔控制文檔控制 更改記錄更改記錄 日期日期作者作者版本號版本號更改記錄更改記錄 目錄目錄 1目的目的 4 2適用范圍及原則適用范圍及原則 4 3崗位及職責崗位及職責 4 3 1銷售機構職責 4 3 2軟件中心職責 5 3 3方案推廣銷售部職責 5 3 4質量監(jiān)督部職責 5 3 5商務部職責 4 3 6法務專崗職責 5 3 7財務部職責 6 4銷售合同分類與適用范圍銷售合同分類與適用范圍 6 5銷售合同管理流程圖銷售合同管理流程圖 6 6銷售合同管理流程描述銷售合同管理流程描述 7 6 1合同起草 7 6 2合同評審及簽訂 8 6 2 1合同評審的方式 8 6 2 2合同評審權限 8 6 2 3合同評審的時間要求 8 6 2 4合同簽章 8 6 3合同移交及執(zhí)行管理 8 6 3 1合同的移交 8 6 3 2合同的執(zhí)行管理 9 6 4合同應收款 9 7銷售合同的變更與糾紛銷售合同的變更與糾紛 10 8合同的存檔合同的存檔 10 8 1合同的編號規(guī)則 10 8 2合同的存檔 10 9合同附件合同附件 10 1目的 為了貫徹國家有關法律法規(guī) 維護公司正常的經營秩序 提高公司的經營管理水平 適應 公司不斷發(fā)展的需要 在合同管理制度的基礎上 特編寫本銷售合同管理辦法 2適用范圍及原則 2 1 適用范圍 適用于公司所有銷售機構的銷售業(yè)務活動 2 2 原則 未經公司評審過的合同不能讓客戶先簽章 2 3 合同簽約主體 對于新建分公司 銷售合同總金額大于 萬元的合同簽約主體只能 為總部 對于已建分子公司 根據客戶的需求決定合同的簽約主體 3崗位及職責 3 13 1 銷售機構銷售機構 3 1 1 學習并掌握公司的合同管理制度 系統(tǒng)銷售漏斗的管理程序 將所有的銷售 項目均在 系統(tǒng)中備案 按照公司標準合同模版的條款同客戶進行合同的商務談判 對于非標準合同模版以及大額的合同須提前至少 3 個工作日通知商務部準備合同的評審 3 1 2 嚴格按照商務部的要求及時填寫 銷售 采購申請單 3 1 3 了解并掌握公司所銷售產品的特點及功能 避免給客戶做不現實的承諾而給公司造 成無謂的經營損失 3 1 4 按照公司相關產品銷售的規(guī)定給客戶進行供貨周期 服務 退換貨等承諾 避免給 客戶不現實的承諾 3 1 5 與客戶簽訂合同前要全面了解客戶的資信狀況及該項合同的可執(zhí)行性 以防欺詐行 為發(fā)生 并有責任向商務部門提供完整的客戶信息 3 1 6 了解合同執(zhí)行情況 對可能出現的問題及時向主管領導反映并加強與執(zhí)行部門及客 戶溝通 協助解決問題 3 1 7 按照合同的約定執(zhí)行收款 如果產生超期欠款 則應盡快努力收回 3 1 8 積極配合實施服務人員 項目經理做好產品 項目的客戶驗收工作 3 23 2 商務部商務部 3 2 1 總部商務部職責 3 2 1 1 標準合同文本的發(fā)布執(zhí)行 特殊合同文本的參與擬定 3 2 1 2 對 系統(tǒng)進行管理 3 2 1 3 根據公司各項規(guī)定對合同的主要條款進行審核 主要條款指 產品名稱 規(guī)格型 號 數量 價格 收款方式 收款期限 供貨周期 實施周期等 對所有非標準合同組織 評審 3 2 1 4 對本公司的合同統(tǒng)一編號 登錄合同各項信息并分類匯總 保管 3 2 1 5 監(jiān)督合同進程 對不能完全按照合同條款執(zhí)行的部分應該及時向銷售機構通報 主要內容包括 嚴格保證合同的供貨周期 合同的客戶付款到帳 開銷售發(fā)票及發(fā)貨 驗 收等環(huán)節(jié) 定期檢查已屆期滿的合同是否已經全面履行 以及合同從簽訂到執(zhí)行完畢的各 個階段是否符合規(guī)定要求 