423-04電子媒體檔案管理辦法.doc

成都科力電子研究所文件編號(hào)：KONY/-4.2.3-04-2002標(biāo)題：電子媒體檔案管理辦法第 5 頁共 4 頁1 目的 通過對(duì)公司使用電子媒體保存的文件檔案管理，使其確保在與質(zhì)量體系運(yùn)行有關(guān)的場所都使用文件的有效版本；防止文檔丟失、損壞；預(yù)防泄露 。2 適用范圍 適用于對(duì)本公司與質(zhì)量體系有關(guān)的技術(shù)、質(zhì)量、銷售電子媒體文件的管理。3 定義3.1電子媒體文件：凡是用軟盤、硬盤、光盤以及電子郵件、傳真、保存的文件均稱電子媒體文件。3.2 技術(shù)電子媒體文件：用于產(chǎn)品和技術(shù)管理的電子媒體文件，包括：多媒體系統(tǒng)軟件產(chǎn)品，可編程器件文件、PCB板圖、產(chǎn)品電原理圖、結(jié)構(gòu)圖、器件清單、產(chǎn)品企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)及產(chǎn)品說明書等。3.3 質(zhì)量電子媒體文件：用于質(zhì)量體系管理的電子媒體文件包括質(zhì)量手冊，程序文件及其他質(zhì)量文件等。 3.4銷售電子媒體文件：用于產(chǎn)品銷售管理的電子媒體文件包括客戶信息，產(chǎn)品宣傳資料等。4 職責(zé)4.1總工辦負(fù)責(zé)技術(shù)電子媒體文件的檔案管理。4.2公司辦負(fù)責(zé)全套質(zhì)量電子媒體文件的檔案管理。4.3市場部負(fù)責(zé)銷售電子媒體文件的檔案管理。4.4各部門負(fù)責(zé)各自保存的其他電子媒體文件的檔案管理。5 管理程序5.1 電子媒體文件的分類見表1 表1 電子媒體文件的分類、使用權(quán)限及存放的地點(diǎn)序號(hào)類別文件名稱使用權(quán)限（級(jí)）存放地點(diǎn)受控受控（非）1技術(shù)電子媒體文件軟件產(chǎn)品：多媒體系統(tǒng)軟件1總工辦編程文件1總工辦設(shè)計(jì)圖紙：PCB文件電原理圖結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)圖2總工辦產(chǎn)品企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)2總工辦工藝文件產(chǎn)品使用說明書32質(zhì)量電子媒體文件質(zhì)量手冊、程序文件及其他質(zhì)量文件2公司辦3銷售電子媒體文件客戶信息2市場部產(chǎn)品手冊與其它宣傳資料、產(chǎn)品報(bào)價(jià)單3市場部 5.2 電子媒體文件分受控和非受控文件，其規(guī)定符合“文件和資料控制程序中4.1.3條”的規(guī)定。 5.3 文件形成 5.3.1 技術(shù)電子媒體文件形成a) 產(chǎn)品在樣品設(shè)計(jì)，技術(shù)鑒定、設(shè)計(jì)定型、生產(chǎn)定型各階段具備的技術(shù)電子媒體應(yīng)及時(shí)歸檔保存。開發(fā)部設(shè)計(jì)人員應(yīng)給出技術(shù)電子媒體文件的軟件名、存放地址，并將此文件存放在公司服務(wù)器中?？偣まk保存編程文件、多媒體系統(tǒng)軟件產(chǎn)品。PCB板圖、產(chǎn)品電原理圖等設(shè)計(jì)圖紙、產(chǎn)品企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)及產(chǎn)品說明書等媒體文件?？偣まk要建立技術(shù)電子媒體文件目錄，其中包括該軟件用于產(chǎn)品的類別、型號(hào)、地址等內(nèi)容。b) 技術(shù)電子媒體文件所涉及的軟件均按“設(shè)計(jì)控制程序”和“軟件管理辦法”執(zhí)行。進(jìn)行設(shè)計(jì)評(píng)審、驗(yàn)證和確認(rèn)。 5.3.2 質(zhì)量，銷售電子媒體文件形成 公司辦、市場部將已定稿的相關(guān)文件分別錄入計(jì)算機(jī)中并建立文件目錄，以便于查閱和調(diào)用。 5.4 電子媒體文件的復(fù)制 電子媒體文件應(yīng)由主管部門復(fù)制為母拷貝和子拷貝各一份（電 子郵件和傳真除外）。母拷貝保存在光盤或軟盤或服務(wù)器的硬盤里，子拷貝保存在常用 硬盤里。平時(shí)一般由子拷貝下載，若硬盤損壞，可由母拷貝重新裝入硬盤，若母、子拷貝均損壞應(yīng)以書面保留的技術(shù)文件為依據(jù)重新錄入。對(duì)于重要需保存的傳真件必須復(fù)印，將復(fù)印件保存。 5.5 電子媒體文件的更改 受控電子媒體文件一經(jīng)歸檔，不能隨意更改，但若必須更改時(shí)，需辦理手續(xù)方可更改。技術(shù)電子媒體文件的更改按“設(shè)計(jì)更改控制程序”和“軟件管理辦法”進(jìn)行，質(zhì)量電子媒體文件的更改按“文件和資料控制程序”進(jìn)行。 5.6 電子媒體文件的使用5.6.1 電子媒體文件使用權(quán)限劃分為一、二、三級(jí)，權(quán)限劃分由表1所示。 一級(jí)文件由公司編程員調(diào)用。 二級(jí)文件允許總經(jīng)理、副總經(jīng)理、總工程師、總經(jīng)理助理查看和調(diào)用。公司內(nèi)的相關(guān)人員允許對(duì)分管范圍內(nèi)的二級(jí)文件查看和調(diào)用。 三級(jí)文件允許公司內(nèi)人員在需要時(shí)查看和調(diào)用。5.6.2 公司內(nèi)其他人員未經(jīng)總工批準(zhǔn)均不準(zhǔn)查看和調(diào)用公司內(nèi)一、二級(jí)電子媒體文件。5.6.3 公司所有人員均無權(quán)將公司的一、二級(jí)電子媒體文件下載拷貝泄露給外單位，如有發(fā)現(xiàn)必須對(duì)當(dāng)事人嚴(yán)肅處理，情節(jié)嚴(yán)重者要依法處置。5.7 電子媒體文件的存放 電子媒體文件應(yīng)存放在干燥、清潔、