第06講 第二象限工作法.doc

第6講 第二象限工作法【本講重點】四象限的工作分類第二象限工作法四象限的工作分類工作的兩種劃分1.按工作的緊急程度劃分有些工作特別緊急，需要馬上處理，按照優(yōu)先順序的原則，緊急的事排在前。有些事不太緊急或不緊急，可以往后推一推，根據(jù)優(yōu)先順序原則把不太緊急或不緊急的事排在后面。【案例】某銷售經(jīng)理某天工作緊急程度劃分：緊急不緊急緊急處理客戶投訴意外事故的緊急排除客戶拜訪確定明天的廣告接待質檢人員工作總結修改工作流程處理同事的一些誤解輔導下屬工作安排下一步工作與同級部門間的協(xié)調銷售政策的修改2.按照重要程度來劃分重要的工作需要花費較多的時間和精力去做，不太重要或不重要的工作只需花費較少時間去做。顯然，優(yōu)先順序原則就是重要的排在前，不重要的排在后。【舉例】銷售部經(jīng)理的某一天工作的重要程度劃分：重要工作不重要工作銷售費用預算計劃制定部門招聘計劃拜訪重要客戶工作報告總結下達指示一些文件和資料的查詢文件歸檔應付無關人員領用物品報銷差旅費“四象限”的工作分類所有的工作都既有緊急程度的不同，又有重要程度的不同。根據(jù)這兩個方面，可以將工作分成四類，如下圖所示：圖6-1 四象限的工作分類1.第象限：既緊急又重要的事項緊急是指必須馬上做的事項；重要是指對公司、部門或者個人有重大影響的事項。例如銷售部經(jīng)理要處理客戶投訴。需要職業(yè)經(jīng)理臨“急”不亂，能夠使顧客對你的解釋或處理結果接受和滿意。但是，如果顧客投訴增多，每天都要處理類似事件，則要考慮產(chǎn)品是否出了問題？銷售人員的銷售或服務水平是否降低？2.第II象限：重要但是不緊急的事項例如銷售經(jīng)理制定下屬員工獎金提成及發(fā)放規(guī)定，新聘的銷售人員的培訓等雖然非常重要，但可以拖一段時間。然而一旦這些重要的事項沒有在限定的時間內完成，等到要上交或實施時才著急去做，就變成第一象限的工作既重要又緊急。一般情況下，重要的事項都是可以在一定的時間內完成的，一般有較充足的時間安排，但是，由于每天忙于瑣碎事務，經(jīng)常把重要的事擱置起來或認為還有時間，結果做了次要的事反而將重要的事拖到最后一刻，不僅時間倉促，質量和效果也不能令人滿意。3.第III象限：緊急但不重要的事項銷售經(jīng)理解決客戶投訴，上司找你了解工作等等都是緊急的事。下屬請示工作、電話、會議、來訪等基本上也屬于這一象限。由于對時間沒有計劃性，沒有按優(yōu)先原則排序，所以經(jīng)常把一些緊急的事當成重要的事來處理，顛倒了主次。4.第象限：不緊急和不重要的事項不要為既不緊急也不重要的事而花費寶貴的時間與精力。【事例】肖經(jīng)理一天的工作主要是接電話、輔導下屬工作、與財務經(jīng)理談銷售費用的預算、與行政部門經(jīng)理閑聊、向營銷總監(jiān)匯報工作、與人事經(jīng)理談某下屬的獎金問題、撰寫招聘計劃等。按照優(yōu)先順序原則即四象限原理，這些工作事項應為：圖6-2 “四象限”實例解析【自檢】運用“四象限”分析法，對你一天時間內的工作進行排序?！颈局v總結】本講介紹如何運用“四象限”分析法對各項工作進行排序。工作分類可以按兩種標準劃分，一是重要性，二是緊急性。依據(jù)這兩個標準，可以把工作劃分為四種類型，職業(yè)經(jīng)理應把重心放在第二象限的工作，也就是優(yōu)先處理重要但不緊急的事項?！拘牡皿w會】_第6講 第二象限工作法【本講重點】四象限的工作分類第二象限工作法四象限的工作分類工作的兩種劃分1.按工作的緊急程度劃分有些工作特別緊急，需要馬上處理，按照優(yōu)先順序的原則，緊急的事排在前。有些事不太緊急或不緊急，可以往后推一推，根據(jù)優(yōu)先順序原則把不太緊急或不緊急的事排在后面?！景咐磕充N售經(jīng)理某天工作緊急程度劃分：緊急不緊急緊急處理客戶投訴意外事故的緊急排除客戶拜訪確定明天的廣告接待質檢人員工作總結修改工作流程處理同事的一些誤解輔導下屬工作安排下一步工作與同級部門間的協(xié)調銷售政策的修改2.按照重要程度來劃分重要的工作需要花費較多的時間和精力去做，不太重要或不重要的工作只需花費較少時間去做。顯然，優(yōu)先順序原則就是重要的排在前，不重要的排在后?！九e例】銷售部經(jīng)理的某一天工作的重要程度劃分：重要工作不重要工作銷售費用預算計劃制定部門招聘計劃拜訪重要客戶工作報告總結下達指示一些文件和資料的查詢文件歸檔應付無關人員領用物品報銷差旅費“四象限”的工作分類所有的工作都既有緊急程度的不同，又有重要程度的不同。根據(jù)這兩個方面，可以將工作分成四類，如下圖所示：圖6-1 四象限的工作分類1.第象限：既緊急又重要的事項緊急是指必須馬上做的事項；重要是指對公司、部門或者個人有重大影響的事項。例如銷售部經(jīng)理要處理客戶投訴。需要職業(yè)經(jīng)理臨“急”不亂，能夠使顧客對你的解釋或處理結果接受和滿意。但是，如果顧客投訴增多，每天都要處理類似事件，則要考慮產(chǎn)品是否出了問題？銷售人員的銷售或服務水平是否降低？2.第II象限：重要但是不緊急的事項例如銷售經(jīng)理制定下屬員工獎金提成及發(fā)放規(guī)定，新聘的銷售人員的培訓等雖然非常重要，但可以拖一段時間。然而一旦這些重要的事項沒有在限定的時間內完成，等到要上交或實施時才著急去做，就變成第一象限的工作既重要又緊急。一般情況下，重要的事項都是可以在一定的時間內完成的，一般有較充足的時間安排，但是，由于每天忙于瑣碎事務，經(jīng)常把重要的事擱置起來或認為還有時間，結果做了次要的事反而將重要的事拖到最后一刻，不僅時間倉促，質量和效果也不能令人滿意。3.第III象限：緊急但不重要的事項銷售經(jīng)理解決客戶投訴，上司找你了解工作等等都是緊急的事。下屬請示工作、電話、會議、來訪等基本上也屬于這一象限。由于對時間沒有計劃性，沒有按優(yōu)先原則排序，所以經(jīng)常把一些緊急的事當成重要的事來處理，顛倒了主次。4.第象限：不緊急和不重要的事項不要為既不緊急也不重要的事而花費寶貴的時間與精力?！臼吕啃そ?jīng)理一天的工作主要是接電話、輔導下屬工作、與財務經(jīng)理談銷售費用的預算、與行政部門經(jīng)理閑聊、向營銷總監(jiān)匯報工作、與人事經(jīng)理談某下屬的獎金問題、撰寫招聘計劃等。按照優(yōu)先順序原則即四象限原理，這些工作事項應為：圖6-2 “四象限”實例解析【自檢】運用“四象限”分析法，對你一天時