收文辦理PPT課件

.,1,市政府辦文秘科董彥敏,黨政機關公文處理工作條例講座,收文辦理,.,2,收文辦理指收文機關履行法定職能，對收到外單位送達本機關的文件按規(guī)定程序進行辦理并使之產生實際效用的過程。,概述,.,3,收文程序,簽收,催辦,傳閱,初審,承辦,答復,登記,.,4,收文辦理的原則,一、實事求是原則。收文辦理過程中會遇到許多特殊情況，要結合本機關本單位的工作實際，既要按照規(guī)定程序辦理，以要根據(jù)實際情況靈活掌握。二、準確規(guī)范原則。收文辦理有一整套嚴密運轉程序，文秘人員必須嚴格遵循，這樣才能不斷推進公文處理工作的規(guī)范化、制度化。三、精簡高效原則。收文辦理要迅速及時，要根據(jù)內容的不同，區(qū)別主次先后和輕重緩急，急件急辦，特件特辦，對重要文件隨到隨辦，力爭縮短公文運轉周期，不積壓、不拖延、不誤時、不誤事。同時，不斷改進方法和手段，提高收文辦理效率。四、安全保密原則。在收文辦理過程中要嚴格執(zhí)行有關規(guī)定，采取嚴密措施，加強安全管理，確保第一份公文不丟失、不殘缺、不污損，更不失控、不泄密，隨時掌握公文去向。,.,5,收文辦理的宗旨,科學化辦理保障各環(huán)節(jié)銜接更加有序制度化辦理保障收文辦理活動得到有效控制規(guī)范化辦理保障辦理程序規(guī)范,.,6,簽收,對收到的公文應當逐件清點，核對無誤后簽字或蓋章，并注明簽收時間,.,7,收文來源,機要交通送來的機要文件,郵局送來的信函,EMS等快遞公司送來的信函,外機關和部門直接送來的文件材料,.,8,四查清,是否確屬本機關的收文,信封機要號碼與簽收單登記的號碼是否一致,文件封口是否破損，包裝是否牢固,登記件數(shù)與實有件數(shù)是否相符,.,9,登記,對公文的主要信息和辦理情況應當詳細記載,.,10,公文登記的作用：便于管理和保護文件，防止積壓和丟失便于檢查和檢索文件便于文件的統(tǒng)計、催辦和查閱工作作為核對和交接文件的工具和憑據(jù),.,11,收文號收文日期文件標題發(fā)文號來文機關份數(shù)秘級,.,12,收文登記方法主要有兩種：流水式登記法。就是將收到文件按照時間順序不分種類依次登記，同時將文件辦理過程和轉送手續(xù)簡要記載在同一登記簿上。分類式登記法。就是根據(jù)本單位確定的文件分類標準分類進行登記。如，可分為中共中央文件、國務院文件、省委文件、省政府文件、省直機關各部門文件、下級機關文件等。,.,13,登記的種類：收文登記承辦登記催辦登記傳閱登記借閱登記,.,14,初審,對收到的公文應當進行初審。初審的重點是：是否應當由本機關辦理，是否符合行文規(guī)則，文種、格式是否符合要求，涉及其他地區(qū)或者部門職權范圍內的事項是否已協(xié)商、會簽，是否符合公文起草的其他要求。經(jīng)初審不符合規(guī)定的公文，應當及時退回來文單位并說明理由。,.,15,（一）是否應當由本機關辦理。常見問題：（）主送機關錯誤（）請示事項審批權限錯誤,.,16,(二）是否符合行文規(guī)則常見問題：請示一文多事。報告中夾帶請求。下級機關的請求事項原文轉報上級機關。黨委、政府辦公廳（室）之外的業(yè)務部門擅自向下級黨委、政府發(fā)布指令性公文。多頭主送。未經(jīng)領導人同意中，擅自以機關名義向領導個人報送請示、報告。以機關內部請示報告卡片向上級機關報送請示、報告。,.,17,（三）文種、格式是否符合要求常見問題：文種使用不規(guī)范公文格式不規(guī)范,.,18,（四）涉及其他地區(qū)或部門職權范圍內事項是否已經(jīng)協(xié)商會簽。常見問題：未經(jīng)協(xié)商就報文雖經(jīng)協(xié)商但未達成一致意見且未說明情況就報文多個機關聯(lián)合行文未會簽完畢就報文,.,19,（五）是否符合公文報送的其他要求常見問題：請示內容不夠準備全面，重要事項沒有交待清楚代擬稿質量差公文用紙、印刷、裝訂不規(guī)范，成文日期、印刷日間和報文時間相隔過長等對初審不合規(guī)定的公文，要及時退回原報文單位并說明理由，對初審合格的公文，進入承辦程序。,.,20,、各縣（市、區(qū)）人民政府、市直有關單位上報市人民政府的公文，必須嚴格按照“一口進，一口出”的報送制度，首先報送市政府辦公廳文秘科，按程序進行處理。除市政府領導同志交辦的事項和需要直接報送市政府領導同志的絕密公文以及少數(shù)特別緊急事項、涉外事項、重大突發(fā)事件外，各縣（市、區(qū)）政府、各部門不得將需要市政府審批的公文，以機關部門或機關部門負責人的名義直接報送市政府領導同志個人，不得以送閱件、部門內部簡報、白頭信函等形式代替需要市政府審批的公文直接報送市政府領導同志個人，也不得將報送市政府的公文越過市政府辦公廳文秘科直接呈送給市政府領導同志。