3 2 1 6 負責公司的應收賬款管理工作 定期向各銷售機構和銷售人員提供 銷售情況統(tǒng) 計表 督促欠款的催收工作 3 2 1 7 合同相關數據統(tǒng)計 分析 為公司的經營決策提供有效的分析數據 協助建立用 戶信息檔案 3 2 1 8 保證銷售機構在訂單傳遞 特價審批 合同跟蹤 物流配送等商務環(huán)節(jié)上的暢通 與高效 3 2 2 已建分子公司商務人員職責 3 2 2 1 對銷售合同發(fā)起合同評審 并審核合同中合同產品 合同金額 收款方式等相關 條款 3 2 2 2 向總部訂貨 收貨 保管與發(fā)貨 3 2 2 3 審核銷售人員提交的 發(fā)票申請單 并提交財務人員 3 2 2 4 銷售情況統(tǒng)計表 的維護與更新 3 33 3 法務專崗法務專崗 3 3 1 對標準合同模版的草擬并組織評審 3 3 2 對銷售合同中法律條款的審核 3 3 3 合同執(zhí)行過程中出現的法律問題進行法律支持 3 3 4 負責總部合同專用章的保管與使用 3 43 4 軟件中心軟件中心 3 4 1 為公司各銷售機構提供銷售 實施及產品日常的運維服務支持 3 4 2 對于特殊的合同 協助銷售機構與客戶進行相關產品的技術交流與溝通 3 4 3 為了防范技術風險 保證合同的順利執(zhí)行 需要對非公司標準合同模板起草的合同 相關條款進行審核 包括 客戶需求 開發(fā)及實施周期等的審核 3 53 5 方案推廣銷售部方案推廣銷售部 3 5 1 為公司各銷售機構提供方案型的銷售建議 更好的為客戶的系統(tǒng)提供服務 3 5 2 參與銷售合同的評審 3 63 6 質量監(jiān)督部質量監(jiān)督部 3 6 1 對合同項目的開發(fā) 實施的執(zhí)行過程進行立項 跟蹤與監(jiān)控 3 6 2 保存合同項目的相關開發(fā)和實施文檔 3 6 3 負責將合同項目的階段性驗收報告文檔及時移交商務部 3 73 7 財務部財務部 3 7 1 總部財務部職責 3 7 1 1 根據商務部提交的 發(fā)票申請單 開具銷售發(fā)票 3 7 1 2 合同款項到款及時通知商務部直銷銷售商務 3 7 2 已建分子公司財務人員職責 3 7 2 1 審核或審批合同中的商務條款 3 7 2 2 根據商務人員審核后 發(fā)票申請單 開具銷售發(fā)票 3 7 2 3 合同款項到款及時更新 銷售情況統(tǒng)計表 并通知合同責任人 3 7 2 4 合同相關數據統(tǒng)計 分析 為公司的經營決策提供有效的分析數據 3 7 2 5 合同印章的保管與使用 3 7 3 新建分子公司區(qū)域財務主管職責 3 7 3 1 對銷售合同發(fā)起合同評審 并審核合同中合同產品 合同金額 收款方式等相關 條款 3 7 2 1 向總部訂貨 收貨 保管與發(fā)貨 3 7 3 2 根據合同責任人提交的 發(fā)票申請單 進行審核并開具銷售發(fā)票 3 7 3 3 合同款項到款及時更新 銷售情況統(tǒng)計表 并通知合同責任人 3 7 3 4 合同印章的保管與使用 4合同分類與適用范圍 4 1 委托技術開發(fā)合同 委托產品開發(fā) 綜合業(yè)務系統(tǒng)開發(fā) 自主產品個性化開發(fā) 知識 產權歸委托方或雙方所有的合同 4 2 產品銷售及服務合同 混合銷售 自主知識產權軟件產品銷售及服務 代理產品銷售 及服務 4 3 技術實施或服務合同 非產品類的技術實施 技術服務 技術咨詢 4 4 銷售代理協議 訂貨單 代理商 分子公司銷售本公司的產品而與總部簽訂的銷售協議 訂貨單 5合同管理流程圖 銷售合同管理流程 合同的起草合同評審及簽訂合同的執(zhí)行合同數據分析 總裁會方案推廣部財務部質量監(jiān)督部商務部軟件中心各銷售機構 