總經(jīng)辦文員的工作職責(zé)內(nèi)容及附件

總經(jīng)辦文員的工作職責(zé)內(nèi)容總經(jīng)理辦公室文員一職，定位于為公司總經(jīng)理、總經(jīng)辦成員及各部門負責(zé)人服務(wù)的一個服務(wù)性崗位，工作內(nèi)容圍繞著為公司經(jīng)營管理提供方便而設(shè)。具體工作職責(zé)內(nèi)容制定如下：1. 日常工作1.1早上提前十分鐘上班，幫忙打開陳總辦公室的門、窗、電扇，并整理總經(jīng)理辦公桌及茶磯桌面的整潔。1.2每日上班第一件事：寫下當(dāng)日的六點優(yōu)先工作。1.3每日中午13點之前，將總經(jīng)理所需的報刊陳列好。（需求報刊：義烏商報、大圣期刊、中外玩具制造、玩具世界、中國玩具、世界經(jīng)理人、財務(wù)總監(jiān)、浙商、亞洲周刊、福布斯、魔術(shù)與雜技、新材料產(chǎn)業(yè)）1.4收到前臺轉(zhuǎn)交的報刊、信件，第一時間作處理；如果是期刊雜志則要在“書報管理”的“圖書入庫”上及時登記入庫，按所需部門下發(fā)；接收到的傳真及時轉(zhuǎn)交相關(guān)部門人員（或交上級主管處理）。書刊雜志的傳閱、借閱工作請詳細參閱附件一“總經(jīng)辦圖書借閱、傳閱制度”進行。1.5平時備好辦公室招待糖果。有客人拜訪時，及時做好招待工作。1.6及時使用公司短信平臺，如遇傳統(tǒng)節(jié)假日及時向員工發(fā)送。1.7外部事務(wù)的電話聯(lián)系工作（住宿、車票等預(yù)訂）。1.8每周一周會前半小時，準(zhǔn)備好會議使用視頻用具。1.9保證贈送禮品（自產(chǎn)玩具禮品）的臨時配備（高、低二種類）。2. 業(yè)務(wù)工作2.1公司下發(fā)的文件、制度等資料，按部門、種類作檔案管理，做到備案登記、保管有序、查閱方便、保密安全?？偨?jīng)理辦公室的相關(guān)資料、檔案、雜志每周作一次清理、歸集。2.2總經(jīng)辦相關(guān)文件、制度的起草、發(fā)布、備案手續(xù)完整。2.3對于合同、協(xié)議等時效性文件，做好時間期限記錄表，每月初提報主管。 2.4協(xié)助總經(jīng)辦做好績效考核的驗證工作。詳情參閱附件二。2.5完成每月大圣期刊的征稿、編輯等工作，確保按期發(fā)行。詳情參閱附件三。2.6大圣OA系統(tǒng)的管理。要求時刻關(guān)注公司動態(tài)，及時更新，做到信息共享。每日進行查看相關(guān)信息，重要問題及時反饋上級領(lǐng)導(dǎo)。2.7協(xié)助主管對各部門計劃工作完成情況進行跟蹤，并及時反饋。2.8對工作中遇到的問題做到主動溝通、反映；注重基層員工的工作、心態(tài)、意見收集。2.9領(lǐng)導(dǎo)臨時交待的任務(wù)及時執(zhí)行。3.0對行業(yè)及管理類知識的不斷學(xué)習(xí)，做到每月至少看五本書刊，對重要文章進行摘錄。3.1文秘知識的持續(xù)學(xué)習(xí)。蘇瑩瑩07/8/28附件一：總經(jīng)辦圖書借閱、傳閱制度為營造良好學(xué)習(xí)氛圍，提升員工整體文化素養(yǎng)，創(chuàng)建學(xué)習(xí)型企業(yè)，提高圖書的使用效率、規(guī)范圖書管理，特制定本制度。一、借閱制度。、總經(jīng)辦所有圖書（包括公司訂閱的期刊、雜志）由指定的圖書管理員負責(zé)管理。所有圖書編號登記入冊，編制目錄在公司OA系統(tǒng)的公告欄上進行公告，供公司在職員工查閱。、公司所有圖書借閱者僅限公司在職員工，概不外借。、借閱要求：書籍每人一次限借1本，借期為兩周。如若未閱讀完，經(jīng)圖書管理員同意后可續(xù)借一周；期刊、雜志每人一次限借3本，借期為一周。以上所有圖書逾期不還者，每天罰款1元。、借閱時間：每周一至周六上午。、借閱辦法：員工根據(jù)圖書管理員公告的圖書目錄選定圖書，寫明所借書名、編號、借閱人員姓名，以書面形式交給管理員，屆時簽字登記借閱。、員工在借閱過程中，應(yīng)妥善保管、愛護圖書，不得在書中批改、圈點、劃線、折頁、污漬、損壞。如有上述情況發(fā)生，照價賠償。、圖書借出時，應(yīng)當(dāng)面檢查，如發(fā)現(xiàn)有上述情況，應(yīng)立即向管理員聲明，否則由讀者個人負責(zé)。、凡遺失圖書者，照價賠償。