Modem傳真功能使用方法

Modem傳真功能使用方法現(xiàn)在我們能見(jiàn)到的絕大多數(shù)Modem都支持傳真功能。而我們平時(shí)使用的Windows操作系統(tǒng) （包括Windows 95、Windows 98、Windows XP）也都內(nèi)置了傳真組件，只不過(guò)因?yàn)楫?dāng)時(shí)大家只想著用Modem上網(wǎng)，買“貓”也只注意這個(gè)目的，很少有人注意它的傳真功能罷了。今天，筆者就以 Windows XP操作系統(tǒng)和ECOM EM-56HAMi內(nèi)置Modem為例和大家探討一下傳真功能的配置步驟。 第一步 檢查硬件是否支持 第一步首先要檢查您的Modem是否支持傳真功能。檢查的方法很多，可以看說(shuō)明書，查詢Modem廠商網(wǎng)站。其實(shí)最簡(jiǎn)便易行的方法就是通過(guò)系統(tǒng)的“設(shè)備管理器”來(lái)檢查。 右鍵點(diǎn)擊“我的電腦”圖標(biāo)，選擇“屬性”，在彈出的對(duì)話框中點(diǎn)擊“硬件”標(biāo)簽“設(shè)備管理器”按鈕，系統(tǒng)將彈出“設(shè)備管理器”對(duì)話框。雙擊展開“調(diào)制解調(diào)器”一項(xiàng)，如圖1所示，如果在您的畫面中紅框位置有Data Fax字樣即代表此Modem支持?jǐn)?shù)據(jù)傳真功能。 圖1 【小提示】 必須保證安裝的是原配Modem驅(qū)動(dòng)程序，否則有可能顯示不準(zhǔn)確。 第二步 配置傳真軟件 打開“開始”菜單“設(shè)置控制面板打印機(jī)或傳真”，在彈出的“打印機(jī)和傳真”對(duì)話框中點(diǎn)擊“文件”菜單“安裝一個(gè)本地傳真打印機(jī)”。此過(guò)程可能會(huì)提示插入XP安裝光盤，等安裝完成后，當(dāng)前對(duì)話框中就會(huì)出現(xiàn)一個(gè)傳真機(jī)（Fax）圖標(biāo)，如圖2所示。 圖2 由于我們是第一次使用傳真功能時(shí)，隨后會(huì)自動(dòng)彈出“傳真配置向?qū)А睂?duì)話框，點(diǎn)擊下一步進(jìn)入發(fā)件人信息編輯區(qū)，按照提示輸入相應(yīng)內(nèi)容，如圖3所示。 圖3 再次點(diǎn)擊下一步，出現(xiàn)傳真設(shè)備配置區(qū)，如圖4所示。因?yàn)槲覀円褂肕odem作為傳真設(shè)備，所以要在“選擇傳真設(shè)備”一欄中選擇欲設(shè)置成傳真的 Modem，本例為“ECOM EM-56HAMi V92 Data Fax Voice Modem”，然后選中“允許接收”復(fù)選項(xiàng)，以實(shí)現(xiàn)傳真機(jī)的自動(dòng)應(yīng)答功能，同時(shí)根據(jù)自己?jiǎn)挝坏那闆r決定讓電話鈴響幾聲后由傳真機(jī)自動(dòng)接聽。 圖4 “下一步”按鈕，傳真配置向?qū)?huì)要求我們輸入TSID和CSID，這里一般填入我公司的傳真號(hào)碼或公司名稱即可。它的作用是當(dāng)進(jìn)行傳真機(jī)進(jìn)行收發(fā)工作時(shí)，TSID或CSID的中設(shè)置的信息會(huì)出現(xiàn)在對(duì)方傳真文件的頁(yè)眉位置，以便讓對(duì)方知道我公司的傳真號(hào)碼或公司名稱。 隨后是設(shè)置是否收到傳真后用打印機(jī)打印，以及是否將收到的傳真除保存在收件箱以外還保留一份副本到指定的文件夾中。這兩點(diǎn)，您可以根據(jù)自己公司的情況自行設(shè)置，如圖5所示。 圖5 最后點(diǎn)擊“下一步”后，將出現(xiàn)一個(gè)類似于郵件客戶端的“傳真控制臺(tái)”，用戶以后就可以利用它來(lái)管理接收和發(fā)送出去的傳真了。 