起草并提交合同審核合同 是否標準合同 合同蓋章 發(fā)起評審 否 開發(fā) 實施經理 部門經理 分子公 司總經理 業(yè)務 產品主管副 總裁 總裁 財務總 監(jiān) 審批意見 法務及商務經理 意見 部門經理 不通過 存檔 開發(fā) 實施 服務 申請 合同項目立項受理 發(fā)票申請發(fā)票申請審核 通過 商務部根據發(fā)貨的情況受理發(fā)票的申請開出發(fā)票提交財務 回款單整理回款清單回款通知回款通知 階段性驗收報告 銷售情況統(tǒng)計表 提交 銷售 采購 申請單 商務部審核并記錄 開發(fā) 實施的過程文檔 編制各類商務 報表 編制公司級報表提交財務查閱商務報表查閱商務報表 是 6合同管理流程描述 本流程描述中的商務人員指 總部 直銷銷售商務 已建分子公司 商務人員 新建分公 司 區(qū)域財務主管 本流程描述中的財務人員指 總部 財務人員 已建分子公司 財務經理 新建分公司 區(qū)域財務主管 6 16 1 合同起草合同起草 6 1 1 所有的銷售合同在簽訂前均須在 系統(tǒng)銷售漏斗中備案 否則 商務人員不予 發(fā)起評審 6 1 2 各銷售機構需嚴格按照公司制定的標準合同模版起草 根據客戶的意見在修訂狀態(tài) 下對合同進行修改 然后郵件提交至商務人員進行初審 合同模板 見附件一 6 26 2 合同評審及簽訂合同評審及簽訂 6 2 1合同評審的方式 合同評審的方式 合同評審的方式為郵件評審或會議評審 具體方式根據合同的實際情況而定 且按照 合 同管理制度 執(zhí)行 6 2 2合同評審權限 合同評審權限 參與合同審核和審批的人員詳見附件二 合同審核及審批權限表 6 2 3合同評審的時間要求 合同評審的時間要求 6 2 3 1 郵件評審 所有審核人的審核同步進行 即評審發(fā)起人同時將合同草稿郵件發(fā)給所 有審核人 審核人應在一個工作日內向發(fā)起人反饋意見 審批人為逐級審批 每個審批人 應在一個工作日內反饋意見 6 2 3 2 會議評審 評審發(fā)起人在接到合同責任人的合同草稿后 在 2 個工作日內組織會議 評審 并在評審會召開的同時將紙質合同草稿發(fā)給所有審核人和審批人 參與評審的人員 在會議討論結束的同時在 銷售合同審批表 附件三 上出具評審意見 6 2 4合同簽章合同簽章 6 2 4 1 合同審批后由合同責任人自行簽訂 且憑審批后的 銷售合同評審表 請合同印 章保管人給予加蓋合同章 6 2 4 2 特殊說明 由于客戶方的特殊原因 未經公司審批而先使用印章簽訂的銷售合同 須補走審批流程 否則 此類合同的收入不予計算銷售業(yè)績 但公司將繼續(xù)履行合同的權 利及義務 6 2 4 3 客戶方 我方均簽字蓋章后 此合同即簽訂完畢 6 36 3 合同移交及執(zhí)行管理合同移交及執(zhí)行管理 6 3 1合同的移交合同的移交 6 3 1 1 合同簽訂完畢后 合同責任人應立即填寫 銷售 采購申請單 附件四 本單一 式四聯 白聯 商務人員留存 粉聯 如果有第三方產品采購則采購執(zhí)行人留存 黃聯 視同訂貨單由訂單受理專員留存 蘭聯 交由合同責任人留存 連同合同一并移交至合同 簽約主體方商務人員進行合同的存檔及執(zhí)行管理 6 3 1 2 銷售 采購申請單 須將銷售部分以及采購部分均填寫清楚 如合同的采購價格 暫時未確定的 則由合同責任人以從高的原則暫估采購價格 待采購合同簽訂后 由商務 人員進行核對并修正即可 6 3 1 3 銷售 采購申請單 經商務審核 商務部經理 分子公司財務經理審批后 即可開 始列入 銷售情況統(tǒng)計表 進行合同的收款 付款 銷售收入 成本的統(tǒng)計 如果采購價格 為暫估的需由業(yè)務主管副總裁審批后 