、各縣（市、區(qū)）人民政府、市直有關單位上報市人民政府請求指示、批準事項的公文，一律使用正式請示文種，一文一事，不得主送其他機關或個人，報告中不得夾帶請示或需要辦理的建議事項。所有上報的請示報告類公文，均應由發(fā)文機關主要負責人或主持工作的負責人簽發(fā)，并在正文后寫明聯(lián)系人姓名和電話，報送的公文原則上按請示3份、報告5份上報。各縣（市、區(qū)）人民政府、市直有關單位對市人民政府交辦文件的回復意見按5份上報，回復意見必須打印并加蓋本單位公章。,.,21,3.屬于市人民政府部門職責范圍內的事項，各縣（市、區(qū)）人民政府、市直有關單位應直接將公文報送市人民政府有關部門處理，不應直接報市人民政府。市人民政府辦公廳收到此類公文，將退回呈報單位。、市政府原則上不直接受理企事業(yè)單位越級上報的公文，隸屬各部門或縣（市、區(qū)）管理的單位需請示市政府研究的事項，必須先報主管部門或縣（市、區(qū)）政府審核同意，以主管部門或縣（市、區(qū)）名義行文報市政府研究。,.,22,、各縣（市、區(qū)）人民政府、市直有關單位不得將未取得一致意見的公文報送市人民政府。對未經(jīng)協(xié)調、未經(jīng)會簽程序，多頭報送，報告中夾帶請示事項、公文格式不規(guī)范等不符合國家行政機關公文處理辦法規(guī)定的報文，市政府辦公廳不予受理。因不按報送渠道、不按規(guī)范程序報送影響公文及時處理的，由呈報單位負責；對工作造成不良影響的，將追究行文單位有關人員責任。6、各縣（市、區(qū)）政府、市直各單位需要向市長報告的重大事項，要按程序先報告分管副市長，由分管副市長協(xié)調有關部門拿出解決問題的一致方案和意見，再以正式上行文報市政府辦公廳文秘科，履行有關審簽程序后，由各縣（市、區(qū)）政府、市直各單位主要領導當面向市長報告。,.,23,承辦,閱知性公文應當根據(jù)公文內容、要求和工作需要確定范圍后分送。批辦性公文應當提出擬辦意見報本機關負責人批示或者轉有關部門辦理；需要兩個以上部門辦理的，應當明確主辦部門。緊急公文應當明確辦理時限。承辦部門對交辦的公文應當及時辦理，有明確辦理時限要求的應當在規(guī)定時限內辦理完畢。,.,24,擬辦意見撰寫的范圍并非所有來文都要撰寫擬辦意見，一般來說，以下四種來文需要撰寫擬辦意見。（一）上級機關主送本機關并需要貫徹落實的文件；（二）本機關所屬部門或下級機關主送本機關需要答復的文件；（三）平級機關或不相隸屬機關主送本機關需要答復的文件；（四）一些重要的保密性較強的資料以及所屬部門、下級機關主送機關的情況報告和信函。,.,25,擬辦意見撰寫的前期準備（一）弄清來文主送和抄送機關，已發(fā)或應發(fā)的領導和部門，初步確定批辦和閱知范圍。（二）根據(jù)文件的標題和內容，確認來文是請示性還是報告性文件，來文中提出了什么問題，是否需要辦理。如果來文在結尾寫有“如有不妥，請批示”，“不妥之處，請予批示”等，就屬于可辦可不辦的范圍。掌握的原則是有問題需要答復為“批辦”，無問題不需要答復為“閱知”。（三）弄清來文的內容與何人何部門有關系，是何人何部門主管，需要何人何部門了解，從而根據(jù)領導分工確定由誰或哪個部門承辦，涉及到幾個部門承辦的由哪個部門牽頭，應由哪位領導批示需要哪些領導和部門閱知。（四）弄清來文的密級和緊急程度，以便分清急緩，本著方便工作、有利保密的原則，確定分送范圍。對絕密文件按絕密文件的處理規(guī)定辦理。,.,26,寫好擬辦意見應當注意以下幾個方面：掌握文件內容，搞清請示事項把握政策規(guī)定，領會領導意圖查找檔案資料，對照先例比較尊重部門意見，注意協(xié)商協(xié)調立論有根有據(jù)，建議完整準確用語規(guī)范簡潔，答復簡明得體,.,27,傳閱,根據(jù)領導批示和工作需要將公文及時送傳閱對象閱知或者批示。辦理公文傳閱應當隨時掌握公文去向，不得漏傳、誤傳、延誤,.,28,正傳,倒傳,回傳,分傳,專傳,按閱批人排序由前往后依次傳閱,按閱批人排序由后往前依次傳閱,傳閱中按領導有關批示意見，按一定順序送已閱批過的領導貫徹落實或再次批示,將公文同時分送機關所有相關領導閱批,對保密要求特別嚴格的公文，指定專人負責將公文在規(guī)定時間內送有領導閱批完畢,.,29,傳閱過程中，注意把握以下問題：要隨時掌握公文傳閱去向和進度控制公文傳閱周期要嚴格公文傳閱范圍要減輕機關負責人閱文負擔要及時準確抄清機關負責人批示要確保傳閱安全保密要適時將傳批完畢文件收回歸檔,.,30,.,31,催辦,及時了解掌握公文的辦理進展情況，督促承辦部門按期辦結。緊急公文或者重要公文應當由專人負責催辦。,.,32,催辦方式電話催辦：通過電話手段進行催辦文字催辦：通過催辦單或是便函的形式進行催辦會議催辦：通過會議形式催詢與檢查登門催辦：催辦人員登門走訪進行催辦,.,33,催辦要注意以下幾個方面：要區(qū)分情況適時催辦對緊急公文或重要公文應當明確辦理時限，由專人負責催辦，確保在規(guī)定時限內辦理完畢；對于一般性