第三步 傳真的接收 接收傳真是件很簡(jiǎn)單的事情，由于我們?cè)趫D4中已經(jīng)將傳真機(jī)設(shè)置為自動(dòng)接收，所以只要打開電腦，Windows XP就會(huì)自動(dòng)檢查是否有傳真信號(hào)，并在設(shè)定的鈴響次數(shù)后自動(dòng)接聽，同時(shí)彈出如圖6的傳真監(jiān)視器，無(wú)須我們運(yùn)行任何額外程序。如果我們想查看收到的傳真，只需點(diǎn)擊“開始”菜單“通訊附件傳真?zhèn)髡婵刂婆_(tái)”，在“收件箱”中就會(huì)清楚地看到收到的傳真，同時(shí)這里還有詳細(xì)的接收時(shí)間、頁(yè)數(shù)、大小、呼叫方等信息以方便我們查詢。 圖6 第四步 傳真的發(fā)送 大家從圖2中可能已經(jīng)發(fā)現(xiàn)，在Windows XP中，傳真機(jī)就像一臺(tái)打印機(jī)。因此，發(fā)送傳真時(shí)，只需在編輯軟件中選擇打印到傳真機(jī)就可以了。這樣，常用的編輯軟件像寫字板、畫圖、 Photoshop、Word、WPS等幾乎都可以用Modem傳真直接發(fā)送出去。接下來(lái)，筆者以Microsoft Word 2003為例為大家演示傳真的發(fā)送。 一. 直接發(fā)送傳真 首先打開欲發(fā)送的文檔，然后點(diǎn)擊“文件”菜單“打印”，在“打印機(jī)名稱”中選擇“Fax”傳真機(jī)，點(diǎn)擊確定。這時(shí)Word 2003會(huì)彈出“傳真發(fā)送向?qū)А睂?duì)話框。點(diǎn)擊下一步后，出現(xiàn)如圖7的對(duì)話框，我們可以在位置1處手動(dòng)輸入收件人的姓名以及傳真號(hào)碼，也可以點(diǎn)擊位置2的 “通訊簿”按鈕，將常用的傳真號(hào)碼輸入進(jìn)去，以便以后發(fā)送時(shí)可以直接調(diào)用。而如果想把這份傳真一次性發(fā)給多人，可以點(diǎn)擊位置3處“添加”按鈕依次將幾個(gè)接收者的傳真號(hào)碼添加進(jìn)去。然后執(zhí)行下一步，出現(xiàn)首頁(yè)選擇對(duì)話框，要求我們選擇一個(gè)適合的首頁(yè)，它會(huì)出現(xiàn)在傳真件的第一頁(yè)，包含著發(fā)件人姓名、收件人姓名、發(fā)送日期、頁(yè)數(shù)等必要信息。最后，再次點(diǎn)擊“下一步”按鈕，出現(xiàn)如圖8的計(jì)劃發(fā)送畫面，就可以在位置1處選擇何時(shí)發(fā)送，位置2處設(shè)置發(fā)送優(yōu)先級(jí)。 經(jīng)過(guò)上述幾步操作后，我們的傳真就可以順利發(fā)送出去了。 圖7 【小提示】如果想給外地發(fā)送傳真，請(qǐng)選中“使用撥號(hào)規(guī)則”前面的對(duì)勾，就可以在“傳真號(hào)碼”框前輸入電話區(qū)號(hào)了，此外，如果您的單位里有電話總機(jī)，這時(shí)可能需要先撥 0，并等待1秒鐘讓電話交換機(jī)轉(zhuǎn)接到外線上，這時(shí)，就需要在圖7位置1的傳真號(hào)碼中輸入“0,”，代表先撥0，然后稍等1秒鐘（一個(gè)“,” 代表延時(shí)1秒），再撥后面的“”號(hào)碼 圖8 【小提示】經(jīng)過(guò)實(shí)驗(yàn)，優(yōu)先級(jí)一項(xiàng)（圖8位置2）必須設(shè)置為“高”，否則會(huì)因?yàn)轱@示傳真監(jiān)視器而不能正常發(fā)送傳真。 二. 傳真模板發(fā)送 看完上述介紹，常用傳真的朋友也許會(huì)說(shuō)，上面這個(gè)首頁(yè)的設(shè)置和我們平時(shí)使用的傳真不太一樣。平時(shí)的傳真一般不會(huì)將整頁(yè)紙全顯示發(fā)送信息，而一般就是寫上收件人和發(fā)送人姓名后就是傳真正文了。其實(shí)，這點(diǎn)微軟已經(jīng)考慮到了，我們可以不使用“傳真發(fā)送向?qū)А敝械摹笆醉?yè)設(shè)置”，而通過(guò)Word 2003自帶的傳真模板來(lái)實(shí)現(xiàn)我們的目的。 