歸檔文件整理規(guī)則

.歸檔文件整理規(guī)則目 錄一、有關說明31、標準實施時間32、標準適用范圍33、分類、整理方法34、立檔單位適用范圍35、檔案工作有關定義和術語4二、歸檔文件整理的一般要求51、組件52、件內文件的排序53、分類64、排列75、編號76、編目9三、紙質歸檔文件的修整、裝訂、編頁、裝盒、排架111、紙質歸檔文件材料修整要求112、紙質歸檔文件材料裝訂要求123、紙質歸檔文件材料編頁要求124、歸檔文件裝盒要求135、盒內備考表的內容和要求136、歸檔文件的排架14四、歸檔電子文件的整理要求14附錄：16-23一、有關說明1、標準實施時間2015年10月25日發(fā)布的中華人民共和國檔案行業(yè)標準歸檔文件整理規(guī)則從2016年6月1日實施，此標準也將從此代替2000年的中華人民共和國檔案行業(yè)標準歸檔文件整理規(guī)則（原稱的“新規(guī)則”）。2、標準適用范圍2016年版的歸檔文件整理規(guī)則，將標準的適用范圍由原來的紙質文件材料，擴展為紙質和電子文件材料。3、分類、整理方法2016年版的歸檔文件整理規(guī)則，調整了歸檔文件的分類、整理方法。例如：、增加了歸檔文件組件和紙質歸檔文件修整、裝訂、編頁、排架要求；、增加了歸檔文件檔號結構和編制要求；、將室編件號和館編件號統(tǒng)一為件號；、增加了歸檔章示例，及直角裝訂方法。4、立檔單位適用范圍2016年版的歸檔文件整理規(guī)則，適用于各級機關、團體、企事業(yè)單位和其他社會組織；對其應作為文書檔案保存的歸檔文件的整理。其他門類的檔案可以參照執(zhí)行。如果企業(yè)單位有其他特殊規(guī)定的，應從其規(guī)定。5、檔案工作有關定義和術語2016年版的歸檔文件整理規(guī)則中所指的：、 歸檔文件：是立檔單位在其職能活動中形成的、辦理完畢的、應作為文書檔案保存的文件材料，包括紙質文件材料和電子文件材料。、 整理：是將歸檔文件以“件”為單位進行組件、分類、排列、編號、編目等（其中，紙質歸檔文件的整理包括修整、裝訂、編頁、裝盒、排架；電子文件的整理包括格式轉換、元數(shù)據(jù)收集、歸檔數(shù)據(jù)包組織、存儲等）使之有序化的過程。、 件：是指歸檔文件的整理單位。、 檔號：是指在歸檔文件整理過程中賦予其的一組字符代碼，以體現(xiàn)歸檔文件的類別和排列順序。、整理原則：a、歸檔文件整理應遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系；b、歸檔文件的整理應區(qū)分不同價值，便于保管和利用；c、歸檔文件整理應符合文檔一體化管理要求，便于計算機管理或計算機輔助管理；d、歸檔文件整理應保證紙質文件和電子文件整理協(xié)調統(tǒng)一。二、歸檔文件整理的一般要求1、組件歸檔文件一般是以每一份文件為一件。有正文、附件的應為一件；有文件正本與定稿的應為一件（包括法律法規(guī)等重要文件的歷次修改稿和正文應為一件）；轉發(fā)文與被轉發(fā)文應為一件；原件與復制件應為一件；正本與翻譯本應為一件；中文本與外文本應為一件；報表、名冊、圖冊等一冊（本）為一件（但作為文件的附件時除外）；簡報、周報等刊物一期視為一件；會議紀要、會議記錄一般是一次會議視為一件，如果會議記錄是一年一本的，一本視為一件；來文與復文（請示與批復、報告與批示、函與復函等）一般獨立成件的，也可視為一件。此外，有文件處理單或發(fā)文稿紙的，文件處理單或發(fā)文稿紙應與相關文件為一件。2、件內文件的排序一般是正文在前，附件在后；正本在前，定稿在后；轉發(fā)文在前，被轉發(fā)文在后；原件在前，復制件在后；不同文字的文本，沒有特殊規(guī)定的，漢文文本在前，少數(shù)民族文字文本在后；中文本在前，外文本在后；來文與復文作為一件時，復文在前，來文在后（批復在前，請示在后）。此外，有文件處理單或發(fā)文稿紙的，文件處理單在前，收文在后；正本在前，發(fā)文稿紙和定稿在后。3、分類、立檔單位的分類：立檔單位（各單位），或者說同一全宗檔案的分類，應保持分類方案的一致性和穩(wěn)定性。、歸檔文件的分類：歸檔文件一般采用：年度機構（問題）保管期限、年度保管期限機構（問題）等方法進行分類，上述兩種分類稱為三級分類。