WORD的自動多級編號功能.doc

WORD的自動多級編號功能1、新建一個文檔，在頁面需要插入編號的位置右擊鼠標(biāo)，選擇“項目符號和編號（N）”，再點擊“多級符號（U）”標(biāo)簽，出現(xiàn)如下窗口。需要說明的是，我的軟件已經(jīng)做過相應(yīng)的設(shè)置，所以你在電腦上看到的具體內(nèi)容與本文貼圖不會完全一致。從圖中可見，Word 可以設(shè)置七種不同的自動編號樣式。2、隨便選擇一個樣式框，點擊“自定義（T）”按鈕，出現(xiàn)“自定多級符號列表”窗口，再點擊“高級（L）”按鈕，出現(xiàn)下圖。這里就是我們設(shè)置多級編號樣式的的操作界面。3、現(xiàn)在重點解釋一下設(shè)置第一級別自動編號的方法，即按“一、二、三、”的序列編號，其他級別自動編號的設(shè)置方法是大致相同的。（1）在“級別（V）”下方有9個數(shù)字，表示word可以編制九級自動編號?，F(xiàn)在是要設(shè)置的是第一級，點擊“1”。（2）在“編號樣式（N）”中，選擇需要的編號序列形式。本文是按“一、二、三、”序列編號，選擇“一,二,三(簡)”一欄。注意，這個位置還有一個不帶“（簡）”的“一,二,三”序列，不要選錯。否則編號到兩位數(shù)后會有不同，比如13會表達成“一三”而不是“十三”。（3）在“編號格式（O）”中，編號樣式會隨著你選擇的樣式變化，如數(shù)字1會變成“一”，并成灰底顯示。在word中，灰底顯示的文字都是會自動變化的，如日期、頁碼、自動生成的目錄等，不要對此作任何改動，否則就達不到自動編號的效果了。在灰底編號后還有一個小數(shù)點，這是軟件默認(rèn)的分割符。沒有分割符的話，容易出現(xiàn)編號和正文條款內(nèi)容混淆的情形，所以一般都要在編號后加上分割符，以區(qū)別編號和正文。我的習(xí)慣是用全角頓號（、）作為分割符，所以刪去小數(shù)點，輸入一個頓號。（4）其他欄目的設(shè)置參考上圖。特別需要注意的一個設(shè)置是“編號之后（W）”，強烈建議要選擇“不特別標(biāo)注”，尤其不要選擇“制表符”，否則正文條款多的話，編號后的文字很難對齊。至于“對齊位置”和“縮進位置”，是和英文的排版格式有關(guān)，與中文的排版格式不同，設(shè)為零就行。在上圖中，還有一個選項是“將級別鏈接到樣式（K）”，如果你對WORD的“樣式”有認(rèn)識，還可以把相應(yīng)級別的文字直接鏈接到設(shè)定好的樣式中，這對軟件自動生成文檔目錄、減化格式設(shè)定等有極大幫助。有時間再寫一篇關(guān)于樣式的文章，本文就不多說了。（5）至于第二級別之后的設(shè)置，先在“級別（V）”中選擇相應(yīng)的級別，再選擇相應(yīng)的“編號樣式”即可，其他的設(shè)置與第一級是一樣的。需要特別注意的是，word內(nèi)置的默認(rèn)編號第一級是“1”，第二級是“1.1”，第三級是“ 1.1.1”，如此類推。因此，與第一級別不同，從第二級開始，在“編號格式（O）”中就會出現(xiàn)不只一項灰底顯示的文字，保留最后一個（就是會隨著你在“編號樣式”中選擇的樣式變化的那項灰底文字），其他的文字和符號都刪除，再加上你喜歡的分割符。如此重復(fù)，設(shè)置多幾個級別，一般五個級別就夠用了。（6）按確定返回到“項目符號和編號（N）”窗口，再按確定，頁面上就會出現(xiàn)某一級別的編號，同時，你設(shè)置的多級編號樣式就保留在所選擇的樣式框中，以后可以隨時調(diào)用。輸入正文，軟件自動以段落為單位，在每一段落回車后進行自動編號。連續(xù)兩個回車，則取消自動編號。如果要提高或降低某一段落的編號級別，在該段落任意位置右擊鼠標(biāo)，選擇“減少縮進量（D）”或“增加縮進量（I）”，編號會自動調(diào)整，之后的段落的編號會保持在這一級別上，直到你作出調(diào)整。4、其他說明（1）按上面的操作，所有文字都是左對齊的，這是因為“對齊位置”設(shè)置了為零的緣故。這當(dāng)然不符合中文格式要求，中文是要求每一段落的首行縮進兩個字符。不要緊，先寫好你的合同，再選定相應(yīng)的段落，在反黑的文字上右擊鼠標(biāo)，選擇“段落（P）”，在“特殊格式（S）”中選擇“首行縮進”兩字符即可。（2）很多文檔已經(jīng)是手工輸入編號的，調(diào)整起來很麻煩。選定相應(yīng)的段落，再套用剛才設(shè)定好的自動編號樣式看看，是不是已經(jīng)轉(zhuǎn)換為自動編號了？不過軟件一般不能全部轉(zhuǎn)換，還需要對照原級別結(jié)構(gòu)用“減少縮進量”或“增加縮進量”的方式調(diào)整，有些原文的編號還要刪除，當(dāng)然這時的工作量已經(jīng)少很多了，最重要的是，出