在Word 2003中點(diǎn)擊“文件”菜單“新建本機(jī)上的模板信函與傳真”，然后選擇一款適合的傳真模板，這時(shí)您會(huì)發(fā)現(xiàn)，新建的傳真模板里除了開頭是一些關(guān)于發(fā)件人、收件人、傳真號(hào)碼、發(fā)件時(shí)間等必要的信息外，剩余的空間就是可供我們書寫傳真內(nèi)容的備注欄了，我們可以把需要發(fā)送的傳真內(nèi)容拷貝到備注欄中。然后和上面一樣，點(diǎn)擊“文件”菜單“打印”進(jìn)行傳真發(fā)送，只是在“傳真發(fā)送向?qū)А敝嘘P(guān)閉“首頁(yè)發(fā)送”功能就行了。 Modem傳真與普通傳真的區(qū)別 【優(yōu) 勢(shì)】 與電腦集成，便于提高工作效率 Modem傳真可以實(shí)現(xiàn)與辦公軟件的無(wú)縫集合，編寫好的電子文件直接通過(guò)Modem發(fā)送出去，有利于提高工作效率 發(fā)送效果更清晰 Modem傳真由于直接與對(duì)方傳真機(jī)數(shù)字傳輸，少了傳統(tǒng)傳真機(jī)中“先打印再掃描”的過(guò)程，清晰度遠(yuǎn)高于傳統(tǒng)傳真機(jī) 多人發(fā)送更方便 傳統(tǒng)傳真機(jī)給多人發(fā)送文檔非常麻煩，必須一次次重復(fù)發(fā)送，只有少數(shù)高檔傳真機(jī)才具有多人發(fā)送的功能，而Modem傳真卻可以輕松地實(shí)現(xiàn)一次性向多位用戶同時(shí)發(fā)送 傳真管理更容易 類似于郵件客戶端的傳真控制臺(tái)可以方便地對(duì)發(fā)送和接收的傳真進(jìn)行管理，比起傳統(tǒng)紙質(zhì)傳真來(lái)，自然方便很多 節(jié)省傳真耗材費(fèi)用 在整個(gè)過(guò)程中根本不需要任何傳真耗材，常年使用也是一份不小的節(jié)約 中文操作簡(jiǎn)單便利 Modem傳真基于中文Windows XP和中文編輯軟件，而發(fā)送傳真也和打印文件非常類似，相對(duì)于傳統(tǒng)傳真機(jī)上晦澀難懂的英文來(lái)講，上手更加容易 【缺 點(diǎn)】 傳統(tǒng)傳真機(jī)可以一直處于工作狀態(tài)，而Modem傳真機(jī)必須保證電腦打開，這無(wú)疑在某種情況下限制了Modem傳真機(jī)的使用范圍，但如果企業(yè)內(nèi)部有一臺(tái)常開的服務(wù)器的話，把Modem傳真機(jī)接在服務(wù)器上也不失為一個(gè)好辦法。 對(duì)于發(fā)送傳統(tǒng)紙質(zhì)傳真較多的企業(yè)，Modem傳真機(jī)必須先使用掃描儀將文稿掃入電腦，再進(jìn)行發(fā)送，相對(duì)于普通傳真機(jī)來(lái)講，顯得麻煩了很多。因此，這類企業(yè)不太適合使用Modem傳真機(jī)。 1、什么是電腦傳真？（或者說(shuō)網(wǎng)絡(luò)傳真，電子傳真）現(xiàn)在所說(shuō)的電腦收發(fā)傳真一般有兩種形式。 一是登錄某個(gè)網(wǎng)站，也就是傳真服務(wù)平臺(tái)，直接在網(wǎng)上收發(fā)傳真。這種方式不需安裝MODEM和其他軟件，只要你能上網(wǎng)，就能用，不管你是ADSL還是其他上網(wǎng)方式都可以。傳真資費(fèi)由傳真平臺(tái)提供商確定，如果要接收一般需要付月租費(fèi)。如果只是發(fā)送，不需要接收，則沒(méi)有月租費(fèi)，只是收取發(fā)送是產(chǎn)生的費(fèi)用。二是用傳真軟件收發(fā)傳真。這種方式不上網(wǎng)也可以收發(fā)傳真的。但需要配置一個(gè)支持傳真功能的MODEM和一條電話線。ADSL裝寬帶時(shí)會(huì)有一個(gè)貓，但這個(gè)貓是不支持傳真功能的，裝好MODEM后下載安裝相關(guān)的傳真軟件，插上電話線，就可以用電腦收發(fā)傳真了。 