a、按年度分類：是將文件按其形成的年度分類?？缒甓鹊囊话銘晕募灠l(fā)日期為準；對于計劃、總結、預算、統(tǒng)計報表、表彰先進、以及法規(guī)性文件等內容涉及不同年度的文件，統(tǒng)一按文件簽發(fā)日期來判定所屬年度；對于跨年度形成的會議文件應歸入閉幕年；對于跨年度辦理的文件應歸入辦結年。如果，當形成年度無法考證時，年度為其歸檔年度，但必須在附注項加以說明。b、按機構（問題）分類：是將文件按其形成或承辦機構（問題）分類。但是機構分類法與問題分類法只能選擇其中的一種，不能同時采用。采用機構分類的，應根據(jù)文件形成機構或承辦機構對歸檔文件進行分類，如果涉及多部門形成的歸檔文件，應歸入文件的主辦部門。采用問題分類的，應按文件內容所反映的問題對歸檔文件進行分類。c、按保管期限分類：就是將文件按各單位制定的保管期限表來進行分類。d、如果規(guī)模較小或者是公文辦理程序不適合于機構（問題）分類的立檔單位，可以采取年度保管期限等的方法進行兩級分類。4、排列、歸檔文件排列：歸檔文件的排列，應在分類方案的最低一級類目內，按時間結合事由來排列。、同一事由文件排列：同一事由中的文件，應按文件形成的先后順序排列。、成套性文件排列：會議文件、統(tǒng)計報表等成套性的文件可以集中排列。5、編號、歸檔文件的編號原則：根據(jù)分類方案和排列順序編寫檔號。檔號的編制應遵循唯一性、合理性、穩(wěn)定性、擴充性、簡單性的原則。、檔號的內容 檔號的內容一般包括：全宗號檔案門類代碼年度保管期限機構（問題）代碼件號。上、下位代碼之間用“”短橫線連接，同一級代碼之間用“ ”小圓點隔開。例如：Z109WS2011YBGS0001件號辦公室永久年度文書全宗號 、檔號編制要求：應按照DA/T131994中華人民共和國行業(yè)標準檔號編制規(guī)則編制。其中： a、全宗號：是檔案館給立檔單位編制的代號，一般是用4位數(shù)字或者字母與數(shù)字的結合標識；b、檔案門類代碼年度：其中歸檔文件檔案門類的代碼由“文書”前2位漢語拼音第一個字母“WS”標識；年度為文件形成的年度，以4位阿拉伯數(shù)字來標注公元紀年，如：“2016”；c、保管期限：分為永久、定期30年、定期10年，分別以代碼“Y”、“D30”、“D10”標識。同時也可以使用“永久”、“30年”、“10年”來標識保管期限。d、機構（問題）代碼：是采用3位漢語拼音字母或阿拉伯數(shù)字標識，如：辦公室代碼為“BGS”。機構也可以用“辦公室”等規(guī)范簡稱標識（見附錄A圖、A3）。凡歸檔文件未按照機構（問題）分類的，應省略機構（問題）代碼。e、件號：是單件（份）歸檔文件在分類方案最低一級類目內的排列順序號，用4位阿拉伯數(shù)字標識，不足4位的，前面用“0”補足，如：“0026”。、歸檔章的內容：歸檔章的內容包括全宗號、年度、保管期限、件號，以及頁數(shù)作為必備項；機構（問題）可以作為選擇項（見附錄A、圖A1）。歸檔章中的全宗號、年度、保管期限、件號、機構（問題）按前面已介紹的方法填寫，頁數(shù)用阿拉伯數(shù)字標識（見附錄A、圖A2）。、加蓋歸檔章要求：歸檔章應加蓋在歸檔文件首頁上端空白處，并填寫相關內容。電子文件可以由系統(tǒng)生成歸檔章樣式或以條形碼等其他形式在歸檔文件上進行標識。6、編目、歸檔文件目錄的內容：a、序號：應填寫經過組件、分類、排列、編號后盒內歸檔文件的順序號。b、檔號：應按前面介紹過的要求來填寫。c、文號：應填寫文件的發(fā)文字號。例如：昆檔發(fā)201696號，若沒有文號的，不用標注。d、責任者：應填寫制發(fā)文件的組織或個人，也就是文件的發(fā)文機關或署名者。e、題名：也就是文件標題。如果沒有標題、標題不規(guī)范，或者標題不能反映文件主要內容，不便于檢索的，應當全部或部分自擬標題，并在自擬的內容外加方括號“”。f、日期：也就是文件的形成時間，以國際標準日期表示法標注年、月、日。如：20160329。g、密級：應按文件密級實際情況標注。如：絕密、機密、秘密等。但如果沒有密級的文件，不用標識。h、頁數(shù)：是填寫每一件歸檔文件的頁面總數(shù)（有圖和文字的頁面為一頁，空白頁不編）。i、備注：注釋文件需要說明的情況。編目要求：a、編制歸檔文件目錄，應依據(jù)檔號的順序來編制歸檔文件的目錄。