分子公司可郵件審批 方可計入銷售人員的業(yè)績統(tǒng) 計 6 3 2合同的執(zhí)行管理合同的執(zhí)行管理 6 3 2 1 合同內產品的發(fā)貨參見 訂單管理程序 6 3 2 2 合同的開發(fā) 實施 服務申請和合同項目的立項參見公司的項目 實施服務流程 實施方法論 項目管理流程 項目考核辦法 6 3 2 3 合同銷售發(fā)票的開具 6 3 2 2 1 由合同責任人提交一式兩聯的 發(fā)票申請單 附件五 至商務人員 6 3 2 2 2 商務人員根據合同內容 發(fā)貨情況 實際的收款 開票情況審核 發(fā)票申請單 6 3 2 2 2 1 如果先發(fā)貨后開發(fā)票 則按正常發(fā)貨后開具銷售發(fā)票的流程進行 6 3 2 2 2 2 如果先開發(fā)票后發(fā)貨 則需商務部經理 分子公司財務經理審批后 再按正 常的開票流程進行 6 3 2 2 3 審核無誤后提交財務開具發(fā)票 6 3 2 2 4 財務根據 發(fā)票申請單 開出發(fā)票 同時將 發(fā)票申請單 的第二聯返給商務 人員 并通知發(fā)票申請人領取或直接郵寄至分子公司 6 3 2 2 5 商務人員根據返回的 發(fā)票申請單 更新 銷售情況統(tǒng)計表 6 3 2 3 合同回款的處理 6 3 2 3 1 財務收到回款后 每天上午 9 點 30 分前郵件通知商務人員上一個工作日的回款 記錄 6 3 2 3 2 商務人員根據回款的金額和客戶 判斷到具體的合同中 形成當日的回款清單 郵件通知合同責任人和相關領導 并及時更新至 銷售情況統(tǒng)計表 6 3 2 4 合同收入 成本的確認 6 3 2 4 1 需開發(fā) 實施交付的合同項目 由質量監(jiān)督部 分子公司實施服務人員將合同項 目的階段性驗收報告 項目總體計劃 項目培訓報告 項目上線報告 項目驗收移 交報告 移交商務人員 6 3 2 4 2 不需要開發(fā) 實施交付的合同項目 由合同責任人將 產品 服務簽收單 移交 商務人員 6 3 2 4 2 商務人員為階段性驗收報告進行編號管理 然后根據 收入 成本確認原則 進 行合同的收入 成本確認 6 3 2 4 3 將已經編號且收入 成本確認過的階段性驗收報告移交至合同管理員存檔管理 6 46 4 合同應收款合同應收款 6 4 1 應收款 是指公司因銷售產品或者是提供勞務而形成的債權 應收款分為未到期和 逾期兩種 6 4 1 1 未到期 合同規(guī)定的信用期內的欠款 6 4 1 2 逾期 超過合同規(guī)定的信用期的欠款 對于逾期較長或回收難度較大的應收款 則由主管副總裁決定是否向客戶發(fā)送信用溝通函 對賬單 或催款函或律師函 6 4 1 3 合同壞賬 對于逾期的應收賬款 根據財務規(guī)定計提壞賬準備 6 4 2 各銷售機構應積極催收逾期欠款 對按時付款確實有困難的客戶要與之簽訂付款協 議 要求客戶簽字蓋章 明確付款日期和金額 經相應合同審批權限人簽字后交商務部備 案 如果因合同存在技術問題 暫時不能簽訂付款協議 各銷售機構應與客戶簽訂解決方 案備忘錄 要求客戶簽字蓋章 注明解決什么問題 客戶應在什么時間 什么條件下付款 等等 經相應合同審批權限人簽字后 交商務部備案 6 4 3 銷售機構內銷售人員調離公司或內部調動工作崗位 應與銷售機構負責人指定的其 他銷售人員辦理應收款書面移交手續(xù) 交商務部備案 若形成無人負責的欠款合同 銷售 機構負責人應指定專人接管 7合同的變更與糾紛 7 1 合同發(fā)生變更 各銷售機構需填寫 合同變更審批表 附件六 并與客戶簽訂合同 補充協議 審核及審批權限與新簽訂合同流程一致 并按合同補充協議的條款在商務人員 處備案執(zhí)行 7 2