2、關(guān)于電腦傳真用MODEM的選擇與安裝為了使傳真服務(wù)器能正常工作并充分發(fā)揮傳真軟件的各項(xiàng)功能，必須選擇具有傳真（Fax)功能的Modem，如果要使用語(yǔ)音提示與分機(jī)功能，您選擇的Modem還必須支持語(yǔ)音（Voice）功能， 我們建議您選擇支持 Data/Fax/Voice 功能的Modem。注意：A、ADSL寬帶貓、路由器等網(wǎng)絡(luò)設(shè)備不支持傳真功能，軟件不支持這些設(shè)備。B、軟件使用的Modem并不是用來(lái)?yè)芴?hào)上網(wǎng)的，而是利用Modem連接電話線收發(fā)傳真，只有在收發(fā)傳真時(shí)才會(huì)占用線路，平時(shí)并不使用線路。只有發(fā)送傳真才會(huì)產(chǎn)生費(fèi)用。（1）、推薦使用采用以下芯片的Modem：Smartlink(SL2800/SL2801)Rockwell/Conexant(HSFi-CX11252-1、RH56D-PCI) （2）、推薦使用以下型號(hào)的Modem：具體Modem型號(hào)由于不能一一考察測(cè)試，故推薦市場(chǎng)上較易買到的產(chǎn)品： 阿爾法2800/2801(Alpha)系列內(nèi)置式Modem； 騰達(dá)2800/2801(tenda)系列內(nèi)置式Modem； GVC全系列使用Rockwell/Conexant芯片的支持語(yǔ)音的外置式Modem； 其它一些使用Rockwell/Conexant芯片的支持語(yǔ)音的Modem TP-Link TM-EC5658V 外置式Modem （該型號(hào)分機(jī)識(shí)別不太準(zhǔn)確，建議使用在發(fā)送線路上）；購(gòu)置好Modem后，您還必須正確安裝Modem的驅(qū)動(dòng)程序，最好使用網(wǎng)上下載的最新版驅(qū)動(dòng)。提示：若使用的是SmartLink2800系列內(nèi)置Modem，請(qǐng)?jiān)趥髡娣?wù)器的“設(shè)置”對(duì)話框中修改“接收協(xié)議”與“發(fā)送協(xié)議”為 Class 1，否則傳真服務(wù)器會(huì)產(chǎn)生“Modem 響應(yīng)錯(cuò)誤”提示。3、MODEM的安裝與電話線的連接 第一步：安裝Modem到您的電腦 內(nèi)置Modem安裝：電腦關(guān)機(jī)并斷開電源，然后打開電腦機(jī)箱，把Modem插到一個(gè)空的PCI插槽內(nèi)，關(guān)上機(jī)箱并打開電源，啟動(dòng)電腦。外置Modem安裝：電腦關(guān)機(jī)并斷開電源，用外置Modem的數(shù)據(jù)連接線一頭接電腦后面的9針COM口（一般標(biāo)有10101字樣），另一頭接Modem，插上外置Modem的適配電源，并打開Modem的電源開關(guān)，然后電腦開機(jī)。 第二步：安裝Modem的驅(qū)動(dòng)程序 硬件安裝完成后您還必須安裝驅(qū)動(dòng)程序才能使Modem開始工作，一般硬件都有安裝光盤，您可把光盤插入光驅(qū)，按照向?qū)е苯影惭b即可。 第三步：連接電話線 安裝好Modem后，把電話線接到Modem的Line口上，硬件安裝完畢。 針對(duì)大量個(gè)人版用戶只有一條電話線，連接著ASDL寬帶貓與電話機(jī)，這種情況下，只要從連接電話機(jī)的那條電話線中分一路出來(lái)接到Modem的Line口中即可。具體方法如下：ADSL寬帶貓進(jìn)線之前有個(gè)分線盒，該分線盒有一個(gè)入口，兩個(gè)出口，入口接入電話進(jìn)線，一個(gè)出口接ADSL貓，另一個(gè)出口接Modem的Line口，如果還有電話機(jī)，也可并接在這個(gè)口。 4、推薦傳真軟件與傳真平臺(tái)一、傳真軟件：如是正常的傳真收發(fā)量，推薦使用達(dá)樂(lè)文FaxCenter網(wǎng)絡(luò)傳真軟件，MODEM推薦用阿爾法sl2800或sl2801,內(nèi)置的價(jià)格五十元左右，下載安