房地產(chǎn)評估公司檔案管理制度.doc

。房地產(chǎn)評估公司檔案管理制度為維護本公司利益和各方當(dāng)事人的合法利益，規(guī)范估價操作行為，及時做好估價資料整理歸檔，方便內(nèi)部和外部審核，并且防范風(fēng)險或解決有關(guān)估價爭議，根據(jù)房地產(chǎn)估價規(guī)范和國家、省、市的相關(guān)規(guī)定，結(jié)合本公司實際，制訂如下評估報告檔案管理制度。一、估價項目檔案管理的主要工作原則在加強房地產(chǎn)估價資料歸檔管理中，遵循下述工作原則：1、及時性原則估價人員在出具估價報告后的3天內(nèi)，及時將一切必要的資料整理歸檔，避免出錯或丟失資料。2、真實性原則估價項目檔案具有依據(jù)憑證作用，必須強調(diào)歸檔資料的原始、合法和真實性。3、完整性原則估價項目檔案應(yīng)涵蓋全部估價活動，具有較好的完整性，以確保對整個估價活動過程的可追溯性。4、可操作性原則估價項目資料應(yīng)便于整理歸檔，切忌過于繁瑣和盲目求全；應(yīng)便于查找保管，并滿足保密的要求；應(yīng)便于開發(fā)利用。二、估價資料管理措施1、評估報告的臺帳建立要建立格式和內(nèi)容一致的估價報告微機登記臺帳和書面登記臺帳，摘錄各份估價報告的項目名稱、委托人、評估項目、項目規(guī)模、估價時點、估價結(jié)果等事項，其欄目要與房地產(chǎn)估價機構(gòu)信用檔案中的“估價項目基本情況”內(nèi)容保持一致，以減少上報信用檔案的工作量。估價報告的臺帳建立，應(yīng)自接受委托時開始逐項登記。2、明確歸檔估價資料的內(nèi)容估價報告的歸檔備案估價報告交付后，應(yīng)及時歸檔備案，并采用微機存檔和書面存檔兩種方式。1) 微機存檔的估價報告，應(yīng)包括以下內(nèi)容： a) 房地產(chǎn)估價結(jié)果報告； b) 房地產(chǎn)估價技術(shù)報告； c) 現(xiàn)場勘察數(shù)碼照片。 2) 書面存檔的估價報告，下列資料必須完善： a) 房地產(chǎn)估價委托書； b) 房地產(chǎn)估價報告（必須附有技術(shù)報告）： c) 房地產(chǎn)估價現(xiàn)場勘察表； d) 房地產(chǎn)估價收費通知單存根聯(lián)； e) 房地產(chǎn)估價業(yè)務(wù)流程單； f) 委托人提供的相關(guān)權(quán)證資料等附件。有保存價值的一切必要資料都應(yīng)整理歸檔。將應(yīng)歸檔資料分為下述四類，并在檔案目錄中明示：(1)估價報告類：包括估價結(jié)果報告和估價技術(shù)報告，含必要的附件資料。(2)工作流程類：包括估價項目受理審定表、委托協(xié)議書、估價項目安排表、估價工作計劃書、估價報告三級審核及重大估價問題討論記錄表、估價報告流轉(zhuǎn)簽發(fā)及修改記錄表、委托方簽收及評價意見表、評估工作小結(jié)。(3)備查資料類：現(xiàn)場查勘記錄、估價調(diào)查資料及其他估價有關(guān)參考資料、委托方提供的資料清單、未列入估價報告附件的委托方提供資料。(4)檔案管理類：立檔審查表和估價報告電子文檔查找編目。3、歸檔的時間要求估價人員在出具估價報告后兩周內(nèi)，應(yīng)按有關(guān)要求將該項目一切必要的資料整理歸檔。部門經(jīng)理在每個月的月底，應(yīng)對估價人員已出具估價報告的項目資料整理歸檔情況進行督促檢查。