b、所編制的目錄，應準確、詳細、便于檢索，防止漏檢。c、歸檔文件應逐件編目。如：來文與復文為一件時，只需對復文編目，但應體現(xiàn)來文的主要內容。d、歸檔文件目錄，推薦由系統(tǒng)生成或使用電子表格進行編制。目錄表格采用A4幅面紙張，頁面宜橫向設置（見附錄B、圖B1）。e、歸檔文件目錄除保存電子版本外，還應打印裝訂成冊。目錄在裝訂時，應編制封面（見附錄B、圖B2）。f 、歸檔文件目錄封面應認真填寫全宗號、全宗名稱、年度、保管期限、機構（問題），其中全宗名稱也就是立檔單位名稱，填寫時應使用全稱或規(guī)范化的簡稱。g、歸檔文件目錄可以按年（每年一冊）裝訂成冊，也可以每年區(qū)分保管期限裝訂成冊。例如：永久檔案裝訂成一冊、30年檔案裝訂成一冊，10年的檔案裝訂成一冊。三、紙質歸檔文件的修整、裝訂、編頁、裝盒、排架1、紙質歸檔文件材料修整要求、凡歸檔的紙質文件材料在裝訂之前，應對不符合要求的文件材料進行修整。、對已破損的文件材料，應按DA/T252000年中華人民共和國檔案行業(yè)標準檔案修裱技術規(guī)范予以修復；對字跡模糊或易退變的，應予以復制。、凡歸檔的文件材料應按照保管期限要求去除容易銹蝕、容易氧化的金屬或塑料裝訂用品。、對于幅面過大的文件材料，應在不影響使用效果的前提下進行折疊。2、紙質歸檔文件材料裝訂要求、凡歸檔的文件材料，一般是以件為單位裝訂。并且做到裝訂牢固、不損頁、不倒頁、不壓字，裝訂后的文件材料平整，有利于檔案的保管和利用。對于原裝訂方式符合要求的應維持不變。、用于裝訂的材料，不能包含或產生可能損害歸檔文件材料的物質。不能使用回形針、大頭針、燕尾夾、熱容膠、辦公膠水、裝訂夾條、塑料封等裝訂材料。、凡歸檔文件材料，宜采用線裝法來裝訂。對于頁數(shù)較少的，使用直角裝訂（見附錄C、圖C1、圖C2）或者用縫紉機軋邊裝訂。對于文件材料較多、較厚的，使用“三孔一線”裝訂。、永久和30年保管的歸檔文件材料中，使用了不銹鋼訂書釘或漿糊裝訂的（如：書刊），裝訂材料應滿足歸檔文件材料長期保存的需要。、永久和30年保管的歸檔文件材料，不能使用不銹鋼夾或封套裝訂。、定期保管10年的，不需要向綜合檔案館移交的歸檔文件材料，裝訂方式采用線裝法裝訂。也可以使用不銹鋼夾或封套裝訂。3、紙質歸檔文件材料編頁要求、紙質歸檔文件材料一般應以件為單位編制頁碼。、頁碼應逐頁編制，空白頁不編，宜分別標注在文件正面右上角或背面左上角的空白處。、歸檔文件材料已印制成冊并編有頁碼的；擬編制頁碼與文件材料原有頁碼相同的，可以保持原有頁碼不變。（不用編）4、歸檔文件裝盒要求、將歸檔文件按組件、分類、排列、編號、編目等后的順序裝入檔案盒內，同時應填寫檔案盒的盒脊和備考表。、裝盒時，不同年度、不同機構（問題）、不同的保管期限的歸檔文件材料不能裝入同一個檔案盒。、檔案盒封面應標明全宗名稱。、檔案盒的外形尺寸為310mm220mm（長寬），盒脊厚度可根據(jù)實際情況，設置20mm、30mm、40mm、50mm等（見附錄D、圖D1）。、檔案盒可根據(jù)擺放方式的不同，在盒脊或盒底邊設置全宗號、年度、保管期限、起止件號、盒號等必備項，并可設置機構（問題）等選擇項（見附錄D、圖D2、圖D3）。其中，起止件號應填寫盒內第一件（第一份）文件和最后一件文件的件號，起件號應填寫在上格，止件號填寫在下格；盒號即檔案盒的排列順序號，填寫盒號時，必須按移交進檔案館的要求在檔案盒盒脊或者盒底邊編制。、檔案盒必須購買或訂購采用無酸紙制作的。5、盒內備考表的內容和要求、盒內備考表的內容包括：（見附錄E、圖E1）a、盒內文件情況說明：主要填寫盒內文件缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況；b、整理人：應填寫負責歸檔文件整理的人員姓名或簽章；c、整理日期：是填寫歸檔文件整理完成的日期；d、檢查人：應填寫負責檢查歸檔文件整理質量的人員姓名或簽章；e、檢查日期：是填寫歸檔文件檢查完畢的日期。、備考表應按上述內容認真填寫完畢后置于盒內文件之后。6、歸檔文件的排架歸檔文件的排架是在歸檔文件整理完畢裝盒后，裝入檔案箱柜上架排列的一項工作。上架排列的方法，應與本單位歸檔文件分類方案一致，避免頻繁的倒架。歸檔文件是按年度機構（問題）保管期限分類的，上架排列時，應將每年形成的檔案按機構（問題）順序排列依次上架，便于檔案實體管理。歸檔文件是按