、調(diào)離公司的員工必須先還清圖書，方可辦理調(diào)離手續(xù)。、總經(jīng)辦圖書管理員：蘇瑩瑩。二、傳閱制度對于每月新到期刊、雜志，由圖書管理員填寫聯(lián)系單后（注名是否需要歸還），送至相關(guān)部門傳閱，主管收到時要在聯(lián)系單上簽字接收。對于注明需要歸還的期刊、雜志，自主管收到時記起，三日內(nèi)務(wù)必準(zhǔn)時歸還總經(jīng)辦，由管理員轉(zhuǎn)其他部門繼續(xù)傳閱。 蘇瑩瑩 07/8/28附件二：績效考核驗證工作一 定性考核每月3號前，提供各部門下屬對主管滿意度調(diào)查統(tǒng)計數(shù)據(jù)。統(tǒng)計方法：發(fā)放“下屬對主管滿意度調(diào)查表”到各部門成員手中（注：此表在“我的文檔工作資料考核驗證定性考核”中），按要求填寫后統(tǒng)一收回?；厥辗绞秸{(diào)查表上已有注明。終端部的調(diào)查表采用電子檔的形式發(fā)送給相關(guān)人員填寫。分?jǐn)?shù)的統(tǒng)計要求去掉一個最高分和一個對低分后求平均值，統(tǒng)一匯總到“下屬對主管滿意度調(diào)查匯總表”中（注：此表位置相同），上交給朱助理。二 定量考核每月12號前，要完成對管理部、研發(fā)部、外貿(mào)部三個部門的考核驗證，14號前要完成對財務(wù)部的考核驗證。具體要驗證的內(nèi)容參見表格。（注：以上驗證表格在“我的文檔工作資料考核驗證定量考核驗證表”中）。把統(tǒng)計好的驗證數(shù)據(jù)經(jīng)該部門主管和朱助理簽字確認后及時交于管理部。1管理部。對管理部的驗證工作主要分為四個方面：一是對新進試用人員的情況調(diào)查，要求到各部門主管處詢問，按情況填寫后簽字確認；二是培訓(xùn)計劃執(zhí)行率。此項要參照該部門上月列出的培訓(xùn)計劃，看是否執(zhí)行，執(zhí)行情況如何。已執(zhí)行的培訓(xùn)要有據(jù)可查；三是安全事故驗證。主要參照各車間、物控部和辦公室的安全檢點表，表單一般由管理部統(tǒng)一回收，向其索要便可。如果尚未回收，可適當(dāng)提醒并催促； 四是食堂滿意度調(diào)查。每月初管理部均會做一次食堂滿意度調(diào)查，計算出滿意度比率，總經(jīng)辦要對此數(shù)據(jù)進行驗證核查，對反應(yīng)出的問題進行實時跟蹤。2. 研發(fā)部。研發(fā)部驗證工作除要求研發(fā)部自身提供信息外，也要向其他相關(guān)部門詢問核實，詳細填寫后主管簽字確認。 3. 外貿(mào)部。外貿(mào)部寄樣情況統(tǒng)計可參照前臺及外貿(mào)部內(nèi)部的郵寄情況記錄和相關(guān)底單進行確認。 4. 財務(wù)部。財務(wù)驗證相對復(fù)雜，具體內(nèi)容及時間要求請參照考核驗證表。以上驗證工作務(wù)必按時間要求完成，不可拖延。 蘇瑩瑩 07/8/28附件三：大圣期刊編輯簡流程1. 稿件的征集1.1 征集時間每月最后一天為當(dāng)月截稿期，下月一號開始進行編輯。1.2 征集方式可以不定期的、重復(fù)性的向個人征集稿件，鼓勵大家投稿，尤其是很少投稿的人，需要跟催的；也可以向各部門主管預(yù)約稿件，尋求其配合。 1.3 內(nèi)容要求稿件要求內(nèi)容積極向上，有實用性或者啟示性，能讓讀者看完有所感悟和收獲；文章長度要適宜，不宜過長，因為要確保每期稿件的數(shù)量；文章內(nèi)容最好和公司的企業(yè)文化相關(guān)，能呈現(xiàn)企業(yè)的良好形象，把突出企業(yè)鮮活生命力的文章放在頭版。2. 稿件的編輯與審核2.1 編輯及審核時間可以根據(jù)個人編輯進程而定。一般最遲要在六號前完成初稿；7號要求陳總、朱助理和其他部門兩個成員以上（自選）對期刊初稿進行審核，比如文章錯別字，排版更改意見等；8號準(zhǔn)時印刷并出版發(fā)行。2.2 排版要求期刊要分版塊，讓讀者一目了然文章大體類別。比如“行業(yè)動態(tài)”、“市場分析”、“公司新聞”、“員工天地”等等，具體可參照各大報紙和優(yōu)秀企業(yè)期刊等；版面要規(guī)范、格式優(yōu)美、適當(dāng)穿插圖片，能夠吸引讀者但絕對不可以花俏，因為這代表企業(yè)的形象。3. 期刊的發(fā)行3.1 發(fā)行日期每月最遲發(fā)行日期為當(dāng)