估價人員整理好有關(guān)資料、準備歸檔時，項目負責(zé)人、部門經(jīng)理和檔案管理人員，應(yīng)按立檔審查要求(含歸檔資料種類、數(shù)量及其內(nèi)容質(zhì)量等方面的要求)，對擬歸檔資料認真進行審查，如確認符合要求，方可在填妥立檔審查表后，準予立檔入庫。4、檔案室的硬件和軟件建設(shè)在硬件建設(shè)方面，主要抓下列事項：(1)設(shè)專門的檔案室(有專人管理，有嚴格的檔案入庫審查和借閱制度)。檔案室內(nèi)嚴禁吸煙，堅持以防為主、防治結(jié)合方針，切實做好檔案“十防”（即防盜、防水、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲、防高溫、防強光、防泄密）工作，確保檔案完整安全。保持一定的室溫和適當(dāng)通風(fēng)。(2)紙質(zhì)檔案的保管，采用目前檔案管理系統(tǒng)較先進的手動密集架，以便最充分地利用檔案室的有限空間，存放盡可能多的檔案資料。 (3)書面歸檔資料應(yīng)選用較好的紙張。所有簽字不準用園珠筆。歸檔紙質(zhì)資料的裝訂，首先是用打洞機打洞，然后用我公司特地定做的帶蛇形金屬軟條(可穿過紙孔)的硬面檔案夾，很方便地裝訂成冊。這樣裝訂的檔案可在密集架上整齊地擺放。 (4)電子文檔采用質(zhì)量好的耐久光盤脫機保存。每張光盤均可存放一定數(shù)量估價項目的歸檔資料。光盤集中存放在一個專用的鐵皮柜內(nèi)。所有光盤均有備份，并另行存放。在軟件建設(shè)方面，主要抓下列事項：(1)制訂和不斷完善一整套涉及歸檔、立檔、保管、使用和銷毀等各個環(huán)節(jié)的檔案管理制度文件和程序文件，以指導(dǎo)檔案管理各項具體工作。 (2)制訂和不斷完善有關(guān)紙質(zhì)文檔和電子文檔的編目，以便查找。 (3)制訂和不斷完善有關(guān)檔案資料二次信息開發(fā)利用的具體技術(shù)路線、電子表格和編目，以便開發(fā)利用和查找。三、檔案管理制度為了加強本單位檔案管理，搞好各門類檔案的提供利用工作，特制定以下制度：（一）、檔案借閱管理制度 1、本單位各部門借閱檔案，必須按照單位制定的各門類檔案借閱管理標(biāo)準辦理借閱手續(xù)。 2、外單位來人查閱本單位檔案，需持單位介紹信并經(jīng)單位有關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)簽字批準，方可查閱，不得抄錄或借出。 3、機密、秘密、絕密檔案借閱一律按照檔案安全保密標(biāo)準中的要求辦理。 4、查閱各門類檔案應(yīng)在閱覽室內(nèi)進行，不劃道、涂改、折卷、裁剪、拍照、撕毀等。特殊情況需借出的，需經(jīng)部門負責(zé)人 批準，但借出時間不得超過一周，不得轉(zhuǎn)借他人。需繼續(xù)使用者要辦續(xù)借手續(xù)，確保檔案的完整與安全。 5、珍貴的實物檔案、重要的照片、底片、縮微膠片等檔案一律不借出。 6、凡私自抄錄、攝、描繪、折散、刪刮、撕毀檔案等行為者嚴格按照國家檔案法、保密法予以追究法律現(xiàn)行責(zé)任。（二）、檔案銷毀制度 、檔案的銷毀，是指對沒有保存價值的不歸檔文件和保管期限已滿無須繼續(xù)保存的檔案進行銷毀處理。 2、經(jīng)過鑒定確需銷毀的檔案，必須寫出銷毀檔案內(nèi)容分析報告，列出檔案銷毀清冊。 3、檔案銷毀，必須嚴格執(zhí)行審批制度，履行批準手續(xù)。 4、檔案的銷毀，必須